Oikeusministeriö, Eteläesplanadi 10, kh. Maakaari (kellarikerros)

Valtipa VALTIOVARAINMINISTERIÖ Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö Jussilainen Maija KOKOUSMUISTIO 3.10.2007 HAREnro VM013:00/2007 VALTIPA-YHTEISTYÖRYHMÄN KOKOUS Aika 3.10.2007 klo 9-11.40 Paikka Osallistujat: Oikeusministeriö, Eteläesplanadi 10, kh. Maakaari (kellarikerros) Hietanen, Aki OM, puheenjohtaja Paloposki, Jyrki UM ( 1-4) Vanhanen Leena VNK( 1-4) Pakanen Aulikki, PLM Peltonen Irja, VM ( 1-3) Kaira-Hiekkavuo Tarja, OPM ( 1-5) Anttila Hannele, MMM Miettinen Anne, LVM ( 1-4) Konttinen, Petri STM ( 1-4) Heikkilä Paula TM Rintamäki Vesa, YM Tuomi-Kyrö Eeva-Liisa, OKV Johansson Virpi, Eduskunnan kirjasto Lahti Pekka VM/VNTHY ( 1-5) Kuittinen Pekka VM/VNTHY ( 1-4) Jussilainen Maija VM/VNTHY 1 Kokouksen avaus ja esityslistan hyväksyminen Puheenjohtaja avasi kokouksen. Esityslista hyväksyttiin. 2 Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen http://www.hare.vn.fi/masiakirjojenselailu.asp?h_iid=10413&a_iid=107545 Hyväksyttiin 5.9.2007 kokouksen pöytäkirja. 3 Yhtenäiset metatiedot ja tietorakenteet (VN-metatieto) hanke (HARE: VM003:00/2007) Kokouskutsun mukana oli jaettu asiakirjat: 1. Yhtenäiset metatiedot ja tietorakenteet, ohjausryhmän nro 3/2007 kokousraportti (PowerPoint-esitys http://hare.vn.fi/masiakirjojenypselaus.asp?h_iid=12532&a_iid=108925) ja 2. Keskeneräinen metatietomäärittely: Yhtenäiset metatiedot ja tietorakenteet, uusin luonnos Senaattorissa http://senaattori.vn.fi/go?fileid=9843. Projektipäällikkö Pekka Kuittinen, VM/VNTHY esitteli hanketta. Hanke on ollut yhteydessä myös ValtIT:hen ja id VALTIOVARAINMINISTERIÖ PL 28 00023 VALTIONEUVOSTO PUH. (09) 16001 valtiovarainministerio@vm.fi http://www.vm.fi Y-tunnus 0245439-9

