1 Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta
2 MUUTOSSIVU Versiot 0.1-0.x ovat työversioita. Versio Hyväksyjä Pvm Muutoksen luonne Muutoksia kohdissa 0.1 ei hyväksytty syksy 2009 laatukäsikirjan valmistelu 0.2 perustamisvaiheen dekaani 2.11.2009 laatukäsikirjan valmistelu ennakkoauditointiin Sirpa Suntioisen palautteen perusteella 0.3 dekaani 23.3.2010 laatukäsikirjan valmistelu sisäiseen auditointiin täydennetty ennakkoauditoinnissa saadun palautteen perusteella; täydennyksiä useissa kohdissa 1.0 tiedekuntaneuvosto Uudelleen muotoilut on merkitty kursivoinnilla ja poistot yliviivauksilla. 18.10.2010 laatukäsikirjan hyväksyminen täydennetty sisäisen auditoinnin loppupalautteen, dekaanin ja yliopiston laatupäällikön antaman palautteen perusteella 1.1 dekaani 30.11.2011 laatukäsikirjan hyväksyminen muutettu: - tiedekunnan tilojen sijainti Kuopiossa ja Savonlinnassa - liitteet 12 ja 14
3 SISÄLLYSLUETTELO 1 TIEDEKUNNAN ORGANISAATIO, TOIMINNAN SUUNNITTELU JA TOIMINNAN OHJAUS 5 1.1 Missio, visio ja strategia 5 1.2 Tiedekunnan organisaatio ja hallinto 5 1.3 Asiakastarpeiden tunnistaminen 7 1.4 Laatupolitiikka ja laatutyön tavoitteet 8 1.5 Laadunhallinnan organisaatio ja toteutus 9 1.6 Sopimuskäytännöt 11 2 VOIMAVARAT 12 2.1 Henkilöstö 12 2.1.1 Rekrytointi 12 2.1.2 Palvelussuhteen alkaminen ja työaika 13 2.1.3 Perehdyttäminen 13 2.1.4 Osaamisen kehittäminen, osaamistarpeiden tunnistaminen ja henkilöstön palkitseminen 13 2.1.5 Työhyvinvointi, työturvallisuus ja työterveys 14 2.1.6 Palvelussuhteen päättyminen 15 2.2 Opiskelijat 16 2.3 Rahoitus 16 2.4 Maksuliikenne 17 2.5 Tilat, laitteet ja laiterekisterit 18 3 TOIMINNOT 19 3.1 Avaintoiminnot: Strateginen johtaminen ja toiminnan ohjaus 19 3.1.1 Strategiatyö 20 3.1.2 Tuloksellisuuden arviointi 20 3.1.3 Katselmukset 21 3.2 Ydintoiminnot 22 3.2.1 Tutkimus 22 3.2.1.1 Tutkimuksen organisointi ja tutkimusalueet 22 3.2.1.2 Tutkimustoiminnan tavoitteita ja menettelytapoja 22 3.2.1.3 Ohjeet ja vastuut 23 3.2.2 Lisensiaatti- ja tohtorikoulutus 25 3.2.2.1 Koulutusalat, koulutukset ja suoritettavat tutkinnot 25 3.2.2.2 Opiskelijavalinta 26 3.2.2.3 Opinnot ja opetus 26 3.2.2.4 Ohjaus 27 3.2.2.5 Tutkintotodistus 27 3.2.2.6 Opiskelijoiden osallistumis- ja vaikutusmahdollisuudet sekä palautejärjestelmät 27 3.2.2.7 Ohjeet 30
4 3.2.3 Kandidaatti- ja maisterikoulutus 31 3.2.3.1 Koulutusalat, pääaineet ja maisteriohjelmat sekä tutkinnot 31 3.2.3.2 Opiskelijarekrytointi 32 3.2.3.3 Opiskelijavalinnat 32 3.2.3.4 Opetus 32 3.2.3.5 Aiemmin hankitun osaamisen tunnistaminen ja tunnustaminen (AHOT) 33 3.2.3.6 Opiskelijoiden ohjaus 33 3.2.3.7 Opiskelijoiden osallistumis- ja palautejärjestelmät 34 3.2.3.8 Tutkintotodistus 35 3.2.3.9 Ohjeet 36 3.2.4 Avoin yliopisto-opetus 38 3.2.5 Muu koulutus 39 3.2.6 Yhteiskunnallinen vuorovaikutus ja sivistystehtävä 39 3.2.6.1 Alueellinen vaikuttaminen ja sidosryhmäyhteistyö 40 3.2.6.2 Kansainvälisyys ja lähialueyhteistyö 41 3.2.6.3 Valtakunnallinen kulutusyhteistyö 41 3.2.6.4 Alumnitoiminta 41 3.2.6.5 Yrittäjyys ja innovaatiotoiminta 42 3.2.6.6 Vastuullinen toiminta ja kestävä kehitys 42 3.3 Hallinto- ja tukipalvelut 43 3.3.1 Hallinnolliset palvelut 43 3.3.1.1 Yliopiston hallinto- ja tukipalvelut 43 3.3.1.2 Tiedekunnan hallinto- ja tukipalvelut: hallintopalvelukeskus 43 3.3.1.3 Yliopiston ulkopuoliset palvelut 46 3.3.2 Viestintä 46 4 TOIMINNAN ARVIOINTI JA KEHITTÄMINEN 48 4.1 Indikaattorit ja palautejärjestelmät 48 4.2 Auditoinnit, arvioinnit ja katselmukset 49 4.3 Reklamaatioiden ja kehittämiskohteiden hallinta 49 4.4 Tietojen analysointi ja toiminnan kehittäminen 49 LIITTEET 50
5 1 TIEDEKUNNAN ORGANISAATIO, TOIMINNAN SUUNNITTELU JA TOIMINNAN OHJAUS 1.1 Missio, visio ja strategia Tiedekunnan toimintaa ohjaavat sen missio, visio ja strategia sekä yliopiston suunnitteluasiakirjat. Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunnan missiona on osaltaan toteuttaa ja uusintaa monialaisen tiedeyliopiston päämääriä. Tiedekunta sitoutuu valinnoissaan luomaan edellytykset korkeatasoisimman, kansainvälisen tason tutkimustiedon tuottamiseen ja kehittämiseen omilla vahvuusalueillaan sekä kehittämään kilpailukykyistä tutkimusperustaista koulutusta. Valinnat merkitsevät myös profiloitumista sellaisiin aloihin, joilla on akateemisten arvojen lisäksi yhteiskunnallista relevanssia. Tiedekunnan strategiatyö on käynnissä. Strategia ja siitä erillinen tutkimusstrategia saadaan valmiiksi vuoden 2010 loppuun mennessä. Molemmat strategiat ulottuvat vuoteen 2015 saakka, ja niitä täydennetään toimeenpanosuunnitelmilla ja ohjeilla. Koulutusta koskevana strategiana on koota pääaineita ja oppialoja laajemmiksi kokonaisuuksiksi niin, että syntyy riittävästi kriittistä, henkistä pääomaa tarjota opiskelijoille vahva ja monipuolinen tieto- ja taitoperusta, jonka varassa sekä työllistyminen että oman ammattiuran kehittäminen mahdollistuvat. Näin tiedekunta varmistaa, että se saa opiskelijoita, jotka suorittavat opintonsa loppuun. Tutkimuksen strategisiksi vahvuusalueiksi tiedekunnassa on määritetty 1) hyvinvointi - ja palvelujärjestelmätutkimus, 2) raja-, raja-alue- ja Venäjä -tutkimus sekä 3) yhteiskuntatieteellinen ympäristötutkimus. Ne liittyvät kiinteästi kahteen Itä-Suomen yliopiston tutkimuksen vahvuusalaan: 1) metsä ja ympäristö sekä 2) terveys ja hyvinvointi. Lisäksi tiedekunnalla on johtava rooli rakennettaessa laaja-alaisen Venäjä-osaamisen aluetta, joka kuuluu yliopistossa vahvistettaviin tutkimus- ja koulutusalueisiin. Menestyäkseen omilla tutkimuksen vahvuusaloilla tiedekunta toteuttaa parhaillaan henkilöstövoimavarojen uudelleen kohdentamista. Vahvuusalueiden tukena ovat myös Karjalan tutkimuslaitos ja ainelaitosten tutkimukseen erikoistuneet yksiköt Kuopio Welfare Research Center (KWRC) sekä Metsä, ympäristö ja yhteiskunta -osaamiskeskittymä MYY. 1.2 Tiedekunnan organisaatio ja hallinto Yhteiskunta- ja kauppatieteiden tiedekunta on monitieteinen, tutkimusintensiivinen ja innovatiivinen tiedeyhteisö, joka harjoittaa tutkimusta ja opetusta yhteiskuntatieteissä, kauppatieteissä, terveystieteissä, historiassa ja maantieteessä. Tiedekunnassa on noin 3500 kandidaatti- ja maisteriopiskelijaa sekä noin 400 lisensiaatti- ja tohtoriopiskelijaa 1. Henkilökuntaa on reilut 300. Tiedekunta toimii Itä-Suomen yliopiston Joensuun, Kuopion ja Savonlinnan kampuksilla. Tutkimuksen ja opetuksen järjestämistä varten tiedekunnassa on seuraavat laitokset: historia- ja maantieteiden laitos, kauppatieteiden laitos, oikeustieteiden laitos, sosiaali- ja terveysjohtamisen laitos sekä yhteiskuntatieteiden laitos. Lisäksi tiedekunnassa on Karjalan tutkimuslaitos sekä matkailualan opetus- ja tutkimuslaitos. Laitosten tehtävät on määritelty hallintojohtosäännössä. Laitoksilla on useita tutkimusorganisaatioita. Historia- ja maantieteiden laitoksella toimii Metsä, ympäristö ja yhteiskunta -osaamiskeskittymä MYY, Karjalan tutkimuslaitoksella alue- ja kuntatutkimuskeskus Spatia ja 1 Lukumääriin on laskettu läsnä- ja poissaoleviksi ilmoittautuneet opiskelijat.
