Tutustu, kehitä Oikeita asioita oikealla tavalla Kemi-Tornion ammattikorkeakoulun henkilöstön laatuopas Pidät käsissäsi ensimmäistä Kemi- Tornion ammattikorkeakoulun henkilöstön laatuopasta. Laatutyö alkoi jo vuonna 1995, ja kolme vuotta myöhemmin julkaistiin koko ammattikorkeakoulun kattava laatukäsikirja. Järjestelmällinen laadunvarmistuksen uudistaminen aloitettiin 2003, ja järjestelmä hyväksyttiin neljä vuotta myöhemmin. Juuri nyt on käynnissä laadunvarmistuksen päivittäminen uusien strategioiden mukaisesti. Keväällä 2010 on vuorossa laadunvarmistusjärjestelmän auditointi. KTAMK:n laatutyön perustana on kokonaisvaltainen laatuajattelu. Tämä tarkoittaa, että laadunvarmistus on ammattikorkeakouluyhteisön, henkilöstön ja opiskelijoiden, oikeus ja velvollisuus. Jokainen jäsen myös vaikuttaa koko yhteisön toimivuuteen. Askel askeleelta ja pieniä parannuksia tehden laatua ja laadunvarmistusta on kuitenkin mahdollista kehittää. Arjen asiantuntemuksensa ja pedagogisen pätevyytensä vuoksi henkilöstö on avainasemassa laadun takaamisessa ja laadunvarmistusjärjestelmän toimivuuden turvaamisessa. Riitta Käyhkö rehtori
VÄLINE(ET) TARKOITUS VASTUU JA KÄYTÄNNÖN TOTEUTUS VÄLINE OSANA LAADUNVARMISTUKSEN KOKONAISUUTTA 4. KEHITTÄMINEN 3. ARVIOINTI 2. TOTETUS 1. SUUNNITTELU Strategia eli pitkän tähtäimen suunnitelma määrittää toiminnan tarkoituksen (toiminta-ajatus), periaatteet (arvot) ja tavoitteen (visio). Toimintasuunnitelma ja talousarvio ohjaavat toimintaa lyhyemmällä aikavälillä. Käyttösuunnitelmat Suunnitelmat Laatupalautteet WinhaOpaali, lukuvuosipalaute, OPALA; henkilöstön kyselyt ja kehityskeskustelut, työelämäpalaute. Johdon katselmukset Sisäiset auditoinnit Ulkoiset auditoinnin avulla saadaan tietoa toiminnan nykytilasta ja kehittymisestä suhteessa muihin korkeakouluihin CAF eli yhteinen arviointimalli (Common Assessment Framework) on julkiselle sektorille suunnattu itsearvioinnin työkalu. Toiminta arvioidaan ja pisteytetään yhdeksällä osa-alueella, jotka koskevat toimintaa ja sen tuloksia Kehittämissuunnitelmat sisältävät vahvuudet, kehittämiskohteet ja laatupoikkeamat Sopimukset pitkän tähtäimen suuntaviivojen ja toiminnan perusteiden antaminen toiminnan ohjaaminen yhteisten tavoitteiden mukaisesti tavoitteellisuuden heijastuminen kaikkeen toimintaan suunnitella ja ohjata taloutta ja toimintaa lyhyellä aikavälillä strategisten tavoitteiden mukaisesti. taloudellisten tunnuslukujen ohella asetetaan lyhyen aikavälin toiminnallisia tavoitteita vuotuinen toiminta- ja talouden suunnittelu opetuksen ja muun toiminnan suunnittelu asiakkaiden tarpeiden mukaisesti asiakasryhmien sitouttaminen AMK:n toimintaan tiedon kerääminen toiminnan tarkoituksellisuudesta ja laadusta kehittämisideoiden saaminen toiminnan parantamiseksi eri asiakasryhmien tarpeiden kartoittaminen ja huomioiminen toimialojen ja tukipalveluiden arvioinnin ja itseohjautuvan kehittämistyön tukeminen opiskelijanäkökulman tuominen itsearviointiin johto toimialojen välisen vuorovaikutuksen lisääjänä hyvien käytänteiden löytäminen ja käyttöönotto tehdään kokonaisarviointina, jonkin yksikön, koulutusohjelman tai erillisen prosessin arviointina laadunvarmistusjärjestelmän tuottaman tiedon arviointi yhteisen tiedon muodostaminen toiminnasta, tuloksista ja kehittämistarpeista hyvien käytäntöjen jakaminen toimialan sisällä toimintatapojen ja tulosten yhteyden hahmottaminen vuoropuhelun lisääminen henkilöstön ja johdon välillä henkilöstön kannustaminen laatutyöhön palautteiden ja itsearviointien kautta saadun tiedon koostaminen konkreettisiksi kehittämistoimiksi kehittämisen kytkeminen kansalliseen korkeakoulujärjestelmään johto toimeenpanijana strategiatyön eri vaiheisiin osallistuvat opiskelijat, henkilöstö ja sidosryhmien edustajat (toimintaympäristö) strategian toteutumisesta käytännössä vastaa korkeakouluyhteisön jäsenet strategiakausi 2012 ylläpitäjät, OPM poliittiset päätöksenteko-elimet hyväksyvät AMK:n ja toimialojen johto kerran vuodessa AMK:n toimialojen johto lainsäädäntö, asetukset toimialat, henkilöstö ja opiskelijat opetussuunnitelman suunnittelun sykli opiskelijat antavat palautetta, henkilöstö koostaa ja vie eteenpäin, toimialat ja AMK huomioivat kehittämistyössä Laatutyöryhmä kehittää palautejärjestelmiä AMK:n johto opiskelijat ja henkilöstö osallistuvat toimialajohtaja esittelee AMK:n johtoryhmälle Korkeakoulujen arviointineuvosto (KKA) suorittaa kaikille korkeakouluille Suomessa. KTAMK vuorossa keväällä 2010, laadunvarmistusjärjestelman auditointi syksyllä 