Valmentautuneena asiantuntijavaihtoon Pirkko Hatara Muuntaja-projekti Etelä-Savon koulutuksen kuntayhtymä 2007
Lukijalle MUUNTAJA Mikkelin seudun työvoiman palveluverkostojen ja toimintamallien kehittämishanke www.adaptor.fi Muuntaja-hanke (Adaptor) on Euroopan unionin Equal-yhteisöaloiteohjelmaan kuuluva hanke, jonka tavoitteena on ollut helpottaa syrjäytymisvaarassa olevien nuorten pääsyä työelämään. Hankkeessa on kehitetty Mikkelin seudun nuorten palveluverkostoa kohti tasa-arvoisempia työllistymis- ja koulutusmahdollisuuksia ja pyritty vahvistamaan nuorten osaamista ja elämänhallintaa. Hanke toteutettiin ajalla 1.11.2004 31.10.2007 ja se perustuu Equal-ohjelman työllistyvyys-toimintalinjaan. Kohderyhminä hankkeessa olivat Mikkelin seudulla asuvat vailla ammatillista koulutusta olevat syrjäytymisvaarassa olevat nuoret, romaninuoret, maahanmuuttajanuoret, osatyökykyiset ja pitkäaikaistyöttömät sekä työvalmennuksessa olevat henkilöt. Hankkeen syntyjuureksi voidaan tunnistaa alueen nuorten määrällinen väheneminen osittain ikäluokkien pienentymisen, väestön ikääntymisen ja alueelta poismuuton vuoksi. Sen lisäksi hankkeen valmisteluvaiheessa todettiin alueen aikaisempien hankekokemusten, kohderyhmien kuulemisten ja toimijoiden yhteistyön perusteella, että alueen syrjäytymisvaarassa olevat nuoret tarvitsevat yksilöllisiä palveluja. Viidellä osaprojektilla, jotka ovat Varikko, Etappi, Työvalmennus, Kesätyöleirit ja Sosiaalinen yrittäjyys, lisättiin syrjäytymisvaarassa olevien nuorten sosiaalista integraatiota. Osaprojektit luotiin täyttämään olemassa olevan palvelurakenteen aukkoja. Jokaisella osaprojektilla on oma yhteistyöverkostonsa, joka koostuu alueellisista toimijoista. Varikko-osaprojektissa luotiin palvelumalli, jolla ratkaistaan nuorten koulutukseen liittyviä ongelmia, vähennetään koulunsa keskeyttäneiden määrää ja kehitetään opiskelijoille yksilöllisiä tukijärjestelmiä. Etappi-osaprojekti tarjoaa nuorille mahdollisuuden suorittaa ammatillinen perustutkinto etapeittain niin, että oltuaan projektissa vuoden nuoret voivat siirtyä työelämään tai jatkaa opintojaan ja täydentää tutkintonsa kolmivuotiseksi perustutkinnoksi. Työvalmennus-osaprojektissa kehitettiin työvalmennukseen asteittain etenevä malli ja tarjottiin koulutusta työvalmennusyksiköiden työntekijöille. Kesätyöleirit-osaprojekti loi Kesätyöleirit-mallin, jonka avulla helpotetaan työttömien nuorten integroitumista yhteiskuntaan ja työelämään ja tarjotaan heille mahdollisuus saada työkokemusta. Sosiaalinen yrittäjyys -osaprojekti loi uusia sosiaalisia yrityksiä Mikkelin seudulle ja lisäsi tietoisuutta sosiaalisista yrityksistä alueella. Lukijalle Keskeisinä kehittämiskumppaneina hankkeessa ovat olleet Etelä-Savon koulutuksen kuntayhtymä hankkeen hallinnoijana, Mikkelin ammattiopisto, Mikkelin ammattikorkeakoulu, Mikkelin työvoimatoimisto, Vaalijalan kuntayhty-
mä ja Työvoiman palvelukeskus Reitti. Vastuullisten kehittämiskumppanien lisäksi hankkeessa on toiminut useita alueen julkishallinnon ja kolmannen sektorin toimijoita sekä yksityisiä toimijoita. Muuntaja-hankkeen kansainväliset kumppanit ovat PENTOS-hanke Italiasta ja PeB-hanke Saksasta. Sisällys 1 Johdanto...7 Muuntaja-hankkeen osaprojekti on tuottanut osaprojektistaan yhden hyvän 2 Miksi valmentautua asiantuntijavaihtoon?...9 Valmentautuneena asiantuntijavaihtoon 6 käytännön kuvauksen tähän kirjaan. Hyvä käytäntö on EU-hankkeissa käytetty käsite. Tässä julkaisussa hyvän käytännön määrittelyssä on käytetty pohjana Euroopan Sosiaalirahaston (ESR) hyvän käytännön käsitteistöä. Hyvän käytännön tunnuspiirteet ovat tarve- ja kysyntälähtöisyys, toimivuus ja tuloksellisuus, mallinnettavuus ja tuotteistaminen, käytettävyys ja hyödynnettävyys, siirrettävyys ja levitettävyys, tilannesidonnaisuus sekä jaettu kehittämisvastuu. Euroopan sosiaalirahaston käsitteistössä hyvä käytäntö viittaa toimintatapoihin, jotka tuottavat tavoiteltua muutosta yhteiskunnallisissa rakenteissa ja ihmisten elämässä. Hyvät käytännöt ovat toimintamalleja ja -menetelmiä, jotka ovat syntyneet työvoima-, koulutus- ja elinkeinopolitiikkaan liittyvissä projekteissa. Hyvän käytännön kuvaamiseen on tässä julkaisussa käytetty Stakesin 2004 tuottamaa FinSocin hyvän käytännön kuvausmallia. Muuntaja-hanke on ollut luomassa kattavaa nuorten palveluverkostoa Mikkelin seudulle. Hanke tarjoaa myös mallin sosiaalisten palveluiden verkottumiseen, yhteistyöhön ja koordinointiin. Alueelliset toimijat ovat itse rakentaneet verkostoja oman työnsä kehittämiseksi ja vahvistamiseksi. Viranomaisten oma osallisuus varmistaa toiminnan jatkumisen hankkeen päättymisen jälkeen. Leena Raatikainen projektipäällikkö Muuntaja-hanke 3 Asiantuntijavaihtojen tausta ja tavoitteet Muuntaja-hankkeessa...11 3.1 Lähettävät organisaatiot...11 3.2 Asiantuntijavaihtojen laatu ja vaikuttavuus...12 4 Verkostot ja niiden merkitys Muuntajan asiantuntijavaihdoissa...13 4.1 Kansallinen verkostoituminen...13 4.2 Kansainväliset kumppanit...14 4.3 Kansainvälisen yhteistyön tavoitteet ja hallinnointi...14 4.4 Kansainvälisen yhteistyön muodot...15 5 Kansainvälisten asiantuntijavaihtojen resurssointi...17 6 Laadukkaan asiantuntijavaihtoprosessin malli...19 6.1 Suunnittelu ja rahoituksen hankkiminen...19 6.2 Lähetettävien henkilöiden valitseminen...20 6.3 Lähtijöiden valmennus ja vaihtojen käytännön järjestelyt...21 6.4 Tavoitteiden asettaminen...22 6.5 Vastaanottavan partnerin valinta ja sitouttaminen...23 6.6 Raportointimalli ja -ohjeistus...24 6.7 Vaihdon kokemuksien soveltaminen ja tiedon levittäminen...25 6.8 Laadukkaan asiantuntijavaihdon seurannan ja tuloksellisuuden arviointi...26 7 Muuntajan asiantuntijavaihtoprosessin kuvaus ja arviointi...27 7.1 Vaihtoprosessin eri vaiheista saatu kokemus...27 7.1.1 Suunnittelu ja rahoituksen hankkiminen...27 7.1.2 Lähetettävien henkilöiden valitseminen...27 7.1.3 Lähtijöiden valmennus ja vaihtojen käytännön järjestelyt...28 7.1.4 Vaihtojen tavoitteiden asettaminen...30 7.1.5 Vastaanottavan partnerin valinta ja sitouttaminen...31 7.1.6 Raportointi...32 7.1.7 Vaihdon kokemuksien soveltaminen ja tiedon levittäminen...32 7 Sisällys