6 sosiaali- ja terveysjohtamisen laitoksella sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallinnon tutkimusyksikkö Shiftec (Social and Health Information Technology Research Unit). Lisäksi yhteiskuntatieteiden laitoksella, yhteiskuntapolitiikka-oppiaineen yhteydessä Kuopion kampuksella, toimii vammaistutkimusyksikkö (VTY). Sosiaali- ja terveysjohtamisen laitoksella koordinoidaan Itä-Suomen yliopiston hyvinvointikeskuksen, Kuopio Welfare Research Centerin (KWRC:n) toimintaa. Tiedekunnan hallintotehtäviä hoitaa hallintopalvelukeskus. Hallintopalvelukeskuksen toiminnot on tiimiytetty neljään alueeseen, joita ovat yleishallinto, henkilöstöhallinto, taloushallinto ja opintohallinto. Joka tiimillä on vastuuhenkilö tai -henkilöt, jotka huolehtivat oman alueensa toiminnasta. Tiedekunnan organisaatio Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunnan organisaatio Tiedekuntaneuvosto Dekaani/varadekaani Hallintopalvelukeskus Joensuun kampus Kuopion kampus Savonlinnan kampus Kauppatieteiden laitos Matkailualan opetusja tutkimuslaitos Yhteiskuntatieteiden laitos Oikeustieteiden laitos Historia- ja maantieteiden laitos Sosiaali- ja terveys johtamisen laitos Karjalan tutkimuslaitos 16.9.201 AL 1 0 Päätösvaltaa tiedekunnassa käyttävät dekaani ja tiedekuntaneuvosto. Dekaani johtaa ja valvoo tiedekunnan toimintaa, ja hänen rinnallaan toimii varadekaani. Dekaanin tehtävät on määritelty hallintojohtosäännössä ja muissa säännöissä. Tiedekuntaneuvosto käsittelee tiedekunnan kannalta laajakantoisia asioita ja akateemisia asioita sekä arvioi tiedekunnan tutkimusta ja opetusta. Siihen kuuluu viisi professorikunnan edustajaa, neljä muun henkilökunnan edustajaa ja neljä opiskelijajäsentä (liite 1), jotka valitaan nelivuotiskaudeksi. Neuvoston tehtävät on määritelty hallintojohtosäännössä. Tiedekuntaneuvosto kokoontuu keskimäärin kerran kuukaudessa. Osa kokouksista pidetään Joensuussa, osa Kuopiossa ja osa videokokouksina, joihin voi osallistua eri kampuksilta. Kokousaikataulut ja käsiteltävien asioiden määräpäivät on julkaistu tiedekunnan intranetissä.
7 Kokousasiakirjat julkaistaan kokonaisuudessaan Dynasty for SQL -tietopalvelussa, yliopiston intranetissä. Tiedekunnan www-sivuilla julkaistaan pöytäkirja ilman liitteitä. Muut toiminnan kannalta tärkeät asiakirjat ovat luettavissa tiedekunnan intranetistä tai tiedekunnan www-sivuilta. Joka toimintayksiköllä on johtaja, joka vastaa johtamansa yksikön toiminnasta hallintojohtosäännön sekä muiden sääntöjen mukaisesti. Dekaanit ja laitosjohtajat on lueteltu tämän laatukäsikirjan liitteessä (liite 2). Toimivallan delegoinneista on taulukko tiedekunnan intranetissä. Dekaanin tukena on johtoryhmä, johon kuuluvat dekaani, laitosjohtajat ja johtava hallintopäällikkö. Johtoryhmä valmistelee strategioita ja suorittaa johdon katselmuksen. Se myös käsittelee periaatteellisesti tärkeitä asioita sekä toimii tiedekunnan ja laitosjohdon tukena ja keskustelufoorumina. Koska tiedekunta toimii kolmella kampuksella, viestinnän ja vuorovaikutuksen järjestäminen on erityinen haaste. Viestinnän toteuttamista on kuvattu tämän laatukäsikirjan luvussa 3.3.2 Viestintä. Linkkejä Itä-Suomen yliopiston säännöt, määräykset ja ohjeet Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta, intranet Dynasty for SQL -tietopalvelu 1.3 Asiakastarpeiden tunnistaminen Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunnalla on sisäisiä asiakkaita 2 /yhteistyökumppaneita ja ulkoisia asiakkaita, joista tärkeimmät on lueteltu alla olevassa taulukossa. Tiedekunnan asiakkaat Sisäiset asiakkaat/yhteistyökumppanit yliopiston johto muut tiedekunnat ja laitokset erillis- ja palvelulaitokset henkilökunta opiskelijat (ylioppilaskunta, ainejärjestöt, yksittäiset opiskelijat) Ulkoiset asiakkaat sektoritutkimuslaitokset julkinen hallinto järjestöt rahoittajat muut yliopistot, korkeakoulut ja oppilaitokset opiskelemaan hakevat alumnit työnantajat Asiakkaat käyttävät tiedekunnan asiantuntemusta ja palveluita, joita ovat mm. tutkimustoiminta ml. tilaustutkimus, opetus, koulutuspäivät, hakijoiden ja opiskelijoiden ohjaus sekä henkilökunnan ohjaus ja neuvonta. Laajin sisäinen asiakasryhmä on opiskelijat. Opiskelijat ovat yliopistoyhteisön jäseniä, jotka odottavat saavansa tutkimukseen perustuvaa ja pedagogisesti laadukasta opetusta, jolla on työelämärelevanssia sekä yksilöllistä ja oikea-aikaista ohjausta. 2 Asiakkaalla tarkoitetaan tässä yhteydessä toimijoita, jotka voivat olla prosessivaiheen tulosten seuraavia käyttäjiä tai loppukäyttäjiä, palvelun käyttäjiä tai toimeksiantajia. Asiakas voi olla organisaation sisäinen tai ulkopuolinen.
