1 Päivitetty 09082010 VERSIO9 TARJOUSPYYNTÖ HAUKIPUTAAN KAHDEN KOULUN JA PÄIVÄKODIN ELINKAARI- HANKKEEN KILPAILULLINEN NEUVOTTELUMENETTELY 1. YLEISTÄ 1.1. Johdanto Haukiputaan kunta on keskisuuri kasvukunta Pohjois-Pohjanmaalla Oulun pohjoispuolella. Talouden tasapainottamisen ja varsin vahvan väestökasvun seurauksena kunnassa on muodostunut erittäin haastava investointitarve seuraavien viiden vuoden ajalle. Tästä syystä kunnassa käynnistettiin keväällä 2009 keskustelu erilaisista koulu- ja päiväkotirakennusinvestointien toteuttamistavoista. Yhtenä vaihtoehtona on tarkasteluissa ollut mukana elinkaarimalli, jossa rahoitus, suunnittelu, rakentaminen, ylläpito sekä käyttäjäpalvelut yhdistetään uudella tavalla riskien ja rahoituksen jakamiseksi sekä käyttövaiheen kustannusten optimoimiseksi tämän päivän tilanteeseen paremmin soveltuvalla tavalla käyttäen kilpailullista neuvottelumenettelyä. Haukiputaan kunnanvaltuusto teki 26.10.2009 päätöksen, että erään vaihtoehdon mukaan kunnan investoinnit voidaan valmistella elinkaarimallin mukaisesti ja samalla vertaillaan eri toteutusmallien vaikutukset mm. aikatauluun, kokonaiskustannuksiin ja lainakehitykseen. Talousarviokäsittelyn yhteydessä 12.12.2009 kunnanvaltuusto päätti elinkaarimalliselvitykseen tulevista kohteista. Investointien kilpailutuksen ja vertailujen jälkeen valtuusto päättää, hankitaanko kunnalle tilapalveluja elinkaarimallin avulla. Haukiputaan kunta on tehnyt 28.6.2010 myönteisen päätöksen Oulun seudun kuntien yhdistymisasiassa siten, että uusi, Oulu -niminen suurkunta aloittaa toimintansa vuoden 2013 alusta. Ennen yhdistymistä vuosina 2010 2012 kunnat hoitavat kukin omaa talouttaan vastuullisesti ja hyväksytyn taloussuunnitelman mukaisesti. Mikäli kunnassa ilmenee tarve talousarviosta poikkeavaan merkittävään käyttömenojen tai investointimenojen lisäykseen, asia on käsiteltävä yhdistymishallituksessa. Haukiputaan kunnan elinkaarimalliselvitys ja siihen sisältyvät investointihankkeet sisältyvät kunnan vuoden 2010 talousarvioon ja taloussuunnitelmaan vuosille 2011 2012, joten edellä mainittua käsittelytarvetta hankkeille ei ole olemassa.
2 1.2. Koulu- ja päiväkotihankkeiden elinkaaritoteutus ja palvelusopimuksen pääkohdat Haukiputaan kunnan investointihanke käsittää Länsituulen lukion ja päiväkodin sekä Kirkonkylän koulun. Länsituulenlukio ja päiväkoti tehdään uudisrakennushankkeena, kun taas kirkonkylän koulun kohdalla on tarkoitus peruskorjata olemassa olevat tilat sekä tehdä laajennusurakka, jolla tilat päivitetään olemassa olevien vaatimusten mukaiseksi. Hankintaa kuvaa kohteittain oheinen taulukko. Kohde Rakennustoimenpide Laajuus ala/hym 2 Arvioitu investointi 1000 Valm. vuosi Länsituulen päiväkoti 10-os. uudis 2766 hym 2 5 677 2012 Haukiputaan (Länsituulen) lukio uudis 4090 hym 2 8 300 2012 Kirkonkylän koulu peruskorjaus (+ laajennus) 4581 hym 2 (+1000) 2 121 5 000 2013 1.3. Tilaajan hankinnalle asettamat tavoitteet Haukiputaan kunnan ensisijaisena tavoitteena on löytää sopiva yhteistyökumppani, joka sitoutuu yhdessä kunnan kanssa toteuttamaan Länsituulen lukion ja päiväkodin sekä Kirkonkylän koulun sekä tuottamaan kohteisiin tässä tarjouspyynnössä mainitut olosuhteet ja palvelut. Hanke toteutetaan käyttäen elinkaaripalvelumallia, joka perustuu kustannustehokkaaseen riskienjakoon ja pitkäaikaiseen palvelulaadun parantamiseen. Tarkoituksena on aikaansaada yksityisen- ja julkisen yhteisön yhteistyöhanke, jonka rakennusinvestointi rahoitettaisiin ensisijaisesti yksityisen rahoittajan avulla niin, ettei kunnan tarvitsisi rasittaa talouttaan ottamalla investointeja kokonaisuudessaan omaan taseeseensa. Elinkaarimallin tarkoituksena on
