Työtieteen hankeraportteja No. 30 Hanna Alila, Tommi Autio, Janne Sinisammal ja Juha Lindfors ETÄTYÖN PROSESSIT Vuorovaikutus- ja etäteknologiat johtamisessa ja liiketoimintaprosesseissa. eprosessit hankkeen loppuraportti Julkaistu Euroopan aluekehitysrahaston (EAKR) ja Teknologian ja innovaatioiden kehittämiskeskuksen (Tekes) tuella Oulun yliopisto 2012 ISBN 978-951-42-9764-9 (PAINETTU) ISBN 978-951-42-9765-6 (PDF) ISSN 1459-5850 1
"WHERE IS YOUR BEST PLACE TO WORK?" Etätyön prosessit - eprosessit-hankkeen tiimoilla tapahtunut kehittäminen ja kokeilu on saatu onnistuneesti päätökseen. Hankesuunnitelman mukaiset t&k -tehtävät kohdeorganisaatioissa saatiin valtaosin toteutettua. Ohjausryhmän ja organisaatioiden kanssa yhdessä tutkijat päätyivät joltakin osin poikkeamaan alkuperäisestä suunnitelmasta. Toisaalla edettiin sitten vastaavasti perusteellisempaa työtä tehden. Monia mielenkiintoisia haasteita jäi toki kokeilematta - kehittämisresurssien rajallisuus ja organisaatioiden valmiuksien kypsyysaste ovat luonnollisia rajoitteita. Toivottavasti ainakin osa haasteista löytää kokeilukanavat tämän hankkeen tekijöiden uusien hankkeiden tai muiden asiantuntijoiden kautta. Itse sain lokakuussa 2010 kuulla Euroopan Ergonomiakonferenssissa Bruggessä Belgiassa monia Etätyön prosessit - eprosessit-hankkeenkin kannalta mielenkiintoisia näkökohtia. Niiden pohjalta aihepiirin jatkohankkeet voisivat saada vielä lisää haasteita ja toteutusnäkymiä. Konferenssissa korostuivat mm. teemat e-work ja e-health. Samalla ikääntymisen kautta muuttuva henkilöstön profiili sekä toivottava vammaisten työhön osallistumisen yleistyminen olivat vahvasti esillä. Näiden alkusanojen otsikko on lainaus tuolta konferenssista. Työtila ja - tilanne ovat "liikkeellä". Ne monimuotoistuvat. eprosessit ja eteknologiat ovat tässä ja tähän vahvasti kytköksissä. Puhutaan "älykkäämmästä" työskentelystä. Etsitään joustavia keinoja sallia ja hyödyntää uudet työn muodot, tilat ja tavat. Konferenssissa tuli esille paljon ideoita liittyen mm. - inspiroivaan - keskittymistä edistävään - yhteistyötä tiimissä parantavaan - ääni- ja valaistusergonomialtaan sekä esteettisyydeltään ideaaliin - ilmeiden ja kehonkielen sekä äänensävyjen hyödynnettävyyteen myös e-tilanteissa - sekä ikääntyneiden ja vammaisten työskentelyn erikoisedellytykset turvaavaan "future work- "työympäristöön. Tuota listaa "voitaisiin purkaa" ratkaisuiksi myös Etätyön prosessit - eprosessit-hankkeen lähtökohdista. "Tietotyönteko" pitää sallia siellä ja silloin kun se on tuottavimmillaan, kustannustehokkainta ja - viimeksi muttei vähäisimpänä - kestävän kehityksen mukaisinta. Viime mainittu sustainability -korostus pitää yhtä aikaa sisällään niin taloudellisuuden, ympäristöystävällisyyden kuin sosiaaliset kriteerit. Tuottavan, tuloksellisen ja työhyvinvoinnin takaavan työprosessin ja työvälineen - esimerkiksi elähestymistavan työn - kautta noita kaikkia asioita voidaan aivan uudella tavalla tavoitella. Seppo Väyrynen professori, hankkeen vastuullinen johtaja Oulun yliopisto, tuotantotalouden osaston työtieteen yksikkö 2
SISÄLLYSLUETTELO 1 eprosessit HANKE... 5 1.1 Hankkeen tausta... 5 1.2 Hankkeeseen osallistuneet organisaatiot... 6 1.3 Hankekokonaisuus... 7 2 HANKKEEN TUTKIMUKSELLISET MENETELMÄT... 9 2.1 Kehittämisprosessi... 9 2.2 Tiedon kerääminen ja menetelmät... 10 3 HANKKEEN TOTEUTUS JA TULOKSET... 12 3.1 Yleistä... 12 3.2 Toiminta organisaatioissa... 16 3.2.1 Kemin kaupungin tietohallintokeskus... 16 3.2.2 Oulun seudun ammattikorkeakoulu terveysalan Oulaisten yksikkö... 18 3.2.3 Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä... 21 3.2.4 TT-Teamex Oy... 22 3.2.5 Videra Oy ja DNA Oy... 23 3.3 Etätyöllä hyvinvointia ja tehokkuutta -seminaari... 24 3.4 ITK2010 Konferenssivierailu... 25 3.6 Projektipäällikön tutkijavaihto Espanjassa huhtikuussa 2010... 27 3.7 Hankkeen julkisuus... 29 3.8 Hankehenkilöstön kokemuksia etä- ja vuorovaikutusteknologioista... 29 4 ASIANTUNTIJOIDEN NÄKEMYKSIÄ etyöstä... 31 4.1 etyö osana organisaation toimintaa... 31 4.2 Tutkimuksen tarkoitus ja tutkimustehtävät... 34 4.3 Tulokset... 36 4.4 Johtopäätökset... 38 5 HANKKEEN ARVIOINTI JA KEHITTÄMISEHDOTUKSET... 41 5.1 Arviointi... 41 5.2 Kehittämisehdotukset ja kehittämistoimenpiteet... 43 Lähteet... 46 Liitteet... 48 3
LIITTEET LIITE 1 Haastattelukysymykset LIITE 2 Haastattelut LIITE 3 Prosessikaaviot LIITE 4 Seminaariohjelma LIITE 5 Lehtiartikkelit LIITE 6 Arviointilomake 4
1 eprosessit HANKE Etätyön prosessit - eprosessit-hankkeen tavoitteena on ollut tutkia vuorovaikutus- ja etäteknologioita caseorganisaatioiden johtamisessa ja liiketoimintaprosesseissa sekä etyön toimintamallien kehittäminen ja niiden käytön lisääminen myös yleisesti. Organisaatioiden nykyprosessit ja eprosessien tavoitetila kartoitetaan ja niiden pohjalta muodostetaan uudet, vaihtoehtoiset etyömallit/eprosessit. Näitä malleja mitataan, optimoidaan ja kehitetään edelleen tavoitetilana kohdeorganisaation mukaan optimoitu etoimintamalli. Hanke on käynnistynyt helmikuussa 2009 ja päättynyt elokuuhun 2010. Hanketta hallinnoi Oulun yliopiston työtieteen yksikkö ja rahoittajina toimivat Tekes/EAKR ja hankkeeseen osallistuvat organisaatiot. Tässä raportissa kuvataan koko hankekokonaisuuden toimintaa, siinä suoritettuja toimenpiteitä ja tuloksia. 1.1 Hankkeen tausta Oulun yliopiston työtieteen yksikkö tekee monitieteellistä työolojen, -välineiden ja toiminnan tutkimusta. Yksikön tutkimuksen yksi ydinalueista on ihmisen ja teknologian liittymäpintojen tarkastelu. Työtiede toimii osana Oulun yliopiston teknillisen tiedekunnan tuotantotalouden osastoa. etyöhön liittyen työtieteen yksikkö on ollut mukana kehittämässä ja hyödyntämässä kuvapuhelinteknologiaa ja sen käyttöä terveydenhuollon apuvälineenä muun muassa Hailuodosta muuhun maahan (Haimuumaa) ja Kuvapuhelin Oulussa ja Hailuodossa (KOuHa) hankkeissa (viittaukset). Työtieteen yksikkö on vastannut hankkeen tutkimuksen tasosta ja ajantasaisuudesta. Meri-Lappi Instituutissa Kemissä on perehdytty etyön teemaan yhdessä Oulun yliopiston Työtieteen yksikön kanssa, mm. vuonna 2007 toteutettiin Etätyön edellytykset -hanke (ESR). Hankesuunnittelun pohjana käytettiin Meri-Lapin ja Oulun seudun yrityksiin ja julkisiin organisaatioihin suunnattua kartoituskyselyä etätyön yleisyydestä. Kysely lähetettiin noin 200 organisaatioon ja se toteutettiin syksyllä 2006. Etätyön edellytykset -hankkeessa keskityttiin tarkastelemaan organisaatioiden edellytyksiä ja valmiuksia hyödyntää etätyötä toiminnassaan, mukana oli neljä eri yritystä. Tämän toteutetun hankkeen kokemuksia käytetään uuden hankkeen suunnittelun perustana. Meri-Lappi Instituutti vastaa hankkeen käytännön toteutuksesta, 5
