HELSINGIN YHTEISLYSEON KALUSTEIDEN HANKINTA Maanviljelyslyseon osakeyhtiö/helsingin yhteislyseo (jäljempänä tilaaja tai hankintayksikkö ) pyytää tarjousta Hilma-ilmoituskanavaan 10.3.2017 lähetetyn hankintailmoituksen sekä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti kalusteiden hankinnasta (jäljempänä tavara ). 1. HANKINNAN TAVOITE JA KOHDE Tällä tarjouspyynnöllä Maanviljelyslyseon osakeyhtiö (jäljempänä tilaaja) pyytää tarjouksia Helsingin yhteislyseon kalusteista. Koulurakennuksessa on lukio- ja perusopetusta (luokat 7-9). Tällä tarjouspyynnöllä kilpailutetaan koko kiinteistön irtokalusteet, mutta niiden toimitus tapahtuu kahdessa vaiheessa. Meneillään olevan peruskorjauksen ensimmäisen osan valmistuttua kesällä 2017 toimitetaan sen osan kalusteet ja toisen osan valmistuttua keväällä/kesällä 2018 toimitetaan toisen osan kalusteet. Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset on kuvattu yksityiskohtaisesti seuraavissa liitteissä: Liite 1 Liite 2A Liite 2B Liite 5A Liite 5B Hankinnan kohteen kuvaus Yleiset vähimmäisvaatimukset (palautettava) Tilojen vähimmäisvaatimukset ja tilaajan toiveet Sopimus Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (Jyse 2014 Tavarat): Osatarjoukset Osatarjoukset eivät ole sallittuja, koska kalustuksen ja siihen liittyvien ratkaisujen halutaan olevan yhtenäisiä ja tasalaatuisia. Vaihtoehtoiset tarjoukset Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Tarjoaja voi kuitenkin tarjouksessaan esittää kalustusehdotuksia seuraavasti: - Luokkatilojen osalta tarjoaja voi esittää enintään kaksi (2) eri kalustusehdotusta. - Aulatilojen osalta tarjoaja voi esittää enintään kaksi (2) eri kalustusehdotusta. - Toimisto- ja hallintotilojen osalta tarjoaja voi esittää enintään kolme (3) eri kalustusehdotusta. Kalustusvaihtoehtojen vertailu on kuvattu tarjouspyynnön kohdassa 8. ( 1 / 5)
Tilaaja valitsee yhden (1) toimittajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen. Tarjouspyynnössä esitetyt hankintamäärät ovat arvioita, eikä sopimus muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta tai toimittajalle yksinoikeutta tavaratoimituksiin. 2. SOPIMUSKAUSI Sopimuskausi alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta ja on voimassa, kunnes sopimusvelvoitteet on suoritettu. Sopimuskauden arvioitu alkamisajankohta on toukokuussa 2017. 3. HANKINTAMENETTELY Hankinta toteutetaan ns. ranskalaisena urakkana. Koko hankittavan kalustuksen ja siihen liittyvän muun tarjoukseen sisältyvän sisustuksen ja toimituksen tulee olla hinnaltaan enintään 350 000 euroa (alv 0 %) Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, hankintalaki). Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan todellisesta ja perustellusta syystä (hankintalain 125 ). Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. 4. YHTEYDENPITO JA LISÄTIEDOT KILPAILUN AIKANA Tarjoajille järjestetään katselmus ja mahdollisuus tulla tutustumaan tilaajan tiloihin. Tutustuminen järjestetään 20.3.2017 osoitteessa Rintinpolku 2, 00940 Helsinki, klo 10.00-12.00. Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää tarjouspyyntöön liittyviä lisätietoja sähköpostitse, lähettämällä kysymykset osoitteeseen jussi.sutinen@hyl.fi. Lähetä kysymykset 21.3.2017 kello 14.00 mennessä. Kirjoita sähköpostin aihekenttään Kysymykset kalusteiden hankinta. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata. Kysyjän nimeä tai muita tarjoajaa koskevia tietoja ei ilmoiteta kysymysten ja vastausten yhteydessä. Vastaukset kysymyksiin lähetään yhtäaikaisesti, samansisältöisenä kaikille kysymyksiä jättäneille sekä yhteystietonsa kysymysten jättöpäivään mennessä lähettäneille. Myöhemmin tarjouskilpailusta kiinnostuneet voivat pyytää kysymyksiä ja vastauksia ( 2 / 5)