3 jaksottaa hankinta- ja käyttömenot koko elinkaaren ajalle ja toisaalta varmistaa, että ko. kohteiden käytettävyys pysyy vaaditulla tasolla koko niiden elinkaaren. Kohteiden suunnittelun lähtökohdaksi Haukiputaan kunta on asettanut tavoitteen luoda loppukäyttäjille, oppilaille ja päiväkodin lapsille, virikkeellinen sekä terveellinen ja turvallinen hoito- ja oppimisympäristö. Tämän johdosta tilaaja korostaa tilaratkaisuissa innovatiivisuutta, turvallisuutta, energiatehokkuutta ja hyvää sisäilman laatua. Koulu ja päiväkotiympäristön vaativat tarpeet huomioiden, tilaratkaisuilta odotetaan myös tehokasta tilankäyttöä ja tilojen merkittävää muunneltavuutta. Palveluntuottajalta odotetaan kykyä jatkuvasti kehittää palveluja. 1.4. Tilaajan projektiorganisaatio ja päätöksentekomenettely Tilaajan organisaation muodostaa projektiryhmä, johon kuuluvat toisaalta Haukiputaan kunnan edustajat ja toisaalta FCG Finnish Consulting Group Oy:n ja KHI Oy:n asiantuntijat. Projektiryhmän puheenjohtajana toimii diplomi-insinööri, projektipäällikkö Jouni Viinikkala FCG:sta ja jäseninä rakennuttajainsinööri Johanna Vakkuri, kunnankamreeri Marjukka Manninen ja kunnanjohtaja Jarmo Ronkainen Haukiputaan kunnasta sekä toimistoinsinööri Kauko Marttila FCG:sta ja liiketoimintajohtaja Jari Kaukonen sekä oikeustieteen tohtori Kai Kalima ja toimitusjohtaja Veli-Pekka Pello KHI Oy:stä. Tilaajalla on oikeus muuttaa projektiryhmän kokoonpanoa tarvittaessa. Varsinaisen hankintapäätöksen tekee asiassa Haukiputaan kunnanvaltuusto, joka käsittelee asian Haukiputaan kunnanhallituksen valmisteleman ehdotuksen pohjalta. 1.5. Mahdolliset selvennykset ja tulkintapyynnöt Mahdolliset lisäinformaatiopyynnöt tulee lähettää 6.9.2010 klo 10.00 mennessä sähköpostitse osoitteella johanna.vakkuri@haukipudas.fi. Vastaus annetaan kysymyksineen kaikille tarjoajille samanaikaisesti viimeistään 10.09.2010 klo 14.00. 2. ELINKAARIHANKKEEN KUVAUS 2.1. Elinkaaripalvelut
4 Haukiputaan elinkaarihanke sisältää Länsituulen lukion ja päiväkodin sekä Kirkonkylän koulun - suunnittelun ja rakentamisen, - rakennusaikaisen ja käytönaikaisen rahoituksen, - rakennusten käyttöönoton jälkeiset kiinteistö- ja käyttäjäpalvelut palvelusopimuksen voimassaoloaikana, sekä - palveluntuottajan laatiman PTS -suunnitelman mukaiset kunnossapito- ja peruskorjaukset sopimuksen voimassaoloaikana. Kiinteistö- ja käyttäjäpalvelut käsittävät: Manageerauksen ja isännöintipalvelut ( ei yhtiöhallinto); Kiinteistön- sekä ulkoalueidenhoitopalvelut; Teknisten järjestelmien hoitopalvelut; Jätehuoltopalvelut; Turvapalvelut; Siivouspalveluiden johto ja valvonta; Optiona pyydettävät palvelut: Varsinaiset siivouspalvelut; Vahtimestaripalvelut; Ruokahuoltopalvelut Varsinaisten siivouspalveluiden, vahtimestaripalveluiden ja ruokahuollon osalta tilaaja haluaa selvittää palveluiden hintavaikutuksen elinkaaripalvelukokonaisuuteen. Kyseessä olevista optiona pyydettävistä palveluista palveluntarjoajan on annettava hintatiedot. 2.2. Sopimusten määräajat Vuokrasopimus ja palvelusopimus astuvat voimaan sopimusten allekirjoitushetkellä, kun tilaajan hankintapäätökset ovat saaneet lainvoiman ja muut voimaantulolle asetetut edellytykset ovat täyttyneet. Sopimusten kesto on kaksikymmentäviisi vuotta (25) ensimmäisen kiinteistön vastaanottamisesta. Sopimuskauden päätyttyä tilaajalla on oikeus jatkaa sopimusta yhdessä sovittavin ehdoin vuokralla, jonka määrä perustuu kunkin kiinteistöosakeyhtiön osakkeiden poistamattomaan hankintamenoon.
