Maakuntien palvelukeskukseen liittyvä taloushallinnon nykytilakartoitus Kyselyllä kartoitetaan lähtötilannetietoja SOTE- ja maakuntauudistuksen piirissä olevista talous-, henkilöstö- ja tietohallinnon palveluista. Kysely on suunnattu kaikille niille organisaatioille, joista siirtyy tehtäviä maakuntiin. Kartoituksen avulla on tarkoitus koota kokonaiskuva mm. palveluihin liittyvistä volyymeistä, kustannuksista ja työmääristä sekä nykyjärjestelyistä. Kartoitus toteutetaan KEHA-keskuksen toimesta ja maakuntien muutosjohtajien koordinoimana. Tämä kartoitus on ensimmäinen KEHA-keskuksen tekemä aiheeseen liittyvä selvitys. Tulevissa selvityksissä huomioidaan tässä kartoituksessa kerätyt tiedot ja tiedot ovat myös muiden valmistelutyötä tekevien tahojen käytettävissä jatkossa. Tämä osuus kyselystä kartoittaa tietoja kohdeorganisaationne taloushallinnosta. Kohdeorganisaatiolla tarkoitetaan koko konsernia, liikelaitokset sekä mahdolliset omistus- ja osakkuusyhtiöt mukaan lukien. Kysely on lähetetty erikseen kaikille organisaatioille, joista siirtyy tehtäviä maakuntiin: kunnat, kuntayhtymät (sairaanhoitopiirit, SoTe-kuntayhtymät, erityishuoltopiirit, maakuntaliitot, sekä muut mahdolliset kuntayhtymät joista siirtyy tehtäviä maakuntiin), ympäristöterveydenhuollon yhteistoiminta-alueet (niiltä osin kuin ovat erillisiä organisaatioita), pelastuslaitokset, HAKE (vastaa aluehallintovirastojen osalta) sekä KEHA (vastaa ELY-keskusten ja TE-toimistojen osalta). Kyselyä ei lähetetä erikseen emo-organisaatioiden (kunnat, kuntayhtymät) tytäryhtiöille tai säätiöille, vaan emo-organisaation kyselyvastausten (taloushallinnon, henkilöstöhallinnon sekä tietohallinnon kyselyt) tulee sisältää tukifunktioiden tiedot myös niiden mahdollisten yhtiöiden ja säätiöiden osalta, joissa suoritetaan maakuntaan siirtyviä tehtäviä. Emo-organisaation kyselyvastausten ei tule sisältää tietoja mahdollisen yhtiöitetyn tukitoiminnan kustannusten osalta, jos yhtiöitetyn tukitoiminnan toimintamenot tulevat jo riittävässä määrin huomioiduksi emon tukipalveluostojen (talous- ja henkilöstöhallinnon ostojen sekä ICT-ostojen) kautta. Kuntien ei tarvitse vastata pelastustoimen eikä kuntayhtymien osalta. Kunnan tulee vastata ympäristöterveydenhuollon osalta niiltä osin kuin kyseisiä tehtäviä ei suoriteta erillisen organisaation toimesta. Kysely on avoinna 2.12. ast i.
VASTAUSOHJE: Kysely sisältää useamman osion, jotka ovat eri sivuilla. Siirry seuraavaan osioon sivun oikean alalaidan "Seuraava"-painikkeesta. Punaisella tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia. Et voi siirtyä seuraavaan osioon tai lähettää kyselyä ennen kuin olet vastannut kaikkiin pakollisiin kenttiin. Voit palata taaksepäin "Edellinen"-painikkeesta. Halutessasi voit tallentaa keskeneräiset vastauksesi "Tallenna ja jatka myöhemmin"-painikkeesta. Sinulta kysytään tämän jälkeen sähköpostiosoitettasi. Saat linkin sähköpostiisi, jonka kautta pääset jatkamaan kyselyä myöhemmin. Voit myös välittää osittain täytetyn kyselyn toiselle vastaajalle organisaatiossasi jakamalla sähköpostiisi tulleen linkin heidän kanssaan. Päätä kysely viimeisen osion alalaidassa olevasta "Lähetä vastaukset"-painikkeesta. VASTAAJATUKI: Mikäli sinulla on kysymyksiä kyselyn täyttämiseen liittyen, voit olla yhteydessä osoitteeseen tanja.anttalainen@ely-keskus.fi. Teknisissä ongelmissa voit olla yhteydessä osoitteeseen fanny.kaarnakari-nieminen@deloitte.fi tai puhelinnumeroon 0 40 828 7532. Kiitos vastauksistasi!
