MAASEUTULAUTAKUNNAN TALOUSARVION TOTEUTUMISVERTAILU 2016 PALVELUKETJU Vastuuhenkilö Sitovuustaso Maaseutupalvelut Minna Anttila maaseutulautakunta, strateginen palvelutuotantosopimus Palvelualueen toiminnan kuvaus Maaseutupalvelujen tehtävänä on maaseudun elinvoimaisuuden säilyttäminen ja kehittäminen hoitamalla sille laissa säädetyt maaseutuelinkeinoviranomaisen tehtävät, maaseudun ja kylien kansalaisosallistumiseen sekä infrastruktuuriin (tie ja vesihuollon sekä valokuituavustukset) ja kehittämiseen liittyvät tehtävät ja tuottaa MELA:lle maatalousyrittäjien lomituspalvelut. Toimintaympäristön muutokset Maatilojen määrä vähenee. Viljelijätukipalveluissa toiminnan volyymi on hieman kasvanut tilojen vähenemisestä huolimatta. Viljelijätukipalvelujen henkilöstömäärä on vakiintunut toiminnan vaatimalle tasolle. Lomituspalveluissa toiminnan volyymi on pienentynyt tasaisesti karjatilojen lopettaessa. Maatalouslomittajien määrää on sopeutettu tarvetta vastaavasti. Maaseudun kehittämisen osalta toiminta on jatkunut ennallaan. Riskianalyysi Henkilöstön jaksaminen sekä viljelijätukipalveluissa että lomituspalveluissa on ollut haaste. Tietojärjestelmät ovat olleet kehitettävinä, mikä on vaikeuttanut työskentelyä ja heikentänyt työn sujuvuutta. Meneillään olevat ja valmisteltavat muutokset (viljelijätukijärjestelmä, lomitusjärjestelmä, maakuntahallintouudistus) ovat aiheuttaneet henkilöstölle epävarmuutta ja lisäponnistelua työtehtävissä. Avustettavien hankkeiden eteneminen suunnitellulla tasolla ja vuosittaisen avustusrahan tarpeen arvioiminen ovat epävarmuustekijöitä. TUNNUSLUVUT TP 2015 TA 2016 TOT 31.12.2016 Lomituspäiviä/v 25030 21 000 21704 103,4 Lomitettavia yrittäjiä kpl 570 540 525 94,4 Välitetty EU viljelijätuki M 27 28 28,7 102 Tiloja tukihaun piirissä 1 020 1000 994 99,4 Saapuneet hakemukset kpl 3778 4 900 4029 82,2 (viljelijätukipalvelut) Vesihuollon avustukset 400 000 400 000 400000 100 Yksityistieavustukset 496500 500 000 498173 99,6 Kansallinen laajakaista 2015 hanke 273283 760 000 660899 86,9 TOT % Poikkeama
MAASEUTULAUTAKUNNAN TALOUSARVION TOTEUTUMISVERTAILU 2016 Palveluketjun talous Maaseutupalvelujen talouden tulos toteutui arvioitua paremmin. Maaseudun kehittämisen ja viljelijätukipalvelujen negatiivinen toimintakate on budjetoitua pienempi. Lomituspalvelujen osalta 0 nettoa tavoiteltiin, mutta tilinpäätöksen lopputulos on positiivinen johtuen pääasiassa lomapalkkavelan kirjanpidollisesta tulopainotteisuudesta. Alkuperäinen talousarvio Muutettu talousarvio Toteutuma Poikkeama Tot % 1 000 e Toimintatulot 5814839 0 5814839 5947202-132363 102,3 Myyntitulot 5396839 0 5396839 5333876 62963 98,8 Maksutulot 401000 0 401000 580369-179369 144,7 Tuet ja avustukset 17000 0 17000 28284-11284 166,4 Muut toimintatulot 0 0 0 4 672 4672,0 **** Valmistus omaan käyttöön Toimintamenot -8662063 200000-8462063 -8188444-273619 96,8 Henkilöstömenot -5588550 0-5588550 -5450001-138549 97,5 Palkat ja palkkiot -4295573 0-4295573 -4072034-223539 94,8 Henkilösivukulut -1292977 0-1292977 -1377966 84989 106,6 Eläkekulut -1033407 0-1033407 -1063061 29654 102,9 Muut henkilösivukulut -259569 0-259569 -314905 55336 121,3 Palvelujen ostot -928860 0-928860 -920974-7886 99,2 Asiakaspalvelujen ostot -252500 0-252500 -318152 65652 126 Muiden palvelujen ostot -676360 0-676360 -602821-73539 89,1 Aineet, tarvikkeet, tavarat -40200 0-40200 -43335 3135 107,8 Avustukset -2025000 200000-1825000 -1707223-117777 93,5 Muut toimintamenot -79453 0-79453 -66911-12542 84,2 Toimintakate -2847224 200000-2647224 -2241242-405982 84,7 Tavoitteiden (mm. toiminnalliset, ympäristö ja tuottavuustavoitteet) toteumat ja mittarien arvot Tilinpäätös Organisaatio: Talousarvio (2016) Maaseutupalvelut Talousarviotavoite Laadukas ympäristö Toteutumisaste (pros) Talousarviomuutos strategiapäämäärä strategiatavoite Eheä kaupunkirakenne Tilannekuvaus ja riskiarvio Liikkala Metsäkylä vesihuoltohankkeen käynnistyminen toteutui. Laajakaistahankkeen 2. rakentamisvaihe on 90 %:sti valmis. Tavoite ei sen osalta toteutunut kokonaan vuoden loppuun mennessä. 0,00 100,00 Maaseutualueiden infrastruktuurin kehittäminen nykyarvo tavoitearvo toteumaarvo 50,00
