Luento 6 Ostojen organisointi

Tieto- ja palvelutalouden laitos / logistiikka Luento 6 Ostojen organisointi Ostojen organisointitavat Kansainvälisten hankintojen organisointi Maverick-hankinnat Case World Editions

Ostojen organisointitavat

Strategy Structure

Yksilöiden Osaaminen + Yksilöiden Motivaatio + Ryhmän Organisointi (roolit ja vastuut)

Organisoi & Johda (Ellei hankintatoimea organisoida ja johdeta tarkoituksenmukaisesti, kokonaistehokkuutta ei voi parantaa hankintaprosesseja viilaamalla ja ostajien osaamista lisäämällä.)

Ostojen organisoinnissa kaksi perusmallia Vaikuttavia tekijöitä mm. tuotteiden yhdenmukaisuus, maantieteellinen läheisyys, toimittajamarkkinoiden keskittyminen, vaadittavat taidot, tuotteiden hinnanvaihtelu, asiakkaiden räätälöidyt tarpeet Keskitetty malli Hajautettu malli OSTO 16 Luento 6 6

Organisointi näkyy organisaatiorakenteessa Yritys Markkinointi Tuotanto Ostot Yritys Yksikkö 1 Yksikkö 2 Yksikkö 3 Yksikkö 1 Yksikkö 2 Yksikkö 3 Yksikkö 1 Yksikkö 2 Yksikkö 3 Yksikkö 1 / alue A Yksikkö 2 / alue B Yksikkö 3 / alue C Yksikkö 1 / alue A Yritys Yksikkö 2 / alue B Ostot Yksikkö 3 / alue C Markkinointi Tuotanto Ostot Markkinointi Tuotanto Ostot Markkinointi Tuotanto Ostot Markkinointi Tuotanto Markkinointi Tuotanto Markkinointi Tuotanto Keskitetty malli Hajautettu malli OSTO 16 Luento 6 7

Keskittämiseen liitetään tehokkuusajatuksia Edut strateginen toimintafokus lähellä ylintä johtoa ja päätöksentekijöitä yhtenäiset ja tehokkaat toimintatavat ja -prosessit suunnittelu- ja tutkimusresursseja erikoistunut osaaminen ostojen standardointi hankinnan skaalaedut ja kokonaisnäkemys yhteiset toimittajat Haitat yksikkönäkemys puuttuu etäisyys käyttäjistä tiedon jako melko yksisuuntaista erikoistunut työ saattaa olla tylsää tasapäistää tarpeet ja spesifikaatiot kustannukset näkyvät selvästi yhteisten toimittajien käyttäytymiserot OSTO 16 Luento 6 8

Keskitetty organisaatio ja strateginen rooli: materiaalikustannukset -25%

Price level 120 % 110 % 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % 83 % 70,74 % 96,72 % 66,80 % 62 % 87 % 80 % 97,52 % 90,63 % 71,72 %

Hajautetun puolestakin voi argumentoida Edut yksikön itsenäisyys selvät vastuut ja tehtävät yksinkertainen raportointi kommunikointi ja yksilöllisten tarpeiden huomiointi yksikön sisällä helppoa ostajalla laajempi työnkuva hankinnan kokonaiskustannukset pysyvät piilossa nopeat reagoimisajat paikallinen asiantuntemus paikalliset toimittajat Haitat operatiivinen vs. strateginen fokus raportointi alemmalle tasolla organisaatiossa osaoptimointia kommunikaatio-ongelmat päällekkäistä työtä rajoittunut osaaminen (osa-aikaista ostamista) standardoinnin puute ei skaalaetuja OSTO 16 Luento 6 12

Vaihtoehtoja joko-tai -päätökselle?

Keskitetty hankinta Tarve 1 Tarve 2 Tarve 3 Spesifikaatiot Toim.valinta Sopimus Tilaus Tilaus Tilaus Hyväksytty toimittaja-lista Tarve 1 Tarve 2 Tarve 3 Spesifikaatiot 1 Spesifikaatiot 2 Spesifikaatiot 3 Toim.valinta Sopimus Tilaus Tilaus Tilaus Sopimusten hallinta Tarve1 Tarve2 Tarve3 Spesifikaatiot 1 Spesifikaatiot 2 Spesifikaatiot 3 Toim.valinta 1 Toim.valinta 2 Toim.valinta 3 Sopimus Tilaus Tilaus Tilaus Hajautettu hankinta Tarve 1 Tarve 2 Tarve 3 Spesifikaatiot 1 Spesifikaatiot 2 Spesifikaatiot 3 Toim.valinta 1 Toim.valinta 2 Toim.valinta 3 Sopimus 1 Sopimus 2 Sopimus 3 Tilaus Tilaus Tilaus OSTO 16 Luento 6 14