Osio 1: Vastaajan tiedot Vastaajan tiedot tarvitaan, jotta voidaan tarvittaessa pyytää tarkennuksia vastauksiin. 1.1 Vastaajan nimi 1.2 Tehtävänimike 1.3 Osaston, yksikön tai vastaavan nimi (organisaatio ta kysytään seuraavilla sivuilla) 1.4 Puhelinnumero 1.5 Sähköpostiosoite*
Osio 2: Organisaation tiedot - Organisaation tyyppi 2.1 Valitse listalta organisaatiosi tyyppi* Mikäli et löydä sopivaa, valitse "Muu" Kunta (poislukien pelastustoimi sekä kuntayhtymät ja yhteistoiminta-alueet) Sairaanhoitopiiri Maakuntien liitto Erityishuoltopiiri SoTe-kuntayhtymä Muu kuntayhtymä Pelastuslaitos Ympäristöterveydenhuollon yhteistoiminta-alue (jos erillinen organisaatio) Muu
Osio 2: Organisaation tiedot - Organisaation nimi ja organisaatiota koskevien vastausten kattavuus 2.2 Alla löydät listan sairaanhoitopiireistä. Valitse oma organisaatiosi alasvetovalikosta. Jos et löydä nimeä listalta, valitse listan lopusta "Muu" ja kirjoita tämän jälkeen organisaatiosi nimi vapaasanakenttään. Huom! Ilmoittamasi tiedon tulee vastata organisaation perustietolomakkeeseen ilmoitettua tietoa (joko listalta valittuna tai kirjoitettuna). Varmista tarvittaessa tiedon vastaavuus perustietolomakkeen täyttäjän kanssa. Sairaanhoitopiiri Valitse vaihtoehto... Organisaatiosi nimi (Mikäli nimi ei löydy listalta)
2.3 Selvitä tarvittaessa, mitä kohdeorganisaation vastaus sisältää (tai mitä mahdollisesti jätetty pois) Kyselyssä on tarkoitus kattaa kaikki maakuntiin siirtyvä toiminta, mukaan lukien konserniin (kunta, kuntayhtymä) mahdollisesti kuuluvat yhtiöt ja säätiöt, joissa suoritetaan maakuntaan siirtyviä tehtäviä. Organisaatiosi perustietokyselyn vastauksessa on ilmoitettu ne ydintoiminnan yhtiöt ja säätiöt, joissa on mahdollisesti maakuntaan siirtyviä tehtäviä. Tarkista perustietolomakkeen täyttäjältä mitä tällaisia yhtiöitä ja säätiöitä organisaatiosi osalta on ilmoitettu. Tämän taloushallinnon kyselyn vastausten tulee sisältää myös näiden ydintoiminnan yhtiöiden ja säätiöiden taloushallintoa koskevat tiedot. HUOM: Mahdollisten tukipalveluyhtiöiden (esim. taloushallinnon palveluita tuottavat tytäryhtiöt) kustannustietoja ei tarvitse sisällyttää tämän kyselyn vastauksiin, jos nämä tulevat riittävässä määrin ilmi tukipalveluostojen kautta.
