KIRJASTOKIRJOISTA 1. Hankinnan kuvaus Kirkes-kirjastot (Järvenpää, Kerava, Mäntsälä ja Tuusula) jäljempänä tilaaja pyytää tarjoustanne kirjastokirjoista. Tarjouskilpailun perusteella tehtävä hankintasopimus on luonteeltaan puitejärjestely. Sopimuskausi alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta ja jatkuu kaksi vuotta sopimuksen alkamisesta. Sopimusta voidaan jatkaa 1 v +1 v optiokausilla. Kirkes-kirjastoilla on käytössään Ab Axiell Kirjastot Oy:n PallasPro -kirjastojärjestelmä. Kirjastojärjestelmä voi muuttua sopimuskauden aikana. Hankinta koskee Kirkes-kirjastojen (Järvenpää, Kerava, Mäntsälä ja Tuusula) kirjastokirjojen hankintoja sopimuskaudella. Hankinta toteutetaan puitejärjestelyllä, jonka perusteella solmitaan puitesopimukset hyväksyttyjen tuottajien kanssa tässä tarjouspyynnössä mainittujen ja puitejärjestelyssä vahvistettujen ehtojen mukaisesti. Puitejärjestelyyn voi liittyä sopimuksen voimassaoloaikana muita kuntakonserneihin kuuluvia yksiköitä. Puitejärjestelyyn valitaan kolme toimijaa, jotta puitejärjestelyn sisällä tarjoajien aineistojen hinta- ja laatutietojen seuraaminen on mahdollista. Jos kelpoisuusehdot täyttäviä tarjoajia tai hyväksyttyjä tarjouksia on vähemmän kuin kolme, valitaan kelpoisuusehdot täyttävien tarjoajien hyväksytyt tarjoukset. Kustannuksia arvioidaan tarjouspyynnön liitteenä olevalla kotimaisten kirjojen hintavertailulomakkeella, jonka loppusumman mukaan kolme halvinta valitaan puitejärjestelyyn. Hankintayksikkö on tarkastanut kustantajilta liitteessä 3 käytettävät suositus- ja nettohinnat. Tilauksia tehtäessä puitejärjestelyn toimittajia ei laiteta tarjouspyynnön liitteenä olevan hintavertailulomakkeen mukaiseen edullisuusjärjestykseen. Hankintayksiköt minikilpailuttavat haluamiaan aineistoja puitejärjestelyyn valittujen tahojen kesken. Yksittäisten aineistojen kohdalla kilpailutus tapahtuu niin, että tilaajat vertaavat eri osapuolten kirjastojärjestelmään tuottamia/verkkosivuillaan ilmoittamia tietoja. Valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa vertailuperusteina hinnan ja muiden kustannustekijöiden lisäksi voi olla esim. halutun valikoiman saatavuus, tilausten käsittelyn helppous ja ajansäästö sekä toimitusaika. Tarjouspyyntö käsittää painetut kirjat ja julkaisut sekä äänikirjat. Kirjastokirjoista hankitaan ennakkotilauksina n. 90 %. Tilaajan hankintaprofiili on eritelty tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä 4. Tilaaja ei sitoudu ennalta tiettyihin hankintamääriin, vaan hankkii tuotteita sopimuskauden aikana tarpeen mukaan. Tilaaja pidättää oikeuden tehdä hankintoja perustellusta syystä myös muualta. Hankinnan arvo on n. 470000 /vuosi.
2. Hankintamenettely, hankinnasta ilmoittaminen ja asiakirjajulkisuus Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä ja kysymyksessä on EUkynnysarvot ylittävästä tavarahankinnasta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja tällä kilpailutuksella valitaan toimittajat puitejärjestelyyn edellä kohdassa 1. "Hankinnan kuvaus" esitetyn mukaisesti. Hankinnasta on ilmoitettu Hilma hankintailmoitusjärjestelmässä 5.6.2015, EU:n virallisen lehden TED-tietokannassa sekä Tuusulan kunnan kotisivuilla www.tuusula.fi/hankinnat. Asiakirjajulkisuuden osalta noudatetaan viranomaisen toiminnan julkisuudesta annettua lakia 621/1999. Tarjoajaa pyydetään esittämään liike- ja ammattisalaisuuksiksi katsomansa kohdat erillisillä liitteillä ja merkitsemään ne selkeästi merkinnällä ei-julkinen. Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen kasvatusjasivistys@tuusula.fi. Sähköpostin aihekenttään kirjoitetaan "Kirkes kirjastokirjat". Suomenkieliset kysymykset on lähetettävä 15.6.2015 kello 16.00 mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. Mikäli lisäkysymyksiä tulee, vastaukset julkaistaan 18.6.2015 mennessä osoitteessa www.tuusula.fi/hankinnat. Tarjoajan tulee käydä katsomassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset sivuilla sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. 3. Tarjousten käsittely, kelpoisuusarviointi ja vertailu Tarjous hylätään jos tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt vaatimukset eivät täyty tai jos tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä tai jos tarjous saapuu myöhästyneenä. Tarjous on toimitettava pyydetyssä muodossa ja sen tulee sisältää pyydetyt tiedot. Tarjouksiin ei saa lisätä mitään muuta kuin mitä tarjouspyynnössä on pyydetty. Tarjoaja vastaa tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuudesta sekä tarjouksen toimittamisesta määräajan päättymiseen mennessä. Tarjouksia vertaillaan hankintalain mukaisten tietojen perusteella sellaisina kuin ne on toimitettu hankintayksikölle tarjousten jättämiselle asetettuun määräaikaan mennessä. Hankintayksikkö ei etsi tietoja esimerkiksi tarjoajan Internet-sivuilta tai esitteistä, jotka on toimitettu tarjouksen liitteenä, ellei erikseen mainita. Tilaaja voi myös muusta perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan kokonaan toteuttamatta.