8 Henkilökunta on tärkeä sisäinen asiakasryhmä. Henkilökunta odottaa osallistavaa ja kannustavaa johtamista, vakaata työsuhdetta, turvallista työympäristöä, oikeudenmukaista palkkausta ja avointa viestintää. Itä-Suomen yliopiston johto on merkittävä asiakas. Tiedekunta neuvottelee määrälliset ja laadulliset tavoitteensa johdon kanssa ja vastaa sille toimintansa tuloksellisuudesta. Lisäksi se tekee tiivistä yhteistyötä muiden tiedekuntien, ainelaitosten sekä erillis- ja palvelulaitosten kanssa. Tiedekunnan henkilökunta toimii aktiivisesti yliopiston toimielimissä. Ulkoiset asiakkaat odottavat mm. että tiedekunta on luotettava yhteistyökumppani, joka tekee innovatiivista ja korkeatasoista tutkimusta, jolla on yhteiskunnallista relevanssia antaa koulutusta, joka tuottaa vankan substanssiosaamisen sekä yleiset akateemiset valmiudet noudattaa toiminnassaan kestävän kehityksen periaatteita Tiedekunta viestii asiakkailleen mm. esitteillä, www-sivuilla, tiedotteilla, lehtijutuilla sekä järjestämällä yleistajuisia luentosarjoja sekä tiedotus- ja keskustelutilaisuuksia. Viestinnän toteuttamisesta laaditaan suunnitelma vuoden 2010 aikana. Tiedekunta hankkii ja käsittelee asiakastarpeita koskevaa tietoa luvussa 4 kuvatulla tavalla ja kehittää toimintaansa sen perusteella. 1.4 Laatupolitiikka ja laatutyön tavoitteet Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta on sitoutunut Itä-Suomen yliopiston laatupolitiikkaan. Tiedekunta ylläpitää ja kehittää laadunhallintajärjestelmäänsä siten, että se edistää perustehtävien - tutkimuksen, koulutuksen ja yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen - sekä niitä koskevien laatutavoitteiden saavuttamista. Tiedekunnan laatutavoitteet ja -indikaattorit valmistuvat vuoden 2010 loppuun mennessä. Siihen saakka se noudattaa soveltuvin osin yliopiston laatuindikaattoreita. Tiedekunta kehittää toimintaansa laatutyön avulla. Laatutyön tavoitteena on varmistaa, että tiedekunta toimii tavoitteellisesti ja vastuullisen toiminnan periaatteiden mukaisesti tiedekunta parantaa toimintaansa systemaattisesti opiskelijoita ja henkilökuntaa kohdellaan yhdenvertaisesti tiedekunnan sisäinen viestintä edistää tiedonkulkua sekä yhteisöllisyyden ja yhteisen organisaatiokulttuurin muodostumista tiedekunta huolehtii osaltaan opiskelijoiden ja henkilökunnan työhyvinvoinnista sidosryhmätyöskentely vakiintuu osaksi päivittäistä toimintaa jokapäiväiset työtehtävät sujuvat Lisäksi tavoitteena on varmistaa se, että toiminnassa noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä ja yhdessä sovittuja käytäntöjä. Tiedekunnan laadunhallintajärjestelmä on kuvattu tässä laatukäsikirjassa ja sitä täydentävissä asiakirjoissa, jotka sisältävät tiedekuntakohtaisia menettelytapoja, yhteisiä käytäntöjä ja ohjeita. Laatukäsikirja ja sen täydenteet toimivat myös henkilöstön ja opiskelijoiden käsikirjoina. Tiedekunnalla on laatuintranet, josta ovat löydettävissä tiedekunnan laatukäsikirja, johdon katselmusraportit sekä auditointiraportit. Tiedekunnan toimintayksiköillä on omat laatukäsikirjansa, jotka linkitetään tiedekunnan laatusivustoon.
9 Laatukäsikirjojen kokonaisuus Tiedekunnan laatukäsikirja Historia- ja Kauppatieteidetieteiden Oikeus- maantieteiden laitoksen laitoksen laitoksen laatukäsikirjkäsikirja laatu- laatukäsikirja Sosiaali- ja terveysjohtamisen laitoksen laatukäsikirja Yhteiskuntatieteiden laitoksen laatukäsikirja Karjalan tutkimuslaitoksen laatukäsikirja Matkailualan opetusja tutkimuslaitoksen laatukäsikirja KWRC Kuopio Welfare Research Centerin laatukäsikirja sisältää MYY:n toiminnan sisältää Shiftecin toiminan sisältää VTY:n toiminnan sisältää Spatian toiminnan 1.5 Laadunhallinnan organisaatio ja toteutus Prosessin tarkoitus: Tarkoituksena on varmistaa opetuksen, tutkimuksen, yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen ja hallintopalvelujen korkea laatu, turvata häiriötön toiminta sekä ylläpitää laadunhallintajärjestelmää. Prosessin vastuuhenkilö: Dekaani Prosessin laatutavoitteet: Laatuvastaavat on nimetty. Laatuvastaavien tehtävät on määritelty. Yksiköiden tehtävät ja vastuut on määritelty. Henkilöstön tehtävät ja vastuut on määritelty. Ydinprosessit on kuvattu. Toiminnan seuranta ja arviointi on järjestetty. Asiakkuudet on tunnistettu. Palautejärjestelmä on luotu. Reklamaatioiden käsittelyyn ja vastineiden antamiseen on luotu menettely. Laadunhallinnan toimijat ja vastuut Tärkeimmät toimijat Tehtävät tiedekuntaneuvosto linjaa laatutyötä hyväksyy laatukäsikirjan pääversiot dekaani johtaa tiedekunnan laatutyötä hyväksyy laatukäsikirjan alaversiot johtoryhmä suorittaa johdon katselmuksen tiedekunnan ja hallintopalvelukeskuksen laatuvastaava organisoi ja koordinoi tiedekunnan ja hallintopalvelukeskuksen laatutyötä ylläpitää tiedekunnan laatukäsikirjaa ylläpitää hallintopalvelukeskuksen laatukäsikirjaa tekee yhteistyötä hallintopalvelukeskuksen tiimivastaavien, tiedekunnan laitosten laatuvastaavien, yliopiston muiden laatuvastaavien ja laatupäällikön kanssa osallistuu johdon katselmuksen valmisteluun tiedekunnan johdon ja tiimivastaavien kanssa laitosjohtaja johtaa laatutyötä omalla laitoksellaan