2009 sosiaalialan koulutusohjelman arviointi, arvioidaan koulutusohjelman laatua johto ja henkilöstö suorittavat joka vuosi sekä koko AMK:n että toimialojen tasolla konsensuskeskustelut kerran vuodessa toimialajohtaja esittelee AMK:n johtoryhmälle sisäiset sopimusneuvottelut AMK:n johdon ja toimialojen välillä neuvottelut AMK:n johdon ja OPM:n kanssa. strategian heijastuminen kaikkeen toimintaan ydintoimintojen yhteys ydinprosesseihin strategiat antavat puitteet kehittämissuunnitelmien ja sopimusten sisällöt resurssien kohdistaminen vaikuttaa toteutukseen toiminnan ja talouden yhteensovittaminen OPS ja muut suunnitelmat strategian mukaisia suunnitelmat toiminnan runkona suunnitelmista kerätään laatupalautetta ja ajantasaista seurantatietoa (BSC) kerätään toiminnasta, prosesseista pohjana kehittämistyölle ja muille palautejärjestelmän osille pohjana sopimukset, toimintasuunnitelmat ja talousarviot liittyminen muihin työkaluihin arvioi kattavasti laatutyökalujen toimivuutta ja laadunvarmistusta kokonaisuutena; vaikuttaa siis kaikkeen CAF:n kytkeytyminen useisiin osa-alueisiin BSC laatupalautteet henkilöstökyselyt strategia talousarvio ja toimintasuunnitelma strategia (kehittämistoimien priorisointi strategian painopisteiden mukaan) kehityskeskustelut, kehittämissuunnitelmat, talousarvio ja toimintasuunnitelma BSC-tuloskortit eli Balanced Score Card järjestelmällisen ja ajantasaisen seurantatiedon tuottaminen menestystekijöiden tunnistaminen pitkällä aikavälillä tasapainon löytäminen erilaisten näkökulmien välillä AMK ja toimialat tuloskortit tarkistetaan ja päivitetään kaksi kertaa vuodessa BSC:n perustana visio ja toiminta-ajatus; yhteys CAF- itsearviointiin laatupalautteet mukana mittaristossa osa tuloskortin tavoitteista sovitaan sisäisissä sopimusneuvotteluissa
Oikeita asioita oikealla tavalla Kemi Tornion ammattikorkeakoulun henkilöstön laatuopas
Sisällys 1 Yhdessä tulokseen 5 2 Suunnittelu: Suuntaa strategiasta 11 3 Toteutus: Prosessit kuntoon 14 4 Palaute: Toimiko se? 16 5 Kehittäminen: Saisiko olla tilkka caffia? 22 6 Lopuksi 28
4 Yhdessä tulokseen
Yhdessä tulokseen 1 Tässä oppaassa esitellään KTAMK:n laadunvarmistusjärjestelmän periaatteet, sisällöt ja tavoitteet laatutyön perusteet, vastuualueet ja jatkuvan kehittämisen malli laatukäsikirjan A- ja B-osan keskeiset sisällöt. Laatu tarkoittaa yksinkertaisesti palvelun sopivuutta käyttötarkoitukseensa. Laadukas koulutus on siten hyvien oppimistuloksien saavuttamista, jonka lähtökohtana ovat työelämän vaatimusten ohella opiskelijoiden lähtökohdat. KTAMK:ssa laatu on asiakaslähtöistä. Laadunvarmistuksen avulla ylläpidetään ja kehitetään toimintaa asiakkaiden eli opiskelijoiden, sidosryhmien, ylläpitäjän ja henkilöstön tarpeita vastaavaksi. Lisäksi henkilöstöä ja opiskelijoita kannustetaan ja rohkaistaan ottamaan vastuuta oman korkeakouluyhteisön ja toiminnan laadusta. Laatu on asiakaslähtöistä ja järjestelmällistä Yhdessä tulokseen 5
Laatutyön edellytyksenä on tiedostettu ja järjestelmällinen tapa toimia. Sen tarkoituksena on tehdä näkyvämmäksi hyviä käytäntöjä ja kehittämisen kohteita. Laatutyö eroaakin ratkaisevasti kahvipöydässä käydystä keskustelusta. Jos hyvistä opetusmenetelmistä tai kehittämisestä keskustellaan kahvipöydässä, pieni ryhmä saattaa tehdä hyvää laatutyötä. Toimialan tai koko ammattikorkeakoulun mittakaavassa epävirallinen keskustelu ei kuitenkaan yksin riitä. Laadun ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi tarvitaan vakiintuneita käytäntöjä eli laadunvarmistusjärjestelmää. Laadusta vastataan yhdessä KTAMK:ssa henkilöstö ja opiskelijat vastaavat toimintansa laadusta. Laadunvarmistuksen vakiinnuttaminen edellyttää henkilöstön vahvaa panostusta. Tavoitteena on, että laatuajattelu on ammattikorkeakoulun arkea. Laadunvarmistusjärjestelmä tarjoaa ohjeistukset ja puitteet laadun ylläpitämiseen ja parantamiseen, joten se myös helpottaa arjen työtä ja jaksamista. Laadusta huolehtiminen ja laatutyöhön osallistuminen on vastuun ottamista omasta työstä, työyhteisön toimivuudesta ja erityisesti opiskelijoista. Opiskelijoille laadukas koulutus antaa oppimisen elämyksiä ja edellytyksiä työelämään. Laatutyö edellyttää organisoitumista ja vastuualueiden määrittelyä. Toimialoilla laatutyön käytännön toteutuksesta vastaavat toimialajohtajat. Koulutusohjelmissa voi lisäksi olla laatukysymyksistä vastaavia laatutiimejä. Yhdessä tulokseen
