Talous Toimittajaportaali Käyttöohje v.1.2
1 Sisällysluettelo 1 Sisällysluettelo... 2 2 Johdanto... 3 3 Toimittajaportaalin avaaminen ja sisään kirjautuminen... 3 3.1 Salasana on unohtunut... 5 4 Ostolaskujen luominen ja lähettäminen toimittajaportaalin kautta (toimittaja-rooli)... 7 4.1 Laskuja lähettävän B2B-laskuttajan asetukset... 7 4.2 Laskuja lähettävän C2B-laskuttajan asetukset... 8 4.3 Laskuja lähettävän yrityksen tai henkilön asetusten muuttaminen... 9 4.4 Laskuja lähettävän yrityksen valinta... 9 4.5 Kojelauta... 9 4.6 Uuden laskun luominen... 11 4.7 Tietojen syöttäminen laskulle, B2B-laskuttaja... 13 4.8 Tietojen syöttäminen laskulle, C2B-laskuttaja... 17 4.9 Liitteen lisääminen laskulle... 18 4.10 Laskun lähettäminen... 19
2 Johdanto Toimittajaportaalin käyttötarkoituksena on: 1. ostolaskujen vastaanottaja tai vastaanottajan edustaja pystyy lisäämään järjestelmään uusia toimittajia, sekä lähettämään uudelle toimittajalle laskutuskutsun eli käyttäjätunnuksen ja salasanan portaaliin 2. portaaliin lisätty toimittaja pystyy luomaan ja lähettämään laskun valitulle ostolaskun vastaanottajalle, sekä antamaan käyttöoikeuksia portaaliin saman toimittajan muille laskuttajille. Portaalin pääasiallinen käyttäjäkunta on pienyrittäjät (B2B-toimijat), joilla ei ole itsellään käytössä sähköiseen laskutukseen soveltuvaa ohjelmistoa. Toimijat tarvitsevat portaalin käyttöä varten sähköpostiosoitteeseen perustuvan henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen, jonka ostolaskujen vastaanottaja perustaa. Saadakseen käyttäjätunnuksen, toimijan tulee ottaa yhteyttä Taitoan valtakunnalliseen asiakaspalveluun osoitteessa www.taitoa.fi/asiakaspalvelu, tai puhelimitse p. 020 6399 400 arkisin klo 8-16. 3 Toimittajaportaalin avaaminen ja sisään kirjautuminen Toimittajaportaalin tuotantoympäristön käyttöliittymä sijaitsee osoitteessa https://www.laskuhotelli.fi/portaali Portaalin käyttökielen voi tarvittaessa vaihtaa suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi käyttöliittymän oikeassa yläkulmassa olevan Valikko-valinnan kautta, ja painamalla halutun kielen mukaista lippua.
Käyttöliittymän osoitteeseen siirryttäessä selaimeen avautuu seuraava kirjautumisikkuna: Käyttäjätunnus ja salasana toimitetaan järjestelmän käyttäjille erillisissä sähköposteissa. Käyttäjätunnuksen sisältävän sähköpostin otsikkona on Tunnuksesi laskutusportaaliin / User credentials to the invoice portal. Sähköposti toimitetaan osoitteesta no-reply@cgi.com. Käyttäjätunnus = käyttäjän sähköpostiosoite. Salasana = sähköpostiviestissä ilmoitettu salasana (isot ja pienet kirjaimet ovat merkityksellisiä).
3.1 Salasana on unohtunut Mikäli toimittajaportaalin salasana on unohtunut, niin paina Salasana unohtunut linkkiä sisäänkirjautumisikkunassa.
Tämän jälkeen selaimeen avautuu lomake, johon syötetään sen käyttäjätilin sähköpostiosoite, jonka salasana halutaan muuttaa. Ruudulla näkyvä tunnus (ao. kuvassa 8374) kirjoitetaan Tekstivarmennus kenttään. Paina Lähetä uusi salasana painiketta ja järjestelmä lähettää käyttäjälle uuden salasanan sähköpostiin. Toiminto on onnistunut, kun sivun ylälaitaan ilmestyy teksti Pyyntösi suoritettu onnistuneesti. Hetken kuluttua käyttäjän sähköpostiin saapuu viesti, joka sisältää linkin salasanan vaihtamista varten. Linkki on tyypiltään kertakäyttöinen, joten salasanan vaihdon jälkeen sitä ei voida enää käyttää uudestaan. Linkin klikkaamisen jälkeen käyttäjälle avautuu näkymä jossa uusi salasana tulee syöttää kahdesti, ja lopuksi painaa Tallenna-painiketta. Uuden salasanan tallennuksen jälkeen käyttäjä pääsee kirjautumaan järjestelmään ja toimittajaportaalin käyttö voi alkaa.