7.1.8 Laadukkaan asiantuntijavaihdon seurannan ja tuloksellisuuden arviointi...33 7.2 Asiantuntijavaihtojen tuoma lisäarvo Muuntaja-hankkeelle...33 1 Johdanto 8 Pohdintaa...35 Lähteet...36 Kirjoittaja...37 Valmentautuneena asiantuntijavaihtoon LIITTEET Liite 1 Sitoutumislomake Liite 2 Benchmarking-taulukko Liite 3 Asiantuntijavaihdon raportointipohja Tässä julkaisussa käsitellään Muuntaja-hankkeen kansainvälisten asiantuntijavaihtojen prosessia ensisijaisesti lähettävän projektin/organisaation näkökulmasta. Hankkeessa kehitettiin asiantuntijavaihtojen käytäntöjä, jotta vaihtojen tulokset saataisiin mahdollisimman hyvin hyödyksi sekä projektille että henkilölle itselleen ja hänen koko työyhteisölleen. Erityisenä kehittämisen painopisteenä oli asiantuntivaihtoon lähtevien henkilöiden valmennus ennen vaihtoon lähtemistä. Julkaisussa kuvataan valmennuksen toteutus hankkeessa. Saatuun kokemukseen perustuen pyritään kuvaamaan myös valmennuksen vaikuttavuutta asiantuntijavaihtojen laatuun. 1 Johdanto Muuntaja-hankkeessa luotiin ja testattiin systemaattinen laadukkaan asiantuntijavaihtoprosessin malli, joka on kuvattu luvussa 7. Luvuissa 3 6 on selvitetty Muuntajan asiantuntijavaihtojen lähtökohtia, taustaa, tavoitteita, toimijoita ja toimintaympäristöä. Luvussa 8 on arvioitu Muuntajan asiantuntijavaihtojen vahvuuksia ja esitetty parannusehdotuksia niihin seikkoihin, jotka eivät Muuntajan asiantuntijavaihdoissa täyttäneet hyvän käytänteen vaatimuksia. 8 9
2 Miksi valmentautua asiantuntijavaihtoon? Valmentautuneena asiantuntijavaihtoon Menemällä kauas näkee paremmin myös lähelle. Tämä on aistittavissa Muuntaja-hankkeen kansainvälisissä asiantuntijavaihdoissa olleiden henkilöiden raporteista. Valitettavan usein asiantuntijavaihtoon lähdetään valmistautumatta ja asettamatta ennakkotavoitteita. Ulkomaille lähdetään tutustumaan ja saamaan yleiskuvaa, mikä tietenkin on myös tärkeätä. Mutta asiantuntijavaihdoista voidaan saada huomattavasti tuloksellisempia sekä henkilön itsensä että hänen organisaationsa kehittämisen kannalta, mikäli yleisvaikutelman lisäksi keskitytään tietoisesti havainnoimaan joitakin valittuja kohteita tai toimintoja tai valitaan tietoisesti jokin havainnoimisen näkökulma. 2 Miksi valmentautua asiantuntijavaihtoon? 10 Muuntaja-hankkeessa lähdettiin luomaan ja testaamaan laadukkaan asiantuntijavaihtoprosessin mallia. Keskeisin toiminto oli asiantuntijavaihtoihin lähetettäville henkilöille järjestetty valmennuskurssi, jonka välityksellä lähtijöille tarjottiin ohjausta ja tukea vaihtoon valmistautumiseen. Tämän taustalla on päämäärä, että suunnitelmalliset ja tavoitteelliset asiantuntijavaihdot vakiintuisivat yhdeksi organisaation henkilöstön osaamisen kehittämisen menetelmäksi. Niiden avulla on mahdollisuus löytää oman organisaation vahvuuksia ja kehittämiskohteita sekä mahdollisesti myös omassa organisaatiossa sovellettavia hyviä käytäntöjä. 11
Valmentautuneena asiantuntijavaihtoon 3 Asiantuntijavaihtojen tausta ja tavoitteet Muuntaja-hankkeessa Muuntaja-hankkeessa pidettiin kansainvälistä toimintaa, ja siihen liittyvänä osana asiantuntijavaihtoja, yhtenä hankkeen kehittämistyön menetelmistä. Nähtiin mahdollisuutena, että kansainvälisessä yhteistyössä pystytään vaihtamaan eurooppalaista tietotaitoa, kokemuksia ja käytänteitä, jotka avaavat uusia näkökulmia projektien toimijoille ja kehittämiskumppaneille. Muuntajan kansainvälisten asiantuntijavaihtojen tavoitteena oli havainnoida kumppaniorganisaatioiden toimintaa sekä mahdollisesti löytää sovellettavia hyviä käytäntöjä Muuntajan osaprojektien näkökulmasta ja myös kunkin vaihtoihin osallistuneen henkilön oman organisaation näkökulmasta. Samalla valmistauduttiin viemään tietoa Muuntaja-hankkeesta, vaihtoon lähtijän toimialasta Suomessa sekä hänen organisaatiostaan ja tehtävästään. 3.1 Lähettävät organisaatiot Muuntaja-hankkeen asiantuntijavaihtoihin osallistui sekä johto- että suoritustason henkilöitä Muuntajan kaikkien osaprojektien paikallisista yhteistyöorganisaatioiden verkostoista ja Muuntaja-hankkeen kehittämiskumppanuusorganisaatioista. Lisäksi vaihtoihin osallistui joitakin Muuntajan projektihenkilöitä. Projektissa kehittämiskumppanuus (DP) 1 vastasi yhteisten tavoitteiden toteutumisesta yhteistyön avulla. DP:n hallinnoija 1 vastasi hankekokonaisuuden toteuttamisesta, koordinoinnista, seurannasta ja arvioinnista sekä kansainvälisestä yhteistyöstä. Muuntajan kehittämiskumppanuuden erityisenä tavoitteena oli huolehtia hankkeeseen osallistuvien julkisten palvelujen tuottajien (opetus-, kulttuuri- ja vapaa-aikatoimi, sosiaali- ja terveystoimi, työvoimapalvelut) poikkihallinnollisen yhteistyön mallintamisesta. 3 Asiantuntijavaihtojen tausta ja tavoitteet Muuntaja-hankkeessa Muuntaja-hankkeeseen osallistui lisäksi laaja joukko asiantuntijaorganisaatioita, joiden rooli on tarjota asiantuntija-apua sekä osallistua hankkeen tiedotus- ja levittämistoimintaan. Muuntajan asiantuntijavaihtoihin osallistui 12 1 MUUNTAJA-hankkeen taustalla on kehittämiskumppanuus, jonka vastuulliset kumppanit ovat hankkeen hallinnoija Etelä-Savon koulutuksen kuntayhtymä sekä hankkeen osaprojektien vastuuorganisaatiot, Mikkelin ammattiopisto, Mikkelin ammattikorkeakoulu, Vaalijalan kuntayhtymä ja Mikkelin työvoimatoimisto. Tärkeänä kehittämiskumppanuuden jäsenenä on myös työvoiman palvelukeskus Reitti. 13
Valmentautuneena asiantuntijavaihtoon 14 henkilöitä hankkeen toteuttamisen kannalta tärkeistä asiantuntijakumppaneista: Mikkelin kaupungilta ja Mikkelin alueen kunnista (sosiaali- ja terveystoimet, opetustoimet, kulttuuri- ja nuorisotoimet) sekä Mikkelin A-klinikka. Kuvio 1. Muuntajan osaprojektit ja kehittämiskumppanuus. 3.2 Asiantuntijavaihtojen laatu ja vaikuttavuus Tässä julkaisussa kuvataan Muuntajan asiantuntijavaihdon prosessi ja esitetään parantamisehdotuksia havaittuihin kehittämiskohtiin. Arviointipalaute on koottu ensisijaisesti matkaraporteista ja vaihdon kokemuksien esittelemiseksi järjestetyissä tilaisuuksissa. Lisäksi osalle vaihdoissa olleista tehtiin haastattelu 6 12 kuukautta vaihdon jälkeen, jotta saataisiin selville, onko vaihdon aikana havaittuja hyviä käytäntöjä siirtynyt vaihdossa olleen oman organisaation toimintaan ja ovatko organisaatiot valmiita omaksumaan ja soveltamaan tässä kuvattua asiantuntijavaihtomallia myös tulevaisuudessa. Vaihdon vaikuttavuutta organisaatiossa arvioitiin myös sen perusteella, kuinka monesta organisaatiosta asiantuntijavaihtoihin osallistuttiin, kuinka monta henkilöä osallistui ja miltä organisaation tasoilta osallistujat olivat. Kuten aiemmin todettiin, Muuntaja-hankkeessa vaihtoon lähtijöiden valmennuksen kehittäminen oli erityisenä painopisteenä. Tässä julkaisussa siis pyritään hankkeessa saadun kokemuksen perusteella kuvaamaan valmennuksen vaikuttavuutta asiantuntijavaihdon laatuun. 