Urjalan kunta Tarjouspyyntö TARJOUSPYYNTÖ URJALAN KUNNAN TALVIKUNNOSSAPITOTÖISTÄ TALVIKAU- SILLE 2016 2017 + 2017 2018 + 2018 2019 SEKÄ OPTIOTALVIKAUDELLE 2019 2020. 1. Hankinnan kuvaus Tällä tarjouspyynnöllä Urjalan kunta (myöh. Tilaaja) pyytää palveluntuottajilta tarjouksia Urjalan kunnan määriteltyjen alueiden talvikunnossapitotöistä talvikausille 2016 2017 + 2017 2018 + 2018 2019 sekä optiotalvikaudelle 2019 2020. Hankinta muodostuu kahdeksasta osakokonaisuudesta: - Osakokonaisuus 1: Auraus, alue 1 (Urheilukenttä & Ruokola) - Osakokonaisuus 2: Auraus, alue 2 (Kolkka & Peltorinne) - Osakokonaisuus 3: Auraus, alue 3 (Huhti & Asema) - Osakokonaisuus 4: Auraus, alue 4 (Nuutajärvi) - Osakokonaisuus 5: Hiekoitus, alue 1 (Urheilukenttä & Ruokola) - Osakokonaisuus 6: Hiekoitus, alue 2 (Kolkka & Peltorinne) - Osakokonaisuus 7: Hiekoitus, alue 3 (Huhti & Asema) - Osakokonaisuus 8: Hiekoitus, alue 4 (Nuutajärvi) Tarjoaja voi tarjota yhtä, kahta tai useampaa hankinnan osakokonaisuutta. Kunkin osakokonaisuuden valintaperuste on halvin vertailuhinta ja kustakin osakokonaisuudesta tehdään oma erillinen sopimus. Tilaaja ostaa sopimuksen perusteella palveluita tuntiperusteisesti. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankintalain mukainen hankinta. Hankintailmoitus on julkaistu julkisten hankintojen hankintakanava HILMA:ssa ja tarjouspyyntö on julkaistu Tilaajan www-sivuilla osoitteessa http://www.urjala.fi/tyo-ja-yrittaminen-2/tarjouspyynnot. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista sekä Urjalan kunnan hankintaohjeita ja muita määräyksiä. Hankintaan sovelletaan julkisten palveluhankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2014 Palvelut soveltuvin osin siten, kuin ne eivät ole ristiriidassa tarjouspyyntöasiakirjojen kanssa.
2. Sopimuskausi 3. Hankintamenettely Sopimuskausi on määräaikainen talvikausille 2016 2017 + 2017 2018 + 2018 2019. Sopimuskauteen sisältyy lisäksi optio talvikaudelle 2019 2020. Tilaaja ja palveluntuottaja sopivat yhteisymmärryksessä optiotalvikauden käytöstä viimeistään 31.7.2019. Talvikausi alkaa yleensä 1.11. ja päättyy 31.5. Mikäli sääolosuhteet sitä vaativat, kausi voi alkaa aikaisemmin syksyllä ja/tai päättyä myöhemmin keväällä. Hankintamenettely on avoin menettely. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankintalain mukainen hankinta. 4. Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset 5. Hankinnan kohde Osatarjoukset huomioidaan siten, että tarjoaja voi tarjota yhtä, useampaa tai kaikkia hankinnan kohteita. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Hankinnan kohteena ovat asemakaavoitetulla alueella sijaitsevien kunnan katu- ja pysäköintialueiden, kevyenliikenteenväylien ja eräiden Urjalan kunnan omistamien kiinteistöjen piha-alueiden talvikunnossapitotyöt. Tilaaja ostaa sopimuksen perusteella palveluita tuntiperusteisesti. Alueet on yksilöity liitteenä olevassa Aluejako -kartassa. Tarjoajan tulee ennen tarjouksen jättämistä tutustua työkohteeseen paikan