KUINKA OHJAAN OSTOJA SOPIMUS- TOIMITTAJILLE JA VÄHENNÄN TAHATONTA OHIOSTAMISTA? Juuso Jankama Senior Product Manager, Procurement Products
Esityksen Sisältö Mitä on tahaton? Tahattoman ohiostamisen syyt Keinoja tahattoman ohiostamisen vähentämiseksi Yhteenveto
Mitä tarkoitetaan ohiostamisella? The off-contract buying of goods and services for which an established procurement process is in place based on pre-negotiated contracts with selected suppliers. (Karjalainen et al. 2009) Katri Karjalaisen Väitöstutkimuksesta Challenges of purchasing centralization empirical evidence from public procurement
Miksi ohiostamiseen täytyy kiinnittää huomiota? Ohiostamisella on tyypillisesti kahdenlaisia seurauksia 1. Lisääntyneet hankintakustannukset Korkeammat hinnat ja transaktiokustannukset Myös toimittaja voi kärsiä taloudellisesti 2. Vähentynyt ostovoima Neuvotteluvoiman heikkeneminen Vaikean asiakkaan imago Katri Karjalaisen Väitöstutkimuksesta Challenges of purchasing centralization empirical evidence from public procurement
Ohiostamisen muodot ja syyt Ei tietoa sopimuksesta / prosessista Puuttelliset kyvyt käyttää sopimusta tai prosessia Omien tapojen tai intressien ohjaama käytös Vaihtoehtoisen tarjouksen koettu ylivertaisuus Omien ostotaitojen koettu ylivertaisuus Tahaton Pakotettu Välinpitämätön Hyvää tarkoittava Ohiostaminen yhteensä Opportunismi Muutosvastarinta Pahaa tarkoittava Katri Karjalaisen Väitöstutkimuksesta Challenges of purchasing centralization empirical evidence from public procurement
Ohiostamisen muodot ja syyt Ei tietoa sopimuksesta / prosessista Puuttelliset kyvyt käyttää sopimusta tai prosessia Omien tapojen tai intressien ohjaama käytös Vaihtoehtoisen tarjouksen koettu ylivertaisuus Omien ostotaitojen koettu ylivertaisuus Tahaton Pakotettu Välinpitämätön Hyvää tarkoittava Ohiostaminen yhteensä Opportunismi Muutosvastarinta Pahaa tarkoittava
TAHATTOMAN OHIOSTAMISEN HAASTEET
Tahaton johtuu yleensä kolmesta juurisyystä 1. Käyttäjä ei tiedä, mitä prosessia pitäisi noudattaa 2. Käyttäjä tuntee prosessin, mutta ei pysty täyttämään tarpeitaan prosessia noudattaen 3. Käyttäjä pystyy täyttämään tarpeensa prosessia noudattaen, mutta ei pysty kohdistamaan tarpeitaan sopimustoimittajille
1. Ongelma - Käyttäjä ei tiedä, mitä prosessia pitäisi noudattaa ONGELMAN YDIN Erityisesti epäsuorissa hankinnoissa hankintoja tekevät (aiheuttavat) kaikki organisaation jäsenet Roolinsa puolesta kukaan ei ole koskaan kertonut heille hankinnasta mitään Heiltä ei voi edes odottaa prosessin tuntemusta Prosessit muuttuvat säännöllisesti, ihmiset eivät muutu koskaan vakiintuneet toimintatavat eivät muutu ilman aktiivista työntöä Väliportaan johto ei tunne prosessia kukaan ei puske yksittäisiä ihmisiä toimimaan oikealla tavalla ONGELMAN RATKAISU Löydä tietämättömyyden juurisyyt Konkretisoi havainto Kuka / ketkä? Yksittäisiä käyttäjiä vai suuri joukko? Löytyykö yhteisiä nimittäjiä? Työkalu vai prosessi-ongelma? Onko meillä prosessi? Onko meillä työkalu prosessin toteuttamiseksi? Osataanko / halutaanko käyttää valittua työkalua? Ohjaako työkalu toteuttamaan prosessia? Voiko käyttäjä tuntea prosessin? Onko prosessista tiedotettu aktiivisesti? Onko prosessista tiedotettu aktiivisesti? Onko prosessi yksiselitteinen ja selkeä? Suunnittele ratkaisu Tiedotuskampanja Tehostettu koulutus kohdistetusti Ongelmakäyttäjille Tee tarvittavat prosessimuutokset / Luo Prosessi Hanki tarvittavat työkalut prosessin ohjaamiseen Tarvitseeko käyttäjän tuntea prosessi?
