Hyväksyttiin pidetyn kokouksen pöytäkirja.

Transkriptio

1 VALTIPA VALTIOVARAINMINISTERIÖ Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö Maija Jussilainen VM PÖYTÄKIRJA HAREnro VM013:00/2005 YHTEISTYÖRYHMÄN KOKOUS Aika klo Paikka Osallistujat MMM, Mariankatu 23, kokoushuone Halli Hannele Anttila MMM puheenjohtaja Irja Peltonen VM Vesa Rintamäki YM Paula Heikkilä TM Aulikki Pakanen PLM Jyrki Paloposki UM Anne Miettinen LVM Raija Hagman STM Manu Herna SM Henri Ryhänen VNK Maija Jussilainen VM/VNTHY 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen. 2 Edellisen kokouksen pöytäkirja Hyväksyttiin pidetyn kokouksen pöytäkirja. 3 Tiedonhallintataitojen koulutus ministeriöissä Irja Peltonen kertoi VM:n käynnistämästä koulutusohjelmasta. Koulutusohjelman suunnittelu lähti liikkeelle osastojen ja yksiköiden tarpeesta. Työtyytyväisyysbarometrit osoittivat, että tukihenkilöstö ei ollut tyytyväinen toimenkuviinsa. Yksiköissä ja osastoilla on tarvetta järjestää omaa tiedonhallintaansa. Tietopalvelulla on huomattava intressi siihen, että tieto järjestetään ja hallitaan mahdollisimman lähellä sitä paikkaa, jossa tieto syntyy. Koulutusohjelma suunniteltiin yhdessä ministeriöiden koulutuspäälliköiden kanssa, muta loppuvaiheessa mukana olivat vain VM:n, TM:n ja OPM:n koulutuspäälliköt, joiden kanssa sisältö suunniteltiin yhdessä. VM: ssä järjestettiin kolme osallistuville ministeriöille yhteistä jaksoa 1. Tietoympäristö 2. Tietoverkot tiedonlähteenä 3. Oikeudellinen näkökulma tiedon hallintaan ja asiakirjojen käsittelyyn Muut osat ministeriöt järjestivät itsenäisesti. Muut osat VM:ssä olivat: Tietojärjestelmät toimintaprosessien tukena id VALTIOVARAINMINISTERIÖ PL VALTIONEUVOSTO PUH. (09) 16001

2 2 (8) Tiedon hallinnan taidot ja standardit Hanketyön viitekehys ja hankeassistentin tehtävät VM:ssä on kehitetty hanketyötä ja hankeassistentin roolia hankkeissa. Assistentti voi auttaa hankkeissa laajalla tavalla, tiedon hallinta ja siinä avustaminen on yksi tehtävä. Koulutus ei ollut yleissivistävää, vaan tähtäsi työnkuvan muuttamiseen, missä ainakin osittain onnistuttiin. Ne sihteerit, joiden tulos ja kehityskeskusteluissa oli asiasta sovittu, osallistuivat koulutukseen, koulutusta ei siis suunnattu kaikille sihteereille ja osastosihteereille. Jokaisen jakson välillä oli välitöitä, 2 hengen ryhmissä. Anne Kauhanen Simanainen konsulttina veti koulutuksen ja tarkasti välityöt. Kouluttajina oli myös VM:n informaatikoita ja ulkopuolisia asiantuntijoita, mm. Eduskunnan kirjastosta, Kansallisarkistosta jne. Osallistuminen oli aktiivista, koulutukseen oltiin tyytyväisiä ja tarkoitus on, että koulutetut kokoontuvat koulutuksen jälkeenkin ajankohtaisissa tiedonhallinta asioissa. Toinen koulutus järjestetään mahdollisesti EU puheenjohtajuuskauden jälkeen. Koulutus vei tietopalvelulta paljon aikaa (koulutus, kommentointi, välitöiden tarkastukseen osallistuminen, yhteydenpito yms.), mutta panostus kannatti. VM:ssä on koulutettu kauan tiedon hakemiseen ym. järjestelmäkohtaisesti, mutta tämän koulutuksen tarkoituksena oli antaa kokonaiskuva, miten asiat liittyvät toisiinsa. Erityisesti oikeudelliset puitteet (julkisuuslaki ja hallintolaki) koettiin hyviksi, koulutus vahvisti ymmärrystä, ettei tiedon hallinta ole vain tietopalvelun asia. Välityöt liittyivät oman yksikön toiminnan kehittämiseen. Siitä saatu aineisto oli myös tietopalvelulle arvokasta tietoa osastojen tiedonhallintatoiminnasta. Osallistujien tekemää