päällä. Työkohteita esittelee tekninen työnjohtaja Arto Heino, puh. 040 335 4222 (tavoitettavissa 12.7. alkaen). Tilaajalla on oikeus lisätä tai poistaa kohteita neuvottelemalla niistä palveluntuottajan kanssa. Hankittavan palvelun sisältö jakautuu lumen auraukseen ja hiekoitukseen, joista tarjoajan tulee antaa tuntihinta. Osakokonaisuuksissa 5-8 pyydetään lisäksi hinta hiekoitussepelistä. Tarjouksessa annettavia hintoja käsitellään kohdassa 10. Lisäksi tarjoaja voi yksikköhintaluettelossa ilmoittaa lisätöitä varten hinnan lumen poisajosta, polanteen poistosta sekä hiekoitushiekan poistosta, mikäli pystyy tarjoamaan ko. palveluita. Hankinta muodostuu seuraavista osakokonaisuuksista: - Osakokonaisuus 1: Auraus, alue 1 (Urheilukenttä & Ruokola) - Osakokonaisuus 2: Auraus, alue 2 (Kolkka & Peltorinne)
- Osakokonaisuus 3: Auraus, alue 3 (Huhti & Asema) - Osakokonaisuus 4: Auraus, alue 4 (Nuutajärvi) - Osakokonaisuus 5: Hiekoitus, alue 1 (Urheilukenttä & Ruokola) - Osakokonaisuus 6: Hiekoitus, alue 2 (Kolkka & Peltorinne) - Osakokonaisuus 7: Hiekoitus, alue 3 (Huhti & Asema) - Osakokonaisuus 8: Hiekoitus, alue 4 (Nuutajärvi) Työtehtävät ja palvelun tuottamisen pelisäännöt on määritelty tarkemmin liitteessä 3 Talvikunnossapidon tehtäväkortti. Jättämällä tarjouksen palveluntuottaja sitoutuu toteuttamaan palvelun näiden tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti. 6. Kalustovaatimukset ja koneen kuljettajan soveltuvuus 7. Vakuutukset Kalustovaatimuksia ja kuljettajan soveltuvuutta käsitellään liitteessä 3 Talvikunnossapidon tehtäväkortti. Palveluntuottajalla tulee olla lakisääteiset ja muut palvelun tuottamisen kannalta tarpeelliset vakuutukset. Vakuutusten tulee olla voimassa koko sopimuskauden ajan. Palveluntuottajalla tulee olla koko sopimuskauden voimassa oleva sekä henkilö- että aineelliset vahinkotapaukset kattava yritystoiminnan vastuuvakuutus, jonka tulee olla riittävä suhteessa palvelun tuottamiseen liittyviin riskeihin. Oikeaksi todistettu kopio vastuuvakuutuksesta tulee luovuttaa tilaajalle viimeistään sopimuksen allekirjoittamisen yhteydessä. 8. Tarjoajalle asetetut kelpoisuusvaatimukset ja tarjoukseen liitettävät selvitykset Tarjoajalla on oltava hankinnan kokoon ja laatuun nähden taloudelliset edellytykset hankinnan suorittamiseen. Tätä ominaisuutta arvioidaan tarjoajan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoisuudesta saatujen tietojen perusteella. Tilaaja voi tarkistaa tarjoajan taloudelliset edellytykset ja luottotiedot yleisesti käytetyistä rekistereistä. Tarjoaja, joka ei täytä asetettuja vaatimuksia tai syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan alla mainittuja tietoja tai joka ei asetetussa määräajassa toimita pyydettyä selvitystä, suljetaan tarjouskilpailusta pois. Tarjoajalla on oltava Y-tunnus. Tarjoaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. Tarjoaja voidaan kuitenkin hyväksyä, jos laiminlyötyjen maksujen osalta on viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma.