5 2.3. Hankinnan sopimusrakenne Hankinnan sopimusrakenne muodostuu useammasta sopimuksesta sen johdosta, että sekä rahoitus että toisaalta investointien rahoitus ja toisaalta muut hankintaan sisältyvät palvelut hankitaan erillisin sopimuksin. Tilaajan tavoitteena on sopimusrakenne, jossa se 1) vuokraa Länsituulen lukion ja päiväkodin sekä Kirkonkylän koulun maapohjan rahoittajalle tai rahoittajan perustamalle kiinteistöyhtiölle 40 vuoden määräaikaisella maanvuokrasopimuksella; 2) myy Kirkonkylän koulun rakennukset rahoittajalle rakentamisen alkaessa rakennuksen viimeisessä tilinpäätöksessä esiintyvästä kirjanpitoarvosta. Kauppahinta maksetaan kokonaisuudessaan kauppakirjan allekirjoitusajankohtana; 3) vuokraa kohteiden tilat rahoittajalta tai rahoittajan perustamalta kiinteistöyhtiöltä 25 vuoden pituisella vuokrasopimuksella tai kiinteistöleasingsopimuksella; ja 4) hankkii kohteiden kiinteistö- ja käyttäjäpalvelut sekä palveluntuottajan laatiman PTS -suunnitelman mukaiset kunnossapito- ja peruskorjaukset palveluntuottajalta palvelusopimuksella, jonka luonnos on liitetty tarjouspyyntöön. Lisäksi laaditaan tilaajan, rahoittajan ja palveluntuottajan kesken ns. kolmikantasopimus (puitesopimus) koskien muun muassa rakennuttamistehtävien siirtoa rahoittajalta kunnalle, rahoittajan oikeutta tulla palveluntuottajan sijaan palveluntuottajaksi, mikäli palvelusopimus päättyy ennenaikaisesti sekä tilaajan lunastusoikeutta. Rakennusurakkasopimukset tehdään kohdekohtaisesti rahoittajan tai rahoittajan perustaman kiinteistöosakeyhtiön ja urakoitsijan välillä. Lopullinen sopimusrakenne ja sopimusten yksityiskohtainen sisältö määräytyy vasta varsinaisissa sopimusneuvotteluissa. 2.4. Tilaajan suorittamat maksut Tilaaja suorittaa ajanjaksolla 1.8.2012-30.6.2037 rahoittajalle tai rahoittajan perustamalle kiinteistöyhtiölle kuukausittain pääomavuokraa ja palveluntuottajalle kuukausittain palvelumaksua. Tämän lisäksi maksetaan rahoittajalle tai rahoittajan
6 perustamalle kiinteistöyhtiölle läpilaskutuksena maanvuokra ja kiinteistövero sekä kiinteistön täysarvovakuutus. Palvelumaksu koostuu kahdesta maksuosuudesta nimittäin kiinteistö- ja käyttäjäpalveluista suoritettava maksuosa (maksuosuus A) ja PTS-korjauksista suoritettavasta maksuosuudesta (maksuosuus B). Sen lisäksi mitä edellä on esitetty, A maksuosuuden suuruus on riippuvainen käytettävyystekijöiden toteutumisesta. Käytettävyystekijät sisältyvät liitteenä palvelusopimusluonnokseen. Maksuosuus A sisältää korvauksen edellä määritellyistä kiinteistö- ja käyttäjäpalveluista, energiakustannuksista ja muista kohteiden käyttö- ja ylläpitokuluista. Kuten vastuunjakotaulukossa on esitetty tilaaja kantaa vastuun ostoenergian hinnan muuttumisesta. Palveluntuottajan tarjoaman kokonaiskulutuksen ylittämisestä aiheutuvista energiakustannuksista vastaa palveluntuottaja. Maksimikulutuksen alituksesta jaetaan kiinteistösähkön, lämmön ja valaistussähkön osalta puoliksi tilaajan ja palveluntuottajan kesken. Tasaus tehdään vuosittain. Maksuosuus B sisältää korvauksen palveluntarjoajan laatiman PTS -suunnitelman mukaisista korjaus- ja kunnossapitotöistä. Maksuosuuden B tilaaja maksaa tasasuurina erinä koko sopimuskauden ajan. Palvelumaksu sidotaan jäljempänä estettävällä tavalla elinkustannusindeksiin. Tarjouksen hinnan arviointi sisältyy kohtaan 7.3. Palvelumaksun lisäksi maksumekanismiin sisältyy kannustinjärjestelmä, jolla tavoitellaan palveluiden jatkuvaa kehittämistä. Palvelutasoa mitataan tilaajan tuottaman käyttäjätyytyväisyystutkimusten avulla. Vähennysten lisäksi tietyissä tilanteissa palveluntuottajaa hyvitetään onnistuneesta toiminnasta. Käyttäjätyytyväisyyttä arvioidaan asteikolla 4 10, jossa perustason muodostaa seitsemän, ja ensimmäisen palkittavan tason kahdeksan. Palveluntuottajalle maksettavasta palkkiosta sovitaan palvelusopimuksessa. Palkkio, jota määrättäessä otetaan huomioon myös energiakulutus ja siinä saavutetut säästöt, on palvelusopimuksessa sovittu määräosuus kunkin rakennuksen vuosittaisesta palvelumaksusta. Arvosanan parantuessa palkkio nousee. Perustasosta ei bonusta suoriteta. Palkkio määrätään siten, että siitä voidaan kohdentaa määräosa palvelutoiminnassa onnistuneille työntekijöille, joille voidaan asettaa vuosittain konkreettiset tulostavoitteet. Palkkioiden ja sanktioiden suuruudet sovitaan tarkemmin sopimusneuvotteluissa.