10 laitosten laatuvastaava organisoi ja koordinoi laitoksen laatutyötä ylläpitää laitoksen laatukäsikirjaa tekee yhteistyötä tiedekunnan laatuvastaavan kanssa osallistuu johdon katselmuksen valmisteluun Laatutyöskentelyä varten on nimetty laatuvastaava, joka yhdessä yksiköiden laatuvastaavien ja hallintopalvelukeskuksen tiimivastaavien kanssa huolehtii laatukäsikirjojen laadinnasta ja päivittämisestä sekä tiedottaa ajankohtaisista laatuasioista. Tiedekunnan laatukäsikirjan versiot x hyväksyy tiedekuntaneuvosto ja versiot x.x dekaani. Opiskelijoiden on mahdollista osallistua toiminnan kehittämiseen antamalla palautetta ja osallistumalla eri toimielinten toimintaan. Laadunhallintajärjestelmää kehitetään luvussa 4 kuvattujen arviointien, sisäisten ja ulkoisten auditointien sekä palautetietojen perusteella. Myös laatuindikaattoreiden kehittäminen kuvataan em. luvussa. Tiedekunnan laatukäsikirjasta on olemassa voimassa oleva alkuperäinen kirjallinen versio laatuvastaavan työhuoneessa ja sähköinen versio tiedekunnan intranetissä. Laatukäsikirja tallennetaan myös cd- tai dvdlevylle. Kaikki laatudokumentit, esim. tiedekuntakohtaiset auditointiraportit ja johdon katselmusraportit, säilytetään arkistosäännön mukaisesti. Lisäksi laatukäsikirjasta laaditaan suomen- ja englanninkieliset tiivistelmät tiedekunnan www-sivuille vuonna 2011. Laatutyön indikaattorit valmistellaan osana muiden indikaattoreiden laadintaa. Laatuvastaavat kokoontuvat 1 2 kertaa vuodessa keskustelemaan laatutyön kehittämistä. Toiminnasta syntyvää dokumentaatiota (dokumentit ja tallenteet) hallinnoidaan liitteiden mukaisesti (liitteet 6 ja 7). Hallinnointi perustuu yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmaan. Linkkejä Itä-Suomen yliopiston laatutyö Internet Intranet Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunnan laatukäsikirja
11 1.6 Sopimuskäytännöt Prosessin tarkoitus: Tarkoituksena on varmistaa, että sopimustoiminnassa on noudatettu yliopiston määräyksiä, ohjeita ja käytäntöjä. Prosessin vastuuhenkilö: Dekaani Prosessin laatutavoitteet: Tavoitteena on saavuttaa sopimuksen kohteena olevan toiminnan toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet hyvää johtamis- ja hallintotapaa noudattaen. Tiedekunta noudattaa sopimuskäytännöissään hallintojohtosääntöä, taloussääntöä, yliopiston rehtorin antamia toimivaltamääräystä ja sopimussääntöjä. Hallintojohtosääntö määrittelee pääasiallisen toimivallan, jota toimivaltamääräykset täsmentävät. Sopimussäännöt puolestaan määrittelevät mm. sopimusten muotoa, sisältöjä ja arkistointia koskevia asioita. Arkistoinnissa noudatetaan lisäksi yliopiston arkistonmuodostussuunnitelma. Sopimustoiminnan toimijat ja vastuut Tärkeimmät toimijat Tehtävät dekaani päättää sitoumuksista, jotka ovat toteutettavissa tiedekunnan voimavaroilla ja tukipalveluilla hyväksyy ne Suomen Akatemian, Tekesin ja muut kansalliset ja kansainväliset hankkeet, joista ei ole toisin määrätty hyväksyy laitoksen toimivaltaan kuuluvan sitoumuksen silloin, kun sillä on tiedekunnan kannalta laajaa vaikutusta hyväksyy yliopiston kirjanpidosta johdetut talousraportit huolehtii mahdollisista tekijänoikeuksien siirroista laitosjohtajat päättää sitoumuksista, jotka ovat toteutettavissa laitoksen voimavaroilla ja tukipalveluilla vahvistaa laitoksen sitoutumisen täydentävän rahoituksen sääntöihin silloinkin, kun toimivalta on rehtorilla tai dekaanilla hyväksyy rahoittajalle annettavat toiminnalliset raportit hankkeen vastuuhenkilö vastaa sitoumusten sisällöistä, toteuttamisesta sekä tuottojen ja kulujen tasapainosta raportoi säännöllisesti laitosjohtajalle ja dekaanille hankkeen etenemisestä (lähettää hankkeen väli- ja loppuraportit sekä selvityksen hankkeen taloustilanteesta) vastaa rahoittajille toimitettavista raporteista johtava hallintopäällikkö huolehtii mahdollisista tekijänoikeuksien siirroista Linkki Itä-Suomen yliopiston sopimussäännöt
12 2 VOIMAVARAT 2.1 Henkilöstö Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunnassa on reilut 300 työntekijää, jotka jakaantuvat seuraaviin ryhmiin: professorit ja tutkimusjohtajat: n. 19 % keskiryhmien opettajat ja tutkijat: n. 60 % hallinto- ja toimisto- sekä muu henkilöstö: n. 21 % Tiedekunta noudattaa yliopiston henkilöstöstrategiaa ja -ohjelmaa, tasa-arvo- ja yhdenvertaisuusohjelmia sekä työaikaa, palkkausta ja työhyvinvointia koskevia säädöksiä, sopimuksia ja ohjeita sekä tiedekunnassa sovittuja käytäntöjä. Vastuu näiden noudattamisesta on esimiehillä. Henkilöstösuunnittelun päälinjoista on sovittu strategisessa henkilöstösuunnitelmassa. Johtamisella mahdollistetaan henkilöstön vaikuttaminen työhönsä ja työolosuhteisiin. Yksiköiden johtajat huolehtivat siitä, että henkilöstöllä on tilaisuuksia vaikuttaa päätöksentekoon ja päätösten valmisteluun. Vaikutus- ja osallistumismahdollisuudet on kuvattu yksiköiden laatukäsikirjoissa. Tiedekunta järjestää henkilöstölle vähintään kahdesti vuodessa infon, jossa käsitellään tiedekunnan toimintaa koskevia laajakantoisia asioita mm. strategioita. Merkittävistä suunnitelmista ja muutoksista pidetään erillisiä avoimia tilaisuuksia. Lisäksi dekaani vierailee laitoksilla vähintään kerran vuodessa ja kertoo mm. toimintasuunnitelmista ja toiminnan tavoitteista. Henkilökunta voi tutustua tiedekunnan toimintaa koskeviin asiakirjoihin tiedekunnan intranet-sivuilla. 2.1.1 Rekrytointi Pääsääntönä henkilöstön rekrytoinnissa on avoimuus. Tehtävän vapautuessa sen tarpeellisuus arvioidaan. Tarvittaessa tehtävä lakkautetaan, sen tilalle perustetaan uusi tehtävä tai tehtävä suunnataan uudelleen. Erityisesti tutkimus- ja opetushenkilöstön hankinnassa painotetaan enenevässä määrin kansainvälisyyttä ja rekrytoidaan tutkijoita ja opettajia ulkomailta. Rekrytoinnin reunaehtona ovat käytettävissä olevat määrärahat. Ennen haettavaksi julistamista määritellään tehtävässä vaadittava koulutus sekä tiedot ja taidot. Akateemisten tehtävien kelpoisuusvaatimukset on määritelty hallintojohtosäännössä. Muiden tehtävien kelpoisuusvaatimukset määrittyvät tehtävän sisällön mukaan. Tehtävä julistetaan haettavaksi internet-ja/tai lehti-ilmoituksilla sekä työvoimahallinnon sivuilla. Sijaisuudet täytetään mahdollisuuksien mukaan joko sisäisellä tai ulkoisella haulla. Hakijoiden arvioinnissa noudatetaan yhdenvertaisuus- ja objektiivisuusperiaatteita, tasa-arvolainsäädäntöä sekä esteellisyyssäännöksiä. Tarvittaessa hakija pyydetään haastateltavaksi. Opetustehtävien täyttämisessä otetaan huomioon hakijan opetustaito. Tiedekunnalla on ohje opetustaidon arvioinnista ja opetusnäytteen järjestämisestä. Kun tehtävään on löydetty vaatimukset täyttävä henkilö, hänen ottamisestaan palvelussuhteeseen tehdään esitys nimittävälle henkilölle. Vastuut työntekijöiden ottamisesta palvelusuhteeseen on määritelty yliopiston delegointipäätöksessä.
