30.9.2008 1 Mainostoimistopalvelujen hankinnan kuvaus 1 Kirkkonummen kunta Kirkkonummi on pääkaupunkiseudun läntinen kehyskunta Suomenlahden rannikolla. YTV-tariffijärjestelmään kuuluvan Kirkkonummen vahvana valttina ovat hyvät liikenneyhteydet ja sijainti. Helsinkiin on Kirkkonummelta matkaa 20 km, Helsinki-Vantaan lentokentälle n. 40 km. Kunnan läpi kulkevat Helsinki-Turku -rantarata sekä kantatie 51 Helsingistä Hankoon ja E 18 Helsingistä Turkuun. Pääkaupunkiseudun kehäväylä Kehä III päättyy lännessä Kirkkonummelle. Porkkalanniemen Merikylässä on veneilijöitä palveleva vierasvenesatama. Kantvikissa sijaitsee kaksi rahtisatamaa. Matkailun kannalta erityislaatuista on Neuvostoliiton Porkkalan alueen vuokra-aika. Kunta on voimakkaasti kaksikielinen. Kirkkonummi on ihmisläheinen ja helposti hahmotettava asuinkunta, jonka kehityksen kärkenä on keskusta ja junaradan alue, mutta jolla myös on elinvoimaiset ja vireät kyläyhteisöt. Kunta tarjoaa lähes 36 000 asukkaalleen turvallisen asuinympäristön yksilöllisine asumismuotoineen, erinomaiset harrastusmahdollisuudet hevosurheilusta lukuisiin Golf-kenttiin ja luontoa niin eteläisen Kirkkonummen saaristomaisemassa kuin pohjoisen Kirkkonummen erämaaalueilla (Nuuksio). Kirkkonummelta löytyy omaleimaista paikalliskulttuuria sekä vaiherikkaasta historiasta ammentavaa vireää kotiseutuhenkeä. Kirkkonummen kunta on yksi Suomen nopeimmin kehittyvistä kunnista niin asukasmääriltään kuin elinkeinoelämältään. Kuntaan muuttaa erityisesti lapsiperheitä, mikä näkyy väestörakenteessa. Väestön kasvun myötä myös kunnan palveluja kehitetään voimakkaasti, ja lähivuosien yksi kriittinen menestystekijä onkin onnistunut henkilöstön rekrytointi. Kirkkonummi panostaa verkottumiseen eri sidosryhmien ja naapurikuntien kanssa ja on mukana monissa yhteistyöhankkeissa. Kunnan keskustan uudisrakentaminen on käynnistynyt, mikä merkitsee mm. uusien kaupan palveluiden, asuinalueiden ja kunnantalon rakentamista lähivuosien aikana. Keskeistä on profiloitua houkuttelevaksi asemapaikaksi yrityksille, kansainvälisistä kotimaisiin sekä halutuksi yhteistyökumppaniksi. Myös kansainvälisiin yhteyksiin sekä eri tapahtumiin linkittyvä näkyvä viestintä on jatkossa tärkeää.
30.9.2008 2 2 Hankinnan yksilöinti Kirkkonummen kunta etsii pitkäaikaista yhteistyökumppania vuosille 2009-2012, mm. seuraavien palveluiden tuottamiseen: Kunnan markkinoinnin ja ulkoisen ja sisäisen viestinnän tukeminen Kunnan viestinnän graafisen ilmeen luominen Kunnan elinkeinoyksikön harjoittaman yrityksiin suuntautuvan markkinoinnin tukeminen Erilaisten kampanjoiden ja messujen suunnitteluun ja toteuttamiseen osallistuminen Oikeiden viestintäkanavien löytäminen 3 Hankintamenettely ja hankinnasta ilmoittaminen Hankinnan arvon alittaa EU:n kynnysarvon. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinnasta on ilmoitettu HILMA-tietokannassa HTUwww.hankintailmoitukset.fiUTH ja kunnan internetsivuilla 1.10.2008. Tarjoaja vastaa kaikista tarjouksen tekemiseen liittyvistä kuluista eikä ole oikeutettu korvaukseen, vaikka hankinta peruuntuisi tai keskeytyisi. 4 Hankintapäätös ja sopimuksen tekeminen Tarjousten käsittelyn jälkeen kunnanhallitus tekee hankintapäätöksen. Puitesopimus tehdään yhden tarjoajan kanssa neljäksi vuodeksi. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti. 5 Osatarjoukset Osatarjouksia ei hyväksytä. 6 Vaihtoehdot Vaihtoehtoja ei hyväksytä.