Kuvio 1. Kemi-Tornion ammattikorkeakoulun laatutyön organisointi ja vastuualueet. Ammattikorkeakoulun johtoryhmä vastaa rehtorin johdolla laatutyöstä Laatupäällikkö (vararehtori) vastaa laadunvarmistusjärjestelmästä Laatukoordinaattori vastaa laatutoiminnan toteutuksesta, henkilöstön ja opiskelijoiden laatutietoisuuden edistämisestä ja toimialojen laatutyöskentelyn tehostamisesta Laatutyöryhmä vastaa laatupäällikön johdolla asioiden valmistelusta johtoryhmään; vastaa laatutoiminnan viestinnästä ja organisoinnista Opiskelijat, henkilöstö Laatukriteerit, suositukset Toimialat Toimialajohtajat vastaavat laatutyön toimialakohtaisesta käytännön toteutuksesta. Laatusihteerit Laatutiimit Yhdessä tulokseen
Laadunvarmistusjärjestelmä ja jatkuva kehittäminen KTAMK:n laadunvarmistusjärjestelmä perustuu jatkuvan kehittämisen periaatteelle eli suunnittele, toimi, arvioi, kehitä -kehän (englanniksi Plan-Do- Check-Act -cycle, PDCA) mukaisesti. Opiskelijat ja henkilökunta antavat palautetta käytännön toiminnan onnistumisista ja kehittämisen kohteista. Toteutuksen arviointi johtaa kehittämiseen, jossa havaittuja ongelmia korjataan. Kehittäminen heijastuu suunnitteluun: pitkän tähtäimen tavoitteeksi voidaan asettaa palautteesta havaitun ongelman korjaaminen tai vastaavasti vahvuuden kehittäminen entisestään. KTAMK:n laadunvarmistusjärjestelmä on väline palaute-, arviointi- ja suunnittelujärjestelmien selkiyttämiseen. Se tuottaa ajantasaista arviointi- ja seurantatietoja, joiden avulla voi tarkastella omaa toimintaansa kriittisesti. Laadunvarmistusjärjestelmä tarjoaa mahdollisuuden yhteisten tavoitteiden saavuttamiseen, jatkuvaan laadun ylläpitoon ja kehittämiseen sekä laadunvarmistusjärjestelmän kehittämiseen. Yhdessä tulokseen
Jokaisessa laadunvarmistuksen vaiheessa on välineitä, joiden avulla tuotetaan ajantasaista arviointija seurantatietoja laadun ylläpitämisestä ja kehittämisestä. Työkalut ovat yhteydessä toisiinsa ja eri työkalut nivoutuvat toisiinsa muodostaen kokonaisuuden, joka on enemmän kuin osiensa summa. Lisäksi vaiheissa huomioidaan toimintaympäristössä tapahtuvat muutokset. Laatutyön dokumentointi tarkoittaa, että laadunvarmistuksen eri työkalujen tuottama tieto, kuten palautteiden koonti, toimialojen itsearvioinnit ja johdon katselmukset, tehdään kirjallisesti. Dokumentointi mahdollistaa laatutyön läpinäkyvyyden: kaikki laadunvarmistukseen liittyvät asiakirjat, kuten strategiat, johtosäännöt, laadunvarmistusjärjestelmän A- ja B-osat ja muut dokumentit, ovat helposti löydettävissä ja käytettävissä. Kehän keskellä ovat johtamisen sekä tuki- ja ydinprosessien nuolet. Johtaminen kokoaa laatutyökalut kokonaisuudeksi, jonka avulla on mahdollista toteuttaa tuki- ja ydinprosesseja. Järjestelmän keskellä on KTAMK:n strategia, sillä laatu on tavoitteiden osoitettua saavuttamista. Tavoitteiden saavuttaminen osoitetaan laadunvarmistusjärjestelmän tuottamilla tiedoilla. Yhdessä tulokseen
Kuvio 2. Jatkuvan kehittämisen kehään perustuva Kemi-Tornion ammattikorkeakoulun laadunvarmistusjärjestelmä Suunnittelu Johtaminen tukiprosessit Ydinprosessit toteutus Strategia 2012 aluekehitystyö, opetus ja oppiminen, TKI opintoasiat, eoppiminen, kirjasto-, KV-, hallinto-, IT-, viestintäpalvelut Kehittäminen Palaute Seuraavissa luvuissa käsitellään suunnittelun, toteutuksen, palautteen/arvioinnin ja kehittämisen keskeiset sisällöt. Samalla sivutaan ydin- ja tukiprosesseja. 10 Yhdessä tulokseen
Suunnittelu: Suuntaa strategiasta 2 Strategialla eli pitkän tähtäimen suunnitelmalla on kaksi tehtävää. Ensinnäkin se ilmaisee toiminnan perusajatuksen eli toiminnan ytimen. Toiseksi pitkän tähtäimen suunnitelmassa on tavoite, johon halutaan strategiakaudella pyrkiä ja päästä. Strategisesta näkökulmasta laatu on oleellisten asioiden tekemistä oikealla tavalla. Oleelliset asiat ovat Strategia 2012:n mukaisia strategisia osaamisalueita, joihin kuuluvat Oleellisia asioita oikealla tavalla teollisuuden Lappi hyvinvoinnin Lappi elämysten ja kulttuurin Lappi liiketoiminnan ja yrittäjyyden Lappi kansainvälisyys on osaamisalue, joka kattaa kaiken toiminnan. Oikein tekeminen puolestaan viittaa yhdessä sovittujen arvojen ja laadun mukaiseen toimintaan. Laadunvarmistusjärjestelmä on eräänlainen sauma strategisen ajattelun ja käytännön toiminnan välillä. Strategian avulla voidaan toteuttaa pitkän aikavälin tavoitteita, arjen käytänteitä sekä niiden välisiä Suunnittelu: Suuntaa strategiasta 11
