TEKNINEN KESKUS. Käyttösuunnitelmatavoitteet Hallinnon palvelut. Vastuuhenkilö: Hannele Portman

Transkriptio

1 TEKNINEN KESKUS Käyttösuunnitelmatavoitteet 2015 Hallinnon palvelut Vastuuhenkilö: Hannele Portman hallinnon prosessien uudistaminen eläköitymisen korvaamiseksi ajoneuvojen talousprosessin kehittäminen ja uudistaminen lean-hankkeena Pohjois-Karjalan Sote-tuotantoalueen suunnitteluun osallistuminen kuntalain muutokseen liittyvien toimenpiteiden seuranta Hallinnon ja ajoneuvohallinnan prosessien kehittämiskohteina ovat teknisen keskuksen sisäisen laskutuksen vähentäminen, tuntipalkkakirjausten yksinkertaistaminen ja tallennettavien tietojen selkeyttäminen. Kehittämistyö toteutettiin ajoneuvohallinnan lean-hankkeena, joka valmistui syyskuussa. Sote-uudistuksen maakunnallinen valmistelu käynnistyi kesällä Tekninen keskus osallistui Siun Sote - hankkeen valmisteluun tukipalveluiden osalta. Valmistelutyöryhmien väliraportti valmistui tammikuussa. Ehdotus Pohjois-Karjalan tuotantomallista etenee kuntien päätettäväksi lokakuussa. Jos muutos etenee suunnitellusti, sillä on merkittäviä vaikutuksia teknisen keskuksen toimintaan ja organisointiin. Kuntalain muutoksen, joka rajoittaa kuntien toimintaa kilpailutilanteessa markkinoilla, siirtymäaika päättyi vuoden 2014 lopussa. Teknisessä keskuksessa on lakimuutoksen seurauksena luovuttu ulkoisesta myynnistä korjaamopalveluiden ja puusepänverstaan osalta. Kiinteistöpalvelut Vastuuhenkilö: Janne Korhonen kiinteistöpalveluiden uuden organisaation toiminnan käynnistäminen tilakeskukselta siirtyvien kunnossapitohankkeiden haltuunotto ja laadukas toteuttaminen Kiinteistöpalveluiden uudistettu organisaatio aloitti huhtikuun alusta. Organisaatiouudistuksen yhteydessä uudistettiin ja selkeytettiin esimiesten tehtäväjakoa. Tilakeskukselta siirtyneet hankkeet sisällytettiin kiinteistöpalveluiden työohjelmaan. Siirtyneiden hankkeiden haltuunotto on onnistunut hyvin. Talousarvion 2016 valmistelussa hankkeiden määrärahoja vähennettiin eurolla ja hankkeiden kohdennusta

2 muutettiin LVI huoltoihin. Oman henkilöstön täystyöllisyys pystytään kuitenkin varmistamaan. kiinteistöpalveluiden ydinprosessien määrittely ja kuvaaminen mobiili työnohjaus ja sähköinen työpyyntöjärjestelmä käyttöön kaikissa yksiköissä sisäilmakeskusteluiden käynnistäminen käyttäjäasiakkaiden kanssa henkilöstön osaamiseen ja työssä jaksamiseen vaikuttaminen kehityskeskusteluiden, työjärjestelyjen ja varhaisen tuen mallin mukaisin toimenpitein Niittylahden ja Reijolan alueen kiinteistönhoidon ostopalvelutoiminnan käynnistäminen. Kiinteistöpalveluiden ydinprosesseista kolme on määritetty ja kuvattu. Muut määritetään ja kuvataan syksyn aikana. Sisäisille asiakkaille tarkoitettu sähköinen työpyyntöjärjestelmä (GM) otetaan käyttöön vuoden loppuun mennessä. Käyttöönoton yhteydessä vaihdetaan työpyyntöjärjestelmän mobiilisovelluksen järjestelmätoimittaja. Käyttäjäasiakkaiden käyttäjäkierros (sisäilmakeskustelu ja kehitystarpeet, toiminta-aikojen kartoitus) aloitettiin syyskuussa varhaiskasvatuksen yksiköistä ja ensimmäisten tilaisuuksien perusteella käyttäjäkierros on tarpeellinen. Lähiesimiesten kehityskeskustelut on pidetty ja uusien työntekijöiden kehityskeskustelut pidetään lokakuun aikana. Henkilöstön eläköityminen jatkuu vilkkaana ja henkilöstön seuraajasuunnittelun merkitys korostuu osaavan henkilöstön turvaamiseksi. Varhaisen tuen mallin mukaisia toimenpiteitä ja niihin liittyviä työjärjestelyjä tehdään jatkuvasti. Reijola-Niittylahti alueen kiinteistöhoidon ostopalvelutoiminta käynnistyi vuoden alussa ja toiminta on vakiintunut suunnitellusti. Kiinteistönhoidon ostopalvelutoiminnan laajentamista Karhunmäen alueelle suunnitellaan. Siivouspalvelut Vastuuhenkilö: Anneli Ruotsalainen uusien siivouskohteiden siivouspalvelutoiminnan käynnistäminen ja haltuunotto (Senioripiha, Noljakan päiväkoti, Yhteiskoulun lukio ja Syreenipiha) Toteuma Senioripihan siivouspalvelutoiminnan käynnistäminen ja Siilaisen muuttoon liittyvät siivoukset Kotilahdessa onnistuivat hyvin. Siivoustoiminta on vakiintunut molemmissa kohteissa. Siilaisen terveysaseman uuden vastaanottosiiven siivousjärjestelyt käynnistettiin heinäkuussa. Elo- ja syyskuussa käyttöönotettujen uuden Yhteiskoulun lukion ja Sinkkolan (Noljakan) uuden päiväkodin siivouspalvelut hoidetaan ostopalveluna, toiminta niissä alkaa olla vakiintunut. Sireenipihan käyttöönotto siirtyy vuoden vaihteeseen.

