Henkilöstösuunnitelma Päiväys 14.8.2013 Työyksikkö Tulosyksikkö Toimiala Kaupunkisuunnittelukeskus TYT Yksikön perustehtävä Kaupunkisuunnittelukeskuksen tehtävänä on luoda maankäytön suunnittelun ja kaavoituksen kautta edellytykset viihtyisälle, toimivalle ja turvalliselle asuin- ja elinympäristölle. Tavoitteena on tuottaa kaupungin kehityksen turvaavia yleiskaavoja ja asemakaavoja sekä niihin liittyviä kehittämissuunnitelmia ja liikennesuunnitelmia. 1. Henkilöstön nykytila. Kuvataan yksikön nykyinen henkilöstö- ja tehtävärakenne, koulutustaso ja ennakoitu vaihtuvuus. Kevään 2013 tilanteen perusteella kaupunkisuunnittelukeskuksessa on: Henkilöstömäärä yht. 133, joista vakinaisia 126, määräaikaisia 7 Avoimia vakansseja on kolme Keski-ikä on 46,7 vuotta Alle 35-vuotiaita on 36 hlöä (27 % henkilöstöstä). Yli 60-vuotiaita on 24 hlöä (18 %). Koulutus Ylempi korkeakoulututkinto tai tutkijakoulutus on 65 henkilöllä (49 %:lla). Kokonaan ilman ammatillista tutkintoa on 24 vakituista työntekijää Tasa-arvo ja monimuotoisuus Naisia 67 %, miehiä 33 % 2 maahanmuuttajataustaista työntekijää Lähtövaihtuvuus 01-04/2013: eläkkeelle 4, muu vaihtuvuus 1 3 työntekijää on pysyvästi etätyössä sisäilmaongelmien vuoksi. Taulukko: Lähivuosina kunnallisen eläkeiän saavuttavien määrä (eläkeiän on jo aiemmin saavuttanut kuusi henkilöä): 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Hallintoyksikkö 0 0 3 2 1 3 2 2 Liikennesuunnitteluyksikkö 1 1 1 1 0 0 1 1 Yleiskaavayksikkö 1 0 1 1 0 1 0 0 Asemakaavayksikkö 2 1 1 2 1 3 1 0 Kaupunkisuunnittelu yhteensä 4 2 6 6 2 7 4 3 Lähivuosina eläkeiän saavuttavat mm. kolme suunnitteluavustajaa liikennesuunnitteluyksiköstä. 2. Millaisia muutoksia Espoo -strategia, mahdolliset investoinnit ja toiminnan kehittäminen tuovat henkilöstösuunnitelmaan? Kaupunkisuunnittelukeskuksen toiminta - kaupungin kasvu Espoon maankäytön suunnittelun lähtökohtana on pitkään ollut kaupungin voimakas kasvu. Väkiluku on 55 vuoden ajan kasvanut jatkuvasti 3 000-4 000 asukkaalla vuodessa. Kehitys näyttää jatkuvan. Työpaikkojen määrä on vastaavassa kasvussa. Kokonaisuutena sekä yleis- että asemakaavoitustehtävät ja näihin liittyvä liikennesuunnittelu ovat lisääntyneet kaupungin kasvun myötä, ja suuntaus jatkuu. Kaavoitustehtävien lisääntyessä (vuotuinen asumisen kaavoitusen määrätavoite 250 000 k-m2 => 350 000 k-m2) henkilöstön määrä lisääntyy kuitenkin hyvin maltillisesti, mikä edellyttää osaamisen lisäämistä, työn tehostamista ja oikeaa resursointia.
