NURMIJÄRVEN KUNTA OTE PÖYTÄKIRJASTA 1 Luottamushenkilö - ja toimintaorganisaation uudistaminen 1.6.2017 alkaen, jatkovalmistelu KH 159 Organisaatiomuutostarkastelun ohjausryhmä on selvittänyt, miten toimintaympäristön muutoksiin, voimassa olevan kuntastrategian tavoitteisiin sekä kuntalain mukanaan tuomiin velvoitteisiin ja mahdollisuuksiin voidaan vastata kuntaorganisaation toimintojen uudelleenorganisoinnin ja johtamisen kehittämisen kautta. Kunnan rooli tulee muuttumaan voimakkaasti maakuntahallinnon ja sote-alueiden perustamisen kautta. Kunnan palvelutuotannon tehtävät tulevat vähenemään ja kunnan rooli elinvoiman ja kilpailukyvyn edistäjänä korostuu. Toisaalta kunnan rooli hyvinvoinnin ja terveyden edistämisessä ja ennaltaehkäisevässä työssä tulee korostumaan. Samanaikaisesti näyttää siltä, että julkisen talouden rahoitusasema tulee pysymään tiukkana ja edellyttää palvelutuotannossa edelleen uusien toimintatapojen ja yhteistyömahdollisuuksien hakemista toisten kuntien sekä yksityisen ja kolmannen sektorin kanssa. Poliittiselta päätöksenteolta vaaditaan kunnan menestymisen varmistamisessa jatkossa vahvaa strategista otetta, vahvaa kykyä tehdä päätöksiä ja viedä niitä johdonmukaisesti toteutukseen. Organisaatiomuutostarkastelun ohjausryhmä on kokoontunut tähän mennessä seitsemän kertaa, ja työstänyt kunnanhallituksen päätettäväksi kaksi vaihtoehtoista organisaatiomallia. Valmistelutyön tueksi ohjausryhmä on kuullut kokouksissaan toimialajohtajia, Aleksian ja vesilaitoksen johtajaa sekä Finnish Consulting Groupin asiantuntijoita. Ohjausryhmä on hyödyntänyt työssään sähköisiä kyselyitä, joita on lähetetty kunnan esimiehille, kuntalaisille (kuntalaisten kokemukset ja toiveet liittyen kunnan kanssa vuorovaikuttamiseen) sekä organisaatiomuutostyön alkuvaiheessa myös kunnan toimielinten jäsenille, esittelijöille, sihteereille ja valmistelijoille. Lisäksi kunnan intranetiin luotiin viestiseinä henkilöstön keskustelua varten. Ohjausryhmä on huomioinut valmistelutyössään myös valtuustolle 2.2.2016 ja 26. - 28.5.2016 pidettyjen seminaarien sekä viranhaltijoille 9.2.2016 pidetyn seminaarin tuotokset. Vaihtoehtoiset luottamushenkilöorganisaation mallit Kunnan pakollisia toimielimiä valtuuston ohella ovat kunnanhallitus ja tarkastuslautakunta. Kuntalain 16 :ssä asetetaan valtuuston koolle alaraja, mikä Nurmijärven kokoisessa kunnassa on 43 valtuutettua. Valtuusto voi kuitenkin päättää suuremmasta valtuutettujen määrästä, mikä tulee ilmoittaa oikeusministeriölle v. 2016 loppuun mennessä. Ylärajaa valtuuston koolle ei ole. Vaihtoehtoisina organisointitapoina nykyisen lautakuntamallin rinnalla