Keskittämisestä ei saada kaikessa etua 1. Ostotarve ja spesifikaatioiden määrittely 2. Toimittajahaku ja tarjouspyynnöt 3. Toimittajavalinta 4. Ostoneuvottelut ja sopimukset 5. Tilaaminen 6. Toimitusten seuranta, hallinta ja rutiinit 7. Suorituskyvyn arviointi ja kehittäminen Tarve Haku Valinta Neuvottelu Tilaus Seuranta Arviointi OSTO 16 Luento 6 15

Hybridillä teoriassa monia etuja - strategia ja taktiikka keskitetty, toteutus hajautettu - haitat edut edut haitat Hybridi OSTO 16 Luento 6 17

Hybridi todettu käytännössäkin toimivaksi - case Coca-Cola ja MRO-tuotteiden e-tilaukset - Ostaja valitsee toimittajat ja neuvottelee hinnat Tuotantolaitos tilaa intranetin verkkokatalogista hyväksytyltä toimittajalta (useita vaihtoehtoja) Tilaus hyväksytetään on-line Järjestelmä ilmoittaa tilauksesta toimittajalle; suora toimitus tilaajalle Vastaanoton syöttö 65 tuotantolaitoksen tilaukset keskitetty e-pohjaisella hybridiratkaisulla

Organisointitapojen yleisyydessä eroja 1. Hybridit hybridi-toimintamallissa hankinta (strategia ja taktiikka) on keskitetty ja toteutus (operatiivinen) hajautettu 2. Keskitetty keskitetty organisaatio kantaa suurimman osan ostojen suunnittelusta, toteutuksesta ja vastuusta 3. Sekasikiöt sekasikiöissä vastuut ja tehtävät jaettu tilanteen mukaan syntynyt usein ajankulussa ilman suurempaa suunnittelua 4. Hajautettu ostoja koskeva päätäntävalta ja vastuut hajautettu organisaatiossa (kukin yksikkö hankkii omiin tarpeisiinsa) 5. Ulkoistettu suurin osa ostoaktiviteeteistä ulkopuolisen hoitamia kehitussuunta OSTO 16 Luento 6 19

(ostettavalla asialla ja yrityksen toimialalla ei vaikutusta organisointiin) CAPS 2011 n=120

Paras organisointi usein tilannekohtaista - case Turner Broadcasting - Toimistotavarat Painopalvelut Keskitetty hankinta 2 toimittajaa Hajautettu hankinta 100 toimittajaa

Sisäinen organisointi varsin yrityskohtaista

Ostajien erikoistuminen tuottaa selviä etuja - case Motorola - Softan lisenssimaksusta -50 % neuvottelemalla 1 globaalisopimus (alunperin 65 sopimusta ja $80 kulut)

Kategoriaorganisointi juuri nyt muodikasta direct material non-product related

Sisäinen organisointi varsin yrityskohtaista

Ostossa tarvetta myös erilaisille ihmistyypeillej

Rakennetta muutetaan silloin tällöin Oston organisaatiorakenteen muutos liittyy yleensä uuden yritysstrategian vaatimuksiin osto saa harvoin valita rakenteen oman mielensä mukaan Ostojohtajan haasteena maksimoida annetun rakenteen hyödyt ja minimoida ongelmat painopiste siis enemmän implementoinnissa kuin suunnittelussa Muutoksen implementointi ikävän työlästä keskittämisessä ongelmallisinta osaavien ihmisten löytäminen (johtaminen ja erikoistaidot) sekä tietojärjestelmien rakentaminen hajautettaessa keskitetyn yksikön paloitteluun liittyvät asiat usein luodaan tilapäisiä asiantuntijayksiköitä (fee-for-service) Muutos vaatii aina johdon tuenj OSTO 16 Luento 6 27

Toimintatapojen muuttaminen hankalaa Vessapaperin yhteisostojen kehittely vei yli vuoden!

Ostaminen ryhmissä yleistynyt

Ostaminen ryhmissä selvästi yleistynyt Ryhmillä saavutetaan monenlaisia etuja nopeus-, osaamis-, kommunikaatio-, sitoutumis- ym. hyötyjä toimii sekä oston sisäisinä tai poikkifunktionaalisena että jatkuvina tai projektimaisina Käyttökelpoinen monessa kontekstissa kustannustenkarsinta, toimittajavalinta ja tuotekehitys yleisimmät Ryhmien toimivuus ei itsestään selvää oikeat ihmiset, yrityskulttuuri, tavoiteorientoituneisuus, yhteinen suunnittelu, ryhmätyö ja sitoutuneisuus, valtaistaminen jne. Toimittajia ja asiakkaita ei kannata sulkea pois tietojen luottamuksellisuus saattaa rajata käytännön yhteistyötä Yritysten välinen ostoyhteistyö kasvaa hieman skaalaedut ja kustannustenkarsinta yleisimmät syyt (esim. valtio) OSTO 16 Luento 6 30

