Kiekun palkkakustannusten kohdistamisessa tehtävät muutokset 12.6.2015 12.6.2015
Kiekun palkkakustannusten jaon kehittäminen 2013-2016 - > 31.12.2013 2014 2015 - > 2016-> Jakopalkkalaskennan tulosten siirto kirjanpitoon. Jakopalkkalaskennan tulosten siirto vain BIraportointiin. Jakopalkkalaskenta tapahtuu BItietovarastossa. Jakopalkkalaskenta tapahtuu BItietovarastossa. Laskenta tapahtuu palkkajärjestelmässä. Tulokset siirrettiin kirjanpitoon. Laskenta tapahtui palkkajärjestelmässä. Tulokset siirrettiin BItietovarastoon. Sisäinen laskenta eriytetty ulkoisen kirjanpidon aikataulu- ja sisältövaatimuksista. Laskenta tapahtuu BItietovarastossa. Rajauksia takautuviin työaikakorjauksiin. Eriytetään sisäinen laskenta ja rahoittajaprojektilaskenta. Laskenta tapahtuu BItietovarastossa. Kustannuslaskentaan liittyvä jakopalkkalaskenta liikaa sidoksissa ulkoisen kirjanpidon aikataulu- ja sisältövaatimuksiin. Puutteita toteutuksessa (prosessi) ja muutoksen viestinnässä. Palkkajärjestelmässä toteutettu laskenta liian monimutkainen. Uuden toimintamallin käyttöönotto 1.1.2015. Kokonaistyöajan raportointi mahdollistuu ja aiheuttamisperiaate toteutuu ratkaisussa paremmin. Muutokset voimaan 1.1.2016. 12.6.2015 2
Jakopalkkalaskenta Rondo, M2, substanssijärjestelmät SAP HCM Poissaolot Ajanhallinta Muutokset toteutetaan yleisessä jakopalkkalaskennassa. Muu kirjanpidon aineisto (ml. sis. lask. seurantakohteet) Maksupalkat Palkat Kieku taloushallinto (SAP FICO) Ulkoisen kirjanpidon oikaisuja muistiotositteilla Kirjanpidon raportointi Maksupalkat (hlötaso) Tuntikorjaukset Hyväksytyt tunnit Hyväksymättömät tunnit Maksetut palkat (hlötaso) BI-raportointi Kustannuslaskennan raportointi Jakopalkat Rahoittajaprojektiraportointi BIjakopalkkalaskenta Yleinen jakopalkkalaskenta Rahoittajaprojektilaskenta 12.6.2015 3
Kokonaistyöajan raportointi mahdollistuu 12.6.2015 4
Kokonaistyöajan raportointi mahdollistuu Nykyratkaisu: Kiekun nykyratkaisussa palkallisen poissaolon ja tehollisen työajan palkkakustannuksen laskennassa on käytetty kalenteripäiviä ja tunteja, mistä johtuen kokonaistyöaikaa ei ole ollut mahdollista raportoida. Palkanlaskennassa palkalliset poissaolot käsitellään VES:n mukaisesti kalenteripäiviä käyttäen. Jakopalkkalaskennassa palkanlaskennassa syntynyttä tietoa palkallisista poissaoloista on käsitelty suorakohdisteisena*, eli palkanlaskennan tuottamaan tietoa sellaisenaan. Jakopalkkalaskennasta on vähennetty palkanlaskennan tuottama palkallisen poissaolon kustannus ja loppuosa kuukausipalkasta on jaettu seurantakohteille tuntikirjauksissa tuotettujen tuntitietojen perusteella. * Suorakohdisteisuudella tarkoitetaan sellaista kustannuserää, jota ei jakopalkkalaskennassa käsitellä, vaan kyseinen erä saa lopullisen seurantakohdekombinaationsa jo lähdejärjestelmässä (tyypillisesti Ajanhallinnassa). 12.6.2015 5
Laskettavat ja suorakohdisteiset erät 2015 M a k s u p a l k a t Jakopalkkalaskentaan sisällytettävät palkkaerät Tehdyn työajan palkat Palkattomat poissaolot (vähentävä) Edellisten henkilösivukulut Suorakohdistettavat erät Suorakohdistettava tuntityö (henkilöt, jotka eivät kohdenna tunteja) Ylityöt Tehdyn työajan lisät, muut palkan lisät Välilliset palkkakustannukset: Palkalliset lomat, lomarahat, sairauspoissaolot, muut palkalliset poissaolot Palkkiot Edellisten henkilösivukulut Ulkopuoliset palvelut, kustannusten korvaukset yms. 12.6.2015 6