kuvausta tietoassistentin toimenkuvasta voidaan käyttää pohjana jatkosuunnitteluun. Työministeriön koulutus kattoi tiettävästi koko hallinnonalan, mutta toteutuksesta ei ollut tarkempaa tietoa. Anne Miettinen kertoi LVM:ssä toteutettavasta koulutuksesta, jonka runko oli sama kuin VM:ssä. Koulutus on meneillään, kolme koulutustilaisuutta on ollut, kaksi on jäljellä. Koulutuksen suunnittelun pohjana oli ministeriössä tehdyt haastattelut, joissa tuli esille, että tiedonhallintataidot koettiin puutteelliseksi. Kutsu lähetettiin kaikille virkamiehille, osallistuneet olivat assistentteja, muita henkilöstöryhmiä oli vähän. Kussakin tilaisuudessa oli henkeä. Koko koulutukseen ei tarvitse osallistua, vaan voi valita joitakin osioita. Tilaisuuksissa on keskusteluosio ja harjoituksia, mutta ei välitöitä. Tutkimustoiminta on LVM:ssä tärkeä osa toimintaa, mistä syystä hankehallinnan osassa otettiin esimerkki tutkimushankkeesta. Mukana oli myös hallinnonalan näkökulma, tiehallinnon järjestelmä esimerkkinä. Koulutusta on pidetty hyödyllisenä ja monipuolisena. Kolmas jakso, tietojärjestelmät toimintaprosessien tukena, metatiedot ja tiedonhallinnan standardit osoittautuivat ongelmallisiksi: osallistujia oli vähemmän kuin muissa osioissa, asia koettiin liian tietohallinto ja palvelupainotteiseksi. Kannattaa miettiä vastaisuudessa, miten tämä osio toteutetaan. Keskustelussa tuli esille mm. että kustannuksiltaan koulutus oli edullinen. tämän tyyppistä koulutusta ei voi toteuttaa ulkopuolisena koulutuksena, koska silloin siihen ei saa toiminnan kehittämisen näkökulmaa. 4 Hankkeiden tilanne SILAVA jatko. Maija Jussilainen kertoi, että VM asettaa syksyllä 2005 työryhmän, jonka tehtävänä on valtioneuvoston poikkihallinnollisten toimintaprosessien ja niihin liitty

3 3 (8) vien informaatioprosessien kartoitus ja vastuiden määrittely. Sisällönhallinta ja sen osana metatietoasiat kuulunevat työryhmän tehtävään. Työryhmää tulee vetämään valtioneuvoston apulaiscontroller Soili Vasikainen, valmistelutyö tapahtuu valtioneuvoston controllerin Tuomas Pöystin ohjauksessa. Alivaltiosihteeri Juhani Turusen viesti työryhmälle on ollut, että on toimittava kehysten puitteissa ja että tieto/informaatiojohtajan virkaa ei pidetä tarkoituksenmukaisena. Myös tuottavuusohjelman viesti on, että resurssit eivät tule lisääntymään, päinvastoin. Uudet tehtävät on hoidettava olemassa olevien resurssien tehtäviä muuttamalla, myös metatietoasioissa. Enin osa SILAVA kehittämisehdotuksista on riippuvaisia em. työryhmän työn etenemisestä ja tuloksista. Asiakirjojen rakenteistaminen tullee esille myös Säädösvalmistelun tietohallintotuki hankkeessa säädösvalmistelun asiakirjojen osalta. VM:n sisäisessä palaverissa (Tuomas Pöysti, Irja Peltonen, Maija Jussilainen) sovittiin, että Maija Jussilainen tekee 1,5 liuskan tiivistelmän Tuomas Pöystin käyttöön kehittämisehdotuksesta 7 (informaation käyttö ja pääsyoikeudet). Verkkopalvelujen kehittämisessä (kehittämisehdotus 8) oletus on, että käynnistyvä verkkopalvelujen yhteistyöverkosto on asiassa aktiivinen, viestinnän mukana olo on ratkaisevaa. Jyrki Paloposki kertoi kehittämisehdotus 9:n (kv tiedon käyttötarpeet) etenemisestä. UM järjesti viikolla 44 aloitusistunnon, jossa oli paikalla UM:n lisäksi PLM, KTM, VM, MMM ja eduskunnan sisäinen tietopalvelu. Palaverissa pohdittiin teemoja ja sisältöä, joiden ympäriltä hanke aloittaa työnsä. Keskustelu oli samansuuntaista kuin Valtipayhteistyöryhmän