Yhteistyöryhmän kokous

Transkriptio

1 Pöytäkirja VM043:00/2008 Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö Jussilainen Maija Valtipa - valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyöryhmä Yhteistyöryhmän kokous Aika klo Paikka Ympäristöministeriö, Kasarmikatu 25, nh Kortteli K02 (kellarikerros) Osallistujat Ulla Virtasalo YM, puheenjohtaja Päivi Happonen Kansallisarkisto Marjatta Lahin OM Tarja Kaira-Hiekkavuo OPM Hannele Anttila MMM Johanna Hartman STM Eeva-Liisa Tuomi-Kyrö OKV Kimmo Hanhimäki TPK Mirja Pakarinen Eduskunnan kirjasto Maija Jussilainen VM/VNTHY sihteeri 1 Kokouksen avaus ja osallistujien toteaminen Puheenjohtaja avasi kokouksen. 2 Esityslistan hyväksyminen Hyväksyttiin esityslista. 3 Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen Hyväksyttiin pidetyn kokouksen pöytäkirja. id Valtiovarainministeriö Puh tai (vaihde) Snellmaninkatu 1 A, Helsinki Faksi PL 28, Valtioneuvosto valtiovarainministerio@vm.fi Y-tunnus

2 2 (5) 4 Säädösvalmistelun tietotuen arviointi Johannan Hartman STM ja Mirja Pakarinen Eduskunnan kirjasto esittelivät asian säädösvalmistelun tietotukiverkoston tekemän muistion (liitteenä) pohjalta. Eduskunnan kirjastoon on ministeriöiden tietopalveluilta tullut hankkeen puitteissa 13 tiedonhakupyyntöä. Näistä osa on ollut laajoja tiedonhakuja, joihin Eduskunnan kirjastossa on osallistunut useita tietoasiantuntijoita. Osa tiedonhauista on ollut suppeampia. Ministeriöiden ennakoitua vähäisempi osallistuminen tietotukeen arvioidaan johtuvaksi resurssisyistä. Osalla ministeriöitä organisaatiomuutokset ovat vieneet resursseja ja osalla ministeriöitä ei ole ollut suuria säädösvalmisteluhankkeita. Ministeriöiden tietopalveluissa vaaditaan joka tapauksessa resursseja asian suunnitteluun ja kohderyhmittäiseen markkinointiin, vaikka tiedonhaku tehtäisiinkin Eduskunnan kirjastossa. Ennen säädösvalmistelun tietotuen lanseerausta tehdyissä säädösvalmistelijoiden haastatteluissa tuli esille luottamuksen merkitys: jos tietopalvelua ei tunneta, siihen ei osata luottaa ja käyttää hyväksi. Ministeriön säädösvalmistelun koordinointiverkoston luottamuksen saavuttaminen, henkilökohtaiset kontaktit säädösvalmistelijoihin ja onnistuneet kokemukset ovat olennaisia. Ministeriöiden tietopalvelut tarvitsevat yhteistyötä Eduskunnan kirjaston kanssa kansainvälisten oikeusvertailuiden vuoksi ja hallinnonalan tietopalveluiden kanssa substanssin vuoksi. Säädösvalmistelun tietotukiverkosto -ryhmä, joka on kokoontunut 4-5 kertaa vuodessa, on koettu tärkeäksi kollegiaalisen tuen vuoksi ja parhaiden käytäntöjen levittämiseksi. Sekä tietotukea käyttäneiden ministeriöiden että Eduskunnan kirjaston kannalta kokemukset ovat olleet myönteisiä. Myös niissä ministeriöissä, joissa ei ole omia resursseja, olisi tärkeää, että säädösvalmistelijat tuntisivat säädösvalmistelun tietotuen, Eduskunnan kirjasto on valmis tarjoamaan palveluitaan. Senaattorin säädösvalmistelu-osioon tulee omana osuutenaan tiedonhankinnan tuki, jossa on tietotuki-palvelun esittely ja yhteydenottotiedot. STM:ssä informaatikko toimii työsuojeluosaston säädösyksikössä, kokemukset ovat olleet hyviä. STM:ssä on suunnitteilla notaariverkosto, joka tehtävänä olisi säädösvalmistelun tuki. Notaariverkoston ja tietopalvelun yhteistyötä olisi mahdollista kehittää. Integroituminen kehysorganisaatioon on keskeinen asia. Kaikki ministeriöiden kirjastotietopalveluissa työskentelevät pitäisi kytkeä työhön mukaan, virka-asemasta riippumatta. Keskustelussa tuli esille mm., että - luottamuksen rakentaminen valmistelijoiden ja tietopalvelun välillä on olennaista. Tilojen läheisyys helpottaa luottamuksen aikaansaamista. Avustavien henkilöiden kanssa yhteistyö on myös olennaista, koulutus lähitietotuen antajiksi on jo aloitettu YM:ssä. Myös VM:ssä ja joissakin muissa ministeriöissä on ollut avustajien kouluttamista, mikä on saanut kiitosta. - OM:n kirjaston kehittämistyöryhmä marraskuun loppuun mennessä, työryhmä tulee esittämään, että v otetaan joku uusi lainsäädäntöhanke pilotiksi. Säädösvalmistelun tietotukea pidettiin onnistuneena ja kehittämisen arvoisena hankkeena. Erityisesti kiitettiin Leena Palménia (OM) tietotuen sivujen valmistelusta Senaattoriin.

3 3 (5) 5 Valtipan toimintasuunnitelma 2009 Evästettiin toimintasuunnitelman edelleen työstämistä. Verkostoryhmiltä on pyydetty täydennyksiä mennessä. Toimintasuunnitelma on tarkoitus hyväksyä joulukuun kokouksessa. Keskeisiksi asioiksi nostettiin asiakirjahallinnon asiat, kirjasto-tietopalveluiden palvelulinjaukset ja Senaattorin käyttöönotto ja vaikutukset ministeriöiden intraneteihin. Keskusteltiin asiakirjahallinnollisten ryhmien tilanteesta. Asiakirjahallinnon ryhmä kokonaisuudessaan ei ole kokoontunut, mutta pienryhmiä eri teemoista on ollut. Pienryhmien pöytäkirjat ovat Senaattorissa asiakirjahallinnon ryhmän taululle. Keväällä 2008 hahmotettiin ajankohtaisiksi asioiksi: -HELI-järjestelmän käyttöönotto ja vaikutukset ministeriöiden henkilöstö- ja taloushallinnon järjestelmiin, - palvelukeskusten vaikutukset AMS:iin, - yhteisten tallennusmuotojen ja käytäntöjen kehittäminen vn-yhteisissä järjestelmissä ja ministeriöiden järjestelmien ja vn-yhteisten järjestelmien välillä asia otetaan 2009 toimintasuunnitelmaan. Kirjasto-tietopalvelullisten verkostoryhmien yhteistyötä tiivistetään ja laaditaan kirjastotietopalvelujen palvelulinjaukset. Asiaa on jo valmisteltu verkostoryhmien yhteyshenkilöiden palaverissa. Palvelulinjauksia kehitetään wikissä, työryhmä Eeva-Liisa Tuomi-Kyrö, Johanna Meltti ja Maija Jussilainen valmistelevat asiaa. Kolmanneksi asiaksi toimintasuunnitelmaan alkuun nostetaan verkkopalvelujen kehittäminen: Senaattorin käyttöönottoa ja integrointia ministeriöiden intraneteihin käsitellään. Seurattaviin hankkeisiin lisättiin OPM:n ja SM:n asiankäsittelyjärjestelmähankkeet Valdan ja Mahti-hankkeen lisäksi sekä EUTORI3-hanke. Hallinnonalan tietopalveluille järjestettävä verkostoiltapäivä voisi olla toisinto järjestettävästä organisaatiomuutosten vaikutuksista asiakirjahallintoon. Verkostoiltapäivien ja tieto- ja viestintäammattilaisten aamukahvitilaisuuksien aiheiksi toivotaan ideoita. 6 Valtioneuvoston tietopalvelustrategian toimeenpano ja viestintä 7 Ilmoitusasiat Toimeenpanosuunnitelman rahoitus vahvistetaan VNTHY:n sisäisessä budjetissa marraskuussa Valtioneuvoston tieto- ja tietojärjestelmäarkkitehtuurihanketta valmistellaan VNTHY:ssä (Jaana Koivunen ja Maija Jussilainen). Valtioneuvoston tietopalvelustrategiaa on esitelty Valtti-ryhmässä sekä valtioneuvoston controllerille. STM:n tietohallinnon kehittämisryhmässä, jossa kaikkien osastojen ja yksiköiden edustajat, erityisesti tietojohtamista ja arkkitehtuuria pidettiin tarpeellisina. TPK:ssa strategiaan on suhtauduttu myönteisesti. Neuvottelut Valtipan koordinaatiopalvelun sijoituspaikasta siirtyvät vuoden 2009 puolelle. Koordinaattori ja metatietopäätoimittajat siirtyvät muun VNTHY:n mukana valtiokonttoriin. VNTHY on valtioneuvostoa (ministeriöitä) palveleva osa valtion ITpalvelukeskusta (VIP).