sidosryhmäsuhteista ja hallinnosta sekä on mukana kehittämis- ja tutkimustyössä. Meri-Lappi Instituutti / Oulun yliopisto jatkaa toimintaansa 1.1.2009 alkaen Oulun yliopiston Kemi- Tornion toimipisteenä Kemissä. Hanke siirtyi 1.10.2009 työtieteen yksikön hallinnoimaksi. 1.2 Hankkeeseen osallistuneet organisaatiot Kemin kaupungin Tietohallintokeskus on atk-palveluita, puhe- ja mobiiliviestinnän palveluita sekä painatuspalveluita niin kaupungille kuin muillekin organisaatioille tarjoava yksikkö. Videra Oy on etätyöpalveluihin erikoistunut yritys. Toimintaa yrityksellä on Pohjoismaissa ja toimipisteitä on sekä Suomessa että Ruotsissa. Videra toimittaa etätyö- ja neuvottelupalveluita, jotka muun muassa tuottavat asiakkaille lisäarvoa ajankäytön ja kustannussäästöjen muodossa. Oulun seudun ammattikorkeakoulu / Terveysalan Oulaisten yksikkö keskittyy sairaanhoitajien koulutukseen ja hoitotyön osaamista syventäviin erikoistumisopintoihin. Lisäksi se tarjoaa työyhteisöjen kehittämistä hanketoiminnan ja täydennyskoulutuksen avulla. Oulainen on osa ammattikorkeakoulun sosiaali- ja terveysalan yksikköä. DNA Oy on suomalainen tietoliikennekonserni, joka tarjoaa yksityishenkilöille, yhteisöille ja yrityksille puhe-, data-, matkaviestin- ja tv-palveluita. Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä muodostavat Kemin ja Tornion kaupungit sekä Keminmaan, Simon, Tervolan ja Ylitornion kunnat. Sairaanhoitopiirin ylläpitämät yleissairauksien erikoissairaanhoidon palvelut on keskitetty Länsi-Pohjan keskussairaalaan, Kemiin. Psykiatrian erikoissairaanhoidon avopalvelut on hajautettu jäsenkuntiin ja sairaalapalvelut tuotetaan Torniossa sijaitsevassa Keroputaan sairaalassa, joka hallinnollisesti kuuluu keskussairaalaan. TT-Teamex Oy on ohjelmistoyritys, joka tekee yrityksen toiminnanohjauksen ja työajanseurannan työkaluja sekä hammashuollon tietojärjestelmää. Yritys toimii Keminmaalla ja Oulussa. 6
1.3 Hankekokonaisuus Palveluja tuottavien organisaatioiden toiminta-alueet laajenevat, jolloin väistämättä eteen tulee kysymys esimerkiksi matkoihin käytettävän ajan säästämisestä hyödyntämällä uusinta etäteknologiaa. Yksi avaintekijä oli henkilöstön sitouttaminen hankkeen etenemiseen ja tavoitteena olikin ottaa kohdeorganisaatioiden henkilöstö mukaan hankkeen suunnitteluun ja toteutukseen heti alusta pitäen niin, että heille selvästi syntyisi tunne vaikuttamisen mahdollisuuksista. Hankkeen aikana kokeiltavien työtehtävien laatuun ja määrään henkilöstölle annettiin vaikutusmahdollisuus ja todelliset käyttötilanteet tehtiinkin henkilöstön toiveiden mukaisesti. Tähän tähdättiin myös työpakettien sisällöillä (kuva 1). TYÖPAKETTI 1 -nykytilan kartoitus - eprosessien tavoitetilan kartoitus YRITYKSEN NYKYPROSESSIT - johtaminen - henkilöstön tehtävät - asiakasprosessit - alihankinta eteknologia YRITYKSEN eprosessit - johtaminen - henkilöstön tehtävät - asiakasprosessit - alihankinta vertailu/valinta TYÖPAKETTI 2 -emallin muodostaminen kohdeorganisaation tarpeiden ja tavoitetilan saavuttamiseksi Kohdennettu etoimintamalli TYÖPAKETTI 3 - mittaaminen ja optimointi - yleisen emallin rakentaminen mittaaminen Yleinen etoimintamalli Kuva 1. eprosessit hankkeen tehtävät ja niiden liittyminen toisiinsa. Hanke sisälsi niin nykyprosessin kartoittamisen, mikäli sitä ei ollut jo organisaatiossa tehty kuin uuden prosessin, jonka kehittäminen, kokeileminen ja arviointi ovat hankkeen pääkohteena. 7
Työyhteisön tasolla tavoitteena on tarkastella ja kokeilla työn muuttumista uusien työvälineiden (etä- ja vuorovaikutusteknologia) myötä ja tarjota mahdollisuus työntekijöille itselleen kehittää työmenetelmiään. Tätä työtä on tehty kohdeorganisaatioiden oman aikataulun mukaisesti. 8
2 HANKKEEN TUTKIMUKSELLISET MENETELMÄT Etätyön prosessit eprosessit hankkeen tutkimuksellisena menetelmänä on toiminut kehittämisprosessi (kuva 1), jonka vaiheistusta työpaketteihin on kuvattu tässä luvussa. Kehittämisprosessi mahdollistaa useat iteraatiokierrokset ja toiminnan, jossa prosesseja voidaan kehittää pienin askelin ja organisaation tarpeet ja voimavarat huomioidaan. 2.1 Kehittämisprosessi Työpaketti 1: Kohdeorganisaatioiden nykytilan kartoitus, tarkasteluun otettavien liiketoimintaprosessien valinta Hankkeen ensimmäinen työpaketti on nykytilan kartoitus, jossa suoritetaan kohdeorganisaatioiden nykyprosessien kuvaaminen ja tutkittavien prosessien valinta kohdeorganisaation tarpeen mukaisesti. Prosessit voivat olla esimerkiksi: johtaminen omassa organisaatiossa (top down), henkilöstön tehtävät ja ammatit (bottom up), asiakasprosessit tai alihankinta ja kumppanuus tuotantoyhteistyössä. Tämän työpaketin toiminta muodostuu yhteistyössä organisaation kanssa suunnitelluista tavoitteista ja toimenpiteistä, joiden myötä uudet etyön menetelmät otettaisiin organisaatiossa käyttöön. Mukana olevien organisaatioiden etä- ja vuorovaikutusteknologian nykytila ja tarpeet selvitetään sekä perehdytään uuden teknologian käyttöönottoon ja käytettävyyteen organisaatioissa. Työpaketissa selvitetään organisaatioiden olemassa olevia etyön johtamisen ja liiketoimintaprosesseja. Tavoitteena on kuvata kohdeyrityksen nykytila ja tutkittavaksi valitut prosessit sekä määritellä kohdeorganisaation etyön tavoitetilan muuttujat. Työpaketti 2: Kokeilumallien muodostaminen, mittaaminen ja iterointi ja vuorovaikutusteknologioiden vertailu valituissa prosesseissa 9