7 Rakentamisesta kiinteistöosakeyhtiöt solmivat urakkasopimukset rakennusliikkeen kanssa, joka tuottaa rakennusurakat yhtiökohtaisesti. Kohteiden rakennuttamistehtävät ST -toteutusmuodon mukaisesti siirretään erillisellä rahoittajan, tilaajan/kunnan ja urakoitsijan/rakennusliikkeen välisellä sopimuksella tilaajalle. Lisäksi tilaaja ja rahoittaja solmivat maanvuokrasopimukset 40 vuodeksi joko suoraan tai erikseen kunkin kiinteistöosakeyhtiön kanssa. Kiinteistöosakeyhtiö ostaa peruskorjattavan rakennuksen sen kirjanpitoarvosta (1,2 miljoonaa euroa vuoden 2009 tilipäätös) rakentamisen alkaessa allekirjoitettavalla kauppasopimuksella, jonka allekirjoittamisen yhteydessä suoritetaan kauppasumma kokonaisuudessaan. 2.5. Energian käyttö ja ohjaus Haukiputaan kunta kiinnittää arviointiperusteissaan erityistä huomiota tilaratkaisujen energiatehokkuuteen (kohta 7.2.). Kohteiden energiakulutuksen kustannusvaikutuksista sisällytetään määräykset maksumekanismiin edellä esitetyllä tavalla. Em. käytännöllä tilaaja ei pyri maksattamaan esimerkiksi säästä johtuvia erityistilanteita, vaan luomaan palveluntuottajalle kannustin energiaa säästävään suunnitteluun ja rakentamiseen. Energiatehokkuudesta aiheutuvat säästöt jaetaan maksumekanismissa kuvatulla tavalla tasan tilaajan ja palveluntuottajan kesken. Energian säästöä koskevia suunnitelmia laadittaessa tilaaja korostaa, että Suomen Kuntaliitto r.y., Motiva Oy ja työ- ja elinkeinoministeriö ovat solmineet puitesopimuksen Kuntien energiaohjelman ja energiatehokkuussopimusten edistämisestä ja toimeenpanosta. Haukiputaan kunta on liittynyt Kuntien energiaohjelmaan ja solminut edellä mainittuun sopimukseen. 2.6. Vakuudet ja vakuutukset Palveluiden saanti ja tilojen käytettävyys turvataan palvelusopimuksen mukaisilla vakuuksilla. Rakennusten toteutusaikaiset vakuudet kuvataan urakkasopimuksessa YSE 98 ehtojen mukaisesti. Sen sijaan palvelun tuottamisen ja kiinteistöjen kunnossapidon turvaamiseksi asetetaan rollaava 3 vuoden pankkitakaus, jonka määrä kunkin rakennuksen osalta on 70 prosenttia rakennuksen vuosittaisesta kokonaispalvelumaksusta. Tilaaja voi hyväksyä myös muun vastaavansuuruisen turvaavan vakuuden kuten sulkutilille asetetun talletuksen, joka on tarvittaessa vain tilaajan käytettävissä. Palveluntuottaja ottaa kullekin kiinteistölle rakennuksineen kiinteistöjen täysarvovakuutuksen, joka käsittää myös irtaimiston. Täysarvovakuutus hinnoitellaan erillisenä eränä. Ennen vakuutussopimuksen solmimista palveluntuottaja tarjoaa tilaa-
8 jalle tilaisuuden osoittaa vastaavat ehdot omaava vakuutus toisesta vakuutusyhtiöstä. Palveluntuottaja huolehtii toimintaansa liittyvien tavanomaisten ja asianmukaisten vakuutuksien ottamisesta. 2.7. Tilojen käyttö Tilaaja varaa tilat käyttöönsä pääsääntöisesti 7-22 välisenä aikana, mutta poikkeustilanteessa tai halutessaan tilaajalla on oikeus käyttää tiloja muulloinkin erikseen sovittaessa. Liitteenä 2. on tilojen ohjeelliset ja arvioidut käyttöajat, jotka tilaaja on sitoumuksetta arvioinut. Jos palveluntuottaja haluaa esimerkiksi kesäaikana hyödyntää tiloja huoltotoimenpiteisiin tai muihin liiketaloudellisiin tarkoituksiin, voidaan tästä tilaajan kanssa sopia erikseen, mikäli tästä ei aiheudu tilaajalle haittaa. Näistä aiheutuvat kustannusmuutokset sovitaan yhteisesti. 2.8. Vuosikorjaukset, PTS -investoinnit ja kunnossapitosuunnitelma Tilaajan tavoitteena on säilyttää hankittavien tilojen käytettävyys koko sopimusajan. Hankinnan jäännösarvo osaltaan osoittaa tilojen kuntoa 20 vuoden ja 25 vuoden kohdalla, jolloin jäännösarvot ovat 20 vuoden kohdalla vähintään 50 prosenttia vastaanottoarvosta ja 25 vuoden kohdalla vähintään 37,5 prosenttia vastaanottoarvosta (vastaanottoarvo = urakkasumma). Jotta tilojen käytettävyys säilyy koko sopimuskauden, rakennuksiin tehdään RT:n viitekortin ja ohjeen( RT18-10922/ST 96.03. Liite 3.) edellyttämät vuosi ym. korjaukset siten, että ainakin tämän ohjeen edellyttämät minimikorjaukset suoritetaan siten, että päiväkoti ja koulut vastaavat sopimusjakson päättyessä sopimusasiakirjoissa määriteltyjä käytettävyys- ja palvelutasovaatimuksia seuraavasti: A. Rakennusosat ja rakenteet sekä kone- ja laitejärjestelmät vastaavat edellä mainittua vaatimustasoa ja täyttävät rakentamisajankohdan lain, asetusten ja määräysten mukaiset vaatimukset; B. Sopimuskauden päättyessä rakennusosilla, rakenteilla on jäljellä vähintään kymmenen sekä kone- ja laitejärjestelmillä on jäljellä vähintään viiden vuoden tekninen käyttöikä; C. Sopimuskauden päättyessä palveluntuottaja luovuttaa tilaajalle PTS - suunnitelman seuraavalle 10 vuodelle. Edellä esitetyn kunnossapitotason edellyttämät korjaukset, niiden laajuus ja suorittamisajankohta esitetään tarjouksen erillisessä kunnossapitosuunnitelmassa, joka tarjouksia laadullisesti arvioidessa pisteytetään kokonaispistemäärään olennai-