Ilmoita koskevatko myöhemmät vastauksesi maakuntiin siirtyvää osuutta vai nykyorganisaatiota* Seuraavissa osioissa esitetään kysymyksiä taloushallinnon maakuntiin siirtyvän toiminnan laajuudesta tapahtumamäärien, työmäärien ja kustannusten osalta sekä taloushallinnon toimintamallista. Mikäli organisaat iossasi on mahdollist a e rot e lla t aloushallinnon osalt a maakunt iin siirt yvä osuus, vast aa alla olevaan kysymykseen "Kyllä" ja vast aa t uleviin kysymyksiin vain maakunt iin siirt yvän osuuden näkökulmast a (ellei t oisin pyydet t y). Jos organisaat iossasi ei t ällä het kellä ole valmiut t a erot ella t aloushallinnon maakunt iin siirt yvää osuut t a, vast aa koko organisaat ion näkökulmast a. Vast aa t ässä t apauksessa alla olevaan kysymykseen "Ei" ja vast aa t uleviin kysymyksiin koko organisaat ion näkökulmast a. Kyllä (suositeltava vaihtoehto) Ei (Vastaa "Ei" vain, mikäli maakuntiin siirtyvää osuutta ei voida erotella)
Osio 3: Taloushallinnon perustiedot Tässä osiossa kysytään t aloushallinnon perust iet oja erikseen nykyisen organisaat ion osalt a (osio 3.1) ja maakuunt iin siirt yvän osuuden osalt a (osio 3.2). Huomaat han, et t ä osio 3.1 sisält ää vain kaksi kysymyst ä, loput t ällä sivulla olevat kysymykset koskevat maakunt iin siirt yvää osuut t a. Sinun ei t arvit se ant aa t arkkoja lukuja alla oleviin kysymyksiin, suuruusluokka riit t ää. Osiossa käytettyjen termien määritelmät: [1] Taloushallinnon kokonaiskust annukse t sisältävät taloushallinnon palkkakustannukset sisältäen henkilöstösivukulut, taloushallinnon tietojärjestelmäkustannukset, taloushallinnon ulkoa hankittujen palveluiden kustannukset ja taloushallinnon muut kustannukset (esim. taloushallinnolle allokoidut muut yleiskustannukset) yhteen laskettuina. Kustannusten tulee sisältää sekä emoorganisaation taloushallinnon kustannukset, että niiden ydintoiminnan tytäryhtiöiden ja säätiöiden taloushallinnon kustannukset, joissa suoritetaan maakuntiin siirtyviä tehtäviä. Ulkopuolelle tulee jättää: - Palvelumyynnit (palvelutuotannon toimintakustannukset) niille julkisen sektorin organisaatioille, joista on siirtymässä tehtäviä maakuntaan (esim. kunnan tapauksessa luvusta pitää jättää pois palveluiden myynnit muille kunnille sekä niille kuntayhtymille, joista siirtyy tehtäviä maakuntaan/maakuntiin) Kuntien osalta kustannuksiin ei tule sisällyttää niiden kuntayhtymien taloushallinnon kustannuksia, joista siirtyy tehtäviä maakuntaan/maakuntiin, koska näiltä muutoksen piiriin kuuluvilta kuntayhtymiltä saadaan erilliset kyselyvastaukset Kuntien osalta kustannuksiin ei tule sisällyttää niiden yhteistyöalueiden kustannuksia, joista siirtyy tehtäviä maakuntiin ja joilla on kunnasta erillinen oma organisaatio, koska näiltä yhteistyöalueilta saadaan erilliset kyselyvastaukset Kuntien tulee lisäksi vähentää kustannuksista pelastustoimen kustannukset, koska pelastuslaitoksilta saadaan erilliset kyselyvastaukset. [2] He nkilöt yömäärän tulee sisältää sekä emo-organisaation taloushallinnon työmäärän, että niiden tytäryhtiöiden ja säätiöiden taloushallinnon henkilötyömäärä, joissa suoritetaan maakuntaan siirtyviä tehtäviä. He nkilöt yövuosi tarkoittaa täysipäiväisesti työskentelevää työntekijää. Täysipäiväinen työntekijä = 1 henkilötyövuosi, osa-aikainen (50% työajalla) = 0,5 henkilötyövuotta. Huom. Henkilötyövuosi sisältää myös esim. vuosilomat ja koulutukset. [3] Ke skit e t yillä t e ht ävillä tarkoitetaan organisaation (konsernin) yhteistä taloushallintoa. [4] Hajaut e t uilla t e ht ävillä tarkoitetaan organisaation (konsernin) ydintoiminnon yksiköiden taloushallintoa (esimerkiksi yksiköissä työskentelevät taloussihteerit tai controllerit). [5] Muulla t aloushallinnon he nkilöst öllä tarkoitetaan esimerkiksi sihteerejä, jotka hoitavat osa-aikaisesti taloushallinnon perustehtäviä.
