KÄYTTÖSUUNNITELMAN 2016 TOTEUTUMA TEKNINEN KESKUS/ VASTUUALUEET 7310 Hallinnon palvelut Vastuuhenkilö: siivouspäällikkö Anneli Ruotsalainen Olennaiset tapahtumat toiminnassa Teknisen keskuksen organisaatiossa ja toiminnassa tapahtui muutoksia, jotka vaikuttivat hallinnon palveluihin. Hallinnon palveluissa keskityttiin henkilöstön osaamisen monipuolistamiseen, prosessien kehittämiseen (ostolaskujen käsittely, laskutus) ja poikkeustilanteiden hallittuun hoitoon toistuvilla työjärjestelyillä. Taloussuunnittelijan työpanoksesta 50 % kohdistui Siun soten valmistelutyöhön. Hallinnon tehtävienhoidon turvaamiseksi tilalle palkattiin aluksi määräaikainen toimistotyöntekijä, joka korvasi myös syksyllä eläkkeelle jäänyttä työntekijää sittemmin vakinaisena toimistotyöntekijänä. Hallinnon palvelut 1000 TP 2015 TA 2016 TOT 2016 ERO TA-TOT ERO % Toimintatuotot 462 412 421 9 2,1 Toimintakulut -581-480 -571-91 -19,1 Toimintakate -120-68 -151-83 -121,8 Ajoneuvojen talousprosessin kehittäminen ja uudistaminen lean-hankkeena saatetaan loppuun Hallinnon prosesseja uudistetaan eläköitymisen korvaamiseksi Toimintamallien yhtenäistäminen, parhaiden käytänteiden tunnistaminen ja monistaminen Hallinnon palvelujen toimivuus turvataan toimivilla työ- ja varajärjestelyllä Ajoneuvolaskutuksessa on siirrytty automaattisiin sisäisiin eriin, mikä on vähentänyt käsilaskutuksen minimiin. Tuntipalkkakirjaukset ovat yksinkertaistuneet tilien määrän vähentyessä, tunti-ilmoituslomaketta on selkiytetty ja se on otettu käyttöön. Hallinnon prosessien uudistamista ja yksinkertaistamista on jatkettu eläköitymisen korvaamiseksi mm. perehtymällä eri työtehtäviin. Työ- ja menettelytapoja on yhtenäistetty ja ohjeita päivitetty esim. laskujen käsittelyn osalta. Työtehtäviä on järjestelty sisäisesti uudelleen eläköitymisen ja äitiysloman johdosta. Hallinnon palvelut ovat toimineet hyvin henkilöstömuutoksista ja poikkeustilanteista huolimatta.
Henkilöstön osaamista monipuolistetaan ja syvennetään Henkilöstö on motivoitunut työnsä kehittämiseen, keskinäinen yhteistyö on toimivaa ja yhteisten pelisääntöjen mukaista Työergonomiaan ja työssä jaksamiseen kiinnitetään huomiota Hallinnon henkilöstön osaaminen on monipuolistunut tehtävävaihtojen ja -järjestelyjen myötä. Henkilöstö on kehittänyt omaa työtään hyvässä yhteistyössä ja yhteisten sovittujen toimintatapojen mukaisesti. Työergonomiaa on parantunut oleellisesti käyttöön otettujen sähköisten työpöytien ansiosta. Sitovuustason ylityksen selitys Hallinnon vastuualueen talousarvion mukainen toimintakate 68 000 ei täyttynyt, vaan se heikkeni 82 800 :lla. Merkittävin kululisäys kohdistui henkilöstökuluihin, jotka koostuivat Siun soten valmisteluun liittyvistä henkilöstöresurssien lisäyksistä, kustannukset kohdistettiin hallintoon. Lisäksi lean- kehittämishankkeiden kuluja ja ict-laite ja tarvikekuluja kohdistettiin hallintoon. 7320 Kiinteistöpalvelut Vastuuhenkilö: teknisen keskuksen johtaja Hannele Portman Olennaiset tapahtumat toiminnassa Kiinteistöpalveluiden vastuuesimiesten tehtävät organisoitiin uudelleen helmikuun alusta vastuualueen päällikön siirryttyä toisiin tehtäviin. Tehtäviä jaettiin yksiköiden esimiesten ja teknisen keskuksen johtajan kesken. Järjestely tehtiin kuluvan vuoden ajaksi ja muutos onnistui odotetusti, joten ratkaisut vakinaistettiin vuoden lopussa. Teknisen keskuksen yksiköiden välisiä työntekijöiden siirtymisiä tehtiin kiinteistöpalveluiden ja kuntatekniikan yksiköissä. Tällä tavoiteltiin yksiköiden työpanoksen turvaamista sekä muutosmahdollisuuden tarjoamista yksittäisille työntekijöille. Kiinteistöpalveluiden rakennustekniikan rakentamis- ja kunnossapitohankkeissa tapahtui vuoden aikana tilausten kasvua. Kaupungin organisaatiomuutosta tukeva kolmeen kiinteistöön kohdistuva tilamuutosratkaisu (khall 23.11.2015 460) saatiin toteutettua. Kiinteistönhoidon prosesseja kehittävä Lean-hanke käynnistyi elokuussa 2016. Sähköinen palvelupyyntöjärjestelmä (Granlund Manager) otettiin käyttöön vuoden vaihteessa ja ulkopuolisen asiantuntijan avulla tehty kiinteistönhoidon mitoitusselvitys valmistui lokakuussa. Kiinteistöpalvelut 1000 TP 2015 TA 2016 TOT 2016 ERO TA-TOT ERO % Toimintatuotot 6602 6792 7463 671 9,9 Toimintakulut -6756-6792 -7460-668 -9,8 Toimintakate -155 0 3 3 #JAKO/0!