9 sesti vaikuttavalla tavalla. Myös tarjouspyynnön liitteeksi sisällytettävän palvelusopimuksen (liite 1.) maksumekanismiin sisältyvä korjaus- ja vasteaikataulukko osoittaa sen, millä vakavuudella ja huolellisuudella tulee suhtautua tilojen kunnossapitoon ja miten siihen toivotaan panostettavan. 2.9. Verotus Palveluntuottaja, kohteiden omistaja ja tilaaja vastaavat kukin omista veroseuraamuksistaan ottaen kuitenkin huomioon sen mitä edellä on sanottu kiinteistöverosta. 3. HANKINTAPROSESSI, AIKATAULU JA TIETOSUOJA 3.1. Hankintaprosessin tavoitteellinen aikataulu Tarjouspyyntö liitteineen toimitetaan tarjoajille 20.8.2010 mennessä. Tarjoukset tulee toimittaa Haukiputaan kunnalle 21.9.2010 klo 12:00 mennessä. Haukiputaan kunnanhallitus käsittelee tarjoukset 4.10.2010 ja Haukiputaan kunnanvaltuusto tekee päätöksen elinkaarimallin käyttämisestä ja parhaasta tarjouksesta 11.10.2010. Kohteiden palvelusopimuskokonaisuus pyritään allekirjoittamaan 30.11.2010 mennessä. Länsituulen kohteiden aloitusvalmius pyritään saavuttamaan 31.12.2010 mennessä ja Kirkonkylän alakoulun osalta ostohetkeen mennessä. Kirkonkylän alakoulun rakentaminen ja peruskorjaus voidaan aloittaa, kun nykyisen lukion tilat ovat uuden lukion valmistuessa vapautuneet väistötiloiksi. Kohteiden vastaanotto ja käyttöönotto sidotaan koulu- ja päiväkotivuoden alkuun. Länsituulen päiväkoti ja Haukiputaan (Länsituulen) lukio tulee olla valmiina ja käyttöön otettavissa 1.8.2012. Kirkonkylän alakoulu tulee olla valmiina ja käyttöön otettavissa 1.8.2013. 3.2. Tarjousasiakirjojen tietosuoja Julkisista hankinnoista annetun lain 84 :n mukaan tarjousasiakirjojen julkisuuteen sovelletaan viranomaisen toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999, jäljempänä julkisuuslaki).julkisuuslaissa suojataan kunkin tarjoajan luottamusta siten, että tarjousasiakirjat ovat ei -julkisia julkisuuslain 7.2 :n nimenomaisen säännöksen mukaan aina hankintasopimuksen tekemiseen asti. Tämän jälkeen tar-
10 jousasiakirjat lukuun ottamatta salassa pidettäviä liikesalaisuuksia ovat julkisia. Näin ollen, mikäli tarjoukseen sisältyy salassa pidettävä liikesalaisuus, on se yksilöitävä ja sisällytettävä tarjouksen erilliseen asiakirjaan, jonka oikeaan yläkulmaan merkitään lainkohta, johon salassapito perustuu. Tilaaja arvioi tämän jälkeen onko ko. asiakirja sellainen, joka liikesalaisuuden perusteella on salassa pidettävä. Asianosaiselle eli tarjoajalle voidaan kuitenkin viranomaisen harkinnan mukaan antaa, liikesalaisuuksia lukuun ottamatta, tieto tarjousasiakirjasta jo hankintapäätöksen tekemisen ja päätöstä koskevan pöytäkirjan tarkastamisen jälkeen. 4. TARJOUSPYYNTÖASIAKIRJAT JA PALVELUKUVAUS 4.1. Tarjouspyyntöasiakirjat Tarjouspyyntöön sisältyvät seuraavat asiakirjat: a. Varsinainen tarjouspyyntö liitteineen (vastuunjakotaulukko ja maksumekanismi) b. Palvelusopimusluonnos liitteineen c. Hankesuunnitelmat ja tilaohjelmat liitteineen d. Maaperä-, pohja- ja kuntotutkimukset e. Palvelukuvaus f. Hankintarajaliite g. Tarjoajaa ja rahoittajaa koskevat tiedot lomake 4.2. Palvelukuvaus Täydennetään lyhyt kuvaus. 5. TARJOUKSET 5.1. Tarjousten toimittaminen ja kieli Tarjoukset on tehtävä kokonaisuudessaan suomen kielellä ja ne on toimitettava Haukiputaan kunnanvirastoon suljettuna lähetyksenä jäljempänä kohdassa 6.6.1. ilmoitetulla tavalla (ns. kahden kuoren menetelmä) 21.9.2010 klo 12. mennessä. 5.2. Tarjousten sitovuus ja voimassaolo
11 Tarjousten tulee olla voimassa 31.12. 2010 asti. 5.3. Vastuunjako Tarjouspyynnön oheen liitetään taulukko, jossa esitetään, miten vastuut jaetaan eri osapuolten kesken. 6. TARJOUKSEN SISÄLTÖ 6.1. Tarjoajaa ja rahoittajaa koskevat tiedot Tarjoajaa koskevat tiedot annetaan tarjouspyynnön liitteenä olevalla lomakkeella Tarjoajaa ja rahoittajaa koskevat tiedot. Tässä yhteydessä voi tarjoaja halutessaan myös antaa tietoja aliurakoitsijoista. Tarjoaja vastaa aliurakoitsijoiden työn tuloksesta kuin omastaan. 6.2. Tarjouksen antaja Tarjouksen antaja on yksilöitävä lomakkeella Tarjoajaa ja rahoittajaa koskevat tiedot esitetyllä tavalla. 