HRM-järjestelmä Käyttöohje/Peruskäyttäjät 4/2016 Yliopistojen palkkausjärjestelmä (YPJ) Tämä ohje koskee HRM-järjestelmässä olevia tehtävän vaativuuden ja henkilökohtaisen suoriutumisen arvioinnin osioita peruskäyttäjän näkökulmasta. Esimiehen ohje sekä kehityskeskustelujen ja koulutuksenhallinnan ohjeet löytyvät HRM-järjestelmän intrasivuilta osoitteesta http://www2.uef.fi/fi/intra/henkilostohallinto/hrm. HUOM! HRM-järjestelmää ei käytetä professoreiden tehtävän vaativuuden ja suoriutumisen arviointiin, vaan heille on käytössä oma sähköinen lomake, johon löytyy linkki HRM-järjestelmän intrasivuilta sekä YPJ-intrasta osoitteesta http://www2.uef.fi/fi/intra/henkilostohallinto/ypj_palkkausjarjestelma. Kirjautuminen Linkki HRM-järjestelmään ja ohjeisiin löytyy intrasta Henkilöstö -valikosta https://www.uef.fi/intra/uef/henkilosto -> HRM järjestelmä. HRM järjestelmään kirjaudutaan kertakirjautumisella eli UEFAD verkon käyttäjätunnuksella. Jos olet jo kirjautuneena yliopiston intranetiin, HRM avautuu kirjautumislinkkiä painamalla automaattisesti ilman erillistä kirjautumista. Valikot Kirjautumisen jälkeen avautuu HRM:n aloitusnäyttö, jonka yläreunan valikossa ovat linkit eri toimintoihin. Arviointiosioon liittyvät linkit ovat Henkilötietoni ja Arviointi. Kirjaudu ulos linkki löytyy ohjelmaikkunan oikeasta ylä- ja alakulmasta. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Henkilötietoni -sivulla voit tarkastella omia henkilötietojasi ja palvelussuhteesi tietoja. Saat lisää tietojasi näkyville painamalla Näytä lisää+ -painiketta ja vastaavasti piilotettua ne Sulje- -painikkeella. Arviointilomake Pääset täyttämään YPJ-arviointilomakkeita Arviointini -valikon kautta. Valitse joko Suoriutumisen arviointi tai Tehtävän vaativuuden arviointi sen mukaan, kumman arviointiprosessin haluat käynnistää. Seuraavaksi näytölle avautuu palvelujakson valintaa koskevat tiedot. Valitse ylemmästä pudotusvalikosta arviointijärjestelmä, jossa arviointi tehdään ja alemmasta valikosta palvelujakso, jota arviointi koskee. Palvelujaksoista näkyvissä ovat kaikki arvioinnin käynnistämisen hetkellä voimassa olevat palvelujaksot. Ole tarkkana, mikäli sinulla on useita samanaikaisesti voimassa olevia palvelujaksoja, jotta valitset oikean palvelujakson. Tällä näytöllä näkyvät myös aikaisemmat arvioinnit, jotka on tehty HRM-järjestelmän avulla. Näkyvissä ovat niiden käsittelyvaiheet ja käsittelypäivämäärät. Tehtyäsi tarvittavat valinnat pudotusvalikoista, paina Jatka painiketta. Valittuasi arviointijärjestelmän ja palvelujakson, tulet Tehtävää ja sen hoitajaa koskevat yleistiedot näytölle. Näytöltä edetään Jatka- painikkeella varsinaisella arviointilomakkeelle. HUOM! Jos olet käynnistämässä muun henkilöstön arviointijärjestelmässä suoriutumisen arviointiprosessia, avautuu Tehtävää ja sen hoitajaa koskevat yleistiedot näytön sijaan Valitse esimies näyttö.
