Työaikapankin palkkahallinnollisia ohjeita (KirVESTES 183 )

Transkriptio

1 Työaikapankin palkkahallinnollisia ohjeita (KirVESTES 183 ) Sisällys: 1. JOHDANTO 1.1 Työaikapankki 1.2 Työaikapankkia koskevia määritelmiä 1.3 Työaikapankkitilit 2. PALKKAHALLINTOON LIITTYVIÄ ERITYISKYSYMYKSIÄ 2.1 Palkan maksuajankohta pankkivapaan ajalta 2.2 Pankkivapaa-ajan palkasta maksettavat vakuutusmaksut 2.3 Luontoisedut 2.4 Pankkivapaa 3. LASKELMA TYÖAIKAPANKIN SALDOSTA (TILIOTE) 4. TYÖTTÖMYYSTURVALAIN TYÖAIKAPANKKIA KOSKEVAT SÄÄNNÖKSET 5. ENNAKONPIDÄTYS JA TYÖNANTAJAMAKSUT 5.1 Ennakonpidätyksen toimittamisajankohta 5.2 Eläkevakuutus-, sosiaaliturva- ja tapaturmavakuutusmaksujen maksaminen 6. PALKKA- JA TYÖAIKAKIRJANPITO

2 1 1. JOHDANTO 1.1 Työaikapankki Näissä ohjeissa työaikapankilla tarkoitetaan erillisessä työaikapankkia koskevassa virka- ja työehtosopimuksessa määriteltyä työaikapankkia. Lainsäädännössä työaikapankki on lisäksi määritelty työttömyysturvalain 1 luvun 5 :n 1 momentin 13 kohdassa. Lain säännöksen mukaan työaikapankilla tarkoitetaan yritys- tai työpaikkakohtaisesti kirjallisesti sovittua työntekijöiden työaikajärjestelyä, jolla voidaan säästää työaikaa, ansaittuja vapaita tai vapaa-ajaksi muutettuja rahamääräisiä korvauksia toisiinsa yhdistäen ja nostaa palkallista vapaa-aikaa tai rahakorvausta. Työttömyysturvalaissa on säännöksiä, jotka asettavat erityisesti palkkakirjanpitoon liittyviä vaatimuksia tai jotka rajoittavat tai ohjaavat työnantajan ja työntekijän sopimismahdollisuuksia. Lisäksi Verohallituksen lausunnossa ennakonpidätyksen toimittamisajankohdasta edellytetään, että rahakorvauksen maksuperuste on etukäteen sovittu työaikapankkisopimuksessa. Säännöllisen työajan järjestäminen on erotettava työaikapankkijärjestelystä. Liukuva työaika ja säännöllisen työajan järjestäminen keskimääräiseksi ja vuosiloman säästäminen säästövapaaksi eivät sellaisenaan ole työaikapankkijärjestelyjä. 1.2 Työaikapankkia koskevia määritelmiä Työaikapankilla tarkoitetaan niitä käyttöönotettuja työ- ja vapaa-ajan yhteensovitusjärjestelyjä, joilla työaikaa, ansaittuja vapaita tai vapaa-ajaksi muutettuja rahamääräisiä etuuksia voidaan sopimalla säästää tai lainata sekä yhdistää toisiinsa pitkäjänteisesti. Työaikapankkitilillä tarkoitetaan työntekijäkohtaista tiliä tai muuta luetteloa, jolle säästettävä aika- ja palkkaerä kirjataan ja jonka saldosta pidettävä vapaa-aika vähennetään. Saldolla tarkoitetaan pankin tilillä olevaa aikamäärää. Pankkivapaalla tarkoitetaan työaikapankista pidettävää palkallista vapaa-aikaa. Säästöllä tarkoitetaan aikaerien (esim. leirityöaikahyvityspäivä) tai aikamääräiseksi muutettujen palkkaerien (esim. ylityökorvaus) säästämistä työaikapankkiin. Nostolla tarkoitetaan vapaa-ajan käyttämistä työaikapankista myös silloin, kun työaikaa lainataan työaikapankista. Työaikapankin osatekijällä tarkoitetaan säästettäviä tai lainattavia työaikoja, vapaaaikoja sekä vapaa-ajaksi muunnettuja rahamääräisiä etuuksia. Osatekijöitä ovat mm. vuosilomat, lisä- ja ylityöt sekä vapaa-ajaksi muutetut työaikakorvaukset. Työpaikalla käytössä olevat osatekijät sovitaan seurakuntakohtaisissa sopimuksissa.