yhteyksiä. Laadulla ja strategialla on siis kiinteä sidos. Laatua on sitoutuminen tavoitteisiin ja arvoihin KTAMK:n visio on olla strategisilla osaamisalueilla Suomessa ja maailmalla arvostettu osaaja osana Lapin korkeakoulukonsernia, jonka vahvuus perustuu korkealaatuiseen osaamiseen ja tunnustettuun, innovatiiviseen asiantuntijuuteen. Tähän tavoitteeseen pääseminen edellyttää yhteisiä ponnisteluja ja pyrkimystä arvoja vastaavaan toimintaan. Tavoitteellista toimintaa ohjaavat myös Koulutuskuntayhtymä Lappian, Lapin korkeakoulukonsernin sekä alueelliset ja maakuntastrategiat. Yhteisesti sovittuihin arvoihin sitoutuminen ja arvojen hengen noudattaminen on keskeinen osa ammattikorkeakoulun toimintaa. Arvot on ilmaistu käsitepareina, jotka tukevat ja täydentävät toisiaan. Arvoparit ovat myös toistensa edellytyksiä: ei osaamista ilman viisautta, ei luovuutta ilman rohkeutta, ei luottamusta ilman luotettavuutta. 12 Suunnittelu: Suuntaa strategiasta
Osaaminen ja viisaus tarkoittaa asiakkaan ja opiskelijan sekä heidän tarpeidensa tunnistamista. Yhteistoiminnan ja jaetun asiantuntijuuden korostaminen, yksilöiden erilaisuuden ymmärtäminen voimavaraksi ja vastuunkantaminen yhteisistä tavoitteista kuuluvat myös osaamiseen ja viisauteen. Luovuus ja rohkeus merkitsee rohkeutta tarttua haasteisiin, jotka edistävät yhteiskunnan ja alueen osaamista ja kehittävät alueen yritystoimintaa. Innovaatioiden etsiminen ja jatkuva oppiminen sekä yksilöettä yhteisötasolla ovat uteliasta luovuutta parhaimmillaan. Luotettavuus ja luottamus viittaa sovitun työnjaon, sopimusten ja yhteisesti sovittujen pelisääntöjen noudattamiseen. Toiminnassa ja päätöksenteossa ollaan johdonmukaisia, ja kaikkia ihmisiä kohdellaan tasa-arvoisesti iästä, sukupuolesta, asemasta, kansallisuudesta ja koulutuksesta riippumatta. Arvot edellyttävät niiden mukaista toimintaa. Jokaisella on myös oikeus tulla kohdelluksi arvojen mukaisesti. Lyhyesti sanottuna, arvojen mukainen toiminta on jokaisen oikeus ja velvollisuus. Strategiassa määritellyn laatutyön tavoitteena on varmistaa vision ja strategioiden toteutumista. Toiminnan perusteiden eli strategian tunteminen on tärkeää, sillä henkilökunta on ensisijaisesti vastuussa käytännön toiminnasta eli toteutuksesta. Yhteyden puuttuminen voi tarkoittaa laadunvarmistuksen kriittisen kohdan katkeamista. Jos toiminta ei ole strategian mukaista, toiminnan arvioinnissa on vaikea tunnistaa kehittämiskohteita itse strategiassa. Suunnittelu: Suuntaa strategiasta 13
3 Toteutus: Prosessit kuntoon Ydinprosessit Ammattikorkeakoulun toiminnot on kuvattu prosesseina, jotka perustuvat suunnittelussa asetettuihin tavoitteisiin. Tärkeimpiä, ammattikorkeakoulun kannalta välttämättömiä toimintoja kutsutaan ydinprosesseiksi. Taulukko 1. Ydinprosessit ja niiden osaprosessit Ydinprosessi Ydinprosessin osaprosessi(t) Aluekehitystyö Opetus ja oppiminen opetussuunnitelmaprosessi opetuksen toteutusprosessi ohjausprosessi opiskelijan palauteprosessit Tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoiminta TKI-palveluiden prosessit Hanketoiminnan prosessi Laadunvarmistusjärjestelmässä on kuvattu prosessien ja niiden kannalta keskeisten osaprosessien kulku. Prosessikuvausten tarkoituksena on selkeyttää vastuunjakoa ja keskeisten prosessien toimintaa. Sähköisesti julkaistussa B-osassa on ohjeet prosessi- 14 Toteutus: Prosessit kuntoon
kaavioiden tulkitsemiseen. Tutustu niihin prosessikuvauksiin, jotka koskevat erityisesti sinun työtäsi ja toimenkuvaasi. Arjessa tarvitaan myös toimintaa, tukiprosesseja, joiden avulla ydinprosessit on mahdollista toteuttaa. Niitä ovat: Tukiprosessit Opintoasiat eoppiminen Kirjastopalvelut Viestintäpalvelut Hallintopalvelut IT-palvelut Kv-palvelut Kiinteistöpalvelut Tutustu intranetissä laatukäsikirjan B-osassa niihin tukiprosessikuvauksiin, joka kuuluu työhösi ja toimenkuvaasi. Toteutus: Prosessit kuntoon 15
4 Palaute: Toimiko se? Henkilöstö palautteen antajana ja vastaanottajana Toiminnan ja prosessien laadusta saadaan palautetta useita kanavia pitkin. Näiden palautekanavien toimivuus ja tarkoituksenmukaisuus on keskeinen osa laadunvarmistusjärjestelmää. Opettajilla ja muulla henkilöstöllä on kaksoisrooli palautteen suhteen. Yhtäältä henkilöstö antaa palautetta henkilöstökyselyjen kautta, joiden lisäksi toimialakohtaisesti järjestetään vuosittain kehityskeskusteluja, jotka toimivat pohjana kehittämistoiminnalle. Toisaalta opettajat ovat palautteen vastaanottajia. Opiskelijoilta kerätään palautetta viidellä tavalla. 1. Opintojaksopalautetta WinhaOpaalissa 2. Lukuvuosipalautetta toimialan käytännön mukaisesti 3. OPALA-palautetta opintojen päätyttyä 4. Palautetta tukipalveluista 5. Välitön palaute 16 Palaute: Toimiiko se?
