TEKNINEN KESKUS. Käyttösuunnitelmatavoitteet Hallinnon palvelut. Vastuuhenkilö: Anneli Ruotsalainen

Transkriptio

1 TEKNINEN KESKUS Käyttösuunnitelmatavoitteet 2016 Hallinnon palvelut Vastuuhenkilö: Anneli Ruotsalainen Ajoneuvojen talousprosessin ja uudistaminen leanhankkeena saatetaan loppuun Hallinnon prosesseja uudistetaan eläköitymisen korvaamiseksi Teknisen keskuksen sisäinen laskutus on vähentynyt oleellisesti kehittämishankkeen myötä. Tuntipalkkakirjaukset ovat yksinkertaistuneet tilien määrän vähentyessä, tunti-ilmoituslomaketta on selkiytetty ja se on nyt koekäytössä. Hallinnon prosessien uudistaminen on aloitettu ja se jatkuu organisaatiouudistusratkaisujen jälkeen. Toimintamallien yhtenäistäminen, parhaiden käytänteiden tunnistaminen ja monistaminen Hallinnon palvelujen toimivuus turvataan toimivilla työ- ja varajärjestelyllä Henkilöstön osaamista monipuolistetaan ja syvennetään Toimintamallien yhtenäistäminen on aloitettu. Organisaatiouudistusratkaisujen jälkeen työ jatkuu. Hallinnon palvelut ovat toimineet henkilöstömuutoksista ja poikkeustilanteista huolimatta. Hallinnon henkilöstön osaaminen on monipuolistunut tehtävävaihtojen ja -järjestelyjen myötä. Henkilöstö on motivoitunut työnsä kehittämiseen, keskinäinen yhteistyö on toimivaa ja yhteisten pelisääntöjen mukaista Työergonomiaan ja työssä jaksamiseen kiinnitetään huomiota Henkilöstö on kehittänyt omaa työtään yhteistyössä ja yhteisten sovittujen toimintatapojen mukaisesti. Osalla hallinnon henkilöstöä on jo käytössä sähköinen työpöytä, joka parantaa työergonomiaa oleellisesti. Kiinteistöpalvelut Kiinteistönhoito Vastuuhenkilö: Esa Sivonen Sähköisen työpyyntöjärjestelmän ja huoltokirjan käytön laajentaminen ja Sähköinen palvelupyyntöjärjestelmä Granlund Manager otettiin kiinteistönhoidossa käyttöön

2 Kiinteistöpalveluiden yhteistyökierrosten jatkaminen kiinteistöjen käyttäjien kanssa Henkilöstön työssä jaksamiseen vaikuttaminen työjärjestelyin ja varhaisen tuen mallin mukaisin toimenpitein Yksikön toiminnan mittareiden Viime vuonna aloitetut kiinteistökohtaiset kierrokset käynnistettiin uudelleen maaliskuussa ja viedään loppuun 2016 kevään aikana. Kehityskeskustelut aloitetaan toukokuun aikana, jonka jälkeen arvioidaan lisäkoulutuksen tarve. Varhaisen tuen mallin mukaisiin toimenpiteisiin on ryhdytty. Mittareiden kehitystyö on aloitettu. Kehitystyö jatkuu edelleen. Kiinteistönhoidon mitoitusten uusiminen Kiinteistönhoidon ostopalvelutoiminnan toteutumisen arviointi ja laajentamismahdollisuuksien selvittäminen Yksikön toiminnan ja talouden Kantakaupungin kiinteistöjen mitoitusten suunnittelu on käynnistetty. Uusien mitoitusten käyttöönotto tapahtuu kesän aikana. Reijolan ja Niittylahden kiinteistönhoidon siirtäminen ISS:lle on toteutunut suunnitellusti. Laajentamismahdollisuuksia ostopalveluiden lisäämiseksi selvitetään. Talous on hyvin tasapainossa ja on toteutunut talousarvion mukaisena. Talotekniikka Vastuuhenkilö: Ville Matilainen Sähköisen työpyyntöjärjestelmän ja huoltokirjan käytön laajentaminen ja Yksikön toiminnan mittarien Kiinteistöpalveluiden yhteistyökierrosten jatkaminen kiinteistöjen käyttäjien kanssa Työpyyntöjärjestelmän laajentaminen talotekniikan ja rakennustekniikan toimialueille on aloitettu. Ensimmäinen tavoite on saada talo- ja rakennustekniikalle oma palvelualue, mikä mahdollistaa työpyyntöjen jaon kyseisten toimialojen työnjohtajille. Nyt työpyyntöjen jakoa on mahdollista tehdä pelkästään kiinteistöhuollon puolella. Työpyyntöjärjestelmän kautta on tällä hetkellä nähtävissä työpyyntöjen tilat kuukausitasolla. Palveluntuottajalta pyydettiin malli executive-raportointimallista, mikä mahdollistaa työpyyntökohtaisen reagointiajan seuraamisen. Yksikön toiminnan mittarien kehittämistä jatketaan. Yhteistyökierrosta on jatkettu maaliskuun 2016 aikana, ensimmäisinä kohteina Kanervalan ja Iiksenvaaran koulu.