Tässä työpakettissa muodostetaan kokeilumallit eli verrataan organisaation nykyistä toimintamallia sekä kehitettäviä emalleja (kokeilumallit). Vertailukohteina ovat Työpaketista 1 saatavat nykytilan prosessit ja halutun tavoitetilan etyö prosessit. Vertailu perustuu Työpaketissa 1 määritettyihin muuttujiin. Työpaketti 3:ssa saatujen mittareiden perusteella prosesseja arvioidaan ja tarvittaessa tehdään muutoksia eprosessien sisältämiin parametreihin, joita ovat mm. teknologiat ja toimintatavat. Tuloksena on kohdeorganisaation tavoitetilan mukaan optimoitu etoimintamalli Työpaketti 3: Mittarien valinta ja laatiminen, mittaustulosten analysointi ja evaluointi Työpaketissa 3 valitaan ja laaditaan eprosessien parametrien mittaamiseen, analysointiin ja evaluointiin soveltuvat mittarit sekä menetelmät. Kokeilumallien eli emallien parametrien mittaamisessa käytetään kvantitatiivisia ja kvalitatiivisia menetelmiä. emallien kehittämiseen ja evaluointiin käytettäviä menetelmiä voivat olla mm. Likert-asteikolliset testit, kokonaishyvyysmittarit, yksilö- ja ryhmähaastattelut, tuplatiimi ja hyötyarvoanalyyttinen arviointikriteeristö (esimerkiksi HAAAK, Väyrynen & Al. 2004). Saaduista tuloksista tehdään alustava suositus mallista/malleista ja niiden käyttöönotosta, mikäli se on mahdollista. Tulos syntyy alustava suositus mallista/malleista 2.2 Tiedon kerääminen ja menetelmät Hankkeen lähtökohtana oli käyttää useita eri menetelmiä tiedon keräämisessä ja käsittelyssä ja samalla antaa henkilökunnalle mahdollisuus osallistua hankkeen eteenpäinviemiseen ja suunnitteluun heille hyödyllisellä tavalla. Hankkeen alkuvaiheessa tehtiin hankkeessa mukanaoleville työntekijöille kohdeorganisaatiossa alkukartoitus käyttäen ryhmähaastatteluja (muokattu focus group) tai tuplatiimi-työskentelyä. Alkukartoituksessa pyrittiin selvittämään sekä nykytilanne että tarpeet ja toiveet etä- ja vuorovaikutusteknologioihin. Kartoituksen perusteella suunniteltiin hankkeen tulevia toimenpiteitä, joten henkilöstöllä oli vahva mahdollisuus vaikuttaa hankkeen toteutukseen. Kartoituksessa selvitettiin myös henkilöstön mielipiteitä teknologioiden käyttöön. Tässä hankkeessa asioita lähestytään ennen kaikkea prosessien, johtamisen ja teknologian näkökulmista: Organisaatioiden liiketoimintaprosesseja ja johtamista kehitetään etyöhön ja 10
vuorovaikutusteknologiaan liittyen. etyön liiketoimintaprosesseja, johtamista ja teknologian synteesiä työhyvinvointinäkökulmasta on tutkittu vähän. Hanke vahvistaa osallistuvien osapuolien tietämystä näillä alueilla. Organisaatioita tuetaan teknologian käyttöönotossa ja käytettävyydessä: alueen työelämän teknologisten edellytysten, työvälineiden ja käytettävyyden lisääminen ja käyttöönoton kynnyksen madaltaminen ovat avainasemassa. Tähän kuuluu organisaatioiden tiivis mukanaolo hankkeessa. Hankkeen loppuvaiheessa tehtiin arviointi. Alussa tehdyn kartoituksen ja loppuvaiheessa tehdyn arvioinnin välissä toteutettiin kehittämistehtävät (työpaketti 2) ja haastattelututkimus. Haastattelututkimus tehtiin muille kuin hankkeessa mukana oleville organisaatioille (13 organisaatiota, 14 haastattelua), jotka toimivat joko yksityisellä tai julkisella sektorilla. Osa haastatteluista tehtiin Espanjassa. Hankkeen projektipäällikkö oli tutkijavaihdossa i2bc:ssä, joka on Malagássa oleva innovaatio- ja kehittämisorganisaatio. Loppuarvioinnissa arvioitiin hanketta, sen onnistumista ja siihen vaikuttamismahdollisuuksia osallistujaorganisaation kannalta katsottuna. 11
3 HANKKEEN TOTEUTUS JA TULOKSET Tässä luvussa esitellään hanketoimintaa ja organisaatioiden kanssa tehtyä työtä. Hankeaikana keskityttiin organisaatioiden kanssa tehtävään kehittämistoimintaan. Hankkeen tutkimuksellista osiota toteutettiin luvussa 4 esitettävässä haastattelututkimuksessa. 3.1 Yleistä Raportointikausi 1.2. 31.8.2009 Työpaketti 1 eli kohdeorganisaatioiden nykytilan kartoitus ja tarkasteluun otettavien prosessien valinta on käynnistynyt raportointikaudella Oulun seudun ammattikorkeakoulun Terveysalan Oulaisten yksikön, Kemin kaupungin tietohallintokeskuksen ja Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän osalta. Toteuttamisessa ollaan hieman jäljessä suunnittelusta aikataulusta Johtoryhmä kokoontui aloituskokoukseensa 13.5.2009 Kemissä. Kokouksessa käytiin läpi muun muassa johtoryhmän tehtävät sekä sovittiin kokouskäytännöistä ja päätöksentekomenettelystä. Osallistujaorganisaatioiden kanssa on järjestetty useita tapaamisia hankkeeseen osallistumiseen liittyen. Raportointikaudella projektin toteuttamiseen ovat osallistuneet seuraavat henkilöt: vastuullisena johtajan Aaro Tiilikainen, projektipäällikkönä Kari Remes, tutkijoina Hanna Alila, Janne Sinisammal ja Tommi Autio, asiantuntijana Juha Lindfors. Lisäksi osallistujaorganisaatioista on osallistunut tapaamisiin monia henkilöitä. Resurssien käyttö ja yhteistyö on toteutunut suunnitellun mukaisesti Merkittäviä ongelmia tai muutostarpeita ei ole toistaiseksi ollut. Raportointikaudella projekti on käynnistynyt ja kohdeorganisaatioiden kartoitusta on toteutettu. Organisaatiot ovat aktiivisesti pohtineet tarkasteltavia prosessejaan ja ne ovatkin löytäneet mielenkiintoisia, hankkeeseen sopivia tutkimuskohteita. Julkaisuja ei ole vielä syntynyt. Hyödyntämisnäkymät ovat yhä vähintään samankaltaiset käynnistämisajankohtaan verrattuna. Taantuman vaikutuksesta kustannustehokkuus ja työhön liittyvät erilaiset ratkaisut ovat korostuneet, joten projektin hyödynnettävyyden voidaan arvioida jopa lisääntyneen. 12
Raportointikausi 1.9.2009 31.12.2009 Työpaketti 1 kohdeorganisaatioiden nykytilan kartoitus ja tarkasteluun otettavien prosessien valinta on saatu tehtyä raportointikaudella Oulun seudun ammattikorkeakoulun Terveysalan Oulaisten yksikön, Kemin kaupungin tietohallintokeskuksen, TT-Teamex Oy:n ja Länsi- Pohjan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän osalta. Työpaketti 2 eli eprosessien muodostaminen on käynnistynyt edellä mainittujen organisaatioiden osalta. Raportointikaudella on käyty keskustelut hanketoiminnasta Videra Oy:n ja DNA Oy:n kanssa. Toteuttamisesta ollaan aikataulussa. Johtoryhmä kokoontui edellisen kerran 21.8.2009 Oulussa. Raportointikauden aikana 1.9. 