Onko tarkoitus ottaa hankittava järjestelmä kerralla 350 työntekijän käyttöön? Vastaus: Hankinta vaiheistetaan, kts. tarjouspyyntö kohta 7.6: Tavoitteena on suorittaa toimitus yksikkö kerrallaan, mutta lopulliset päätökset tehdään erillisessä käyttöönottosuunnitelmassa. Yksiköt, joita hankinta koskee, on kuvattu tarjouspyynnön kohdassa 2.1 sekä optiot kohdassa 2.2. Sivu 11 Toimitukseen tulee sisältyä tuotteistettu koulutus Oulussa (pääkäyttäjä, tarvittaessa käyttäjä). Koulutukselle ei ole kuitenkaan määritelty minimi- ja/tai maksimimäärää, tämä asettaa tarjoajat eriarvoiseen asemaan ts. hinnat eivät ole näin ollen keskenään vertailukelpoisia. Vastaus: Tarjouksen vertailuhinta muodostuu hinnoittelulomakkeen (liite 6) mukaisesti. Tarjoaja täyttää hinnoittelulomakkeelle tarjottavan järjestelmän edellyttämät koulutusmäärät pääkäyttäjille/yksi ryhmä ja käyttäjille/yksi ryhmä. Pakollinen vaatimus 2.2, alakohta 3. Voitteko tarkentaa termiä kotihoidon asiakkaiden kotihoidon palvelutiedot. Vastaus: Kotihoidon palvelutiedot ovat asiakaskohtaisia perustietoja, joita tarvitaan palvelun suunnittelussa ja toteuttamisessa. Kotihoidon asiakkaille myönnetään viranhaltija päätöksellä kotihoidonpalveluita kuten säännöllinen kotipalvelu, säännöllinen kotisairaanhoito ja kertakotisairaanhoito. Päätöksessä määritellään mm. mistä lähtien palvelu ovat voimassa ja montako tuntia kuukaudessa palvelua on asiakkaalle myönnetty. Palvelut on kirjattu asiakastietojärjestelmään asiakkaan hoito- ja palvelusuunnitelmaan. Seuraavissa pakollisissa vaatimuksissa pyydetään sellaisia rajapintoja, joita Effica ei tue ulkopuolisille toimittajille, joten vaatimukset ovat siinä mielessä hankintalain vastaisia: 3.5 alakohta 1, 4 alakohdat 1-3. Em. rajapintojen toteuttaminen voidaan aloittaa aikaisintaan hankintasopimuksen solmimisen jälkeen. Ehdotetussa projektin vaiheistuksessa tällaiseen vaiheeseen ei kuitenkaan ole varattu aikaa. Kuinka vastaamme pakollisiin vaatimuksiin?
Vastaus: Kts. tarjouspyyntö. Pakolliset vaatimukset liite 3 ohjeiden mukaisesti tarjoaja merkitsee ko. vaatimuskohdan toteutuminen sarakkeeseen K tai Kyllä, jos vaatimus toteutuu ja E tai Ei jos vaatimus ei toteudu. Tarjous on tarjoajaa sitova ja tarjoaja on vastuussa tarjouksensa sisällöstä ja näin ollen siitä, että tarjottu palvelu on tarjouspyynnön mukainen. Tarjoajalla ei vielä tarjouksen tekohetkellä täydy olla valmiuksia toimittaa tarjouspyynnön mukaista palvelua, mutta todentamista kuvaavassa sarakkeessa tarjoajan tulee antaa luotettava selvitys siitä, että kyseinen vaatimus toteutuu toimitettavassa järjestelmässä. Pakollinen vaatimus 9, alakohta 1. Tämä testausvaihe joudutaan toteuttamaan Tieto Oy:n tarjoamaa testipalvelua vasten. Tämä tarkoittaa sitä että emme voi todentaa tietojen näkymistä oikein esim. Effican kertomuslehdillä Effican käyttöliittymän kautta vaikka tämä on asetettu pakolliseksi ehdoksi. Miten vastaamme pakolliseen vaatimukseen? Vastaus: Kts. tarjouspyyntö. Pakolliset vaatimukset liite 3 ohjeiden mukaisesti tarjoaja merkitsee ko. vaatimuskohdan toteutuminen sarakkeeseen K tai Kyllä, jos vaatimus toteutuu ja E tai Ei jos vaatimus ei toteudu. Tarjous on tarjoajaa sitova ja tarjoaja on vastuussa tarjouksensa sisällöstä ja näin ollen siitä, että tarjottu palvelu on tarjouspyynnön mukainen. Tarjoajalla ei vielä tarjouksen tekohetkellä täydy olla valmiuksia toimittaa tarjouspyynnön mukaista palvelua, mutta todentamista kuvaavassa sarakkeessa tarjoajan tulee antaa luotettava selvitys siitä, että kyseinen vaatimus toteutuu toimitettavassa järjestelmässä. Oulun kaupungin kotihoidon ja kotiin vietävien palveluien kehittämisen suuntaviivoissa mittaristona käytetään pääasiassa RAI -mittaristoa. Mittariston käyttöä ei kuitenkaan ole sisällytetty mitenkään tarjouspyyntöön. Tarkoittaako se, että 1) Oulun kaupunki ei aio käyttää RAI -mittaristoa kotihoidossa mobiililaitteilla? 2) Oulun kaupunki ei ole kiinnostunut ostamaan RAI -arvion täyttömahdollisuutta mobiilaitteilla sopimuskauden aikana? Vastaus: Kts. tarjouspyyntö liitteineen. Tarjouspyynnön kohde on kuvattu tarjouspyynnön kohdassa 2, josta ilmenee, että tarjouspyyntöön ei sisälly RAImittariston käyttöä mobiililaitteella.