4 Verkostot ja niiden merkitys Muuntajan asiantuntijavaihdoissa 4.1 Kansallinen verkostoituminen Muuntaja-hankkeen kansainväliset asiantuntijavaihdot toteutettiin paikallisen kehittämiskumppanuuden yhteistyöverkostossa, eli asiantuntijavaihtoihin osallistuneet henkilöt edustivat hankkeen kumppaniorganisaatioita. Myös joitakin Muuntajan osaprojektien toimijoita osallistui kansainvälisiin asiantuntijavaihtoihin. Yleisesti ottaen paikallinen, alueellinen ja kansallinen verkostoituminen kansainvälisissä hankkeissa mahdollistaa yhteisen kansainvälisen yhteistyöverkoston hyödyntämisen, eli jokaisen organisaation ei tarvitse hakea omia kumppaneitaan. Yhteiset kumppanit opitaan tuntemaan paremmin, ja vastaavasti verkoston organisaatiot yhdessä pystyvät tarjoamaan monipuolisemman vastavierailuohjelman kansainvälisille kumppaneilleen. Verkostossa myös vierailuilla saatu tieto ja mahdolliset hyvät käytännöt leviävät kansallisen verkoston organisaatioihin eivätkä jää vain yhden henkilön/organisaation tiedoksi. Samoin sekä asiantuntijoiden lähettämisessä että vastaanottamisessa voidaan laajemmin hyödyntää aikaisempia kokemuksia ja keskitettyjä tiedotus- ja hankintamenetelmiä sekä -kanavia. 15 4 Verkostot ja niiden merkitys Muuntajan asiantuntijavaihdossa
Valmentautuneena asiantuntijavaihtoon Myös kansallisessa verkostossa on tärkeätä, että verkostolla on yhteisesti sovitut tavoitteet ja pelisäännöt. Yhteiseen verkostoon pitää olla valmis myös panostamaan, siinä ei voi olla pelkästään edunsaajan ominaisuudessa. Verkostossa vahva luottamus nojaa samankaltaisiin arvoihin, eli on tärkeätä tuntea kumppanit ja heidän kulttuuritaustaansa. Verkostotoiminnan avaintekijöitä ovat mm. täydentävyys, yhteinen visio, sopimus tai pelisäännöt, motivoitunut avainhenkilö, johdon ja organisaation sitoutuminen, kommunikaatio ja luottamus (Blomqvist, Kirsimarja). 4.2 Kansainväliset kumppanit Kansainväliset asiantuntijavaihdot edellyttävät, että on tiedossa vaihdon tavoitteita vastaava vastaanottava taho. Mitä paremmat taustatiedot vastaanottavasta organisaatiosta on, sitä paremmin voidaan valmistautua asiantuntijavaihtoon ja kohdentaa vaihdon tavoitteet. Tärkeitä etukäteen selvitettäviä asioita ovat partnerin kiinnostus ja sitoutuminen vastavuoroiseen kansainväliseen yhteistyöhön, mahdolliset tutustumiskohteet, yhteistyökieli sekä vaihdon käytännöt kuten asuminen ja kulkuyhteydet. Muuntaja-hankkeessa tehtiin kansainvälistä yhteistyötä ainoastaan kahden muun kumppanimaan (Saksa ja Italia) hankkeiden kanssa. Saksan hanke on nimeltään PeB (Perspektive Beruf) (www.peb-perspektiveberuf.de). Hankkeen koordinaattori on Hildesheimin kaupunki ja kohderyhmänä ovat sosiaalisesti ja koulutuksellisesti epäedullisessa asemassa ilman ammatillista koulutusta olevat nuoret. Italian hanke on nimeltään Pentos (Progetto di economia nuova e transizione all occupazione di svantaggiati) (www. equalpentos.org) ja hankkeen koordinaattorina toimii osuuskunta TIRSO, joka toimii Sardiniassa. Kohderyhmänä hankkeessa ovat syrjäytymisvaarassa olevat nuoret. Kansainvälisen yhteistyön koordinoijana toimi PeB-projekti Saksasta. Lisäksi kansainvälisellä yhteistyöllä oli johtoryhmä, joka koostui kunkin kumppanihankkeen edustajista ja kokoontui tarvittaessa. Johtoryhmä ohjasi kansainvälistä yhteistyötä, teki sitä koskevia päätöksiä sekä valvoi yhteistyösopimuksen täytäntöönpanoa ja budjettia. Kunkin maan hankkeessa toimi myös kansainvälisten asioiden koordinaattori, jonka tehtävänä oli pitää yhteyttä niin kansainvälisten kuin kansallisten kumppanien välillä. Jokaisen maan hankkeella oli oma budjettinsa, joka sisälsi myös kansainvälisen toiminnan, eli kukin maa rahoitti oman projektinsa kansainvälisen liikkumisen kustannukset. 4.4 Kansainvälisen yhteistyön muodot Kansainvälinen yhteistyö muodostui konferensseista, workshopeista ja johtoryhmän kokoontumisista. Lisäksi hankkeessa mukana olevalla henkilöstöllä, hankkeen toimijoilla ja kumppaniorganisaatioiden edustajilla oli mahdollisuus asiantuntijavaihtoihin. Tässä yhteydessä keskitytään kuvaamaan ainoastaan Muuntaja-hankkeen asiantuntijavaihtoprosessia, joihin hankkeen aikana osallistuu kaikkiaan noin 40 henkilöä. Lähettävä maa > kohdemaa Ajankohta Henkilömäärä Suomi > Italia Syksy 05 3 Suomi > Italia Kevät 06 2 Suomi > Saksa Kevät 06 6 Suomi > Italia Syksy 06 5 Suomi > Saksa Syksy 06 5 Suomi > Saksa Kevät 07 6 4 Verkostot ja niiden merkitys Muuntajan asiantuntijavaihdossa 4.3 Kansainvälisen yhteistyön tavoitteet ja hallinnointi Lähetettyjä asiantuntijoita yhteensä 27 Saksa > Suomi Kevät 06 1 Kansainvälisen yhteistyön tavoitteena oli vaihtaa kokemuksia, tietoja, menetelmiä ja tuotoksia kumppanimaiden kesken. Keskeinen tavoite oli myös selventää käytettyjä käsitteitä ja toimintatapoja sekä tutustua kunkin hankkeen toimintaympäristöön sujuvan ja toimivan kommunikaation sekä yhteistyön varmistamiseksi. Kolmen maan projektien yhteistyön tavoitteista ja toimintatavoista on tehty kirjallinen sopimus (Transnational Co-operation Agreement, TCA). Saksa > Suomi Syksy 06 5 Saksa > Suomi Kevät 07 3 Vastaanotettuja asiantuntijoita yhteensä 9 16 Taulukko 1. Muuntaja-hankkeessa 30.4.2007 mennessä toteutuneet asiantuntijavaihdot. 17