Kiinteistöpalvelu yksiköiden toiminta Kiinteistönhoito Vastuuhenkilö: kiinteistöpalveluesimies Esa Sivonen Sähköisen työpyyntöjärjestelmän ja huoltokirjan käytön laajentaminen ja kehittäminen Kiinteistöpalveluiden yhteistyökierrosten jatkaminen kiinteistöjen käyttäjien kanssa (kiho, tate) Henkilöstön työssä jaksamiseen vaikuttaminen työjärjestelyin ja varhaisen tuen mallin mukaisin toimenpitein Yksikön toiminnan mittareiden kehittäminen (kiho, tate) Kiinteistönhoidon mitoitusten uusiminen Kiinteistönhoidon ostopalvelutoiminnan toteutumisen arviointi ja laajentamismahdollisuuksien selvittäminen Yksikön toiminnan ja talouden yhteensovittaminen Sähköinen työpyyntöjärjestelmän otettiin käyttöön rakennus- ja talotekniikassa Kiinteistöpalveluiden yhteistyökierrokset on todettu tarpeellisiksi ja tulevilla kierroksilla mukaan otetaan kiinteistöjen energia talous. Kehityskeskustelut pidettiin ja keskusteluissa esille tulleita ideoita käytettään yksikön kehitystyössä. Elokuussa aloitettu Lean-projekti kiinteistönhoidon prosessien kehittämiseksi, joka jatkuu vuoden 2017 puolelle. Kantakaupungin kiinteistöjen mitoitukset on valmistunut ja tulokset saatu. Reijolan ja Niittylahden kiinteistönhoidon ostopalvelu ISS:n kanssa on sujunut hyvin. Lisä- ja muutostyöistä on informoitu tilaajaa yhteisissä palavereissa. Talous on toteutunut talousarvion mukaisesti. Talotekniikka Vastuuhenkilö: talonhuoltoinsinööri Ville Matilainen Sähköisen työpyyntöjärjestelmän ja huoltokirjan käytön laajentaminen ja kehittäminen Yksikön toiminnan mittarien kehittäminen Kiinteistöpalveluiden yhteistyökierrosten jat- Toteuma Sähköisen huoltokirjan toimialakohtaiset palvelualueet otettiin käyttöön joulukuussa ja opastuksen jälkeen käyttö on lähtenyt hyvin käyntiin. Energianhallintaan liittyvä raportointipohja on valmis ja tätä hyödynnetään jatkossa energian- ja vedenkulutuksen seurannassa. Executive-raportointimallia (käytetään mm. reagointiaikojen seurantaan) on nyt mahdollista laajentaa talotekniikan puolelle kun toimialakohtaiset palvelualueet saatiin käyttöön. Energiankulutusta seurataan nyt tarkemmin kuukausitasolla ja energiaraporttien hyödyntämistä yhtenä toiminnan mittarina harkitaan otettavaksi käyttöön.
kaminen kiinteistöjen käyttäjien kanssa Yksikön toiminnan ja talouden yhteensovittaminen Yhteistyökierroksia jatkettiin vuoden loppuun saakka ja vuonna 2016 tapaamisia pidettiin yhteensä 13 kappaletta. Totesimme yhdessä kiinteistöjen käyttäjien kanssa yhteistyökierroksen hyväksi toimintatavaksi ja vuonna 2017 tapaamisia on tarkoitus pitää huomattavasti enemmän. Kaikki talotekniset huoltotoimenpiteet suoritettiin vuoden loppuun mennessä sovitun mukaisesti. Nuohoustöille saatiin yhteensä 100 000 lisätilaus ja tämä huomioon ottaen kustannukset pysyivät talousarvion mukaisella tasolla. Rakennustekniikka Vastuuhenkilö: rakennusmestari Mika Virnes Tilaaja tuottaja sopimuksen uudistaminen ja kehittäminen Kunnossapitohankkeiden laadukas toteuttaminen Sähköisen työpyyntöjärjestelmän ja huoltokirjan käytön laajentaminen ja kehittäminen Henkilöstön työssä jaksamiseen vaikuttaminen työjärjestelyin ja varhaisen tuen mallin mukaisin toimenpitein Välitön puuttuminen kiinteistöillä tapahtuviin vikatilanteisiin, esim. katto ja putkivuotoihin Yhteistyön lisääminen kaupunkikonsernin muiden kiinteistötoimijoiden kanssa Sovittujen vuosihuolto- ja kunnossapitotyöohjelmien toteutuminen suunnitellusti Yksikön toiminnan ja talouden yhteensovittaminen Toteuma Sopimuksen työohjelman sisältö on päivitetty tilausta vastaavaksi. Kunnossapitohankkeiden työt ovat tähän asti toteutuneet työohjelman mukaisesti. Hankkeet on toteutettu kustannustehokkaasti ja laadukkaasti. Työnjohdossa on otettu käyttöön työpyyntöjärjestelmä. Varhaisen tuen mallin mukaiset toimenpiteet ovat käytössä. Kehityskeskustelut aloitettiin toukokuussa, viimeiset kehityskeskustelut käytiin lokakuussa. Vikatilanteisiin on reagoitu alle tunnissa, kohteella aloitetaan välittömästi suojaustoimenpiteet, tällöin vältytään lisävaurioilta. Ensimmäinen palaveri pidettiin muiden kiinteistötoimijoiden kanssa maaliskuussa 2016, yhteistyötä jatketaan säännöllisillä tapaamisilla. Tiivistettiin yhteistyötä tilakeskuksen kanssa, työohjelmien toteutumisen seurannassa siirryttiin kuukausipalavereista viikkopalavereihin. Työohjelman muutokset huomioitiin tarkemmin talouden seurannassa. Yksikön talous toteutui talousarviota parempana. Tilaajalta tulleen lisätilauksen investointityön vaikutus tuotoissa ja kuluissa noin 0,5 milj..