6.3. Tarjoajan yhteiskunnallisten velvoitteiden täyttäminen Tilaajavastuulain 5 :n mukaan tilaajan on laiminlyöntimaksun uhalla pyydettävä tarjoajalta selvitystä merkinnästä ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin ja arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, ote kaupparekisteristä, todistus verojen maksamisesta, verovelkatodistus tai selvitys maksamattomien verojen hyväksytystä maksusuunnitelmasta, todistus eläkevakuutuksesta ja maksuista tai erääntyneiden maksujen maksusopimuksesta sekä selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. Edellä mainittujen todistusten ja selvitysten tulee olla päivätty kahden (2) kuukauden sisällä tarjouksen päiväyksestä. Lisäksi yrityksen tulee liittää tarjoukseensa viimeisin tuloslaskelma, tase, toimintakertomus ja muut tilinpäätösasiakirjat sekä konsernitilinpäätös. Ns. RALA-todistuksen katsotaan siihen sisältyvin edellä mainituin osin kattavan pyydetyt tiedot. Tilaaja tarkastaa RALA-todistuksen sisällön tarjouksen selonotossa. Vastaavat tiedot on
12 toimitettava myös nimetyistä aliurakoitsijoista. Palvelusopimuksen aikana muutokset aliurakoitsijoissa on hyväksytettävä tilaajalla, mikäli kyse ei ole vähäisestä työsuoritteesta. 6.4. Tarjoajan projektiorganisaatio, henkilöstön kelpoisuus ja ajankäyttö Tarjoajan tulee esittää kuvaus ja yksityiskohtainen selvitys projektiorganisaatiosta hankinnan eri vaiheissa. Selvityksessä on esitettävä organisaation vastuusuhteet ja vastuuhenkilöt, heidän työkuvansa ja kelpoisuutensa sekä työkokemuksensa vaativissa rakennushankkeissa viimeisten kolmen vuoden aikana. Selvityksen tulee sisältää tiedot vastuuhenkilöiden asemasta organisaatiossa, ammatillisesta pätevyydestä sekä kyvystä toimia vaativissa rakennushankkeissa sekä suunnitellusta ajankäytöstä projektissa (tuntimäärä viikossa). Kuvauksen tulee sisältää tieto vastuuhenkilöiden aikaisempien hankkeiden arvosta, kestosta ja laajuudesta. Lisäksi selvityksen tulee sisältää luettelo projektissa käytettävistä teknisistä ja muista asiantuntijoista ja heidän ammatillisesta pätevyydestään. Henkilöstön kelpoisuus ja ajankäyttö arvioidaan tarjousten laadullisessa vertailussa. Palvelusopimuksen voimassaolon aikana muutokset palveluntuottajan projektiorganisaation vastuuhenkilöissä on hyväksytettävä tilaajalla. Uuden henkilön on omattava vastaava kelpoisuus kuin hänen edeltäjänsä. 6.5. Elinkaaripalveluiden tuottamista koskevat tiedot 6.5.1. Tarjoajan kuvaus hankkeen kohteiden investointisuunnitelmista, energiatehokkuudesta, hoito- ja oppimisympäristön virikkeellisyydestä ja innovatiivisuudesta sekä elinkaaritaloudellisuudesta 6.5.2. Tarjoajan kuvaus hankkeen toteutusorganisaatiosta, sen henkilöstön määrästä ja kelpoisuudesta, palveluiden laadunvarmistussuunnitelmasta sekä tilaajan mahdollisuudesta valvoa toteutusorganisaatiota sopimusjakson aikana 6.5.3. Tarjoajan kuvaus ennakoivasta riskienhallinnasta ja riskienhallintasuunnitelmasta 6.5.4. Tarjoajan kuvaus käytönaikaisista palveluista, palveluiden laadunvalvonnasta sekä mahdollisuuksista kannustaa palvelutason jatkuvaan kehittämiseen sopimuskaudella 6.6. HINTAA KOSKEVAT TIEDOT 6.6.1. Tarjouksen rakenne Tarjous annetaan kahdessa erillisessä kuoressa, jossa toiseen suljetaan hintatiedot ja kuoren päälle merkitään sana Hintatarjous. Toiseen kuoreen suljetaan laatuaineisto
13 ja hintakuori. Tarjous yksilöidään tarjoajan nimellä, minkä lisäksi kuoren päälle merkitään sana Elinkaaritarjous. Hintatarjous annetaan kahdessa osassa, siten että palvelusopimuksen mukainen palvelumaksu ja vuokrasopimuksen mukainen pääomavuokra ilmoitetaan erikseen. Palvelumaksusta on eriteltävä maksuosiot A ja B. Maksuosion A yhteydessä on ilmoitettava lämpöenergian kokonaiskulutus, johon tarjous perustuu. Pääomavuokraa koskeva tarjous on annettava sekä kiinteäkorkoisena että vaihtuvakorkoisena seuraavasti; 1) vaihtuvakorkoinen kuuden (6) kuukauden euribor korkoon perustuen; ja 2) kiinteäkorkoinen kymmenen (10) vuoden korkoon perustuen. Molempien tarjousten tulee perustua korkotasoon 11.9.2010 klo 12.00. Kiinteäkorkoinen tarjous, joka on ensisijainen, annetaan kymmenen vuoden jaksoissa siten, että korkoa voidaan tarkistaa kymmenen vuoden välein, jolloin 10 ja 20 vuoden tarkistuskohdassa tilaaja voi käyttää lunastusoikeuttaan lunastaen kaikki osakkeet tai osan niistä silloisella poistamattomalla jäännösarvolla. Korkokauden vaihtuessa tilaajalla on mahdollisuus valita vaihtuvakorkoisen ja kiinteäkorkoisen sopimuksen välillä. Mikäli tilaaja tuolloin valitsee vaihtuvakorkoisen rahoituksen, hänellä on oikeus saada rahoitus alunpitäen tarjotulla