NURMIJÄRVEN KUNTA OTE PÖYTÄKIRJASTA 2 kuntalaki mahdollistaa valiokuntamallin, puheenjohtajamallin ja tilaaja-tuottaja -mallin. Lisäksi valtuusto voi päättää, että valtuuston puheenjohtaja, kunnanhallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja tai lautakuntien puheenjohtajat toimivat päätoimisena tai osa -aikaisena luottamushenkilönä. Valiokuntamallissa kunnanhallitukseen ja lautakuntaan valitaan vain valtuutettuja ja varavaltuutettuja. Valiokunnat toimivat kunnanhallituksen alaisina. Valiokuntamalli korostaa vaaleilla valittujen luottamushenkilöiden asemaa kunnan päätöksenteossa ja päätösten valmistelussa sekä poliittisen vastuun toteutumista. Erityisesti valtuuston asema suhteessa kunnanhallitukseen vahvistuu. Puheenjohtajamallissa lautakuntien tai valiokuntien puheenjohtajat valitaan kunnanhallituksen jäsenistä. Ko. malli korostaa kunnanhallituksen jäsenten vastuuta kunnan hallinnosta. Puheenjohtajamalli voidaan toteuttaa joko lautakuntamallin tai valiokuntamallin pohjalta. Koska mallissa lautakunnan tai valiokunnan puheenjohtaja on kunnanhallituksen jäsen ja usein myös valtuutettu, tehtäväkokonaisuuden hoitaminen vähintään osa -aikaisesti voi olla perusteltua. Tilaaja-tuottajamallissa palvelujen järjestämisvastuu ja palvelujen tuottamista koskeva päätöksenteko erotetaan toisistaan. Asukkaiden vaikutusmahdollisuuksien ja demokratian turvaamiseksi erityisesti palvelujen järjestämisvastuun tulisi aina olla luottamushenkilöistä koostuvalla toimielimellä, joko lautakunnalla tai valiokunnalla. Tuottamisvastuu voisi olla myös esimerkiksi johtokunnalla. Poliittisen johtamisen vaihtoehdot Uusi kuntalaki mahdollistaa kunnanhallituksen puheenjohtajan /varapuheenjohtajan tehtävän hoitamisen päätoimisesti tai osa -aikaisesti. Tämä korostaisi kunnan johtamisessa poliittista johtamista, vaikka kuntaa edelleen johtaisi virkasuhteinen kunnanjohtaja. Kuntalain 33.2 :n mukaan päätoimisena tai osa -aikaisena luottamushenkilönä voi toimia myös valtuuston puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja, kunnanhallituksen varapuheenjohtaja tai lautakuntien puheenjohtajat. Pormestarimallissa pormestari hoitaa sekä kunnanhallituksen puheenjohtajan että perinteisesti kunnanjohtajalle kuuluvia tehtäviä. Vaikka kunnassa ei ole tuolloin kunnanjohtajaa, tarvitaan kuitenkin ylintä viranhaltijaa, joka johtaa kunnan operatiivista toimintaa ja henkilöstöorganisaatiota. Organisaatiomuutostarkastelun ohjausryhmän ehdotukset Nurmijärven uudeksi luottamushenkilö - ja toimintaorganisaatioksi Organisaatiomuutostarkastelun ohjausryhmä ehdottaa, että Nurmijärven luottamushenkilöorganisaatio jatkaa nykyisellä lautakuntamallilla.
NURMIJÄRVEN KUNTA OTE PÖYTÄKIRJASTA 3 Kunnanhallitus 2 0 5 05.09.2016 Nykyisen lautakuntamallin vahvuudeksi on koettu kuntalaisten vaikutusmahdollisuudet sekä uusien luottamushenkilöiden sitouttaminen poliittiseen toimintaan. Puheenjohtajamallin keskeiseksi heikkoudeksi koettiin tietyille luottamushenkilöille koituva liian suuri työmäärä. Valiokuntamalli ei myöskään ole saanut kannatusta, koska sen nähtiin keskittävän liiaksi valtaa. Pormestarimalli ei ole saanut kannatusta henkilöstön eikä luottamushenkilöiden keskuudessa missään vaiheessa kuulemiskierrosta. Tämän vuoksi ohjausryhmä näkee perustelluksi säilyttää nykyinen kunnanjohtaja esittelijänä järjestelmä kunnan johtamisjärjestelmän perusratkaisuna. Organisaatiomuutostarkastelun ohjausryhmä ehdottaa Nurmijärven valtuuston kooksi 51 valtuutettua. Perusteena