3.1 Ilmoita taloushallinnon tiedot nykyorganisaat ion osalt a (sekä maakunt iin siirt yvä osuus et t ä osuus joka ei siirry) Ilmoita t aloushallinnon t ie dot nykyorganisaat iossasi (sekä maakuntiin siirtyvä osuus että osuus joka ei siirry). Käytä vastauksissasi vain numeroita. HUOM: Kuntien ei tarvitse vastata pelastustoimen eikä kuntayhtymien osalta, koska näiltä saadaan erillinen kyselyvastaus. Nykyisen organisaation taloushallinnon kustannukset vuonna 20 15 (10 0 0 ) [1]* Nykyisen organisaation taloushallinnon henkilötyömäärä vuonna 20 15 (henkilötyövuosissa) [2]* 3.2 Ilmoita taloushallinnon tiedot pelkäst ään maakunt iin siirt yvän t oiminnan osalt a Ilmoita alla oleviin kenttiin taloushallinnon tiedot pe lkäst ään maakunt iin siirt yvän osuude n osalt a t ämänhet kisen arvion perust eella. Käyt ä vast auksissasi vain numeroit a. 3.2.1 Kustannukset Arvio maakuntiin siirtyvistä taloushallinnon vuosittaisista palkkakustannuksista sisältäen henkilöstösivukulut (10 0 0 ) (huom. tässä kysytään pelkästään taloushallinnon henkilöstön palkkakustannuksia, ei koko organisaation palkkakustannuksia)*
Arvio maakuntiin siirtyvistä taloushallinnon vuosittaisista toimintaa palvelevien tietojärjestelmien ja sovellusten kokonaiskustannuksista (10 0 0 )* Arvio maakuntiin siirtyvistä vuosittaisista ulkoa hankittujen taloushallinnon palveluiden kustannuksista (ostopalvelut mukaan lukien ulkoistuskustannukset) (10 0 0 )* Arvio maakuntiin siirtyvistä taloushallinnon vuosittaisista muista kustannuksista (esim. taloushallinnolle allokoidut muut yleiskustannukset) (10 0 0 )* Arvio maakuntiin siirtyvistä taloushallinnon vuosittaisista kokonaiskustannuksista (edelliset yhteen laskettuna) (1000 )*
3.2.2 Taloushallinnon henkilötyömäärä Arvio maakuntiin siirtyvästä taloushallinnon henkilötyömäärästä (henkilötyövuosina) [2] (huom. taloushallinnon henkilötyömäärä = taloushallinnon keskitettyjen tehtävien henkilötyömäärä + taloushallinnon hajautettujen tehtävien henkilötyömäärä)* Arvio maakuntiin siirtyvästä taloushallinnon keskitettyjen tehtävien henkilötyömäärästä (henkilötyövuosina). [3]* Arvio maakuntiin siirtyvästä taloushallinnon hajautettujen tehtävien henkilötyömäärästä (henkilötyövuosina). [4]* Arvio maakuntiin siirtyvästä muun kuin taloushallinnon henkilöstön työpanoksesta taloushallinnon prosesseihin (henkilötyövuosina). [5] 3.2.3 Volyymitiedot Arvio maakuntiin siirtyvästä myyntilaskujen määrästä per vuosi (kpl)*
Arvio maakuntiin siirtyvästä ostolaskujen määrästä per vuosi (kpl)* Arvio maakuntiin siirtyvästä kulu- ja matkalaskujen määrästä per vuosi (kpl)
Osio 3: Taloushallinnon perustiedot Tässä osiossa kysytään taloushallinnon perustietoja. Sinun e i t arvit se ant aa t arkkoja lukuja alla ole viin kysymyksiin, suuruusluokka riit t ää. Osiossa käytettyjen termien määritelmät: [1] Taloushallinnon kokonaiskust annukse t sisältävät taloushallinnon palkkakustannukset sisältäen henkilöstösivukulut, taloushallinnon tietojärjestelmäkustannukset, taloushallinnon ulkoa hankittujen palveluiden kustannukset ja taloushallinnon muut kustannukset (esim. taloushallinnolle allokoidut muut yleiskustannukset) yhteen laskettuina. Kustannusten tulee sisältää sekä emoorganisaation taloushallinnon kustannukset, että niiden ydintoiminnan tytäryhtiöiden ja säätiöiden taloushallinnon kustannukset, joissa suoritetaan maakuntiin siirtyviä tehtäviä. Ulkopuolelle tulee jättää: - Palvelumyynnit (palvelutuotannon toimintakustannukset) niille julkisen sektorin organisaatioille, joista on siirtymässä tehtäviä maakuntaan (esim. kunnan tapauksessa luvusta pitää jättää pois palveluiden myynnit muille kunnille sekä niille kuntayhtymille, joista siirtyy tehtäviä maakuntaan/maakuntiin) Kuntien osalta kustannuksiin ei tule sisällyttää niiden kuntayhtymien taloushallinnon kustannuksia, joista siirtyy tehtäviä maakuntaan/maakuntiin, koska näiltä muutoksen piiriin kuuluvilta kuntayhtymiltä saadaan