kokouksessa keskusteltiin myös työnjaosta, aikataulusta, hankkeen muodollisesta asettamisesta, omistajuudesta. Jyrki Paloposki ja Valtipan koordinaattori jatkavat näistä keskustelua, mm. kuka hankkeen asettaa. Jyrki tekee paperin kommentoitavaksi työryhmälle, minkä jälkeen se jaetaan Valtipa yhteistyöryhmälle tiedoksi. Säädösvalmistelun tietotuki (VM044:00/2005); Maija Jussilainen kertoi tilanteesta. Ministeriöhaastattelut on tehty SM:ssä, STM:ssä, KTM:ssä ja VM:ssä. Haastattelut ovat olleet antoisia sekä säädösvalmistelijoiden, tietopalvelun että hankeryhmän arvion mukaan. Haastattelutilanteissa on jo tullut kehittämisehdotuksia, mm. informaatikoiden osallistuminen suurten hankkeiden työhön hankkeen aloittamisesta lähtien, tiedon seurannan järjestäminen ym. Kustakin haastattelusta tehtävä yhteenveto jaetaan vain osallistuville säädösvalmistelijoille, ao. ministeriön tietopalvelulle ja hankeryhmälle. Kaikista haastatteluista tehtävä yhteenveto jaetaan laajemmin. Eduskunnan kirjasto on lähettänyt kutsun järjestettävään pohjoismaiden oikeusjärjestelmien ja lähteiden koulutukseen, koulutuksen kustannukset maksaa Eduskunnan kirjasto. Muita maita koskeva koulutus järjestettäneen kesäkuussa 2007; se on maksullinen osallistujille. Kouluttajat tulevat ao. maista. Säädösvalmistelun tietohallintotuki (OM035:00/2005); Maija Jussilainen kertoi tilanteesta. Hankkeessa kuvataan säädösvalmistelun tavoiteprosessia käyttäen pohjana mm. lainvalmistelun kansliapäällikköryhmän loppuraporttia ja muistiota Lainsäädännön vaikutusarvioinnin kehittäminen (VM:n työryhmämuistio ). Prosessikuvaus tehdään prosessin johtamisen ja ohjaamisen näkökulmasta ja kunkin vaiheen asiakirjat ja tietojärjestelmät tunnistetaan. 5 Valtipan toimintasuunnitelma 2006 Puheenjohtaja totesi, että tarkoituksena on kerätä ajatuksia Valtipan toimintasuunnitelmaan Esillä oli Valtipan strategian visio ja tavoitteet, sekä keskeiset hankkeet ja toiminta alueet. Strategiassa on keskeistä yhteistyö tieto ja viestintäammattilaisten kesken mitä voidaan tehdä vuonna 2006 asian edistämiseksi? Troikan kokouk

4 sessa todettiin, että toimintasuunnitelmassa vuodelle 2005 on kaksi erillistä osaa: Valtipan strategian rakenteen mukainen osa ja verkostoryhmien toimintasuunnitelmat. Osat ovat ilmaisuiltaan hyvin erilaiset ja troikassa pohdittiin, olisiko syytä saada aikaan toimintasuunnitelma, josta näkyisi, että Valtipa verkosto on yhtenäinen verkosto. Troikassa tuli esille asioita toimintasuunnitelmaan sisällytettäviksi: SILAVA hankkeen jatkotyöt mitä ministeriöiden tietopalvelujen omista toimintasuunnitelmista nousee: yhteiset/samanlaiset asiat koulutusta: julkisuuslain muutos, hankintalaki, säädösvalmistelun asiakirjahallinto (v järjestetyn koulutuksen toisto), tietoturva asiat resurssit eri tasoilla (ks. Valtipan strategia) ks. myös Suomen hallinto verkostona 2000 luvun haasteiden hallintaa. SM:n keskustelualoitteet 14/2005. Erityisesti s : verkoston olemassa olon kriteerit ja toimintaperiaatteet. Asiakirjahallinnollisten ryhmien yhteyshenkilöiden palaverissa tuli lisäksi esille mm. metatietoasiat, joissa on tehty paljon (mm. vn asiasanasto, vn asiakirjatyypit, vntiedon ryhmittely), mutta koordinointi puuttuu. Toimintaohjelma, ml. työnjako olisi tarpeen. Henri Ryhänen totesi, että resurssit metatietoasioiden kehittämisessä ovat ongelmallinen asia. arkistonhoitajien hanke ehdotus: AMS:ien vertaaminen ja yhdenmukaistaminen, kirjaajien hanke ehdotus: diaarikaavojen, AMS:ien ja muiden ryhmittelyiden yhdenmukaistaminen Keskustelussa todettiin mm., että tehty kehyspäätös vaikuttaa myös Valtipaan, sen merkitys on syytä ymmärtää. Jokaisen viran tarpeellisuus ja tehtäväkuva arvioidaan täyttöprosessissa. Virkoja voidaan siirtää, myös ministeriöiden välillä. Asia koskee varmasti myös tietopalveluja. Substanssiosastot näkevät mielellään, että virkojen vähennys tapahtuu muulla kuin substanssiosastoilla. Toimintoja on alueellistamisen yhteydessä siirretty palvelukeskuksiin mm. taloushallinnosta. Keskusteluissa ministeriöissä tulee varmasti esille tietopalvelujen palvelukeskus ajatus, esim. miksi ei ole yhtä yhteistä EUtiedonhallintaa. On kyettävä perustelemaan, miksi pitää tuntea substanssia, jotta voi tehdä tietopalveluja ja miksi verkostomainen toiminta on tehokasta. Verkostomainen toiminta on lähes sama kuin että asioita tehdään keskitetysti. Onko oikeasti niin kuin VALTIPA:n asiakirjoissa näkyy, että palveluita tuotetaan yhdessä, on yhteisiä pelisääntöjä, on mm. yhteisiä EU tiedonhallinnan pelisääntöjä. Asiat saadaan siirrettyä yhteen paikkaan, minkään lakien estämättä. Tuottavuuden nimissä voidaan tehdä mitä hyvänsä. Kuinka paljon on pystytty ilmaisemaan, että tietopalveluasioita tehdään yhdessä, tehokkaasti ja tuottavasti? Laatu ei ole nyt trendikästä. Proaktiivisuus asiassa edellyttää, että näkyy, että yhdessä tehdään, verkostomaisesti. Linnan kirjastoa on käytetty esimerkkinä yhteisestä toiminnasta. Näitä malleja haetaan enemmän ja enemmän: miten kannattaa tehdä yhdessä, mikä on asenne yhteiseen tekemiseen. Vai onko niin, että keskitytään ministeriöiden toiminnan kehittämiseen? 4 (8)

5 5 (8) Tuottavuutta haetaan tietojärjestelmäratkaisuista, mm. asiakirjahallinnon kysymyksistä. Pitäisikö nostaa esille valtioneuvoston asiankäsittelyjärjestelmien alustan yhtenäistäminen? Valtipa voisi tehdä asiasta aloitteen. Valtion IT johtamisyksikkö suunnittelee koko valtion yhteistä asianhallintaa. Ministeriöissä on meneillään asiankäsittelyjärjestelmien hankintoja, osassa yhteisesti hallinnonalan kanssa. Tietojärjestelmien elinkaari on n. 10 vuotta. Olisi syytä asettaa aikataulu, miten siirrytään hallitusti, esim. vuoteen 2010 mennessä, yhteiseen alustaan. Asia on onnistunut muissa maissa, mm. Iso Britanniassa, miksi ei myös Suomessa. Alustayhteistyön lisäksi pitää kehittää tietosisältöön liittyviä rakenteita, esim. yhteensopivat arkistonmuodostussuunnitelmat (AMS). Ministeriöissä on paljon samanlaisia prosesseja, esim. tutkimusmäärärahojen myöntäminen, vaikka substanssi onkin oma. Arkistonhoitajien ryhmässä on käynnistymässä valtioneuvoston yhteisten asioiden AMS:n päivittäminen. MAHTI ministeriöiden yhtenäisen asianhallinnan tavoitteiden esiselvitys hankkeessa (mukana LVM, KTM, VM, VNK, OKV) on selvitetty mahdollisuuksia yhteiseen asianhallintaan. Raportista selviää, että yhteinen alusta ei riitä, olennaista on, mitä sillä tehdään. Raportti julkistetaan marraskuussa todennäköiseesti ja tallennetaan HARE:en. Raporttia voi pitää kannanottona siihen, miten asianhallinnan yhtenäistäminen on toteutettavissa valtioneuvostossa. Esiselvityksessä on nostettu esille asiat, mitä pitää ottaa huomioon, kun yhteistä aletaan rakentaa. Todetaan, että yhteinen asianhallinta on mahdollinen viiden organisaation kesken, miksei silloin laajemminkin. Raportin pohjalta nousee epäilemättä keskustelua. Säädösvalmistelun tietohallintotuki hankkeessa katsotaan koko säädösvalmistelun