valtuuston koon säilyttämiselle nykyisen kokoisena on se, että Nurmijärven väkiluku kasvaa tulevaisuudessakin voimakkaasti, ja valtuutettujen määrän tulee olla oikeassa suhteessa kunnan asukasmäärän kanssa. Ohjausryhmän vaihtoehdot ja niiden erot Ohjausryhmä on valtuustoryhmien antamien evästysten perusteella laatinut kaksi vaihtoehtoista mallia kunnan luottamushenkilö- ja toimintaorganisaation eli johtamisorganisaation rakenteeksi. Nämä mallit on lähetetty valtuustoryhmien tutustuttavaksi. Ohjausryhmä ehdottaa lautakuntien määrän vähentämistä Nurmijärven uudessa johtamisorganisaatiossa. Lautakuntien määrää vähentämällä lisätään lautakunnissa käsiteltävien asioiden painoarvoa ja lautakuntien strategista otetta ja osaamista. Vastaavasti ohjausryhmä ehdottaa lisättäväksi kunnanhallituksen alaisuuteen kaksi uutta jaostoa, tulevaisuusjaoston ja konsernijaoston. Vaihtoehto N Tämä malli perustuu 5 lautakunnan ja kolmen toimialan olemassaoloon. Tämän lisäksi ovat lakisääteiset lautakunnat tarkastuslautakunta ja keskusvaalilautakunta. Lisäksi malli sisältää kunnanhallituksen alaisuuteen kaksi jaostoa: konsernijaoston ja tulevaisuusjaoston, joissa molemmissa olisi kunnanhallituksesta nimettävät 5 jäsentä. Konsernijaoston tehtävänä olisi vastata kunnan yhtiöiden omistajaohjauksesta sekä konserniyhtiöiden sekä kuntayhtymien ja muiden kunnan yhteistyöorganisaatioiden omistajaohjauksesta ja valvonnasta. Tulevaisuusjaoston tehtävänä on ohjata kaikkea selvitys- ja suunnittelutoimintaa sekä kunnan yleistä ja poikkihallinnollista kehittämistyötä kumppaninaan elinvoimatoimiala. Toimialat ovat Hyvinvointi- ja sivistystoimiala, Elinvoimatoimiala ja Tekninen toimiala, ja 11 -jäseniset lautakunnat vastaavasti Hyvinvointilau-
NURMIJÄRVEN KUNTA OTE PÖYTÄKIRJASTA 4 Kunnanhallitus 2205 05.09.2016 takunta (sis. sote - jaoston 7 jäsentä 1.1.2019 saakka), Sivistyslautakunta, Elinvoimalautakunta, Kaavoituslautakunta ja Tekninen lautakunta. Lisäksi liikelaitoksilla olisi oma 5 -jäseninen johtokuntansa. Toimialojen tehtävät ja arvio henkilökuntamäärästä nykyisen tilanteen mukaan 1.6.2017 käyvät ilmi organisaatiokaavioista. Keskushallinnon toimiala on esityksessä koottu kunnanjohtajan alaiseksi hallinto - ja tukipalvelujen toimintayksiköksi, johon on koottu kaikki toimialojen talous - ja hallintopalvelut. Perusteena on ollut kunnan tehtäväkentän muuttuessa riittävän suuri asiantuntijajoukko tukemaan palvelutuotantoa ja vähentää samalla palvelujen haavoittavuutta. Lisäksi on katsottu tarpeelliseksi erikseen selvittää mahdollisuuksia ulkoistaa tiettyjä tukipalveluja. Vaihtoehto B Tämä malli perustuu neljän lautakunnan ja - samoin kuin vaihtoehto N - kolmen toimialan olemassaoloon. Tämän lisäksi olisivat lakisääteiset tarkastuslautakunta ja keskusvaalilautakunta. Samoin malli sisältää vastaavat jaostot ja niiden tehtävät kuin malli N. Molemmissa jaostoissa olisi niin ikään kunnanhallituksesta nimettävät 5 jäsentä. Toimialat tässä mallissa ovat Hyvinvointi- ja sivistystoimiala, Elinvoimatoimiala ja Tekninen toimiala sekä 11 -jäseniset