Kasvuhaasteeseen vastataan sekä tiivistämällä kaupunkirakennetta että avaamalla uusia alueita. Maankäyttöä tiivistetään kaupunkiradan ja metrolinjan vaikutuspiirissä. Uudiskaavoituksen painopistealueet sijoittuvat kaupungin länsi- ja pohjoisosiin (Länsiradan varsi, Nupurintien kehityskäytävä, Espoonkartano, Viiskorpi-Kalajärvi). Suunnittelua tehdään sekä yleiskaava- että asemakaavatasolla. Yleiskaavoitus Yleiskaavoituksen yhteydessä laaditaan maankäyttötarkasteluja tukemaan asemakaavoitusta, jotta lainvoimaisissa yleiskaavoissa esitetty tavoiteltu kehitys, maankäytön pääperiaatteet ja tavoitteet on muunnettavissa asemakaavatarkkuuteen. Yleiskaavayksikön työhön kuuluu jatkossa entistä enemmän seutukunnan yhteisessä maankäytön suunnittelussa (MAL, MASU) mukana oleminen ja Espoon intresseistä huolehtiminen. Käynnistyviin kuntaliitosselvityksiin Espoo, Kauniainen, Kirkkonummi ja Vihti) liittyvät maankäytön suunnitteluasiat vaatinevat myös työpanosta. Tärkeimmät yleiskaavoituksen kohteet ovat Finnoon, Blominmäen, Histan ja Keran osayleiskaavat. Pohjois-Espoon yleiskaavaa muutosvalmistelut aloitetaan syksyllä 2013, jolloin laaditaan ehdotus yleiskaavatyön organisoinnista, aikataulusta, ohjaus- ja vuorovaikutusperiaatteista ja tarvittavista lisäresursseista. Myös Histan osayleiskaavoitus pyritään aloittamaan uudelleen. Saaristossa on käynnissä osayleiskaavoitusta. Yleiskaavaprosessit ovat pitkiä ja sisältävät laajoja selvitystöitä. Yleiskaavoituksen määrä ja resurssitarve on selvästi kasvussa, koska huomattava osa tulevasta asemakaavoituksesta edellyttää yleiskaavojen saattamista maankäyttötavoitteiden tasalle. Yleiskaavayksikössä on lisäresurssien lisäksi tärkeää säilyttää nykyiset vakanssit. Eläköitymisen myötä vapautuvia vakanssien tehtäviä on tarpeen tarkistaa vastaamaan vireillä olevien kaavojen valmistelua. Asemakaavoitus Asemakaavoituksessa merkittävimmät suunnittelukokonaisuudet ovat Tapiola-Otaniemi- Keilaniemi (T3-alue), Suurpelto, Finnoo, sekä kaupunkikeskuksien ja raideliikenteen asemanseutujen kehittäminen. MAL-aiesopimuksen johdosta on asemakaavoitettava vähintään 350 000 k-m2 asuinkerrosalaa vuosittain. Erilaiset elinkeino- ja julkiset hankkeet tuottavat vuosittain merkittävästi asemakaavoitustarvetta. Työohjelmassa on yksittäisiä asemakaavoituskohteita vuosittain n. 180. Asemakaavoja hyväksytään vuosittain noin 35-40 kpl. Näistä noin neljännes on valtuuston hyväksymiä merkittäviä uudiskaavoja tai keskustakehityskohteita, loput kohteista on pienempiä kaavamuutoksia. Nykyisiä resursseja joustavasti käyttämällä pystytään kohtuullisesti vastaamaan asemakaavoitustarpeeseen. Liikennesuunnittelu Liikennesuunnittelun painotuksena vuodelle 2014 on raideliikenne ja pyöräilyn edistäminen. Nykyaikaisen pikaraitiotien (Raide-Jokeri) hankesuunnittelu on käynnissä 21 km matkalla Tapiolasta (ja Otaniemestä) Leppävaaran ja Huopalahden kautta Itäkeskukseen. Syksyn aikan tehtävä selvitys antaa vastauksen siihen, kulkeeko raitiotie eteläisen Laajalahden vai Otaniemen kautta. Kaupunkiradan ratasuunnittelu on käynnissä Leppävaarasta Kauklahteen. Myös Espoon raideliikennevisiota päivitetään, jotta tiedetään paremmin miten raideverkkoa kehitetään metron ja radan toteutusten jälkeen. Syksyllä 2013 hyväksyttävää pyöräilyn edistämisohjelmaa 2013-2024 toteutetaan