4 Ostolaskujen luominen ja lähettäminen toimittajaportaalin kautta (toimittaja-rooli) Toimittaja, eli laskujen lähettäjä, kirjautuu toimittajaportaaliin Taitoan valtakunnallisesta asiakaspalvelusta saamillaan käyttäjätunnuksilla. Taitoa on toimittanut laskuttajalle laskutuskutsun, eli käyttäjätunnuksen ja salasanan, sähköpostilla. 4.1 Laskuja lähettävän B2B-laskuttajan asetukset Sisäänkirjautumisen jälkeen käyttäjän valittavaksi avautuu Valitse yritys näkymä, eli lista niistä yrityksistä joiden nimissä käyttäjä voi luoda ja lähettää laskuja. Mikäli käyttäjällä on käyttöoikeus useampaan laskuja lähettävään yritykseen, niin oikea laskuttava yritys valitaan listalta klikkaamalla yrityksen nimeä. Laskuttavia yrityksiä voi olla myös vain yksi. Laskuttavan organisaation valinta on mahdollista tehdä myös Valikko Valitse yritys valinnan kautta. Uuden käyttäjän kirjautuessa portaaliin sisään ensimmäistä kertaa, hänen on määriteltävä laskuttavan yrityksen tiedot. Valittuasi laskuttavan yrityksen, pääset tekemään määrittelyn valitsemalla Valikko Asetukset. Avautuvalla Organisaation asetukset -sivulla käyttäjä määrittelee toimittajan/laskuttajan perustiedot, eli tiedot laskuja lähettävästä yrityksestä. Määriteltäviä tietoja käytetään laskuttavan yrityksen oletustietoina laskun muodostuksessa. Portaalin käyttäjä voi lähettää ensimmäisen laskun vasta määrittelyn jälkeen.
Pakolliset tiedot on merkitty lomakkeelle punaisella tähdellä. Kun kaikki pakolliset tiedot on syötetty, Tallenna ja sulje painike aktivoituu käytettäväksi. Lukko-merkillä varustetut kentät saadaan syöttötilaan (muokattavaksi) klikkaamalla lukko auki. Tietojen päivityksen jälkeen kenttä suljetaan klikkaamalla lukko kiinni. Laskuttavan organisaation tietoja on mahdollista päivittää myöhemmin Valikko Asetukset -valinnan kautta. 4.2 Laskuja lähettävän C2B-laskuttajan asetukset Uuden toimittajan C2B-toimittajan eli yksityishenkilön kirjautuessa portaaliin sisään ensimmäistä kertaa on käyttäjän määriteltävä omat perusasetukset. Määrittely tapahtuu valitsemalla Valikko Asetukset. Avautuvalla Asetukset -sivulla käyttäjä määrittelee laskuja lähettävän henkilön perustiedot. Määriteltäviä tietoja käytetään laskun muodostuksessa laskuttavan henkilön oletustietoina, joten ennen tietojen tallennusta portaalin käyttäjä ei voi lähettää ensimmäistä laskua.
Palvelu validoi syöttölomakkeelle täytettävät tiedot syöttämisen yhteydessä, ja kun kaikki pakolliset tiedot on syötetty niin Tallenna ja sulje painike aktivoituu käytettäväksi. Lukko-merkillä varustettujen kenttien päivitys on mahdollista avaamalla kenttä ensin syöttötilaan klikkaamalla lukko auki. Tietojen päivityksen jälkeen kenttä suljetaan klikkaamalla lukko kiinni. 4.3 Laskuja lähettävän yrityksen tai henkilön asetusten muuttaminen Käyttäjä voi milloin tahansa päivittää laskuttavan yrityksen tai henkilön perusasetuksia klikkaamalla käyttöliittymän oikeasta ylälaidasta Valikko painiketta ja valitsemalla Asetukset. Tietojen syöttölomake avautuu päivityksiä varten. 4.4 Laskuja lähettävän yrityksen valinta Mikäli käyttäjällä on oikeus lähettää laskuja useamman eri yrityksen tai organisaation nimissä, niin oikean laskuttavan yrityksen valinta tehdään käyttöliittymän oikeasta yläkulmasta Valikko Valitse yritys. Näkymään avautuu luettelo kaikista niistä organisaatioista, joihin käyttäjällä on laskutusoikeus. Valitse listalta se yritys tai organisaatio, jonka nimissä lasku luodaan. Valitun nimen klikkaamisen jälkeen avautuu kyseisen yrityksen Kojelauta-näkymä. 4.5 Kojelauta Kojelauta on portaalin päänäkymä, jonne voi siirtyä käyttöliittymän oikeasta yläkulmasta Valikko Kojelauta. Kojelaudan kautta käyttäjä voi:
1. hakea laskunumerolla tai selata portaalin kautta toimitettuja laskuja 30 päivän ajalta, 2. hakea nimellä tai selata yrityksiä joille käyttäjällä on oikeus lähettää laskuja, sekä 3. aloittaa laskun kirjaaminen valitulle laskun vastaanottajayritykselle. Käyttäjällä on oikeus nähdä myös muiden samaan laskuttavaan yritykseen liitettyjen käyttäjien aikaisemmin tekemät laskut Kojelaudan kautta 30 päivän ajan.