yhteistyöstä myös jatkossa on sovittu. Hankkeen fokuksena on kuitenkin valtioneuvostossa tarvittavien metatietojen määrittely. Keskustelussa todettiin mm. - SÄHKE:en uudistamisen tarve on tunnistettu Kansallisarkistossa. Uudistamisen aikataulu ei ole tiedossa. - Asiakirjojen versiokohtaisia metatiedoille olisi tarvetta. Sovittiin, että tämän huomioiva maininta lisätään määrittelyyn. 2 (6) Metatietopalvelujen tarve ja käyttö - Aikaa asiaan perehtymiseen on ministeriöissä ollut niukasti. - Suositusten hyväksyntää ja eteenpäin menoa edistäisi, jos käsitys metatietojen tarpeista olisi selvä. Olisi hyvä kysyä ministeriöiltä, missä kaikissa järjestelmissä metatietoja oltaisiin valmiita käyttämään. - Tarpeet ovat nähtävissä ministeriöissä. Esimerkiksi OM:ssä lainsäädäntö- ja kehittämishankkeet ovat asiankäsittelyjärjestelmässä, mutta metatietoihin ei aikanaan kiinnitetty riittävästi huomiota. Kun tietoja lähetetään järjestelmästä toiseen, tarvitaan yhteisiä metatietoja. Tietojen hallinnointia tarvitaan. Ainakin valtioneuvoston yhteisissä järjestelmissä (EUTORI, HARE, PTJ) tarvitaan yhteisiä metatietoja. - Eräiden ministeriöiden (VNK, VM, LVM, KTM ja OKV) yhteisesti suunnittelema MAHTI-asiankäsittelyjärjestelmä ja VNLib kirjastotietokanta tulevat olemaan yhteisen metatietopalvelun käyttäjiä. - Hanke on tehnyt hyvää työtä ja on myönteistä, että työtä on koordinoitu muiden hankkeiden kanssa (VALDA-hanke, MAHTI-hankkeen metatietotyö). Web service teknologian soveltaminen metatietojen välittämiseen - case valtioneuvoston asiasanasto -hanke, jossa pilottina on VNLib kirjastotietokanta on esimerkki teknisestä toteutuksesta, jonka on tarkoitus valmistua vuoden 2008 alussa. - LVM:n tutkimus- ja kehityshankkeiden portaaliselvityksessä määriteltiin t&ktoiminnan pakolliset metatiedot karkealla tasolla ja toimenpide-ehdotuksessa suositeltiin, että laadittaisiin t&k-toiminnan metatiedoista JHS-suositus. Tutkimus- ja kehitystoiminnan osalta olennainen on Cerif-standardi. Keskusteltiin, voisiko valtioneuvoston metatietopalvelua laajentaa lainsäädännön ja budjetin jälkeen t&k-toimintaan. Todettiin, että ajatus on mielenkiintoinen, mutta ensivaiheessa kannattaa keskittyä saamaan toimivaksi hankkeessa prioriteeteiksi asetetut lainsäädäntöprosessin ja tiedonhaun kannalta olennainen metatietomäärittely ja -palvelu. - Metatietopalvelun tarve on syytä ottaa voimakkaammin esille. Metatietojen kehittäminen ja koordinointi - On auki olevia asioita, esimerkiksi, mikä VNTHY:n rooli on, kun VNTHY:n rooli muuttuu nettobudjetoiduksi palvelukeskukseksi. - Valtipan asiasanastoryhmässä on keskusteltu, voisiko asiasanastoryhmä muuttua metatietoryhmäksi. Ryhmässä on edustus sekä asiakirjahallinnosta että kirjastoista, myös Kansallisarkisto on mukana. Ryhmässä on halukkuutta laajentaa roolia. Ryhmän kokoonpanoa on kenties syytä tarkistaa, jos sen rooli muuttuu. Keskusteltiin voisiko metatietoryhmä toimia valtioneuvostotason ohjausryhmänä. Esimerkiksi kansalliskirjaston edustusta ryhmässä ei ole. Asiasanastoryhmällä on ollut myös valtion tasolla yhteyksiä sanastotyössä, mutta valtion tason koordinointi on laajempi kysymys, johon VNasiasanastoryhmä ei ole ottanut kantaa. - Kansallisen vastuutahon löytäminen on olennainen, mutta myös ongelmallinen asia. - Valtipa voi ottaa esille myös valtiotason kysymyksiä ja viedä ValtIT:lle, koska siellä käydään keskusteluja samoista asioista. - ValtIT:n arkkitehtuuriselvityksessä mainittua tietoarkkitehtuuria voisivat koordinoida