Kokonaistyöajan raportointi mahdollistuu Vuoden 2016 alusta palkallisten poissaolojen palkkakustannus lasketaan Palkkajärjestelmässä edelleen VES:n mukaisesti kalenteripäiviä käyttäen ja tieto on edelleen käytettävissä henkilöstöhallinnon raporteilla. - Ts. Palkkajärjestelmässä tehtävään palkan laskentaan tämä muutos ei vaikuta. Uudessa jakopalkkaratkaisussa palkallista poissaoloa ei enää käsitellä suorakohdisteisesti, vaan osana jakopalkkalaskentaa. Palkallisen poissaolon tieto muutetaan tunneiksi Ajanhallinnassa ja palkallisen poissaolon tunnit otetaan osaksi jakopalkkalaskennan jakotekijää. Ts. palkalliset poissaolot saavat tuntien suhteessa osuuden jaettavasta kuukausipalkasta. - Jakopalkkalaskennassa ei siis nykymallista poiketen vähennetä palkkajärjestelmässä laskettua kalenteripäiviin perustuvaa palkkakustannusta. Tämän johdosta henkilön kokonaistyöaika voidaan raportoida tunteina ja palkallisen poissaolon toteutunut tuntihinta / kustannus on identtinen kuukauden muiden työtuntien kanssa. 12.6.2015 7
Laskettavat ja suorakohdisteiset erät 2016 M a k s u p a l k a t Jakopalkkalaskentaan sisällytettävät palkkaerät Tehdyn työajan palkat Palkattomat poissaolot (vähentävä) Edellisten henkilösivukulut Välilliset palkkakustannukset: Palkalliset lomat, sairauspoissaolot, muut palkalliset poissaolot Suorakohdistettavat erät Suorakohdistettava tuntityö (henkilöt, jotka eivät kohdenna tunteja) Ylityöt Tehdyn työajan lisät, muut palkan lisät Välilliset palkkakustannukset: Lomarahat Palkkiot Edellisten henkilösivukulut Ulkopuoliset palvelut, kustannusten korvaukset yms. 12.6.2015 8
Suorakohdistettavat erät jakopalkkalaskennassa Suorakohdisteisten erien käsittelytapa ei muutu. - Suorakohdisteiset erät erotetaan BI-tietovaraston henkilötasoisesta maksupalkkatiedosta palkkalajiryhmittelyn avulla. - Suorakohdisteiset erät viedään jakopalkkalaskennan läpi sellaisenaan ja yhdistetään kustannuslaskennan raportointitiedoiksi BI-tietovarastossa. 12.6.2015 9
Palkallisten poissaolojen käsittely jakopalkkalaskennassa muutetaan maksuperusteisesta suoriteperusteiseen 12.6.2015 10
Palkallisten poissaolojen käsittely jakopalkkalaskennassa muutetaan maksuperusteisesta suoriteperusteiseen Nykyratkaisussa palkalliset poissaolot ovat ns. suorakohdisteisia ja palkkakustannus kohdentuu sille kuukaudelle, kun se maksetaan, vaikka poissaolo olisikin tapahtunut edellisenä kuukautena. Haasteena on ollut se, että kaikkia poissaoloja ei ole ollut tiedossa tai hyväksytty ennen kyseisen kuukauden maksupalkkojen maksamista, mistä johtuen poissaolon kustannus ei ole kohdistunut tapahtumakuukaudelle. Kun jakopalkkaratkaisua muutetaan edellä kuvatusti, eli palkallinen poissaolo otetaan osaksi jakopalkkalaskentaa, palkallinen poissaolo saa palkkakustannuksen sinä kuukautena, kun se toteutuu. - Edellytyksenä se, että poissaolo on ilmoitettu ja hyväksytty Kiekun Poissaolot / Vuosilomat -osiossa ennen jakopalkkalaskennan suorittamista (huomioitava kirjanpitoyksikön valitsema jakopalkkalaskennan aikataulu). 12.6.2015 11
Työaikapankkivapaiden käsittely jakopalkkalaskennassa muuttuu 12.6.2015 12