3 Yksikön toiminnan ja talouden Vuosihuoltotyöt painottuvat kesälle ja syksylle ja tästä syystä kulut on tuottoja jäljessä alkuvuodesta. Rakennustekniikka Vastuuhenkilö: Mika Virnes Tilaaja tuottaja sopimuksen uudistaminen ja Sopimuksen työohjelman sisältö on päivitetty tilausta vastaavaksi. Kunnossapitohankkeiden laadukas toteuttaminen Sähköisen työpyyntöjärjestelmän ja huoltokirjan käytön laajentaminen ja Henkilöstön työssä jaksamiseen vaikuttaminen työjärjestelyin ja varhaisen tuen mallin mukaisin toimenpitein Välitön puuttuminen kiinteistöillä tapahtuviin vikatilanteisiin, esim. katto ja putkivuotoihin Yhteistyön lisääminen kaupunkikonsernin muiden kiinteistötoimijoiden kanssa Sovittujen vuosihuolto- ja kunnossapitotyöohjelmien toteutuminen suunnitellusti Yksikön toiminnan ja talouden Hankkeiden valmistelut aloitettu, työt aloitetaan suunnitelmien valmistuttua. Osaan hankkeista jätetty rakennuslupahakemus. Työnjohdossa on otettu käyttöön työpyyntöjärjestelmän kokeilu. Varhaisen tuen mallin mukaisiin toimenpiteisiin ryhdytty. Kehityskeskustelut aloitetaan toukokuun aikana. Vikatilanteisiin on reagoitu alle tunnissa, samalla aloitettiin ensiapu ja suojaustoimenpiteet kohteissa. Ensimmäinen palaveri pidettiin muiden kiinteistötoimijoiden kanssa maaliskuussa 2016 Tiivistettiin yhteistyötä tilakeskuksen kanssa, työohjelmien toteutumisen seurannassa siirryttiin kuukausipalavereista viikkopalavereihin. Talous on toteutunut suunnitellusti. Työohjelman muutokset huomioidaan tarkemmin talouden seurannassa. MAS Liikuntapaikat Vastuuhenkilö: Esa Sivonen Latuseurantaohjelman käytön Softroin ja liikuntapalveluiden kanssa on pidetty yhteistyöpalavereja latuseurantaohjelman parantamiseksi.

4 Latuverkoston ja kenttien hoidon toimenpideaikojen määrittäminen ja hoidon Yksikön toiminnan ja talouden Pidetty liikuntatoimen kanssa palaveri, jossa sovittiin että, kenttien hoidon aloitetaan kenttien kartoituksella toukokuussa ja latuverkoston toimenpideaikojen määritys aloitetaan seuraavan hiihtokauden alussa. Talous on toteutunut talousarvion mukaisesti. Tekninen huolto Vastuuhenkilö: Ville Matilainen Siun Soten suunnitteluun osallistuminen sote-alueen teknisen huollon osalta Yksikön toiminnan ja talouden Suunnittelua tehty maaliskuun 2016 aikana ja osallistumista suunnitteluun jatketaan. Suunnittelussa tähän mennessä otettu kantaa rekisteröitäviin painelaitteisiin, sähkötöiden johtajuuteen ja lääkkeellisiin kaasuihin. Autoklaavien ja pesukoneiden rutiiniseurantaan tarkoitettu loggeri meni rikki alkuvuodesta ja uuden vastaavan hankkiminen aiheuttaa kalustobudjetin ylittymisen. Budjetti kuitenkin tasaantuu loppuvuotta kohden, mikäli yllättäviä työkalurikkoontumisia ei tule lisää. Siivouspalvelut Vastuuhenkilö: Anneli Ruotsalainen Uusien siivouskohteiden käynnistäminen ja haltuunotto (Sireenipiha, Senioripiha 3) Ylläpidetään nykyisen siivouksen laatutaso, yläpölyjen säännölliseen poistoon kiinnitetään erityistä huomiota Asiakkuuksia kehitetään kohdekohtaisten asiakaspalavereiden avulla Toteuma Niinivaaran palvelukoti Sireenipiha käynnistyi vuoden alussa ja vammaisten ryhmäkoti Suunnistajantiellä alkuvuodesta. Siivouspalvelu molemmissa on vakiintunut. Rahatoimiston, palkkojen ja sosiaalitoimen toimintojen tilamuutosten mukaiset siivousjärjestelyt Torikatu Siltakatu - Jokikatu akselilla ovat nyt kunnossa. Kaikissa siivouskohteissa tehdään palvelutilauksen varmistamiseksi laadunvalvontaa myös yläpölyjen osalta, muutoksiin ja poikkeustilanteisiin reagoidaan heti. Asiakaskohtaiset siivousohjelmat ja niiden sisältö on tarkistettu kohteiden yhteyshenkilöiden kanssa. Yhteistyön kehittämispalavereita on pidetty tila- ja toimintamuutosten yhteydessä.