hallinnonalojen metatietoryhmät vastaavasti kuin hallinnoalojen IT-koordinaatioryhmät ohjaavat hallinnonalan IT:tä. Myös poikkihallinnollinen metatietoryhmä on tarpeen. - Hallinnonaloilla on käynnissä aktiviteetteja metatietokysymyksissä. 3 (6) Tehtäväryhmittelyt Julkishallinnon tehtäväryhmittely on esillä Valtipan asiakirjahallinnon ja asiasanastoryhmissä. Tehtäväryhmittelyn taustalla on Juhtan JHS-suosituksen tekeminen, ministeriöt ovat olleet kriittisiä tehtyihin ehdotuksiin, jotka eivät ole ottaneet riittävästi huomioon valtionhallinnon näkökulmaa, vaan ovat painottuneet kunnalliselle sektorille. Esitykset jatkohankkeiksi a)identifiointitunnus - Todettiin, että on ajankohtainen asia, mikä tunnusjärjestelmä valitaan pohjaksi. VAL- DA-raportissa ehdotetaan OID-tunnusjärjestelmän käyttöönottoa. OID-tunnus on käytössä terveydenhuollon piirissä. Oma kokonaisuutensa on URI-tunnusmaailma ja sen konkreettiset ilmentymät URN ja URL. Kansalliskirjasto on pystyttänyt URN-tunnuspalvelun, se olisi mahdollista ottaa nopeasti käyttöön. Kun julkaisuissa on ISBN-tunnukset ja vapaakappalelain uudistusehdotuksen (HE 68/2007) 1 myötä sähköiset julkaisut ovat tulossa lain piiriin, olisi mahdollista ottaa ministeriöiden julkaisut haltuun URN-tunnuksella. ISBN on mahdollista esittää osana URN-tunnusta. OID-tunnuksen täydentäminen URItunnukseksi tuottaa pitkän tunnuksen. EU:ssa on DOI:ta esitetty käyttöön otettavaksi ja mm. Finleissä siihen joudutaan ottamaan kantaa. - Todettiin, että identifiointitunnus-hanke suositellaan käynnistettäväksi, mutta mahdollisia tulevia linjauksia ei voi tässä vaiheessa tehdä. b)metatietopalvelun toteutus-jatkohanke - Todettiin, että konkreettisen metatietopalvelun käynnistämisen jatkohanke tarvitaan. - Pekka Lahti totesi, että VN-metatietopalvelun jatko-hanke (hankeaihio 327) on VNTHY:n hankelistoilla. c) Eduskunnan ja valtioneuvoston asiasanastojen yhtenäistäminen - Todettiin, että Valtipan asiasanastoryhmä on oikea taho viemään asiaa eteenpäin. Eduskunnan kirjasto on ryhmässä edustettuna. Varmistetaan eduskunnan asiakirjatoimiston edustus. d) Hankkeen kattavuuden priorisointi - Todettiin, että metatietomäärittelyä ja palvelua voidaan laajentaa sopivassa vaiheessa, mutta laajennus ei saa hidastaa nykyistä valmistelua. e)rakenteisten asiakirjojen tarve - Tunnistettiin hankkeen tarve. Asia liittyy valtioneuvoston ja eduskunnan väliseen asiakirjaliikenteeseen, ensisijaisia olisivat hallituksen esitys, mutta myös esim. U-kirjelmät ja vastaukset kirjallisiin kysymyksiin nostettiin esille. Hankkeen asettajaan ei otettu kantaa. Kuka nimeää yhtenäisten metatietojen ja sanastojen vastuutahon valtioneuvostossa? Todettiin, että on useampia potentiaalisia vastuutahoja. Keskustelua pitää käydä ministeriöissä. Keskustelua voisi virittää myös kommentointikierroksessa, jossa voisi kysyä arviota, mikä voisi olla sopiva taho hallinnoimaan metatietoasioita valtioneuvostossa. 1 - OPM:n tiedote 13.9.2007: Kulttuuriaineistojen tallettamisesta ja säilyttämisestä lakiesitys http://www.valtioneuvosto.fi/ajankohtaista/tiedotteet/tiedote/fi.jsp?oid=204579 - vp http://www.finle.fi/fi/esitykset/he/2007/20070068