MAS liikuntapaikat Vastuuhenkilö: kiinteistöpalveluesimies Esa Sivonen Latuseurantaohjelman käytön kehittäminen Latuverkoston ja kenttien hoidon toimenpideaikojen määrittäminen ja hoidon kehittäminen Yksikön toiminnan ja talouden yhteensovittaminen Toteuma Latuseurantaohjelmaa kehitettiin toimintatavoiltaan yhdenmukaiseksi koko Joensuun alueella. Latuseurantaan lisätiin informaatiota latujen kunnossapidosta käyttäjille. Kenttien kunto -ja hoitokartoitus tehdään loppuun keväällä 2017. Latujen osalta hoitokartoitus valmistuu hiihtokauden aikana. Talous ja toiminta toteutuivat talousarvion mukaisena. Tekninen huolto Vastuuhenkilö: talonhuoltoinsinööri Ville Matilainen Siun Soten suunnitteluun osallistuminen sotealueen teknisen huollon osalta Yksikön toiminnan ja talouden yhteensovittaminen Toteuma Siun Soten suunnitteluun osallistuttiin ja Tekninen huolto antoi omat näkökulmat rekisteröitävien painelaitteiden, sähkötöiden johtajuuden ja lääkkeellisten kaasujärjestelmien suhteen. Talous on toteutunut talousarvion mukaisesti. 7330 Siivouspalvelut Vastuuhenkilö: siivouspäällikkö Anneli Ruotsalainen Olennaiset tapahtumat toiminnassa Hallintokuntien toiminnassa ja tiloissa tapahtui paljon muutoksia, jotka vaikuttivat siivouspalveluiden järjestelyihin. Siivouspalveluiden henkilöstömuutokset (5 henkilöä eläkkeelle, 2 henkilöä osa-aikaiseen työhön, 3 henkilöä muihin tehtäviin kaupungin sisällä, 6 uutta laitoshuoltajaa), esimiestehtävien sisäiset järjestelyt ja esimiesten osallistuminen Siun soten valmisteluihin toivat lisähaastetta siivouspalvelun tuottamiseen ja järjestelyihin. Siivouspalveluiden työjärjestelyt saatiin hoidettua sovitusti ja laatu pidettyä kohtuullisen hyvällä tasolla. Siivottavien neliöiden kokonaismäärä oli 211 800 m2, josta n. 30% hoidetaan ostopalveluna. Merkittävimpiä siivousjärjestelyjä olivat Sireenipihan palvelukodin, Suvikadun vammaisten ryhmäkodin siivouspalvelujen ja Sirkkalaan siirtyneiden Rantakylän koulujen ja siellä jo olevien Karsikon koulun ja Varkon hallinnon tilojen siivouksen järjestäminen ostopalveluna. Kiihtelysvaaran koulujen ja päiväkodin siivouspalvelut uusissa tiloissa sekä uuden 1.1.2017 aloittavan Karhumäen koulun siivouspalvelut järjestettiin. Pataluodon liikuntahalli ja kauppahalli menivät purkuun ja myös niiden siivousjärjestelyt purettiin. Erittäin hankalien yläpölyjen poistoa tehtiin 17 koulu-, päiväkoti- ja toimistokohteessa, joihin käytettiin n. 23 000.
Sähköisen asioinnin ja viestinnän hanke onnistui erittäin hyvin. Jokaiselle laitoshuoltajalle hankitut älykännykät ovat nyt aktiivisessa käytössä helpottaen ja nopeuttaen asioimista ja viestintää. Uuteen Polkka -organisaatioon siirtymistä valmisteltiin ja asioista kerrottiin henkilöstölle, joka odotti muutosta rauhallisella mielellä. Siivouspalvelut 1000 TP 2015 TA 2016 TOT 2016 ERO TA-TOT ERO % Toimintatuotot 5 181 5 177 5 140-37 -0,7 Toimintakulut -4 909-5 177-5 063 114 2,2 Toimintakate 272 0 77 77 #JAKO/0! Uusien siivouskohteiden käynnistäminen ja haltuunotto (Sireenipiha, Senioripiha 3) Ylläpidetään nykyisen siivouksen laatutaso, yläpölyjen säännölliseen poistoon kiinnitetään erityistä huomiota Asiakkuuksia kehitetään kohdekohtaisten asiakaspalavereiden avulla Toteuma Niinivaaran palvelukoti Sireenipihan, Suunnistajantien vammaisten ryhmäkodin, keskustan toimistojen ja Senioripiha 3 (Martta-talon) lisäksi hoidettiin onnistuneesti Suvikadun vammaisten ryhmäkodin ja Kiihtelysvaaran koulujen ja päiväkodin uudet siivousjärjestelyt. Rantakylän koulut siirtyivät Karsikon koulun ja varkon hallinnon yhteyteen Sirkkalaan, jossa siivous hoidetaan ostopalveluna. Uuden Karhunmäen koulun siivouspalveluiden käynnistämisvalmistelut saatiin hoidettua suunnitelmien mukaisesti ennen vuoden vaihdetta. Siivouspalvelun sopimuksen mukainen laatutaso on saatu pidettyä kohtuullisen hyvällä tasolla. Muutoksiin ja poikkeustilanteisiin on reagoitu heti. Perussiivoustyöt ja yläpölyjen poistot on tehty suunnitelmien mukaisesti. Yhteistyön kehittämispalavereita on pidetty tila- ja toimintamuutosten yhteydessä sekä hygieniaasioiden tiimoilta mm. terveydenhuollon kohteissa. Erittäin hankalien yläpölyjen poistokierto tihennetään kolmen vuoden välein tehtäväksi ja yläpölyjen poistot toteutetaan yhteistyössä kiinteistöpalveluiden kanssa tehtyjen suunnitelmien mukaisesti Erittäin hankalien yläpölyjen poisto toteutui suunniteltua laajempana, kaikkiaan 17 koulu- ja päiväkoti- ja toimistokohteessa kesän ja syksyn aikana.
