TOIMINTAKERTOMUS 2006

Transkriptio

1 VM013:00/ Valtioneuvoston tietopalvelujen (VALTIPA) verkoston Johdanto TOIMINTAKERTOMUS Versio 1.0 Valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyöryhmä VALTIPA asetettiin vuosiksi (VM013:00/2005). VALTIPA yhteistyöryhmään kuuluvat ministeriöiden, oikeuskanslerin viraston, eduskunnan ja Kansallisarkiston nimeämät jäsenet, jotka ovat organisaatioidensa tietopalvelusta tai sen osa alueesta vastaavia. Valtioneuvoston periaatepäätös valtionhallinnon tietohallinnon kehittämisestä ( ) määrittelee VALTIPA:n tehtäväksi valtioneuvoston sisäisten tietovarantojen ja prosessien kehittämisen, ylläpitämisen, ulkoisten tietojen hankkimisen sekä niiden hyödynnettävyyden varmistamisen ja tiedon aktiivisen tarjoamisen. Tavoitteena on hyvän tiedonhallintatavan edistäminen valtioneuvostossa. VALTIPA:n puheenjohtajina toimivat tietopalvelupäällikkö Päivi Tommila kauppa ja teollisuusministeriöstä ja tietopalvelupäällikkö Aulikki Pakanen puolustusministeriöstä. Koordinaattorina toimi tietoasiantuntija Johanna Silvola. Edellä mainittujen lisäksi troikassa olivat mukana tietopalvelupäällikkö Hannele Anttila maa ja metsätalousministeriöstä ja tietopalvelupäällikkö Jyrki Paloposki ulkoasiainministeriöstä. VALTIPA:n yhteistyöryhmä piti vuoden aikana kahdeksan kokousta. Kokousten pöytäkirjat löytyvät HARE:sta (VM013:00/2005). Vuonna 2006 VALTIPA noudatti toiminnassaan Valtipan voimassa olevan viidennen strategiansa visiota: Tieto sujuvasti yhteiskäyttöön. Toiminnallaan VALTIPA tukee Valtioneuvoston yhteisiä toimintaprosesseja ja ministeriöissä tehtävää asiantuntijatyötä. VALTIPA:n toimintakertomus 2006 pyrkii rakenteeltaan noudattamaan vuoden 2006 toimintasuunnitelmaa. Siinä VALTIPA:n toiminta alueiksi oli määritelty tiedon käyttöön saamisen parantaminen, Valtioneuvoston yhteisen asianhallinnan edellytysten luominen ja toimintaprosessien tietotuki. Vision saavuttamisen keinoina toimintasuunnitelmassa mainittiin osaamisen kehittämisen ja verkosto tehokkaana yhteistyön muotona. Toimintakertomuksessa puhutaan VALTIPA hankkeista niiden hankkeiden osalta, joissa VALTI PA:lla on aloitteentekijän ja käynnistäjän rooli. Tiedon käyttöön saamisen parantaminen Kansainvälisen tiedon käytön tehostaminen Valtioneuvoston tiedon sisällönhallinnan tila ja vastuut (SILAVA) hankkeen loppuraportin yksi kehittämisehdotuksista käsitteli kansainvälisen tiedon käyttämiseen liittyviä ongelmia. Ratkaisuksi SILAVA hankeryhmä esittää kansainvälisen tiedon käyttötarpei

2 VM013:00/2005 den kartoitusta ja valtioneuvoston organisaatioiden välisen työnjaon ja erikoistumisen määrittelyä. 2 Hankkeen tavoite Hankkeen tavoitteena on etsiä ratkaisuja, joiden avulla kansainvälisen tiedon käyttöä voidaan tehostaa ministeriössä, niin virkamiesten kuin tietopalvelujen keskuudessa. Ratkaisuja haetaan selvittämällä Valtioneuvostotason organisoitumisen, työnjakojen ja toimintatapojen nykytila ja sen ongelmat tai epäselvyydet sekä esittämällä näihin ongelmiin parannusehdotuksia. Vuonna 2006 Ulkoministeriö asetti projektin, jota toteutettiin työryhmätyönä. Työryhmässä oli edustaja ainakin seuraavista organisaatioista: EK, PLM, VM, KTM, MMM, UM. Myös muiden ministeriöiden ja viranomaisten asiantuntemusta käytettiin hyväksi projektin aikana. Työryhmän ohjausryhmänä toimi VALTIPA yhteistyöryhmä ja asettajalle, eli UM:lle raportoitiin, työn etenemisestä ja tuloksista Aikataulu: projekti jatkuu vuonna Valtioneuvoston yhteisen asianhallinnan edellytysten luominen VALTIPA rakentaa perustaa yhteiselle asianhallinnalle: Tietojärjestelmien yhteentoimivuus edellyttää EU:n (IDA) hyväksymän EIF European Interoperability Framework ohjeen mukaan kolmen tasoista yhteen toimivuutta: organisatorista, semanttista ja teknistä yhteen toimivuutta. Tietopalvelujen asiantuntemus painottuu semanttisen yhteentoimivuuden alueelle. Organisatorinen yhteentoimivuus kattaa toimintaprosessien yhteentoimivuuden. Toimintaprosessien kehittäminen on toimintaprosessien omistajien vastuulla. Tietopalvelut ja VALTIPA verkosto tarjoavat asiantuntemustaan toimintaprosesseihin liittyvien informaatioprosessien kehittämisessä. VALTIPA:lle tärkeitä hankkeita: Keväällä 2006 VALTIPA antoi kommentin Valt IT:n lausuntokierroksella olleeseen Valtionhallinnon IT strategiaan (VM101:00/2005) pitämänsä keskustelutilaisuuden pohjalta. Kommentissa korostettiin VALTIPA:n raportin Valtioneuvoston tiedon sisällönhallinnan tila ja vastuut hankkeen (SILAVA): sujuvaan tiedon kulkuun ja tehokkaaseen tietojen yhteiskäyttöön valtioneuvossa (VM165:00/2003) ensimmäistä kehitysehdotusta valtioneuvoston toimintaprosessien tunnistamisesta sisällönhallinnan ja informaatioprosessien kehitystyön pohjaksi. VALTIPA toi esille strategiassa esiintyvän teknisen näkökulman lisäksi toivomuksen virkamiehen ja tiedonhallinnan näkökulmasta. VALTIPA totesi kommentissaan, että tietopalveluilla on valtioneuvostossa pitkä ja monipuolinen kokemus eri tietojärjestelmien hallinnoimisesta ja käytännön tietotuen antamisesta virkamiehille. VALTIPA osallistui Eduskunnan Lainsäädännön tietojärjestelmät hakupalvelut käyttöliittymän määrittelytyöhön. Projektin lähtökohtana olivat Raske2 projektin tulokset, jotka on raportoitu Suomalaisen lainsäädäntötyön tiedonhallinta julkaisussa. Pilotti jatkuu