4 (6) Päätettiin, että suosituksia voi jatkaa ehdotetulta pohjalta ja täydennetään projektiryhmän kokoonpanoa Anna-Maija Marttilalla VM:stä ja Heli Koskisella eduskunnasta. Metatietomäärittelyn ja -palvelun sisältönä on alkuvaiheessa lainsäädäntöprosessin ja kansalaisten tiedonhaun kannalta relevantit metatiedot, julkaisemisessa käytettävät metatiedot saataneen sivutuotteena. Kun metatietotaulukko lähetetään lausunnoille, kysytään ministeriöiltä myös, missä järjestelmissä ministeriö on halukas ottamaan metatietopalvelun käyttöön. Valtiotason yhteistyön suhteen jatketaan yhteydenpitoa ValtIT:n kanssa. Resursseihin ei voi ottaa tässä vaiheessa kantaa. 4. LVM:n hallinnonalan tutkimus- ja kehittämisportaaliesiselvitys Esittelykalvot liitteenä. Asiakirjat: LVM julkaisuja 25/2007 http://www.mintc.fi/scripts/cgiip.ee/wservice=lvm/cm/pub/showdoc.p?docid=1971&m enuid=97&channelitemid=16079 Tietopalvelupäällikkö Anne Miettinen LVM esitteli esiselvityshankkeen ehdotuksia. Tarkoitus on edistää tietojen julkistamista ja hyödynnettävyyttä, erityisesti tutkimustulosten hyödyntämistä päätöksenteossa. Toimenpide-ehdotukset sisältävät portaalin, hankehallinnan, metatietojen yhtenäistämisen, ontologisoinnin, metatietoryhmän ja avoimen verkkojulkaisemisen hallinnonalalla. Portaalin toteutus on jäissä resurssiongelmien ja yhtäaikaisten järjestelmähankkeiden vuoksi. Merikirjastojen asiasanaston ontologisointi sisältyy FinnOnto-hankkeen hankesuunnitelmaan. Keskustelussa todettiin että: - selvityksessä ehdotettiin ekstranetiä luottamuksellisten tietojen suhteen, mutta muuten erityistä tutkimushankkeiden rahoittajan näkökulmaa esiselvitykseen ei sisälly. - Ministeriössä on tutkimushankejärjestelmä ja hankehallinnan kehittämiseen on tarpeita myös virastoissa ja laitoksissa. - ehdotus hallinnonalan metatietoryhmästä on kannatettava - kokemuksista olisi kiinnostava aikanaan kuulla. - Research.fi on OPM:n ja KTM:n hallinnoima. Esiselvitystä on esitelty Research.fipäätoimittajalle. - Sektoritutkimuksen uudistaminen tuo esille hallinnonalojen yhteisen tutkimusportaalin tarpeen. 5 Valtioneuvoston hanketyön tietojärjestelmätuen kehittäminen HARE:n uudistaminen Asiakirjat: Hankeaihio (liitteenä), hankesuunnitelmaluonnos (versio 0.2) on jaettu kokouskutsun liitteinä. Maija Jussilainen VM/VNTHY kertoi, että VNTHY:n johtoryhmä on hyväksynyt 18.9.07 hankeaihion jatkovalmistelun pohjaksi. Hankkeen resursseista on vielä neuvoteltava. Hankesuunnitelmaan palataan myöhemmin VNTHY:n johtoryhmässä. Hankkeen vaiheet: 1. Esiselvitys: Valtioneuvoston ja eduskunnan hanketyön tietojärjestelmätuen tarve ja HARE:n uudistamistarve. 2. Vaatimusmäärittelyvaihe, 3. Toteutusvaihe ja 4. Käyttöönottovaihe. Esiselvitysvaiheen tuloksena syntyy hanketyön tietojärjestelmätuen tarvekartoitus ja tavoitteet uudistamiselle. HARE:n nykyisiä tehtäviä on tarkoitus arvioida ja ylläpitäjiä ja käyttäjiä on tarkoitus kuulla. Esiselvityksen on tarkoitus valmistua keväällä 2008. Hankkeella on paljon tietojärjestelmäriippuvuuksia: Valtioneuvoston tietojärjestelmäarkkitehtuuri on lähtökohta, erityisesti ministeriöiden työryhmäohjelmistot, ministeriöiden asianhallintajärjestelmät, valtioneuvoston yhteiset järjestelmät (EUTORI, PTJ), pääsyn-