Tarjouskilpailun asiakirjoissa todetaan, ettei Oulun kaupunki ole sitoutunut ostamaan minkäänlaisia lisälisenssejä koskien kilpailutettavaa kokonaisuutta, sulkeeko tämä pois myös option käyttää RAI -kyselyä mobiilipäätelaitteilla kilpailutuskauden aikana? Vastaus: Kts. tarjouspyyntö liitteineen. Tarjouspyynnön kohde on kuvattu tarjouspyynnön kohdassa 2, josta ilmenee, että tarjouspyyntöön ei sisälly RAImittariston käyttöä mobiililaitteella. Sopimusluonnos: Voiko kohdassa 10 olevan, Toimittajan viivytyksetöntä reklamointia koskevan kohdan muuttaa niin, että Jos Toimittaja katsoo, että Tilaaja laiminlyö tämän Sopimuksen mukaisten velvollisuuksien täyttämisen asia käsitellään Tilaajan ja Toimittajan kesken yhteistyöryhmässä ja sovitaan mahdolliset toimenpiteet tilanteen korjaamiseksi. Siten mahdollista viivästyssakkoa, vahingonkorvausta ja kompensaatiota ei liitetä Toimittajan viivytyksettömään reklamointiin siten kuin ehdossa on todettu. Vastaus: Voidaan Sopimusluonnos: Kohdassa 12 määritellään vaiheen 2 ja 4 osalta viivästyssakoksi 5.000 euroa jokaiselta viivästysviikolta, kuitenkin yhteensä enintään 250.000 euroa. Onko kohdissa tarkoitettu 250.000 euroa vai esim. 25.000 euroa? Onko tarkoitus että sekä vaiheen 2 että vaiheen 4 osalta viivästyssakko on määritelty erikseen vai koskeeko sama sakkoehto kumpaakin kohtaa eli kumpikin kohta sisältyy samaan sakkomäärän? Vastaus: Kts. tarjouspyyntö kohta 7.9. Viivästyssakko on vaihekohtainen. Viivästyssakko on kunkin vaiheen ja järjestelmän osan osalta kuitenkin yhteensä enintään kaksisataaviisikymmentätuhatta (250.000) euroa. Vaihetta ei jaeta enää järjestelmän osiin. Sopimusluonnos: Kohdan 12 mukaan toimituksen vaiheet ja aikataulu on kuvattu kohdissa 5 ja 11 ja vaiheisiin 2 ja 5 on liitetty viivästyssakko. Mihin viivästyssakko on kiinnitetty eli tarkoitetaanko kohdassa 12 että vaiheisiin 2 ja 4 liitetty sakko koskee
1) Sopimuksen kohdassa 5 yksiköityjä vaiheita 2 ja 4 vai 2) Sopimuksen kohdassa 11 yksiköityjä vaiheita 2 ja 4 vai 3) sekä Sopimuksen kohdassa 2 että 5 yksilöityjä vaiheita 2 ja 4? Vastaus: Kts. tarjouspyyntö kohta 7.8. Toimituksen vaiheet (5 eri vaihetta) on yksilöity ja aikataulut kuvattu tiivistettynä sopimusluonnoksen kohdassa 5. Samat kohdan 5 mukaisia vaiheita koskevat vastaanottotarkastus ja toimituksen hyväksymismenettelyt on kuvattu kappaleessa 11. Aikataulut ovat molemmissa kohdissa samat, mutta ne on haluttu esittää myös kappaleessa 11. Vaiheisiin 2 ja 4 liitetty viivästyssakko koskee sekä kohdissa 5 että 11 yksilöityjä vaiheita (molemmissa kohdissa samat vaiheet ja aikataulut). Sopimusluonnos: Kun viivästyssakko on kohdassa 12 kiinnitetty vaiheisiin 2 ja 4 voidaanko kummankin kappaleen toinen lause korjata seuraavasti: Viivästyssakko on vaiheen 2 / vaiheen 4 osalta kuitenkin enintään (ei siis kunkin vaiheen ja järjestelmän osalta ).] Vastaus: Ei voida. Sopimusluonnos: Kohdassa 