31.12.2009 ei ole pidetty johtoryhmän kokousta. Osallistujaorganisaatioiden kanssa on järjestetty useita tapaamisia työpakettien mukaisesti. Raportointikaudella projektin toteuttamiseen ovat osallistuneet seuraavat henkilöt: vastuullisena johtajana Aaro Tiilikainen / Kemi-Tornion toimipiste 30.9.2009 saakka ja Seppo Väyrynen / työtieteen yksikkö 1.10.2009 alkaen, projektipäällikkönä Kari Remes 30.9.2009 saakka ja Hanna Alila 1.10.2009 alkaen, tutkijoina Hanna Alila 30.9.2009 saakka, Janne Sinisammal ja Tommi Autio, asiantuntija Juha Lindfors. Lisäksi osallistujaorganisaatioista on osallistunut tapaamisiin useita henkilöitä. Esimerkiksi Oulun seudun ammattikorkeakoulun Terveysalan Oulaisten yksikölle järjestettiin alustus liittyen opetuksessa ja opiskelijaohjauksessa hyödynnettävästä etä- ja vuorovaikutusteknologioista. Alustamisessa hyödynnettiin Oulun yliopiston osaamista. Hanketta ja sen toimintaa on esitelty eri yhteyksissä, muun muassa palavereissa Kemi-Tornion ammattikorkeakoululla ja Oulun Eteläisen instituutin hyvinvointiteknologia tapaamisessa joulukuussa 2009. Resurssien käyttö ja yhteistyö on toteutunut suunnitellusti. Raportointikaudella on saatu päätökseen työpaketti 1 kartoitusvaiheen osalta ja toteutettu työpaketti 2:n (kokeilumallien muodostaminen, mittaaminen ja iterointi) suunniteltuja tehtäviä eli muodostettu kokeilumalleja, ns. eprosesseja, tehty etä- ja vuorovaikutusteknologioiden vertailuja kokeilumallien yhteydessä. Kokeilumalleja on jo testattu käytännössä. Tiedottamista ja viestintää hankkeesta, hankkeen toiminnasta ja etyöstä jatketaan. Edellisellä raportointikaudella alkanutta kohdeorganisaatioiden kartoitusta on jatkettu ja saatu päätökseen (työpaketti 1). Saatua tietoa on hyödynnetty työpaketti 2:n (kokeilumallien muodostaminen, mittaaminen ja iterointi) toteuttamisessa. Organisaatiot ovat olleet aktiivisesti 13
kehittämässä uusia prosessejaan, jotka ovat liittyneet asiakaspalveluun, organisaatioyhteistyöhön ja johtamiseen. Julkaisuja ei ole vielä syntynyt, mutta hankkeesta oli artikkeli syksyn Digipolis Research lehdessä (3/2009). Hyödyntämisnäkymät ovat yhä vähintään samankaltaiset käynnistämisajankohtaan verrattuna. Taantuman vaikutuksesta kustannustehokkuus ja työhön liittyvät erilaiset ratkaisut ovat korostuneet, joten projektin hyödynnettävyyden voidaan arvioida jopa lisääntyneen. Raportointikausi 1.1. 31.8.2010 Raportointikaudella 1.1. 31.8.2010 on jatkettu työpaketti 2 (Kokeilumallien muodostaminen, mittaaminen ja iterointi ja vuorovaikutusteknologioiden vertailu valituissa prosesseissa) ja työpaketti 3 (Mittarien valinta ja laatiminen, mittaustulosten analysointi ja evaluointi) toteuttamista. eprosessien kokeilemisten osalta ei päästy kaikkien kohdeorganisaatioiden kanssa loppuun, mutta niiden kanssa on keskusteltu kehitystyön jatkamisesta organisaatioiden omassa toiminnassaan ja/tai jatkoprojektien muodossa. Työpaketteja tehtiin organisaatioiden oman aikataulun ja etenemisen mukaisesti. Projektiarviointi toteutettiin sekä keskusteluilla että arviointilomakkeella. Johtoryhmän kokoukset pidettiin 14.5.2010 ja hankkeen päätyttyä 14.9.2010. Raportointikauden aikana hankkeen vastuullisena johtajana toimi prof. Seppo Väyrynen (Oulun yliopisto, työtieteen yksikkö), projektipäällikkönä Hanna Alila (sijoituspaikkana Kemi) ja tutkijoina Janne Sinisammal (1.1. 31.3.2010, sijoituspaikkana Oulu) ja Tommi Autio (sijoituspaikkana Oulu). Lisäksi on pidetty tapaamisia osallistujaorganisaatioiden kanssa. Esimerkiksi LPSHP:n henkilöstön kanssa vierailtiin Kemin tulkkikeskuksessa tammikuussa 2010. Projektihenkilöstö on osallistunut erinäisiin tilauksiin (esim. Kemi-Tornion ammattikorkeakoulun työhyvinvointi-seminaari helmikuussa 2010, ITK-konferenssi huhtikuussa 2010), joista on välitetty tietoa myös projektiin osallistuville tahoille ja myös kerrottu eprosessit hankkeesta tilaisuuksista. Projektipäällikkö oli huhtikuun ajan tutkijavaihdossa Espanjassa i2bc-nimisessä malagalaisessa innovaatio- ja kehittämisorganisaatiossa. 14
Resurssien käyttö on toteutunut suunnitellusti, vaikka osa kohdeorganisaatioiden kanssa tehtävä työ olisi vaatinut eprosessien kokeilujen osalta useamman iteraatiokierroksen laajempien tulosten saamiseksi ja yleisen emallin muodostaminen jäi kesken. Hankkeessa aloitettu toiminta kuitenkin jatkuu organisaatioissa. Raportointikaudella on saatettu päätökseen työpaketti 2:n kokeilumallien muodostaminen, mittaaminen ja iterointi. Työpaketti 3:n arviointivaihe on toteutettu kesän 2010 aikana. Kustannussuunnitelman osalta haettiin elokuussa 2010 kustannuslajimuutosta (päätös 30.8.2010, dnro 2372/31/2008) koskien matkakustannusten ylittymistä ja siten projektin toteuttamisen mahdollistumista. Edellisellä raportointikaudella alkanutta kohdeorganisaatioiden työpaketti 2:n on jatkettu ja tehty myös työpaketti 3:n toimenpiteitä. Organisaatiot ovat olleet aktiivisesti mukana. Julkaisuja ei ole vielä syntynyt, mutta hankkeesta on ollut artikkeli Tietopisto lehdessä (1/2010) ja on tulossa artikkeli syksyn 2010 Oranssi lehteen ja loppuraportti julkaistaan painettuna syksyn 2010 aikana työtieteen yksikön julkaisusarjassa. Projektin seminaari järjestettiin 12.5.2010 Kemissä, teemoina etyön tuoma tehokkuus ja hyvinvointi. Seminaarissa puhunutta Ursula Hyrkkästä (Turun ammattikorkeakoulu) haastateltiin Radio Perämereen seminaariteemoista. Tuloksia ja kokemuksia hyödynnetään tieteellisten artikkeleiden kirjoittamisessa projektin päättymisen jälkeen. Hyödyntämisnäkymät ovat yhä vähintään samankaltaiset käynnistämisajankohtaan verrattuna. Raportointikaudella Islannin tulivuorenpurkauksen aiheuttamat tuhkapilvet havahduttivat organisaatiot kiinnostumaan ja hyödyntämään enemmän etäneuvottelumahdollisuuksia. Tämä huomattiin myös projektiin osallistuvissa organisaatioissa. Taantuman vaikutuksesta kustannustehokkuus ja työhön liittyvät erilaiset ratkaisut ovat korostuneet, joten projektin hyödynnettävyyden voidaan arvioida jopa lisääntyneen. Yhteenvetona hanketoiminnasta voidaan todeta: Työpaketti 1 Kohdeorganisaatioiden nykytilan kartoitus, tarkasteluun otettavien liiketoimintaprosessien valinta: projektiin osallistuneiden organisaatioiden nykytilan ja etyön tarpeiden kartoitukset tehty, tiedottamista jatketaan myös hankkeen päätyttyä. 15