3 VALTIPA:n oma hanke VM013:00/ vielä ja sen periaatteena on, että kansalainen voisi hakea tietoja häntä kiinnostavista säädöksistä yhden ikkunan kautta. Kansalaisen ei tarvitsisi pilotissa tietää, mihin järjestelmään mikäkin tieto on tallennettu tai minkä organisaation tietojärjestelmästä tietoa pitäisi hakea. Hankkeessa käytetään pilottina Oikeusministeriön säädösvalmisteluhanketta. OM:n asianhallintajärjestelmästä tallentuu automaattisesti tietoja HARE:en. Hankkeen tuloksena tehtiin käyttöliittymämäärittely, jossa metatietoja on vertailtu internet HARE:n ja Eduskunnan tietojärjestelmien kesken. Pilotti jatkuu vuonna 2007 ja siinä tullaan kokeilemaan ontologiahakua. Valtioneuvoston kanslia käynnisti Senaattorin uudistus ja alustanvaihto hankkeen, jossa VALTIPA:laiset ovat olleet mukana tarpeen mukaan. Hanke jatkuu vuonna VALTIPA:n toimintasuunnitelma 2006 esiteltiin Valt IT:n johtajalle Leena Hongalle. Valtioneuvoston yhteisten ja samankaltaisten prosessien arkistonmuodostussuunnitelmat tarve ja mahdollisuudet yhdenmukaisuuden kehittämiseen Vuonna 2006: jatkettiin hankkeen muotoilua ja suunniteltiin hanke vuodelle 2007 Asiakirjahallinnon ryhmä piti toukokuussa VALTIPA:laisille workshopin aiheesta Näkökohtia ministeriöissä käsiteltävien asioiden tehtäväryhmittelyyn. Workshopin perusvirettä aiheeseen kuvailtiin varovaisen myönteiseksi. Asiakirjahallinnon ryhmä vei hanketta eteenpäin ja perusti vuodelle 2007 VALTIPAhankkeen Sähke normin vaikutukset ministeriöiden AMS:iin. Hankkeen ensivaiheessa tarkastellaan Sähke normin vaikutuksia pääsääntöisesti paperimaailmaa varten tehdyille AMS:lle. Hankkeen toisessa vaiheessa työstön kohteeksi nostetaan sellaiset kokonaisuudet, joiden yhdessä selvittämisestä katsotaan saatavan synergiaetuja. Semanttisessa yhteentoimivuudessa on eri tasoja, jotka kaikki ovat välttämättömiä. VALTIPA on edistänyt ja edistää semanttista yhteentoimivuutta seuraavin toimin: Yhteinen metatieto (asiat ja asiakirjat) Metatiedot: Vuonna 2006: metatietoasioiden toimintaohjelmaa edistetään Vuoden aikana metatietojen toimintaohjelmaa on edistetty erityisesti valtioneuvoston viiden ministeriön asianhallintajärjestelmän vaatimusmäärittelyn osalta. Toimintaohjelmaa edistettiin myös Eduskunnan Lainsäädännön tietojärjestelmät hakupalvelut käyttöliittymäpilotin määrittelytyössä. Hankkeen tuloksena tehtiin käyttöliittymämäärittely, jossa metatietoja vertailtiin internet HARE:n ja Eduskunnan kesken. Vuonna 2006 valmisteltiin VALTIPA hanketta Yhteiset metatiedot ja tietorakenteet vuodelle 2007, jonka tavoitteena on luoda suositus valtioneuvoston tietojärjestelmissä käytettävistä yhtenäisistä metatiedoista, toimintaohjelma suosituksen käyttöönotosta ja mahdollisesti selvitys valtioneuvoston keskitetyn metatietopalvelun toteutustavasta. Kuka: VALTIPA yhteistyöryhmä, koordinaattori