4 Tietopalvelupäälliköiden palaveri palkkausjärjestelmistä, Aki Hietanen kutsunee koolle joulukuussa Valtioneuvoston yhteistä palkkausjärjestelmää valmisteleva hanke (VM092:00/2007) on saanut lisäaikaa asti. Näyttääkö valtioneuvoston asiasanaston tulevaisuus ontolta ilman ontologioita? Ma klo Kansallisarkistossa, Siltavuoren luentosali, Siltavuorenranta 16, osallistuneita henkilöä. Tilaisuus oli ollut onnistunut. Valtipan säädösvalmistelun tietotuki-, kirjasto- ja tietoympäristö- ja VN-Libpääkäyttäjäryhmien yhteinen palaveri klo 14-16, aiheena strategian toimeenpano ja kirjastolinjaukset sekä verkostoryhmien toiminnan kehittäminen. Työryhmä jatkaa wikissä. Hallinnonalojen tietopalvelujen verkostoiltapäivä Mitä valtionhallinnon organisaatiomuutokset merkitsevät asiakirjahallinnolle - kokemuksia, toimintaohjeita maanantaina klo Säätytalolla, ilmoittautuneita yli 100. Valtion IT-toiminnan johtamisyksikön (ValtIT) tiedotuspäivä torstaina klo Paasitornissa (Paasivuorenkatu 5 A, Helsinki). Tilaisuus on tarkoitettu valtionhallinnon johdolle ja asiantuntijoille. Ilmoittautumiset viimeistään Linkki ilmoittautumislomakkeeseen: 4 (5) Pohjoismaisten lakikirjastojen kokous Suomessa Eduskunnan kirjasto toimittaa asiasta tarkempaa tietoa myöhemmin. Tuomioistuinkirjastot, oikeustieteelliset kirjastot jne. ovat mukana. Teema: Yhteinen oikeudellinen perintö mitä se on nyt ja tulevaisuudessa? Ministeriöiden edustajat ovat tervetulleita. KA:n lausuntopyyntö SÄHKE2-määräysluonnoksesta mennessä. Todettiin, että Valtipa ja metatietoryhmä eivät ehdi kokoontua lausunnon antaakseen, mutta metatietopäätoimittaja Laila Heinemann kokoaa VM:n lausuntoa varten näkökohtia, jotka lähetetään myös Valtipa-yhteistyöryhmälle tiedoksi. IBM ja TietoEnator järjestävät Valda-esittelyn (tuotteen esittely). Tilaisuus lienee kutsutilaisuus. OPM:n alaisessa Taiteen keskustoimikunnassa on avoinna suunnittelijan virka, tehtävänä viraston tietopalvelun ja taidetoimikuntien asiakirjahallinnon ylläpito ja kehittäminen. Hakuaika päättyy MMM hakee tietopalvelusihteeriä EU-jakeluihin mennessä, syksyyn 2010 asti. Aluehallinnon uudistamishankkeen keskushallinnosta aluehallintoon ja aluehallinnosta paikallishallintoon siirrettäviä tehtäviä selvittäneiden työryhmien ehdotukset valmistuneet ( ) Haaga-Helian tarjous verkkotiedonhaun paketista on ollut esillä tietoympäristöryhmässä, mutta hankintaa ei pidetty ajankohtaisena Senaattorin uudistuksen vuoksi. Asiaan palataan tarvittaessa. STM tilaa omaan käyttöönsä paketin, jossa on 3 osaa: verkkoopetuspaketti, jossa STM:n hallinnonalan tietolähteet ovat esimerkkeinä, hallinnonalan keskeiset linkit (opiskelijatyö) verrataan STM:n omiin linkkeihin, tiedonkäyttötapakartoitus, hinta Yhteinen perustietopaketti tiedonhausta maksaisi 800. Ari Haasio on siirtymässä pois Haaga-Heliasta, tehtävä siirtyy toiselle henkilölle.