13 2.1.2 Palvelussuhteen alkaminen ja työaika Yliopiston palvelussuhde on työsuhde, josta tehdään työsopimus työnantajan ja työntekijän kesken. Sopimuksen allekirjoittavat työnantajan puolesta tehtävään nimittävä henkilö ja työntekijä. Työsopimuksen tekemisen yhteydessä työntekijä myös täyttää henkilötietolomakkeen, jolla hän ilmoittaa pankkiyhteystietonsa Certiaan palkanmaksua varten. Samalla hän lähettää myös verokortin. Työaikaa ja työajan kohdentamista koskevat määräykset on esitetty laatukäsikirjan liitekokoelmassa. 2.1.3 Perehdyttäminen Yksiköiden johtajat vastaavat siitä, että uusi työntekijä perehdytetään työtehtäviinsä ja työyksikkönsä toimintaan. Lisäksi tiedekunnassa järjestetään tarvittaessa yhteisiä perehdytystilaisuuksia, joista tiedotetaan tiedekunnan www-sivuilla ja sähköpostitse koko henkilökunnalle. Tilaisuudessa esitellään tiedekunnan organisaatio ja toiminta, avainhenkilöt sekä tärkeimmät prosessit ja käytänteet. Myös pitkään poissa olleille työntekijöille järjestetään perehdytystä. Yhteisten perehdytysten lisäksi pidetään erikseen sovittavia perehdytyksiä. Tiedekunnan yhteisiä perehdytyksiä järjestävät johtava hallintopäällikkö, opintoasiainpäälliköt, henkilöstösuunnittelija, taloussuunnittelija ja tiedottaja. Tiedekunnalla on yhteinen perehdytyksen muistilista (liite 8). Lisäksi vuoden 2010 aikana on tarkoitus laatia perehdytysmateriaali ja julkaista se tiedekunnan wwwsivuilla. Tiedekunnan perehdytysten lisäksi yksiköt järjestävät omia perehdytystilaisuuksiaan, jotka on kuvattu niiden laatukäsikirjoissa. 2.1.4 Osaamisen kehittäminen, osaamistarpeiden tunnistaminen ja henkilöstön palkitseminen Tiedekunnassa vakiinnutetaan yhtenäinen kehityskeskustelukäytäntö. Jokaiselle työntekijälle määritellään esimies, joka käy säännöllisesti kehityskeskustelun työntekijän kanssa. Kehityskeskusteluissa arvioidaan kuluneen kauden työskentely ja asetetaan tavoitteet seuraavaksi kaudeksi. Kehityskeskusteluissa käydään läpi mm. työntekijän tehtäväkenttää, työssä onnistumista, kehittämiskohteita, työhyvinvointia sekä koulutus- ja kehittämistarpeita. Lisäksi työntekijän on mahdollista antaa palautetta esimiehelle. Kehityskeskustelujen käymiseen on viitteellinen runko (liite 9), jonka esimies toimittaa työntekijälle noin viikkoa ennen kehityskeskustelua. Keskustelun lopuksi työntekijä ja esimies sopivat seuraavan vuoden tavoitteista ja toimenpiteistä. Tavoitteet ja toimenpiteet voivat koskea mm. työtehtäviä, työsuoritusta tai ammattitaidon kehittämistä. Työntekijä kirjaa keskustelun pääkohdat muistioon, jonka hän ja esimies allekirjoittavat. Esimies arkistoi muistiot. Tiedekunta kannustaa työntekijöitään jatkuvaan osaamisen kehittämiseen. Henkilöstön ammattitaidon riittävyyttä ja osaamistarpeita selvitetään kehityskeskusteluissa, jotka toimivat samalla osaamiskartoituksena. Toiminnan tavoitteena kannustaa työntekijöitä kehittämään ja kouluttamaan itseään. Tiedekunta tukee tutkintotavoitteista opiskelua opinto- ja työvapailla sekä joustavilla tehtäväjärjestelyillä. Se myös sallii työntekijöiden osallistuvan työnantajan järjestämään koulutukseen työajalla ja kehittää henkilöstön osaamista mm. tehtäväkierrolla ja järjestämällä tehtäviä uudelleen. Johtavassa asemassa olevat henkilöt kehittävät johtamistaitojaan erilaisin koulutuksin. Opettava henkilökunta osallistuu pedagogiseen koulutukseen. Kansainvälisen toiminnan edistämiseksi henkilökuntaa kannustetaan ylläpitämään ja kehittämään kielitaitoaan.
14 Tiedekunta noudattaa yliopiston palkkauspolitiikkaa, joka perustuu voimassa olevaan työehtosopimukseen. Se myös hyödyntää mahdollisuuksien mukaan opetus- ja tutkimushenkilöstön neliportaisen uramallin mahdollisuuksia henkilöstön urakehityksen edistämisessä ja palkitsemisessa. Lisäksi tiedekunta kehittää aineettomia palkitsemis- ja kannustinjärjestelmiä valitsemalla vuosittain yhden tiedeyhteisön ansioituneen toimijan vuodesta 2011 alkaen. 2.1.5 Työhyvinvointi, työturvallisuus ja työterveys Tiedekunta tukee henkilöstönsä työtyytyväisyyttä, työviihtyvyyttä ja työssä jaksamista järjestämällä työhyvinvointia edistävää toimintaa. Toiminnan toteuttamiseksi siihen pyritään osoittamaan määrärahaa. Työssä jaksamista edistetään myös ottamalla huomioon työntekijän elämäntilanne ja tekemällä sen pohjalta työtehtäviä ja työaikaa koskevia järjestelyitä. Yliopisto tekee työhyvinvointia ja työtyytyväisyyttä koskevan kyselyn, jonka tuloksia tiedekunta hyödyntää omassa toiminnassaan. Tulokset käsitellään yksiköiden henkilöstökokouksissa ja johtoryhmässä. Yksiköt huolehtivat työturvallisuudesta siten, että ne järjestävät työntekijälle asianmukaisen kalustuksen ja laitteet sekä opastuksen laitteiden käyttöön. Joka yksikössä on ensiaputarvikkeet akuuttien vammojen hoitamiseksi. Henkilöstö voi käyttää työterveyspalveluita yliopiston ja Suomen terveystalon tekemän sopimuksen mukaisesti. Katso luku 3.3.1.3 Yliopiston ulkopuoliset palvelut. Henkilöstöasioiden toimijat ja vastuut Tärkeimmät toimijat Tehtävät tiedekuntaneuvosto käsittelee tiedekunnan strategista henkilöstösuunnitelmaa tekee esityksen professorin tehtäväalasta ja tehtävämäärityksestä sekä siitä, vaaditaanko professorilta käytännöllinen perehtyneisyys tehtäväalaan valitsee asiantuntijat antamaan lausunnon professorin tehtävään hakeneista tai kutsuttavasta sekä tekee rehtorille ehdotuksen kahdeksi vuodeksi tai sitä pidemmäksi ajaksi professorin tehtävään valittavasta dekaani vastaa tiedekunnan henkilöstöhallinnosta tekee rehtorille esitykset yksiköiden johtajista, varajohtajista ja esimiehistä johtava hallintopäällikkö vastaa tiedekunnan henkilöstöasioiden hoitamisesta valmistelee hakuilmoitukset käsittelee hakemukset hoitaa dosentteja koskevat asiat laatii ja ylläpitää tiedekunnan kehityskeskustelulomaketta järjestää yhteisiä perehdytyksiä Joensuun ja Savonlinnan kampuksilla laatii tiedekunnan henkilökunnan työtodistukset
15 henkilöstösuunnittelija valmistelee hakuilmoitukset yhteistyössä johtavan hallintopäällikön kanssa tekee tarvittaessa tiivistelmät hakijoiden ansioista valmistelee työsopimukset ja päätökset työstä vapauttamisesta laatii perehdyttämismateriaalin järjestää yhteisen perehdytyksen Kuopion kampuksella kokoaa ja tallentaa vuosilomat hoitaa palvelussuhteen päättymistä koskevat asiat laatii tiedekunnan henkilökunnan työtodistukset yksikön johtaja vastaa siitä, että työntekijöiden kanssa käydään kehityskeskustelut ottaa työntekijän osa-aikaiseen määräaikaiseen opetustehtävään (ent. sivutoiminen tuntiopetus) ja päättää palkkion suuruudesta tekee esityksen laitoksen tehtävään valittavasta henkilöstä laitoksilla työskentelevät sihteerit valmistelevat sivutoimisen tuntiopetuksen työsopimukset ja palkkioasiakirjat ja lähettävät ne Certiaan Henkilöstöasioiden hoitamista koskevat prosessikuvaukset viedään tiedekunnan intranetiin vuoden 2011 alussa. Ohjeita henkilöstöasioiden käsittelystä on yliopiston henkilöstöyksikön ylläpitämässä henkilöstöhallinnon toimintakäsikirjassa. 2.1.6 Palvelussuhteen päättyminen Toistaiseksi tehty palvelussuhde voi päättyä siihen, että työntekijä irtisanoo työsopimuksen tai että työnantaja irtisanoo työntekijän. Työantajan puolelta tapahtuvaan irtisanomiseen on oltava asiallinen ja painava peruste. Määräaikainen palvelussuhde päättyy pääsääntöisesti työsopimuksessa mainittuna palvelussuhteen päättymispäivänä. Palvelussuhteesta irtisanoutuva täyttää eroamisilmoituksen ja lähettää sen kirjaamoon. Henkilöstön irtisanoutumista koskevan päätöksen tekee dekaani. Irtisanomisajat on esitetty laatukäsikirjan liitteissä (liitteet 10 ja 11). Palvelussuhteen päättyessä dekaani antaa työntekijälle työtodistuksen. Jos työntekijä haluaa työtodistukseensa kuvauksen työtehtävistään ja/tai arvion tehtävien suorittamisesta, hän voi pyytää esimieheltään liitteen. Linkkejä Henkilöstöhallinto Henkilöstön kehittäminen UEF-tietopankki