erilliset kyselyvastaukset Kuntien osalta kustannuksiin ei tule sisällyttää niiden yhteistyöalueiden kustannuksia, joista siirtyy tehtäviä maakuntiin ja joilla on kunnasta erillinen oma organisaatio, koska näiltä yhteistyöalueilta saadaan erilliset kyselyvastaukset Kuntien tulee lisäksi vähentää kustannuksista pelastustoimen kustannukset, koska pelastuslaitoksilta saadaan erilliset kyselyvastaukset. [2] He nkilöt yömäärän tulee sisältää sekä emo-organisaation taloushallinnon työmäärän, että niiden tytäryhtiöiden ja säätiöiden taloushallinnon henkilötyömäärä, joissa suoritetaan maakuntaan siirtyviä tehtäviä. He nkilöt yövuosi tarkoittaa täysipäiväisesti työskentelevää työntekijää. Täysipäiväinen työntekijä = 1 henkilötyövuosi, osa-aikainen (50% työajalla) = 0,5 henkilötyövuotta. Huom. Henkilötyövuosi sisältää myös esim. vuosilomat ja koulutukset. [3] Ke skit e t yillä t e ht ävillä tarkoitetaan organisaation (konsernin) yhteistä taloushallintoa. [4] Hajaut e t uilla t e ht ävillä tarkoitetaan organisaation (konsernin) ydintoiminnon yksiköiden taloushallintoa (esimerkiksi yksiköissä työskentelevät taloussihteerit tai controllerit). [5] Muulla t aloushallinnon he nkilöst öllä tarkoitetaan esimerkiksi sihteerejä, jotka hoitavat osa-aikaisesti taloushallinnon perustehtäviä.
3.2 Ilmoita seuraavat taloushallinnon tiedot nykyorganisaat ion t oiminnan osalt a Ilmoita alle taloushallinnon tiedot nykyisessä organisaatiossasi (sekä maakuntiin siirtyvä osuus että osuus joka ei siirry). Käytä vastauksissasi vain numeroita. HUOM: Kuntien ei tarvitse vastata pelastustoimen eikä kuntayhtymien osalta, koska näiltä saadaan erillinen kyselyvastaus. 3.2.1 Kustannukset Nykyisen organisaation taloushallinnon kustannukset vuonna 20 15 sisältäen henkilöstösivukulut (10 0 0 ) (huom. tässä kysytään pelkästään taloushallinnon henkilöstön palkkakustannuksia, ei koko organisaation palkkakustannuksia)* Nykyisen organisaation taloushallinnon toimintaa palvelevien tietojärjestelmien ja sovellusten kokonaiskustannukset vuonna 20 15 (10 0 0 )* Nykyorganisaation ulkoa hankittujen palveluiden kustannukset (ostopalvelut mukaan lukien ulkoistuskustannukset) vuonna 20 15 (10 0 0 )*
Muut menot (esim. taloushallinnolle allokoidut muut yleiskustannukset) vuonna 20 15 (10 0 0 )* Nykyorganisaation taloushallinnon kokonaiskustannukset vuonna 20 15, edelliset yhteen laskettuna (1000 ) [1]* 3.2.2 Taloushallinnon henkilötyömäärä Nykyisen organisaation taloushallinnon henkilötyömäärä vuonna 20 15 (henkilötyövuosina) [2] (huom. taloushallinnon henkilötyömäärä = taloushallinnon keskitettyjen tehtävien henkilötyömäärä + taloushallinnon hajautettujen tehtävien henkilötyömäärä)* Nykyisen organisaation taloushallinnon keskitettyjen tehtävien henkilötyömäärä vuonna 20 15 (henkilötyövuosina). [3] * Nykyisen organisaation taloushallinnon hajautettujen tehtävien henkilötyömäärä vuonna 20 15 (henkilötyövuosina). [4] *
Muun kuin taloushallinnon henkilöstön työpanos taloushallinnon prosesseihin nykyorganisaatiossa vuonna 2015 (arvio henkilötyövuosina) [5] 3.2.3 Volyymitiedot Nykyisen organisaation myyntilaskujen lukumäärä vuonna 20 15 (kpl) * Nykyisen organisaation ostolaskujen lukumäärä vuonna 20 15 (kpl) * Nykyisen organisaation kulu- ja matkalaskujen lukumäärä vuonna 20 15 (kpl)
3.3 Esitä lopuksi arvio maakuntiin siirtyvästä osuudesta* Siitä huolimatta, että maakuntiin siirtyvää osuutta ei tässä vaiheessa pysty erottelemaan, arvioi taloushallinnon osalta yleinen suhdeluku (%), joka kuvaa parhaan arviosi mukaan maakuntiin siirtyvää kustannusten osuutta taloushallinnon kokonaiskustannuksista. Kirjoita vastauksesi kokonaislukuna. Esimerkki: Mikäli arvioit, että toiminnasta siirtyy 30%, kirjoita kenttään 30. Tätä lukua käytetään antamaan karkea arvio maakuntiin siirtyvän volyymin suuruudesta perustuen aiempiin vastauksiisi. Ei hait t aa, vaikka et t iedä t arkkaa lukua. Esit ä t ämänhet kinen paras arviosi.