5 5 (5) OKV:ssä otettu käyttöön MAHTI asiankäsittelyjärjestelmä Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo

6 MUISTIO 1(3) YHTEENVETO SÄÄDÖSVALMISTELUN TIETOTUEN PILOTOINNISTA MINISTERIÖISSÄ Säädösvalmistelun tietotuen toimintamalli Toimintamallin käyttöönotto Tietotuen peruspalveluiden tarjonta Tietotuen toimintamalli luotiin VM:n asettaman työryhmän työn tuloksena vuonna Loppuraportti on julkaistu sähköisessä muodossa VM:n työryhmämuistioita sarjassa numerolla 13/ ehittaminen/ saeaedoes/name.jsp Toimintamallia on pilotoitu vuoden 2007 alusta alkaen. Kukin tietopalvelu on itse päättänyt, tarjoaako tietotukipalvelua ministeriössään. Säädösvalmistelun tietotukiryhmä on toiminut tietotuen tarjoajien yhteistyö- ja tukiverkostona, jonka kautta hyviä kokemuksia on pyritty välittämään toimijoiden välillä. Toimintamallin kuvaus on liitteenä 1. Tietotukiryhmä päätti koota ministeriöiden tietopalveluiden kokemukset toimintamallin käyttöönotosta ja näkemykset sen tulevaisuudesta. Vastaukset saatiin OM:stä, OPM:stä, PLM:stä, STM:stä, VM:stä, TEM:stä ja Eduskunnan kirjastosta. Kaikki vastaukset on luettavissa wikityökalun kautta: Seuraavassa on tietotukiryhmän johtopäätökset ministeriöiden vastausten pohjalta. Lähes kaikissa ministeriöissä on toimintamallista tiedotettu ja/tai esitelty toimintamalli säädösvalmistelun kehittämisverkostolle, jos sellainen toimii ministeriössä. Joitakin pilottihankkeita on ollut, mutta missään ministeriössä toimintamalli ei ole vielä vakiintunut pysyväksi säädösvalmistelijoille tarjottavaksi palveluksi. Yleensä pilotointi on hoidettu yhteistyössä Eduskunnan kirjaston kanssa, jolla on ollut välisenä aikana 13 tietotukihanketta. Pääasiallisena syynä toimintamallin käyttöönoton kangerteluun mainittiin resurssien puute. Siksi toimintamallia ei ole haluttu aktiivisesti markkinoida. Vain harvalla tietopalvelulla on ollut osoittaa henkilöitä tähän työhön eri syistä johtuen. Myönteisenä esimerkkinä organisointitavasta mainittiin STM:n hyvät kokemukset siitä, että informaatikko työskentelee kiinteästi substanssiosastolla. Meritullinkatu 8, Helsinki PL 33, VALTIONEUVOSTO Puhelin (09) Telekopio (09)

7 2(3) Tietotukipalvelut on toimintamallissa jaettu peruspalveluihin ja hankkeille räätälöityihin palveluihin. Peruspalveluiden tarjonta (kirjat, kausijulkaistut, sähköiset tiedonlähteet) on hyvin pitkälle vakiintunutta. Ne tarjotaan pääasiassa kirjastopalveluina sekä intranettien ja Senaattorin kautta. Tietotuen tarpeessa olevien hankkeiden seuranta (räätälöidyt palvelut) Tietopalvelut seuraavat käynnistyviä hankkeita vaihtelevasti. Aktiivista seurantaa ei ole juuri missään ministeriössä. Jos seurantaa on ollut, se on tapahtunut seuraamalla uusia hankkeita HAREsta tai sisäisen tiedottamisen kanavien avulla tai yhteydenpidolla ministeriön säädösvalmistelun koordinointiryhmään. Tietotukiryhmässä on myös koettu, että tietotuki ei voi toimia tietopalvelun yksipuolisen aktiivisuuden varassa. Tavoitteena on, että tietotukipalvelu olisi integroitu toimivaksi osaksi säädösvalmisteluprosessia. Tämä vaatii yhteistyötä ministeriön