Valmentautuneena asiantuntijavaihtoon Italian ja Saksan projektien mahdollisuudet lähettää asiantuntijoitaan ja kohderyhmien edustajia olivat vähäisemmät kuin Muuntaja-hankkeessa, koska Pentos- ja PeB-projektien kansainvälisen toiminnan budjetit olivat huomattavasti pienemmät. Italian partneri lähetti edustajiaan työpajatyöskentelyyn ja konferensseihin, mutta heillä ei ollut mahdollisuutta osallistua asiantuntijavaihtoihin. 5 Kansainvälisten asiantuntijavaihtojen resurssointi Asiantuntijavaihtoon osallistuminen on yleensä ottaen kallista. On rahoitettava matkat, majoitukset, päivärahat sekä vaihdossa olevan henkilön työaika ja joissakin tapauksissa myös palkattava sijainen. Lisäksi asiantuntijavaihtojen hallinnointi ja koordinointi vaativat resursseja. 5 Kansainvälisten asiantuntijavaihtojen resurssointi Kansainvälisten asiantuntijavaihtojen rahoittamiseen on olemassa erilaisia Euroopan unionin ja valtioiden rahoitusohjelmia. Yleensä rahoitusohjelmat edellyttävät, että asiantuntijavaihdot sisältyvät johonkin tavoitteelliseen kehittämis- tai liikkuvuusprojektiin. Tässä julkaisussa kuvatut asiantuntijavaihdot on rahoitettu Muuntaja-hankkeesta. 18 Hankkeen lähtökohtana olevan kehittämistarpeen tulee pohjautua hakija- ja partneriorganisaatioiden tarpeisiin. Hankkeen suunnittelu- ja hakuprosessi edellyttää, että organisaatiossa on henkilöitä, joilla on tietoa kansainvälisyyden edistämiseen tarkoitetuista rahoitusohjelmista sekä osaamista ja aikaa projektisuunnitelman ja -hakemuksen laatimiseen sekä kansainvälisen projektin johtamiseen. 19
Valmentautuneena asiantuntijavaihtoon Kuten kansallisen verkostoitumisen yhteydessä on mainittu, synergiaedun saavuttamiseksi organisaatioiden kannattaa verkostoitua paikallisesti, alueellisesti tai kansallisesti ja hakea verkostona yhteisiä kehittämishankkeita. Tällöin yksi saavutettu etu on, että voidaan tehokkaammin hyödyntää ulkopuolisen rahoituksen suomia mahdollisuuksia. Aiemmin todettiin, että kansainväliset asiantuntijavaihdot ovat kalliita toteuttaa, mutta hyvin suunniteltuina ja toteutettuina ne voivat olla tehokkaita henkilöiden ja organisaatioiden kehittämisen menetelmiä. Vaihtoon kannattaa lähettää oman alansa asiantuntijoita, sellaisia henkilöitä, jotka tuntevat organisaation toimintaympäristön ja toimintatavat. Tällöin heillä on edellytyksiä tunnistaa vahvuuksia ja kehittämiskohteita ja peilata niitä omaan toimintaansa ja organisaationsa toimintaan. 6 Laadukkaan asiantuntijavaihtoprosessin malli Alla on vaiheistettu Muuntaja-hankkeessa toteutettujen asiantuntijavaihtojen prosessi sekä kuvattu millaista toimintaa, voimavaroja ja osaamista vaaditaan kussakin vaiheessa. Käytännössä vaiheet toteutuvat osittain rinnakkain samanaikaisesti, mutta vaiheistaminen helpottaa prosessin kokonaisuuden hahmottamisessa. Lisäksi on listattu eri vaiheiden määrällisiä ja laadullisia indikaattoreita sekä keskeisiä oletuksia, jotka ovat edellytyksiä onnistuneelle toteutukselle. Prosessin jäsentämisen työkaluna käytettiin soveltaen Logical Framework -analyysimallia (Lilja, 2007). 6.1 Suunnittelu ja rahoituksen hankkiminen TOIMINNAT Kehittämistarpeiden kartoittaminen ja niitä vastaavien tavoitteiden asettaminen Hankesuunnitelman laatiminen Kansallisen ja kansainvälisen tason verkostoituminen Rahoitussuunnitelma Hankehakemuksen laatiminen VOIMAVARAT Kv-koordinaattori tai muu vastuuhenkilö >rahoitusohjelmien tuntemus >projektiosaamista >taito yhteistyöverkostojen luomiseen Verkosto-organisaatioissa yhteyshenkilöt 6 Laadukkaan asiantuntijavaihtoprosessin malli INDIKAATTORIT KESKEISET OLETUKSET 20 Kansainvälisen toiminnan kirjatut tavoitteet Hankkeen toiminta- ja rahoitussuunnitelma Yhteisiin tavoitteisiin sitoutuneet kansalliset ja kansainväliset partnerit >partnerisopimukset, joissa keskeisimmät verkoston pelisäännöt >nimetyt yhteyshenkilöt Sekä organisaation johto että henkilöstö näkevät kansainväliset asiantuntijavaihdot yhtenä toiminnan kehittämisen menetelmänä Vaihtojen omarahoitusosuuteen on varauduttu tai ulkopuolisen rahoituksen hakemukselle saadaan myönteinen päätös 21
6.2 Lähetettävien henkilöiden valitseminen 6.3 Lähtijöiden valmennus ja vaihtojen käytännön järjestelyt TOIMINNAT VOIMAVARAT Valmentautuneena asiantuntijavaihtoon 22 Asiantuntijavaihdoista ja niiden tavoitteista tiedottaminen >sovitaan tiedottamiskohteet Sovitaan tiedottamiskohteet, tiedottamistapa ja -kanavat Valintakriteeristön laatiminen >ketä lähetetään, miltä tasoilta (johto, suoritustaso, onko kiintiöitä), mitä tietoja/taitoja edellytetään Henkilöiden valinta ja sitouttaminen tulevaan vaihtoon INDIKAATTORIT Mille organisaatiolle on tiedotettu Kuinka monesta organisaatiosta on haettu vaihtoihin Kuinka paljon hakijoita yhteensä/vaihtoihin valittuja yhteensä Henkilövalintojen vähimmäiskriteerit Julkaistut jutut ja raportit vaihdon tuloksista Sitoutumislomake (liite 1) Kv-koordinaattori Yhteyshenkilöt osaprojekteissa/partneriorganisaatioissa KESKEISET OLETUKSET Kv-toiminnan koordinointiin on resurssoitu Organisaation johto kannustaa asiantuntijavaihtoon lähtemiseen Tiedottamisen pelisäännöt on kussakin organisaatiossa yhteisesti hyväksytty ja tieto asiantuntijavaihtojen mahdollisuudesta on julkisesti saatavilla TOIMINNAT 1) Valmennuksen verkkokurssi (Moodle-oppimisympäristö): CV (englanti/kohdemaan kieli) Vieraan kulttuurin kohtaaminen Oman organisaation /toimialan ja työn esittelyyn valmistautuminen (englanti/kohdemaan kieli) Vaihdon ohjelma (ehdotus vierailukohteista, päivien pituudesta ym. vastaanottavalle taholle) Hankehakemuksen laatiminen 2) Vaihdon käytännön järjestelyt: Lennot, majoitus lentokenttäyhteydet, matkalaskuohjeistus yms. INDIKAATTORIT Asiantuntijavaihdon valmennuksen verkkokurssi/tietopankki Valmennukseen osallistuneiden määrä / palaute raporteissa ja kyselyissä Pelisäännöt kustannustehokkaasti toteutettavalle asiantuntijavaihdolle On luotu keskitetty järjestelmä matkojen, majoitusten yms. varaamiseen VOIMAVARAT Kv-koordinaattori Sähköisen oppimisalustan ylläpitäminen Verkkokurssin opettaja /kielten opettaja Vaihtoon lähtijät voivat käyttää työaikaa vaihtoon valmentautumiseen Kv-koordinaattori ja projektisihteeri KESKEISET OLETUKSET Vaihtoihin lähtijät ovat kiinnostuneita ja heillä on työnantajan tuki valmentautumiseen Henkilöstöllä on mahdollisuus ja halukkuus osallistua pitkäkestoiseen kielikoulutukseen Yhteistyöverkostolla on tietoverkkovalmiudet 23 6 Laadukkaan asiantuntijavaihtoprosessin malli