4 Standardit: VM013:00/ Yhteiset käytännöt Vuonna 2006: kehitettiin vuorovaikutusta valtion IT johtamisyksikön (Valt IT) kärkihankkeiden osalta Yhteistyö VM:n hallinnon kehittämisosaston käynnissä olevien Valt IT hankkeiden kanssa on kuluneena vuotena ollut monipuolista. Valt IT:n Tilannekatsauksia Yhteiset tietojärjestelmät kehittämisohjelman dokumentinhallinta ja arkistointi kehittämishankkeesta kuultiin VALTIPA kokouksessa ja Asiakirjahallinnon yhteistyöryhmän kokouksissa. Koordinaattori osallistui kuluneena vuotena Valt IT:n Yhteentoimivuuden kehittämisohjelman (VM064:01/2006) Arkkitehtuurimenetelmät, kuvaustavat ja sisältö osahankkeeseen toimien asiantuntijana erityisesti informaatioarkkitehtuurin rakentamisessa. Yhteentoimivuuden kehittämisohjelman tilanteesta kerrottiin VALTIPAkokoukselle vuoden aikana kahteen otteeseen. Tiivistä yhteistyötä Kansallisarkistoon jatkettiin. Mm. Kansallisarkiston kärkihankkeista ja niihin liittyvistä JHS hankkeista kertoi Kansallisarkiston edustaja kertoi Asiakirjahallinnon yhteistyöryhmän kokouksessa Koodistot: Kuka: VALTIPA yhteistyöryhmä, koordinaattori, Asiakirjahallinnon yhteistyöryhmä VALTIPA:n hankkeina on kehitetty seuraavat koodistot, jotka edellyttävät jatkuvaa ylläpitoa: Valtioneuvoston asiasanasto Valtioneuvoston asiasanastoa ylläpidettiin ja kehitettiin. Asiasanaston käyttöä valtioneuvostossa markkinoitiin Valtioneuvoston asiakirjatyypit Kuka: VN asiasanastoryhmän vastuulla, VNK:n tietopalvelun ylläpitämä Kuka: laadittu VALTIPA hankkeena. Kehittäminen edelleen vastuuttamatta Valtioneuvostotiedon ryhmittely Kuka: laadittu VALTIPA hankkeena. Ylläpito ja kehittäminen edelleen vastuuttamatta. Ryhmittelyä käytetään myös verkkoviestinnässä. Vuonna 2006 valmisteltiin VALTIPA hanketta Yhteiset metatiedot ja tietorakenteet, jonka tavoitteena on mm. luoda suositus valtioneuvoston tietojärjestelmissä käytettävistä yhtenäisistä metatiedoista. Vuonna 2006: valmisteltiin VALTIPA hanketta Yhteiset metatiedot ja tietorakenteet

5 VM013:00/ Kuka: VALTIPA yhteistyöryhmä, hankkeen projektipäällikkö, koordinaattori Vuonna 2006: HARE laadun kehittäminen HARE:n sisällöllisen kattavuuden kehittämistä ja palvelun markkinointia jatkettiin jakamalla tsemppipalkinto. Tsemppipalkinnolla haluttiin palkita sitä ministeriötä, joka oli eniten parantanut tulostaan verrattuna vuonna 2004 saamiinsa arvioinnin tuloksiin. Arviointiraatiin osallistui yhdeksän henkeä, joista viisi tuli valtioneuvoston ulkopuolelta. Tsemppipalkinnon sai toukokuussa ulkoasiainministeriö. Palkinnon jakoi viime vuoden HARE palkinnon saanut sosiaali ja terveysministeriö. Kuka: HARE pääkäyttäjät, koordinaattori, ulkopuolinen HAREarviointiryhmä Vuonna 2006: ministeriöiden tietopalveluiden toimintaa kuvaava yhteistilaston kerääminen VALTIPA:n yhteistilastoa on koottu vuodesta 2001 lähtien. Kuka: tietopalvelut toimittivat tiedot koordinaattorille, joka kokosi yhteistilaston. Vuonna 2006: VALTIPA:n yhteistilastojen kehittäminen Toimintaympäristön muuttuminen ja kerättyjen tilastojen tulkinnassa nousseet kysymykset johtivat siihen, että kuluneen vuoden aika troikka valmisteli VALTIPA:lle uudet tilastointiohjeet. Uusien tilastointiohjeiden lähtökohtana oli saada mahdollisimman paljon tietoa suoraan järjestelmistä ja tarkentaa kerättävien tilastojen käsitteet mahdollisimman yksiselitteisiksi. Kuka: troikka valmisteli VALTIPA:lle uudet tilastointiohjeet, jotka hyväksyttiin ja otetaan käyttöön Valtioneuvoston poikkihallinnollisten prosessien tietotuki Vuonna 2006: Säädösvalmistelun tietotuki hanke saatettiin loppuun Yksi VALTIPA:n toiminnan keskeisimpiä hankkeita vuonna 2006 oli Säädösvalmistelun tietotuen kehittäminen (VM044:00/2005). Hankkeen loppuraportissa (VM:n työryhmämuistioita 13/2006) esitetään säädösvalmistelun tietotuen toimintamalli, jonka tavoitteena on säädösvalmistelun tietotuen kehittäminen koko valtioneuvoston kattavana palveluna. Toimintamallin kivijalkana on säädösvalmistelun tietotuen osaamisen syventäminen ja kehittäminen ministeriöiden tietopalveluissa. Tietopalveluiden tarjoama säädösvalmisteluun liittyvä tietotuki pyritään kytkemään osaksi ministeriöiden säädösvalmistelun prosessia. Tietopalveluiden osaamista säädösvalmisteluun liittyvissä asioissa tuetaan valtioneuvostossa VALTIPA:n uudessa Säädösvalmistelun tietotuki yhteistyöryhmässä. Säädösvalmistelun tietotuen toimintamallin hyvästä vastaanotosta valtioneuvostossa kertoo muun muassa se, että toukokuussa ilmestyneessä Paremman sääntelyn toimintaoh