Yhteisosto-organisaatiot voivat olla tosi isoja! - case USA:n terveydenhoito - 4,400 hospitals and 122,000 non-acute healthcare providers. MedAssets is an exclusively healthcare-focused GPO that serves four out of five hospitals in the U.S. The GPO manages more than $50 billion in supply expense, $2.5 billion in labor expense and $365 billion in gross revenue on behalf of its clients. 3,100 hospitals (including 1,200 of Provista's contracts) and 100,000 other members. Novation serves as the contracting arm for VHA, UHC, Children's Hospital Association and Provista, allowing their more than 100,000 total members to take advantage of Novation's contract negotiations. Provista is a GPO serving the education, hospitality and corporate markets in addition to healthcare, but Novation contracts and manages its agreements. In 2013, members in the fourorganization alliance purchased $49 billion products and services. 3,000 hospitals and 110,000 other healthcare providers. In addition to leveraging contracts for its member providers, Premier also has a clinical database containing information on approximately $41 billion in annual purchasing data, approximately 2.5 million real-time daily clinical transactions and data on one third of discharges nationwide 3,305 hospitals and more than 65,000 non-acute health systems. Amerinet is privately owned organization that was established in 1986. In 2012, Amerinet members spent a total of $8.9 billion and saved a total of $1.19 billion. The GPO also extends its reach through 14 alliances and 16 affiliate companies.

Oston organisatorinen rooli kasvanut

Oston organisatorinen rooli kasvanut Osto raportoi tekemisistään yrityksissä entistä korkeammalle usein suoraan toimitusjohtajalla, myös talousjohtajalle jne. roolin strategisuus (esim. ulkoistamispainotteisuus) vaikuttaa Useampi yrityksen funktio raportoi ostolle kylläkin painopiste edelleen tuotanto- ja logistiikkaosastoissa Osto entistä useammassa asiassa mukana ennustaminen, tuotekehitys, ulkoistaminen ja alihankinta, ympäristökysymykset, koulutuksen hankinta, SCM kappaletuotantoaloilla enemmän mukana kuin prosessiteollisuudessa Kaikkialla oston osuus ei vielä merkittävä yritysstrategia, tietojärjestelmät, riskienhallinta, markkinointi, allianssit ja yritysfuusiot, yhteiskuntapuoli jne. pientä kasvua viime vuosina havaittu mutta yritysten välillä isoja eroja OSTO 16 Luento 6 34

Kv.hankintojen organisointi

Välikäsien avulla pääsee helposti alkuun Kv.hankintojen alussa skaalan ja osaamisen vuoksi moni turvautuu erilaisiin välikäsiin paikallinen tuntemus, tehokkaat resurssit, riskien minimointi alkuvaiheessa hyödyt aiheutuneita kustannuksia suuremmat nopeuttavat myös hankintojen kansainvälistymistä Välikäsiä varsin monia erilaisia import (marriage) brokers, import merchant, myyjäpuolen agentit ja myyntiedustajat, kauppahuoneet jne. Välikäsistä pyritään myöhemmin usein eroon syinä kustannukset, toimittajasuhteen syventäminen, suora palaute ja koordinoinnin helpottuminen ero aiheuttaa luonnollisesti vastustusta mutta asiat hoitunevat jos asiat ei oikein hoidu joudutaan kehittämään uusi toimittaja välikäden lisänneet palvelutarjontaansa (esim. SCM ja aggregointi) OSTO 16 Luento 6 36

Välikäsien avulla pääsee helposti alkuun Kv.hankintojen alussa skaalan ja osaamisen vuoksi moni turvautuu erilaisiin välikäsiin paikallinen tuntemus, tehokkaat resurssit, riskien minimointi alkuvaiheessa hyödyt aiheutuneita kustannuksia suuremmat nopeuttavat myös hankintojen kansainvälistymistä Välikäsiä varsin monia erilaisia import (marriage) brokers, import merchant, myyjäpuolen agentit ja myyntiedustajat, kauppahuoneet jne. Välikäsistä pyritään myöhemmin usein eroon syinä kustannukset, toimittajasuhteen syventäminen, suora palaute ja koordinoinnin helpottuminen ero aiheuttaa luonnollisesti vastustusta mutta asiat hoitunevat jos asiat ei oikein hoidu joudutaan kehittämään uusi toimittaja välikäden lisänneet palvelutarjontaansa (esim. SCM ja aggregointi) OSTO 16 Luento 6 39

