Hankeviestintä Jussi Ronkainen
VIESTINTÄ 1) viestintä informaation siirtona 2) viestintä merkitysten tuottamisena, sekä 3) viestintä yhteisyyden tuottamisena Tiedottaminen merkitsee tiedolla varustamista, tiedon jakelua, tiedoksi antamista. Kommunikaatio = yhteys, jakaminen, yhteinen tekeminen
Viestintä Viestintä kattaa koko hankkeen elinkaaren Viestintä on mukana suunnitteluvaiheesta loppuarviointiin. Idea (sidosryhmät, kumppanit) Suunnittelu Rahoittajalla (rahoittajan vakuuttaminen) Toteutus (mitä viestitään, kenelle, milloin, miten?) Loppuarviointi (mitä hankkeesta jäi käteen, miten viestitään?) Viestintä lomittuu kaikkiin vaiheisiin. Jo ideavaiheessa projektista on pystyttävä kertomaan eli viestimään mahdollisille kumppaneille selkeästi, jotta he lähtisivät mukaan (ks. hankeviestinnän kaari).
Mieti viestintää hankehakemusta kirjoittaessa Koko hankehakemus on viestintää yritämme viestiä hankeideasta niin selkeästi, että viesti sisäistetään ja hanketta halutaan esim. rahoittaa. Selkeys ja johdonmukaisuus ovat valttia. (huom. Looginen viitekehys) Selkeys ja johdonmukaisuus ja hyvä teksti eivät synny hetkessä varaa aikaa työlle Budjetointi: arvioi tarvitaanko lehti-ilmoittelua, rolluppeja, julkaisuja tms. teetettävää materiaalia?
VIESTINTÄSUUNNITELMA Viestintäsuunnitelma on projektipäällikölle apuväline eli aikataulu ja keinot viestinnän tekemiseen Projektipäällikkö toteuttaa viestintää suunnitelman mukaisesti.
HARJOITUS Viestintäsuunnitelma Ideoidaan ryhmissä hankkeen viestintää. Aikaa noin 20 min.
Esimerkkihanke: Anna pesäpaikka varpuselle Etelä-Savossa, kuten koko maassa, varpuskanta on romahtanut. Varpusten määrä on enää noin 40 % siitä, mitä se oli vielä 10 vuotta sitten. Anna pesäpaikka varpuselle -hankkeella tavoitellaan varpuskannan vahvistamista Etelä-Savon alueella. Tavoitteena on, että varpuset selviävät jatkossa paremmin talven yli ja pesinnät onnistuvat, mikä auttaa kannan vahvistumista. Tavoitteisiin pyritään lisäämällä sopivien pesäpaikkojen määrää ja talviruokintaa. Hankkeessa jaetaan tietoa talviruokinnasta ja pesimäpaikkojen järjestämisestä kaikissa Etelä-Savon kunnissa. Lisäksi jaetaan pesäpönttöjä ja ruokinta-automaatteja, joita Mamkin opiskelijat valmistavat puupolilla. Hanke alkaa 1.9.2014 ja päättyy 31.8.2015.
PROJEKTIN VETÄJÄ VIESTIJÄNÄ Toteuttaa laadittua viestintäsuunnitelmaa huolehtien aikatauluista Kirjoittaa tekstejä sisäisiin ja ulkoisiin tiedotteisiin, nettisivuille, esitteisiin jne. Huolehtii, että viestit kulkevat oman alan erikoismedioille Päivittää hankkeen nettisivuja On tavoitettavissa kun tiedote on lähtenyt ulos Palvelee mediaa aktiivisesti ja innostuneesti
VINKKEJÄÅ VIESTINTÄÄN Mikkelin ammattikorkeakoulu // Mikkeli University of Applied Sciences // www.mamk.fi
Selkeä teksti Sääntö 75 % - 25 % (Petri Salmén, uutisgrafiikan tuottaja HS) 75 % on asian pohtimista ja kirkastamista, kokeilua ja suunnittelua, 25 % selkeän lopputuotoksen tekemistä. Kirkasta asia ensin itsellesi, vasta sitten saat selkeän tekstin Projektipäällikön vastuulla asiasta kirjoittaminen selkeästi, vähintäänkin TKI-viestintäsuunnittelijan on ymmärrettävä teksti Yleinen olettamus: odotetaan, että ihmiset tietävät, mistä minä kirjoitan väärin. Ihmiset eivät tiedä, mistä kirjoitan, jos en kirjoita selkeästi. Plussaa on, että koululainenkin ymmärtää tekstin.