Työpaketti 2 Kokeilumallien muodostaminen, mittaaminen ja iterointi ja vuorovaikutusteknologioiden vertailu valituissa prosesseissa: kokeilumallit muodostettu kohdeorganisaatiokohtaisesti, tehty iteraatiokierroksia ja testattu eprosesseja Työpaketti 3 Mittarien valinta ja laatiminen, mittaustulosten analysointi ja evaluointi: arviointi tehty kohdeorganisaatioissa, yleinen emallin muodostaminen kesken Työpakettien 1 ja 2 osalta saavutettiin tekniset ja tutkimukselliset tavoitteet, mutta työpaketti 3:n kohdalla yleisen emallin kehittäminen jäi kesken, koska rahoittajan projektipäätös lyhensi toteuttamisaikaa ja näin ollen jouduttiin valitsemaan, mitkä toimenpiteet ovat projektin kannalta oleellisia etenkin osallistuvien organisaatioiden näkökulmasta. Myös työpaketti 2:n kohdalla pitempi eprosessien kokeiluaika olisi mahdollistanut useamman iteraatiokierroksen ja tuottanut tarkempia tuloksia. 3.2 Toiminta organisaatioissa Hyödyntämistavat ja mukana olevat organisaatiot: Organisaatioita tuetaan teknologian käyttöönotossa ja käytettävyydessä: etyön toimintatapoja ja menetelmiä kehitetään tutkimuksen, asiantuntijakonsulttien, pilotoinnin sekä analyysi- ja kannattavuustyökalujen avulla, esitellään teknisiä mahdollisuuksia vieden näitä laajempaan tietoisuuteen organisaatioissa ja tiedottamalla etyön mahdollisuuksista. Mukana olevilla organisaatioilla on tavoitteena saada käyttöönsä ja välitettäväksi uusia etyön prosessimalleja. Organisaatiot voivat hyödyntää hankkeen tuloksia soveltamalla niitä omassa liiketoiminnassaan: organisaatiot voivat kehittää tuotevalikoimaansa todellista lisäarvoa tuottavia etyö palveluita tai palvelukokonaisuuksia. 3.2.1 Kemin kaupungin tietohallintokeskus Työpaketti 1: Kohdeorganisaatioiden nykytilan kartoitus, tarkasteluun otettavien liiketoimintaprosessien valinta Kohdeorganisaatiossa mietittiin pitkään ja hartaasti minkälaiseen kehittämistyöhön hankkeessa panostettaisiin ja päädyttiin kehittämään tietohallinnon asiakkaiden tietokone-, käyttöjär- 16
jestelmä- ja oheislaitetilausprosessia. Tilausprosessin nykytilan kartoittamiseen ja myöhemmin sen kehittämiseen käytettävä virtauskaavio muodostettiin seinätekniikan ja haastattelu/keskustelutilaisuuksien perusteella. Varsin nopeasti kävi selväksi, että tilausprosessin kulkuun oli syytä panostaa kehittämistyötä sillä, nykytilanteessa tämä tilausprosessi toimi hyvin moninaisin tavoin ja vailla mitään järjestelmällisyyttä. Työpaketti 2: Kokeilumallien muodostaminen, mittaaminen ja iterointi ja vuorovaikutusteknologioiden vertailu valituissa prosesseissa Työpaketissa 1 kuvattu nykytila asiakkaiden tietokone-, käyttöjärjestelmä- ja oheislaitetilausprosessista toimi taustalla reaalitilanteesta muistuttamassa, kun kohdeorganisaatiossa aloimme koota uutta toimintatapaa jolla tilausprosessia saataisiin virtaviivaistettua, nopeutettua sekä parannettua. Seinätekniikkaa, focus group -tyylisiä ryhmäkeskusteluja ja paperiprototypointia hyödyntämällä rakensimme ns. ihannemallin, mallin minkälainen tilausprosessin kulun pitäisi olla täydellisimmillään. Tämän jälkeen aloimme rakentaa mallia joka nojaa todelliseen työhön mitä tietohallinnossa tehdään, mutta jonka toimintatavat ja erityisesti informaatiokulun vaatimat virtausmallit ovat mahdollisimman lähellä tämän muodostetun ihannemallin tavoitetta. Tätä todellista kehitysmallia tarkastelemalla, hiomalla ja kehittämällä saatiin kehitettyä todellinen uusi toimintatapa tilausprosessin kulkuun ja siihen vaikuttaviin osatekijöihin. Uuden toimintatavan kaksi päähuomiota ja muutosta tulevaisuuden toiminnassa ovat: 1. uuden tietokoneen kokoamisprosessin alkupäähän muodostetaan ns. puolivalmiste. 2. tilausprosessi suoritetaan alusta (asiakkaan tilaus) loppuun (laskutus) saakka tietokantapohjaisen lomakkeen avulla. Uuden, tilatun, tietokoneen kokoaminen suoritettiin kohdeorganisaatiossa aikaisemmin siten, että tilauksen tultua organisaatioon, tavalla tai toisella, alkoi koneen kokoamin nollasta vasta tässä vaiheessa. Prosessikuvauksen aikana huomattiin, että kaikki asiakkaille toimitettavat tietokoneet ovat, muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta, käyttöjärjestelmän ja muutamien perusohjelmistojen osalta identtisiä keskenään. Pohdittiin, että miksi näitä, tähän pisteeseen asti samanlaisia, koneita ei rakennettaisi etukäteen valmiiksi, ns. puolivalmisteiksi. Tällöin 17
asiakastilauksen saapuessa tietohallinto alkaisi koota asiakkaan tarpeen mukaista konetta tämän varastossa jo valmiina olevan puolivalmisteen päälle, näin toimimalla uuden tietokoneen vaatima läpimenoaika kokoamisprosessissa lyhenisi huomattavasti. Toinen rakenteellisesti vaativampi huomio oli, että koko tilausjärjestelmä muutettaisiin nykyisestä varsin kirjavasta ja ei lainkaan standardoidusta toimintatavasta hyvin strukturoiduksi lomaketilaukseksi. Tätä tietokantapohjaista lomaketta käytettäisiin sisäisesti koko tilauksen käsittelyyn. Se sisältäisi kaikkien asiakkaiden vaatimat erilaiset tietokone- ja käyttöjärjestelmä variaatiot. Tätä tilauksessa käytettävää tietokantatietoa käytettäisiin sisäisesti niin koneen kokoamisessa, ohjelmien asennuksessa, käyttöjärjestelmäoikeuksien hankkimisessa sekä lopulta kaikkien suoritettujen toimenpiteiden jälkeen laskutuksessa. Hankkeen aikana rakensimme mallin tähän, varsin monimutkaiseen, lomakepohjaan kaikkine eri asiakaista riippuvine variaatioineen sekä tietokonetilauksen että käyttöjärjestelmätilauksen suhteen. Seuraavana luontevana vaiheena kohdeorganisaatiossa olisi kyseisen mallin tekeminen (ohjelmoiminen) valitulla tietokantaohjelmalla, että lomaketta päästäisiin kehittämään ja hiomaan edelleen oikeiden asiakkaiden kanssa. Työpaketti 3: Mittarien valinta ja laatiminen, mittaustulosten analysointi ja evaluointi Hankkeen typistämisen vuoksi lopullista (toimivaa) tilauslomaketta emme saaneet rakennettua, vaan sen loppuunsaattaminen jää kohdeorganisaation harteille. Kehitystyö on kuitenkin viety jo niin pitkälle, että olisi hyvä jos kohdeorganisaatio pystyisi hakemaan rahoitus- ja resurssiapua tietokantalomakkeen rakentamiseen. Emme pystyneet mittaamaan hankkeen aikana kehitetyn uuden toimintamallin tuomia muutoksia, sillä kehitystyö jäi hieman vajaaksi. 3.2.2 Oulun seudun ammattikorkeakoulu terveysalan Oulaisten yksikkö Oulun yliopiston eprosessit hanke aloitti Oulun seudun ammattikorkeakoulun (OAMK) Oulaisten terveysalan yksikön kanssa yhteistyön keväällä 2009. Kehittämiskohteina olivat opetukseen, opiskelijoiden käytännönharjoittelun ohjaukseen ja henkilökunnan palavereihin liittyvien prosessien kehittäminen ja etä- ja vuorovaikutusteknologioiden systemaattisempi käyttöönotto. OAMK:lla on käytössä muun muassa Blackboard (entinen WebCT), Adobe Connect 18