Henkilöstön osaamiseen ja työssä jaksamiseen vaikutetaan ohjaustoiminnan, työjärjestelyjen, varhaisen tuen mallin mukaisin toimenpitein Siivouspalvelut yksikkö on mukana Siun Soten valmistelutyössä tukipalvelujen järjestämisen osalta Työkiertoon ja työssä jaksamiseen liittyviä ja muita siivoushenkilöstön työaika- ja työjärjestelyjä tehtiin erittäin paljon. Eläkkeelle jäi 5 henkilöä, 2 henkilöä osa-aikaiselle eläkkeelle, 3 henkilöä siirtyi kevyempiin tehtäviin kaupungin sisällä, uusia laitoshuoltajia palkattiin eläköityneiden ja siirtyneiden tilalle yhteensä kuusi (6). Palveluesimiehen vuorotteluvapaan sijaisuus hoidettiin sisäisin työjärjestelyin palveluesimiesten ja ohjaavan laitoshuoltajan kesken. Järjestelyn aikana ohjaaminen keskittyi lähinnä uusiin työntekijöihin ja sijaisiin. Uuteen Polkka -yhtiöön liittyvät käytännön valmistelut vaativat syksyllä erityisesti esimiesten työpanosta, työpaineen tasaamiseksi ohjaava laitoshuoltaja siirrettiin määräaikaisesti palveluesimiehen tehtävään. Loppukeväästä käynnistettiin koko siivoushenkilöstöä koskeva sähköisen asioinnin ja viestinnän sisäinen hanke. Sen tavoitteena oli ict-laitteiden ja sähköisten järjestelmien avulla parantaa henkilöstön yhteydenpitoa ja tavoitettavuutta, tietojen hakumahdollisuuksia ja käsittelyä, tarviketilausten tekemistä, työn laadunvalvontaa. Hanke eteni suunnitellusti ja kaikille laitoshuoltajille hankitut älykännykät ovat nyt aktiivisesti käytössä. Siivouspalveluiden esimiehet osallistuivat Siun Soten ruoka- ja siivouspalvelujen suunnittelu- ja kehittämispalavereihin. Siivoushenkilöstölle pidettiin asian etenemisestä infotilaisuuksia kesällä ja syksyllä sekä lähetettiin sähköisiä tiedotteita. Henkilöstö on ollut koko ajan tasalla, odottavalla ja rauhallisella mielellä. Sitovuustason ylityksen selitys Siivouspalveluiden vastuualueen toimintakate oli 77 000 talousarviota parempi. Siivottavissa kohteissa tapahtuneet toimintamuutokset, tilojen poisjäännit ja lisäykset sekä rakennusten purkamiset huomioitiin palvelujen laskutuksessa hyvityksinä ja lisälaskutuksina, nettovaikutuksena tulot alittuivat 35 000. Henkilöstökulujen alitus oli 164 000 johtuen mm. eläköitymisistä, uusien toimien myöhästetyistä täyttämisistä, kolmen henkilön siirtymisestä muihin tehtäviin kaupungilla sekä sairauslomien arvioidun sijaistarpeen vähenemisestä. Siivouskohteissa tehtiin siivoustarvikkeiden ja pienkaluston uusimista. Uuden 1.1.2017 aloittaneen Karhumäen koulun siivouspalveluiden varustaminen lisäsi erityisesti palvelu-, tarvikeja kalustohankintojen kuluja.