säädösvalmistelun kehittämisestä vastaavan tahon kanssa. Tavoitetila on, että säädösvalmistelija tietää tukipalveluiden olemassa olon ja sen tuomat mahdollisuudet helpottaa omaa tiedonhankintatyötä. Hankkeen käynnistyessä hän ottaa itse oma-aloitteisesti yhteyttä tietopalveluun, jos katsoo tarvitsevansa apua. Tietopalveluiden markkinointi ja yhteydet valmistelijoihin Tietopalvelun tietotukiosaaminen Uudet työntekijät perehdytetään ministeriön tietopalvelun palvelutarjontaan (myös tietotukipalveluun, jos sitä on tarjolla). Perehdyttämiskäytännöt vaihtelevat jonkin verran. Tiedottaminen vanhoille työntekijöille tapahtuu pääasiassa intranetien kautta. Uusien työntekijöiden perehdyttämiskäytäntö on koettu hyväksi. Tietotukiverkostossa on vaihdettu kokemuksia hyvistä perehdyttämiskäytännöistä. Tietotukipalvelun markkinoinnissa tehokkainta on henkilökohtainen kontakti säädösvalmistelijaan. Tietotuen täytyy toimia tiiviissä yhteistyössä substanssiorganisaation kanssa. Valmistelijan täytyy kokemuksen kautta oppia, että tietotukipalvelusta on hänelle konkreettista apua eli kysymyksessä on luottamuksesta tietotuen tarjoajan ammattitaitoon. Näin ollen parasta markkinointia ovat onnistuneesti hoidetut tiedonhakutoimeksiannot. Kyselyssä vastattiin, että säädösvalmistelijoilta saatu palaute on ollut pääasiassa myönteistä. Varsinkaan kansainvälisen säädösvertailun tekemiseen ei ole riittävästi osaamista ministeriöiden tietopalveluissa. Tietotukihankkeen aikana järjestetty tiedonlähteiden koulutus ei riitä vaan osaamista pitäisi jatkuvasti kehittää lisäkoulutuksen ja käytännön työssä oppimisen kautta. Tiedonhakuihin harjaantuminen vaatii kokemusta. Eduskunnan kirjaston palvelu kansainvälisen oikeusvertailevan aineiston hankkimisessa on ollut tehokasta ja laadukasta. Olennaista on, että apu oikeusvertai-

8 3(3) Verkostosta saatava hyöty Muita johtopäätöksiä ja kehittämisajatuksia levan aineiston hankintaan on kaikkien säädösvalmistelijoiden tavoitettavissa vaikka ministeriöiden tietopalveluiden resurssit olisivat rajalliset. Eduskunnan kirjaston resurssit ovat huomattavasti laajemmat kuin ministeriöiden tietopalveluiden. Yhteistyötä Eduskunnan kirjaston kanssa on syytä kehittää myös paikkaamaan ministeriöiden tietopalveluiden tilapäisiä tai pysyviä resurssivajeita. Verkostotyötä pidetään tärkeänä. Kollegiaalisen tuen saamista pidetään hyvänä samoin kuin hyvien käytäntöjen jakamista. Verkostotyötä pyritään kehittämään työryhmätyöskentelyä tukevien työkalujen avulla. Monissa säädöshankkeissa on olennaista saada Eduskunnan kirjaston tarjoaman oikeudellisen asiantuntemuksen lisäksi myös esimerkiksi hallinnonalan tietopalvelujen asiantuntemus hankkeiden käyttöön. Omatoimisen tiedonhankinnan lisäksi tai sijasta valmistelijalle tietotukea tarjoavan henkilön rooli voi jatkossa olla eri lähteistä tulevien tietotukipalveluiden koordinointia hankkeen käyttöön. Roolin muutos tuo mukanaan uusia kehittämishaasteita. Mikäli ministeriössä on vahva lainvalmistelun koordinaatio, tietotuen tulee toimia sen kanssa tiiviissä yhteistyössä. Lisäksi joissakin ministeriöissä on