Osio 4: Taloushallinnon toimintamalli Tässä osiossa kysytään kysymyksiä taloushallinnon nykytoimintamallista. Rajaa vast aukse si maakunt iin siirt yvään osuut een. HUOM: Kuntien ei tarvitse vastata pelastustoimen eikä kuntayhtymien osalta, koska näiltä saadaan erillinen kyselyvastaus. Taloushallinnon prosessit on rajattu seuraavasti: Laskut us: Myyntilaskujen tekeminen ja lähetys, myyntilaskujen kirjaaminen myyntireskontraan ja pääkirjaan Myynt ire skont ra: Laskuihin liittyvä asiakaspalvelu, hyvityslaskujen käsittely, maksujen täsmäyttäminen Maksumuist ut ukse t ja pe rint ä: Muistutusten käsittely, perintä Ost olaskut ja re skont ra: Laskun vastaanotto ja kirjaus, ostolaskun ja tilauksen täsmäytys, laskuihin liittyvä asiakaspalvelu, toimittajarekisterin ylläpito Kirjanpit o ja t ilinpäät ös: Pääkirjan kirjaukset, tilikartan ylläpito, tilinpäätös, varastokirjanpito, käyttöomaisuuskirjanpito, siirtyvät erät ja muutokset, konsolidointi Ulkoine n raport oint i: Ulkoinen raportointi ja viranomaisraportointi Suunnit t elu ja budjet oint i: Suunnittelu, budjetointi ja ennustaminen Sisäine n/ johdon raport oint i: Sisäinen raportointi, taloudellinen analysointi ja johdon raportointi Mat ka- ja kululaskut : Matkalaskujen käsittely, maksun hyväksyminen, kysymysten käsittely, etuuksien käsittely Rahoit usprose ssi: Rahoitusstrategia ja suunnittelu, rahoituksen suunnittelu (talletukset, lainanotto), rahoitusriskin suunnittelu
4.1 Valitse se vaihtoehto, joka kuvaa parhaiten sitä, miten eri prosessien suorittaminen o n järjestetty tällä hetkellä. Te hdään pääasiassa omin re sursse in hajaute tusti Te hdään pääasiassa omin re sursse in ke skite tysti (ml. sisäine n palve luke skus) Yhdiste lmä e rilaisia Te hdään pääasiassa malle ja, joista mikään e i ulkoise n palve lun avulla ole hallitse va En osaa sanoa / Ei re le vantti Laskutus Myyntireskontra Maksumuistutukset ja perintä Ostolaskut ja - reskontra Kirjanpito ja tilinpäätös Ulkoinen raportointi Suunnittelu ja budjetointi Sisäinen/ johdon raportointi Matka- ja kululaskut Rahoitusprosessi Muu Mikäli vastasit "Muu", kerro mistä prosessista/ prosesseista on kyse: Perustele halutessasi vastauksiasi tarkemmin:
Perustele halutessasi vastauksiasi tarkemmin: 4.2 Ilmoita, miten taloushallinnon organisaation oma työ on jakautunut eri prosesseille (% kokonaistyömäärästä). Jaa yhteensä 100% seuraaville prosesseille Kirjoita jokaisen prosessin kohdalle prosessiin käytetyn työn osuutta kuvaava luku. Esimerkiksi mikäli laskutukseen kuluu 10% taloushallinnon organisaation työajasta, kirjoita laskutus -kohtaan 10. Jätä %-merkki pois, kenttä hyväksyy vain numeroita. Huomaa, et t ä ant amiesi vast aust en yht eenlasket t u summa t ulee olla 100. Kirjoita vastaukse si tähän Laskutus Myyntireskontra Maksumuistutukset Ostolaskut- ja reskontra Kirjanpito ja tilinpäätös Ulkoinen raportointi Suunnittelu ja budjetointi Sisäinen / johdon raportointi Matka- ja kululaskut Rahoitusprosessi Muu