7340 Ravintopalvelut Vastuuhenkilö: ruokapalvelupäällikkö Pirjo Mäkinen Olennaiset tapahtumat toiminnassa Vuosi 2016 oli kehittämisen ja toiminnan muutoksen vuosi. Uuden keittiön laitehankintoja tehtiin yhteistyössä rakentamisen projektihallinnon kanssa. Keittiön toiminnan käynnistys suunniteltiin monelta kannalta, myös irtaimiston tarpeen ja hankintojen osalta. Henkilökunnasta moni vaihtoi toimipaikkaa ja uutta henkilöstä rekrytoitiin 16 henkilöä eri yksiköihin. Tuotekehittäjä muokkasi ja kokeili reseptejä sekä opasti niiden käyttöä. Lisäksi vuoden aikana tehtiin ruuan turvallisuutta varmistavia mikrobiologisia testauksia. Uusi tuotantotapa aiheutti suuria muutoksia myös Aromi-tuotannonohjausjärjestelmään, johon tehtiin uusia ominaisuuksia ja otettiin käyttöön kotipalveluosio. Lisäksi muutos yhtiöön toi lisätehtäviä Itä-Aromiohjelmiston osittaisena uudelleen muokkauksena. Kehittämistä tapahtui luonnollisesti uuden Siilaisen keittiön toiminnan käynnistämisessä, mutta muutos ulottui myös palvelukeittiöihin ja kuumaa ruokaa toimittaviin tuotantokeittiöihin. Palvelukeittiöiden jäähdytetyn ruuan yksiköihin tehtiin kaluston ja henkilöstön uuden toiminnan vaatimat suunnitelmat Tilakeskuksen kanssa. Tilakeskus toteutti hankinnat ja ravintopalvelut toteutti henkilöstön koulutukset. Asiakkaille ja tiedotusvälineille tiedotettiin muutoksesta yhteistyössä viestintäpäällikön kanssa. Kuljetussopimukset päättyivät syksyllä 2016 ja ne kilpailutettiin uuden toimintatavan mukaisesti. Sensire Oy:n projekti liittyi saumattomasti uuden tuotantotavan varmentamiseen sekä omavalvonnan lämpötilamittausten sähköistämiseen ja muiden omavalvontatietojen sähköiseen tallentamiseen kaikissa keittiöissä. Sitä tehtiin yhteistyössä yrityksen ja Tilakeskuksen kanssa. Samanaikaisesti toimituspisteissä ja tuotannossa tapahtui muutoksia. Pielisjoen, Tuupovaaran, Kiihtelysvaran, Kanervalan ja Niittylahden koulut sekä Petäikkölän päiväkoti muuttuivat palvelukeittiöiksi. Uuden Nepen koulun suunnitteluun osallistuttiin keittiön osalta. Karhunmäen koulun aloitusta valmisteltiin. Rantakylän koulun muutto Sirkkalaan tuli yllätyksenä ja keittiön tavarat pakattiin. Kiihtelysvaaran siirtokoulu ja päiväkoti avattiin, vanhan koulukeittiön sekä päiväkotikeittiön tavarat pakattiin. Loppuvuodesta pakattiin Reijolan koulun tavarat ja suunniteltiin toiminta siirtokoulutiloissa kevääksi. Muutosten aiheuttamat henkilöstömuutokset suunniteltiin ja toteutettiin. Sirkkalan koulun ostopalvelusopimusta valmisteltiin Karsikon ja Reijolan kouluja varten. Elokuusta toteutettiin laaja uudistus myös ruokalistoissa, kouluille toteutettiin vaihtoehtoruokana kasvisruoka kaikkina päivinä, joka toteuttaa kaupungin ympäristötavoitteita ja ravitsemussuositusten tavoitteita. Myös tähän tarvittiin reseptien kehittämistä ja opastusta kokeille. Ravintopalvelut 1000 TP 2015 TA 2016 TOT 2016 ERO TA-TOT ERO % Toimintatuotot 12 035 11 827 11 994 167 1,4 Toimintakulut -11 844-12 102-12 362-260 -2,1 Toimintakate 191-275 -368-93 -33,8
Siilaisen uuden tuotantokeittiön onnistunut vaiheittainen käynnistäminen Uuden tuotantotavan käyttöönotto palvelukeittiöissä Pataluodon, Enon ja Pyhäselän keittiöissä tapahtuvien toimitusmuutosten onnistunut läpivieminen Uusi keittiö käynnistettiin onnistuneesti 3:ssä vaiheessa syksyllä 2016. Kotipalvelun ja hoivan käynnistysvaiheet tulevat vasta 2017 alussa. Viimeinen vaihe jää käynnistettäväksi kun sairaala siirtyy Siilaiselle. Uusi tuotantotapa otettu onnistuneesti käyttöön kouluissa ja päiväkodeissa vuoden 2016 aikana. Tuotantotapa sopii hyvin koulu- ja päiväkotikäyttöön. Investointeja on jouduttu tekemään palvelukeittiöihin kuumennuksen onnistumiseksi. Kuumakeittiöiksi jäävissä tuotantoyksiköissä on etenkin Pataluodossa ja Pyhäselän koululla onnistuneesti toteutettu tarvittavat toimitusmuutokset. Kotipalveluaterioiden uuden tuotantotavan organisointi Kotipalvelun tuotannon käynnistämistä varten aloitettiin syksyllä Lean hanke Siilaisen keittiöllä. Henkilöstö oli hyvin mukana ja keittiön toiminta saatiin nopealla aikataululla loppuun vietyä. Kotipalvelun kuljetukset oli kilpailutettu keväällä 2016. Keittiön tilaustenhallintaan ja kuljetuksiin hankitun uuden ohjelman käynnistys Aromiin aloitettiin syksyllä. Ohjelman perustamiseen tarvittiin arvioita logistiikasta sekä kotipalvelusta ja keittiöstä. Arvioiden yhteensovittamisessa oli hankaluuksia pakottavasta aikataulusta johtuen. Prosessien jatkokehittäminen Ruokapalvelun omavalvonnan sähköisen ohjelmiston kehittäminen yhteistyössä Sensire Oy:n kanssa Siilaisen kylmätuotannon Lean-projekti saatiin loppuun ja kuumaa ruokaa toimittavien tuotantokeittiöiden Lean saatiin loppuvaiheeseen. Kotipalveluaterioiden tuotannon Lean-projekti tehtiin nopealla aikataululla syksyn 2016 aikana. Sensiren mittariasennukset tehtiin talousarviomuutoksen mukaisesti syksyn aikana kaikkiin keittiöihin. Ohjelman kehittämistä tehtiin yhteistyössä yrityksen kanssa näyttöjen, puhtaanapidon ja kuljetusten seurannan osalta. Ruuan kuljetusvuokiin kehitettiin ean-koodaus, jota kuljetusten seurannassa voidaan käyttää. Ohjelman käytön opastus jää vuodelle 2017.