6 VM013:00/ jelmassa (VNK004:00/2005) ehdotetaan otettavaksi käyttöön valtioneuvostotasoinen valmistelijoiden ja tietopalveluiden toimintamalli, jonka säädösvalmistelun tietotuen kehittämistyöryhmä on laatinut lainvalmisteluhankkeiden tietotuen edistämiseksi. Kuka: hankeryhmä yhteistyössä Eduskunnan kirjaston kanssa Ohjelmajohtamisen työryhmätyön tuen pilottia seurattiin ja tuettiin. Valtioneuvoston arkiston säilytysvastuun kehittäminen hankeen (VNK007:00/2005) Yhteistyö tietoaineistohankinnoissa Kuka: VNK asetti hankkeen syksyllä 2006 ja sitä jatketaan keväällä 2007 Vuonna 2006: jatkettiin laajaa hyväksi osoittautunutta hankintayhteistyötä, arvioitiin Senaattorin ulkoista tietoaineistoa ja selkeytettiin hankintaprosesseja Tietoympäristöryhmä jatkoi yhteisen ulkoisen tietoaineiston kartoitusta, arviointia ja tarjoamista paneutuen erityisesti Senaattorin ulkoisen tietoaineiston arviointiin. Valmisteltiin sopimusesitys tietoaineistojen hankintayhteistyöstä valtioneuvostossa. Senaattorin ostettujen palvelujen hankintaprosessia selkeytettiin. Kuka: VNK:n tietopalvelu ja Tietoympäristöryhmä Kirjastoyhteistyön kehittäminen Vuonna 2006: UM:n ja UM/KEO:n ja STM:n kirjastojen kokoelmatietokannat liitettiin kuluneena vuonna VNLib kirjastotietokantaan. Yhteisessä VNLib kirjastojärjestelmässä ovat jo mukana VNK, SM ja OKV. VNLib pääkäyttäjäryhmä teki vuoden aikana luettelointisuosituksen ja valmisteli VNLibkäsikirjaa. Käsikirjassa ohjeistetaan mm. yhteistietokantaan liittymistä sekä tietokannan ylläpitoa. Kuka: VNLib pääkäyttäjät Osaamisen kehittäminen VALTIPA painottui vuonna 2006 kehittämään verkostonsa osaamista erityisesti säädösvalmistelun ja asiakirjahallinnon sektoreilla: Pohjoismaisten ja eräiden muiden maiden oikeusjärjestelmät ja oikeudelliset tietolähteet (Säädösvalmistelun tietotuki hanke VM044:00/2005) Kuka: Säädösvalmistelun tietotuen hankeryhmä ja Eduskunnan kirjasto pidettiin Pohjoismaisten oikeudellisten tiedonlähteiden koulutus

7 VM013:00/ Koulutus oikeudellisista tiedonlähteistä Ranskan, Alankomaiden ja Saksan osalta pidettiin kesäkuussa. Valtioneuvoston ja eduskunnan päätöksentekoprosessi ja siihen liittyvät asiakirjat Kuka: VNK/Valtioneuvoston istuntoyksikkö, Eduskunta ja koordinaattori Ajankohta: Osallistujia: 37 (ml. esiintyjät) Sähke normit käytännössä asiakirjahallinnollisten ryhmien yhteistilaisuus. Keissinä Lahden kaupungille toteutettu Sähke normin mukainen asianhallintajärjestelmä Kuka: OM ja Asiakirjahallinnon yhteistyöryhmä Ajankohta Osallistujia: 48 (ml. esiintyjät) Valtipan verkostoiltapäivä teemana sähköisen asiakirjahallinnon tietoturvallisuus Kuka: Asiakirjahallinnon ryhmä ja koordinaattori Ajankohta: Osallistujia: 110 (ml. esiintyjät) Asiakirjahallinnollisten ryhmien yhteistilaisuus: Asiakirjahallinnan ja arkistotoimen keskeiset käsitteet ja niiden sisältö tavoitteena yhteinen käyttö Kuka: Asiakirjahallinnon ryhmä ja koordinaattori Ajankohta: Osallistujia: 29 (ml. esiintyjät) Julkaisujen asiasanoittaminen Kuka: VN Asiasanastoryhmä Ajankohta: Osallistujia: 34 (ml. esiintyjät) Synenergia aamukahvi: säädösvalmistelun tieto ja tietohallintotukihankkeiden tilannekatsaus Kuka: Säädösvalmistelun tietotuki hankeryhmä, SÄTTI hanke, Valtti Ajankohta: Osallistujia: 20 (ml. esiintyjät)

8 Verkosto tehokkaana yhteistyön muotona VM013:00/ Verkoston ja kaikkien verkostoryhmien keskeinen tehtävä on tiedon jakaminen, kokemusten vaihtaminen oman toiminta alueen kannalta relevanteista asioista ja yhteisten toimintatapojen kehittäminen parhaiden käytäntöjen kehittämiseksi ja omaksumiseksi. Verkostoryhmät vuonna 2006 olivat seuraavat: VALTIPA yhteistyöryhmä: Seuraavien organisaatioiden nimeämät jäsenet tietopalveluista tai sen osa alueesta vastaavasta: VNK, UM, OM, SM, PLM, VM, OPM, MMM, LVM, KTM, STM, TM, YM, Oikeuskanslerin virasto, Eduskunta ja Kansallisarkisto. VALTIPA:n kokouksia valmisteleva troikka: Päivi Tommila KTM, Aulikki Pakanen PLM, Hannele Anttila MMM, koordinaattori Johanna Silvola VM; syksyllä myös 2006 Jyrki Paloposki UM Asiakirjahallinnon ryhmä: puheenjohtaja Päivi Tommila KTM Arkistonhoitajien ryhmä: puheenjohtaja Jaana Vahlstedt LVM Asiasanastoryhmä: puheenjohtaja Eeva Liisa Tuomi Kyrö OKV Kirjaajien ryhmä: kiertävä puheenjohtajuus Kirjastoryhmä vetäjät: Erja Mikkola MMM ja Mari Myllyharju VNK Tietoympäristöryhmä: puheenjohtaja Elina Tuomela VM VNLib pääkäyttäjät vetäjä Ansa Majuri SM VALTIPA verkostossa toimi myös EUTORI tietopalvelupääkäyttäjäryhmä (vetäjä Anne Niemi VNK 07/2006 ja Anu Kakkuri 08/2006 ) ja HARE pääkäyttäjäryhmä (vetäjä Johanna Silvola VM/VNTHY). Liite 1. Verkostoryhmien toimintakertomukset Liite 2. Verkostoryhmien kokouksiin osallistuneet