3 henkilöstön osaamiseen ja työssä jaksamiseen vaikutetaan ohjaustoiminnan, työjärjestelyjen ja varhaisen tuen mallin mukaisin toimenpitein siivouksen ostopalvelujen kilpailutus kevään aikana vaikutetaan sisäilman laadun parantamiseen ohjaamalla tilojen käyttäjiä huolehtimaan tilojen siivottavuudesta työympäristössään siivouskohteissa olevien hankalien yläpölyjen poistokiertoa tihennetään vähintään kolmen vuoden välein tehtäväksi, tehdään yhteistyötä kiinteistöpalvelujen kanssa ja vuosittaisten määrärahojen puitteissa Eläköityminen jatkuu vilkkaana, varhaisen tuen mallin mukaisia toimenpiteitä ja niihin liittyviä työjärjestelyjä tehdään jatkuvasti. Keväällä valittujen kolmen laitoshuoltajan lisäksi käynnistetään neljän uuden laitoshuoltajan sisäinen hakumenettely lokakuussa. Reijola-Niittylahti alueen siivouksen ostopalvelutoiminta käynnistyi vuoden alussa, toiminta on vakiintunut. Siivouspalvelujen neljässä erässä tehty kilpailuttaminen toteutui suunnitelmien mukaisesti. Palveluntuottajia on kolme, ISS Palvelut, RTK Palvelut ja Lassila & Tikanoja Oyj. Sopimuskausi alkoi kaikissa neljässä hankinnassa Toiminta alkaa olla vakiintunut. Tilojen käyttäjien ohjaaminen siivottavuuden parantamiseen etenee. Kohteiden siivottavuudessa on tapahtunut jonkin verran myönteistä kehitystä. Työ jatkuu resurssien puitteissa. Päivähoidon esimiehille on asiasta informoitu, koulupuolelle on infotilaisuus tulossa. Kohdekohtaisten asiakastilaisuuksien ajoittaminen on menossa. Hankalien yläpölyjen poistoon tälle vuodelle yhteistyössä kiinteistöpalvelujen kanssa tehty työsuunnitelma toteutuu. Hankalien yläpölyjen poistoa on tehty tähän mennessä 11 koulu- ja päiväkotikohteessa, loput neljä tehdään syyslomaviikon aikana. Ravintopalvelut Vastuuhenkilö: Pirjo Mäkinen uusien avattavien yksiköiden ja toimitusten sekä muuttuvan toiminnan hallittu käynnistäminen: Hopearanta, Senioripiha, Sireenipiha, Niinivaaran päiväkoti, Kaislakadun päiväkoti ja Noljakan päiväkoti sekä Kotilahden ja Siilaisen toiminnan muutokset Siilaisen keittiöhankkeen edetessä keittiön suunnittelu sekä valmistuskeittiöiden ja niihin liittyvien palvelukeittiöiden uuden toiminnan suunnittelu henkilöstön yhteistyöllä, Sireenipihan avaus on siirtynyt ensi vuoteen. Sinkkolan päiväkoti ja Yhteiskoulun lukio ovat käynnistyneet alkusyksyn aikana. Uusien siirtopäiväkotien keittiötoiminta on suunniteltu ja käynnistymässä lokakuussa. Siilaisen rakentaminen ja laitekilpailutukset ovat alkaneet. Hankkeeseen liittyvät palvelukeittiöiden kalustemuutokset ovat käynnistyneet Tilakeskuksessa. Ravintopalvelun palvelukeittiöiden henkilökunnan tiedotustilaisuus tulevista muutoksista työtehtävissä on pidetty koko henkilökunnalle. Ravintopalvelun