6.4 Tavoitteiden asettaminen 6.5 Vastaanottavan partnerin valinta ja sitouttaminen TOIMINNAT VOIMAVARAT Valmentautuneena asiantuntijavaihtoon 1) Koulutus benchmarkingmenetelmän käyttämiseen Henkilökohtaiset tavoitteet Projektin tavoitteet Organisaation tavoitteet 2) Tutustuminen vastaanottavaan organisaatioon Vastaanottavan tahon mahdollisuudet ja kiinnostuksen kohteet INDIKAATTORIT Asiantuntijavaihdolle on kirjoitettu realistiset tavoitteet, jotka liittyvät lähettävän organisaation tarpeisiin, ja niihin lähdetään hakemaan ideoita ja vastauksia Benchmarking-taulukko käytössä asiantuntijavaihdon havainnoinnin apuvälineenä (liite 2) Benchmarking-asiantuntija/kouluttaja Organisaation/projektin johto osallistuu tavoitteiden asettamiseen Kv-koordinaattori Vastaanottavan tahon koordinaattori Raportit aiemmista vaihdoista KESKEISET OLETUKSET Benchmarkingkoulutukseen on varattu ja siihen on mahdollisuus osallistua työaikana Asiaintuntijavaihtoihin lähtevät henkilöt ovat tietoisia organisaationsa vahvuuksista ja kehittämiskohteista Kansainvälinen yhteistyöverkosto, jossa on mahdollisia partnereita vastavuoroiseen yhteistyöhön TOIMINNAT 1) Vastaanottavan tahon mahdollisuuksien ja odotusten selvittäminen Kiinnostus vastavuoroisuudesta Yhteistyökieli Neuvottelu vaihdon tavoitteita vastaavasta ohjelmasta Majoitukset, kuljetukset, ruokailut yms. 2) Partnerit arvioidaan ja ryhmitellään eri luokkiin yhteistyön tiiviyden ja laajuuden mukaan Yhteyshenkilöverkosto (ei vain yhden ihmisen varassa) INDIKAATTORIT Kv-partnereiden määrä ja toimialat Kirjatut kokemukset aiemmasta yhteistyöstä Vastaanottavalle taholle /vaihdon ohjelmalle asetetut minimivaatimukset Yhteistyön tiiviyden ja laajuuden mukaan ryhmitelty partneriverkosto VOIMAVARAT Kv-koordinaattori Vastaanottavan tahon koordinaattori Raportit aiemmista vaihdoista Aiemmin vaihdossa olleiden haastattelut, tiedotustilaisuudet ja yhteenvedot niistä Aikaa valmistautumiseen Kv-koordinaattori KESKEISET OLETUKSET Kansainvälisten partnereiden verkosto, josta löytyvät vastaanottavat organisaatiot, jotka kiinnostuneita sitoutumaan vastavuoroiseen yhteistyöhön Kansainväliseen verkostoitumiseen ja verkoston ylläpitämiseen panostetaan 6 Laadukkaan asiantuntijavaihtoprosessin malli 24 25
6.6 Raportointimalli ja -ohjeistus TOIMINNAT VOIMAVARAT 6.7 Vaihdon kokemuksien soveltaminen ja tiedon levittäminen Valmentautuneena asiantuntijavaihtoon Laaditaan raporttipohja ja raportointiohjeistus Vaihdon kokemusten ja tulosten dokumentointi ja arviointi suhteessa asetettuihin tavoitteisiin Vaihdon valmennuksen ja käytännön järjestelyjen arviointi INDIKAATTORIT Kaikista vaihdoista oleelliset kokemukset/ tiedot/palaute on kirjattu saman mallin mukaan (liite 3) Tekninen palaute on koottu > ei toisteta samoja virheitä Kv-koordinaattori Aikaa raportin kirjoittamiseen KESKEISET OLETUKSET Vaihtoon lähtijöillä on raportointivelvoite ja motivaatio arvioida vaihdon tuloksia ja niiden sovellettavuutta oman organisaation/projektin näkökulmasta TOIMINNAT 1) Asiantuntijavaihdon tulosten analysointi ja arviointi samanlaisuudet erilaisuudet vahvuudet kehittämiskohteet 2) Luodaan vaihtokokemusten siirtymisen/soveltamisen seurantajärjestelmä INDIKAATTORIT Asiantuntijavaihdoissa opittujen hyvien käytäntöjen systemaattisempi siirtäminen ja soveltaminen oman organisaation käytäntöihin tai projektin kehittämisprosessiin > Tapausselostukset onnistuneesta soveltamisesta VOIMAVARAT Matkaraportit Vaihtokokemusten esittelytilaisuudet Keskustelut/neuvottelut organisaation/projektin johdon kanssa Kv-koordinaattori > kyselyt/haastattelut n. ½ vuotta vaihdon jälkeen KESKEISET OLETUKSET Organisaation/projektin tasoilla on hyväksytty ja sitouduttu siihen, että asiantuntijavaihdot ovat yksi toiminnan kehittämisen menetelmä Raportoinnissa arvioidaan vaihdon tuloksia ja niiden sovellettavuutta oman organisaation/projektin näkökulmasta Matkaraportit ovat kaikkien saatavilla 6 Laadukkaan asiantuntijavaihtoprosessin malli 26 27
Valmentautuneena asiantuntijavaihtoon 6.8 Laadukkaan asiantuntijavaihdon seurannan ja tuloksellisuuden arviointi TOIMINNAT Käytännön palautteen kirjaaminen/käsittely Teknisen palautteen kokoaminen ja sen hyödyntäminen vaihtojen käytäntöjen kehittämisessä Tuloksellisuuden arvioinnin indikaattorit Seurantarutiinit Tuloksellisuuden mittaaminen, arviointi ja toiminnan kehittäminen Vaihtokokemuksien jakaminen verkostossa > matkaraporttien jakelu Vastaanottavan tahon mielipiteen selvittäminen Oleellisen kritiikin toimittaminen vastaanottavalle taholle VOIMAVARAT Kv-koordinaattori > Kv-yksikkö poimii oleellisen kritiikin Tietopankki Moodlessa Kv-koordinaattori Tietopankki Moodlessa Kv-koordinaattori Tietopankki Moodlessa Projektin/organisaatioiden www-sivut Kv-koordinaattori Vastaanottavan tahon koordinaattori 7 Muuntajan asiantuntijavaihtoprosessin kuvaus ja arviointi 7.1 Vaihtoprosessin eri vaiheista saatu kokemus 7.1.1 Suunnittelu ja rahoituksen hankkiminen Kansainvälinen toiminta on aina yksi osa Equal-projekteja, eli projekteissa on tavoitteena etsiä ja tuottaa hyviä käytäntöjä nimenomaan kansainvälisessä toimintaympäristössä. Muuntaja-hankkeessa painotuttiin kansainväliseen toimintaan ja erityisesti asiantuntijavaihtoihin, koska Etelä-Savon alueella yksi yleinen kehittämisen painopiste on alueen kansainvälistyminen. Muuntaja-hankkeen suunnitteluprosessi kesti noin puoli vuotta, ja ennen sitä oli tehty erilaisia esiselvityksiä. Hankkeen suunnittelua ja rahoitusta on kuvattu enemmän luvuissa 3 ja 4. 7.1.2 Lähetettävien henkilöiden valitseminen Muuntajassa lähdettiin siitä, että vaihtoihin lähetetään henkilöitä organisaatioiden eri tasoilta, sekä johdon edustajia että suoritustason edustajia, havainnoimaan ensisijaisesti oman tehtäväkenttänsä toimintoja. Havainnoinnin keskeisenä näkökulmana tuli kuitenkin olla kolmen maan (Italian, Saksan ja Suomen) projektien kansainvälisen workshop-työskentelyn tavoitteet. Workshop-työskentelyssä tuotettiin FinD It -hyvien käytäntöjen opas (Kuismala, 2007). 7 Muuntajan asiantuntijavaihtoprosessin kuvaus ja arviointi 28 INDIKAATTORIT Kriteerit/mittarit Seurantajärjestelmä käytännön toteutuksesta, tuloksellisuudesta ja partneriveriverkoston yhteistyökyvystä KESKEISET OLETUKSET Organisaatioiden kansainvälisen yhteistyön jatkuva laadullinen kehittäminen Tietoverkkovalmiudet organisaatioiden välillä Organisaatioiden ja vaihtoihin osallistuneiden halukkuus raportoida ja antaa palautetta Asiantuntijavaihdoista tiedotettiin ensisijaisesti osaprojektien päälliköiden kautta kehittämiskumppaneille, jonka jälkeen organisaatiot tai henkilöt ilmoittivat halukkuutensa lähteä kansainväliseen vaihtoon. Vaihtoon lähetettävien sitouttamisen kannalta oli hyvä, että Muuntajassa osaprojektipäälliköt olivat suorassa yhteydessä kumppaniorganisaatioihinsa eli heillä oli mahdollisuus keskustella vaihdoista kasvotusten organisaatioiden johdon sekä mahdollisten vaihtoon lähtijöiden kanssa. Siitä huolimatta noin neljäsosa valituista henkilöistä peruutti vaihtonsa työpaikan tai työtehtävien muutoksen tai henkilökohtaisten syiden vuoksi tai koska työstä irrottautuminen ei ollut mahdollista. Peruutukset ovat yleinen ongelma kansainvälisissä vaihdoissa. 29