4.6 Uuden laskun luominen Laskun luominen voidaan aloittaa neljällä eri tavalla: 1. Valitsemalla laskun vastaanottajayritys klikkaamalla asiakkaan nimeä Kojelauta- näkymän alaosassa olevalla Yritykset listalla, ja sen jälkeen painamalla Luo lasku painiketta. (tämä vaihtoehto ei ole käytettävissä C2B-laskuttajilla) 2. Avaamalla Kojelaudan Laskut listalta valmiin laskun, ja sen jälkeen avautuvassa laskun esikatseluikkunassa valitsemalla Käytä laskupohjana painike.
3. Klikkaamalla Valikko painiketta palvelun oikeasta yläkulmasta ja valitsemalla Luo lasku.
4. Klikkaamalla Luo lasku painiketta Kojelaudan etusivulla 4.7 Tietojen syöttäminen laskulle, B2B-laskuttaja Pakolliset kentät on merkitty laskulomakkeelle punaisella tähdellä. Mikäli pakollisia kenttiä ei ole täytetty, tai syötetty tieto on muodoltaan virheellinen, laskun luominen ei ole mahdollista. Näytön yläosassa oleva Luo pdf-lasku painike muuttuu aktiiviseksi, kun pakolliset tiedot on annettu. Laskun syöttölomakkeen yläosassa määritellään laskukohtaiset tiedot:
Valitse yritys = vetovalikko josta valitaan laskun vastaanottajayritys. Jos vastaanottajayrityksiä on vain yksi, sitä käytetään oletustietona. Laskun päiväys = anna päiväys muodossa pp.kk.vvvv tai valitse kalenterista haluttu laskun päiväys. Päiväys voi olla kuluva päivä, tai jokin päivä tulevaisuudessa. Laskun päiväystä ei voi asettaa menneisyyteen. Laskun tyyppi = vetovalikko, josta valitaan tilanteen mukaan Lasku tai Hyvityslasku. Laskun vastaanottajan kielikoodi = vetovalikko josta valitaan FI tai EN. Otsikkotiedot tuotetaan lasku-pdf:lle valitun kielikoodin mukaisesti. Laskun saajan yhteyshenkilö = laskun vastaanottajan yhteyshenkilön nimi. Tilausnumero = laskun vastaanottajan tilausnumero tai sopimusnumero. Laskun eräpäivä = anna päiväys muodossa pp.kk.vvvv tai valitse kalenterista haluttu laskun eräpäivä. Päiväys voi olla kuluva päivä, tai jokin päivä tulevaisuudessa. Laskun eräpäivää ei voi asettaa menneisyyteen.
Laskun numero = vapaamuotoinen numero joka voidaan syöttää manuaalisesti, tai klikata +- painikkeesta, jolloin palvelu luo laskulle sattumanvaraisen numeron. Alkup. laskun numero = pakollinen tieto, mikäli laskun tyypiksi on valittu Hyvityslasku. Muuten kenttä ei ole käytössä. Laskun saajan sähköpostiosoite = laskun vastaanottajan tai laskun tarkastajan sähköpostiosoite. Kustannuspaikka = laskukohtainen kustannuspaikkatieto. Myyjän viitenumero = laskuttajan viitenumero, viitteemme. Valuutta = vetovalikko, oletuksena EUR Maksuviite = laskun maksamisessa käytettävä viitenumero, luodaan laskun numerosta. Oikeanlaisen viitenumeron luomisessa voi käyttää apuna esim. sivua www.viitenumero.fi. Vapaa teksti = vapaamuotoinen laskua koskeva infoteksti. Laskulomakkeen alaosassa määritellään laskutettavat tuotteet tai palvelut, ja niiden hinnat: Tuote/palvelu = yksilöi laskutettavan asian. Toimitettu määrä = laskutettava määrä, HUOM! Hyvityslaskua kirjattaessa toimitettu määrä on merkittävä miinusmerkkiseksi. Yksikkö = laskutettava yksikkö, esim. kpl, h (tuntia), htp, km. á-hinta = tuotteen tai palvelun veroton á-hinta. Veroton summa = toimitettu määrä * á-hinta, järjestelmä laskee valmiiksi. ALV % = vetovalikko josta valitaan oikea arvonlisäverokanta. ALV määrä = arvonlisäveron määrä, järjestelmä laskee valmiiksi. Yhteensä = laskurivin verollinen summa, järjestelmä laskee valmiiksi.