Henkilöstön tieto-taidon ja työhyvinvoinnin edistäminen muutoksessa työnohjauksen ja koulutuksen keinoin Siun Soten suunnitteluun osallistuminen sotealueen ja peruskaupungin tulevan ruokapalvelutoiminnan osalta Henkilöstöä on koulutettu uuteen toimintatapaan monessa eri tilaisuudessa. Tuotekehittäjä ja keittäjät ovat olleet opastamassa palvelukeittiöitä toiminnan alkaessa. Elokuun käynnistys meni henkilöstön osalta erittäin hyvin. Siun soten ja Polkan suunnitteluun ja käynnistykseen on osallistuttu tarpeellisin osin. Organisaatiomuutokseen valmistauduttiin suunnittelun edetessä. Sitovuustason ylityksen selitys Ravintopalvelun katetavoite ei täytynyt, se ylittyi 93 410 :lla. Tuotot lisääntyivät 166 558 budjetista. Jaksotettujen palkkaerien vähentyminen auttoi tulosta noin 129 552 sekä KUEL-eläkemeno- ja KUELvarhemaksujen pieneneminen budjettiin nähden auttoi tulosta noin 197 574. Palkkakulut pysyivät hyvin hallinnassa ja niistä säästettiin 104 629 budjettiin nähden. Muiden kulujen kokonaisylitys budjettiin nähden oli siis 598 344, joka on 4,9 %:a kulubudjetista. Toimintakulujen ylittyminen johtui pääosin muutoksista palvelujen ostoissa sekä aineissa, tarvikkeissa ja tavaroissa. Tuotannon muutosten vaikutuksia ei osattu riittävästi huomioida budjettiin. Siilaisen vuokra nousi budjetoidusta 42 341 ja toimistotarvikkeiden sekä puhdistusaineiden alkuhankinnat lisäsivät kuluja yhteensä 52 000 :n ylitykseen. Muutosten kalustotarpeet ylittivät budjetin 66 393 :lla. Kalustoa hankittiin pääosin palvelukeittiöihin. Elintarvikekulut ylittyivät sekä Siilaisen uuden toimintatavan käynnistämisen että kasviruokavaihtoehdon käyttöönoton johdosta 299 000 budjettiin nähden, joka oli alimitoitettu edellisen vuoden kuluihin nähden. Senioripihan vesi- ja sähkökulut ylittyivät 19 484. Mikrobiologisiin tutkimuksiin käytettiin muutosvaiheessa 13 476 enemmän kuin budjetoitu ja pesulapalvelut ylittyivät 13 692. Uudet kuljetussopimukset ja uusi tuotantotapa lisäsivät kuljetuskuluja 19 875 budjettiin nähden. ICT-palvelukulut ylittyivät 28 349 ja terveyspalvelut 27 657. 7360 Kuntatekniikan palvelut Vastuuhenkilö: teknisen keskuksen johtaja Hannele Portman Olennaiset tapahtumat toiminnassa Kuntatekniikan palvelujen tuotoissa tapahtui n. 1,5 milj. euron kasvu, joka koostui ensisijaisesti hankkeiden tilausten kasvusta kuntatekniikan rakentamis-, puisto- ja kunnossapitoyksiköissä. Kuljetusten keskittäminen logistiikkayksikköön on jo lyhyessä ajassa osoittautunut talouden kannalta onnistuneeksi ratkaisuksi. Kuntatekniikan palveluissa tulos on reilut 0,9 milj. euroa parempi kun talousarvio.
Vuoden aikana tarkasteltiin Salpakadun korjaamon prosesseja ja työ jatkuu vuoden 2017 aikana. Korjaamon henkilöstölle pidettiin infotilaisuus toukokuussa uusista tehtäväjärjestelyistä. Logistiikkapäällikkö osallistui sektorinsa valmistelutyöhön ensin Siun soten toimintaa suunniteltaessa ja syksyllä maakuntahallinnon valmistelutehtävissä. Maastomittauksen yksikön työhön on vaikutti uuden valtakunnallisen N2000 korkeusjärjestelmän käyttöönotto Joensuun kaupungissa. Muutos johtuu maankohoamisesta, jonka seurauksena Suomessa joudutaan tekemään korkeusjärjestelmämuutoksia 40 50 vuoden välein. Varikon korjaamon johtamisvastuu siirrettiin kunnossapitoyksikköön. Korjaamon asiakaspalvelutehtävissä pystytään jatkossa hyödyntämään myös hallinnon henkilöstöä. Kuntatekniikan palvelut 1000 TP 2015 TA 2016 TOT 2016 ERO TA-TOT ERO % Toimintatuotot 12 716 12 576 14 171 1 595 12,7 Toimintakulut -12 373-12 738-13 397-659 -5,2 Toimintakate 343-162 774 936 578,0 Kuntatekniikan yksiköiden toiminta Varikko Vastuuhenkilö: varikkopäällikkö Vesa Eronen 1.1. 5.6.2016 kunnossapitopäällikkö Petri Ratilainen 6.6. 31.12.2016 Lean-hankkeen kehittämistoimenpiteiden toteutus Korjaamon organisaatiomuutoksen toimeenpano Varikon piha-alueen käytön suunnittelun läpivienti ja toimenpiteiden käynnistäminen Lean-hanke saatiin päätökseen. Jatkossa varikon korjaamo kutsuu ajoneuvot ja työkoneet katsastusja perushuoltoihin. Toimintavan muutos on saanut positiivista palautetta ajoneuvojen kuljettajilta ja ajoneuvovastaavilta Huoltoneuvojat aloittivat toimintansa. Heidän keskeisiin tehtäviinsä kuuluvat mm. huolto- ja katsastuskutsut. Varikon piha-alueen suunnittelu on valmistunut ja varsinaiset toimenpiteet aloitetaan keväällä 2017.