3 2 1.3 Työaikapankkitilit Työaikapankki on aikaperusteinen. Työaikapankkiin kerätyt etuudet ovat tuntiperusteisia. Kuitenkin kerätyt etuudet ovat päiväperusteisia niillä viranhaltijoilla, joihin ei sovelleta työaikaa. Työnantajan on pidettävä työntekijäkohtaista työaikapankkitiliä. Tilille merkitään kaikki työaikapankkitapahtumat ja niiden ajankohdat. Tilin saldo osoittaa säästössä olevaa aikaa. Erityistä työaikapankkitiliä ei tarvitse pitää, jos edellä mainitut tiedot käyvät ilmi suoraan työaika- ja palkkakirjanpidosta. 2. PALKKAHALLINTOON LIITTYVIÄ ERITYISKYSYMYKSIÄ 2.1 Palkan maksuajankohta pankkivapaan ajalta Pankkivapaa-ajan palkka maksetaan sen palkkakauden tavanomaisena palkanmaksupäivänä, jonka kuluessa vapaa pidetään. Työaikapankin saldo erääntyy kokonaisuudessaan maksettavaksi viimeistään työsuhteen päättyessä tai työaikapankkia koskevan sopimuksen päättyessä. 2.2 Pankkivapaa-ajan palkasta maksettavat vakuutusmaksut 2.3 Luontoisedut 2.4 Pankkivapaa Kun työaikapankista nostetaan palkallista vapaa-aikaa, pidetty pankkivapaa vähennetään työaikapankin saldosta. Työaikapankista nostettu vapaa-aika ei kohdistu mihinkään yksittäiseen alkuperäiseen osatekijään. Näin ollen pankkivapaa-ajalta maksettava palkka on aina samanlaatuista palkkaa. Siitä maksetaan samat vakuutusmaksut kuin säännöllisestä palkasta. Ennakonpidätys ja muut perinnät (esim. ay-jäsenmaksu) toteutetaan samoin kuin säännöllisestä palkasta. KirVESTES:n mukaan luontoisedut eivät sisälly palkkaukseen. Poikkeuksen muodostavat eräille papin ja kanttorin viran haltijoille annetut asuntoedut, jotka perustuvat kirkon palkkauslain kumoamisen jälkeen vuonna 1990 vielä voimaan jääneisiin luontoisetuasuntoihin. Luontoisedut ovat säännölliseltä työajalta maksettavaa palkkaa ja ne ovat pankkivapaan aikana viranhaltijan käytettävissä. Pankkivapaaksi luetaan ne työtunnit tai työpäivät, jotka ilman pankkivapaata olisivat olleet työntekijän työvuoroluettelon mukaisia työtunteja tai -päiviä. Tuntitiliä käytettäessä pankin saldoa vähentäviksi tunneiksi luetaan ne tunnit, jotka muutoin olisivat olleet säännölliseen työaikaan laskettavia tunteja. Päiväperusteista tiliä käytettäessä tiliä vähentävät annetut palkalliset vapaapäivät, jotka muutoin olisivat olleet työpäiviä. Näin ollen työntekijän vapaapäivät eivät kuluta työaikapankin saldoa. Työaikapankkivapaata annettaessa noudatetaan periaatetta, että vapaana annettu tuntimäärä vähentää ko. viikolla teetettävän työn määrää saman verran kuin työaikapankista otetaan tunteja. Esimerkiksi jos työntekijälle annetaan pankkivapaaksi kaksi säännöllistä työpäivää ja näiden työpäivien pituus olisi säännöllisesti 8 tuntia ja 6 tun-