yhteistyössä maankäytön suunnittelusta, rakentamisesta ja liikunnasta vastaavien kanssa. Pyöräilyn edistäminen on yhtenä painopisteenä liikennepoliittisessa selonteossa. Liikenne- ja viestintäministeriön valtakunnallisen strategian 2020 ja Liikenneviraston toimenpidesuunnitelman 2020 jalkauttamista käytäntöön. Liikennevirastossa on loppusuoralla kuntien kanssa yhteistyössä laaditut jalankulkuja pyöräteiden suunnitteluohjeet. Espoo edistää osaltaan myös ELY-keskuksen ja HSL:n laatimien pyöräilyä suosivien ratkaisujen käytännön toteutusta. Ajassa ja edelläkävijä Eri kaavatasojen valmistelutyö ja maankäytön edellytysten muodostaminen tarvitsevat osaamista ja tietämystä. Tiedon ajantasaisuuden ja ajassa toimimisen kaupunkisuunnittelussa mahdollistaa aktiivinen kehitystyö ja osallistuminen tutkimus- ja yhteistyöhankkeisiin. Kaupunkisuunnittelukes-
Vaikutus toimintaan Ajankohtaisuus Todennäköisyys Yhteensä: Riskin suuruus kus osallistuu metropolialueen kehittämistyöhön yhteistyössä alueen muiden kuntien kanssa. Yhteistyö tarkoittaa monitasoista osallistumista ja eri sektoreiden asiantuntijoiden valmistelutyötä. Kehittämisen teemaprojekteja kaupunkisuunnittelukeskuksessa ovat mm. puurakentamisen ja pientalojen rakentamisen edistäminen, Espoon tavoitetila 2030 sekä erilaiset yhteistyöprojektit mm. EU-hankekokonaisuuksissa, tietomallintamisen sekä energian ja ilmastotyön alalla. Lisäksi organisaation toimintaedellytyksiä ajantasaistetaan oman toiminnan jatkuvalla kehittämisellä, toimintaprosessien uudelleenarvioinnilla mm. sähköisten palveluiden käyttöönoton laajentamisessa. Tavoitteet Kaavoituksen suoritemäärät ja maankäytöllisten tavoitteiden toteutuminen edellyttää ammattitaitoista henkilöstöä ja johtamiselta sujuvia prosesseja: toimintoketjut pysyvät aikataulussa ja ovat luotettavia. Kunta-10 tulosten parantaminen erityisesti työyhteisötaitojen osalta (auttaminen ja huomaavaisuus, innovatiivisuus, tavoitteellisuus, kehittäminen, ilmapiiri, sosiaalinen pääoma) on organisaation yhteinen tavoite. Henkilöstövoimavaran riittävyys varmistetaan muutostilanteissa joustavuudella ja moniosaamisen tukemisella. Kaupunkisuunnittelukeskus vastaa toiminnassa muuttuvan ympäristön haasteisiin. - parannetaan vuorovaikutusvalmiuksia - hyödynnetään tietomallintamisen mahdollisuuksi - laajennetaan sähköisten palvelujen käyttöä - lisätään valmiuksia energia- ja ilmastoasioiden huomioimisessa maankäytössä Toimenpide: - tarkistetaan organisaatiomuutoksen yhteydessä prosessit, selkiinnytetään ja tehdään näkyviksi eri tehtäväkokonaisuuksien sisällöt ja vastuut, samalla arvioidaan resurssoinnin kohdentamista ja painotuksia - toimintatapojen yhdenmukaistaminen eri yksiköiden välillä, yhteiset periaatteet - hyödynnetään rekrytoinnissa juniorimallia, jolloin varmistetaan tiedonsiirto ja siirtymävaiheen sujuvuus - rekrytoidaan vuorovaikutussuunnittelija (vakanssimuutos) ja esitetään energiaasiantuntijan pysyvä uusi vakanssi. Lähiötyön uudelleen organisoinnin myötä (projektipäällikön vakanssi siirretty esikuntaan) esitetään muutettavaksi sopiva vakanssi arkkitehdin vakanssiksi. Arkkitehti olisi ns. lähiöarkkitehti, joka keskittyy olevien alueiden täydennysrakentamisen ja asuinalauekehittämisen erityiskysymyksiin toimien yhteistyössä esikunnan kanssa - varmistetaan tarvittava