käytössä tai kaavailuja valmistelijoiden tukiorganisaatioiksi (esim. STM:ssä kaavailtu notaariverkosto), jolloin tukitarpeet kanavoituvat tietopalveluun näiden verkostojen kautta. Tietopalveluiden integroituminen kehysorganisaation työhön on haasteellista. Esillä on ollut ajatus, että Valtipan muiden ryhmien (mm. kirjasto- ja tietoympäristötyöryhmä) kanssa järjestettäisiin tähän keskittyvä teematilaisuus. Esimerkiksi Tampereen yliopiston kirjaston kokemukset yhteistyöstä tieteellisten laitosten kanssa voisivat olla hyödyllisiä. Säädösvalmistelun tietotuessa on kysymys vain yhdestä, joskin ministeriöiden ydintoiminnan kannalta keskeisestä tietopalveluiden tarjoamasta palvelusta. Lisäksi se on toteutunut eri tavoin eri ministeriöissä. Siksi on tärkeää, että tietotukipalveluita kehitetään Valtipa-yhteistyönä osana kirjastopalveluiden valtioneuvostotasoista kehittämistä. Tietotukipalvelun tulisi olla ainakin kansainväliseen oikeusvertailuun liittyvän tiedonhankinnan osalta olla kaikkien valtioneuvoston säädösvalmistelijoiden käytettävissä. Uuden Senaattorin säädösvalmisteluosio on suunniteltu huolella ja parhaalla asiantuntemuksella tukemaan säädösvalmisteluprosessia sen eri vaiheissa. Ministeriöiden tietopalvelujen tulisi huolehtia, että tämä aineisto saadaan lainvalmistelijoiden tueksi säädösvalmisteluhankkeissa. Aineisto tulisi tarjota helposti ja näkyvästi ministeriöiden intraneteissa tai lainvalmistelijat tulisi muuten ohjata uuden palvelukokonaisuuden käyttäjäksi Senaattorissa. Palvelun esittely ja markkinointi voisi kuulua lainvalmistelun tietotuen peruspalveluihin. LIITE: Säädösvalmistelun tiedonhankinnan tuki - palvelukuvaus

9 Valtioneuvoston tietopalvelun yhteistyöryhmä VALTIPA Säädösvalmistelun tietotuen verkostoryhmä SÄÄDÖSVALMISTELUHANKKEEN TIEDONHANKINNAN TUKI Ministeriöiden tietopalvelut ja Eduskunnan kirjasto ovat valmistelijoiden apuna säädösvalmisteluhankkeen tiedonhankinnassa. Osassa ministeriöistä on nimetty säädösvalmisteluavustajia ja hankeassistentteja, jotka myös avustavat tiedonhankinnassa. Tietotuen peruspalvelut Ministeriöiden tietopalvelut tarjoavat tietolähde- ja palvelukokonaisuuden, jonka avulla säädösvalmistelija voi seurata oman alansa kehitystä. Tietopalvelut tarjoavat käyttöön luotettavat tietolähteet sekä opastavat ja kouluttavat niiden käytössä. Painopiste on tietolähteiden omaehtoisen käytön tuessa. Peruspalveluiden laatua arvioidaan ja palvelun sisältöä kehitetään jatkuvasti ministeriöiden sisällä. Ministeriöiden tietopalvelut tekevät kiinteää yhteistyötä peruspalveluiden saatavuuden ja kattavuuden parantamiseksi. Räätälöity tietotukipalvelu Palvelussa on kysymys säädösvalmisteluhankkeelle kohdennetusta tietotuesta. Siinä pyritään selvittämään hankkeen spesifit tietotarpeet tekemällä tietotuen tarvekartoitus yhdessä valmistelijan ja säädösvalmistelussa avustavan henkilön kanssa. Samassa yhteydessä tarkistetaan, että valmistelija tuntee ja osaa käyttää ministeriössä jo käytössä olevia palveluita (tietokannat, kirjaston palvelut, jne.) Sen lisäksi sovitaan, miten tarvittavaa tausta-aineistoa hankitaan