9 Liite 1. Verkostoryhmien toimintakertomukset Asiakirjahallinnon ryhmä VM013:00/ Arkistonhoitajien ryhmä Vuonna 2006 arkistonhoitajien ryhmä kokoontui yhteensä 8 kertaa. Ryhmässä käsiteltiin jäsenille yhteisiä ajankohtaisia asioita, jaettiin tietoa koulutuksesta, kursseista ja seminaareista ammattitaidon ylläpitämiseksi sekä tehtiin tutustumiskäynti pääesikuntaan Keväällä ryhmän puheenjohtajana toimi Jaana Vahlstedt liikenne ja viestintäministeriöstä ja syksyllä Tarja Leino rajavartiolaitoksen esikunnasta. Sihteereinä toimivat ryhmän jäsenet vuoroperiaatteen mukaisesti. Ryhmän kokoonpanossa tapahtui seuraavia muutoksia: Aino Ollilainen MMM:stä siirtyi toisen työnanantajan palvelukseen ja hänen tilalleen tuli Mervi Björkman. STM:n edustajaksi vaihtui syksyllä Petri Konttisen tilalle Benjamin Allemand. Vuoden tärkein hanke oli Valtioneuvoston ja eduskunnan yhteisten asiakirjojen ja niihin rinnastettavien tietoaineistojen säilytysvastuut, muodot ja ajat. (VM:n työryhmämuistio 27/1999) julkaisun päivitys, jota varten perustettiin julkaisutyöryhmä ja sille alatyöryhmiä. Keväällä ryhmällä on neljä kokousta. Valtipa koordinaattori Johanna Silvola esitteli ryhmälle Valtipan suunnitelmia ja Petri Konttinen STM:n asianhallintajärjestelmää. Toukokuussa kokousta ei pidetty, vaan useimmat ryhmän jäsenistä osallistuivat Helsingissä järjestetyille Suomen VIII arkistopäiville Myös syksyllä ryhmä kokoontui neljä kertaa. Marraskuussa tutustuttiin puolustusvoimien asiakirjahallintoon, jota esitteli pääesikunnassa asiakirjahallintopäällikkö Marja Piiroinen Honkanen. Muissa syksyn kokouksissa käsiteltiin mm. Mahti hanketta ja valtioneuvoston arkiston säilytysvastuun kehittämishanketta sekä pohdittiin arkistonmuodostussuunnitelmien laatimisen uusia haasteita. Valtipan asiakirjahallinnollisten ryhmien vetäjien palaveriin osallistui arkistonhoitajien ryhmän edustajana Jaana Vahlstedt. Tilaisuudessa keskusteltiin Valtipan vuoden 2007 toimintasuunnitelmasta. Useat ryhmän jäsenet osallistuivat Valtipan asiakirjahallinnollisten ryhmien yhteistilaisuuteen 9.11., jossa sota arkiston johtaja arkistoneuvos Jaana Kilkki luennoi asiakirjahallinnan ja arkistotoimen keskeisistä käsitteistä. Kirjaajien ryhmä Kirjastoryhmä Tapahtumia ja tilaisuuksia Lainan päivänä 8.2. ministeriöiden kirjastoissa järjestettiin erilaisia tapahtumia ja esiteltiin palveluja. Lainan päivän tiimoilta vaihdettiin ennakkoon ideoita ministeriöiden kirjastojen välillä. UM:ssä järjestettiin tilaisuus, jossa esiteltiin UM:n käytössä olevaa Lehtimarketin lehtiportaalia ja keskusteltiin lehtien käsittelyyn ja tilauksiin liittyvistä käytännöistä. Muutamia ryhmäläisiä osallistui erikoiskirjastojen neuvoston järjestämään erikoiskirjastopäivään 2006, jossa seminaariaiheena oli elektronisten aineistojen muuttuva maailma.