Valmentautuneena asiantuntijavaihtoon Muuntaja-hankkeen 30.6.2007 mennessä toteutuneet asiantuntijavaihdot Kumppaniorganisaatioita, joista lähetettiin asiantuntijavaihtoon 12 Organisaation johdon edustajia 5 Nuorten ohjaus- ja koulutustehtävissä toimivia henkilöitä 19 Muuntajan projektityöntekijöitä 6 Toteutuneita asiantuntijavaihtoja yhteensä 30.6.2007 mennessä 30 Taulukko 2. Asiantuntijavaihdot lukuina. Osaprojektipäälliköt olivat keskeisessä roolissa myös vaihtoon lähetettävien henkilöiden valinnassa, koska he tunsivat kumppaniorganisaationsa ja myös kansainvälisen workshop-työskentelyn tavoitteet parhaiten. He esittivät vaihtoihin kumppaniorganisaatioidensa edustajia, joiden asiantuntijavaihdot he näkivät parhaiten projektin kansainvälistä workshop-työskentelyä tukevaksi. Tärkeitä valinnan kriteereitä olivat myös henkilön motivaatio ja mahdollisuus valmistautua asiantuntijavaihtoon sekä vastaanottavan tahon mahdollisuus tarjota vaihdon tavoitteita vastaava vierailukohde. Lisäksi vaihtoihin lähetettiin henkilöitä mahdollisimman tasapuolisesti eri osaprojektien kumppanuusorganisaatioista, jotta kansainvälisen tason reflektointia tapahtuisi koko Muuntaja-hankkeen tavoitekentässä. Lopulta vaihtoihin lähtijöitä jouduttiin jopa etsimään, koska käytännössä omasta työstä irrottautuminen osoittautui odotettua vaikeammaksi. kotutor. Tapaamisessa aloitettiin valmentautuminen selvittämällä vaihtoon liittyviä osatekijöitä ja sovittiin niiden vastuuhenkilöistä. Nämä vaihdon pelisäännöt kuvattiin alla olevalla mindmap-kaaviolla. Tapaamisen yhteydessä vaihtoon lähtijät myös allekirjoittivat sitoumuslomakkeen (liite 1), joka laadittiin ensimmäisten viimehetken peruutuksien jälkeen. 7 Muuntajan asiantuntijavaihtoprosessin kuvaus ja arviointi 7.1.3 Lähtijöiden valmennus ja vaihtojen käytännön järjestelyt Asiantuntijavaihtojen valmennus perustui verkkokurssiin, johon oli kerätty asiantuntijavaihdon valmennuksen materiaalia ja tehtäviä. Lähtijöillä oli mahdollisuus perehtyä niihin heille sopivana ajankohtana. Kieltenopettaja antoi vaihtoon lähtijöille etäohjausta tarpeen mukaan CV:n ja vaihdon tavoitteiden laatimisessa. Jokaisena kevät- ja syyskautena (2006 2007) hen- 30 kilövalintojen jälkeen järjestettiin kontaktitapaaminen, jossa olivat mukana vaihtoon lähtijät, kv-koordinaattori, projektisihteeri ja kieltenopettaja/verk- Kuvio 2. Asiantuntijavaihdon valmennuksen osatekijät ja vastuun jakautuminen. 31
Valmentautuneena asiantuntijavaihtoon Saadun palautteen perusteella kontaktitapaaminen valmennuksen alussa koettiin tarpeelliseksi. Se mahdollisti kaksisuuntaisen keskustelun, ja kontaktitapaamisessa tapahtui myös samaan kohteeseen lähtevien ryhmäytymistä. Tapaamisen jälkeen henkilöillä oli kasvot ja tietoisuus siitä, keneen pitää olla yhteydessä missäkin asiassa. Suurin osa valmennukseen osallistuneista koki sen tärkeäksi ja vaihdon käytäntöjä selkiyttäväksi. Samoin suurin osa lähtijöistä koki tarpeelliseksi myös kieltenopettajan tuen. Vaihdon pelisäännöt oli selvitettävä, jotta käytäntöjä pystyttiin hoitamaan keskitetysti ja kustannustehokkaasti. Matkojen ja majoituksien varaukset ja niistä tiedottaminen hoidettiin yhteistyössä kv-koordinaattorin ja projektisihteerin kanssa. Kv-koordinaattori toimi yhteyshenkilönä vastaanottavaan tahoon ohjelmasta, asumisjärjestelyistä ja muista sellaisista seikoista neuvoteltaessa. Valitettavasti kaikilla asiantuntijavaihtoon lähtijöillä ei ollut samanlaisia mahdollisuuksia osallistua Muuntaja-hankkeessa järjestettyyn asiantuntijavaihdon valmennukseen. Osalle sattui päällekkäisyyksiä työvelvoitteiden kanssa, joidenkin lähtijöiden vaihtoon lähteminen varmistui vasta hyvin myöhäisessä vaiheessa, ja myös vaihtoon lähtijöiden motivaatiossa valmentautumiseen oli havaittavissa eroja. Niiltä henkilöiltä, joilla ei ollut mahdollisuutta osallistua valmennukseen, saatiin selkeästi enemmän negatiivista palautetta vaihdon käytännön järjestelyistä ja toteutuksesta. 7.1.4 Vaihtojen tavoitteiden asettaminen Muuntajan asiantuntijavaihtojen tavoitteissa oli lähtökohtana, että vaihto hyödyttäisi kansainvälisen workshop-työskentelyn tavoitteita, mutta myös henkilön omia ammatillisen kehittymisen tavoitteita sekä lähettävän organisaation tavoitteita. king-taulukko (liite 2) ei konkretisoitunut hyvin havainnoinnin työvälineeksi. Benchmarking-tavoitteiden asettamiseen olisi tarvittu enemmän henkilökohtaista ohjausta. Useat vaihdoissa olleista mainitsivat, että vaihtoon ei pystynyt valmistautumaan työaikana, vaan sen joutui osittain tekemään omalla ajalla. Valmistautumisen minimivaatimuksena oli CV:n ja vaihdon tavoitteiden laatiminen englannin tai kohdemaan kielellä. Erityisesti 6 12 kuukautta vaihdon jälkeen tehdyissä haastatteluissa korostui, että perusteellinen etukäteisvalmistautuminen on suorassa suhteessa saatuun vaihdon antiin. Mitä selkeämmin tavoitteet ja havainnoinnin näkökulma oli valittu, sitä syvällisempää tietoa pystyttiin vastaanottamaan vastaanottavista organisaatiosta. Oman organisaation ja projektin johdon yhteistyö tavoitteiden asettamisessa koettiin tärkeäksi kannusteeksi. 7.1.5 Vastaanottavan partnerin valinta ja sitouttaminen Equal-ohjelmaan kuuluvan kansainvälisten partnerien hakumenettelyn jälkeen kumppaneiksi tulivat PeB-projekti Saksasta ja Pentos-projekti Italiasta. Yhteisistä tavoitteista ja toimintatavoista neuvottelemista varten järjestettiin tapaamisia sekä käytiin keskustelua sähköpostitse ja puhelimitse. Yhteistyösopimus allekirjoitettiin kolmannessa tapaamisessa. Sekä Italian että Saksan partnerihankkeilla oli omat paikalliset yhteistyöverkostonsa. Ennen jokaista asiantuntijavaihtoa neuvoteltiin vastaanottavan partnerin kanssa mahdollisimman hyvin vaihdon tavoitteita vastaavasta ohjelmasta ja vierailukohteista sekä vastaanottavan tahon kiinnostuksen kohteista. Kv-koordinaattori toimi yhteyshenkilönä. Vaihtoon lähtijät valmistautuivat viemään tietoa Muuntajasta sekä omasta toimialastaan ja organisaatiostaan, jotta myös vastaanottava taho saisi hyötyä vaihdosta. 