30.9.2008 3 7 Alihankinnat Mikäli tarjoaja käyttää alihankkijoita, ne tulee ilmoittaa tarjouksessa. Tarjoaja vastaa alihankkijan toimituksista kuten omastaan. Alihankkijaa koskevat samat vaatimukset kuin tarjoajaa. 8 Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjoajan tulee tarjouksensa mukana toimittaa selvitykset seuraavista seikoista: a) Tarjoajalla pitää olla riittävä taloudellinen suorituskyky. Tarjoajan on toimitettava tilinpäätökset kahdelta vuodelta tai vaihtoehtoisesti ilmoitettava internet-osoite, josta tiedot on tarkistettavissa. b) Tarjoajan tulee olla merkitty kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Hankintayksikkö tarkistaa nämä tiedot yleisistä rekistereistä. c) Verot, sosiaaliturvamaksut ja eläkevakuutusmaksut on oltava suoritettuina. Tarjoajan edellytetään toimittavan tarjouksensa liitteenä veroviranomaisen antaman todistuksen maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista tai verovelkatodistuksen tai selvityksen siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty. Eläkevakuutusmaksujen osalta on toimitettava työeläkekassan ja / tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusuunnitelma on tehty. d) Tarjoajalla on oltava hankinnan kohteen laatu ja laajuus huomioon ottaen riittävästi kokemusta vastaavien palvelujen tuottamisesta. Referenssiluettelo on liitettävä tarjoukseen. e) Edellytämme, että tarjoajalla on markkinointiviestintämme pääasiallisen kohdealueen (pääkaupunkiseutu) hyvä tuntemus 9 Tarjouksen kelpoisuuden tarkistus Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. 10 Kuvaus palveluista Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa seuraavat selvitykset, joita arvioimme kohdassa kohdassa 12 Tarjousten vertailu:
30.9.2008 4 Luovuus, ideat, strategisen konseptin suunnittelukyky ja tuloksellisuus Tarjoukseen tulee liittää kuvaus jostakin toimistonne kahden viime vuoden aikana suunnittelemasta kampanjasta tai markkinointitoimenpidesarjasta, joka on mielestänne poikkeuksellisen onnistunut. Liittäkää selostukseen työnäytteitä. Lisäksi jos olette menestyneet mainosalan kilpailuissa viimeisen kahden vuoden aikana, pyydämme teitä kuvaamaan kilpailua ja tuloksianne. Toimintavarmuus Tarjouksessa pyydetään kuvaamaan sitä, minkälaisen tiimin (mahdolliset nimet, tehtävät, koulutukset kokemukset, lukumäärä) voitte kiinnittää kunnan toimeksiantoihin. Samoin tulee kuvata, onko toimistollanne projektinhallintajärjestelmä ja arkistointijärjestelmä asiakkaan materiaalin turvaamiseksi. Kansainvälisyys Pyydämme Teitä selvittämään kokemuksenne kansanvälisestä markkinoinnista. 11 Tarjoushinnan ilmoittaminen Hintatiedot tulee esittää liitteessä 2 olevalla lomakkeella. Matka- ja päivärahakorvausten tulee sisältyä taulukossa esitettyihin tunti- ja työkorvauksiin. Kaikki hinnat ilmoitetaan arvonlisäverottomina. 12 Tarjousten vertailu Tarjouspyynnön kaikki ehdot täyttävistä tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin. Hinnan painoarvo on 40 %. Keskimääräisen tuntihinnan osuus on 20 %, korkeintaan 20 pistettä ja kuvitteellisen työn hinnan 20 %, korkeintaan 20 pistettä. Korkeimmat näin saadut vertailupisteet saanut tarjous saa 40 pistettä ja muut saatujen pisteiden suhteessa alemman pistemäärän. Laadullisten tekijöiden painoarvo on 60 % Laadullisista tekijät on määritelty tarkemmin kohdassa 10.
30.9.2008 5 Luovuus, ideat, strategisen konseptin suunnittelukyky ja tuloksellisuus, 30 %, korkeintaan 30 pistettä Toimintavarmuus, 20% korkeintaan 20 pistettä Kansainvälisyys, 10 % korkeintaan 10 pistettä Tarjous, joka saa yhteensä eniten laatupisteitä saa täydet 60 pistettä ja muiden tarjoajien laatupisteet suhteutetaan siihen kaavalla: tarjoajan pisteet jaetaan korkeimman pistemäärän saaneen tarjouksen pistemäärällä ja kerrotaan 60:llä 13 Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Kirkkonummen kunta harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 14 Tekijänoikeudet Kirkkonummen kunta omistaa hankinnan tuotokset ja materiaalin.