4 tia, viikolla teetettävää työaikaa vähennetään 14 tuntia, jolloin työtä teetetään 38,25 14 = 24,25 tuntia. Yllä olevan esimerkki on tehty yleisen säännöllistä työaikaa noudattavan työntekijän mukaan. Jos työaika olisi virastotyöajan mukainen, viikossa tehtävä työaika saataisiin vähentämällä 36,25 tunnista pankkivapaana annettavat 14 tuntia. Pankkivapaata (tai muutakaan palkallista poissaoloa) ei lasketa työajaksi vuorokautisen ja viikoittaisen ylityön määrää laskettaessa. Ylityön syntyminen edellyttää, että työpäivänä tai työviikolla on tosiasiallisesti tehty työtä KirVESTES:n määrittelemien ylityökynnysten ylittävä määrä. Esimerkiksi jos pankkivapaata on annettu yllä mainittu 14 tuntia, mutta työntekijää tarvitaan työhön 24,25 tunnin lisäksi yllättäen vielä 10 tunniksi, mainituista 10 tunnista maksetaan lisätyökorvaus. Vasta jos ylimääräisen työn määrä ylittäisi pankkivapaana annetut 14 tuntia, tehdyt työtunnit olisivat viikoittaista ylityötä LASKELMA TYÖAIKAPANKIN SALDOSTA (TILIOTE) Työntekijälle annetaan pyydettäessä laskelma työaikapankin saldosta ja siinä tapahtuneista muutoksista. Joka tapauksessa laskelma on annettava työntekijälle vähintään vuosittain, esim. keväällä lomalaskelman antamisen yhteydessä. 4. TYÖTTÖMYYSTURVALAIN TYÖAIKAPANKKIA KOSKEVAT MUUTOKSET Työaikapankkia koskevat työttömyysturvalain muutokset (1354/2007) on vahvistettu Muutoksilla on täsmennetty sitä, miten työaikapankkiin säästettyä ja sieltä nostettua työaikaa käsitellään työssäoloehtoa määriteltäessä. Lisäksi muutoksilla on täsmennetty sitä, kuinka työaikapankkiin säästettyjä ja sieltä nostettuja ansioita käsitellään työttömyyspäivärahan perusteena olevia ansioita laskettaessa. Työaikapankkia koskevat työttömyysturvalain muutokset vaikuttavat palkkahallinnossa myös siihen, miten tiedot merkitään työttömyyskassalle annettavaan palkkatodistukseen. Työnantajan lomauttaessa tai irtisanoessa työntekijän tai työntekijän itse irtisanoutuessa, hänelle on pyynnöstä annettava palkkatodistus, josta ilmenevät riittävät tiedot työttömyysturvan maksamista varten. Tarkempaa ohjausta palkkatodistuksen antamisesta antavat työttömyyskassat. 5. ENNAKONPIDÄTYS JA TYÖNANTAJAMAKSUT 5.1 Ennakonpidätyksen toimittamisajankohta Verohallitus on antanut työaikapankkityöryhmälle lausunnon ennakonpidätyksen toimittamisajankohdasta työaikapankkisaatavien osalta. Lausunnon sisältönä on käytännössä se, että ennakonpidätys tehdään pankkivapaan pitämisen yhteydessä samalla tavalla kuin säännöllisestä palkasta. Poikkeustapauksessa (palvelussuhteen päättyessä tai purettaessa työaikapankkijärjestelmä) työaikapankkiin säästetyt erät tulevat maksettavaksi erillisenä rahakorvauksena. Ennakonpidätys tehdään tällöin korvauksen maksamisajankohtana.

5 4 5.2 Eläkevakuutus-, sosiaaliturva- ja tapaturmavakuutusmaksujen maksaminen Työaikapankkivapaa-ajan palkka ilmoitetaan verotuksessa sen vuoden tulona, jona vapaa-ajan palkka tai rahakorvaus on maksettu ja ennakonpidätys toimitettu. Työnantajan sosiaaliturvamaksu maksetaan ennakonpidätysten yhteydessä. Eläkkeen perusteena oleva työansio katsotaan sen kalenterivuoden ansioksi, jona se on maksettu. Tämä koskee myös työaikapankista saatua palkkaa ja rahakorvausta. Maksuperiaatetta sovelletaan myös tapaturma- ja työttömyysvakuutusmaksujen osalta. 6. PALKKA- JA TYÖAIKAKIRJANPITO Työaikakirjanpito sekä vuosilomien erääntymistä ja antamista koskeva seuranta on aina tehtävä KirVESTES:sin ja työaikalain velvoitteiden mukaisesti. Työaikakirjanpitoon merkitään tehty työ siihen mahdollisesti liittyvine erilaisine korvauksineen (esim. pyhätyökorvaus, ylityökorvaus jne.) työn tekemisajankohdan mukaisesti. Vuosilomakirjanpidossa seurataan vuosiloman ansaitsemista sekä ansaitun vuosiloman antamista ja säästämistä. Työaikapankkia varten on oltava erillinen kirjanpito. Työaikapankkia koskevasta kirjanpidosta on ilmettävä työntekijäkohtaisesti työaikapankin saldo työtunteina tai työpäivinä niille, joiden työssä ei noudateta työaikaa, sekä siihen tehdyt säästöt ja nostot. Tehty työ ja siitä saatava korvaus tai muu etuus näkyy työaika- ja vuosilomakirjanpidossa sekä työaikapankkia koskevassa erillisessä kirjanpidossa. Kun työaikapankkiin siirretään etuuksia, niitä ei siirtohetkellä kirjata seurakunnan kirjanpitoon muuten. Tilinpäätöksessä määritetään (inventoidaan) seurakunnan työaikapankin vuodenvaihteen saldon sen hetkinen raha-arvo. Raha-arvo lasketaan työntekijäkohtaisesti työntekijän tuntipalkan perusteella laskettuna tai päiväpalkan perusteella laskettuna silloin, kun työntekijään tai viranhaltijaan ei noudateta työaikaa. Ensimmäistä kertaa työaikapankin raha-arvoa inventoitaessa yhteenlaskettu raha-arvo merkitään siirtovelaksi, joka näkyy taseessa. Seuraavina vuosina tehdään vastaava inventointi ja uusi saldon raha-arvo verrataan edelliseen tilinpäätökseen. Erotus merkitään siirtovelkojen lisäyksenä tai vähennyksenä sen mukaan, miten saldon raha-arvo on muuttunut.