12 vaihetta 2 ja vaihetta 4 koskevan ehdon mukaan Tilaajalla on oikeus vähentää viivästyssakko Toimittajalle tehtävistä maksusuorituksista. Voidaanko ehto muuttaa siten, että Tilaaja ja Toimittaja käsittelevät Toimittajasta johtuvan viivästyksen yhteistyöryhmässä ja sopivat Toimittajan korvattavaksi tulevan viivästyssakon hyvittämisestä Tilaajalle. Vastaus: Ei voida. Ehtoa voidaan muuttaa siten, että Tilaaja ja Toimittaja sopivat Toimittajan korvattavaksi tulevan viivästyssakon hyvittämistavasta Tilaajalle. Sopimusluonnos: Kohdan 12 toiseksi viimeisen kappaleen 2. lauseen ( toimituksen myöhempien vaiheiden tai koko järjestelmän hyväksymisen viivästymisestä ) perusteella on epäselvää, mistä kaikesta voi seurata viivästyssakkoja. Missä on määritelty aikataulut, joista voi seurata viivästyssakko (paitsi kohdassa 12 vaiheiden 2 ja 5 osalta)? Sovelletaanko näiden muiden viivästysten osalta JIT Palvelut kohdassa 7 Viivästyminen määriteltyjä viivästyssakkoja?
Vastaus: Viivästymät ja viivästyssakot koskevat vaiheita 2 ja 4. Mahdollinen vaiheen 2 viivästyminen ei muuta vaiheen 4 aikataulua. Muutoin viivästymisiin sovelletaan JIT2015 ehtoja. Sopimusluonnos: Kohdan 14 1. kappaleen mukaan käyttöönoton jälkeen Toimittaja voi laskuttaa lisäkulut erikseen tehtävän sopimuksen mukaan, toisen kappaleen mukaan käyttöönoton ja käytön aikaiset mahdolliset yhteistyökustannukset sisältyvät maksuihin. Eli mitä Toimittaja voi laskuttaa? Vastaus: Sopimusluonnoksen kohdan 14 mukaisesti toimittaja voi laskuttaa yhteistyöstä ja kehitystyöstä toimittajalle aiheutuvat lisäkulut. Tehtävistä ja lisälaskuttamisesta sovitaan Tilaajan ja Toimittajan kesken erikseen tehtävän sopimuksen mukaisesti. Sopimusluonnos: 16. Hinnanmuutosehto: Mikä on kohteen yleinen kustannuskehitys (Toimittaja) / todellinen kustannuskehitys (Tilaaja)? Ehtoon kirjoitetut kk-määrät johtanevat siihen, ettei Toimittaja pysty käytännössä juurikaan tarkistamaan hintoja kun sopimuskausi olisi kohdan 21 mukaan 4 vuotta / toistaiseksi. Vastaus: Tarjouspyynnön kohta 7.4 ja sopimusluonnoksen kohta 16, neljännen kappaleen ensimmäinen lause korjataan seuraavasti: Toimittajalla on oikeus sopimuskauden aikana kalenterivuosittain muuttaa hintoja kohteen todellista kustannuskehitystä vastaavaksi. Sopimusluonnos: 16. Tilaajan irtisanomisoikeus: Tilaaja voisi irtisanoa päättymään valitsemanaan ajankohtana - tässä voisi soveltaa lyhyenpää irtisanomisaikaa esim. 1.5 kk. ei päättämisoikeutta muiden tuotteiden tms. osalta, vai? ei 6 kk jatkoaikaa vanhoilla hinnoilla vaan sovitun irtisanomisajan. Vastaus: Tarjouspyynnön kohta 7.4 ja sopimusluonnoksen kohta 16, kuudennen kappaleen viimeinen lause korjataan seuraavasti: Jos Tilaaja ei irtisano sopimusta, jatketaan sopimusta Toimittajan ilmoittamilla tai muilla sopijapuolten yhdessä sopimilla hinnoilla. Hinnanmuutoskohdassa määritelty tilaajan irtisanomisoikeus säilyy ennallaan.