4 sisältäen hallinnon ja esimiestehtävien sekä kustannusseurannan kehittämisen henkilöstön koulutuksen jatkaminen uuteen tuotantomenetelmään, kun Siilaisen keittiöhanke etenee. henkilöstön pienryhmätoiminta keittiön toiminnan suunnittelussa jatkuu. Myös Siilaisen keittiön prosessisuunnittelu Lean-hankkeena jatkuu. Hallinnon uudistuksen suunnittelua on jatkettu. Kustannuslaskenta vuoden 2014 kuluista on tekeillä. Yksi mediatiedote tulevasta toiminnasta on tehty. Kuntatekniikan palvelut Varikko Vastuuhenkilö: Vesa Eronen panostetaan hyvään ja nopeaan palveluun kehitetään materiaalin kierrätystä ja lajittelua sekä poistettavan kaluston myynti- ja hävitystoimintoja Akuuttikorjauksien tukena on käytetty ostopalveluja tasaamaan huoltojen ja korjaustarpeiden joustavuutta. Materiaalin kierrätystä ja lajittelua on tehty yhteistyössä liikkuvan pajan kanssa hyvin tuloksin. Nettihuutokauppaa on käytetty kalustonpoistossa. Korjaamon kehittämistyö lean-hankkeena käynnistyy marraskuussa. Rakentaminen Vastuuhenkilö: Ilkka Ratilainen uudisrakennuskohteet aikataulutetaan siten, että tonttien luovutus toteutuu suunnitellusti saneerauskohteissa huomioidaan ympäristölle aiheutuvat vaikutukset mahdollisimman hyvin, ja toteutetaan kohteet kokonaisuutena mahdollisimman pienin haittavaikutuksin työkohteet toteutetaan laadukkaasti Kohteiden tavoitearviot tehdään tarkasti ja toteutetaan taloudellisesti turvallisuudesta ja laadusta tinkimättä. Olosuhteiden tai kustannusten muuttuessa reagoidaan nopeasti. Aikataulut tehdään realistisiksi ja mitoitetaan resurssit kokonaisuutena oikein sekä reagoidaan tarpeen mukaan kohteiden toteutusten aikana. Saneerauskohteisiin laadittu etukäteen työnaikaiset liikenteenohjaussuunnitelmat jonka pohjalta toteutukset on tehty. Ei raportoituja laatupoikkeamia suoritteissa, materiaalien säännöllistä valvontaa tehty ja reagoitu poikkeamiin. Muutoksia ja yllätyksiä on ollut kohteiden olosuhteissa, rakennuttajia on informoitu aikataulujen ja kustannusten muutoksista, toteutuksen muutoksista sovittu myös rakennuttajan kanssa.

5 Maastomittaus ja pohjatutkimus Vastuuhenkilö: Rauno Vainikainen tehdään kaupunkirakenneyksikön antamat tilaustyöt vuosisopimuksen mukaisesti tehdään ulkopuolisten tilaajien työt heidän kanssaan tehtyjen sopimusten mukaisesti kehitetään yksikön toimintaa sille laaditun pitkän tähtäimen kehityssuunnitelman mukaisesti suoritetaan kaikki uuteen valtakunnalliseen N2000 korkeusjärjestelmään siirtymisen edellyttämät tarkistusmittaukset. Tilaustyöt tehty vuosisopimuksen mukaisesti Ulkopuolisten tilaajien työt tehty sopimusten mukaisesti. Muutto Salpakadulle tapahtunut, työohjeita tehty ja niitä tehdään edelleen tarpeen mukaan, ryhmien kokoonpanoja muutettu työtarpeiden mukaan, yksikön varastotila siivottu ja järjestelty asianmukaiseksi. N2000 -korkeusjärjestelmään siirtymisen edellyttämiä mittauksia on tehty krakin tilauksen mukaisesti. Metsien ja katujen hoito Vastuuhenkilö: Petri Ratilainen pääpaino taajamametsien hoidossa on Mutalan, Tuupovaaran, Koveron ja Enon suunnilla kustannustehokkaiden toimintatapojen kehittäminen siten, että asunympäristön viihtyisyys sekä luonnon monimuotoisuus ei siitä kärsi. tiedottamisen ja asukasyhteistyön parantaminen sekä taajamametsän hoidon laadun kehittäminen yhteistyössä tilaajan kanssa panostetaan tehokkaiden ja taloudellisten työ- ja toimintamenetelmien kehittämiseen siten, että työkohtaisessa tehtäväluettelossa määritelty hoitotaso ei laske yksikön sisäisten seurantajärjestelmien kehittämistä siten, että kerran kirjattua tietoa ei tarvitse kirjata useampaan kertaan vaan jatkossa eri järjestelmät osaavat hyödyntää yhtä kirjauskertaa Enon hoito kesken, muut alueet hoidettu. Koneellisen työn määrää talviaikana lisätty ja kesäaikaista konehakkuuta vähennetty. Asukastiedotetta on jaettu laajemmin mm. sähköpostilla ja postilaatikkojakelulla sekä toiminnasta on kerrottu Joensuun uutisten kautta. Vanhin varalla ollut kuorma-auto on poistettu käytöstä joten uuden tiehoitoauton hankinta on ajankohtainen. Nykyisiin kuorma-autoihin hankitaan sivu- ja takakamerat vaarallisten katvealueiden vähentämiseksi ja turvallisuuden lisäämiseksi. Raskaan kaluston ja työkoneiden raportti- ja seurantamallit ovat käytössä. Kuntatekniikan ensimmäinen sisäinen auditointipäivä on sovittu.