Pro, Moodle ja Videran videoneuvottelujärjestelmä. Osa opettajista käyttää näitä järjestelmiä. Yleisesti käytössä on Blackboard oppimisympäristö, jota käytetään esimerkiksi verkkokurssien alustana ja kurssimateriaalin jako- ja säilytyspaikkana sekä opiskelijoiden töiden palautuspaikkana. Tässä tutkimuksessa keskityn opiskelijoiden käytännönharjoittelun ohjaukseen ja siihen liittyvään yhteisölliseen oppimiseen. Työpaketti 1: Kohdeorganisaatioiden nykytilan kartoitus, tarkasteluun otettavien liiketoimintaprosessien valinta OAMK:n Oulaisten yksikön kehittämistyö eprosessit hankkeessa alkoi fokusryhmähaastattelulla maaliskuussa 2009. Haastattelun teemat käsittelivät kokemuksia etätyöstä sekä sitä, miten etätyötä ja teknologioita voitaisiin hyödyntää enemmän Oulaisten yksikön opettajien työssä. Haastattelusta vahvimmin tulivat esille edellä mainitut opetuksen kehittäminen, opiskelijan käytännönharjoittelun ohjaus ja henkilöstöpalaverit esimerkiksi OAMK:n Oulun ja Oulaisten yksiköiden välillä. Harjoitteluun kuuluu sen kestosta riippuen alku- ja loppuohjaustapaamiset sekä mahdollisesti harjoittelujakson keskivaiheille ajoittuvat tapaamiset, joissa ovat läsnä opiskelijan ja ohjaavan opettajan lisäksi organisaation ohjauksesta vastaava henkilö. Etäohjauksessa on huomioitava sovelluksen lisäksi muut välineet. Kaikilla opettajilla ei ole tietokoneissaan web-kameraa ja kuulokkeita tai mikkiä ja kaiuttimia. Myös ohjattavalla opiskelijalla pitäisi olla käytettävissä tietokone, web-kamera ja kuulokkeet sekä Internet-yhteys harjoittelupaikassaan. Harjoittelupaikassa voidaan vastustaa etäsovelluksen käyttöä ohjaamistilanteessa. Lisäksi oman haasteensa aiheuttaa se, että terveysalan organisaatioissa tietoliikenne on usein omassa sisäisessä verkossa eikä ulospäin suuntautuvaan Internet-liikenteen takia välttämättä haluta tehdä palomuuriin ylimääräistä reikää, jotta tietoturva ei vaarantuisi. Ohjaustilanteissa voidaan puhua hyvin henkilökohtaisista asioista, jolloin mahdolliset tietoturvariskit on huomioitava, vaikka ohjauskeskusteluissa ei yleensä esille tule henkilötietoja. Ohjaustilaisuudelle tulisi olla rauhallinen tila. Tämän vaatimus on olemassa myös etäohjauksessa. Ennen eprosessit hankkeen kokeilua, OAMK:n Oulaisten yksikön hanketiimillä on ollut aikaisempaa kokemusta siitä, miten etä- ja vuorovaikutusteknologiat vaikuttavat opettajan, 19
opiskelijan ja harjoittelupaikan ohjaajan välisiin vuorovaikutustilanteisiin. Fokusryhmäkeskusteluun osallistuneet ajattelivat, että aluksi ohjaustilanne voisi olla keinotekoinen, koska ei Uuden teknologian käyttöönotto vaatii opastusta ja harjoittelua. Teknologian käyttöönotossa on työtä niin opettajalle kuin opiskelijalle. Opiskelijoiden joukossa taidot tietokoneen käyttämisen suhteen vaihtelevat, sillä on niitä opiskelijoita, jotka eivät ole kiinnostuneet teknologiasta ja joilla on harhakuva siitä, että terveysalalla ei tarvita teknologiaa. Työelämäyhteistyö on yksi ammattikorkeakoulun tehtävistä. Etäyhteyksien lisääntyvän käytön uhkana on, että yhteistyö ja verkostot kärsivät, jos oppilaitoksesta ei olla fyysisesti läsnä harjoittelujen työpaikoilla. On mahdollista, että etäohjaus aiheuttaa vastakkainasettelua työharjoittelupaikoilla, kun opettajia ei kiinnosta tulla paikan päälle. Myöskään työelämäyhteistyön tuomaa arvokasta tietoa ei saada, jos ei vierailla työpaikoilla. Työelämästä saatava palaute ja tieto vaikuttavat opetussisältöihin, koulutustarpeisiin, työelämän ja ammattikorkeakoulun molemminpuoliseen vuorovaikutukseen, ajanhermolla pysymiseen, työelämätarpeisiin vastaamiseen. Työharjoittelupaikalla tavataan muitakin ihmisiä kuin opiskelija ja ohjaaja, ja tällaista keskustelua ei synny verkon välityksellä. Opettaja myös markkinoi työharjoittelupaikoilla koulutuksia. Etäohjaus ei voi korvata kokonaan kasvokkaista tapaamista, mutta se on yksi mahdollisuus ja osa ohjauksesta voidaan toteuttaa etänä. Työpaketti 2: Kokeilumallien muodostaminen, mittaaminen ja iterointi ja vuorovaikutusteknologioiden vertailu valituissa prosesseissa Ryhmähaastattelun jälkeen kehitystyö on jatkunut vuoden 2009 ja 2010 aikana tapaamisilla, joiden aikana on kartoitettu nykyiset prosessit ja pohdittu yhdessä uutta toimintamallia, niin sanottua eprosessia. Kehittämistyöhön valittiin kahdeksan hengen opettajaryhmä hanketiimiksi. Alkusyksyllä 2009 sovittiin, että ennen joulua tutustutaan eri teknologiavaihtoehtoihin, kokeillaan etäohjausta käytännössä ja pidetään alustus tieto- ja viestintätekniikan käytöstä opetuksessa. Työpaketti 3: Mittarien valinta ja laatiminen, mittaustulosten analysointi ja evaluointi Käytännön kokeilut etä- ja vuorovaikutusteknologioiden käytöstä ohjauksessa toteutettiin marraskuussa 2009 ja maaliskuussa 2010. Joulukuussa 2009 pidettiin sovittu alustus tieto- ja 20
viestintätekniikoiden käytöstä opetuksessa. Yhtenä esimerkkinä olivat sosiaalisen median mahdollisuudet. Marraskuussa yksi hankkeen henkilöstöstä oli Oulaisissa ohjaavan opettajan ja opiskelijan kanssa ja toinen hankkeen tutkija harjoittelupaikassa. Kokeilu toteutettiin Videran Mobile Office -sovellusta käyttäen. Ohjauskeskustelu toimi hyvin etänä ja palaute oli niin opettajalta, opiskelijalta kuin harjoittelupaikan ohjaajalta myönteistä. Kokeilusta kerättiin palaute palautelomakkeella. Tämän jälkeen ohjausta kokeiltiin opettajien kesken simulointina Adobe Connect Pro ta (ACP) käyttäen. Etäyhteyden äänen ja kuvan laatuun vaikuttavat kiinteän laajakaistayhteyden käyttö ja langaton yhteys. Välttämättä langattoman yhteyden kaista ei riitä äänen, kuvan ja dokumentin jakamiseen ilman viiveitä tai äänen pätkimistä. Kiinteällä laajakaistalla vastaavia ongelmia ei ole ollut. Toinen kokeilu tehtiin maaliskuussa 2010, jolloin käytettiin ACP-ohjelmaa. Tällöin ohjaava opettaja käytti kiinteää Internet-yhteyttä ja harjoittelupaikassa käytössä oli langaton yhteys. Ohjaustilanne onnistui hyvin. Langattoman yhteyden käyttäminen tuotti ääneen ja kuvaan pienen viiveen, ja kuvan laatuun vaikuttaa paljon myös tila ja valaistus. Usein riittävän valaistuksen saaminen webkameraa käytettäessä vaatii järjestelyitä, sillä työpisteenvalaistus eivät välttämättä ole riittävä selkeän kuvan saamiseen. 3.2.3 Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Työpaketti 1: Kohdeorganisaatioiden nykytilan kartoitus, tarkasteluun otettavien liiketoimintaprosessien valinta Valittuja kehittämiskohteita mietittiin syksyn 2009 aikana useammassa tapaamisessa Länsi- Pohjan sairaanhoitopiirin (LPSHP) Torniossa Keroputaan psykiatrisen sairaalan ja kuulo- ja näkökuntoutuksen henkilöstön kanssa. Kehittämiskohteiksi valikoituivat videoneuvotteluratkaisut erilaisissa yhteydenpitotilanteissa, esimerkiksi eri asiantuntijoiden saamisessa hoitoneuvotteluihin tai yhteydenpidossa potilaisiin. Lisäksi kuulo- ja näkökuntoutuksen osalta toivottiin mahdollisuutta kirjausten tekemistä LPSHP:n ohjelmistoihin etänä. Hanketapaamisissa mukana oli myös Kemin mielenterveysasemalta henkilö. Keroputaan psykiatrisen sairaalan ja mielenterveysaseman välillä on tiivis yhteistyö. 21