Kv.hankinta organisoitava järkevästi Ostojen organisointi (keskitetty, hypridi vai hajautettu) riippuu mm. nimikkeistä sekä toimittajien ja yrityksen operaatioiden sijainnista mitä kaikkea ostetaan, kuinka samanlaisia ostot ovat maasta toiseen, tarvitaanko paikallista tuntemusta eri nimikekategorioissa voi olla erilainen organisointi! osto-organisaatioita myös maissa missä ei ole toimintaa international purchasing office; haku, arviointi, neuvottelut, tarkkailu Kansainvälisen ja globaalin hankinnan erona päätösten integroinnin ja koordinoinnin aste! global sourcing toteutuu vasta kun yrityksen sisällä yhteistyötä nimikkeissä, prosesseissa, teknologioissa ja toimittavalinnoissa tehokkuusajattelu toimittajakannan karsimisen taustalla neuvottelut, transaktiot, standardointi ja tuotekehitys, laatu jne. OSTO 16 Luento 6 40

International Purchasing Office

Maverick-hankinnat

Maverick-hankinnat eli ohiostaminen Maverick-hankinnoilla tarkoitetaan ostoorganisaation tekemän toimittajavalinnan ja neuvottelemien sopimusten sivuuttamista yleisintä epäsuorissa hankinnoissa ja joissakin palveluissa (toimistotavarat, IT-koneet ja ohjelmat, pienet painotyöt, matkat) yleisempää organisaatioissa jossa kuluanalyysi (näkyvyys) ei kauhean kehittynyttä Nostaa kuluja ja huonontaa neuvotteluasemaa korkeammat hinnat ja alhaisemmat volyymit suuremmat prosessikulut ja arvaamattomat sopimusriskit heikentää ostajien neuvotteluvaltaa ja mahdollisesti jopa mainetta valitun toimittajankin kannalta ikävää OSTO 16 Luento 6 46

Ohiostamisen erilaiset syyt ja muodot Ei tietoa sopimuksesta/prosessista Tahaton ohiostaminen Puutteelliset kyvyt käyttää sopimusta tai prosessia Pakotettu ohiostaminen Omien tapojen tai intressien ohjaama käytös Vaihtoehtoisen tarjouksen koettu ylivertaisuus Omien ostotaitojen koettu ylivertaisuus Välinpitämätön ohiostaminen Hyvää tarkoittava ohiostaminen TOTAL % Opportunismi Muutosvastarinta Pahaa tarkoittava ohiostaminen OSTO 16 Luento 6 47

Rakenteen ulkopuoliset ostot 5-25%

Miksi maverick-ostoja on niin paljon? On helpompi pyytää jälkikäteen anteeksi kuin etukäteen lupa

Maverick-hankinnat eli ohiostaminen Maverick-hankinnoilla tarkoitetaan ostoorganisaation tekemän toimittajavalinnan ja neuvottelemien sopimusten sivuuttamista yleisintä epäsuorissa hankinnoissa ja joissakin palveluissa (toimistotavarat, IT-koneet ja ohjelmat, pienet painotyöt, matkat) yleisempää organisaatioissa jossa kuluanalyysi (näkyvyys) ei kauhean kehittynyttä Nostaa kuluja ja huonontaa neuvotteluasemaa korkeammat hinnat ja alhaisemmat volyymit suuremmat prosessikulut ja arvaamattomat sopimusriskit heikentää ostajien neuvotteluvaltaa ja mahdollisesti jopa mainetta valitun toimittajankin kannalta ikävää OSTO 16 Luento 6 51

Ohiostaminen nostaa hankintakuluja - case GlaxoSmithKline ja toimistotavarat -

Väärät toimintatavat saatava kuriin!

Miten ohiostamista voidaan vähentää? Pehmeillä keinoilla liikkeelle investoi viestintään, koulutukseen ja kulttuurimuutokseen tietämättömyys usein yleisin syy! hankintaprosesseista selkeät ja yksiselitteiset ohjeet, loppukäyttäjät mukaan helppous edistää toimimaan oikein Vähennetään oikeuksia ostoprosessin eri vaiheissa (eli pakotetaan toimimaan oikein) investoimalla järjestelmiin, jotka eivät mahdollista poikkeamista neuvotelluista toimittajista, tuotteista ja hinnoista Kannustejärjestelmillä J myös osto-osastoa tulee kannustaa edistämään toimintamallien jalkautumista OSTO 16 Luento 6 55

No PO, No PAY! (ilman ostomääräystä maksat itse) Three strikes and your out! (huomautus, varoitus, kenkää )

Kontrollimekanismeja ei ole koskaan liikaa