Opiskelijapalautteen kerääminen ja sen koostaminen on opettajan tehtävä. Tämä on palautejärjestelmän solmukohta: henkilöstön suhtautuminen palautteeseen heijastuu myös opiskelijoiden asenteeseen. Opiskelijat odottavat, että heidän antamallaan palautteella on vaikutusta. Saadun palautteen huomioiminen omassa työssä, palautteen vieminen eteenpäin ja sen hyödyntäminen kehittämisessä kasvattavat palautteen uskottavuutta ja käytettävyyttä. Opettajan on kerättävä opintojaksopalautetta vähintään kahdesta opintojaksosta vuodessa. Palaute on opettajan työväline opetuksensa vahvuuksien ja kehittämiskohteiden kartoittamiseen. Tutoropettaja on puolestaan vastuussa lukuvuosipalautteen keräämisestä oman ryhmänsä osalta. Ydinprosessien (opetus ja oppiminen, aluekehitystoiminta, TKI) kannalta keskeiset tiedot koostetaan yhteenvedoksi. Opiskelijoiden suhtautuminen palautteen antamiseen voi olla vähäistä etenkin silloin, kun opetus on mennyt kaikin puolin hyvin. Silloinkin on tärkeää viestittää opiskelijoille, että palautteen antaminen hyvistä käytännöistä ja onnistuneesta opintojaksosta on myös kehittävää. Positiivinen palaute vahvuuksista on toimivan palautekulttuurin kulmakivi. Palautteen merkitys laadunvarmistustyölle on moniuloitteinen. Arjen tasolla opiskelijapalaute on oiva väline opettajalle kehittää opetustaan entistä paremmaksi. Opettaja tekee saamastaan palautteesta yhteenvedon kehityskeskustelua varten. Sekä opiskelijapalautteella että henkilöstön kehityskeskusteluilla on oma osuutensa toimialakohtaisessa CAF-mallin mukaisessa itsearvioinnissa, joka tehdään vuosittain. Palaute heijastuu siten myös kehittämissuunnitelmiin ja sisäisiin sopimuksiin. Palaute: Toimiiko se? 17
Toimialan on kerrottava opiskelijoilleen, kuinka palautetta on käytetty ja mihin toimenpiteisiin tai korjaussuunnitelmiin palautteen perusteella toimialalla ryhdytään. Palautteen keruu ja koostaminen ovat edellytyksiä kehittämistoiminnalle. Itsearviointi Kehityskeskusteluun valmistautuminen ja kehityskeskustelun kulku Strategiat toteutuvat työntekijän suorittamien käytännön tehtävien kautta. Kehityskeskustelun kautta esimiehet saavat palautetta strategioiden toteutumisesta sekä evästystä ja ideoita toiminnan kehittämiseen. Valmistaudu huolella kehityskeskusteluun, sillä huolellinen valmistautuminen antaa edellytyksiä keskustelun onnistumiselle. Myös kehityskeskustelun tarkoituksen ymmärtäminen on tärkeää: kehityskeskustelun tarkoituksena on toimintakauden arviointi, tulevan suunnittelu ja tavoitteiden asettaminen. Kehityskeskustelun aiheet 1. Miten arvioit omaa työtäsi viime vuoden aikana? 2. Mitkä tehtävät ovat työssäsi tärkeimmät ja keskeisimmät? 3. Oletko voinut työssäsi käyttää kykyjäsi ja taitojasi sekä minkälaiset tiedot ja taidot ovat jääneet käyttämättä? 4. Miten yhteistyö esimiestesi on sujunut kuluneena vuotena? 5. Mitä hyötyä itsellesi on ollut niistä kehittämismuodoista (perehdytys, työnopastus, työkierto, koulutustilaisuudet tms.), joita olet kuluneena vuonna käyttänyt? 6. Mitä tai minkä tyyppisiä tehtäviä haluat tehdä tulevana vuonna? 7. Mitä tavoitteita asetat itsellesi tulevalle vuodelle ja miten nämä palvelevat organisaation / tulosyksikkösi strategisia tavoitteita? 18 Palaute: Toimiiko se?