6 jatketaan yhteistyössä eri kuntatekniikan yksiköiden kanssa toimintamenetelmien ja tapojen yhteensovittamista ja kehittämistä Yhteistyötä on jatkettu laajalla rintamalla. Puistojen hoito Vastuuhenkilö: Hannu H Holopainen puistojenhoitoyksikkö sopeuttaa toimintaansa rakennemuutosohjelman ja kaupunkirakenneyksikön tilauksen mukaisesti kustannustehokkaasti ja hoitoluokituksen mukaisesti yksikkö tiivistää yhteistyötä katujenhoitoyksikön kanssa mm. investointi- ja kunnostuskohteiden toteuttamisessa, kaluston yhteiskäytössä sekä työvoiman joustavassa yhteiskäytössä puistojenhoitoyksikkö pyrkii käyttämään mahdollisuuksien mukaan työllistämisyksikön osoittamia tukityöllistettyjä, kesätyöntekijöitä ja kuntouttavan työtoiminnan työntekijöitä urakointipalvelujen käyttöä tehostetaan hankintatoimen kilpailutuksen antaman vertailun perusteella kilpailutetaan ryhmäkasvien sopimusviljely vuoden 2015 aikana (2+1+1 optiomallilla) Hoitoluokituksen mukainen ylläpito toteutunut. Työkonepalveluissa kustannussäästöä ei saavutettu. Suunniteltu yhteistyö toteutunut. Työllistämisohjelma toteutui suunnitellusti, koululaisohjelmaan tehtiin lisäys kaupunkirakenneyksikön lisätilauksella. Työkonepalvelut uuteen kilpailutukseen optiota ei käytetä Kilpailutus vuoden 2016 alussa. Viisivuotinen sopimus.

7 Logistiikkapalvelut Vastuuhenkilö: Juha-Matti Alanen uuden organisaation toiminnan sujuva käynnistäminen logististen toimintojen kehittämiseksi kartoitetaan kuljetuksien optimointiohjelmiston hankintaa, jolla pystytään kehittämään kuljetuksien optimointia ja hankintaa. aloitetaan valmistelut koulukuljetuksien hankintojen ja suunnittelun siirtämiseksi Koulukuljetukset siirtyvät logistiikkayksikölle viimeistään alkaen. Logistiikkayksikkö aloittaa koulukuljetuksien uudelleen kilpailutuksen valmistelut syksyllä Valmistelutyössä tullaan käyttämään käyttöönotettavaa optimointiohjelmistoa. aloitetaan kaupungin omistuksessa olevan ajoneuvokaluston kehittämisen ja hankintamallin luomisen tulevia kalustohankintoja varten. Yksikön toiminta on saatu sujuvasti käyntiin Kuljetusten optimointiohjelmiston hankinta on edennyt ja ReitiGis -ohjelmistoasennukset aloitettu viikolla 40. Käyttöönotto ja koulutus ovat syksyn 2015 aikana. ReittiGis ohjelmiston käyttöönoton jälkeen aloitetaan suunnittelutyö kilpailutusaineiston koostamiseksi Koulukuljetukset siirtyvät kokonaisuudessaan syksyllä 2016 logistiikkayksikköön. Siirros on otettu huomioon talousarviota valmisteltaessa. Logistiikkayksikkö oli mukana Lean kehityshankkeessa ajoneuvokaluston talous- ja ylläpitotiedon kehittämiseksi. Kehityskohteita on kartoitettu ja kehitystyö saatu aloitetuksi ja jatkuu Lean-hankkeessa havaittujen kehityskohtien osalta.