marginaalilla. Pääomavuokratarjous perustetaan rakennuskustannuksiin tarjouksen antohetkellä. Lopullinen pääomavuokra määräytyy rakennuskustannuksiin tehtävän indeksikorjauksen (tarjouksen jättöhetkellä tiedossa olevaa viimeisintä rakennuskustannusindeksin pistelukua verrataan kohteen käyttöönottohetkellä tiedossa olevaan viimeiseen pistelukuun) ja mahdollisten rakennusaikaisten lisä- ja muutostöiden mukaisesti. Lisäksi tarjoaja voi esittää kolmannen, ns. vaihtoehtoisen, esimerkiksi korkojohdannaisilla rakennettavan rahoitusvaihtoehdon, joka ei sellaisenaan sisälly edellä mainittuihin vaihtoehtoihin. Tämän vaihtoehtoisen tarjouksen antaminen ei kuitenkaan ole pakollista eikä se vaikuta tarjousten vertailuun. 6.6.2. Nykyarvomenetelmä ja diskonttokorko
14 Tarjouksia verrataan ns. nykyarvomenetelmän avulla. Tällä tavoin tarjousten hinta lasketaan laskelmalla ensin yhteen kolmen kohteen pääomavuokrien nykyarvot, minkä jälkeen tähän lisätään kolmen kohteen vuosittaisten kiinteistöpalveluiden nykyarvot. Diskonttokorkona käytetään 5,0 prosentin vuosittaista korkoa. Tarjouksessa tarjoaja tekee myös diskonttauksen ja tilaaja tarkistaa laskelmat. 6.6.3 Taloudellinen jäännösarvo ja lunastushinnan määrittely Kiinteistöosakeyhtiön osakkeiden jäännösarvon määrittelyä vaikeuttaa se, että koulukiinteistöillä ei ole Oulun seudulla likvidejä markkinoita. Kohteen jäännösarvon tulee siten kuvata kiinteistön käytettävyyttä vuokrakauden päätyttyä. Jäännösarvo ilmaistaan prosentteina kiinteistöosakkeiden vastaanottohetken arvosta. Siihen vaikuttaa siten kiinteistöjen kunto, muunneltavuus jne. Tarjous tulee tehdä siten, että kiinteistöjen elinkaari määritetään 40 vuodeksi ja jäännösarvo 20 vuoden kuluttua on 50 prosenttia ja 25 vuoden vuokrakauden päättyessä 37,5 prosentiksi kiinteistön vastaanottoarvosta. Vuokrakauden päättyessä tilaajalla on oikeus, mutta ei velvollisuutta lunastaa kohteet. Jos tilaaja ei käytä lunastusoikeuttaan vuokrakauden päättyessä, sillä on velvollisuus osoittaa kiinteistöille ostaja, joka hankkii osakkeet samoin ehdoin, joilla tilaaja olisi voinut osakkeet ostaa. Tilaaja suhtautuu epäröiden kiinteistöjen sijoittamiseen, niitä yhtiöittämättä, suoraan rahoittajan taseeseen, koska tästä lunastustilanteessa aiheutuu tilaajalle verovelvollisuus, joka joudutaan ottamaan huomioon tarjouksen suuruutta määritettäessä. Lunastushinta on kiinteistön jäännösarvo lisättynä vuokranantajan myöntämän rahoituksen kohtuullisilla purkukustannuksilla sekä vähennettynä PTS -investoinneista palvelumaksussa etukäteen maksettu osuus. Mahdollisen lunastuksen yhteydessä tilaaja vastaa siitä, että kiinteistöosakeyhtiö maksaa loppuvelkansa rahoittajalle kokonaisuudessaan. Vuokrakauden päätyttyä tilaaja voi sopia vuokrakauden jatkumisesta yhdessä sovittavin ehdoin. 6.6.4. Sopimusten siirtäminen kolmannelle Sopimuksia ei voida siirtää kolmannelle ilman osapuolten suostumusta. Mikäli sopimuksen siirtäminen on esimerkiksi olosuhteiden muuttumisen vuoksi asiallisesti perusteltua, sopimusten siirtämiselle ei tällöin ole estettä. Tällainen muutos voi olla
15 esimerkiksi kuntaliitos tai muutos rahoittajan omistussuhteissa. Tilaajalla on kuitenkin perustellusta syystä oikeus kokonaan evätä sopimuksen siirtäminen. Sopimuksen siirtämisen yhteydessä tilaajan sopimusehdot pysyvät ennallaan ellei yhteisestä sopimuksesta toisin päätetä. 6.6.5. Indeksiehdon käyttäminen Pääomavuokraa ei sidota indeksiin, vaan se on korkosidonnainen. Sitä vastoin palvelusopimus sidotaan indeksiin. Palvelusopimuksen indeksiehdon käyttämiselle haetaan valtiovarainministeriön lupa. Soveltuvana indeksinä käytetään elinkustannusindeksiä. 6.6.6 Tarjoukseen tulee kuulua seuraavat asiakirjat Hintatarjous, jossa on kaksi eri korkovaihtoehtoa, annetaan tilaajan lomakkeilla edellä kohdan 6 mukaisesti. Hintatarjouksessa on erikseen mainittava rahoittaja ja rahoittajan asettamat ehdot. Hintatarjousta ei saa jättää sähköisessä muodossa. Kohdassa 6.5 tarkoitettu laatuosio annetaan siten, että se sisältää PTS-suunnitelman. Kohteiden suunnitelma-asiakirjat annetaan seuraavasti: Jokaisesta kohteesta esitetään suunnitelma-asiakirjoina kohteiden pohjapiirustukset, julkisivuluonnokset sekä yleisleikkausluonnokset mittakaavassa 1:200, tonttien käyttösuunnitelmat mittakaavassa 1:500 sekä lyhyet rakennusselostukset ja selvitykset kohteiden LVISAJ-teknisistä järjestelmistä. Suunnitelma-asiakirjat on toimitettava paperisena sekä sähköisessä muodossa. Kaikki laatuaineisto toimitetaan paperikopioiden lisäksi tallennettuna pdf -formaatissa. Mahdollisessa ristiriitatilanteessa paperiseen tarjoukseen tehtyä merkintää pidetään pätevänä. Selvitys yhteiskunnallisten velvoitteiden suorittamisesta annetaan tarjouspyynnön mukaisesti. 7. TARJOUSTEN ARVIOINTI 7.1. Ratkaisu- ja arviointiperusteet Hankinnan ratkaisuperusteeksi on asetettu kokonaistaloudellinen edullisuus. Tässä tarjouspyynnössä jäljempänä yksilöidään ne tekijät, joiden avulla kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan. Arviointi- ja vertailuperusteet on asetettu siten, että ne