lautakunnat. Tekninen lautakunta hoitaisi myös liikelaitosten johtokunnan tehtävät. Hyvinvointilautakunnassa olisi lisäksi 7 -jäseninen jaosto 1.1.2019 maakunta- ja sote- uudistuksen voimaantuloon saakka. Toimialojen tehtävät ja arvio henkilökuntamäärästä nykyisen tilanteen mukaan 1.6.2017 käy ilmi organisaatiokaavioista. Keskushallinnon toimiala on samalla tavalla kuin vaihtoehdossa N koottu yhteen kunnanjohtajan alaiseksi tukipalveluyksiköksi. Kunnan ja kuntalaisten vuorovaikuttaminen Kummassakaan vaihtoehdossa ei ole nähty tarpeelliseksi perustaa erillisiä lähidemokratiaa palvelevia toimielimiä. Kuntalaisten vuorovaikutuksen lisääminen on katsottu tarpeelliseksi ja sen on nähty parhaiten tapahtuvan kehittämällä ja tukemalla nykyisten lakisääteisten toimielinten (nuorisovaltuusto, vanhusneuvosto ja vammaisneuvosto ) työtä. Lisäksi kylien elinvoimaisuuden parantamiseksi on nähty tärkeäksi tehostaa kylien yhteistoimintaa ja tukea pyrkimyksiä kyläasiainneuvottelukunnan perustamiseksi kuntaan. Kuntalaisvaikuttamisen kannalta keskeisin yhteistyötaho on hyvinvointi- ja sivistystoimiala. Johtamisorganisaation muuttamista selvittäneen työryhmän esitys kunnanhallitukselle Johtamisorganisaatiotyöryhmä on kokouksessaan 2.6.2016 käsitellyt
NURMIJÄRVEN KUNTA OTE PÖYTÄKIRJASTA 5 Kunnanhallitus 205 05.09.2016 valtuustoseminaarissa käsiteltyjä vaihtoehtoisia malleja luottamushenkilö- ja toimintaorganisaation muuttamiseksi. Edellä esitetyt vaihtoehdoista malli N perustuu valtuustoseminaarissa esillä olleeseen A vaihtoehtoon ja B malli esillä olleeseen B vaihtoehtoon. Mallien erot käyvät esille edellä esitetyistä selvityksistä. Työryhmä ei ollut yksimielinen esityksestä ja äänestyksen jälkeen puheenjohtajan äänen ratkaistaessa työryhmä esittää johtamisorganisaation muodostamista vaihtoehdon N pohjalta. Asian esittelijä oli vaihtoehdon B kannalla. Johtamisorganisaation ja johtamismallien jatkokäsittely Organisaatiomuutoksen valmistelu etenee siten, että kunnanhallituksen päättämä organisaatiomalli lähetetään kokouksen jälkeen lausunnolle lauta- ja johtokuntiin sekä toimialoille. Lausunnolle lähetetyn ehdotuksen myötä järjestetään infotilaisuudet muutoksen kohteena olevalle henkilöstölle sekä tehdään henkilöstövaikutusten arviointi. Kesäkuun aikana alkaa myös yhteistoimintamenettely niiden henkilöiden kanssa, joiden tehtävään tai asemaan organisaatiomuutoksella on olennaisia vaikutuksia. Organisaatiomuutoksen hallinnollinen käsittely ajoittuu syys-lokakuulle 2016 siten, että päätös uudesta luottamuselin- ja toimintaorganisaatiosta tehdään valtuustossa 26.10.2016. Uudet luottamushenkilö- ja toimintaorganisaatiot astuvat voimaan kuntavaalien jälkeen 1.6.2017. Hallintosäännön mukaan valtuusto päättää toimialoista ja kunnanhallitus tulosaluejaosta marras - joulukuussa. Toimintaorganisaation tarkempi valmistelu käynnistetään välittömästi lausuntojen jättämisen jälkeen. Samassa yhteydessä määritellään toimiajojen ja tulosalueiden perustehtävät. Esitys: Kunnanhallitus merkitsee tiedoksi johtamisorganisaatiota selvittäneen työryhmän