Toimielin Maaseutulautakunta Hyväksymispäivämäärä 22.2.2017 12 Vastuuhenkilö Maaseutupalvelujen päällikkö Minna Anttila Selonteko sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä vuodelta 2016 Kuvaus sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä Lomituspalvelujen sekä viljelijätukipalvelujen toiminnan osalta keskeinen valvontaelin on ulkopuolinen toimeksiantaja. Toiminta on sopimuksiin perustuvaa (Maatalousyrittäjien eläkelaitoksen eli Melan toimeksiantosopimus ja Maaseutuviraston eli Mavin maksajavirastosopimus). Viranomaistehtävät ovat tarkasti laeissa säädettyjä. Lomituspalveluja koskevassa Melan toimeksiantosopimuksessa vastuullinen viranhaltija on lomituspalvelujohtaja (Tarja Vuorentausta Helin). Lomituspalvelujen henkilöstön tehtäväkuvauksissa on määritelty kunkin hallintohenkilön toimenkuva. Viljelijätukipalvelujen maksajavirastosopimuksessa vastuullinen viranhaltija on maaseutupalvelujen päällikkö (Minna Anttila). Sopimuksen mukaan vastuuhenkilön on oltava kaikkien toimintaan osallistuvien henkilöiden esimies ja hänen on itse osallistuttava työhön. Hänen tulee valvoa toiminnan laillisuutta ja tietojen oikeaa sisältöä. Viljelijätukipalveluissa on maksajavirastosopimuksen mukaisesti määritelty tehtävien eriyttäminen viranhaltijakohtaisesti (eriytetyt roolit), viranhaltijoiden vähimmäismäärä ja johtamisjärjestelmä. Esteellisyystapauksia varten on tehty sopimukset henkilöstön sijaisuuksista Kouvolan, Haminan ja Lappeenrannan viljelijätukipalveluyksiköiden kesken. Melalle annetaan vuosittainen tilitys lomitustoiminnasta ja Mela suorittaa ajoittain kuntatarkastuksia, joiden perusteella lomituspalveluille voidaan antaa parannusehdotuksia. Viljelijätukipalvelujen osalta maksajavirastosopimuksen mukaan maksajavirastolla (Mavi), todentamisviranomaisella (BDO Oy) ja Ely keskuksella (Kaakkois Suomen Ely keskus) on oikeus tehdä tarkastuskäyntejä kunnassa. Kunnan on annettava vuosittain marraskuun 15. päivään mennessä maksajavirastolle EU varainhoitovuotta koskeva vakuutus perustelumuistioineen maksajavirastotehtävien suorittamisesta. Maksajavirastovakuutuksen antamiseksi viljelijätukipalveluissa on toteutettava omavalvontaa raportein, pistokokein, arviointipisteytyksin ja jatkuvalla seurannalla. Todentamisviranomainen tarkastaa säännöllisesti pistokokeina viljelijätukien hakemuksia ja muita asiakirjoja. Kouvolan kaupungin sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan ohjeistus on käytössä. Sisäinen valvonta perustuu prosessikuvauksiin, kaupungin sääntöihin ja ohjeisiin, toimeksiantajien
(Maatalousyrittäjien eläkelaitos, Mela ja Maaseutuvirasto, Mavi) ohjeisiin, johdon suorittamaan valvontaan, tehtäväkuvauksiin ja roolituksiin sekä työpaikkakokouksiin. Koko lomitushenkilöstölle pidetään työpaikkakokouksia kaksi kertaa vuodessa ja aluepalavereja neljä kertaa vuodessa. Hallintohenkilöt kokoontuvat kerran viikossa keskustelemaan työasioista ja kaupungin tiedottamista asioista sekä sopimaan yhteisistä menettelytavoista. Viljelijätukipalvelujen ja maaseudun kehittämisen henkilöstölle pidetään työpaikkakokouksia kerran kuukaudessa. Työpaikkakokouksissa tuodaan esille kaupungin sääntöjen ja ohjeiden sisältämiä asioita. Uusia henkilöitä perehdytetään. Kehityskeskustelut käydään vuosittain. Asiakaspalautetta otetaan vastaan kaupungin yleisen palautejärjestelmän kautta ja omilla asiakastyytyväisyyskyselyillä, joita tehdään kerran vuodessa. Palaute käsitellään aina välittömästi. Säännösten, määräysten