10 VM013:00/ Hanselin edustajat esittelivät vuonna 2006 järjestetyn kirjahankintojen kilpailutuksen tuloksia ja puitesopimukseen liittymismahdollisuutta STM:ssä pidetyssä tilaisuudessa. Kotimaisten kirjojen puitesopimustoimittajiksi valittiin Suomalainen kirjakauppa Oy, Tyrvään Kirjakauppa Oy ja Suomen Info Kirjakaupat Oy. Ulkomaisten kirjojen hankinnat voittivat Blackwell s Book Services, Dawson Books ja Starkmann Limited. Neuvottelut Amazon.com kirjakaupan kanssa ovat vielä kesken. STM:stä oli edustus kirjahankintakilpailutuksen työryhmässä. Loppuvuodesta alkoi Hanselin toimesta seuraavan lehtikilpailutuksen valmistelu ja tässä työryhmässä on mukana henkilöitä myös muutamien ministeriöiden tietopalveluista. SM:n kirjakahvilassa järjestettiin Lucian päivän tapaaminen, jossa Arne Hedman Kansalliskirjastosta kertoi yhteisluettelon tietokantahuollon haasteista ja tavoitteista. Säädösvalmistelun tietotukiryhmä Säädösvalmistelun tietotukiryhmä perustettiin Säädösvalmistelun tietotuen kehittäminen hankkeen (VM044:00/2005) kehittämisehdotuksen seurauksena. Ryhmä kokoontui vuonna 2006 ensimmäisen kerran. VN Asiasanastoryhmä Valtioneuvoston asiasanastoryhmän tavoitteena on tehdä valtioneuvoston asiasanastosta hyvä ja toimiva työväline valtioneuvosto ympäristössä olevien tietoaineistojen kuvailuun. VN asiasanastoa ylläpitävät ministeriöistä nimetyt henkilöt. Vuonna 2006 VN asiasanastoryhmä kokoontui viisi kertaa. Ryhmän puheenjohtajana toimi Eeva Liisa Tuomi Kyrö (OKV), varapuheenjohtaja toimi Anna Maija Marttila (VM) OKV:sta ja sihteerin tehtävät kiersivät. Valtioneuvosto asiasanastoryhmän kokoonpano vuonna 2006 liite 1. VN asiasanastossa ovat mukana KTM, LVM, MMM, OKV, OM, OPM, PLM, SM, STM, TM, VM, VNK ja UM. Asiasanasto on julkaistu ja ylläpidetty Senaattorissa ja VNK on hoitanut VNasiasanaston ylläpidon sekä teknisen vastuun. Vuonna 2006 VNLib kirjastojärjestelmä oli käytössä viidessä ministeriössä ja yhdessä virastossa, toimipisteitä yhteensä kuusi. Tämän yhteisen kirjastojärjestelmän myötä on yhteisen VN asiasanaston merkitys lisääntynyt. VN asiasanaston käyttö eri ministeriöissä ja järjestelmissä liite 2. Asiasanastoryhmässä on käsitelty VN asiasanastoon ehdotettuja uusia asiasanoja, asiasanapoistoja (vuonna 2006 SM:n ja OPM:n asiasanapoistoja) ja muutoksia asiasanoihin. Ryhmä käsitteli kolme kertaa Helsingin yliopiston kirjaston ylläpitämän Yleisen suomalaisen asiasanaston YSA:n uusia ja muutettuja asiasanoja. Asiasanastoryhmä (jäsenet Ryhänen/VNK, Lahin/OM, Marttila/VM, Leino/STM ja Tuomi Kyrö/OKV yhdessä OM:n julkaisukoordinaattorin Kaija Hirven ja STM:n julkaisusuunnittelija Mervi Pyykkösen kanssa) järjesti Julkaisujen asiasanoittaminen tilaisuuden OM:ssa. Tilaisuuteen osallistui noin 30 julkaisujen kanssa työskentelevää. Tilaisuudessa käytiin läpi asiasana avainsana käsitteitä, niiden merkitystä tiedonhaussa, ministeriöiden kuvailusivujen yhtäläisyyksiä sekä esiteltiin ja keskusteltiin ministeriöiden julkaisujen asiasanoituksesta. Tässä tilaisuudessa ministeriöiden julkaisujen parissa työskentelevät perustivat verkostoryhmän, ja ryhmän tapaamiset alkavat vuonna VN asiasanastoryhmä muuta toimintaa vuonna 2006: tutustuminen KA:n Vakka tietokantaan vierailu KA:n J.V. Snellman Valtiomies ja ihminen näyttelyssä ministeriöiden julkaisujen kuvailusivuista yhteenveto henkilönimien käyttö metatietona VNLib pääkäyttäjäryhmä

11 VM013:00/ Vn kirjastojen järjestelmäyhteistyö jatkui aktiivisena. VNLib pääkäyttäjäryhmä kokoontui seitsemän kertaa. Ryhmä järjesti STM:ssä 13.2 vn:n tietopalveluille informaatiotilaisuuden VNLibkirjastotietokannasta. Yhteisten luettelointikäytäntöjen koulutustilaisuudet pidettiin ja 1.3. VNK:n tiloissa. UM:n ja UM/KEO:n ja STM:n kirjastojen kokoelmatietokannat liitettiin kuluneena vuonna VNLib kirjastotietokantaan. Luettelointisuositus tehtiin ja VNLib käsikirjaa valmisteltiin. Käsikirjassa ohjeistetaan mm. yhteistietokantaan liittymistä sekä tietokannan ylläpitoa. Kesäkuun pääkäyttäjäryhmän kokouksen jälkeen tehtiin retki Suomenlinnaan. Retkelle osallistuivat Valtipan koordinaattori sekä henkilöitä, jotka vuosien saatossa ovat olleet mukana rakentamassa yhteistä kirjastotietokantaa. Kahvila Piperissä Kristiina Asp kertoi ryhmäläisille Tukholmassa toimivasta Anna Lindh kirjastosta ja sen toiminnasta. Tietoympäristöryhmä Senaattorin perusaineiston kartoitus Ministeriöiden tietopalveluita pyydettiin vastaamaan verkkokyselyyn Kyselyn tavoitteena on määritellä Senaattorin yhteishankintojen keskeiset ns. perusaineistot, jotka ovat Valtioneuvoston toiminnalle välttämättömiä. Kyselyn avulla on tarkoitus saada selville ministeriöiden tietopalveluiden näkemys Senaattorin ostettujen aineistojen tärkeydestä. Tehty kysely liittyy Senaattorin ostettujen palveluiden selvitykseen. Ministeriöiden tietopalvelut vastasivat kyselyyn kerran. Seuraavat tahot lähettivät vastauksen: VNK, UM, SM, PLM, VM, OPM, MMM, LVM, KTM, STM, TM ja OKV. Vastausta ei saatu OM:stä ja YM:stä. Kyselyn tuloksia käsitellään tietoympäristöryhmän kokouksessa ja kyselyn tulokset lähetetään tiedoksi VALTIPAlle. Vastaajien mielestä Senaattorin ostettujen palveluiden temaattisten aihealueiden painoarvo on seuraava: 1. Viitetietokannat ja erilaiset tietokannat 2. Elektroniset lehdet ja lehtien arkistot 3. Uutispalvelut ja maatiedot 4. Sanakirjat, tietosanakirjat, standardit, hakemistot ja tilastot Vastaajat saivat arvottaa aihealueiden mukaan jaotellut Senaattorin ostetut palvelut 4 portaisella asteikolla: erittäin tärkeä (1), tärkeä (2), kohtuullisen tärkeä (3) ja tarpeeton (4). Kyselyn perusteella tärkeimmät aineistot ovat: HS Arkisto 1 MOT sanakirjat 1 Suomen Laki.com 1 STT uutispalvelu 1,15 Fonecta Finder 1,15 Linnea 1,23 HS verkko 1,31 Vastaajien mielestä seuraavat aineistot eivät olleet tärkeitä: Suomen Standardoimisliiton standardit 2,83 Tilastokeskus Kuluttajabarometri, kuluttaja ja tuottajahintaindeksi 2,85 Esmerk tietopalvelu 2,92 Tilastokeskus Lehdistötiedotteet 3 Nationalencyklopedin 3