5 Erittäin hankalien yläpölyjen poistokierto tihennetään kolmen vuoden välein tehtäväksi ja yläpölyjen poistot toteutetaan yhteistyössä kiinteistöpalveluiden kanssa tehtyjen suunnitelmien mukaisesti Henkilöstön osaamiseen ja työssä jaksamiseen vaikutetaan ohjaustoiminnan, työjärjestelyjen, varhaisen tuen mallin mukaisin toimenpitein Siivouspalvelut yksikkö on mukana Siun Soten valmistelutyössä tukipalvelujen järjestämisen osalta V suunnitelma hankalien yläpölyjen poistamiseksi on laadittu yhteistyössä kiinteistöpalveluiden kanssa. Talvilomaviikolla tehtiin yläpölyjen poisto kahdessa kohteessa, poistot keskittyvät kesäaikaan. Kolmen vuoden poistokiertoon päästäneen 2-3 vuoden sisällä. Päiväkotien yhdistelmätyöntekijöihin kohdistuva siivouksen koulutus- ja ohjaustyö on alkanut tuottaa positiivista tulosta. Varhaisen tuen mallin mukaisia toimia ja työjärjestelyjä on tehty siivouspalveluissa sitä mukaa, kun tarvetta niihin on ilmaantunut. Siivouspalveluiden esimiehet ovat osallistuneet Siun soten ruoka- ja siivouspalveluiden suunnittelupalavereihin. Ravintopalvelut Vastuuhenkilö: Pirjo Mäkinen Siilaisen uuden tuotantokeittiön onnistunut vaiheittainen käynnistäminen Uuden tuotantotavan käyttöönotto palvelukeittiöissä Pataluodon, Enon ja Pyhäselän keittiöissä tapahtuvien toimitusmuutosten onnistunut läpivieminen Kotipalveluaterioiden uuden tuotantotavan organisointi Käynnistykseen liittyviä suunnitelmia tehdään useissa eri ryhmissä. Tuotanto aloitetaan koulujen toimituksilla ja syysloman jälkeen otetaan mukaan päiväkotien toimitukset. Kuljetuskilpailutuksia valmistellaan. Ensimmäinen käyttäjäpalaveri on ollut koulujen ja päiväkotien kanssa ruokalistaan liittyen. Palvelukeittiöille on ilmoitettu, mitkä yksiköt tulevat Siilaisen ruuan tuotannon piiriin. Näiden palvelukeittiöiden työajan mitoitus on hiukan kesken. Toimintatapojen suunnittelua ja keittiöiden varustamista tehdään. Henkilöstön koulutukset uuteen tuotantomenetelmään on aloitettu. Toimitusmuutokset ja henkilöstömuutokset on päätetty. Yksiköt tekevät omia toimintasuunnitelmiaan. Kuljetuskilpailutuksia valmistellaan. Kotihoidon kanssa on keskusteltu yhteisistä tavoitteista ja keskustelua jatketaan. Kuljetuskilpailutus on valmistelussa.