ja toiminnan kehittäminen edellyttää luotettavaa, tarkkaa ja jäsenneltyä tietoa toimialan toiminnasta. Henkilöstöllä on myös kokemuksensa vuoksi asiantuntijan rooli palautteen purkamisessa. 8. Mihin suuntaan toivot tehtäviesi kehittyvän? 9. Minkälaisia tiedollisia tai taidollisia puutteita koet työssäsi? 10. Mitä toivomuksia sinulla on esimiehellesi? 11. Mitä mieltä olet koko organisaation / oman tulosyksikkösi toiminnasta? Hyvä valmistautuminen heijastuu muihin onnistumisen edellytyksiin. Onnistuneen kehityskeskustelun edellytyksenä ennakkoluuloton, avoin ja luottamuksellinen vuorovaikutussuhde: kuunteleva esimies ja rehellisesti ajatuksiaan ilmaiseva työntekijä luovat yhdessä keskustelun. Olennaiseen keskittyminen, konkreettisuus ja keskustelun tulevaisuussuuntautuneisuus helpottuvat, kun molemmilla on ennen keskustelua selkeä käsitys käsiteltävistä kysymyksistä. Kehityskeskustelun yleisimmät ongelmat juontuvat usein tunneilmapiiristä, puutteellisesta valmistautumisesta tai siitä, ettei toinen tai kumpikaan osapuoli ymmärrä kehityskeskustelun merkitystä. Kehityskeskustelussakin harjoittelu tekee mestarin, joten yksittäisestä vastoinkäymisestä ei kannata lannistua. Lomakkeen kehityskeskustelua varten löydät osoitteesta http://intra.lappia.fi lomakkeet kehityskeskustelu Palaute: Toimiiko se? 19
Johdon katselmukset arvioivat ja tukevat kehittämistyötä Korkeakoulujen arviointineuvosto auditoi Johdon katselmuksilla seurataan toimialojen laadunvarmistusjärjestelmän toimivuutta ja kehitysehdotusten toteutumista. Rehtori, vararehtori, talousjohtaja ja kehitysjohtaja suorittavat toimialoilla johdon katselmuksen. Siihen osallistuvat myös toimialan johto sekä henkilökunnan ja opiskelijoiden edustajat. Katselmuksen runkona on toimialan tavoitesopimus, toimintasuunnitelma ja talousarvio. Katselmuksen mahdollistaa välittömän palautteen puolin ja toisin. Tavoitteita on kaksi: toimialan arviointi sekä itseohjautuvan kehitystyön tukeminen ja edistäminen. Vaikka Kemi-Tornion ammattikorkeakoulun laadunvarmistusjärjestelmän kehittämisen pohjana on sisäinen arviointi, saadaan ulkoisilla auditoinneilla riippumatonta tietoa tilasta ja kehittämistarpeista suhteessa muihin korkeakouluihin. Tätä varten ammattikorkeakoulut auditoidaan eli arvioidaan kriteerien mukaisesti. Auditointi voidaan tehdä kokonaisarviointina, jonkin yksikön, koulutusohjelman tai erillisen prosessin arviointina. Auditoinnissa ei arvioida varsinaisesti tavoitteita tai toiminnan laatua, vaan laadunvarmistuksen laatua. Korkeakoulujen arviointineuvosto (KKA) osana kansallista korkeakoulujen laadunvarmistusta auditoi Kemi- Tornion ammattikorkeakoulun huhtikuussa 2010. 20 Palaute: Toimiiko se?
Kohti auditointia Auditoinnin tavoitteena on tarkastella, mitä laadullisia tavoitteita korkeakoulu on asettanut sekä arvioida prosesseja ja menettelytapoja, joilla laatua ylläpidetään ja kehitetään. Lisäksi tavoitteena on arvioida, tuottaako laadunvarmistusjärjestelmä oleellista tietoa ja johtaako tieto kehittämiseen. Ulkoinen auditointi tukee siis osaltaan Kemi- Tornion laadunvarmistustyötä. Auditoinnin kohteina ovat 1. korkeakoulun laadunvarmistusjärjestelmän tavoitteiden, toimintojen, toimijoiden ja vastuiden määrittely ja dokumentaatio 2. Laadunvarmistusjärjestelmän kattavuus ja vaikuttavuus 3. Laadunvarmistuksen kytkeytyminen johtamiseen ja toiminnanohjaukseen 4. Henkilökunnan, opiskelijoiden ja ulkoisten sidosryhmien osallistuminen laadunvarmistukseen 5. Laadunvarmistusjärjestelmän tuottaman tiedon tarkoituksenmukaisuus 6. Laadunvarmistusjärjestelmän toiminnan seuranta, arviointi ja jatkuva kehittäminen 7. Laadunvarmistusjärjestelmän kokonaisuus Laadunvarmistuksen kriteerit käyvät ilmi Korkeakouluneuvoston auditointikäsikirjasta. Kriteerit on asetettu neljän kehitysvaiheen asteikolle puuttuva, alkava, kehittyvä ja edistynyt. Läpäisty auditointi edellyttää korkeakoululta vähintään alkavaa tasoa kuuden ensimmäisen kohteen osalta, ja laadunvarmistuksen kokonaisuuden osalta tasoa kehittyvä. Tutustu KKA:n sivuihin www.kka.fi. Löydät sieltä muiden korkeakoulujen auditointiraportit sekä auditointiraporteista poimitut korkeakoulujen hyvät käytännöt. Auditointikriteerit löytyvät KKA:n auditointikäsikirjasta sivuilta 29-31. (http://www.kka.fi/files/126/kka_707.pdf) Palaute: Toimiiko se? 21
5 Kehittäminen: Saisiko olla tilkka caffia? CAF-malli kokonaisvaltaisen kehittämisen apuna Miksi CAF? Toimialojen itsearviointi toteutetaan julkiselle sektorille suunnatun ja laajasti omaksutun itsearviointimallin pohjalta. Tätä mallia kutsutaan CAF-malliksi (Common Assessment Framework) eli yhteiseksi arviointimalliksi. Vuonna 2005 toteutettu CAF-kysely paljasti, että suurimmat hyödyt itsearvioinnin käyttöönotosta oli vahvuuksien ja parantamisalueiden kartoittaminen, tärkeimpien kehittämistoimien hahmottaminen, tiedonvaihdon lisääntyminen ja henkilöstön kasvanut kiinnostus laadun kehittämiseen. Itsearviointi tuottaa toimialasta tietoa, joka mahdollistaa henkilöstön osallistumisen toiminnan arviointiin ja kehittämisen suunnitteluun. Lisäksi itsearviointi antaa edellytyksiä hyvien käytäntöjen jakamiseen koko organisaation sisällä. Vuosittain samalla tavalla suoritettu itsearviointi tukee vahvan yhteisen käsityksen muodostumista siitä, millaisia toimia kehittämistyössä tarvitaan. CAF on myös joustava, sillä organisaatiot voivat käyttää sitä haluamallaan tavalla. CAF antaa käyttökelpoisen yleiskuvan suorituskyvystä ja toiminnan laadusta. CAF-malli arvioi toimintaa yhdeksällä osa-alueella. Viisi ensimmäistä (johtajuus, henkilöstö, 22 Kehittäminen: Saisiko olla tilkka caffia?