16 mahdollisimman hyvin kuvaavat tilaan tavoitteita hankinnan toteuttamisessa. Hinnan painoarvo on 60 prosenttia ja tarjouksen laadun osuus 40 prosenttia enimmäispistemäärästä. Tilaaja antaa laatupisteet ennen hintatarjousten avaamista ja arviointia. Tarjousten laadullisia ominaisuuksia pisteytettäessä huomiota kiinnitetään siihen, että tilaaja hakee ennen muuta pitkäaikaista yhteistyökumppania, jonka kanssa yhteistyö on mahdollisimman joustavaa ja mutkatonta. Pisteytyksessä painotetaan suunnitelmien innovatiivisuutta ja palveluiden toimivuutta sekä niiden laadun kehittämistä. 7.2. Laatupisteet Laatupisteiden (100 pistettä) osuus, joka on 40 prosenttia kokonaispistemäärästä, pisteytetään seuraavasti: painoarvo a. Tarjouksen ja suunnitelmien innovatiivisuus, tilojen turvallisuus, käytettävyys ja muunneltavuus 40 % b. Palvelusuunnitelma sisältäen laadunvarmistuksen 20 % c. Rakennusten ja ulkoalueiden kunnossapitosuunnitelma sisältäen mm. PTS - korjaukset 20 % d. Rakennusten energiatalous 10 % e. Vastuuhenkilöstön kelpoisuus ja ajankäyttö 10 % Tarjoajille annettavat laatupisteet perustuvat edellä esitettyjen kohtien a e ehdotusten arviointiin seuraavan taulukon osoittamalla pisteytyksellä: Hylätty ehdotus Varsin heikko Heikko ehdotus Selvästi alle odotusarvon Hieman alle odotusarvon Odotusarvoa vastaava Hieman odotusarvon ylittävä Odotusarvon selvästi ylittävä Odotusarvon huomattavasti ylittävä hyvä ehdotus 0 pistettä 1 piste 2 pistettä 3 pistettä 4 pistettä 5 pistettä 6 pistettä 7 pistettä 8 pistettä
17 Erittäin hyvä, ja Erinomainen ehdotus 9 pistettä 10 pistettä Osien A-E pistemäärää painotetaan siten, että laatupisteiden kokonaisenimmäismäärä on 100 pistettä. Edellä esitettyä arviointitaulukkoa käyttäen maksimaalinen suunnitelma tai ehdotus arvioidaan 10 pisteen ja hylättävä ehdotus 0 pisteen arvoiseksi. Laatupisteet skaalataan siten, että eniten laatupisteitä saanut saa laadun painoarvon mukaisen maksimipistemäärän ja muiden laatupisteet skaalataan kertomalla samassa suhteessa. Näin laadun ja hinnan painoarvot ovat molemmat todelliset. Lopulliset skaalatut laatupisteet: skaalatut laatupisteet (L) = tarjoajan laatupisteet * 100 / korkeimmat laatupisteet Pisteytyksen suorittavat tilaajan edustajat yhdessä tilaajan hankintaan ja tarjousvertailuun perehtyneiden konsulttien kanssa vertailemalla tarjouksia yllä mainitulla asteikolla. 7.3. Hinnan arviointi Pääomavuokran ja palvelumaksun yhteenlaskettu hinta muodostaa arvioitavan hintakokonaisuuden. Hintapisteiden painoarvo on 60. Hintavertailussa käytetään kiinteäkorkoista hintaa. Tilaaja pidättää kuitenkin oikeuden sopia valitun toimittajan kanssa myös vaihtuvakorkoisesta ratkaisusta. Tarjoushinnan nykyarvo määritellään yhteenlaskettuna ajanjaksolta 1.8.2012 31.7.2037 seuraavasti: KTN=TH1+PH1+TH2+PH2+TH3+PH3 missä: KTN = tarjoushinnan nykyarvo TH1-3 = pääomavuokrien nykyarvo ajalta 1.8.2012 31.7.2037. PH1-3 = palvelumaksujen nykyarvo ajalta 1.8.2012 31.7.2037. Nykyarvon laskennassa diskonttaus suoritetaan kuukausitasolla ajankohtaan 1.8.2012. Diskonttauskorkona käytetään 5,0 % a.
18 Hinnan arvioinnissa vuosittaisena elinkustannusindeksin (koskien palvelumaksun maksuosaa A) sekä rakennuskustannusindeksin (koskien palvelumaksun maksuosaa B) kasvuoletuksena käytetään 2,0 %:a. Tilaaja tekee hintavertailun molemmilla rahoitusvaihtoehdoilla (10 v ja 6 kk korko) ja pidättää oikeuden valita kumman tahansa korkosidonnaisuuden vuokrasopimuksen perustaksi. 7.4. Tarjousten kokonaisedullisuuden arviointi Tarjousten kokonaistaloudellisuuden arviointi suoritetaan siten, että laatu saa painoarvon 40 ja hinta rahoitusehtoineen 60. Tarjousten vertailuhinnat lasketaan seuraavan kaavan mukaisesti: TV= KTN x ( 1 ( L:100 x 0,4) ) missä TV = tarjouksen vertailuhinta KTN = tarjoushinnan nykyarvo L= tarjouksen laatupisteet 100 = tarjouksen laatupisteiden maksimi Se tarjouksista, jonka vertailuhinta on alhaisin, katsotaan kokonaistaloudellisesti edullisimmaksi.