edellä mainitusta hankintayksikön sähköpostiosoitteesta. Hankintayksikkö vastaa pyyntöihin kolmen (3) arkipäivän kuluessa pyynnöstä. Tarjoajan vastuulla on huomioida kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. 5. TARJOUSTIETOJEN JA HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Merkitse tarjoukseen selkeästi liike- tai ammattisalaisuudet ja erota nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessa. Kirjaa lisäksi liike- ja ammattisalaisuudet tarjouslomakkeeseen, joka on tarjouspyynnön liitteenä: Liite 2 Tarjoustiedot ja tarjoajan soveltuvuus. Tarjouksen vertailuhinta ei voi olla liike- tai ammattisalaisuus ja tieto tarjousten vertailussa käytetystä kokonaishinnasta on aina annettava. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 6. TARJOUSTEN LAATIMINEN JA JÄTTÄMINEN Laadi tarjous suomen kielellä sekä toimita pyydetyt selvitykset suomen kielellä. Tarjous on toimitettava hankintayksikölle viimeistään 13.4.2017 kello 12.00 osoitteeseen: jussi.sutinen@hyl.fi Sähköisen tarjouksen tulee olla lähtökohtaisesti tallennettu yleisimmillä toimistoohjelmilla luettavaan muotoon esimerkiksi.doc/.docx, xls./.xlsx /.pdf,.ppt/.pptx tai.jpeg tiedostoiksi. Myös muut tiedostot ovat mahdollisia, jos tarjouksen tekeminen sitä edellyttää. Tiedostojen tulee olla siirrettävissä tallennusvälineeltä tietokoneen muistiin. Merkitse sähköpostin aihekenttään tunniste Tarjous, kalustehankinta sekä tarjoajan nimi. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. 7. TARJOUSTEN KÄSITTELY Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: Hankintayksikkö 1. Avaa tarjoukset 2. Tarkastaa tarjoajan soveltuvuutta koskevat vastaukset ESPD:n tiedoista 3. Tarkastaa tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden 4. Vertailee tarjoukset 5. Valitsee parhaan tarjouksen 6. Pyytää ja tarkastaa parhaan tarjouksen antajalta soveltuvuutta koskevat todistukset ja selvitykset 7. Tekee hankintapäätöksen ja antaa päätöksen tiedoksi kaikille tarjoajille 8. Solmii hankintasopimuksen voittajan kanssa. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. ( 3 / 5)
EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätös perusteluineen tiedoksi. 8. TARJOUSTEN VALINTAPERUSTE JA VERTAILU Tarjousten valintaperuste on hinta-laatu-suhde. Hankinta toteutetaan käänteisenä kilpailutuksena eli ns. ranskalaisena urakkana, jonka vertailuperusteet ja painoarvot ovat seuraavat: 1. HINTA 0 % Hintaa ei vertailla. 2. LAATU 100 % Hankintayksikkö vertailee laatua liitteessä 2C kuvatulla tavalla. Kaikki kalustusehdotukset arvioidaan liitteen 2C mukaisesti ja tarjoajan lopullisiksi laatupisteiksi luetaan eniten pisteitä saaneet kalustusehdotukset. Esimerkki: Tarjoaja tarjoaa Luokkatiloille kaksi kalustusehdotusta (LT Ehdotus 1 ja LT Ehdotus 2) ja kaksi Toimisto- ja hallintotilojen kalustusehdotusta (ToHa Ehdotus 1 ja ToHA Ehdotus 2). Tilaaja vertailee ehdotukset ja vertailussa todetaan, että luokkatilojen osalta LT Ehdotus 1 saa enemmän pisteitä kuin LT ehdotus 2. Toimisto- ja hallintotilojen osalta ToHa Ehdotus 2 saa enemmän pisteitä kuin ToHa Ehdotus 1. Tarjousten laatuvertailussa tarjoajan pisteet muodostuvat luokkatilojen ja Toimisto- ja hallintotilojen osalta LT Ehdotuksesta 1 ja ToHa Ehdotuksesta 2. Korkeimmat yhteenlasketut pisteet saanut tarjoaja voittaa tarjouskilpailun ja valitaan sopimustoimittajaksi. 9. PÄIVÄYS Helsinki 10.3.2017 Jussi Sutinen Rehtori Helsingin Yhteislyseo LIITTEET ( 4 / 5)
Liite 1 Liite 2A Liite 2B Liite 2C Liite 3A Liite 3B Liite 3C Liite 4 Liite 5A Liite 5B Hankinnan kohteen kuvaus Yleiset vähimmäisvaatimukset (palautettava) Tilojen vähimmäisvaatimukset ja tilaajan toiveet Tarjousten laadullinen vertailu Tarjoajan soveltuvuus (palautettava) ESPD-lomake (kooditiedosto, palautettava) Ohje ESPD-lomakkeen täyttämiseksi Hintalomake (palautettava) Sopimusluonnos Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (Jyse 2014 Tavarat): http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/08_muut_jul kaisut/20140701julkis/jyse_2014_tavarat.pdf ( 5 / 5)