Tarjoaja on merkitty koko sopimuskauden ajan kaupparekisteriin, yhdistysrekisteriin, säätiörekisteriin, ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Sopimukseen liittyvissä työsuhteissa on noudatettava vähintään niitä työsuhteen vähimmäisehtoja, joita Suomen lain ja työehtosopimusmääräysten mukaan on noudatettava samanlaatuisessa työssä. Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa seuraavat lain tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä edellyttämät selvitykset: Selvitys siitä, onko yritys merkitty ennakkoperintälain (118/1996) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain (1501/1993) mukaiseen arvonlisävelvollisten rekisteriin. o saat tiedot haettua osoitteesta www.ytj.fi Kaupparekisteriote tai kaupparekisteristä muutoin saadut kaupparekisteriotetta vastaavat tiedot. o saat tiedot haettua osoitteesta www.prh.fi Selvitys siitä, ettei yrityksellä ole verotustietojen julkisuudesta ja salassapidosta annetun lain (1346/1999) 20 b :n 1 momentin 2 kohdassa tarkoitettua verovelkaa taikka viranomaisen antama selvitys verovelan määrästä. Todistukset työntekijöiden eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty. o saat pyydettyä tiedot vakuutusyhtiöstäsi Selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. Selvitys työterveyshuollon järjestämisestä. Selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia laskettuna tarjouksen jättöpäivästä. Lisäksi palveluntuottajan on vaadittaessa toimitettava tilaajalle vastaavat selvitykset uudelleen ennen sopimuksen allekirjoittamista. Tilaajan erikseen vaatiessa yrityksen on lisäksi osoitettava pätevällä tavalla mm. että: 1. kaluston luvat ja asiakirjat ovat kunnossa, 2. kuljettajien asiakirjat ovat kunnossa ja, että 3. ulkomaalaisilla työntekijöillä on lain edellyttämät luvat ja etuudet kunnossa. 9. Tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset Tarjous liitteineen tulee laatia suomen kielellä. Tarjoukseen on liitettävä kohdassa 8 mainitut selvitykset.
10. Tarjoushinta 11. Laskutus 12. Alihankkijat Tarjotun palvelun ja tarjouksen sisällön tulee täyttää tarjouspyynnön vaatimukset. Tarjous hylätään, jos tarjousasiakirjoissa esitetyt vaatimukset eivät täyty tai jos tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä. Tarjouksen tulee olla voimassa 30.11.2016 asti. Yksittäistä osakokonaisuutta koskevaa tarjousta ei saa sitoa muuta tarjousta tai muuta tässä tarjouspyynnössä tarkoitettua osakokonaisuutta koskevaan ratkaisuun. Osakokonaisuuksia ei saa yhdistää tarjouksessa myöskään toisiinsa alennusehdoin, vaan tarjoajan tulee antaa jokaisesta osakokonaisuudesta oma, tarjouspyynnön mukainen hinta. Tarjouksessa tulee antaa kullekin tarjoamalleen osakokonaisuudelle oma erillinen hinta. Hinta annetaan muodossa euroa/tunti (alv 0 %). Tuntihintojen tulee olla kiinteästi voimassa koko sopimuskauden ja hinnan tulee sisältää kaikki palvelun tuottamisesta aiheutuvat kulut (lukuun ottamatta osakokonaisuuksien 5-8 hiekoitussepeliä). Palvelun sisältö on kuvattu tarkemmin liitteessä 3 Talvikunnossapidon tehtäväkortti. Osakokonaisuuksissa 1-4 vertailuhinta on annettava palvelun tuntihinta. Osakokonaisuuksissa 5-8 tarjoajan tulee ilmoittaa lisäksi yksikköhinta (euroa/tn, alv 0 %) hiekoitussepelistä. Kyseisissä osakokonaisuuksissa vertailuhinta on palvelun tuntihinnan ja hiekoitussepelin yhteishinta. Näissä osakokonaisuuksissa hiekoitussepelin hankkii ja varastoi palveluntuottaja, mutta palveluntuottaja laskuttaa käytetyn hiekoitussepelin laskutuksen yhteydessä tilaajalta. Kaikkien osakokonaisuuksien valintaperuste on halvin vertailuhinta. Lisäksi tarjoaja voi yksikköhintaluettelossa ilmoittaa lisätöitä varten hinnan (euroa/tunti, alv 0 %) lumen poisajosta, polanteen poistosta sekä hiekoitushiekan poistosta, mikäli pystyy tarjoamaan ko. palveluita. Ks. liite 4 Hankintasopimus, luonnos 27.6.2016 Alihankkijan käyttäminen edellyttää tilaajan hyväksymistä. Tarjoajan on vastattava alihankkijan työstä ja tuloksesta kuin omastaan.