esityksen valmistelun ja esityksen sekä päättää hyväksyä mallin N kunnan johtamisjärjestelmän 1.6.2017 jatkovalmistelun pohjaksi ja lähettää esityksen lausuntokierrokselle lauta- ja johtokuntiin sekä yhteistoimintamenettelyssä kä siteltäväksi. Lausunnot pyydetään elokuun 2016 loppuun mennessä. Lisätietoja : kunnanjohtaja Kimmo Behm, puh. 040 317 2000 Päätös: Kunnanhallitus palautti yksimielisesti asian uudelleen valmisteltavaksi ohjausryhmään sekä keskusteltavaksi vielä valtuustoryhmissä. KH 205 Organisaatiomuutostarkastelun ohjausryhmä on jatkanut organisaatiomallin valmistelua Nordic Healthcare Groupin konsultti Pentti Martiskai-
NURMIJÄRVEN KUNTA OTE PÖYTÄKIRJASTA 6 sen avustamana kesä -elokuussa 2016. Ohjausryhmä pääsi 8.8.2016 pitämässään kokouksessa yksimielisyyteen uudesta organisaatiomalliehdotuksesta. Uudessa ehdotuksessa Nurmijärven organisaatiomalli on luonteeltaan matriisimainen : Toimintaorganisaatiossa säilyy kolme (1.1.2019 tapahtuvan Sote -palvelujen siirtymisen jälkeen kaksi) toimialaa, minkä lisäksi osa kunnan keskeisistä toiminnoista on eriytetty kolmeksi pääprosessiksi? elinvoima, hyvinvointi ja hallinto? joita prosessien omistajat johtavat. Nämä toiminnot suorittavat tehtäviään yhdessä toimialojen kanssa niiden osaamista ja resursseja hyödyntäen. Osin niillä voi olla myös omia resursseja. Prosesseilla on aina omistaja ja asiakas ; elinvoima- ja hyvinvointiprosessilla asiakkaita ovat aina kuntalaiset ja kunnassa toimivat yritykset. Hallintoprosessissa asiakkaana on koko kuntaorganisaatio. Ehdotuksen mukaisia toimialoja ovat ympäristötoimiala, sivistystoimiala ja sosiaali- ja terveystoimiala. Uusi organisaatiomalli eroaa edellisestä organisaatioehdotuksesta (organisaatiomalli N) toimintaorganisaation matriisimaisen rakenteen lisäksi siinä, että mallista on poistettu kunnanhallituksen alainen tulevaisuusjaosto. Tässä mallissa kunnan tulevaisuustyöskentelyä koskevat asiat linjataan ja niistä päätetään elinvoimalautakunnassa. Uudella organisaatiomallilla pyritään vastaamaan toimintaympäristön nopeaan muuttumiseen ja turbulenttisuuteen sekä parantamaan organisaation asiakaslähtöisyyttä ja vaikuttavuutta. Tässä mallissa prosessien merkitys organisaation toiminnan moottorina ja kunnan strategian toteuttajana on perinteistä linjaorganisaatioita selvästi tärkeämpi. Toimialat palvelevat prosesseja niiden tehtävien hoitamisessa ja kehittämisessä. Lisäksi prosesseilla on toimialoihin nähden ohjausvaltaa tiettyjen tehtävien toteuttamisessa. Matriisiorganisaation luonteenomaisin piirre on vertikaalisesti funktioittain ja horisontaalisesti projekteittain jakaantunut johtajuus. Organisaatiorakenteen muuttuminen vaikuttaa siten johtajien ja päälliköiden tehtäväkuviin. Tulosalue - ja tulosyksiköiden ja niiden vastuualueet ja päälliköiden määrä tarkentuvat jatkovalmistelussa. Organisaatiorakenteen muuttaminen mahdollistaa myös esimiestehtävien vähentämisen. Prosessien johtaminen on uusi tehtäväkokonaisuus, ja myös prosessinjohtajien vastuualueet ja tehtäväkuvat täsmentyvät valmistelun