5 (6) hallinta, mahdollisesti henkilörekisterit ja eduskunnan asian kannalta relevantit järjestelmät. ValtIT:n kilpailuttama hanketyön menetelmä, säädösvalmistelun kehittämishankkeet (PARSA), kansalaisten kuulemishankkeet ja VN-metatietohanke otetaan huomioon. Nykyisen HARE:n käyttötilastot ovat osoitteissa www.hare.vn.fi/stat ja hare.vn.fi/stat. Käyttötilastoja tuotetaan WebTrends -ohjelmalla. Käyttö on lisääntynyt, syyskuussa 2007 internet-hare:en tehtiin 19.000 päivittäistä hakua. Keskustelussa todettiin mm., että - HARE on ollut Valtipassa esillä viimeiset 10 vuotta esillä ja on todettu, että HARE ei vastaa eri käyttäjäryhmien vaatimuksia. Yhtymäkohtia on moniin käynnissä oleviin asioihin. Hankeseurannan tietoa tarvitaan ja hanke on paikallaan. Hankehallinnan kokonaisuus on eri ministeriöissä mietittävänä ja on olemassa tarve saada vn-tasolla esille hanketietoa. Kaikkia ministeriöitä on syytä kuulla ja kaikkien ministeriöiden sitoutuminen on olennaista. - kv-tiedon-hankeryhmässä on tullut esille ajatus, että tarvetta on tiedolla, missä kansainvälisissä organisaatioissa ministeriöiden edustajat ovat mukana. HARE on ollut esillä paikkana, jossa tieto voisi olla. - olisiko syytä järjestää aivoriihi, mitä kaikkea tietoa pitäisi koota ja missä HARE voisi olla yksi mahdollinen tallennuspaikka. Hankesuunnitelmaa on mahdollisuus kommentoida yksityiskohtaisemmin, mm. ajatuksia ohjausryhmän kokoonpanosta. 6 Valtipan strategiatyö 2008-2010 Kalvosarja Valtipa-strategiatyön (2008-2010) käynnistäminen oli jaettu kokouskutsun liitteenä. Valtipan koordinaattori Maija Jussilainen kertoi vierailleensa verkostoryhmissä ja ehdotti, että myös tietopalvelut käsittelevät strategiaa samassa aikataulussa kuin verkostoryhmät. Uuden strategian evästykset olisi hyvä tuoda esille. Troikka valmistelee yhteistyöryhmässä käsittelyä joulukuun kokoukseen. Strategiaseminaari järjestetään tammikuun puolivälissä. 7 Valtipan vuoden 2008 toiminta Puheenjohtaja totesi, että Valtipan vuosikellon mukaan tietopalveluiden aihiot tavoitteiksi kunkin ministeriön vuoden 2008 toimintasuunnitelmaan kootaan syyskuussa. Valtipan yhteisten hankkeiden työstö alkaa lokakuussa ja rahoitusta vaativien Valtipa-hankkeiden tarkennus VNTHY:n budjetissa on myös lokakuussa. VN-metatietokysymykset ja HARE työllistävät Valtipaa vuonna 2008. 8 Ilmoitusasiat - PTJ-koulutukseen 4.10.07 ilmoittautui kaikkiaan 21 henkilöä, 12 mahtui mukaan, uusintakoulutus mahdollisesti keväällä 2008, ottaen huomioon 4.10. koulutuksen palaute - MAHTI-hankkeessa on tehty hankintapäätös 14.9.07 Kaikki organisaatiot jatkavat mukana: VNK, VM, LVM, KTM ja OKV. Tarjouskilpailun voittaja Hewlett-Packard on kutsuttu sopimusneuvotteluihin. Sopimusneuvotteluissa tavoitteena on solmia sopimukset marraskuun loppuun mennessä. Käyttöönottosuunnitelma: OKV, VNK 2008, TEM, LVM, VM seuraavina. Tarkoituksena on ottaa yhteiset metatiedot käyttöön.