prosessi, se on esimerkki poikkihallinnollisesta prosessista. Miten Valtipa voisi tukea tätä hanketta? Valtipassa pitäisi olla aloitteellinen, missä asioissa tehdään yhteistyötä ja pyritään yhteistyöhön. Valtioneuvoston arkiston säilytysvastuun kehittämishankkeessa (VNK007:00/2005) käsitellään valtioneuvoston arkiston ja ministeriöiden arkistojen tulevaisuutta. On esitetty erilaisia vaihtoehtoja arkistojen sijainnista ja työnjaosta. Asia liittyy alueellistamishankkeeseen. Hankkeen piiriin kuuluvat sekä sähköiset että paperimuodossa olevat asiakirjat. Valtipan piirissä on syytä järjestää keskustelu, jossa käsitellään avoimesti asiaa. Suomen arkistolaitosta on evaluoitu. Asiaa on esitelty Valtipan asiakirjahallinnon ryhmän kokouksessa Hankintayhteistyö tietoaineistojen osalta on asia, jota on syytä kehittää. Senaattorin puitteissa jo tehdään yhteishankintoja, mutta yhteishankintoja on syytä tehdä laajemmin. Hanselin käyttö esim. kirja ja lehtihankinnoissa on syytä selvittää. Tietopalvelujen osallistumisessa valmiussuunnitteluun on ministeriökohtaisia eroja. Kyseessä voi olla pienimuotoineen poikkeustila (esim. diaari ei käytettävissä, sähköt katkeavat, useampia ihmisiä poissa pandemian vuoksi tms. miten toimitaan.). Ministeriöissä on tehty kriisiolojen asiakirja ja toimintasuunnittelua, osin kysymys on normaalista varmistamisesta, moniosaamisesta, riittävästä ketjutuksesta. Toimintatapaa ei välttämättä ole kuvattu kirjallisesti.

6 Verkostoituminen ja toimintatapojen selkiyttäminen on tarpeen. Pyrkimys aitoon yhteistyöhön ja yhteistyön etujen näkeminen on tärkeää. Haasteena on poikkihallinnollisten prosessien ja sektorihallinnon yhteen sovittaminen. Kun hallinto on sektoroitunutta, horisontaalinen yhteistyö on vaikeaa. Hallinnonalan sisällä integroituminen myös tietojärjestelmien tasolla on onnistunut, toimivaa asiaa ei haluta rikkoa. Raha, rakenteet ja toimivalta ovat kovia asioita, joilla voidaan pakottaa yhteistyöhön, mutta pehmeämpiä keinoja ovat toimintatapojen ja kulttuurin muutos. Tietopalveluissa on syytä ajatella, mitä tendenssiä tietopalveluissa tuetaan: sektorikohtaista vai poikkihallinnollisen ja sektorihallinnon yhteen sovittamista. Tarvitaan paradigman muutos aitoon yhteistyöhön. 6 (8) Tämänhetkisen näkymän mukaan halutaan luoda suurempia kokonaisuuksia. Mitä tämä tarkoittaa tietopalvelujen osalta? Onko palvelukeskusajatus saamassa tukea vai ei? On olemassa sekä hallinnonalakohtaisia että poikkihallinnollisia palvelukeskuksia. Esim. taloushallinnon palvelukeskuksen asiakkaita ovat mm. VM, LVM, MMM. Palvelukeskukset tulevat olemaan nettobudjetoituja yksiköitä, mikä tarkoittaa sitä, että ne keräävät palvelumaksuina omat toimintamenonsa. Esim. palvelukeskuksena toimiva arkisto keräisi toimintamenonsa palvelumaksuina. Esillä on ollut, että ministeriöt maksaisivat myös VNTHY:n palveluista. Ministeriöillä on rahat, joilla palvelut ostetaan nettobudjetoiduista yksiköistä. Ministeriöt voivat ostaa palvelut mistä haluavat. Tämä tarkoittaa, että ministeriöillä on osaavia ostajia, jotka tuntevat organisaationsa tarpeet. Miten saadaan syntymään kuva siitä, miten tietopalvelut tukevat yhteistä toimintaa? Piirrettävä siis tulevaisuuskuva yhdessä tehtävistä asioista. Valtipan visiossa korostetaan myös laatutekijöitä. Voi kysyä, kuinka paljon pakolla saadaan laatua ja mikä on vapaaehtoisuuden merkitys. Valtipan puitteissa tehdään vapaa ehtoisesti yhteistyötä, laajalla joukolla. Tuottavuuskysymykset