Tarjouspyyntö 1 (6) ROVANIEMEN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄN HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVE- LUT VUOSILLE 2017 2020 1 Tilaaja 2 Hankinnan kohde 3 Sopimuskausi Pyydämme tarjousta kuntalain 122 :n mukaisesta hallinnon ja talouden tarkastuksesta valtuustokaudelle 2017 2020 sekä seuraavista muista tarkastuspalveluista: 1. Tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävät sisältyen hallinnon ja talouden tarkastuksen kokonaispäiviin. 2. Erikseen sovittavat EU- hankkeiden tai muiden erityiskohteiden tilintarkastukset. Sopimus koskee vuosien 2017 2020 tarkastusta. 4 Ilmoitus- ja hankintamenettely Hankintaan sovelletaan julkisia hankintoja koskevaa voimassaolevaa lainsäädäntöä. Kyseessä on hankintalain mukainen kansallisen kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinta suoritetaan käyttämällä avointa hankintamenettelyä. Hankinnasta on tehty hankintailmoitus HILMA -palvelussa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi 5 Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset 5.1 Vaatimus yhteiskunnallisten velvollisuuksien täyttämisestä Tarjoaja on huolehtinut Suomen ja sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisten verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta ja on merkitty ammatti- tai elinkeinorekisteriin (Suomen kaupparekisteriin), ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Mikäli tarjoaja on säännöllinen palkanmaksaja, tarjoajan tulee olla merkittynä työnantajarekisteriin. Lisäksi tarjoaja vakuuttaa, että sitä ei koske hankintalain 53 mukainen poissulkemisperuste. Vaatimukseen annettava selvitys: Tarjoajan tulee allekirjoittaa ja liittää tarjoukseensa liite 1 (Vakuutus yhteiskunnallisten velvollisuuksien täyttämisestä). Valitun palvelun tuottajan on ennen sopimusneuvottelujen aloittamista esitettävä ne todistukset, jotka vakuutus korvaa. 6 Tarkastuksen kohteen yleiskuvaus n tehtävänä on ammatillisen koulutuksen järjestäminen ja ylläpito omistajakunnissa Rovaniemellä, Ranualla, Kittilässä, Sodankylässä, Kemijärvellä ja Kolarissa. än kuuluvat Lapin am-
Tarjouspyyntö 2 (6) 7 Hankinnan laajuus ja sisältö mattiopisto, Lapin matkailuopisto, Lapin oppisopimuskeskus, Lapin Urheiluopisto, Lapin kesäyliopisto sekä Santasport Finland Oy, joka on n 100 % omistama tytäryhtiö. Kuntayhtymän palveluksessa ilman osakeyhtiötä on n. 530 henkilöä, vuoden 2017 budjetoidut ulkoiset toimintatuotot ovat 48,7 M ja vuosi-investoinnit 9,1 M. Kuntayhtymässä on palkattu osa-aikainen sisäinen tarkastaja. Lisätietoja kuntayhtymästä löytyy internet-osoitteesta www.redu.fi. Lisäksi liitteenä ovat kuntayhtymää koskevat keskeiset asiakirjat, liitteet 3-4. 7.1 Kuntalain mukainen tilintarkastus Kuntalain mukaisen tilintarkastuksen laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on 25 tarkastuspäivää vuodessa, joista keskimäärin 5 päivää arvioidaan käytettäväksi tarkastuslautakunnan sihteerin tehtäviin. Tarkastuspäivällä tarkoitetaan 7,5 tunnin työpäivää. Tilintarkastaja on velvollinen raportoimaan tarkastuslautakunnalle tarkastussuunnitelmasta ja sen toteutumisesta, tarkastustyön kulusta ja tarkastustyössä tehdyistä havainnoista lautakunnan päättämin määräajoin. 7.2 Tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävät Tarkastuslautakunta pitää noin 7 kokousta vuodessa. Sihteerin tehtäviin kuuluvat mm. kokousten asiavalmistelut, pöytäkirjanpito, asiantuntijoiden kutsuminen kokouksiin ja arviointikertomuksen kokoaminen. 7.3 Hankkeiden ja muiden eritystehtävien tarkastus EU-hankkeiden tai muun erityisen tarkastustehtävän laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan on 4 tarkastuspäivää vuodessa. 8 Tilintarkastajan soveltuvuusvaatimukset JHTT- pätevyyden lisäksi tilintarkastusyhteisöltä ja tilintarkastajalta edellytetään seuraavia erityisiä soveltuvuusvaatimuksia: tilintarkastusyhteisöllä tulee olla laadunvarmistusjärjestelmä, joka on dokumentoitu laatukäsikirjassa, prosessikuvauksessa tai muussa laatuasiakirjassa. tilintarkastajalla tai tilintarkastusyhteisöllä on tarkastuskokemusta kuntayhtymien talouden ja hallinnon tarkastuksesta sekä EU-hankkeiden tarkastuksesta.