04/05/17 Toimittajaportaalin ohje Sivu 16 /21 Lähde: www.vero.fi Uusien tyhjien laskurivien lisääminen tapahtuu Lisää rivi painikkeella. Laskurivin voi poistaa rivin oikealla puolella näkyvällä Roskakori-painikkeella. Laskurivikohtaiset lisätiedot on mahdollista lisätä käyttämällä laskurivin oikealla puolella näkyvää Lehtiö-painiketta. Jos laskuriville on lisätty lisätietoja, niin lehtiön päällä näkyy merkki. Ei lisätietoja: Lisätiedot: Toimituspäivä = laskurivikohtainen tuotteen tai palvelun toimituspäivä Kuvaus = laskurivikohtainen vapaamuotoinen lisätietoteksti Kustannuspaikka = laskurivikohtainen kustannuspaikkatieto Täytä tarvittavat kentät ja paina Lisää rivitiedot painiketta, tai vaihtoehtoisesti Peruuta, mikäli et haluakaan lisätä riviä. www.taitoa.fi
04/05/17 Toimittajaportaalin ohje Sivu 17 /21 Kaikki laskulle syötettävät tiedot tulee olla Finvoice 2.01 -standardin mukaisia. Palvelu tarkastaa syötetyt tiedot ennen kuin laskun lähetys onnistuu. Mikäli jokin syötetyistä tiedoista on virheellisessä muodossa, tai jokin pakollinen tieto puuttuu, laskun luominen ei onnistu, ja Luo pdf-lasku painike käyttöliittymän yläosassa ei ole aktiivinen. 4.8 Tietojen syöttäminen laskulle, C2B-laskuttaja Laskulomakkeelle syötettävät tiedot ovat samat kuin B2B-laskuttajan laskulomakkeella, mutta poikkeuksena on laskuttajan syntymäaika. Syntymäaika on annettava muodossa ppkkvvvv. Syntymäaika ei ole pakollinen tieto, kenttä jätetään tarvittaessa tyhjäksi. www.taitoa.fi
04/05/17 Toimittajaportaalin ohje Sivu 18 /21 Laskulomakkeen alaosassa määritellään laskutettavat tuotteet tai palvelut, ja niiden hinnat. Poikkeuksena B2B-laskuttajan lomakkeeseen on se, että ALV%-vetovalikosta on mahdollista valita laskurivi ilman arvonlisäveron määrittelyä. 4.9 Liitteen lisääminen laskulle Lasku voi sisältää yhden liitteen pdf-muodossa, joka tullaan liittämään laskun loppuun ja toimittamaan sellaisenaan laskun vastaanottajalle. Liitteessä voi olla useita sivuja. Liitteen maksimikoko on 2MB. Liite lisätään laskulle tietojen syöttövaiheessa Lisää pdf-liite painikkeella. Muut tiedostomuodot eivät ole sallittuja. Käyttäjä valitsee haluamansa pdf-liitteen ja painaa Open painiketta (huom. painikkeen nimi voi vaihdella eri selaimissa). Painikkeen painamisen jälkeen kestää hetken, kun pdf-liite ladataan palveluun. Kun liite on ladattu, laskun syöttölomakkeen alaosaan tulee näkyviin liitteen nimi, ja Lisää pdf-liite painike muuttuu Poista pdf-liite painikkeeksi. Käyttäjä voi vaihtaa liitteen poistamalla ensin aikaisemmin ladatun liitteen, ja lisäämällä sen jälkeen uuden liitteen. www.taitoa.fi
04/05/17 Toimittajaportaalin ohje Sivu 19 /21 4.10 Laskun lähettäminen Kun kaikki tarvittavat tiedot on syötetty laskulle ja tietojen oikeellisuus on tarkistettu, voi käyttäjä lähettää laskun painamalla Luo PDF-lasku painiketta. Palvelu muodostaa pdf-tiedoston ja avaa sen käyttäjälle esikatselua varten. B2B-laskuttajan laskulomake: www.taitoa.fi
04/05/17 Toimittajaportaalin ohje Sivu 20 /21 C2B-laskuttajan laskulomake: Käyttäjä voi ladata ja halutessaan tulostaa lasku-pdf:n ennen lähettämistä painamalla Lataa tiedosto painiketta, tai käyttäjä voi lähettää laskun vastaanottajalle painamalla Lähetä painiketta. Lähetyksen jälkeen lasku siirtyy CGI:n verkkolaskualustalle prosessoitavaksi ja eteenpäin toimitettavaksi. Onnistuneen lähetyksen kuittauksena käyttäjä saa Lasku on lähetetty ilmoituksen. www.taitoa.fi
04/05/17 Toimittajaportaalin ohje Sivu 21 /21 www.taitoa.fi