Työpaketti 2: Kokeilumallien muodostaminen, mittaaminen ja iterointi ja vuorovaikutusteknologioiden vertailu valituissa prosesseissa Tämän työpaketin aikana kokeiltiin videoneuvottelun toimivuutta. Ensimmäiset kokeilut tehtiin marras-joulukuun 2009 vaihteessa käyttäen Adobe Connect Pro:ta langattomalla yhteydellä Kemin mielenterveysaseman, Tornion Keroputaan sairaalan ja Oulun yliopiston välillä. Yhteys langattomana oli kuitenkin niin heikko, että toimivaa kuva- ja ääniyhteyttä ei saatu. Syksyn 2009 aikana eprosessit hanketta esiteltiin UULA-hankkeelle, joka on Länsi-Pohjan ja Lapin sairaanhoitopiirien ja Pohjois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskuksen yhteishanke palveluiden kehittämisessä teknologian avulla. Yhteistyössä UULA-hankkeen kanssa mahdollistui videoneuvotteluohjelmiston ja laitteiden hankinta Kemin mielenterveysasemalle. Keroputaan sairaalan koulutustilan videoneuvottelulaitteet oli uudistettu jo aiemmin. Niin Kemissä kuin Torniossa käytössä olivat Arctic Communicatorin tarjoama videoneuvotteluohjelmisto. Yhteyden toimivuutta kokeiltiin alkuvuodesta 2010. Lisäksi hankkeessa järjestettiin tutustuminen Kemin tulkkikeskuksen toimintaan tammikuussa 2010. Tulkkikeskus käyttää paljon videoneuvotteluyhteyttä muun muassa viittomakielen tulkkauksessa ja koulutuksessa. Työpaketti 3: Mittarien valinta ja laatiminen, mittaustulosten analysointi ja evaluointi Hankkeen aikana ei varsinaisesti päästy kokeilemaan eprosessin toimivuutta, vaan se on mahdollistunut elo-syyskuun 2010 vaihteessa Kemin mielenterveysaseman ja Keroputaan sairaalan omissa hoitoneuvotteluissa videoneuvotteluteitse. Tämä kuitenkin on mahdollistunut yhteistyössä UULA- ja eprosessit hankkeiden kanssa. Puolestaan kirjausmahdollisuus etänä ei testattu, sillä siihen liittyy haasteena muun muassa LPSHP:n raskaiden ohjelmien toimivuus langattomalla yhteydellä. 3.2.4 TT-Teamex Oy Työpaketti 1: Kohdeorganisaatioiden nykytilan kartoitus, tarkasteluun otettavien liiketoimintaprosessien valinta Kartoitustapaamisissa todettiin, että TT-Teamex tarvitsee kehittämistä asiakasneuvontaa. Käytössä on neuvominen ohjelmistopäivitys-, ongelma- ynnä muissa tilanteissa puhelimitse 22
tai asiakaskäynnillä. Osa neuvonnasta on kuitenkin sellaista, että tarvittaisiin työpöydänjakomahdollisuus, jotta pystyttäisiin ratkaisemaan asiakkaan ongelma. Tähän haluttaisiin sellainen ratkaisu, joka ei ole IP-pohjainen eikä siten vaadi esimerkiksi palomuurin asetusten muuttamista. Työpaketti 2: Kokeilumallien muodostaminen, mittaaminen ja iterointi ja vuorovaikutusteknologioiden vertailu valituissa prosesseissa ja Työpaketti 3: Mittarien valinta ja laatiminen, mittaustulosten analysointi ja evaluointi Syksyn 2009 aikana hankehenkilöstö testasi erilaisia työpöydänjako- ja etäneuvotteluohjelmia.. Ensin vertailtiin muita yleisesti käytössä olevia sovelluksia. Testissä olivat Team- Viewer, NetOPin On Demand ja Radmin. Näistä toimivin ja tarpeisiin vastaava ratkaisu oli Teamviewer, jota kokeiltiin yhdessä TT-Teamexin henkilöstön kanssa. Tämän jälkeen ohjelman lisenssin hankkiminen ja käyttöönotto jäivät TT-Teamexin tehtäväksi. Yritys on harkinnut ohjelman käyttöönottoa yhden asiakkaansa kanssa. 3.2.5 Videra Oy ja DNA Oy Videran päätulokset, joita organisaatio odottaa hankkeelta: Projektissa syntyvien yleisten etoimintamallien soveltaminen ja hyödyntäminen omassa liiketoiminnassa. Tutkimiskohteille tarjotaan käyttöön erikseen sovittavien ehdoin Videran etäneuvottelupalveluita, joiden avulla etätyötä voidaan toteuttaa projektin tutkimuskohteissa. Osallistuja on kiinnostunut saamaan tietoa etätyön hyödyistä käyttäen nimenomaan Videran tarjoamia lisäarvoratkaisuja. Myös tieto palveluratkaisujen tuottamasta hyödystä suhteessa pelkkien laitteiden ostamiseen tutkimuskohteissa on kiinnostavaa. DNA Oy:n päätulokset, joita organisaatio odottaa hankkeelta: Projektin etoimintamallien kehittäminen operaattoriliiketoiminnan kannalta ja hyödyntäminen omalla toimialallaan asiakkaiden kesken 23
3.3 Etätyöllä hyvinvointia ja tehokkuutta -seminaari Hanke järjesti 12.5.2010 Kemin Digipoliksessa iltapäiväseminaarin aiheina etätyön hyvinvointi ja tehokkuus. Puhujina aiheista olivat Turun amk:sta Ursula Hyrkkänen, Oulun seudun amk:n terveysalan Oulaisten yksiköstä Aini Ojala, Digialta Eeva Kangas ja Videralta Pekka Haataja. Seminaari lähetettiin videoneuvotteluna Oulaisiin OAMK:n yksikköön. Ursula Hyrkkänen (Turun ammattikorkeakoulu) puhui etätyötä tekevien työntekijöiden työhyvinvoinnista, kun työ muuttuu missä tahansa ja milloin tahansa tehtäväksi. Työstä tulee mobiilia ja monipaikkaista ja fyysisen läsnäolon rinnalle tulee virtuaalinen läsnäolo. Hyrkkänen on tutkinut aihetta jo pitempään. Kun työ ei ole sidottu tiettyyn työtilaan ja työaikaan, niin työpäivät usein pitenevät ja työn sekä vapaa-ajan ero häviää. Työn hallinnasta tulee tärkeää, jotta työ ei ota yliotetta elämästä ja ajankäytöstä. Usein ei osata määrittää työtehtävien suorittamiseen käytettävää aikaa. Nämä heijastuvat työhyvinvointiin hyvinä ja pahoina asioina. Aini Ojala (OAMK) kertoi siitä, miten Oulaisissa toimiva yksikkö tekee yhteistyötä OAMK:n Oulussa olevan yksikön kanssa välimatkan ollessa 100 kilometriä. Hän kertoi myös Maarit Konun kanssa, mitä Oulaisissa on tehty opiskelijoiden harjoittelun ohjauksessa eprosessit -hankkeessa. Etänä tapahtuva ohjaus on saanut myönteistä palautetta, kun eri paikkakunnilla oleva opettaja, opiskelija ja harjoittelupaikan ohjaaja tapaavat etäneuvottelusovellusta hyödyntäen. Katsekontakti on tärkeää, mutta haasteina ovat toimiva tietoliikenneyhteys, kustannukset ja se, että etänä tapahtuvan ohjauksen käyttöönotto vaatii koulutusta. Eeva Kangas (Digia Oy) kertoi Digian käyttämistä etätyötavoista ja siitä, mihin etätyö soveltuu ja mihin puolestaan ei. Digialla on käytössä monia eri työkaluja ja työntekijät ovat ympäri Suomea ja maailmaa. Yhteydenpidossa käytetään usein puhelinpalavereita, ns. telcoteja. Etätyö mahdollistaa työn joustavuuden ja vapauden sekä lisää tehokkuutta, mutta asiakastapaamiset, ideoinnit, konferenssit ja koulutukset ovat sellaisia, joihin osallistutaan kasvokkain. Kangas kertoi myös hänen omasta työpäivästään. Pekka Haataja (Videra Oy) esitteli Videran toimintaa ja sitä, kuinka teknologia on muuttuvan työn tukena. Videra keskittyy toiminnassaan visuaalisen kommunikaation tuotteisiin ja 24