6 Prosessien jatko Ruokapalvelun omavalvonnan sähköisen ohjelmiston yhteistyössä Sensire Oy:n kanssa Henkilöstön tieto-taidon ja työhyvinvoinnin edistäminen muutoksessa työnohjauksen ja koulutuksen keinoin Siun Soten suunnitteluun osallistuminen sote-alueen ja peruskaupungin tulevan ruokapalvelutoiminnan osalta Siilaisen Lean-hanke on päätetty ja muutama prosessi on kuvattu. Kuumatoimituskeittiöiden Lean-hanke on käynnistynyt prosessien kehittämiseksi. Muuta prosessien kehittämistä tehdään työn ohessa. Kylmälaitteiden mittariasennukset palvelukeittiöihin ovat alkaneet. Siilaisen mittarisuunnitelmat on tehty. Projektin ohjausryhmä on kokoontunut kerran ja ohjelman suunnittelu jatkuu. Henkilöstölle tiedotetaan alakohtaisissa palavereissa suunnittelun edistymisestä ja osa osallistuu pienryhmiin. Koulutussuunnittelu on tehty ja kevään koulutukset käynnistyneet. Toimiston henkilökunta on osallistunut Siun soten ruokaja siivouspalvelun suunnittelupalavereihin. Kuntatekniikan palvelut Varikko Vastuuhenkilö: Vesa Eronen Lean-hankkeen kehittämistoimenpiteiden toteutus Lean hanke on aloitettu ja etenee suunnitelmien mukaan. Nykytilakartoitus on tehty ja toteutus tapahtuu asteittain. Rakentaminen Vastuuhenkilö: Ilkka Ratilainen Uuden henkilöstön perehdyttämiseen panostetaan Uusi vakinaistettu henkilöstö on sulautunut positiivisella tavalla vaativan kohteen kalustoon. Kehitetään yhteystyötä muiden yksiköiden kanssa Käytettävissä olevia resursseja on hyödynnetty lähinnä kunnossapitoyksikön taholta (maanajoa, tiivistämistyötä). Lisätään yhteydenpitoa rakennuttajaan Yhteydenpito rakennuttajaan on hyvällä tasolla. Laatusuunnittelun kehitystyötä jatketaan Laatusuunnitelmia on otettu konkreettisesti käyttöön työkaluna työmaan ohjaukseen.

7 Maastomittaus ja pohjatutkimus Vastuuhenkilö: Rauno Vainikainen Kehitetään yhteistyötä kuntatekniikan muiden yksiköiden kanssa Jatketaan aiemmin laadittua kehitystyötä kehittämissuunnitelman mukaisesti Yhteistyötä aloitettiin logistiikkapalvelujen kanssa. Osallistuttu sisäisen postin jakeluun, tarvittaessa voidaan sijaistaa postin vakinaista henkilökuntaa. Siirryttiin uuteen korkeusjärjestelmään N ja tehty sen vaatimia uudistuksia toimintaan. Panostetaan työntekijöiden ammattiosaamiseen Henkilöstölle atk-sovellusten käytön opastusta on aloitettu, mm. sovellukset Excel ja 3D-Win. Panostetaan ennaltaehkäisevään huoltoon paremmin mittaus- ja ajoneuvokaluston osalta Aloitettiin säännöllinen huolehtiminen ajoneuvojen pesusta ja niissä olevien työkalujen järjestyksestä. Metsien ja katujen hoito Vastuuhenkilö: Petri Ratilainen Kaupungin sisääntuloväylien viihtyisyyden ja näkymien parantaminen Taajamametsien hoidossa pääpaino Enon, Uimaharjun ja Rantakylän suunnalla sekä virkistysalueiden hoitaminen Kukkosensaaressa ja Repokalliossa Kustannustehokkaiden työtapojen Työturvallisuusasioiden ja kouluttaminen Väylien reuna-alueiden hoito on aloitettu. Hakkuut ja pusikoiden raivaaminen aloitettiin Kuopiontien VT 23 varrelta. Kukkosensaaren ja Repokallion virkistysalueiden hoitohakkuut ovat näiltä osin tehty. Taajamametsien hoidot aloitetaan heinä-elokuun vaihteessa. Metsäyksikkö kehittää Tulliportinkadun poppeleiden ja Ruuhitien mäntyjen poiston yhteydessä toimintaansa. Tarkoitus on parantaa työmaan näkyvyyttä, helppokulkuisuutta ja turvallisuutta. Parannukset nopeuttavat metsureiden työskentelyä huomattavasti. Yksikössä on otettu vuoden alusta käyttöön ns. laatutaulu. Taulusta löytyy tietoa esim. koneiden käytettävyysasteesta, työturvallisuushavainnoista ja ajankohtaisista turvallisuusasioista.