Mikäli vastasit "Muu", kerro mistä prosessista/ prosesseista on kyse: 4.3 Onko organisaatiossasi yksi yhteinen taloushallinnon pääjärjestelmä?* Kyllä Ei 4.4 Mihin tietojärjestelmätuotteisiin (teknologioihin) taloushallinnon toimintaa tukevat järjestelmät perustuvat? (Valitse joka kohdassa yksi tai useampi. Mikäli organisaatiossanne on useampia järjestelmiä, jotka eivät ole listalla, erottele eri järjestelmät "Muu, mikä" - kenttään pilkuilla)
Taloushallinnon pääjärjestelmä / toiminnanohjausjärjestelmä * SAP Oracle Microsoft Raindance Meritt Pro Economica Procountor Aditro Wintime Visma Epicor Heeros IFS Emce CGI (esim. Sonet) Muu, mikä Laskutus * Basware SAP Oracle Microsoft ProE Procountor Aditro Vakava Visma Heeros Emce IFS Epicor CGI (esim. Sonet, ASLA, MYNLA) Organisaation oma substanssitoiminnan järjestelmä Muu, mikä Ei järjestelmää
Ostolaskujen kierrrätys * Rondo Basware IP SAP Oracle Matkalaskut* M2 Basware TEM SAP Travel Muu, mikä OpusCapita Microsoft IFS Ei järjestelmää Muu, mikä Ei järjestelmää
Konsolidointi ja raportointi* SAP Oracle Microsoft Raindance Pro Economica Procountor Aditro Visma Basware Epicor Hyperion Cognos Emce IFS Heeros Taloussuunnittelu ja budjetointi * SAP Oracle Microsoft Raindance Pro Economica Procountor Aditro Visma Basware Hyperion Cognos Talgraf IFS Excel (tai vastaava) Muu, mikä CGI Sonet Qlik View Excel (tai vastaava) Ei järjestelmää Muu, mikä Ei järjestelmää
4.5 Ilmoita korkeintaan viisi (5) suurinta palveluntuottajaa, joiden vuosittain hankitun palvelun arvo ylittää 50 000. Ilmoita myös palvelunhankinnan suuruus sekä mihin taloushallinnon tehtäviin/prosesseihin hankitut palvelut liittyvät. Palveluntuottajilla tarkoitetaan sekä julkisen sektorin palvelukeskuksia että yksityisen sektorin palveluntuottajia ja ulkoistuskumppaneita. Palveluntuottaja 1: Julkisen sektorin palvelukeskus Valitse alasvetovalikosta organisaationne kannalta merkittävin julkisen sektorin palvelukeskus. Mikäli organisaationne ei käytä julkisen sektorin palvelukeskusten palveluita, jätä kohta tyhjäksi. KuntaPro Saimaan talous ja tieto Oy Calpro Oy Kuhilas Oy Monetra Oy Taitoa Oy Palkeet Muu Mikäli vastasit "Muu", kirjoita tähän palvelutuottajan nimi: Palveluhankinnan vuosittainen suuruus (10 0 0 ). Käytä vain numeroita.