6 (6) - Ministeriösiirtojen aiheuttamia muutoksia HARE:ssa ja EUTORI:ssa on suunniteltu, ks. liitteet. Ministeriösiirrot aiheuttavat muutoksia myös PTJ:ssä. Ministeriösiirrot saattavat aiheuttaa töitä myös kolmansissa ministeriöissä, koska siirtyvät henkilöt saattavat olla mukana minkä tahansa ministeriön hankkeessa. - Senaattorin workshopit 9.10.2007 klo 9-13, Säätytalo, Sali 8 (ilmoittautumiset viim. 2.10.) ja 31.10.2007 klo 9-12.45, STM, neuvotteluhuone Meritulli, Meritullinkatu 8 (ilmoittautumiset viim. 24.10.). Kutsu lähetetty Valtipa-verkostolle. - Hallinto- ja kuntaministeri Mari Kiviniemi asetti 17.9.07 hallinto- ja johtamistieteellisen neuvoston, pääsihteerinä neuvotteleva virkamies Seppo Tiihonen, ks. http://www.vm.fi/vm/fi/03_tiedotteet_ja_puheet/01_tiedotteet/20070917hallin/name.jsp - Hallinto- ja kuntaministeri Mari Kiviniemi asetti 24.9.07 hankkeen valmistelemaan ministeriöille yhteistä palkkausjärjestelmää ks,. http://www.vm.fi/vm/fi/03_tiedotteet_ja_puheet/01_tiedotteet/20070924kivini/name.jsp - Arjen tietoyhteiskunnan neuvottelukunta, LVM073:00/2007 on asetettu. Kristiina Pietikäinen LVM on yhteyshenkilö. - Tietopäivät 17-18.10.2007 Ravintola Sipuli, Kanavaranta 7, järj. Tietoasiantuntijat ry.eduskunnan kirjastolla on oma standi, kutsu lähetetään Valtipa-verkostolle. -Eduskunnan asiakirjatoimiston toimistopäällikön virka on haettavana 15.10.07 mennessä. - PLM:ssä Seija Uusi-Kouvo on siirtynyt tiedonhallintasektorista tarkastusyksikköön. 9 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11.40.

Tranportal.fi: esiselvitys LVM:n hallinnonalan tutkimus- ja kehittämisportaalista Valtipa 3.10.2007 Anne Miettinen WWW.MINTC.FI 9.11.2007 1

LVM:n hallinnonalan tutkimusportaalityöryhmä Toimi 1.4.2006-30.4.2007 Koostui tietopalvelun, -hallinnon, viestinnän ja t&k-toiminnan ammattilaisista LVM:n hallinnonalalta 2 WWW.MINTC.FI 9.11.2007

Tehtävänä laatia suunnitelma t&k-portaalista, jonka tavoitteena: Hajallaan olevan tutkimustiedon kokoaminen yhteen (tutkimusohjelmat, hankkeet, julkaisut) edistää tutkimustiedon jakelua, saatavuutta ja yhteistyötä yli organisaatiorajojen Tutkimustiedonhaun helpottaminen valikoituihin tietojärjestelmiin ja tietolähteisiin ulottuvalla monihaulla ja yhtenäisillä metatiedoilla Tutkimusviestinnän kanava Tutkimusprosessin tukeminen (esim. hankehallinta, hankintamenettelyt, työryhmätyöskentely, arkistointi, asiakirjat ja asiakirjamallit, ohjeet) Tukee eri käyttäjäryhmien tarpeita Kirjasto- ja tietopalvelujen hyödyntäminen Yksi solmukohta kansainvälisessä tiedonvälitysverkostossa 3 WWW.MINTC.FI 9.11.2007