16 2.2 Opiskelijat Opiskelijat ovat yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunnan voimavara ja samalla suurin asiakasryhmä. Tiedekunta kehittää opetusta ja ohjausta, edistää opiskelijoiden valmistumista tavoiteajassa ja edistää osaltaan opiskelijoiden hyvinvointia. Opiskelijat osallistuvat tiedekunnan toimintaan siten, että heillä on ylioppilaskunnan nimeämät edustajat tiedekunnan toimielimissä ja että he antavat tiedekunnalle palautetta sen toiminnasta. Tätä varten tiedekunta kokoaa opiskelijoilta palautetta, tekee kyselyitä ja kehittää toimintaansa saamansa palautteen ja vastausten suuntaisesti. Opiskelijatuutoroinnin kautta opiskelijat voivat osallistua uusien opiskelijoiden ohjaukseen ja edistää näiden sitouttamiseta opiskeluun ja opiskeluyhteisöön. Tarkemmat kuvaukset palautteen kokoamisesta ja käsittelystä ovat luvuissa 3.2.2, 3.2.3 ja 4. 2.3 Rahoitus Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunnalla on perus- ja täydentävää rahoitusta. Tiedekunnan saama perusrahoitus määräytyy hallituksen hyväksymien tulosindikaattoreiden mukaisesti. Myös tiedekunnan laitoksille myöntämä rahoitus perustuu vastaaviin indikaattoreihin. Tuloksellisuuden arvioinnissa tarkastellaan kolmen vuoden jaksoja, jotta laitosten toimintaedellytykset eivät muutu äkillisesti. Laitokset hakevat jatkuvasti täydentävää rahoitusta tutkimus-, kehittämis- ja koulutushankkeiden toteuttamiseen. Rahoitusta haetaan kansallisilta ja kansainvälisiltä rahoittajilta. Tavoitteena on, että täydentävän rahoituksen osuus toimintavolyymista on tiedekuntatasolla keskimäärin 40 %. Periaatteena on, että yleiskustannukset palautuvat laitosten ja tutkimusryhmien käyttöön. Täydentävää rahoitusta koskeva kattava ohjeistus on tiedekunnan intranetissä. Taloushallinnon toimijat ja vastuut Tärkeimmät toimijat Tehtävät tiedekuntaneuvosto käsittelee tiedekunnan taloutta ja hallintoa koskevia kysymyksiä sekä talousarviota dekaani vastaa tiedekunnan taloudesta päättää määrärahojen jakamisesta yksiköille raportoi rehtorille tiedekunnan taloustilanteesta hyväksyy tiedekunnan budjetin johtava hallintopäällikkö hyväksyy hallintopalvelukeskuksen budjetin vastaa hallintopalvelukeskuksen laskuista taloussuunnittelija koordinoi tiedekunnan taloushallintoa (kokonaiskoordinaatio) laatii budjetin yhteistyössä dekaanin ja hallintopäällikön kanssa (tiedekunnan kokonaisbudjetti ja laitosten budjetit tuloslaskelmamuotoon) seuraa tiedekunnan määrärahojen käyttöä ja raportoi siitä dekaanille ja hallintopäällikölle valmistelee rahoitusta koskevan tulosneuvotteluaineiston sekä tilinpäätöksen hoitaa tiedekunnan ja hallintopalvelukeskuksen maksuliikenteen yksikön johtaja hyväksyy budjetin vastaa määrärahojen käytöstä hyväksyy yksikön menon
17 hankehallinnon taloussihteeri yksikössä työskentelevä hallintosihteeri hoitaa täydentävän rahoituksen hankkeisiin liittyvän talous- ja henkilöstöhallinnon (mm. budjetit, maksatukset/laskutuspyynnöt ym. maksuliikenteen sekä rahoitushakemuksiin liittyvän neuvonnan) täsmentää yksikkönsä budjetin yhteistyössä laitosjohtajan kanssa (tarvittaessa) seuraa yksikön määrärahojen käyttöä ja raportoi siitä johtajalle hoitaa yksikön maksuliikenteen (ostolaskut, matkalaskut, laskutuspyynnöt, palkkiolaskut) Ks. myös luku 1.6 Sopimuskäytännöt. Linkki Täydentävän rahoituksen ohjeistus 2.4 Maksuliikenne Ostolaskut Ostolaskujen (koti- ja ulkomaan) käsittely tapahtuu Rondo -järjestelmällä. Ostolaskut tulevat suoraan toimintayksiköihin Certiasta tiliöitäväksi, asiatarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi Rondossa. Tämän jälkeen lasku siirtyy suoraan maksatukseen Certian kautta. Myyntilaskut Myyntilaskutus hoidetaan toistaiseksi laskutuspyyntöjen perusteella Pro elaskutus -järjestelmässä. Laskutuspyyntö tehdään laskutuspyyntöpohjalla. Laskutusta varten tarvitaan nyt asiakkaan tunnistetieto, joka on yrityksillä y-tunnus ja henkilöillä henkilötunnus. Epätarkat laskutuspyynnöt palautetaan. Laskutuspyynnöt liitteineen toimitetaan talousyksikköön sähköpostin liitteenä osoitteeseen myyntilaskut(at)uef.fi. Matkustaminen ja matkalaskut Matka-asioissa noudatetaan valtion matkustussääntöä. Ennen työmatkaa jokaisen henkilökuntaan kuuluvan tulee tehdä matkasuunnitelma. Henkilökunnalla tarkoitetaan henkilöitä, jotka saavat palkkaa tai palkkiota yliopistolta. Suunnitelma tehdään Travel-järjestelmässä. Kaikki matkasuunnitelmat lähetetään suoraan hyväksyjälle. Matkan jälkeen työntekijä laatii Travel-järjestelmässä matkalaskun. Matkalaskuihin tehdään asiatarkastus ennen hyväksymistä. Travelin pääkäyttäjätehtäviä hoitaa Certia. Certia hoitaa kaikki päivittäiset Traveliin liittyvät tehtävät. Uusien Travel -käyttäjien neuvonnan ja opastuksen hoitaa toimintayksikön matkasihteeri. Linkkejä Matkustamiseen liittyviä ohjeita Travel -järjestelmä Katso myös luvut 1.6 Sopimuskäytännöt ja 3.3.1.3 Yliopiston ulkopuoliset palvelut.
18 2.5 Tilat, laitteet ja laiterekisterit Tiedekunta toimii Joensuun, Kuopion ja Savonlinnan kampuksilla seuraavissa rakennuksissa: Tiedekunnan tilat Paikkakunta/ Joensuu Kuopio Savonlinna rakennus (katuosoite) Aurora II (Yliopistokatu 2) Canthia Kuninkaankartanonkatu 7 (Yliopistonranta 1 C) Futura (Yliopistokatu 7) Technopolis (Microkatu 1) Metria (Yliopistokatu 7) Tietoteknia (Savilahdentie 6) Teletalo (Teletie 6) Käytössä olevat tilat, niiden neliömäärät ja vuokrat ilmenevät tilahallinnon tietojärjestelmästä. Tiedekunnan tavoitteena on, että joka yksiköllä on tilat, jotka muodostavat tarkoituksenmukaisen ja toiminnallisen kokonaisuuden. Tilankäytön tarkoituksenmukaisuus arvioidaan vuonna 2011. Tilahallinnon toimijat ja tehtävät Tärkeimmät toimijat Tehtävät kiinteistöpäällikkö - seuraa tilojen käyttöä - valmistelee työtilojen vuokrasopimukset yksikön johtaja - arvioi työtilojen tarpeen ja hankkii tarvittaessa lisätiloja Tiedekunnan opetus- ja tutkimusvälineet koostuvat pääosin erilaisista atk-laitteista. Lisäksi kirjasto ja arkistot (kurssikirjat, lehdet, mikrofilmit, tietokannat) ovat tiedekunnan opetuksen ja tutkimuksen kannalta merkittävä voimavara. Yksiköiden yhteiskäyttöisillä laitteilla on vastuuhenkilö, jonka tehtävänä on opastaa uusia käyttäjiä ja huolehtia siitä, että laite on käyttökunnossa. Henkilökohtaisessa käytössä olevista laitteista vastaa kukin työntekijä. Atklaitteiden, ohjelmistojen ja infrastruktuurin huoltamisesta ja korjaamisesta vastaa tietotekniikkakeskus. Hankinnoissa noudatetaan yliopiston yhteisiä periaatteita ja ohjeita. Hankinnat kirjataan käyttöomaisuusrekisteriin ohjeiden mukaisesti. Hankintatoimen toimijat ja vastuut Tärkeimmät toimijat hallitus tiedekuntaneuvosto dekaani yksikön johtaja hankinnoista vastaava työntekijä Tehtävät hyväksyy tiedekunnan investointisuunnitelmat tekee esityksen tiedekunnan investointisuunnitelmaksi päättää tiedekunnan hankinnoista päättää yksikkönsä hankinnoista tilaa toimistotarvikkeet, kalusteet, IT-laitteet ja puhelimet laitteen vastuuhenkilö huolehtii laitteen ylläpidosta ja opastaa uudet käyttäjät työntekijä käyttää laitetta ohjeiden mukaisesti ilmoittaa laitteen toimintahäiriöistä ja rikkoontumisesta Katso myös luku 3.3.1.3 Yliopiston ulkopuoliset palvelut.