ja työvoiman riittämättömyys tulevaisuudessa pakottavat hakemaan uutta yhteistyötä. Kehyspäätöksen mukaan virkoja ei täytetä automaattisesti. On otettava vakavasti esitetty ajatus tietopalvelun palvelukeskuksesta. Henkilöitä ei voida siirtää ilman suostumusta, mutta virkoja voidaan siirtää. On tehty myös aloite, että myös ihmisiä voitaisiin siirtää. Pitääkö VALTIPA:n eli ministeriöiden tietopalveluiden VALTIPA verkoston puitteissa hakea uusia ratkaisumalleja? Tietopalvelupäälliköt eri ministeriöissä ovat joutuneet kertomaan johdolle, mitkä ovat uudet tavat toimia: millaisia yhteisiä toimintatapoja voisi olla. Kuvauksissa on listattu MAHTI, tietoaineistojen yhteishankinnat, kirjastoasiat, arkistoasiat jne. Hallitusneuvotteluihin tehdään ministeriöissä jo papereita, mikä siinä on tietopalveluiden panos? Päätettiin, että tietopalvelupäälliköt kokoontuvat marraskuun aikana ja miettivät aidosti yhteistoimintaa ja sen mallia, taustalla VALTIPA:n strategia. Nostetaan esille strategiassa jo olevia asioita. Asiaa voidaan käsitellä sen jälkeen VALTIPA yhteistyöryhmässä tai laajemmin. Kyseessä on VALTIPA:n strategian taktinen tarkistus. Tuloskeskustelut ministeriöissä ovat marraskuun lopussa, tätä silmällä pitäen pitäisi ennakoida asioita. Olisi hyvä saada aikaan tulevaisuuskuva, jossa on tietopalvelun tuottavuushankkeet, mukana asiat, jotka tähtäävät sen osoittamiseen, miten tietopalvelut toimivat yhdessä (omat hankkeet, kumppanuushankkeet).

7 6 Ilmoitusasiat VALTIPA:n strategian taktinen tarkennus otetaan siellä esille tietopalvelupäälliköiden tapaamisessa Manu Herna kutsuu koolle palaverin keskustelemaan valtioneuvoston arkiston säilytysvastuut hankkeesta. (Kutsuttu koolle klo ja paikka Kirkkokatu 12, nh. 329.) Irja Peltonen kertoi VM:n tietopalvelun (hallintoyksikön) uusista tiloista Mariankatu 9:ssä. Tietopalvelu muuttaa vuodenvaihteessa. Tilasuunnittelu on tehty eräänlaisena pilottina mallista, jota kohti valtion kiinteistölaitos suuntautuu yleensä tilasuunnittelussa. Senaattorin hankinnat, Henri Ryhänen kertoi tilanteen vuoden 2006 osalta. VNK:n tietopalvelulla oli tuloskeskustelu VNK:n johdon kanssa, esillä oli samat dokumentit kuin edellisessä VALTIPA:n kokouksessa. Vuoden 2005 osalta VNK maksaa sopimuksen mukaiset laskut; Senaattorin budjetti tulee ylittymään. Vuoden 2006 ylitykset budjetoidaan, koska sopimusten irtisanominen ja mahdollinen uudelleen neuvotteleminen vie aikansa. VNK ei myönnä lisämäärärahaa, vaan kehyksessä euroa pysytään. Tämä tarkoittaa sitä, että vuoden 2006 aikana pitää ryhtyä toimenpiteisiin, sitoumukset eivät saa ylittää kehystä. Lisäksi on tehtävä selvitys menettelystä mennessä, jolloin Pekka Kuittinen on palannut toukokuun lopulla 2006 töihin. VNK:ssa on ollut esillä nettobudjetointi Senaattorin hankintojen osalta. Asian käsittely jatkuu Valtipan tietoympäristöryhmässä. 7 (8) Tietoasiantuntijat ry:n jäsenyys, Eeva Liisa Tuomi Kyrö on selvittänyt: Tietoasiantuntijat hyväksyvät jäsenekseen valtioneuvostona, valtioneuvosto määritellään vastaavalla tavalla kuin Senaattorin sopimuksissa. Jäsenyyttä tulee anoa, hyväksymisen jälkeen lähettävät laskun. Jos liitytään mukaan ennen kokousta valtioneuvoston on yhteisöjäsen ja maksamme 300, uusi lasku maaliskuussa jälkeen liitytään kannatusjäsenenä ja maksetaan noin , kokous päättää summan suuruudesta. Päätettiin anoa Tietoasiantuntijat ry:n jäsenyyttä, koordinaattori hoitaa asiaa eteenpäin. MAHTI Ministeriöiden yhtenäisen