7 Muuntajan asiantuntijavaihtoprosessin kuvaus ja arviointi 32 Muuntaja-hankkeessa järjestettiin vaihtoon lähtijöille benchmarking-koulutus. Tässä kolmen tunnin koulutuksessa perehdyttiin benchmarking-havainnointimenetelmään ja pyrittiin jäsentämään asiantuntijavaihdon tavoitteita (Hotanen, Laine, Pietiläinen, 2001 ja Laatukeskus 1998, www.laatukeskus. fi). Vaihdon tavoitteet asetettiin yhdessä Muuntajan osaprojektin päällikön ja oman organisaation johdon kanssa, jotta niissä tuli huomioitua projektin ja oman työyhteisön näkökulmat. Vaihdon tavoitteet kirjattiin edellä mainittuun benchmarking-taulukkoon, jota oli tarkoitus käyttää vaihdon aikana havainnoinnin apuvälineenä. Koulutus koettiin yleisesti ottaen hyväksi ja mielenkiintoiseksi, mutta useat vaihdoissa olleista olivat sitä mieltä, että koulutuksessa laadittu benchmar- Jonkin verran vaihtojen tavoitteiden ja vaihdon ohjelmien rajoitteeksi muodostui, että vastaanottavien maiden projektien tavoitteet ja kohderyhmät eivät kaikissa tapauksessa vastanneet toisiaan. Toisaalta benchmarking-idean mukaisesti usein hedelmällisimmät havainnot tehdään jopa täysin eri toimialalta, missä itse toimitaan. Vaihdoissa olleiden palautteista kävi ilmi, että useissa tapauksissa vastaanottava taho varmisti vaihdon toteutumisen liian myöhään. Tämä aiheutti jonkin verran turhautumista ja vei motivaatiota vaihtoon valmistautumisesta. Yleisesti ottaen vierailukohteisiin oltiin tyytyväisiä ja ohjelmat olivat olleet hyviä mutta raskaita. Useat vaihdoissa olleet olivat sitä mieltä, että vierailukohteita oli liikaa. Olisi ollut mielekkäämpää perehtyä joihinkin kohteisiin sy- 33
Valmentautuneena asiantuntijavaihtoon vällisemmin ja käydä keskustelua siellä työskentelevien henkilöiden kanssa. Joissakin vierailukohteissa englannin kieltä osattiin heikosti, mikä tietenkin haittasi vuorovaikutusta. Käytännössä yhdeksi haasteeksi osoittautui kolmen maan hankkeiden kansainvälisten osuuksien epätasapaino, jonka vuoksi yhteistyössä ei muodostunut aitoa vastavuoroisuutta. Muuntaja-hankkeesta lähetettiin asiantuntijoita huomattavasti enemmän kuin muista hankkeista. Näin ollen Italian ja Saksan hankkeet joutuivat olemaan enemmän vastaanottavana osapuolena. Vierailuohjelmien laatiminen, käytännön järjestelyt ja asiantuntijavaihtojen isännöinti sitoi suhteessa enemmän aikaresurssia heidän projekteissaan. Ja mikäli aitoa vastavuoroisuutta ei ole, on vaikea toistuvasti motivoitua vieraiden vastaanottamiseen. 7.1.6 Raportointi Muuntaja-hankkeen asiantuntijavaihtoja varten laadittiin oma raportointipohja ja -ohjeistus, jotka annettiin vaihtoon lähtijöille valmennuksen yhteydessä. Niiden tavoitteena oli, että vaihdoista saataisiin syvemmän tason pohdintaa kuin pelkät matkapäiväkirjat. Raporttimalli laadittiin saman logiikan mukaan kuin benchmarking-taulukot, ja tarkoitus oli saada yhteenvetona raportti benchmarking-havainnoinnin tuloksista, joissa vastaanottavan organisaation tai maan käytäntöjä peilataan oman organisaation tai Suomen käytäntöihin. Raportointipohjasta ja ohjeistuksesta saatu palaute oli pääsääntöisesti hyvää, tosin kaikki eivät pohjaa ja ohjeistusta täysin noudattaneet. Jokaiselta asiantuntijavaihdossa olleelta henkilöltä saatiin raportti. Se oli laadittu joko yksin tai yhdessä samaan aikaan asiantuntijavaihdossa olleiden kanssa. Palautteista selvisi, että koettiin hyväksi, jos vaihdossa oli samaan aikaan useampi henkilö, jotka päivän ohjelman päätteeksi yhdessä reflektoivat päivän kokemuksia. Vastaanottavalle taholle oli jätetty toive, että ohjelmissa varattaisiin aikaa ja paikka myös raportin kirjoittamiseen, mutta kaikissa vaihdoissa sitä mahdollisuutta ei ollut. Palautteissa nousi esiin se, että päivittäiseen raportointiin tulee varata aikaa, muuten suuri osa nähdystä ja koetusta unohtuu. Samoin muistiinpanojen tekeminen päivän kuluessa on tärkeätä. ganisaatioiden käytäntöihin järjestettiin tilaisuuksia, joissa vaihdoissa olleet kertoivat kokemuksistaan. Tilaisuuksissa mukana olleet pitivät niitä mielenkiintoisina, ja eri maiden työkulttuurit herättivät runsaasti keskustelua. Raporteista ja puhelinhaastatteluista selvisi, että vaihdot paransivat henkilöiden tai organisaatioiden oman arvomaailman ja toiminnan tietoisuutta, mikä lisäsi ammatillista itsetuntoa. Nähdyn ja koetun perusteella oivallettiin monia omia vahvuuksia sekä saatiin näkemystä ja kokemusta erilaisista politiikoista, toimintatavoista ja työvälineistä. Vaihdot antoivat ideoita ja uutta intoa omien toimintarutiinien uudistamiseen. Kansainvälinen osaaminen lisääntyi, ja saatiin uusia kansainvälisiä yhteistyökontakteja. Kaikki vaihtoraportit on tallennettu myös Muuntajan www-sivuille (www. adaptor.fi), josta ne ovat kaikkien saatavilla. Raportit ovat myös valmennuksen verkkoympäristössä, ja vaihtoon lähtijät saavat niistä tietoa aiemmin vaihdoissa olleiden kokemuksista. 7.1.8 Laadukkaan asiantuntijavaihdon seurannan ja tuloksellisuuden arviointi Palautteen kokoamisen ja seurantajärjestelmien tulee olla systemaattiset, jotta asiantuntijavaihtoja pystytään arvioimaan. Valmennuksen verkkokurssin yhteyteen perustettu tietopankki toimii myös palautteen koonnin, seurannan ja vaihtokokemuksien jakamisen välineenä. Saatu palaute jää vielä useissa tapauksissa kirjaamatta systemaattisesti eikä näin ollen ole täysipainoisesti hyödynnettävissä toiminnan kehittämiseen. Näihin asioihin tulee panostaa enemmän tulevissa hankkeissa. Tämä pitää ottaa huomioon myös kansainvälisten toimintojen resursoinnissa, sillä vakiintunut seuranta- ja arviointijärjestelmä mahdollistaa tehokkaamman ja taloudellisemman toiminnan pidemmällä aikavälillä. Kohdassa 6.8 on lueteltu toimintoja, joille tulee määritellä kriteerit tai mittarit kansainvälisten asiantuntijavaihtojen laadun arvioimiseksi ja tiedon keräämiseksi, jotta toimintaa voidaan edelleen kehittää. 7.2 Asiantuntijavaihtojen tuoma lisäarvo Muuntaja-hankkeelle 7 Muuntajan asiantuntijavaihtoprosessin kuvaus ja arviointi 34 7.1.7 Vaihdon kokemuksien soveltaminen ja tiedon levittäminen Asiantuntijavaihdoissa saadun tiedon levittämiseksi ja vaihdoissa havaittujen hyvien käytäntöjen siirtämiseksi ja soveltamiseksi Muuntajan yhteistyöor- Asiantuntijavaihdot olivat tärkeä osa Muuntaja-hankkeen kansainvälistä yhteistyötä. Vaihtojen tuoma lisäarvo koostui kokemusten ja hyvien käytäntöjen vaihdosta, kun ratkottiin yhteistä nuorten koulutuksesta ja työmarkkinoilta syrjäytymisen ongelmaa. Lisäarvoa antoivat eri maiden käy- 35