Mikä on uutinen? Uutinen on yhtä kuin muutos, jotakin on eritavalla kuin ennen, jotakin on tapahtunut. Kaupunginorkesterilla oli katsojia seitsemästä maasta (LS 17.4.) Mamkiin haki lähes 4000 (LS 2.4.) Mikä voisi olla varpushankkeen uutinen? Uutinen ei yleensä ole se, että jotakin tehdään ja valmistellaan. Poikkeuksiakin on: jos jotakin aletaan tehdä ensi kertaa asiassa, joka on aiemmin ollut täysin pimennossa tämä on uutinen Hyvä tiedote tarjoaa medialle uutisen
TIEDOTTEEN KIRJOITTAMINEN Otsikko kertoo uutisen ingressi 2-3 lausetta otsikon jälkeen, tiivistää tärkeimmän sisällön Väliotsikot paloittelevat asian silmäiltäviin osiin Leipäteksti Varsinainen sisältö, jota jaotellaan väliotsikoilla Rahoittaja ja yhteistyökumppanit mainitaan aina!!! Lisätiedot loppuun kenelle soitetaan, mahdollinen nettiosoite Hyvä tiedote kertoo uutisen jo silmäilyllä http://www.mamk.fi/ajankohtaista/tiedotteet/101/0/aijatiimilla_duun arimiesten_tyoaikainen_syominen_paremmaksi http://www.mamk.fi/tutkimus_ja_kehitys/ajankohtaista/101/0/ympar istokasvatusta_venalaisille_koululaisille_osana_mamkin_hanketta
TIEDOTEHARJOITUS Ennen ja jälkeen Mikkelin ammattikorkeakoulu // Mikkeli University of Applied Sciences // www.mamk.fi
Hyvä tiedote Sisältää uutisen, ei ole mainos Herättää kiinnostuksen Tavoittaa kohderyhmän On hyvin ajoitettu On kieleltään ja ulkoasultaan selkeä Kertoo tärkeimmän ensin Sisältää julkaisupäivän ja yhteystiedot lisätietoja varten Huomioi kuvatarpeen Mitä? Missä? Milloin? Ketkä? Miksi? Mistä lisätietoja?
Tiedotteen muoto Toimittajat käyttävät tiedotetta uutisen aineistona Tiedotteet kirjoitetaan usein perinteisen journalistisen uutisen muotoon Esimerkiksi: kannanotot esitetään usein haastattelurepliikkinä Repliikin kirjoittaa usein tiedottaja, ei repliikin sanoja itse. Kääntäen: toimittajat poimivat sitaatin, merkitsevät sanojaksi lisätietojen antajan
Median kiinnostus Toimittajilla on kiire. Juttuaiheet valitaan tyypillisesti aamupalaverissa. Ajoitus on tärkeä: Kiireisinä aikoina hukutaan massaan Hiljaisempia aikoja: heinäkuu, tiistai, keskiviikko, torstai Aamupäivä varmempi (klo 10.30-12) Illat ja viikonloput huonoja Lähetä tiedote useampaan kertaan Esim. viikkoa ennen ennakkotiedote, edellisenä päivänä tapahtumapäivän tiedote + ehkä soitto perään
Tunne toimittajat Toimittajan lähestyminen suoraan kannattaa Jos tuttuja ei ole, tee päätelmiä aiemmista jutuista Koeta saada paikalle tuttu/sopiva toimittaja Toimittajat kriittisiä, eivät halua tulla johdatetuksi. Anna toimittajan löytää itse tietoa. Jos toimittaja soittaa, ole varovainen. Vaikka keskustelu olisi mukava, juttu ei aina ole.
Tunne media Varo erityisesti huonolaatuisempaa mediaa Mieti kohderyhmää Joskus huumoristakin on hyötyä, ryppyotsainen imago voi olla ongelma
Miten kannattaa tiedottaa? Toimittajia ei kannata aliarvioida. Toisissa asioissa on enemmän uutista kuin toisissa Kaikesta ei voi eikä kannata viestiä joka paikkaan tavoitellaan eri kohderyhmiä Viestinnän volyymi pitää suhteuttaa asian uutisarvoon. Valtakunnan mediat kiinnostuvat vain merkittävistä kotimaan uutisista Tarkkaan harkitut yhteydenotot turvaavat arvon hyvänä uutislähteenä Yksi hyvä tiedote keskeisille medioille on parempi kuin 10 huonoa läpi Suomen lähetettyä.
SOITTO TOIMITTAJILLE Soittelu medioihin tehtävä koordinoidusti ja harkinnan mukaan Mediasuhteista (Mediasuhteet vahvista ääntäsi. Juha Lappalainen, Pekka Laakso 2011) Yksittäisen toimittajan työmäärä on suuri, tyhjän käsittelemiseen ei ole aikaa Toimittaja lähtee jutun tekoon vain, kun jutun syntyminen on varmaa Soitto on yllättävän tehokas tapa herättää toimittajan kiinnostus Minuutin sääntö: on yksi minuutti aikaa perustella asian merkittävyys. Toimittajan mielenkiinto on sytytettävä heti, jotta saa ostettua toisen minuutin asian tarkemmalle selittämiselle.
Tiedote-oppaita http://www.tiedottaja.fi/wpcontent/uploads/2010/02/hyva_lehdistotiedote_2008.pdf http://kuokka.tietokoura.com/events2000-2006/tapahtumat/levitys010905/lehdistotiedote_ruoho.pdf http://ktl.jyu.fi/ktl/intraktl/julkaisu/tiedottaminen/tiedote http://www.susel.fi/pdf/viestintaopas_seuratoimijoille.pdf http://www.jelli.fi/valineita-jarjestotyohon/apua-ja-ohjeitajarjestotoimintaan/tiedottaminen-ja-viestinta/
PIENRYHMÄHARJOITUS Hankkeiden hyvien käytäntöjen levittäminen Miettikää pienryhmässä hankkeita, joiden tulokset ovat jääneet elämään/joita on levitetty onnistuneesti? Mitä on tehty, miksi hanke on ollut onnistunut? Kirjoittakaa selkeä esitys A4:lle => Mikä hanke? Mitkä tulokset/käytännöt tms. ovat jääneet elämään ja miten? Miten tuloksia/käytäntöjä on levitetty?