12 Finpro hankeneuvontapalvelut 3,25 VM013:00/ Vastaajat saivat myös antaa palautetta jokaisesta aiheosiosta. Kommentit otetaan huomioon tehtäessä Senaattorin ostettujen palveluiden selvitystä. Yksittäisenä kysymyksenä ministeriöiden tietopalveluilta kysyttiin käyttävätkö he Taloussanomien painettua vai verkkoversiota. Pelkästään elektronista versiota Taloussanomista ei käyttänyt kukaan. Vastaajista 6 ilmoitti käyttävänsä painettua versiota ja 6 vastaajaa ilmoitti käyttävänsä sekä painettua että elektronista versiota. Kyselyssä Kauppalehden palvelua arvotettiin paremmaksi kuin Taloussanomia. Kahdessa annetussa palautteessa viitattiin Taloussanomiin: Kauppalehti tärkeämpi ja parempi palvelu kuin Taloussanomat. Kannatamme Sanomien arkiston hankkimista Taloussanomat.fi:n sijaan. Taloussanomat tärkeämpi meille painettuna kuin sähköisenä, vain muutama ihminen käyttänyt elektronista versiota eikä sitä pidetä yhtä hyvänä kuin Kauppalehti online palvelua. Lopuksi kyselyssä pyydettiin vastaajia antamaan palautetta yleisesti Senaattorin ostetuista palveluista. 8 vastaajaa antoi palautetta. Annetuissa palautteissa toivottiin Senaattorin päivittämistä ja selkeyttämistä aineiston löydettävyyteen. Hankintapolitiikan selkiyttämistä toivottiin; hankintaprosessi ja kustannusten jakoperusteet. Lisää käyttäjäkoulutusta ja tietoiskuja toivottiin. Käyttötilastojen systemaattista keräämistä vaadittiin. Kolmessa vastauksessa lueteltiin tärkeimpiä palveluita ja yhdessä vastauksessa todettiin Senaattorin ostettujen palvelujen hankintamenetelmän hyödyttävän ministeriöiden tietopalveluita. EUTORI pääkäyttäjäryhmä EUTORI tietopalvelupääkäyttäjät kokoontuivat v kymmenen kertaa. Pääkäyttäjäryhmän puheenjohtajana toimi heinäkuuhun saakka Anne Niemi, elokuusta alkaen Anu Kakkuri ja sihteereinä Maria Wigell, Neea Härkönen ja Katja Benson. EUTORI pääkäyttäjäryhmässä keskityttiin pitkälti käyttöön otetun EUTORI järjestelmän toisen version käytön vakiinnuttamiseen ja siellä vielä esiintyneiden virheiden korjaamiseen heinäkuussa alkanutta EU puheenjohtajuus kautta silmällä pitäen. Council Extranet integraatio otettiin käyttöön huhtikuussa Puheenjohtajuuskauteen liittyen keskusteltiin yleisistä periaatteista ja menettelytavoista mm. arkistointiin ja tietopalvelupyyntöjen kirjaamiseen liittyen. Ohjeita komission valvontamenettelyihin liittyvistä menettelytavoista päivitettiin ja ohjetta Suomen vastauksista komission konsultaatioihin luonnosteltiin. EUTORIn ja HARE järjestelmän sisällöllisistä rajapinnoista käytiin keskustelua HARE pääkäyttäjäryhmän kanssa. HARE pääkäyttäjäryhmä

13 VM013:00/ Liite 2. Verkostoryhmien toimintaan osallistuneet Valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyöryhmä VALTIPA Anttila Hannele MMM Airola Leena Kansallisarkisto Hartman Johanna STM Heikkilä Paula TM Herna Manu SM Johansson Virpi EK Kaira Hiekkavuo Tarja OPM

14 Koskimies Päivikki TM Kuittinen Pekka VNK Lahin Marjatta OM Miettinen Anne LVM Nissinen Mirja UM Pakanen Aulikki PLM puheenjohtaja Paloposki Jyrki UM Peltonen Irja VM Rintamäki Vesa YM Ryhänen Henri VNK Silvola Johanna VM/VHTY siht. Tommila Päivi KTM puheenjohtaja Tuomi Kyrö Eeva Liisa OKV Vesanen Pentti VNK Virtasalo Ulla YM Wallin Timo PLM VM013:00/ VALTIPA:n kokousta valmisteleva troikka Anttila Hannele MMM Pakanen Aulikki PLM puheenjohtaja Silvola Johanna VM/VNTHY siht. Tommila Päivi KTM puheenjohtaja Paloposki Jyrki UM Asiakirjahallinnon ryhmän kokouksiin osallistuneet: Anttila Hannele MMM Eskola Mikko VNK Happonen Päivi KA Konttinen Petri STM Lahin Marjatta OM Malkki Riitta UM Marttila Anna Maija VM Naski Anneli YM Niemi Anne LVM Nurmilaukas Eija OM Pakanen Aulikki PLM Pyykkö Raija VM Rajala Maarit SM Saastamoinen Marja UM Silvola Johanna VM, sihteeri Tommila Päivi KTM, puheenjohtaja Vanhanen Leena VNK Vastamäki Tiina VNK Arkistonhoitajien ryhmän kokouksiin osallistuneet: Airola Leena KA Allemand Benjamin, STM Mervi Björkman / MMM Eskola Mikko, VNK Hartikainen Eeva TM Honkala Marjukka PLM