Kuvio 3. CAF-itsearviointimalli Toiminta Tulokset Henkilöstö Henkilöstötulokset Johtajuus Toimintaperiaatteet ja strategiat Prosessit Asiakastulokset Keskeiset suorituskykytulokset Kumppanuudet ja resurssit Yhteiskunnalliset tulokset Innovatiivisuus/Oppiminen strategiat, kumppanuudet ja resurssit sekä prosessit) mittaavat käytännön toimintaa organisaatiossa, kun taas neljä jälkimmäistä (henkilöstö-, asiakas-, yhteiskunnalliset ja keskeiset suoritustulokset) kuvaavat toiminnasta seuranneita tuloksia. Toimintatapojen keskinäisten riippuvuussuhteiden sekä toimintatapojen ja tulosten yhteyden arviointi on erityisen oleellista. Konsensuskeskustelun avulla osa-alueet pisteytetään. Keskustelun tuloksena yksittäiset havainnot vahvuuksista ja kehittämisalueista parantuvat ja tarkentuvat. Tuloksena syntyy usein myös uusia kehittämisideoita. Kehittäminen: Saisiko olla tilkka caffia? 23
Vahvuudet, kehittämiskohteet ja laatupoikkeamat Jokaisella osa-alueella arvioidaan yksikön vahvuudet, kehittämiskohteet ja laatupoikkeamat. Laatupoikkeamat tarkoittavat poikkeamia niin sanotuissa pakollisissa kriittisissä asioissa, joita voi olla esimerkiksi kehityskeskustelujen pitäminen tai laatupalautteiden kerääminen opiskelijoilta. Itsearvioinnin tavoitteena on vahvuuksien ja kehittämiskohteiden tiedostaminen, mutta toisaalta itsearviointi on ponnahduslautana jatkuvaan kehittämiseen ja yhteisön oppimiseen. Parhaimmillaan se tuo henkilöstön asiantuntemuksen ja näkemyksen yhteiseen keskusteluun. Osa-alueet pisteytetään tiettyjen kriteerien mukaisesti. Pistearvioinnin tavoitteena on 1. antaa tietoa kehittämistarpeista, 2. arvioida toiminnan ja tulosten kehittymistä, 3. hyödyntää pisteytystä hyvien käytäntöjen havaitsemiseen ja 4. paikantaa yhteistyökumppaneita vertailukehittämiseen. CAF KTAMK:ssa CAF-mallin mukaiset itsearvioinnit tehdään sekä koko ammattikorkeakoulun tasolla että toimialoittain. Henkilöstön osalta tarkastellaan organisaation suunnittelua, hallinnointia ja henkilöstöresurssien parantamista avoimesti strategian ja suunnitelmien mukaisesti. Yksi kriteeri on henkilöstön osaamisen tunnistaminen, kehittäminen ja käyttö siten, että henkilökohtaiset ja ammattikorkeakoulun 24 Kehittäminen: Saisiko olla tilkka caffia?
tavoitteet voidaan yhdistää. Myös henkilöstön osallistaminen avointa vuoropuhelua kehittämällä on yhtenä arviointikohteena. CAF- itsearviointimallin yksityiskohtaisen kuvauksen löydät laadunvarmistusjärjestelmän CAF- itsearviointimalli- osiosta. Kehittämissuunnitelmat ovat toimialan hyväksymiä suunnitelmia, joissa palautteiden ja itsearviointiprosessien kautta saatu tieto asetetaan konkreettisiksi kehittämistoimiksi. Keskeisessä osassa on kehittämiskeskusteluiden ja muiden palautteiden kautta saatu tieto. Kehittämissuunnitelmissa listataan toimialan hyvät käytännöt ja osa-alueet, joissa on vielä kehittämisen varaa. Tämän jälkeen kehittämiskohteet asetetaan strategian mukaiseen tärkeysja kiireellisyysjärjestykseen. Kehittämissuunnitelmat ovat toimialan sisäistä kehittämistä. Toimialan kehittämissuunnitelmat kytketään koko ammattikorkeakoulun tavoitteisiin toimialojen ja AMK:n välisessä sopimusneuvottelussa. Sisäiset sopimukset ovat toimialan ja AMK:n kehittämiskeskusteluja, jossa AMK:n tavoitteet saadaan toteutettua toimialan toimintaympäristö ja resurssit huomioiden. Tavoitteena on strategioiden konkretisointi toimialalla, keskittyminen oikeisiin asioihin, toimialan työskentelyn kehittäminen ja toimialan ja johdon vuoropuhelun lisääminen. Opetusministeriön kanssa käytävissä sopimusneuvotteluiden pohjana ovat toimialojen kanssa käytävät sisäiset sopimusneuvottelut. Kehityskeskusteluiden, kehittämissuunnitelmien ja sopimusten välillä on siis tiivis yhteys. Kehittämissuunnitelmat ja sopimukset ovat käytännön kehittämistä Kehittäminen: Saisiko olla tilkka caffia? 25
Tasapainotettu tuloskortti antaa tietoa tuloksesta Tasapainotettu tuloskortti kehitettiin 1990-luvulla yritysmaailman tarpeisiin. Sen tavoitteena oli arvioida menestystekijöitä pitkällä aikavälillä. Perinteiset mittausmenetelmät, kuten talousarviot ja edellisten vuosien taloudelliset tunnukset katsottiin riittämättömiksi toiminnan kokonaisvaltaisen kehittämisen näkökulmasta. Julkisella sektorilla tasapainotettu tuloskortti on otettu laajalti käyttöön. KTAMK:ssa tuloskortin näkökulmia ovat vaikuttavuus, prosessit, voimavarat sekä uudistuminen ja työnhallinta. Tavoitteena on tasapainon löytäminen näkökulmien välillä. Mittariston pohjana ovat strategiset tavoitteet ja visio. Toisaalta tuloskortin tarkoitus on luoda yhteistyön ja vuoropuhelun lisäksi käyttökelpoista informaatiota kehittämisen tueksi. Järjestelmällisesti käytettynä tuloskortti tuottaa ajantasaista tietoa, ja analyysin avulla voidaan paljastaa kehittämisen kohteita. Toimialan tuloskortti päivitetään kerran puolessa vuodessa. Lisäksi siitä laaditaan tulosanalyysi. Tukiyksiköiden tuloskortin mittarit voivat vaihdella. 26 Kehittäminen: Saisiko olla tilkka caffia?