asianhallinnan tavoitteiden esiselvitys loppuraportti valmistunee marraskuussa. MAHTI hanketta käsitellän seuraavassa VALTI PA:n kokouksessa. OM julkistaa lainvalmistelun kansliapäällikköryhmän loppuraportin VALTIPA:n tietoympäristöryhmä kutsuu vuoden 2006 alussa koolle tietoympäristöryhmän ja VALTIPA yhteistyöryhmän yhteisen kokouksen, jossa esitellään valtioneuvoston ennakointiverkostoa. OECD:n Meeting of Senior Officials from Centres of Government oli esillä Knowledge. IFLA matkakertomus Tukholma Oslo, julkistettu Senaattorissa. Henkilöstöasiat o Valtipan koordinaattorin vuorotteluvapaasijaisuus tulee haettavaksi, hakuaika päättyy

8 o Eduskunnan kirjaston tieto ja viestintäyksikön tietoasiantuntijan virkaan oli 51 hakijaa 8 (8) FM Marjo Rita Valtosen informaatiotutkimuksen alaan kuuluva väitöskirja Tapaustutkimus poliisin esitutkinnan dokumentoinnista: asiakirjahallinnan näkökulma" esitetään julkisesti tarkastettavaksi Tampereen yliopiston Pinni B rakennuksen luentosalissa B1096, Kanslerinrinne 1, lauantaina klo 12. Vastaväittäjinä ovat dosentti, erikoistutkija Ulla Maija Peltonen ja YTT Katriina Byström ja kustoksena professori Pertti Vakkari. Valtipan asiakirjahallinnollisten ryhmien vetäjien palaverissa oli esillä mm hanke, jossa tarkistetaan Valtioneuvoston ja eduskunnan yhteisten asiakirjojen ja niihin rinnastettavien tietoaineistojen säilytysvastuut, muodot ja ajat julkaisu (Valtiovarainministeriön työryhmämuistioita 27/99). Suunnitelmaa ei ole ylläpidetty resurssien puutteen vuoksi. Jatkossa ylläpitovastuut määritellään ja sovitaan. Hankkeen valmistelu on arkistonhoitajien ryhmän vastuulla, Maarit Rajala vie asiaa eteenpäin vielä syksyn 2005 aikana. On mahdollista, että hanke tarvitsee määräaikaisen projektityöntekijän; Maija Jussilainen selvittää VNTHY:n rahoitusmahdollisuuksia. Kokouksessa oli esillä myös hanke, jossa tarkasteltaisiin mahdollisuutta luopua diaarikaavoista erillisinä ryhmittelyinä ja diaarikaavojen yhdistämistä AMStehtäväryhmittelyyn. Tässä yhteydessä tulee esille myös asian ja asiaryhmän käsitteet. Hankkeen mahdollinen valmistelu on kirjaajien vastuulla, Suvi Metsärinta Lehmusvaara vie asiaa eteenpäin. SÄHKE tilaisuus oli Kansallisarkistossa. Asianhallinnan tietoturvallisuusohjeen ohjeluonnos lähetetään VAHTIn kautta lausunnolle heti, kun se saadaan muokattua VAHTI layoutin mukaiseksi. Lausuntoaikaa on joulukuun puoliväliin. Lausunnot lähetetään Päivi Happoselle sähköpostitse. Arkistolaitoksen toinen evaluointi on meneillään. Asia on ollut esillä myös Valtipan asiakirjahallinnon ryhmässä SM:n asiankäsittelyjärjestelmän tarjouspyyntöön tuli 11 tarjousta. Suositeltiin tutustumaan Seppo Määtän väitöskirjaan Strategian ja strategisen informaation tulkintahorisontteja. Case Valtiovarainministeriö. Seppo Määttä väitteli tohtoriksi Turun kauppakorkeakoulussa. ks. sähköinen versio. Seuraava Valtipa yhteistyöryhmän kokous on klo 9, listalla mm. hankehallinnan viitekehys ja MAHTI hanke. 7 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo

9 Liikenne- ja viestintäministeriön Tiedonhallintataidot kuntoon! - koulutusohjelma 1. jakso Tietoympäristö klo Paikka: Kokoussali INFRA Eteläesplanadi 16 Tavoite: Tietoympäristön hahmottaminen Aamukahvi Tervetuloa! Koulutusohjelman tarkoitus ja tavoitteet Tietopalvelupäällikkö Anne Miettinen, liikenne- ja viestintäministeriö Mikä on tietoympäristö? Mitkä ovat sen ulottuvuudet ja miten sitä jäsennetään? - Organisaation tieto ja tietoympäristö miten sitä voi hahmottaa ja jäsentää? - Ministeriön tietoympäristö - Hankkeen tietoympäristö mitä eroja? Tiedon seulonnan ja suodattamisen menetelmiä - Case STM intranet Tietopalvelupäällikkö Johanna Hartman, STM Ministeriön tietoympäristön hahmottaminen Ryhmätyö ja keskustelu