19 3 TOIMINNOT 3.1 Avaintoiminnot: Strateginen johtaminen ja toiminnan ohjaus Prosessin tarkoitus: Tarkoituksena on, että tiedekunta toteuttaa strategiaansa mission suorittamiseksi ja vision saavuttamiseksi. Prosessin vastuuhenkilö: Dekaani Prosessin laatutavoitteet: Tiedekunnalla on strategia ja tutkimusstrategia sekä niitä täydentävä toimenpanosuunnitelmia ja ohjeita. Strategioiden toteutumista seurataan säännöllisesti hyväksyttyjen indikaattoreiden ja mittareiden avulla. Johtoryhmä suorittaa vuosittain johdon katselmuksen. Strategiaa arvioidaan ja päivitetään säännöllisesti. Tiedekunnan johto käy vuosittain tulosneuvottelut yliopiston johdon kanssa. Dekaani käy vuosittain tulosneuvottelut yksiköiden johdon kanssa. Demingin ympyrän mukaisesti tiedekunnan toiminta perustuu pitkän ja lyhyen aikavälin suunnitelmiin, jotka ohjaavat käytännön toimintaa. Toimintaa arvioidaan säännöllisesti, ja arvioinnin tulokset otetaan huomioon toiminnan kehittämisessä. Vuositason toiminta, sen arviointi ja kehittäminen on esitetty vuosikellossa (liite 3). Linkki Yliopiston päälaatukäsikirja Strateginen johtaminen ja toiminnan ohjaus Käytännön toiminta opetus tutkimus Vuosikertomus Johdon katselmukset arviointi Toimintojen kehittäminen ja laadun parantaminen Toimijat: Dekaani Tiedekuntaneuvosto Johtoryhmä Iltakoulu Tulosneuvottelut yliopiston ja tiedekunnan välillä dekaanin ja yksikköjen välillä Toimintaympäristön muutokset Laatutyö tiedekunnassa ja laitoksilla arviointi Strategian laatiminen, arviointi ja kehittäminen Indikaattoreiden määritteleminen Itsearviointi
20 3.1.1 Strategiatyö Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta toteuttaa strategista johtamista ja toiminnanohjausta mm. strategiatyön, tulosneuvotteluiden ja johdon katselmusten avulla. Toiminta on tavoitteellista ja suunnitelmallista niin, että tiedekunta pystyy ennakoimaan toimintaympäristön muutoksia ja reagoimaan niihin, parantamaan toimintansa laatua ja vaikuttavuutta, kehittämään toimintojaan sekä saavuttamaan tavoitteensa. Tiedekuntaneuvoston tehtävänä on käsitellä tiedekuntaa koskevia strategisia asioita. Dekaanin puolestaan johtaa ja valvoo tiedekunnan toimintaa ja vastaa tiedekunnalle asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta rehtorille. Johtoryhmän tehtäviin kuuluu mm. strategioiden valmistelu. Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunnalla on strategia ja erillinen tutkimusstrategia, jotka ovat luettavissa tiedekunnan intranetissä. Tiedekunta toteuttaa oman strategiansa kautta Itä-Suomen yliopiston strategiaa. Strategiatyöhön osallistuvat johtoryhmä sekä johtoryhmän ja tiedekuntaneuvoston muodostama iltakoulu. Iltakoulussa käydään myös läpi muita laajakantoisia asioita. Henkilöstölle järjestetään kahdesti vuodessa infot, joissa käsitellään tiedekunnan kannalta laajakantoisia asioita, mm. strategiaa ja sen toteutumista, toiminnan painopisteitä sekä toiminnan tavoitteita ja keinoja saavuttaa tavoitteet. Tilaisuuksien tavoitteena on antaa henkilöstölle mahdollisuus vaikuttaa strategian valmisteluun sekä sitouttaa henkilöstö sen toteuttamiseen. Linkki Tiedekunnan intranet 3.1.2 Tuloksellisuuden arviointi Tiedekunnan johto käy yliopiston johdon kanssa tulosneuvottelut, joissa sovitaan tiedekunnan tavoitteista ja rahoituksesta. Tuloksellisuuden arvioinnissa käytetään yliopiston ja tiedekuntaneuvoston hyväksymiä indikaattoreita. Tiedekunta tarkistaa strategiaansa tulosneuvotteluissa sovitun mukaisesti. Tulosneuvottelusta laaditaan muistio. Muistio jaetaan laitosjohtajille ja julkaistaan tiedekunnan intranetissä, josta se on koko henkilökunnan luettavissa. Dekaani käy tulosneuvottelut tiedekunnan yksiköiden kanssa ja seuraa niiden toiminnan tuloksellisuutta. Tuloksellisuuden arvioinnissa käytetään hallituksen ja tiedekunnan hyväksymiä indikaattoreita ja mittareita. Laitosjohtajat kertovat omalle henkilökunnalleen tulosneuvottelujen onnistumisesta. Johtoryhmä suorittaa vuosittain johdon katselmuksen. Katselmusraportti julkaistaan tiedekunnan laatuintrassa. Yliopiston tulosindikaattorit ovat yliopiston intranetissä. Tiedekunnan indikaattorit liitetään osaksi tätä laatukäsikirjaa (liitteeksi 4) vuoden 2011 alussa. Linkki Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta, laatutyö
21 3.1.3 Katselmukset Johdon katselmus pidetään kerran vuodessa, ja kytketään vuosikertomuksen valmisteluun. Johdon katselmus suoritetaan johtoryhmän kokouksessa, ja siinä arvioidaan mm. seuraavat asiat: laatutavoitteiden toteutuminen edellisen vuoden katselmuksen, auditointien ja arviointien tulokset ja niistä seuranneiden toimenpiteiden tilanne opiskelijapalaute reklamaatiot korjaavien ja ehkäisevin toimien tilanne toiminnassa ja toimintaympäristössä tapahtuneet muutokset Johdon katselmuksesta laaditaan raportti, jonka allekirjoittaa dekaani. Vuosikertomus laaditaan katselmusraportin pohjalta, ja sen hyväksyy tiedekuntaneuvosto. Vuosikertomus tai sen tiivistelmä julkaistaan tiedekunnan www-sivuilla. Katselmuskäytäntö ja palautejärjestelmät on kuvattu luvussa 4. Indikaattorit on esitetty tiedekunnan intranetissä. Strategisen johtamisen toimijat ja vastuut Tärkeimmät toimijat Tehtävät tiedekuntaneuvosto hyväksyy tiedekunnan strategian ja laatuindikaattorit käsittelee vuosikertomuksen ja päättää toimenpiteistä, joihin vuosikertomus antaa aihetta dekaani vastaa strategiatyöstä käy tulosneuvottelut rehtorin kanssa käy tulosneuvottelut yksiköiden kanssa vastaa tulosneuvotteluihin valmistautumisesta johtoryhmä suorittaa johdon katselmuksen johtava hallintopäällikkö vastaa indikaattoreiden tuottamisesta johdon katselmuksiin yhteistyössä tiimivastaavien kanssa vastaa johdon katselmusten ja strategiapäivien organisoinnista laitosjohtaja vastaa yksikkönsä strategian laatimisesta ja toteuttamisesta vastaa yksikkönsä toiminnan itsearvioinnista käy tulosneuvottelun dekaanin kanssa