8 Talvityökonesopimusten ja tiehoitoauton kilpailuttaminen Yhteistyön ja -toiminnan parantaminen muiden yksiköiden kanssa Työturvallisuushavaintojen menettelytapojen Tiehoitoauton kilpailutus on käynnissä. Uuden sukupolven tiehoitoautolle on valittu vastuukuljettajat. Kuljettajat ovat osallistuneet aktiivisesti hankinnan valmisteluun. Talvityökonesopimusten valmistelut käynnistetään hankintatoimen kanssa kesäkuussa. Puhtaanapidon ja torinhoidon osalta kehitystyötä tehdään puistoyksikön kanssa. Puhtaanapidon osalta tilaus pieneni ja toimintaa kehitetään tilausta vastaavaksi. Työturvallisuushavaintojen esittämiseen on otettu käyttöön uusi tapa. Uudesta työturvallisuushavainto - lomakkeesta löytyy valokuva, lyhyt kertomus tapahtumasta ja kertomus ratkaisusta. Havainnot käsitellään mahdollisimman nopeasti ja viedään henkilöstön tietoon. Puistojen hoito Vastuuhenkilö: Hannu H Holopainen Koko yksikkö seurantajärjestelmän mobiilikäyttäjiksi. Järjestelmää hyödynnetään vahinkojen raportoinnissa ja dokumentoinnissa. Katualueen käsipuhtaanapidon työjärjestys ja aikataulu muutetaan tilausta vastaavaksi Leikki- ja liikuntavälineiden turvatarkastajan jatkokoulutus järjestetään vuoden 2016 aikana pätevyyden varmistamiseksi. Ryhmäkasvit ja kasvualustat kilpailutetaan huhtikuun 2016 loppuun mennessä Kaikille työntekijöille on hankittu älypuhelin (+ mobiilidatayhteys). Kolme ensimmäistä työntekijää on perehdytetty Softroin seurantajärjestelmän käyttäjäksi (mm. käsihiekoituksen seuranta). Kesän aikana järjestetään koko yksikölle perehdytys ohjelman käyttöön. Katuroska-astioiden kokoa suurennetaan ja tyhjennysväliä harvennetaan ydinkeskustan alueella tilauksen pienenemisen johdosta. Isojen mainosroska-astioiden lisäyksestä sovitaan tilaajan kanssa. Turvatarkastajan jatkokoulutus toteutuu syksyllä Osallistuminen on vahvistettu. Ryhmäkasvien kilpailutus toteutettiin helmi-maaliskuussa Yksi tarjous jätettiin. Edellinen sopimusviljelijä (Heimosen puutarha) jatkaa seuraavat viisi vuotta (4+1 vuoden optio). Kasvualustan kilpailutus on käynnissä ja sulkeutuu

9 Logistiikkapalvelut Vastuuhenkilö: Juha-Matti Alanen Oppilaskuljetuksien järjestämis- ja suunnitteluvastuiden joustava siirtyminen logistiikkayksikköön elokuusta 2016 alkaen. Suunnitteluvastuun ja järjestämisen siirtyminen on aloitettu yhdessä Varhaiskasvatus- ja koulutuspalveluiden kanssa. Kevään aikana valmistellaan talouden seurantatavat yhtenäisiksi palvelemaan varhaiskasvatusja koulutuspalveluita Oppilas- ja ruokakuljetuksien sekä asiointiliikenteen kilpailutuksen toteutus yhteistyössä alueen palvelutuottajien kanssa kevään 2016 aikana Ajoneuvokaluston ja tulevien hankintamallin valmistelutyö jatkuu Logistiikkayksikkö on mukana Siun soten valmistelutyössä ja näin ollen suunnittelemassa peruskaupungin ja Siun soten tulevaa logistista kokonaisuutta Liikenteiden kilpailutustyö etenee yhteistyönä palveluntuottajien ja Hankintatoimen kanssa. Kilpailutukset avataan pääosin huhtikuun aikana. Pienemmät erityisjärjestelyt käsitellään kuljetusjärjestelyiden tarkentuessa Ajoneuvokaluston kytkeytyy meneillään olevaan varikon lean-työhön. Hankintamallien valmistelutyö kuuluu osana peruskaupungin ja Siun soten logistisen kokonaisuuden käsittelyyn, joten tulevat organisoitumistavat määrittelevät tulevia hankintamalleja. Siun soten ja peruskaupungin logistisen kokonaisuuden valmistelutyö etenee laajemman valmistelun mukana ja logistiikkayksikkö on sen valmistelutyössä mukana.