Rakentaminen Vastuuhenkilö: työmaainsinööri Ilkka Ratilainen Uuden henkilöstön perehdyttämiseen panostetaan Kehitetään yhteystyötä muiden yksiköiden kanssa Lisätään yhteydenpitoa rakennuttajaan Laatusuunnittelun kehitystyötä jatketaan Uusi vakinaistettu henkilöstö on sulautunut positiivisella tavalla vaativien kohteiden toteuttajiin. Arvokasta ammattitaitoa on löytynyt myös perustehtävien ulkopuolelta. Laadittu muistilista perehdyttämisen avaintoimista, otetaan työkaluksi jatkossa. Kunnossapitoyksikön töistä vapautuneet kuormaautot ovat siirtyneet työskentelemään kadunrakennustyömaille Yhteydenpito rakennuttajaan on hyvällä tasolla. Laatusuunnitelmia on otettu konkreettisesti käyttöön työkaluna työmaan ohjaukseen. Uusien työmenetelmien mukanaan tuomiin muutoksiin varauduttiin. Maastomittaus ja pohjatutkimus Vastuuhenkilö: maanmittausteknikko Rauno Vainikainen Kehitetään yhteistyötä kuntatekniikan muiden yksiköiden kanssa Jatketaan aiemmin laadittua kehitystyötä kehittämissuunnitelman mukaisesti Panostetaan työntekijöiden ammattiosaamiseen Panostetaan ennaltaehkäisevään huoltoon paremmin mittaus- ja ajoneuvokaluston osalta Yhteistyötä on tehty logistiikkapalvelujen kanssa postin jakelun avustamisessa ja katujen hoidon alueella liikennemerkkien asentamistöissä. Kehittämissuunnitelman toteuttamista on jatkettu ja lähiesimieskoulutuksen yhteydessä tämän jalkauttamiseen on tehty kehittämissuunnitelma. 3D-Win:n uusi versio otettu käyttöön ja sen käytön opastaminen henkilöstölle on aloitettu. Ajoneuvot ja kalusto on pidetty käyttökunnossa päivittäisillä tarkastuksilla ja huollolla
Katujen ja metsien hoito Vastuuhenkilö: kunnossapitopäällikkö Petri Ratilainen Kaupungin sisääntuloväylien viihtyisyyden ja näkymien parantaminen Taajamametsien hoidossa pääpaino Enon, Uimaharjun ja Rantakylän suunnalla sekä virkistysalueiden hoitaminen Kukkosensaaressa ja Repokalliossa Kaikki kaupunkiin johtavat sisääntuloväylät saatiin hoidettua. Samalla parannettiin yritysten julkisivujen viheralueiden viihtyisyyttä. Taajamametsien hoitaminen saatiin päätökseen Enon alueella. Rantakylän ja Uimaharjun hoitotyöt saatiin osin tehtyä ja työt jatkuvat vuoden 2017 puolella. Kuntalaisilta on tullut positiivista palautetta varsinkin Enon ja Uimaharjun suunnilta. Kukkosensaaren ja Repokallion hoitohakkuut toteutuivat suunnitellusti. Osa saaren hoitotöistä siirrettiin vuodelle 2017 mm. Kalmonniemen pusikkojen raivaukset. Kustannustehokkaiden työtapojen kehittäminen Myrskypuiden korjuuta tehostettiin siten, että keskisuuret myrskypuutuhoalueet tehtiin koneellisesti. Tehostumisen ohella konekorjuun lisääminen myrskypuiden korjuussa lisää metsureiden työturvallisuutta merkittävästi. Työturvallisuusasioiden kehittäminen ja kouluttaminen Turvallisuusasioissa yhteistyötä on tehty tilaajan kanssa. Katurakentamiskohteissa on pyritty parantamaan työmaan havaittavuutta ja omavalvontaa on tehostettu. Yksikkö suoritti tietoturvallisuuden peruskurssin. Vakinaiselle ja määräaikaiselle henkilöstölle sekä urakoitsijoille on perehdyttämisen määrää lisätty. Talvityökonesopimusten ja tiehoitoauton kilpailuttaminen Tiehoitoauton kilpailuttamisen eri vaiheissa mukana oli henkilöstön edustaja. Henkilöstö pitää tätä tapaa hyvänä käytäntönä. Talvityökonesopimukset on tehty. Viheralueiden hiekanpoiston kilpailuttaminen jää vuoden 2017 puolelle.