Tarjouspyyntö 3 (6) 9 Hinnat, hintojen tarkistaminen sekä laskutus- ja maksuehdot 10 Sopimusehdot Lakisääteisen tilintarkastuksen ja muiden tarkastuspalvelujen hinnat määräytyvät hyväksytyn tarjouksen mukaisesti. Tarkastuspäivien ja yksikköhintojen on oltava kiinteät koko sopimuskauden ajan. Laskutus on tehdyn työn perusteella jälkikäteen. Laskutus voidaan suorittaa verkkolaskulla tilaajan ilmoittamien laskutustietojen mukaisesti, jos toimittajalla on valmiudet verkkolaskutukseen. Maksuehto 21 pv netto. Viivästyskorko on korkolain mukainen. 10.1. Yleiset sopimusehdot Hankinnassa sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 PALVELUT), siltä osin kuin tarjouspyynnössä ei toisin mainita. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Toimittajan tulee noudattaa kaikkien työntekijöiden työsuhteissa vähintään voimassa olevaan alan valtakunnallista työehtosopimusta sekä työturvallisuutta koskevia säännöksiä. Tarjouksen antaja on sopimusoikeudellisten periaatteiden nojalla vastuussa siitä, että se kykenee toimimaan tarjouksensa mukaisesti. Tilaaja varaa oikeuden purkaa hankintasopimuksen kolmen (3) kuukauden irtisanomisajalla. 11 Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Osatarjouksia ja vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. 12 Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus Tarjousasiakirjojen julkisuus määräytyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaan. Tarjousasiakirjat tulevat pääsääntöisesti julkisiksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asianosaisilla on kuitenkin oikeus saada tieto tarjousasiakirjoista, kun hankintapäätös on tehty. Salassa pidettäviä asiakirjoja ovat muun muassa asiakirjat, jotka sisältävät tietoja yksityisistä liike- ja ammattisalaisuudesta, samoin kuin sellaiset asiakirjat, jotka sisältävät tietoja muusta vastaavasta yksityisen elinkeinotoimintaa koskevasta seikasta, jos tiedon antaminen niistä aiheuttaisi elinkeinonharjoittajalle taloudellista vahinkoa. Jos jokin osa tarjouksen materiaalista sisältää tarjoajan käsityksen mukaan liike- tai ammattisalaisuuden johdosta luottamuksellista materiaalia, tulee tällainen materiaali
Tarjouspyyntö 4 (6) toimittaa erillisellä liitteellä ja merkitä liite merkinnällä "LllKESALAISUUS". Vertailuhinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 13 Tarjousten käsittely Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen 2. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen 4. Tarjousten vertailu 5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen 6. Hankintasopimusten solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. 13.1 Tarjoajien soveltavuuden tarkastaminen Tarjousten käsittelyn ensimmäisessä vaiheessa tarkistetaan, että tarjoajat täyttävät tarjoajan soveltuvuudelle asetetut ehdot. Tarjouskilpailusta suljetaan pois ne tarjoajat, jotka eivät täytä tarjouspyynnössä asetettuja soveltuvuusvaatimuksia. 13.2 Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton. 13.3 Tarjousten hintavertailu 14 Hankinnan valintaperuste Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajan soveltuvuudelle asetetut ehdot ja ovat tarjouspyynnön ehtojen mukaisia, hyväksytään tarjousten hintavertailuun/kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuun. Tarjouksista hyväksytään kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan seuraavin perustein (arviointikriteerit): Hinta: 40 % Kokonaishinta vuodessa (max.40 pistettä). Vertailussa halvin tarjous saa 40 pistettä. Muut tarjotut hinnat suhteutetaan tähän: halvin hinta / tarjottu hinta *maksimipistemäärä Muut arviointikriteerit: 60 % Vastuullisen JHTT-tilintarkastajan kokemus kuntien ja kuntayhtymien tilintarkastuksesta 40 % (40 pistettä) alle 5 v 5 pistettä 5 10 v 15 pistettä