edetessä. Periaatteena on, että toimialojen ja prosessien johtajat toimivat esittelijöinä niissä lautakunnissa, jotka ohjaavat niiden toimintaa. Pääsääntöisesti organisaatiomuutoksella ei ole välittömiä tai merkittäviä vaikutuksia yksiköiden työntekijöiden tehtäväkuviin, vaikka sijainti organisaatiossa muuttuisikin. Muutoksen tavoitteena ei ole vähentää henkilöstöä eli virat ja tehtävät uudessa organisaatiossa hoidetaan nykyisellä henkilöstöllä. Vuoden 2016 talousarvioon on kuitenkin kirjattu tavoitteeksi luonnollisen poistuman ja muiden henkilöstösuunnittelun keino-
NURMIJÄRVEN KUNTA OTE PÖYTÄKIRJASTA 7 jen hyödyntäminen siten, että henkilöstömäärä voi vähentyä samanaikaisesti mahdollisten toimintatapojen ja rakenteiden uudistamisen, toimintojen uudelleenjärjestämisen ja palvelujen ja palveluverkon karsimisen kanssa. Organisaatiomuutoksen valmistelu jatkuu kunnanhallituksen tekemän periaatepäätöksen jälkeen yhteistoimintamenettelyn ensimmäiseen vaiheeseen. Siinä kuullaan niitä henkilöitä, joiden tehtäväkuvaan organisaa tion ylära kenteen muutokset va ikuttavat olennaisesti - ennen kaikkea kunnan ylintä johtoa. Valtuusto päättää organisaatiomallista ja tekee periaatepäätöksen alemmasta organisaatiorakenteesta lokakuun 2016 lopussa, minkä jälkeen alkaa yhteistoimintamenettelyn toinen vaihe. Siinä kuullaan niiden tulosalueiden ja tulosyksiköiden päälliköitä, joiden tehtäväkuvaan muutos vaikuttaa olennaisesti. Muut tarvittavat tehtäväkuvamuutokset tehdään kehityskeskustelujen yhteydessä. Valtuustoryhmiltä 31.8.2016 mennessä pyydetyt kannanotot esitellään kokouksessa. Esitys: Kunnanhallitus merkitsee tiedoksi johtamisorganisaatiota selvittäneen työryhmän esityksen valmistelun ja esityksen. Lisäksi kunnanhallitus päättää hyväksyä uuden organisaatiomallin kunnan johtamisjärjestelmän 1.6.2017 jatkovalmistelun pohjaksi ja lähettää esityksen lausuntokierrokselle lauta- ja johtokuntiin sekä yhteistoimintamenettelyssä käsiteltäväksi. Lausunnot pyydetään syyskuun 2016 loppuun mennessä. Jatkovalmistelussa selvitetään prosessien määrä ja sisältö. Johtoryhmä ohjaa jatkovalmistelua ja kunnanjohtaja nimeää valmistelun henkilöresurssit. Johtoryhmä raportoi ohjausryhmälle ja kunnanhallitukselle työn etenemisestä. Lisätietoja: kunnanjohtaja Kimmo Behm, puh. 040 317 2000 Päätös: Kunnanhallitus merkitsi tiedoksi johtamisorganisaatiota selvittäneen työryhmän esityksen valmistelun ja esityksen, jossa linjaorganisaatiota täydennetään poikkihallinnollisilla toiminnoilla. Lisäksi kunnanhallitus päätti hyväksyä uuden organisaatiomallin kunnan johtamisjärjestelmän 1.6.2017 jatkovalmistelun pohjaksi ja lähetti esityksen lausuntokierrokselle lauta- ja johtokuntiin sekä yhteistoimintamenettelyssä käsiteltäväksi. Lausunnot pyydetään syyskuun 2016 loppuun mennessä. Jatkovalmistelussa selvitetään toimialojen rajat ylittävien toimintojen määrä ja sisältö. Johtoryhmä avustaa jatkovalmistelussa ja kunnanjohtaja nimeää valmistelun henkilöresurssit. Johtoryhmä raportoi ohjausryhmälle ja kunnanhallitukselle työn etenemisestä. Päätökseen kuuluu liite 6.