Tarjoajien ja tarjousten kelpoisuusarviointi sekä vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi 2. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu Tarjoajan kelpoisuuden tarkistaminen Tarjoajan kelpoisuuden arvioinnilla selvitetään tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tarjoajan kelpoisuusvaatimukset ja siihen liittyvät todentamisasiakirjat on esitetty liitteellä 1. Mikäli tarjoaja käyttää sopimuskauden aikana alihankintatyötä, sen on annettava vakuutus siitä, että alihankkijat täyttävät vaaditut, liitteen 1 mukaiset soveltuvuusehdot. Mikäli tarjoaja käyttää palvelun tuottamiseen alihankintaa, sen tulee ilmoittaa alihankkijat tarjouksessa. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen Toisessa vaiheessa arvioidaan tarjouspyynnön vaatimusten täyttyminen (liite 2) niiden osalta, jotka täyttivät ensimmäisen vaiheen vaatimukset. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus edellyttää, että tarjous liitteineen on tehty tämän tarjouspyynnön sisällön vaatimusten mukaisessa muodossa ja että kaikki pyydetyt tiedon on ilmoitettu pyydetyssä muodossa. Tarjousten vertailu Ne tarjoukset, jotka täyttävät edellä mainittujen kohtien 1 ja 2 vaatimukset vertaillaan kohdassa 1 sekä liitteellä 3 kerrotuin perustein. 4. Tarjouksen sisältö Tarjous on tehtävä liitteenä olevalla hintavertailulomakkeella (liite 3). Taulukot pyydetään täyttämään ja palauttamaan cd-levyllä tai muistitikulla tarjouksen liitteenä Excel-muotoisena. Taulukkoon ei saa lisätä rivejä tai poistaa niitä tai tehdä muita muutoksia. Liitteeseen on kerätty hintavertailulomakkeelle tuotteita, joita käytetään vertailussa. Vertailun perusteella valitaan toimittajat puitejärjestelyyn. Lisäksi tarjoukseen on liitettävä hinnasto alennusprosentteineen tai esimerkiksi linkki tarjoajan verkkokauppaan. Tarjoukseen on liitettävä kaikki tarjouspyynnössä vaaditut, tarjoajan kelpoisuuteen sekä tarjouspyynnön mukaisuuteen liittyvät selvitykset ja todistukset (liite 1). Tarjoukseen liitetään muut tarpeelliset asiakirjat kuten pyydetyt tiedot/asiakirjat. Tarjous ja kaikki liitteet on oltava suomenkielisiä.
Tarjoaja voi liittää tarjoukseen muita tarpeelliseksi katsomiaan selvityksiä. Tarjoaja ei saa sisällyttää tarjoukseen mitään omia sopimus-, toimitus- tai muita ehtoja, joita ei ole tarjouspyyntöasiakirjoissa. HINNAT JA HINTOJEN VOIMASSAOLO Kaikki hinnat ilmoitetaan arvonlisäverollisista hinnoista. Kaikkien tarjottujen hintojen tulee sisältää kaikki toimituksesta, lähetyksestä/postituksesta, tilauksesta, peruutuksesta, laskutuksesta ja muista tekijöistä aiheutuneet kustannukset. Hinnan varaumia yms. lisiä ei hyväksytä. Hinnoitteluperusteiden ja myönnettyjen alennusprosenttien sekä hinnoittelukertoimien tulee olla tarjouksen tekohetken mukaisia koko sopimuskauden ajan tilausmäärästä riippumatta. Hinnoittelussa tai laskutuksessa ei hyväksytä käteisalennuksia, vaan alennuksen tulee näkyä suoraan tuotteen hinnassa ja tarjotussa alennusprosentissa. Muulla tavoin ilmoitettua hintaa ei huomioida. KOTIMAINEN AINEISTO Vertailu tehdään kirjastojen toteutuneen hankinnan suurimpien ryhmien perusteella (kotimainen yleinen kirjallisuus, kotimaiset oppikirjat ja kotimaiset äänikirjat). Hankintayksikkö on tarkastanut kotimaisilta kustantajilta Hintavertailulomakkeen (liite 3) suositus- ja nettohinnat jälleenmyyjille. Tarjoajat antavat tarjouksensa suhteessa näihin hintoihin. Tarjoajan myyntihinnan tulee ensisijaisesti olla se, jonka kustantaja on ilmoittanut jälleenmyyjille suositushinnakseen. Tarjoajan myyntihinta on kustantajan jälleenmyyjille ilmoittama suositushinta ja alennukset lasketaan tästä myyntihinnasta. Nettohintaa käyttävien kustantajien osalta tarjoajan pitää ilmoittaa hinnoittelukerroin, jolla kustantajan jälleenmyyjille ilmoittama nettohinta muutetaan myyntihinnaksi. Alennukset lasketaan tästä myyntihinnasta. Hintojen tulee olla koko sopimuskauden sidottuja kustantajien jälleenmyyjille ilmoittamaan suositus- ja nettohintaan. Alennusprosenttien täytyy pysyä samana. Hankintayksiköllä on tarkistusoikeus sopimuskaudella ja voittaneiden tarjoajien tulee pyydettäessä todentaa käyttämänsä kustantajien hinnastot. Ylivuotisen aineiston myyntihinnat eivät saa nousta, ellei kustantajan jälleenmyyjille ilmoittama suositus- tai nettohinta muutu. Hintojen tulee koko sopimuskauden olla sidottuja kustantajien suositus- ja nettohintaan. Alennusprosenttien täytyy pysyä samana.