Tarjouspyyntö 5 (6) 11 20 v 30 pistettä yli 20 v 40 pistettä Vastuullisen JHTT- tilintarkastajan % -osuus lakisääteisestä tarkastuksesta 10 % (10 pistettä) alle 30 % 2 pistettä 31 50 % 5 pistettä 51 80 % 8 pistettä 81 100 % 10 pistettä Tarkastuskohteessa tehtävän työn % -osuus tarkastuksesta 10 % (10 pistettä) alle 30 % 2 pistettä 31 50 % 5 pistettä 51 80 % 8 pistettä 81 100 % 10 pistettä Tarjouksesta tulee ilmetä arviointikriteerien tiedot. 15 Hankintapäätöksen täytäntöönpano 16 Tarjouksen sisältö ja muoto Hankintapäätös toimitetaan sähköisellä tiedoksiannolla kaikille tarjoajille. Tiedonantoa varten tarjoajan tulee tarjouksessaan ilmoittaa sähköpostiosoite. Tarjoajan katsotaan saaneen päätöksen tiedoksi, jollei muuta näytetä, seuraavana päivänä sähköpostin lähettämisestä. Hankintapäätöksen asiassa tekee n valtuusto tarkastuslautakunnan esityksestä. Hankinnasta solmitaan kirjallinen hankintasopimus valitun palveluntoimittajan kanssa. Hankintasopimus tulee voimaan, kun se on allekirjoitettu molempien sopimuskumppaneiden toimesta ja ilmoitettu hankinnan sopimuskausi on alkanut. Hinnat ilmoitetaan arvonlisäverottomina (alv 0 %). Erillisiä toimitusmaksuja tai laskutuslisiä ei hyväksytä. Tarjouksesta tulee käydä ilmi seuraavat tiedot: 1) Tilintarkastuspalvelut 1. Tarkastuspäivien lukumäärä vuodessa 2. Tarkastuspäivän päivähinta euroa (sisältäen kaikki matka-, päivä-, raha-, majoitus ja yms. kulut). Tarkastuspäivä (7,5 h) ei sisällä mahdollista matka-aikaa 3. Vastuullisen JHTT -tarkastajan nimi ja yhteystiedot 4. Vastuullisen JHTT -tarkastajan sekä muiden tarkastukseen osallistuvien CV:t 5. Vastuullisen JHTT -tilintarkastajan osuus lakisääteisestä tarkastuksesta % 6. Vastuullisen JHTT -tilintarkastajan kokemusvuodet kuntien ja kuntayhtymien tilintarkastuksesta
Tarjouspyyntö 6 (6) 17 Tarjousasiakirjojen kieli 18 Tarjousten jättäminen 19 Päiväys ja allekirjoitus 7. Tarkastuskohteessa tehtävän työn osuus %:na 8. Tilintarkastuksen kokonaishinta vuodessa perustuen kohdan 4 eriteltyihin määriin. 2) Muut tarkastuspalvelut: 1. EU-projektien ja erityistehtävien edellyttämät tilintarkastukset tarkastuspäivän hinta sisältäen kaikki matka-, päiväraha-, majoitus- yms. kulut. Tarkastuspäivä (7,5 h) ei sisällä mahdollista matka-aikaa. Tarjouksen voimassaolo: Tarjous tulee olla voimassa siihen saakka, kunnes valtuusto on asian päättänyt. Ennen varsinaista hankintapäätöksen tekemistä tarkastuslautakunta varaa itselleen mahdollisuuden pyytää tarvittaessa lisätietoja tarjouksen tehneiltä yhteisöiltä. Tarjous liitteineen tulee antaa suomen kielellä. Suljettujen, kirjallisten ja suomenkielisten tarjousasiakirjojen tulee olla perillä viimeistään xx.xx.2017 klo 15 osoitteessa: /Tarkastuslautakunta Toripuistikko 5-7, 3. krs. tai sähköpostiosoitteessa redu@redu.fi. Kuoren päällä tulee olla merkintä tai sähköpostin asianimenä Tilintarkastustarjous. Antti Paananen Tarkastuslautakunnan puheenjohtaja Tarkastuslautakunta ROVANIEMEN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ LIITTEET Liite 1: Vakuutus yhteiskunnallisten velvollisuuksien täyttämisestä Liite 2: Hintaliite Liite 3: n tilinpäätös ja toimintakertomus vuodelta 2015 Liite 4: n talousarvio vuodelle 2017 ja taloussuunnitelma vuosille 2018 2019