Taulukko 2. BSC-tuloskortin mittarit Kemi-Tornion ammattikorkeakoulussa (2009). Näkökulma Vaikuttavuus Prosessit Voimavarat ja talous Uudistuminen ja työnhallinta Mittarit Suoritetut tutkinnot* Työllistyminen (OPALA)* Maksullisen palvelutoiminnan tulot* Ensisijaiset hakijat* Suoritetut opintopisteet Asiakas- ja ohjausryhmäpalaute* Suoritetut opintopisteet* Vähintään 45 op suorittaneiden osuus* Keskeyttämisaste* Läpäisyaste (5 v. kuluttua aloittaneista)* Julkaisut* CAF-itsearviointi/trendi* KV-liikkuvuus, henkilöstö/opiskelijat (lkm)* Suoritetut opintopisteet Opiskelijat/opettajat* Toimintakate* Kustannukset /opintopiste* Kilpailtu tutkimusrahoitus* Henkilöstökysely* Kehittämisresurssi Kehittämissuunnitelmat (%)* * tavoite sovitaan sisäisessä tavoitesopimuksessa (talousarviossa olevat mittarit) Kehittäminen: Saisiko olla tilkka caffia? 27
6 Lopuksi Laatu lähtee läheltä, arjen pienistä teoista. Jokaisen laatutyön merkitys on koko ammattikorkeakoulun kannalta tärkeä. Ammattikorkeakoulun yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi oman toiminnan hahmottaminen kokonaisuuden kannalta on tärkeää. Hyvässä laatukulttuurissa pystytään katsomaan laatua monelta kantilta: omassa toiminnassa, työyhteisössä ja koko ammattikorkeakoulussa. 28 Lopuksi
Pedagoginen johtaminen marraskuu joulukuu Talousarvion vahvistaminen Strateginen johtaminen Sopimusesitys Sisäisten tavoitesopimuksien vahvistaminen Tuloskortti Pedagoginen johtaminen Valmistuvien OPALA-palautteet TAMMIKUU Yhteenveto palautteista (AMK, toimialat Tilinpäätös ja toimintakertomus Henkilöstökysely Helmikuu LOKAKUU Talousarvion käsittely CAF-prosessit käynnistyvät Talouden seuranta OPS-prosessit alkavat Tutkimus, kehitys & Innovaatiot Hanke-esitykset OPM:lle T&K- ja opetuksen T&K-tulosten kokoaminen ja analyysi LKKK:n innovaatio-ohjelman toteutussuunnitelman valmistelu maaliskuu Johdon katselmukset Talousarvion seuranta Syyskuu Sopimus OPM:n kanssa T&K-toiminnan budjettiesitykset Pedagogisen strategian painopistealueet Strategiapäivät Tuloskortti Sisäiset tavoitesopimukset Talous- ja toimintasuunnitelma Talouden seuranta ELOKUU T&K-toiminnan toimintasuunnitelma ja tavoitteet T&K-tuloskortin tietojen keräys Laatupalautteiden yhteenvedot toimialojen ja AMK:n tasollla Hyvää kesää! Opetuksen toteutuksen suunnittelu Koulutusohjelmapäätökset Talouden seuranta Toteutussuunnitelman esitykset Tilastot tilastokeskukselle T&K-resurssointi opettajille Kokonaissuunnitelmat seuraavalle lukuvuodelle Lukujärjestysten ja opetuksen toteutuksen suunnittelu alkaa OPS:ien vahvistaminen Palaute- ja kehittämispäivät Tilinpäätös valtuustossa toukokuu Sopimusneuvottelut (AMK ja OPM) Aluefoorumi huhtikuu HEinäkuu kesäkuu
Laatu on osoitettua tavoitteiden saavuttamista. Anna ja vie eteenpäin palautetta. Arvioi ja kehitä yksikön ja ammattikorkeakoulun toimintaa. Toimi arvojen mukaisesti. Kemi-Tornion ammattikorkeakoulu Kemi-Tornion ammattikorkeakoulun julkaisuja Sarja C. Opetusmateriaalit 3/2009 ISBN: 978-952-9785-84-1 ISBN 978-952-9785-91-9 (pdf) ISSN 1239-5099 Uskalla uudistaa! Päätoimittaja: Anja Tuovila Toteutus: KTAMK viestintäpalvelut Kalevaprint, Oulu 2009 Kemi-Tornion ammattikorkeakoulu PL 505, 94101 Kemi Puh. 010 353 50 www.tokem.fi