ja päätösten noudattaminen Lakeja, päätöksiä ja hyvää hallinto ja johtamistapaa on noudatettu, eikä puutteita ole havaittu. Maaseutuviraston maaliskuussa 2016 suorittamassa vuoteen 2015 kohdistuneessa viljelijätukien kuntatarkastuksessa ei löytynyt huomautettavaa. Lomituspalvelutoiminnassa on noudatettu maatalousyrittäjien lomituspalvelulakia ja asetusta sekä Melan ohjeistusta lain tulkinnasta, eikä valituksia päätöksistä ole tullut. Lomituspalveluissa tulee vuosittain muutamia vahingonkorvausvaatimuksia maatalouslomittajien lomituksen aikana tiloilla aiheuttamista vahingoista, mutta ne ylittävät harvoin omavastuurajan. Vuodelta 2016 on yksi omavastuurajan ylittävä n. 3000 euron vahingonkorvausvaatimus, joka kuuluu kaupungin vastattavaksi. Kunnallisvalituksia tai muita oikeusseuraamuksia ei ole ollut. Tavoitteiden toteutuminen, varojen käytön valvonta, tuloksellisuuden arvioinnin pätevyys ja luotettavuus Toiminnallisten tavoitteiden asettaminen on haasteellista toiminnan luonteen vuoksi. Kuntastrategiaan ja raportointiin soveltuvien hyvien ja tarkoituksenmukaisten tavoitteiden nimeäminen on jäänyt niukaksi. Tavoitteiden toteutumista seurataan vuoden aikana mm. osavuosikatsausten yhteydessä. Talousarviossa laajakaistahankkeen avustuksiin varattavaa määrärahaa on ollut vaikea ennalta arvioida, jolloin määräraha on budjetoitu liian suureksi (960 000 euroa). Kun vuoden mittaan toteutuma näytti jäävän arvioitua pienemmäksi, talousarviota muutettiin 200 000 euroa. Lomituspalvelujen osalta on tavoitteena tuottaa palvelu maatalousyrittäjille Melan maksamalla korvaussummalla (0 netto). Tavoite on toteutunut. Melalle tehdään vuosittain valtionkorvaustilitys, josta selviää varojen käyttö edellisen toimintavuoden aikana. Tarvittaessa Mela pyytää tilityksestä lisäselvityksiä. Tilitys pohjautuu kaupungin kirjanpidon vienteihin ja kaupungin tilinpäätöstietoihin.
Lomituspalvelujen paikallisyksikön toimintaa ja tavoitteiden toteutumista seurataan Melan ohjeiden mukaan sekä kaupungin talousarviotavoitteissa lomitettujen päivien ja lomitettavien yrittäjien määrillä. Maaseutupalvelujen määrärahojen käyttö on pysynyt hallinnassa eikä talousarviota ole ylitetty. Riskienhallinnan järjestäminen Lomituspalveluissa on tehty kaikilla lomitettavilla tiloilla palvelusuunnitelma ja tilakäynnin yhteydessä työturvallisuuden riskikartoitus, jota päivitetään olosuhteiden muuttuessa. Työsuojeluvastuu on lähiesimiehillä, jotka voivat tarvittaessa käyttää maatalouslomittajien työsuojeluvaltuutetun asiantuntija apua. Vakuutukset ovat ajan tasalla, toiminnan vastuuvakuutuksen omavastuu on 1000 euroa Melan suosituksen mukaisesti. Maatalouslomittajille on järjestetty yksintyöskentelypäivystys työturvallisuuslain nojalla. Viljelijätukipalveluissa riskien kartoitus tehdään säännöllisesti kerran vuodessa Mavin ohjeiden mukaisesti. Myös työturvallisuuteen liittyvä 4Ks Riskipiste kartoitus on tehty viimeksi vuonna 2016. Toimitiloissa on ajantasainen pelastussuunnitelma. Riskien hallinnan vastuut ovat yksiköiden johtajilla. Omaisuuden hankinta, luovutukset ja hoidon valvonta Ei merkittävää omaisuutta. Sopimustoiminta Lomituspalveluilla on ostopalvelusopimuksia lomituspalveluyrittäjien ja yritysten kanssa täydentämässä kunnallista palvelutuotantoa. Sopimukset on kilpailutettu kaupungin hankintaosaston kautta. Vastuu on lomituspalvelujohtajalla. Arvio sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä Sisäinen valvonta toimii pääosin hyvällä tasolla. Arvion ovat tehneet vastuuhenkilöt oman palveluyksikkönsä osalta sisäisen tarkastuksen laatimaa arviointimallia sekä toimeksiantajien (Mela, Mavi) edellyttämiä arviointimenetelmiä käyttäen. Kehittämiskohteita ovat: o valmius, jatkuvuus ja pelastussuunnitelmien testaaminen o poikkeustilanteiden tiedottamisen ohjeistuksen tarkistaminen