riittävän tietopohjan kokoamiseksi säädöshanketta varten. Tarvekartoituksen apuvälineenä voi käyttää tarkistuslistaa. Räätälöidyn tietotuen tarpeeseen ja laajuuteen vaikuttaa säädösvalmisteluhankkeen asiasisältö, syntytapa (EU/kansallinen) sekä valmistelijan omat tiedonhankintakanavat ja valmiudet. Olennaista on, että valmistelija tietää mahdollisuuden saada tietopalveluiden apua, jos katsoo sitä tarvitsevansa. Räätälöidyt tietotukipalvelut edellyttävät onnistuakseen sitä, että informaatikko saa riittävän laajat perus- ja taustatiedot valmisteltavana olevasta asiasta. Parhaiten se onnistuu, jos informaatikko osallistuu säädösvalmisteluhankkeeseen mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Useimmiten paras vaihe on säädöshankkeen tiedonhankinnan kannalta intensiivisin esivalmisteluvaihe. Informaatikko voi osallistua hankkeen kokouksiin silloin, kun se on taustan ja tavoitteiden ymmärtämisen kannalta hyödyllistä. Kun palvelun tarjoaja ja asiakas tuntevat toistensa toimintatavat, tiedon tarpeet ja osaamisen tason, on mahdollista kehittää toimiva asiakassuhde. Tietotuen saanti on säädösvalmistelijalle helpompaa ja nopeampaa, kun tietopalvelussa ollaan perillä asiaan liittyvistä perusasioista. Muutoin tietopalvelun käyttö voi tuntua työläältä ja valmistelija pyrkii selviämään omin avuin ja tietotuki jää hyödyntämättä. Lisäksi työn ja ajan säästöä tulee, kun valmistelijan omat tiedonhankintakanavat ja -verkostot ja tietopalvelun kanavat täydentävät toisiaan. Päällekkäinen työ vältetään, jos tiedonkulku toimii.

10 Tietopalvelu ei ole substanssin tai juridiikan asiantuntija. Riittävän vuoropuhelun kautta voidaan tietopalvelun tiedonlähde- ja tiedonhankintaosaaminen kuitenkin kytkeä mukaan hankkeeseen. Vaikka tietotukipalvelua antaa ensisijaisesti kunkin ministeriön tietopalvelu, keskeistä on, että tietotukiresurssit hyödynnetään koko valtioneuvoston tasolla. Jos tietopalvelun resurssit eivät riitä, Eduskunnan kirjaston tietopalvelu avustaa ministeriöasiakkaita erityisesti kansainvälisen oikeudellisen vertailun ja muun kansainvälisen oikeudellisen aineiston hankinnassa. Kirjaston kokoelmissa on laajat kokoelmat ulkomaisia säädöksiä, valtiopäiväasiakirjoja ja oikeustapauskokoelmia sekä käytössä useita oikeudellisia tietopankkeja. Kirjastosta löytyy omaa tietopalvelua laajemmin eri vieraiden kielten osaamista. Ministeriöiden tietopalvelut hyödyntävät myös toistensa osaamista vaihtamalla kokemuksia mm. säädösvalmistelun tietotukiverkostossa. Lisätietoa säädösvalmistelun tietotuesta saa ministeriöiden tietopalveluista sekä Eduskunnan kirjaston verkkosivuilta LIITE: Tietotukitarpeen tarkistuslista Tietotuen toimintamalli on kehitetty valtiovarainministeriön asettamassa hankkeessa, jossa oli ministeriöiden tietopalveluiden sekä Eduskunnan kirjaston edustajia. Hankkeen yhteydessä haastateltiin säädösvalmistelijoita yhdessätoista ministeriössä. Lisäksi tietopalveluille järjestettiin ulkomaisten säädöstietolähteiden koulutusta. Loppuraportti on julkaistu sähköisessä muodossa valtiovarainministeriön Työryhmämuistoita -sarjassa numerolla 13/ name.jsp