palveluihin. Viestintä on menossa yhä enemmän kohti yhdistettyä viestintää (unified communication), jossa eri viestinnän ja vuorovaikutuksen työkalut yhdistetään eri välineisiin. Henkilökohtainen etäneuvottelu on kasvussa, mutta kysyntää on myös telepresence - tyyppiselle laadukkaalle videoneuvottelulle. Taloudellinen taantuma, lakot ja luonnonmullistukset, kuten tuhkapilvi, vaikuttavat etäneuvottelun käyttöön lisääntyvästi. Lisäksi iltapäivän aikana esiteltiin eprosessit -hanketta ja tuotiin terveiset tämänvuotisesta ITK-konferenssista. 3.4 ITK2010 Konferenssivierailu eprosessit -hankkeen tutkija osallistui 22. 23.4.2010 Hämeenlinnassa pidettyyn Interaktiivinen Tekniikka Koulutuksessa (ITK2010) konferenssiin (www.hameenkesayliopisto.fi/itk/). Konferenssin alaotsikkona oli Digiajan arkea ja unelmia. Konferenssissa oli rinnakkaisia sessioita jatkuvasti kahdeksassa esityssalissa ja suurin osa sisällöstä keskittyi, konferenssin nimen mukaisesti, opetus- ja koulutuskäytäntöihin ja kokeiluihin. Vastaavasti osa esityksistä perehtyi myös itse etäteknologian käyttöön, hyödyntämiseen ja eteenpäin viemiseen erilaisissa konteksteissa. Sosiaalisen median käyttäminen ja hyödyntäminen opetuksessa, koulutuksessa ja harjoitustöissä oli erityisen suurella painoarvolla mukana konferenssin sisällöissä. eprosessit hankkeen tutkija kävi kuuntelemassa seuraavat esitykset konferenssin aikana: - Koneinsinööriopiskelijat ja yritysyhteistyö sosiaalisessa mediassa. J. Backlund & opiskelijat, Savonia-ammattikorkeakoulu. - Sosiaalinen media: Piloteista arkeen. Sosiaalinen media oppimisen tukena (Sometu) verkosto (sometu.ning.com/). - Aikuisopiskelija Facebookissa kokemuksia ryhmän sisäisestä viestinnästä ja opettajan roolista avoimessa verkkoyhteisössä. M. Pöyri, S. Lehtonen ja E. Laineenoja, Satakunnan ammattikorkeakoulu. - Second Life opetuskäytössä esimerkkinä aseptiikka virtuaalisairaalassa. S. Mettiäinen ja A.-L. Karjalainen, Tampereen ammattikorkeakoulu. 25
- Yrittäjyysopinnot ja yrityksen Second Lifessa Hyvä Yritys hanke. G. Segura ja O. Salmela, Koulutuskeskus Salpaus. - Sosiaalinen media yrittäjyydessä. Sosiaalinen media oppimisen tukena (Sometu) verkosto - NING aktiivisen opiskelijuuden välineenä Virtukampuksessa. Savoniaammattikorkeakoulu. - Silloin kun sosiaalinen median opetuskäyttö epäonnistui. S. Laakio-Whybrow, Kaarinan lukio. S. Nurmela, Turun yliopiston täydennyskoulutuskeskus. A. Rongas, Kotkan aikuislukio. Pääasiallisena huomiona ja kotiin viemisinä konferenssista jäi sosiaalisen median ja henkilökohtaisten oppimisympäristöjen laajempi hyödyntäminen projektiluontoisissa töissä, kuten esimerkiksi hanketoiminnassa. Vaikka uudenlainen toimintatapa vaatiikin ns. ylimääräistä työtä ja uusien käytänteiden opettelua, on siitä saatu hyöty ja uuden oppiminen niin palkitsevaa toimintaa, että eprosessit hankkeen tyylisissä e-työtä tutkivissa ja niitä kehittävissä hankkeissa ei ole mitään syytä niitä hyödyntää. Esimerkki oli Savonian ammattikorkeakoulusta jossa PeLE projektissa (plepele.wordpress.com) erilaisia järjestelmiä ja menetelmiä hyödynnettiin harjoitustyöprojektien eteenpäinviemisessä. Ensimmäinen pilotinomainen käytäntö oli käytössä muutamalla kurssissa lukukaudella 2009 2010. Projekti jatkuu Savoniassa lukukaudella 2010 2011. Harjoitustyöprojektien osapuoliin kuului opiskelija, hänen ohjaajansa sekä harjoitustyön kohteena ollut yritys/organisaatio. Sosiaalisen median ja henkilökohtaisten oppimisympäristöjen avulla, välityksellä ja niitä hyödyntäen harjoitustöiden aikana suoritettiin kaikki seuraavat toimenpiteet: - Projektin tapahtumien ylläpito - Projektin (osa)vaiheiden seuraaminen - Projektin kokonaisuuden seuraaminen - Tulosten julkaisu (sekä välitulokset, että lopputulokset) - Tarvittavan ja hyödynnettävän lisämateriaalin jakaminen osapuolille - Osapuolten kommentointimahdollisuus 26
Vaikka kyseessä olikin opetuksen apuvälineenä käytetty menetelmä, oli käytön kohteena nimenomaan projektit ja niiden läpivieminen. Vastaavia läpivientimenetelmiä pystyy soveltamaan hyvin eprosessit hanketta jatkavissa jatkohankkeissa, jos sosiaalisen median tarjoamia mahdollisuuksia halutaan hyödyntää. Käytännössä kaikki hyvät käytänteet ja huomiot, mitä hankkeessa on saatu, pystyttäisiin hyödyntämään ja käyttöönottamaan yrityksiin tai organisaatioihin joilla on joko sisäisiä työprojekteja, mutta erityisesti jos kyseessä on useiden yritysten ja/tai organisaatioiden kesken suoritettavia työprojekteja. Oli kyseessä sitten perinteinen alihankintatoiminta tai täysipainoinen yhteisprojekti. Sosiaalista mediaa hyödyntävät ja siinä käytettävät menetelmät ja toimenpiteet olivat jollain tasolla käytössä jo eprosessit hankkeen tutkijoiden välisessä sisäisessä kommunikoinnissa suunnittelun, keskinäisen raportoinnin ja tiedonkulun välineenä. Vastaisuudessa käytettävissä olevia menetelmiä olisi hyvä hyödyntää laajemmin myös hankkeen kaikkien sidosryhmien väliseen kommunikointiin ja tiedonkulkuun kautta linjan. 3.6 Projektipäällikön tutkijavaihto Espanjassa huhtikuussa 2010 i 2 BC (Institute of Innovation for Human Wellbeing, espanjaksi Instituto de Innovación para el Bienestar Ciudadano, http://www.i2bc.es/) on Málagan teknologiapuistossa sijaitseva tutkimus- ja kehittämisorganisaatio. i2bc periaatteena on kehittää elämään ja hyvinvointiin liittyviä innovaatioita. Lähtökohtana on People-led Innovation ajatus (PLI, suom. ihmisten johtama innovaatio ), jossa esimerkiksi teknologian kehittämisessä ensisijalla ovat ihmisten tarpeet. Toisen lähtökohtana toiminnalle on Social Spaces of Innovation yhteistyö (SSI), jossa hyödynnetään living lab kehittämismenetelmää käyttäjälähtöisesti. Toiminta on pääasiassa projektimuotoista. i 2 BC:n tukijoina ovat muun muassa Centro Informático Cientifico de Andalucia Consejería de Innovación, Ciencia y Empresa, Fundación Vodafone España ja Universidad Internaciónal de Andalucia. i2bc on työtieteen yksikön yhteistyökumppani ja tätä kautta mahdollistui tutkijavaihto. Vaihdon tarkoituksena oli tavata espanjalaisia yrityksiä, tehdä haastatteluja hankkeen tutkimusta varten ja vaihtaa kokemuksia eri etä- ja vuorovaikutusteknologioiden käytöstä. Vierailuilla 27