Valitse tällöin pudotusvalikosta lähiesimiehesi, jolle teet aloitteen suoriutumisen arvioinnista painamalla Tee aloite esimiehelle -painiketta. Painiketta painamalla esimiehelle lähtee tyhjä suoriutumisen arviointilomake arvioinnin tekemistä varten. HRM-järjestelmään on määritelty kullekin henkilölle YPJ-lähiesimies/esimiehet, joille aloitteen tekeminen on mahdollista. Mikäli esimiestieto on väärin tai se puuttuu, ota yhteyttä HRM-pääkäyttäjään. Seuraavat kolme alakohtaa eivät koske muun henkilöstön suoriutumisen arviointia, joten siinä tapauksessa siirry seuraavaksi tämän ohjeen kohtaan Arviointikeskustelu. Mikäli sinulla on olemassa aiempi työnantajan HRM-järjestelmässä hyväksymä arviointi, saat ko. arvioinnin tiedot pohjaksi lomakkeelle. Mikäli aiempia arviointeja ei ole, lomake aukeaa tyhjänä. Kuvaa tehtäväsi tai ansiosi (ansiot dokumentoidaan vähintään kahden viimeisen vuoden ajalta) lomakkeelle huolellisesti. Opetus- ja tutkimushenkilöstön suoriutumisen arviointilomakkeelle on mahdollista linkittää omia SoleCRIS - asiantuntijasivuja. Tehtävän vaativuusarvioinnissa anna myös oma ehdotuksesi tehtävän vaativuustasosta. Tutustu tarvittaessa YPJ-intrassa (http://www2.uef.fi/fi/intra/henkilostohallinto/ypj_palkkausjarjestelma) olevaan materiaaliin. Muista täyttäessäsi tallentaa Tallenna painiketta käyttäen! HRM järjestelmässä on 2 tunnin aikakatkaisu, jonka jälkeen tallentamattomat tiedot häviävät. Jos lomakkeen täyttäminen jää kesken, voit palata siihen myöhemmin, mikäli olet tallentanut lomakkeen. Halutessasi palata lomakkeeseen myöhemmin, löydät sen etenemällä ohjeen alussa kuvattua reittiä Arviointi valikon kautta Valitse palvelujakso jota arviointi koskee -näytölle kohtaan Aikaisemmat arvioinnit. Aiemmin täyttämäsi ja kesken jääneen lomakkeen käsittelyvaiheena näkyy tällöin Tallennettu. Valitsemalla ko. lomakkeen, pääset jatkamaan sen täyttämistä. Lomakkeen lähettäminen esimiehelle tapahtuu lomakkeen alareunassa olevaa Lähetä - pudotusvalikkoa ja painiketta käyttäen. HRM-järjestelmään on määritelty kullekin henkilölle YPJ-lähiesimies/esimiehet, joille lomakkeen lähettäminen on mahdollista. Mikäli esimiestieto on väärin tai se puuttuu, ota yhteyttä HRM-pääkäyttäjään. Arviointikeskustelu Kun olet lähettänyt lomakkeen esimiehellesi, sen käsittelyvaiheena Aikaisemmat arvioinnit - listalla näkyy Lähetetty. Samasta kohdasta voit tarvittaessa seurata arviointisi etenemistä ja käsittelyvaiheita. Kun lomake on kiertänyt läpi koko arviointiprosessin ja työnantaja on vahvistanut arvioinnin, arviointi on tilassa Hyväksytty. Tällöin voit tarkastaa lomakkeelta arvioinnin lopputuloksen ja voimaantulopäivän. Lähetettyäsi lomakkeen esimiehellesi, arviointi käydään yhdessä läpi YPJarviointikeskustelussa. Esimies kirjaa lomakkeelle oman arvionsa tehtävän vaativuus- tai
suoritustasosta ja perustelunsa sille. Esimies lähettää arviointisi eteenpäin yksikön johtajalle/dekaanille. Erimielisyyskäsittely Mikäli esimies on arvioinnista kanssasi eri mieltä, hän kirjaa perustelunsa lomakkeelle. Lisäksi hän merkitsee lomakkeelle, että kyseessä on erimielisyyskäsittely. Tämä jälkeen esimies palauttaa lomakkeen takaisin käsiteltäväksesi. Esimiehen palauttama lomake näkyy Aikaisemmat arvioinnit listalla tilassa Palautettu. Esimiehen palauttamaan lomakkeeseen kirjataan erimielisyyskäsittelyssä vain omat perustelut. Erimielisyystilanteessa et enää pääse muuttamaan lomakkeelle kirjoittamiasi tietoja. Kirjattuasi omat perustelusi lomakkeelle Työntekijän perustelut -kenttään, lomake tallennetaan ja lähetetään takaisin esimiehelle Lomakkeen palautuminen täydennettäväksi (ei koske muun henkilöstön suoriutumisen arviointia) Lähiesimies, yksikön johtaja/dekaani, arviointiryhmä tai työnantaja voi palauttaa lomakkeen työntekijälle täydennettäväksi, mikäli arviointia ei voi puutteellisten tai epäselvien tietojen vuoksi tehdä (pl. muun henkilöstön suoritusarviointi). Palautettu lomake näkyy Aikaisemmat arvioinnit listalla tilassa Palautettu. Palautustilanteissa lisätietoja pyytävä taho kirjaa kommenttinsa Lisätiedot -kenttään. Näissä tilanteissa sinun tulee täydentää lomakettasi pyydetyiltä osin ja sen jälkeen lähettää lomake takaisin esimiehellesi. Hyväksytty arviointi Työnantajan hyväksyttyä arvioinnin, se näkyy edellä mainitulla Aikaisemmat arvioinnit listalla tilassa Hyväksytty. Tällöin voit tarkastaa hyväksytyltä lomakkeelta arvioinnin lopullisen tuloksen. Työnantajan päätös vaativuus- tai suoritustasosta löytyy lomakkeen lopusta ja hyväksytyn vaativuus- tai suoritustason voimaantulopäivä lomakkeen oikeasta yläkulmasta. Hyväksytty ja muuttunut vaativuus- tai suoritustaso siirtyy HRM-järjestelmästä Prima henkilö- ja palkkajärjestelmään. Palkka maksetaan hyväksytyn tason mukaisena työnantajan määrittämänä voimaantulopäivämääränä.
Laitosjohtaja Lauri