Mihin taloushallinnon tehtäviin/prosesseihin hankitut palvelut liittyvät (valitse listalta kaikki relevantit prosessit): Laskutus Myyntireskontra Maksumuistutukset ja perintä Ostolaskut ja reskontra Kirjanpito ja tilinpäätös Ulkoinen raportointi Suunnittelu ja budjetointi Sisäinen / johdon raportointi Matka- ja kululaskujen tarkastus Rahoitusprosessi Muu, mikä Palveluntuottaja 2 (Julkisen sektorin palvelukeskus tai yksityisen sektorin palveluntuottaja) Palveluntuottajan nimi:
Palveluhankinnan vuosittainen suuruus (10 0 0 ). Käytä vain numeroita. Mihin taloushallinnon tehtäviin/prosesseihin hankitut palvelut liittyvät (valitse listalta kaikki relevantit prosessit): Laskutus Myyntireskontra Maksumuistutukset ja perintä Ostolaskut ja reskontra Kirjanpito ja tilinpäätös Ulkoinen raportointi Suunnittelu ja budjetointi Sisäinen / johdon raportointi Matka- ja kululaskujen tarkastus Rahoitusprosessi Muu, mikä
Palveluntuottaja 3 (Julkisen sektorin palvelukeskus tai yksityisen sektorin palveluntuottaja) Palveluntuottajan nimi: Palveluhankinnan vuosittainen suuruus (10 0 0 ). Käytä vain numeroita. Mihin taloushallinnon tehtäviin/prosesseihin hankitut palvelut liittyvät (valitse listalta kaikki relevantit prosessit): Laskutus Myyntireskontra Maksumuistutukset ja perintä Ostolaskut ja reskontra Kirjanpito ja tilinpäätös Ulkoinen raportointi Suunnittelu ja budjetointi Sisäinen / johdon raportointi Matka- ja kululaskujen tarkastus Rahoitusprosessi Muu, mikä
Palveluntuottaja 4 (Julkisen sektorin palvelukeskus tai yksityisen sektorin palveluntuottaja) Palveluntuottajan nimi: Palveluhankinnan vuosittainen suuruus (10 0 0 ). Käytä vain numeroita. Mihin taloushallinnon tehtäviin/prosesseihin hankitut palvelut liittyvät (valitse listalta kaikki relevantit prosessit): Laskutus Myyntireskontra Maksumuistutukset ja perintä Ostolaskut ja reskontra Kirjanpito ja tilinpäätös Ulkoinen raportointi Suunnittelu ja budjetointi Sisäinen / johdon raportointi Matka- ja kululaskujen tarkastus Rahoitusprosessi Muu, mikä
Palveluntuottaja 5 (Julkisen sektorin palvelukeskus tai yksityisen sektorin palveluntuottaja) Palveluntuottajan nimi: Palveluhankinnan vuosittainen suuruus (10 0 0 ). Käytä vain numeroita.
Mihin taloushallinnon tehtäviin/prosesseihin hankitut palvelut liittyvät (valitse listalta kaikki relevantit prosessit): Laskutus Myyntireskontra Maksumuistutukset ja perintä Ostolaskut ja reskontra Kirjanpito ja tilinpäätös Ulkoinen raportointi Suunnittelu ja budjetointi Sisäinen / johdon raportointi Matka- ja kululaskujen tarkastus Rahoitusprosessi Muu, mikä
Osio 5: Hyvien käytäntöjen soveltaminen toiminnassa Tässä osiossa kysytään kysymyksiä hyvien käytäntöjen soveltamisesta. Rajaa vast aukse si maakunt iin siirt yvään osuut een. 5.1 Arvioi, kuinka hyvin seuraavat väittämät kuvaavat organisaatiosi taloushallinnon toimintaa Täysin e ri mie ltä Pääosin e ri mie ltä Pääosin Täysin samaa mie ltä samaa mie ltä En osaa sanoa Laskujenvälityspalvelut on hoidettu sähköisesti. Kaikki laskut saapuvat ja lähtevät verkkolaskuina. Laskujenkierrätys (esim. ostolaskujen hyväksyntä) hoidetaan sähköisen kierrätysjärjestelmän avulla. Laskujen tiliöinnissä hyödynnetään automaatiota (esim. tiliöintikoodit, automaattinen tiliöintitilauksen perusteella, sopimuskohdistus). Matka-ja kululaskut tehdään ja kierrätetään sähköisesti. Matkalaskujen tarkastuksessa hyödynnetään riskiperusteista, otokseen pohjautuvaa tarkastusta. Organisaatiolla on käytössä tietovarasto taloustiedon ja muun toiminnan tiedon yhdistämiseen. Organisaatiolla on käytössä raportointityökalu, josta määritellyt henkilöt voivat katsella raportteja itsepalveluna. Organisaation taloushallinnossa on käytössä analytiikkatyökaluja ja -osaamista. Taloushallinnon oman organisaation työtä on tehostettu ohjelmistorobotiikan avulla.
Osio 6: Avoimet kysymykset 6.1 Onko organisaatiosi substanssitoimintaan liittyen jotain erityispiirteitä, joilla on merkittävä vaikutus taloushallinnon palveluihin? 6.2 Mitä mahdollisuuksia näet maakuntien palvelukeskuksen perustamisessa? 6.3 Mitä huolia ja haasteita tunnistat maakuntien palvelukeskuksiin liittyen?
6.4 Ilmoita taloushallintoa koskevat olennaiset käynnissä olevat kehittämishankkeet