10 2. jakso Tietoverkot tiedonlähteenä klo Paikka: Auditorio Korkeavuorenkatu 37 Tavoite: tietosisältöjen kriittiseen arviointiin perehtyminen Aamukahvi Internet tiedonlähteenä - Tiedonhaku internetistä: mitä saan - Tietoverkkojen eri tasot ja internetin tiedonlähteet - Säädöstiedon lähteet Tietoasiantuntija Marja Oksa-Pallasvuo, Eduskunnan kirjasto Senaattorin tiedonlähteitä ja liiverin tiedonlähteitä Informaatikko Elina Tuomela, Valtiovarainministeriö Informaatikko Riikka Karjalainen Valtioneuvoston kanslia Informaatikko Johanna Silvola Liikenne- ja viestintäministeriö Informaatiolukutaito lähteiden arvioinnista tiedon tuottamiseen Harjoitus: Hakustrategian muodostaminen ja hakutuloksen arviointi

11 3. jakso Tietojärjestelmät toimintaprosessien tukena, metatiedot tiedonhallinnassa ja tiedonhallinnan standardit klo Paikka: Kokoussali INFRA Eteläesplanadi 16 Tavoite: tietojärjestelmien merkityksen selventäminen toimintaprosessien tukijärjestelminä ja työvälineinä sekä metatietojen roolin ymmärtäminen Aamukahvi Valtioneuvoston yhteiset toimintaprosessit, niiden tukijärjestelmät ja sisällönhallinta Tietoasiantuntija Jaana Kaakkola, VNK Liikenne- ja viestintäministeriön (toiminnallinen) näkökulma: - Mitä yhteisiä ja mitä omia tietojärjestelmiä LVM:ssä käytetään - Mitä tietoa mistäkin löytyy? Miten? Järjestelmien yhteydet ja erot? - Tietohallintopäällikkö Pekka Sinkkilä, LVM Metatietojen rooli tietojärjestelmissä ja tiedonhallinnan standardit ja suositukset Jaana Kilkki, arkistoneuvos, Sota-arkiston johtaja Case hallinnonalan asianhallinnasta Projektipäällikkö Elsi Sarjo, Tiehallinto Loppukeskustelu: Valtioneuvoston ja hallinnonalan tietojärjestelmien kehittämistarpeita toiminnan tukijoina? Mitkä asiat vaikuttavat tiedon löytymiseen ja tietojärjestelmän sisältämien tietojen laatuun? Mitä voidaan tehdä laadun parantamiseksi?

12 4. jakso Oikeudellinen näkökulma tiedon hallintaan ja asiakirjojen käsittelyyn klo Paikka: Kokoussali INFRA Eteläesplanadi 16 Tavoite: perehtyminen siihen, miten lainsäädäntö ohjaa viranomaisten tiedonkäsittelyä Aamukahvi Hyvän tiedonhallintatavan juridinen kehikko: julkisuuslaki, arkistolaki, henkilötietolaki, sähköinen asiointi ja tietoturva Ylitarkastaja Päivi Happonen, Kansallisarkisto Liikenne- ja viestintäministeriön näkökulma: Hyvän tiedonhallintatavan toteutumisen arviointia, asianhallinnan merkitys hyvän tiedonhallinnan toteutumisen kannalta Suunnittelija Jaana Vahlstedt, LVM Ryhmätyö: Miten edistää hyvän tiedonhallintatavan toteutumista osastoilla/yksiköissä

13 5. jakso Hankehallinta ja tiedonhallinta hankkeissa klo Paikka: INFRA Eteläesplanadi 16 Tavoite: Systemaattisen hankehallinnan ja hankkeiden tiedonhallinnan edistäminen Hankehallinnan viitekehys, case VM Johdon asiantuntija Virpi Einola-Pekkinen, VM Esimerkki hankkeen tiedonhallinnasta: Ajantasaisen liikenneinformaation tutkimus- ja kehitysohjelma AINO Liikenneneuvos Seppo Öörni Kahvitauko HARE lainsäädäntöhankkeen ja työryhmän tiedonhallinnassa valmistelijan, hankesihteerin ja HARE-yhdyshenkilön tehtävien kannalta Tietopalvelusihteeri Marita Myllynen, LVM Hankkeen tietoprosessin hahmottaminen ja kiteytys yhdessä