4 WWW.MINTC.FI 9.11.2007

5 WWW.MINTC.FI 9.11.2007

6 WWW.MINTC.FI 9.11.2007

7 WWW.MINTC.FI 9.11.2007

Kustannukset ja hyödyt Perustamiskustannukset ja vuosittaiset käyttökustannukset vuodessa n. 0,5 % hallinnonalan t&k:sta Sisällöntuotanto ja ylläpito 1-2 htv ensimmäisenä vuonna ja 0,5-1 htv sen jälkeen Virastojen varauduttava sisältöjen ylläpitoon, metatietojen yhtenäistämiseen ja järjestelmien rajapintojen avaamiseen Hallinnonalan t&k:n kokonaisuus näkyville Ohjauksen ja päätöksenteon tuki Hankkeiden valmistelun ja arvioinnin tietopohja Tieto meneillään olevista hankkeista Tulokset käyttöön, synteesejä Uutta tietoa monialaista tietoa yhdistämällä Yhteistyö ja verkottuminen Yhtenäiset tiedon tuotannon käytännöt 8 WWW.MINTC.FI 9.11.2007

Esiselvityksen toimepide-ehdotukset Transportal.fi-portaalin toteuttaminen Selvitys poikkihallinnollisesta t&k-portaalista (Research.fi) Hallinnonalan yhteinen hankehallinta T&K-metatietojen yhtenäistäminen hallinnonalalla ja JHSsuosituksena Hallinnonalan asiasanastojen ontologisointi Hallinnonalan metatietoryhmä Avoin verkkojulkaiseminen WWW.MINTC.FI 9.11.2007 9

Valtioneuvoston hanketyön tietojärjestelmätuen kehittäminen HARE:n uudistaminen Aihio nro 333 3.10.2007 Maija Jussilainen

Aihio nro 333 Projektiaihion kuvaus; 1. Tehtävän kuvaus Tehtävänantaja, pvm Tehtävänsaaja Projektin aihe/nimi ehdotus Projektin tarkoitus / tehtävä Projektin tulos Tutkittavat toteutusvaihtoehdot Projektin tuotokset Projektin rajaukset, riippuvuudet Ehdotus: Konkreettiset tavoitteet ja mittarit Muut tehtävät esiselvitykset Projektiesityksen valmistelun VALTIOVARAINMINISTERIÖ aloitus projektisalkun omistaja / ohjausryhmä / Maija Jussilainen Valtioneuvoston hanketyön tietojärjestelmätuen kehittäminen HARE:n uudistaminen 1. Esiselvitys: Valtioneuvoston ja eduskunnan hanketyön tietojärjestelmätuen tarve ja HARE:n uudistamistarve. 2. Vaatimusmäärittelyvaihe, 3. Toteutusvaihe 4. Käyttöönottovaihe Esiselvitys: hanketyön tietojärjestelmätuen tarvekartoitus ja tavoitteet uudistamiselle Koko hanke: uudistettu HARE 1. Nykyisen HARE:n kehittäminen, 2. Kokonaan uusi konsepti 3. HARE:n alasajo Esiselvityshankkeen tulos: Esiselvitysraportti, joka sisältää ehdotuksen jatkosta. Koko hanke: Uudistettu HARE -Valtioneuvoston tietojärjestelmäarkkitehtuuri on lähtökohta, erityisesti työryhmäohjelmistot, ministeriöiden asianhallintajärjestelmät, valtioneuvoston yhteiset järjestelmät (EUTORI, PTJ), pääsynhallinta, henkilörekisterit (?), eduskunnan asian kannalta relevantit järjestelmät. ValtIT:n kilpailuttama hanketyön menetelmä. Säädösvalmistelun kehittämishankkeet (PARSA), kansalaisten kuulemishankkeet. VN-metatietohanke. - aikataulutavoitteet: esiselvitys valmis 30.4.2008? - taloudelliset tavoitteet ja mittarit: HARE:n ylläpitokustannusten minimoiminen - toiminnalliset tavoitteet ja mittarit: päällekkäisen työn vähentäminen, järjestelmien integroitavuus (HARE:en sisälle ja HARE:sta ulos), hanketyön helpottuminen -laadulliset tavoitteet ja mittarit: HARE:n sisällöllisen kattavuuden, luotettavuuden ja ajantasaisuuden parantaminen, parempi kansalaispalvelu - tuotoksen elinkaarisuunnitelma: 5+3 vuotta - palvelun tuottamisen edellytysten selvitys: HARE:n omistajuus selvitettävä (VNTHY:n palvelukeskusluonne!) - kustannusten jakomalli - Välittömästi VNTHY:n JORY:n kokouksen jälkeen. 2