13. Tarjoajien ja tarjousten kelpoisuus ja tarjousten vertailu 13.1. Tarjousten käsittely Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn, vaan se palautetaan tarjouksentekijälle. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen. Tarjousten käsittelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen 2. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 4. Tarjouspyynnön mukaisten tarjousten vertailu 5. Hankintapäätöksen tekeminen ja päätöksen tiedoksianto 6. Päätöksen lainvoimaiseksi tulemisen odottaminen 8. Hankintasopimuksen solminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. 13.2. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisen vaiheen tarkoituksena on selvittää tarjoajan edellytykset suoriutua palvelujen tuottamisesta. Tätä arvioidaan kohdassa 8 esitetyillä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla. Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joita koskee hankintalain 53 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoajat, jotka ovat laiminlyöneet verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen tai joita koskee muu hankintalain 54 :n mukainen poissulkemisperuste. 13.3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjouksia tarkistetaan suhteessa niihin vaatimuksiin, joita ostettavilta palveluilta edellytetään. Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset hylätään. 13.4. Tarjousten vertailu ja valinta Tarjouskilpailu ratkaistaan osakokonaisuuksittain annettujen tarjousten perusteella. Annetuista tarjouksista valitaan kunkin osakokonaisuuden osalta se, joka on vertailuhinnaltaan halvin. Urjalan kunta pidättää oikeuden perustellusta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjoukset.
14. Päätöksestä ilmoittaminen Hankintapäätös annetaan sähköisesti tiedoksi kaikille tarjoajille. Tarjoajan tulee tarjouslomakkeella ilmoittaa sähköpostiosoite, johon päätös voidaan toimittaa. Hankinta edellyttää hankintapäätöksen lisäksi erikseen tehtävää kirjallista sopimusta. Hankintapäätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella. 15. Asiakirjojen julkisuus 16. Sopimus Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat pääsääntöisesti julkisia sopimuksenteon jälkeen. Siksi tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjouslomakkeella tehtyyn tarjoukseen on välttämätöntä, on ne lueteltava erillisellä, salaiseksi otsikoidulla liitteellä. Hinta ei lähtökohtaisesti ole liike- tai ammattisalaisuus. Tilaaja harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liike- tai ammattisalaisuuksiksi ilmoitetut tiedot lain mukaan salassa pidettäviä. Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön ja sopimus, jonka ehtoihin tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessä, voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen tiedoksi päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen. Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus. Sopimusluonnos on tarjouspyynnön liitteenä 4. Tarjous on tarjoajaa sitova. Kuntaa sitova hankintasopimus syntyy, kun hankintasopimus on allekirjoitettu. 17. Hankintaan liittyvät kysymykset ja lisätiedot Mahdolliset hankintamenettelyä tai tarjouspyyntöä koskevat kysymykset on esitettävä torstaihin 21.7.2016 klo 12 mennessä sähköpostilla osoitteeseen arto.heino@urjala.fi. Kaikki kysymykset, kysymyksiin annetut vastaukset sekä mahdolliset täsmennykset tarjouspyyntöön julkaistaan tiistaina 26.7.2016 klo 16 mennessä Urjalan kunnan sivuilla osoitteessa http://www.urjala.fi/tyo-ja-yrittaminen-2/tarjouspyynnot. Palveluntuottajan tulee ennen tarjouksen jättämistä olla tutustunut mahdollisiin tarjouspyyntöä ja hankintamenettelyä koskeneisiin kysymyksiin annettuihin vastauksiin sekä
mahdollisiin tarjouspyyntömateriaalien täsmennyksiin tilaajan osoitteessa http://www.urjala.fi/tyo-ja-yrittaminen-2/tarjouspyynnot (26.7.2016 klo 16.00 jälkeen). 18. Tarjousten jättäminen Sitova tarjous liitteineen tulee toimittaa suljetussa kirjekuoressa viimeistään 2.8.2016 klo 12.00 osoitteeseen: Urjalan kunta Tekninen palvelukeskus PL 33, 31761 Urjala (Käyntiosoite: Tampereentie 6, 31761 Urjala) Kirjekuoreen merkintä Tarjous: Talvikunnossapitotyöt. Hallintolain (434/2003) 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. Postin kuljetettavaksi jätetyn tarjouksen tulee olla perillä määräaikaan mennessä. Määräajan jälkeen saapuneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. Tilaaja pidättää oikeuden perustellusta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjoukset. Tilaaja ei maksa korvausta tarjouksen tekemisestä. Urjala 27.6.2016 Kimmo Virta Tekninen johtaja LIITTEET: Liite 1 TARJOUSLOMAKE Liite 2 ALUEJAKO Liite 3 TALVIKUNNOSSAPIDON TEHTÄVÄKORTTI Liite 4 HANKINTASOPIMUS, luonnos 27.6.2016