Työaikapankkivapaiden käsittely jakopalkkalaskennassa muuttuu Nykyratkaisu: Pidettävä saldovapaa käsitellään eri tavalla kuin työajan lyhentäminen liukuman puitteissa, josta pidettävässä saldovapaassakin on kyse. Työaikapankkivapaat, kuten esimerkiksi saldovapaat ja ylityövapaat, ovat kertyneet tekemällä säännöllisestä työajasta poikkeavaa työtä. Nämä tehdyt tunnit kirjataan tuntikirjauksissa päiville, jolloin työ tehdään. Kun työaikapankkivapaita myöhemmin pidetään, vapaat käsitellään ns. suorakohdisteisina erinä, eli siten, että pidetylle työaikapankkivapaalle lasketaan palkkakustannus Palkkajärjestelmässä. - Pidetyn työaikapankkivapaan palkkakustannus kohdistuu toiminnolle 9999800310 Työaikapankkivapaa. Kuukausipalkkaa saavan virkamiehen toteutuneet työtunnit voivat vaihdella liukuman puitteissa kuukausittain eikä tätä liukumaa kuitenkaan eriytetä toiminnolle 9999800310 Työaikapankkivapaa. 12.6.2015 13
Työaikapankkivapaiden käsittely jakopalkkalaskennassa muuttuu Nykyratkaisu: Henkilön ns. normaalityöaika on esimerkissä 140 tuntia kuukaudessa. Liukumaa kertyy tammikuussa, liukuman puitteissa työaikaa lyhennetään helmikuussa ja kokonainen saldovapaapäivä pidetään maaliskuussa. Saldovapaa kohdistuu toiminnolle Työaikapankkivapaa. Laskentamalli Tammi 2015 /h Helmi 2015 /h Maalis 2015 /h Nykyratkaisu YHT. 150 3 000 20,00 137 3 000 21,90 133 3 000 21,43 Proj1 ToimA 70 1 400 20,00 70 1 533 21,90 70 1 500 21,43 Proj2 ToimB 80 1 600 20,00 67 1 467 21,90 63 1 350 21,43 Työaikapankkivapaa 0* 150 Saldot Pankkiin 10 tuntia Pankista liukumaa 3 tuntia Saldovapaa 1 päivä * Saldovapaan palkkakustannus lasketaan Palkkajärjestelmässä VES:n mukaan kalenteripäiviä hyödyntäen. 12.6.2015 14
Työaikapankkivapaiden käsittely jakopalkkalaskennassa muuttuu Vuoden 2016 alusta jakopalkkalaskentaa muutetaan siten, että työaikapankkivapaat, kuten esimerkiksi saldovapaa ja ylityövapaa, käsitellään liukuman kanssa yhtenäisellä tavalla. Tämä tarkoittaa sitä, että työaikapankkivapaille ei kohdisteta kustannusta jakopalkkalaskennassa silloin kun työaikapankkivapaa pidetään. - Työaikapankkivapaan tunnit on jo aikaisemmin huomioitu laskennassa niinä kuukausina kun tunnit ovat kertyneet. Huom. Muiden palkallisten poissaolojen, kuten lomien ja sairauspoissaolojen, käsittely jakopalkkalaskennassa on kuvattu kohdassa Kokonaistyöajan raportointi mahdollistuu (sivu 7)! 12.6.2015 15
Työaikapankkivapaiden käsittely jakopalkkalaskennassa muuttuu Henkilön ns. normaalityöaika on esimerkissä 140 tuntia kuukaudessa. Liukumaa kertyy tammikuussa, liukuman puitteissa työaikaa lyhennetään helmikuussa ja kokonainen saldovapaapäivä pidetään maaliskuussa Saldovapaa käsitellään muuten kuten ennenkin, mutta sille ei kohdisteta kustannusta jakopalkoissa (vastaavasti kuin esimerkin helmikuussakaan ei kohdisteta kustannusta liukuman puitteissa lyhennetylle työajalle). Laskentamalli Tammi 2015 /h Helmi 2015 /h Maalis 2015 /h Uusi ratkaisu YHT. 150 3 000 20,00 137 3 000 21,90 133 3 000 22,56 Proj1 ToimA 70 1 400 20,00 70 1 533 21,90 70 1 579 22,56 Proj2 ToimB 80 1 600 20,00 67 1 467 21,90 63 1 421 22,56 Työaikapankkivapaa Saldot Pankkiin 10 tuntia Pankista liukumaa 3 tuntia Saldovapaa 7 tuntia 12.6.2015 16
Työaikapankkivapaiden käsittely jakopalkkalaskennassa muuttuu Muutos vaikuttaa vain jakopalkkalaskennan toteutukseen, eli esimerkiksi tuntikirjausten tekemiseen ja työaikapankkivapaiden hakemiseen muutoksella ei ole vaikutusta. 12.6.2015 17
Lisätietoja Ratkaisupäällikkö Juho Ajo, juho.ajo@valtiokonttori.fi, puh. 0295 502 598 - (Paikalla 15.-17.6 ja 22.-23.6.2015 ja 3.8.2015 alkaen) Ratkaisupäällikkö Kimmo Järvinen, kimmo.jarvinen@valtiokonttori.fi, puh. 0295 50 2405 - (Paikalla 15.-26.6.2015 ja 3.8.2015 alkaen) Taloushallintoasiantuntija Tytti Huopainen, tytti.huopainen@valtiokonttori.fi, puh. 0295 50 2958 - (Paikalla 14.7.2015 alkaen) 12.6.2015 18