2. Ongelma - Käyttäjä tuntee prosessin, mutta ei pysty täyttämään tarpeitaan prosessia noudattaen ONGELMAN YDIN Peruskäyttäjälle itseisarvo on tarve Prosessin tuntevat käyttäjät tekevät ohiostamista, mikäli prosessi ei täytä heidän tarpeitaan Peruskäyttäjä ei ole niinkään kiinnostunut sopimuksesta, vaan tarpeen täyttämisestä Tahattomalle ohiostajalle hankinnan lähteellä ei ole väliä Esimerkki: Hankintajärjestelmässä ei ole hilavitkuttimia, haen itse kaupasta ONGELMAN RATKAISU 1. Hankintajärjestelmässä on oltava tarpeen täyttävää sisältöä 2. Hankintajärjestelmän pitää tukea vapaatekstiostamista, jotta käyttäjä voi ilmaista tarpeen vapaamuotoisesti 3. Prosessissa pitää olla taho, joka pystyy täydentämään vajailla tiedoilla lähetetyt hankintaehdotukset ostotilauksiksi
Basware Katalogipalvelu auttaa vähentämään ohiostamista lisäämällä käyttökelpoisen sisällön määrää Toimittaja Basware Verkko Ostaja Catalog 1. Katalogiportaali e 2. ERP 3. extranet e e Järjestelmä rajapinta Punch-out Basware Open Network Basware Purchase Management Kolmannen osapuolen hankintajärjestelmä 4. operator e Kumppaniverkosto Toimittajien aktivointipalvelu Toimittajien valinta Kontaktointi Toimittajien koulutus Toimittajien liittäminen verkostoon ja jatkuva tuki
3. Ongelma - Käyttäjä pystyy täyttämään tarpeensa prosessia noudattaen, mutta ei pysty kohdistamaan tarpeitaan sopimustoimittajille ONGELMAN YDIN Tieto toimittajan sopimuksellisuudesta ei näy tilauksen tekohetkellä Näkyvyys sopimuksen sisältöön puuttuu tilauksen tekohetkellä Sopimustieto hajallaan eri järjestelmissä ja/tai tiedostoisa Sopimuksen tekijä on eri henkilö kuin sopimuksen käyttäjä, ja tieto heidän välillään ei kulje automaattisesti ONGELMAN RATKAISU Tuo tieto toimittajien sopimuksellisuudesta näkyville ostoprosessin aikana Kevyt: tuo sopimustoimittaja tieto näkyville Raskas: rajoita tietyn kategorian ostot etukäteen määritellyille toimittajille Kerää kaikki sopimustieto yhteen paikkaan Tuo sopimustieto näkyville ostoprosessin aikana
PM 5.2.5 versiossa esitelty toiminnallisuus kategoriakohtainen toimittaja valinta ohjaa käyttäjän valitsemaan sopimustoimittajan 1. Vapaateksti-tilauksen ensimmäinen vaihe on hankintakategorian valinta. Käyttäjä tietää lähes aina, minkätyyppistä hankintaa hän on tekemässä 2. Kategoriavalinta suodattaa esille tulevien toimittajien listaa siten, että käyttäjä voi valita vain hyväksytyjä toimittajia. Toimittajia on mahdollista luokitella halutullla tavalla esim. Sopimus- ja ei-sopimustoimittajiin
PM 5.2.5 versiossa esitelty parannettu PM CLM integraatio näyttää käyttäjälle kaikki sopimuksiin liittyvät tiedot Käyttäjä voi hakea kategoriaan liittyviä sopimuksia avainsanoilla PM:ssä voidaan näyttää sopimuksiin liittyviä avaintietoja. Käyttäjä voi avata sopimuksen dokumentteja suoraan PM.stä avaamatta CLM:ää
JUHA KEMPPAINEN ESITTELEE TOIMINTOJA KÄYTÄNNÖSSÄ DEMO KLO 12.45
Yhteenveto Tahatton johtuu yleensä kolmesta syystä Käyttäjä ei tiedä, miten pitäisi toimia prosessi Käyttäjä ei pysty täyttämään tarvettaan sovittua prosessia noudattamalla sisältö Käyttäjä ei löydä tietoa oikeista hankintakanavista hankintahetkellä tiedon välittäminen Tärkeimmät keinot tahattoman ohiostamisen vähentämiseen ovat Prosessitietouden jatkuva rummuttaminen varmista, että väliportaan johto ja muut avaintahot tietävät kuinka pitää toimia Relevantin sisällön hankkiminen hankintajärjestelmään Luo tapa täyttää erikoisetkin tarpeet prosessin puitteissa Hyväksy ettei kaikki ole standardia Tuo sopimukset ja tieto oikeista toimittajista osaksi prosessia
KIITOS MIELENKIINNOSTA! Lisätitietoa: juuso.jankama@basware.com