Valmentautuneena asiantuntijavaihtoon tännöt ja kokemukset työelämäyhteistyöstä, koulutukseen hakeutumisen edistämisestä ja koulutuksen keskeyttämisen vähentämisestä koulutuksen eri vaiheissa. Lisäksi kiinnostusta herättivät sosiaalitalouden ja sosiaalisen yrittämisen eri muodot, työmarkkinakelpoisuutta vahvistavat toimet, kuten työvalmennus, sekä monikulttuurisuuden ja monimuotoisuuden huomioiminen nuorten koulutuksessa ja työelämävalmiuksien kehittämisessä. Tiedon ja kokemusten vaihto antoi kansalliseen toimintaan laajemman, eurooppalaisen näkökulman. Yhteistyön avulla kehitettiin yhteisiä, uudenlaisiin toimintamalleihin perustuvia menetelmiä, esimerkiksi kesätyöleirin nuorten osallisuuden vahvistamisen malli. Lisäksi sekä työntekijät ja asiantuntijat että kohderyhmän edustajat saivat kansainvälistä kokemusta ja näkemystä. Kansainvälisen workshop-yhteistyön tuloksena tuotettiin hyvien käytäntöjen FinD It -niminen käsikirja (Kuismala 2007), joka sisältää koulutusmalleja sekä ohjaus- ja valmennustoimintamalleja. Asiantuntijavaihdoissa yhtenä tavoitteena oli päästä workshopin teema-alueilla syvemmälle kuin oli mahdollista kolmepäiväisissä workshop-kokouksissa. Yhteistyön tuloksena syntyi myös raportteja, www-sivuja ja muistioita. 8 Pohdintaa Muuntaja-hankkeessa luotiin asiantuntijavaihtoprosessin malli, jota voidaan soveltaa ja kehittää edelleen erilaisten organisaatioiden ja projektien kansainvälisessä toiminnassa. Mallia voi soveltaa myös kotimaan tasolla ja käydä perehtymässä vaikkapa toisella puolella Suomea vastaavaan toimintaan tai benchmarking-idean mukaisesti havainnoimaan ja mahdollisesti löytämään sovellettavia toimintamalleja täysin eri alaa edustavasta organisaatiosta. Aiemmissa projekteissa oli havaittu, että asiantuntijavaihtojen anti jää usein vain vaihdossa olleen henkilön omaksi kokemukseksi. Tämän puutteen korjaamiseksi Muuntaja-hankkeessa valittiin kehittämiskohteeksi lähtijöiden valmennus ennen vaihtoa. Hankkeessa kehitettiin asiantuntijavaihtojen valmennuskurssi, joka pohjautuu opiskelijavaihtojen valmennuksessa saatuun kokemukseen. Vaihdoissa olleilta saadun palautteen perusteella verkkokurssina toteutettu valmennuskurssi koettiin tarpeelliseksi. Valmennuksessa sovitut pelisäännöt ja vastuun jaot vaihtoon liittyvien asioiden hoitamisesta selkiyttivät vaihtoon valmistautumista ja siihen liittyviä käytännön järjestelyjä. Valmennuksen osana järjestetyn benchmarking-koulutuksen tavoitteena oli antaa työväline vaihdon tavoitteiden asettamiseen ja havaintojen keräämiseen. Koulutukseen oltiin tyytyväisiä, mutta benchmarking-menetelmän ottaminen käytännössä havainnoinnin työvälineeksi olisi vaatinut enemmän henkilökohtaista ohjausta. Kun tavoitteet on asetettu ja havainnoinnin näkökulmat valittu etukäteen, vastaanottavasta organisaatiosta on mahdollista saada syvällisempää tietoa. Siksi tähän vaiheeseen tulee panostaa riittävästi. Loppuyhteenvetona voidaan todeta, että tärkein asiantuntijavaihdon laadun tae ovat etukäteen asetetut selkeästi rajatut tavoitteet, jotka lähtevät oman organisaation/projektin/henkilön itsensä kehittämistarpeista. Vaihdoista tulee tuloksellisia, kun tavoitteet on asetettu yhdessä organisaation tai projektin johdon kanssa. Kun sen lisäksi kaikki muut asiantuntijavaihtoprosessin mallin vaiheet onnistuvat tukemaan tavoitteellisen vaihdon käytännön toteutusta, vaihdoista saadaan lisäarvoa. Onnistunut asiantuntijavaihto parantaa henkilöiden/organisaatioiden oman arvomaailman ja toiminnan tietoisuutta, ammatillinen omanarvontunto paranee, ja saadaan ideoita ja intoa toimintarutiinien kehittämiseen. On luotava dokumentointi-, levitys-, seuranta- ja arviointijärjestelmä ja ylläpidettävä sitä systemaattisesti, jos asiantuntijavaihtoprosessia halutaan kehittää tavoitteellisesti. 8 Pohdintaa 36 37
Lähteet Kirjoittaja Blomqvist, Kirsimarja. Luento 21.5.2007. Verkostojen ja luottamuksen rooli kehityspäällikön työssä. Helsingin yliopiston pienyrityskeskus. Pirkko Hatara Valmentautuneena asiantuntijavaihtoon Hotanen, Jorma & Laine, Risto O & Pietiläinen Seppo. 2001. Benchmarkingopas. Otamedia. Espoo Kuismala, Laura (toim.). 2007. FinD It Julkaisu Muuntaja-projektin kansainvälisen toiminnan tuloksista Laatukeskus. 1998. Benchmarking. Esa Print Oy. Lilja, Raimo. 19.5.2007. Logical Framework Analysis Workshop (LAF). Muuntaja-projektin asiantuntijavaihtojen matkaraportit, 2005 2007, http:// www.adaptor.fi/kansainvalinen_fi/matkaraportit_fi.html Olen kirjoittanut tämän kirjasen toimiessani Muuntaja-hankkeen kansainvälisen toiminnan koordinaattorina (puolet työajastani) (2006-2007). Koulutukseltani olen ammatinopettaja ja yhteiskuntatieteiden maisteri. Toinen puoli työtäni, Muuntaja-hankkeen ohessa, on ollut koordinoida Mikkelin ammattiopiston kansainvälistä toimintaa. Erilaisten ammatillisen koulutuksen kansainvälisten hankkeiden parissa olen työskennellyt kaikkiaan yli kymmenen vuotta. Olen kokenut tämän kirjasen kirjoittamisen mahdollisuutena kirjata Muuntaja-hankkeen asiantuntijavaihtojen eri vaiheissa tehdyn kehittämistyön ja vaihtojen toteutuksessa saadun kokemuksen. Toivon, että se voisi olla apuna ja edelleen kehittämisen lähtökohtana erilaisissa organisaatioissa ja projekteissa kansainvälisen toiminnan kehittämistyötä tekeville henkilöille. Työssäni saatuun kokemukseen perustuen voin sanoa, että asiantuntijavaihtoihin on usein miten lähdetty vähäisin valmisteluin ja vaihdoista saatu anti organisaatiolle on jäänyt useissa tapauksissa pieneksi. Tästä syystä johtuen asiantuntijavaihdot ja erityisesti niihin lähtevien henkilöiden valmennus päätettiin ottaa yhdeksi hankkeessa kehitettäväksi hyväksi käytänteeksi. Haluan kiittää hyvästä yhteistyöstä koko Muuntaja tiimiä ja asiantuntijavaihtoihin osallistuneita henkilöitä, ilman heitä tämän julkaisun kirjoittaminen ei olisi ollut mahdollista. Valmentautuneena asiantuntijavaihtoon 38 39