Vaihe Aihio nro 333 Projektiaihion kuvaus; 2. Projektin luokitus Laaja / kriittinen projekti Projekti Suppea projekti / perustelu Strateginen merkityksellisyys Asiakkaan ja VNTHY:n strateginen muutos - taktisesti tärkeä Työmäärä / kustannukset työmäärä > 100 pvää kustannukset > 25000 - työmäärä < 100 pvää - kustannukset < 25000 e Esiselvitysvaihe: Projektipäällikkö 1,5 htkk Asiantuntija 6 htkk Hankesihteeri 3 htkk Ohjausryhmän pj 3htkk Kilpailutus sisältyy vaativa kilpailutus - sisältää vain valintaa -toteutusvaiheessa Osapuolien määrä > 1 ministeriö > 1 toimittaja 1 ministeriö 1 toimittaja Tarve sopimusneuvotteluihin Vaatii uusia sopimuksia Ei vaadi uusia sopimuksia Voi vaatia muutoksia Tuotoksen monimutkaisuus vaikuttaa toimintaprosesseihin oleellisesti Vaikuttaa vain vähän toimintaprosesseihin Tekninen testaustarve sisältää uutta teknologia vaatii testausympäristön? Sisältää testausta, ei vaadi erillistä testausympäristöä Tuotteistuksen osuus sisältää uutta tuotteistusta? Vaikuttaa olemassa oleviin palvelu-sopimuksiin? Aikataulukriittisyys aikataulusidonnaisuus muihin projekteihin Ei riipu muista projekteista Resurssien aikataulukriittisyys Resurssien osaavuus sisältää paljon opettelua ja koulutusta Sisältää koulutustarvetta Toimeksianto VALTIOVARAINMINISTERIÖ Perustelu, miksi hanke hallintaan toimeksiantona, eikä projektina 3

Aihio nro 333 Projektiaihion kuvaus; 3. Hallinnan taso Projektin luokka Laaja Normaali Suppea selitys Päätösesityksen laadinta Päätösesitys Vaihtoehtojen vertailu X X Kustannus/hyötyanalyysi X Sidosryhmäanalyysi Ks. esiselvitysvaiheen hankesuunnitelma Projektin suunnittelu Projekti-suunnitelma Viestintäsuunnitelma moniosapuoli suppea Erityinen ohjaussuunnitelma Projektin sähköinen työtila Toteutuksen seuranta Normaali tilanneraportointi Projektin edistymisen ja motivaation mittaus X Kuvaus vaatimuksista Erityinen seurantamenettely Kuvaus vaatimuksista Erityinen tuotosten hyväksyntämenettely Kuvaus vaatimuksista Projektin päättäminen Loppuraportti Tulosten arviointimenettely X? Kuvaus vaatimuksista Erityiset dokumentaation arkistointimenettelyt Kuvaus vaatimuksista Sähköinen ryhmätyötila Projektiin osallistuvat, lukuoikeudet mahdollisimman laajalle (valtioneuvosto, eduskunta?) VALTIOVARAINMINISTERIÖ 4