ULKOMAINEN AINEISTO Tarjoaja ilmoittaa erillisellä liitteellä hinnoitteluperusteensa ulkomaiselle aineistolle ja antaa alennusprosentin (liite 2). Tarjoaja sitoutuu tarjouspyynnön ja sen liitteiden ehtoihin tarjouksen jättäessään. 5. Tarjousten vertailu ja ratkaisuperusteet Kustannuksia arvioidaan tarjouspyynnön liitteenä (liite 3) olevalla kotimaisten kirjojen hintavertailulomakkeella, jonka loppusumman mukaan kolme halvinta valitaan puitejärjestelyyn. Jos kelpoisuusehdot täyttäviä tarjoajia tai hyväksyttyjä tarjouksia on kolme tai vähemmän kuin kolme, valitaan kaikki kelpoisuusehdot täyttävien tarjoajien hyväksytyt tarjoukset. 6. Hankintapäätökset, -sopimukset, sopimuskausi, sopimuksen syntyminen Kukin kunta/kaupunki tekee hankinnasta oman päätöksen. Hankintapäätös perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille asianomaisille. Tiedoksianto tapahtuu sähköisesti. Tarjoajan on ilmoitettava tarjouksessaan virallinen sähköpostiosoite, johon hankintapäätös voidaan lähettää. Sopimuskausi alkaa kun sopimus on allekirjoitettu ja jatkuu kaksi vuotta. Sopimusta voidaan jatkaa 1 v + 1 v optioilla. Option käytöstä päätetään viimeistään 3 kk ennen voimassa olevan sopimuksen päättymistä. Kirjallinen hankintasopimus allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös on tullut lainvoimaiseksi ja EU-kynnysarvon ylittäviä hankintoja koskeva odotusaika on kulunut. Tarjous on tarjoajaa sitova. Kuntia/kaupunkeja sitova hankintasopimus syntyy, kun hankintasopimus on allekirjoitettu. 7. Sopimuksen tekeminen Kukin kunta/kaupunki tekee hankinnasta omat sopimukset. Sopimusten tekemisessä noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta seuraavaa tulkintajärjestystä: 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2014 Tavarat) soveltuvin osin 4. Toimittajan tarjous liitteineen 8. Hankinnan muut ehdot
Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaaja voi perustellusta syystä keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan (hankintalain 73a ). Erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti osapuolten välisin neuvotteluin. Ellei osapuolten välisissä keskinäisissä neuvotteluissa päästä kumpaakin osapuolta tyydyttävään lopputulokseen, ratkaistaan erimielisyydet Tuusulan käräjäoikeudessa. 9. Tarjouksen tekemisestä aiheutuvat kulut Tarjoajalle ei suoriteta korvausta tarjouksen tekemisestä. 10. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla sitovasti voimassa vähintään 5 kk tarjousten viimeisestä jättöajasta lukien. 11. Tarjouksen jättäminen Kirjalliset tarjoukset liitteineen tulee toimittaa suljetussa kuoressa 31.7.2015 klo 15.00 mennessä yhtenä (1) kappaleena. Kuoreen tarjoustunnus: Kirkes kirjastokirjat. Postiosoite: Käyntiosoite: Tuusulan kunta/kirjaamo Tuusulan kunta Kasvatus- ja sivistystoimi Kirjaamo PL 60 Hyryläntie 16 04301 Tuusula 04300 Tuusula Myöhästyneitä tarjouksia ei käsitellä. Lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu hankintayksikölle määräajassa. 12. Tarjouspyyntömateriaali Tarjouspyyntömateriaali koostuu seuraavista asiakirjoista ja liitteistä: Tarjouspyyntö Liitteet: Liite 1 ja 2 Kelpoisuus, tarjouspyynnön mukaisuus ja ehdottomat vaatimukset Liite 3 ja 4 Hintavertailulomake ja hankintaprofiili Kirkes-kirjastojen puolesta ja valtuuttamana, Antti Karhos