15 Hurmalainen Anne KTM Konttinen Petri STM Leino Tarja SM/RVLE Lomu Juhani EK Luostarinen Selja OPM Mäkelä Heinola Tuula YM Niemi Anne LVM Nummela Pertti, UM Penttilä Irene OM Pyykkö Raija VM Rajala Maarit SM Schwartz Anne, EA Silvola Johanna VM Söderlund Päivi SM Uitto Salme OPM Vahlstedt Jaana LVM Vanhanen Leena VNA VM013:00/ Kirjaajien ryhmän kokouksiin osallistuneet: Backström Berit OM Kivelä Liisa SM Heikkilä Paula TM Huuskonen Hilkka PLM Hyvärinen Liisa VM Kivelä Liisa SM Lahin Marjatta Laurila Päivi STM Metsärinta Lehmusvaara Suvi VM Naski Anneli YM Nurmilaukas Eila OM Penttilä Irene OM Puustinen Tarja VNk Rosbäck Sonja LVM Silvola Johanna VM Söderlund Päivi SM Tihilä Markku MMM Vilokkinen Helena OPM Puustinen Tarja Säädösvalmistelun tietotukiryhmä Hietanen Aki OM Hartman Johanna STM Hämäläinen Päivi KTM Koskimies Päivikki TM Kuittinen Pekka VNK Lehtovuori Leena VM Leino Eila STM Majuri Ansa SM Mikkola Erja MMM Niemi Anne LVM Pakarinen Mirja EK Sipola Liisa PLM Virtasalo Ulla YM

16 VN Asiasanastoryhmän kokouksiin osallistuneet: Granholm Leena OPM Hagman Raija VM Hirvi Kaija OM Hämäläinen Päivi KTM Kallio Marjaana TM Karjalainen Riikka VNK Lahin Marjatta OM Leino Eila STM Marttila Anna Maija VM Mikkola Erja MMM Niemi Anne LVM Nurmilaukas Eila OM Oksa Pallasvuo Marja EK Puumalainen Jaana UM Tuomi Kyrö Eeva Liisa OKV puheenjohtaja Rajala Maarit SM Ryhänen Henry VNK Silvola Johanna VM Sipola Liisa VNK Suikkanen Eeva Maria VM (Suomi.fi) Tuomi Maija Liisa KA Vahlstedt Jaana LVM VM013:00/ VN Lib Kirjastoryhmän kokouksiin osallistuneet: Asp Kristiina, UM/KYO Hagman Raija, STM Kallio Marjaana, TM Karjalainen Kari VNTHY Majuri Ansa, SM Mikkola Erja, MMM Myllyharju Mari, VNK Näsänen Taina, MMM Oksanen Heta UM Puumalainen Jaana, UM Ryhänen Henri, VNK Simola Maija, UM/KYO Sipola Liisa PLM k Tuomela Elina, VM k Tuomi Kyrö Eeva Liisa, OKV Tuura Vesa VNTHY Tietoympäristöryhmän kokouksiin osallistuneet: Granholm Leena OPM Hämäläinen Päivi KTM Isoranta Hanna UM/KEO Kallio Marjaana TM Karjalainen Riikka VNK Kähö Elina VM, puheenjohtaja Majuri Ansa SM Mella Ilkka SM

17 Miettinen Anne LVM Mikkola Erja MMM Nyberg Diana VNK Paavilainen Kaisa Eduskunta Palmén Leena VM Puumalainen Jaana UM Ryhänen Henri VNK Sipola Liisa PLM Tanskanen Antti EK Tuomi Kyrö Eeva Liisa OKV Tuomimäki Irmeli LVM Raitio Aino STM Wilska Aini Sisko MMM VM013:00/ EUTORI pääkäyttäjäryhmän kokouksiin osallistuneet: Alanko Seija OM Aunela Helena STM Benson Katja VNK Tuulia Caesar Tuulia VNK Hanhimäki Kimmo KTM Heiskanen Marjaana VNK Hellström Marjo OPM Hietanen Kirsi UM Hokkanen Anneli VNK Hulkkonen Jussi TH Huuskonen Hilkka PLM Härkönen Neea VNK sihteeri Hyttinen Merja YM Jääskeläinen Tanja MMM Kajaani Mikko TH Kakkuri Anu VNK puheenjohtaja (08 06 ) Kataja Pauliina SM Keranto Leila TM Kokkinen Heli VM Koivunen Niina SM Laurila Päivi STM Luovio Sauli VNK Miettinen Anne LVM Niemi Anne VNK puheenjohtaja ( 07/06) Nieminen Kristiina YM Nurmilaukas Eila OM Moisio OsmoVM Pelkkikangas Heli VNK Piiroinen Sanna MMM Pitkänen Marja Riitta STM Puska Merja EK Saastamoinen Marja UM Tanskanen Martti EK Tuomimäki Irmeli LVM Vepsä Moilanen Salla VNK Wigell Maria VNK sihteeri

18 VM013:00/ HARE pääkäyttäjäryhmän kokouksiin osallistuneet: Silvola Johanna VM puheenjohtaja Aalto Helena TM Aunela Helena STM Björkman Mervi MMM Dolk Cherina STM Eväkoski Lena STM Hakkarainen Satu YM Honkala Marjukka PLM Hyvärinen Liisa VM Karaisto Marja Riitta SM Konttinen Petri STM Myllynen Marita LVM Naski Anneli YM Nurmilaukas Eila OM Penttilä Irene OM Puustinen Tarja VNK Pätiälä Hanne KTM Rosbäck Sonja LVM Saastamoinen Marja UM Savo Olli VM Thorman Henna OPM Tihilä Markku MMM