22 3.2 Ydintoiminnot 3.2.1 Tutkimus Prosessin tarkoitus: Tarkoituksena on varmistaa tutkimuksen korkea laatu, mm. tutkimuseettisten periaatteiden toteuttaminen sekä tutkimuksen tieteellinen ja yhteiskunnallinen relevanssi. Prosessin vastuuhenkilö: Dekaani Prosessin laatutavoitteet: Tutkimuksen laatuindikaattorit valmistellaan vuoden 2010 loppuun mennessä. Maksullisessa palvelututkimuksessa seurataan lisäksi rahoittajan asettamia laatutavoitteita. Kuvio tutkimusprosessin hallinnoista on yliopiston päälaatukäsikirjassa. Linkki Ylipiston päälaatukäsikirja 3.2.1.1 Tutkimuksen organisointi ja tutkimusalueet Tiedekunnan rooli tutkimustoiminnassa on strateginen. Tiedekunta linjaa tutkimusstrategiassaan tutkimuksen painopistealueet, ja tutkimustoimintaa johtaa dekaani. Varsinainen tutkimustyö tapahtuu laitoksissa ja niiden alaisissa tutkimusorganisaatioissa. Tutkimustoimintaa on kuvattu tarkemmin laitosten laatukäsikirjoissa. Tutkimushankkeiden hallinto on organisoitu siten, että hallintopalvelukeskuksen hankehallinnon henkilöstö hoitaa käytännön hallintoasioita. Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunnalla on tutkimusstrategia, joka sisältää tutkimuksen painopistealueet. Painopistealueita ovat hyvinvointi - ja palvelujärjestelmätutkimus raja-, raja-alue- ja Venäjä -tutkimus yhteiskuntatieteellinen ympäristötutkimus Tiedekunnan painopistealueet kytkeytyvät Itä-Suomen yliopiston tutkimuksen painopistealueisiin. 3.2.1.2 Tutkimustoiminnan tavoitteita ja menettelytapoja Tiedekunnan tavoitteena on tehdä vahvaa, korkeatasoista, kansainvälistä ja tutkimuseettisiin periaatteisiin perustuvaa tutkimusta, joka on yhteiskunnallisesti vaikuttavaa. Tutkimuseettisinä ohjenuorina käytetään tutkimuseettisen neuvottelukunnan ja valtakunnallisen terveydenhuollon eettisen neuvottelukunnan linjauksia. Tutkimusrahoitus pyritään pitämään vakaana, ja sen määrää pyritään lisäämään hakemalla kilpailtua kansallista ja kansainvälistä rahoitusta. Tutkimustoimintaa pyritään edistämään mm. perustamalla monitieteisiä tutkimushankkeita ja -ryhmiä. Väitöskirjoja ja pro gradu -tutkielmia pyritään mahdollisuuksien mukaan kytkemään tutkimuksen painopistealueisiin. Post doc -tutkijoita ja väitöskirjojen tekijöitä pyritään palkkaamaan tutkimushankkeisiin. Näillä toimilla edistetään myös opiskelijoiden hakeutumista tutkijauralle. Tiedekunnan tutkimustoiminta rahoitetaan pitkälti ulkopuolisella täydentävällä rahoituksella. Tutkimusprosessi käynnistyykin useimmiten tutkimusrahoituksen hakemisella.
23 Rahoituksen hakemisesta vastaa hankkeen vastuullinen johtaja. Dekaani hyväksyy hakemuksen jätettäväksi rahoittajalle saatuaan yksikön johtajalta sitoumuksen. Päätöksen myönnetyn määrärahan vastaanottamisesta tekee tiedekunnan dekaani. Myönteinen rahoituspäätös käynnistää tutkimushankkeen. Hankkeen vastuullinen johtaja vastaa tutkimuksen toteuttamisesta ja seurannasta sekä huolehtii raportoinnista voimassa olevan toimivaltamääräyksen mukaan. Katso myös luku 1.6 Sopimuskäytännöt. Tutkimustoiminnasta syntyy tieteellisiä julkaisuja. Tiedekunnan tavoitteena on vahvistaa julkaisutoimintaa ja lisätä julkaisujen määrää, erityisesti kansainvälisten referee-julkaisujen määrää silloin, kun se on tutkimuksen sisältöjen ja vaikuttavuuden kannalta tarkoituksenmukaista. Tiedekunta pyrkii myös vaikuttamaan siihen, että eri tieteenaloilla vallitsevat julkaisukäytännöt otetaan huomioon julkaisutoimintaa arvioitaessa ja määrärahoja jaettaessa. Julkaisutoimintaa seurataan SoleCRIS-tietokannan avulla yliopiston antaman ohjeen mukaisesti. Tiedekunnassa noudatetaan seuraavien neuvottelukuntien eettisiä periaatteita: Tutkimuseettinen neuvottelukunta (TENK) Valtakunnallinen terveydenhuollon eettinen neuvottelukunta (ETENE) Tiedekunta osallistuu säännöllisesti tutkimuksen arviointeihin ja hyödyntää niiden tulokset tutkimustoiminnan kehittämisessä. Tiedekuntatason tulokset käsitellään johtoryhmässä (johdon katselmuksessa), jossa sovitaan toimenpiteistä. Toimenpiteiden toteutumista arvioidaan seuraavassa johdon katselmuksessa. Laitosten tuloksia käsitellään lisäksi dekaanin ja laitosten välisissä tulosneuvotteluissa. Tutkimusaineistoja hallinnoidaan arkistonmuodostussuunnitelman ja muiden ohjeiden mukaisesti. Linkkejä Tutkimuseettinen neuvottelukunta TENK Valtakunnallinen terveydenhuollon eettinen neuvottelukunta ETENE 3.2.1.3 Ohjeet ja vastuut Tehtäessä sopimuksia yhteisrahoitteisissa tutkimushankkeissa noudatetaan Itä-Suomen yliopiston hyväksymää ohjeistoa, jota täydennetään tarvittaessa tiedekunnan omilla ohjeilla. Tutkimushankkeita koskevat sopimuskäytännöt on kuvattu luvussa 1.6. Lisäksi tiedekunnalla on ohjeet täydentävän rahoituksen prosesseista tiedekunnan intranetissä. Maksullinen palvelututkimus tapahtuu hallitusti ja tiedekunnan strategisten linjausten mukaisesti. Tavoitteena on tehdä yhteistyötä alueen yritysmaailman kanssa ja tuottaa korkeatasoisia ja innovatiivisia tutkimuspalveluita. Maksullinen palvelututkimus toteutetaan yliopiston hyväksymien hinnoitteluperusteiden mukaan siten, että toiminta kattaa vähintäänkin kaikki aiheuttamansa kustannukset.
24 Tutkimustoiminnan toimijat ja vastuut Tärkeimmät toimijat Tehtävät tiedekuntaneuvosto linjaa tiedekunnan tutkimustoimintaa hyväksyy tutkimusstrategian dekaani johtaa tiedekunnan tutkimustoimintaa raportoi rehtorille tutkimustoiminnasta laitosjohtaja johtaa laitoksen tutkimustoimintaa raportoi dekaanille laitoksensa tutkimustoiminnasta laitoksen tutkimusorganisaation vastuuhenkilö vastaa organisaation tutkimustoiminnasta raportoi laitosjohtajalle organisaationsa tutkimustoiminnasta professori, tutkimusjohtaja, tutkimushankkeiden johtaa tutkimushankkeita vastuuhenkilö seuraa hankkeen taloutta raportoi hankkeen johtajalle/dekaanille/rahoittajalle tutkijat tutkimustyö hankehallinnosta vastaavat taloussihteerit tutkimushankkeiden talous- ja henkilöstöhallinto Ks. myös luku 1.6. Sopimuskäytännöt. Linkki Täydentävän rahoituksen prosessit