Yhteistyön ja -toiminnan parantaminen muiden yksiköiden kanssa Työturvallisuushavaintojen menettelytapojen kehittäminen Vuoden aikana oli monia yhteistyöhankkeita muiden yksiköiden kanssa. Torin hoitaminen vaatii parin vuoden aikana erikoisjärjestelyjä ja -toimenpiteitä. Puistoyksikön kanssa tehdään tämän asian tiimoilta hyvää yhteistyötä. Työturvallisuushavaintoja tehtiin 9 kpl. Havaintojen ilmoittaminen vaatii jatkokehittämistä esim. turvallisuuspalkkion muodossa. Puistojen hoito Vastuuhenkilö: puutarhuri Hannu Holopainen Koko yksikkö seurantajärjestelmän mobiilikäyttäjiksi. Järjestelmää hyödynnetään vahinkojen raportoinnissa ja dokumentoinnissa. Katualueen käsipuhtaanapidon työjärjestys ja aikataulu muutetaan tilausta vastaavaksi Leikki- ja liikuntavälineiden turvatarkastajan jatkokoulutus järjestetään vuoden 2016 aikana pätevyyden varmistamiseksi. Kaikille työntekijöille on hankittu älypuhelin (+ mobiilidatayhteys). Kolme ensimmäistä työntekijää on perehdytetty Softroin seurantajärjestelmän käyttäjäksi (mm. käsihiekoituksen seuranta). Perehdytys ohjelman käyttöön tapahtuu syksyn aikana ja työntekijöiden koulutus jatkuu vuoden 2017 aikana. Katuroska-astioiden kokoa suurennetaan ja tyhjennysväliä harvennetaan ydinkeskustan alueella tilauksen pienenemisen johdosta. Mainosroskaastioiden sopimus on yrittäjän toimesta irtisanottu vuoden 2016 loppuun. Kävelykadulle laitettu korvaavat, omat roska-astiat. Turvatarkastajan jatkokoulutus toteutuu syksyllä 2016. Osallistuminen on vahvistettu. Koulutus alkaa 6.10.2016. Turvatarkastaja on suorittanut tutkinnon hyväksytysti. Ryhmäkasvit ja kasvualustat kilpailutetaan huhtikuun 2016 loppuun mennessä Ryhmäkasvien kilpailutus toteutettiin helmimaaliskuussa 2016. Yksi tarjous jätettiin. Edellinen sopimusviljelijä (Heimosen puutarha) jatkaa seuraavat viisi vuotta (4+1 vuoden optio). Kasvualustan kilpailutus on tehty.
Logistiikkapalvelut Vastuuhenkilö: Logistiikkapäällikkö Juha-Matti Alanen Oppilaskuljetuksien järjestämis- ja suunnitteluvastuiden joustava siirtyminen logistiikkayksikköön elokuusta 2016 alkaen. Oppilas- ja ruokakuljetuksien sekä asiointiliikenteen kilpailutuksen toteutus yhteistyössä alueen palvelutuottajien kanssa kevään 2016 aikana Ajoneuvokaluston kehittäminen ja tulevien hankintamallin valmistelutyö jatkuu Logistiikkayksikkö on mukana Siun soten valmistelutyössä ja näin ollen suunnittelemassa peruskaupungin ja Siun soten tulevaa logistista kokonaisuutta. Siirto tapahtui jouheasti yhteistyössä Varkon kanssa. Yhteistyössä on aloitettu suunnittelu- ja valmistelutyöt koskien kuljetuksia vuoden 2017 kouluverkon muutoksien myötä. Logistiikkayksikkö, hankintatoimi ja ravintopalvelut järjestivät yhdessä alueen liikennöitsijöille yhteis- ja erillistapaamiset vuoden vaihteessa ennen kilpailutuksien avaamista. Liikennöitsijät pääsivät myös vaikuttamaan kilpailutusten yleisten ehtojen vaatimuksiin asiakirjojen avoimen kommentoinnin kautta. Kuljetuspalveluiden kilpailutukset saatiin onnistuneesti päätökseen keväällä 2016. Sopimusten mukainen liikenne on saatu onnistuneesti käynnistettyä. Ajoneuvojen hankintamallin valmistelussa tehtiin leasingautoselvitys, jossa konsulttityönä arvioitiin tulevaa autojen hankintamallia Soten yhteistoiminta-alueen purkautuessa. Valmistelu jatkuu vuonna 2017 vuoden 2018 talousarvion valmistelulla ja hankintasopimusmallin valinnalla. Logistiikkayksikkö oli mukana Siun Soten valmistelutyössä. Valmistelutyö jatkuu kuntien ja Siun Soten rajapintatyöryhmän loppuraportin ja jatkotoimenpiteiden mukaisesti yhteistyössä asianosaisten kesken. Sitovuustason ylityksen selitys Kokonaisuudessaan kuntatekniikan palvelujen tulos on reilut 0,9 milj. euroa parempi kun talousarvio. Logistiikkayksikön kuluissa saavutetaan n. 0,7 milj. euron säästöt pääosin kuljetusten yhteensovittamisilla ja koulukuljetusten uudenlaisen hankintamallin yhdistämisellä kaikkien kuljetuksien kehittyneeseen koordinointiin sekä siihen suunnattuihin resursseihin. Talvihoidon tilaus ylittyi n. 250 000 eurolla alkuperäisestä loppuvuoden runsaiden lumisateiden ja liukkaiden torjunnan tarpeesta. Katujen kunnostuksen tilaus kasvoi n. 150 000 eurolla ja katujen hoidon investoinnit n. 140 000 eurolla.