koulutus ja tietotaito tietomallintamisen ja sähköisten palveluiden hyödyntämisen osalta - vahvistetaan sisäistä tiedon kulkua ja koulutusta mm. yhteisistä toimintatavoista 3. Osaamisriskikartoitus. Mikä osaaminen on kriittistä nyt ja tulevaisuudessa? Minkälaista tärkeää osaamista henkilöstöltä puuttuu tulevaisuuden näkökulmasta? Onko vanhenevaa tai poistuvaa osaamista tai sellaista, joka on vain yhden henkilön varassa? Millä toimenpiteillä kriittistä osaamista lisätään (koulutuksella, perehdytyksellä, rekrytoimalla)? Osaamisriski 1-5 1-5 1-5 Toimenpide 1 Johtaminen ja esimiestyö 4 1 2 8 Esimiesten johtamisvalmiuksien vahvistaminen, johtoryhmätyöskentelyn ja kulttuurin kehittäminen. 2 Erikoisosaaminen 3 3 2 18 Käydään läpi tehtävät, joissa toimin-
3 Tasainen määrä osaajia jää eläkkeelle tulevina vuosina 4 Perehdyttäminen tehtäviin sekä ammattitaitoisten työntekijöiden saaminen 5 Projektityö: Suurprojekteissa tarvitaan poikkiammatillista tehtäväkuvaltaan joustavaa osaamista 6 Pohjois-Espoon ja Keran osayleiskaavat nat tulee varmistaa. Sijaisen nimeäminen ja perehdyttäminen. Avaintyöryhmätyöhön (ATR) siirtyminen syksyllä. 2 2 4 16 Hiljaisen tiedon siirtäminen edellyttää juniori- ja seniorivakansseja sekä tehostetun perehdytyksen käyttöä (4 kk:n päällekkäisrekrytointi). Harkinta tilannekohtaisesti. 4 3 3 36 Harkitaan kunkin vapautuvan vakanssin osalta, millainen uusi tehtävä laitetaan hakuun. Tehostetaan rekrytointia ja joustavien rekrytointimallien käyttöä (esim. juniori lakimiehen työpariksi ja vuorovaikutussuunnittelijaksi). Kehittämisryhmä varmistaa yhtenäiset käytännöt ja työskentelytavat kouluttamalla uusia ja vanhoja työntekijöitä. Rekrytointia varten tarkistetaan tehtäväkuvauksia erikoissuunnittelijoiden osalta Siirretään resursseja sisäisesti tai ostetaan tekeminen ulkoa. (1: pieni riski, 5: suuri riski)
4. Miten hankittava lisäosaaminen vaikuttaa yksikön henkilöstömäärän kehitykseen? Miksi? ( ) Henkilöstömäärä vähenee ( ) Henkilöstömäärä pysyy ennallaan ( ) Henkilöstömäärä kasvaa Uusissa osaamisalueissa (energia) osaaminen rekrytoidaan. Muilla alueilla pyritään koulutuksen, yhteistoiminnan ja moniosaamisen tukemisella täydentämään organisaation osaamista. 5. Määrällinen henkilöstösuunnitelma eli arvio kokonaishenkilöstömäärän kehityksestä 12/2013 12/2014 12/2015 12/2016 12/2017 Vakinaisia 123 125 + 1 126 126 126 Määräaikaisia 13 11 11 11 11 - joista vakinaisten sijaisia 11 10 10 10 10 Yhteensä 136 137 137 137 137 Ryhmä 6. Muut resurssit (lähtökohta on, että työyksikkö varaa itse omaan talousarvioonsa riittävät henkilöstökustannukset) Juniorimallilla palkatut (palkkaus enintään kahdeksi vuodeksi/juniori) esim. lakimies lupavalmistelun tueksi Mahdollisuus palkata/hyödyntää () Oppisopimuskoulutettavat Maahanmuuttajien rekrytointimallilla palkatut (enint.3v./maahanmuuttaja) Palkalliset harjoittelijat Palkattomat harjoittelijat Siviilipalvelusmiehet Kesätyöntekijät Työllistetyt 7. Espoon strategiset tavoitteet henkilöstöä ja palveluja koskien - Johtaminen ja esimiestyö ovat hyvällä tasolla - Henkilöstö- ja osaamisrakenne tukee palvelujen järjestämisen kehittämistä ja palvelujen tehokasta tuottamista Mittarit: henkilöstömenot, sisältäen vuokratyövoimakustannukset, eivät kasva v. 2012 tasosta osaamisperusteinen henkilöstösuunnittelun malli on käytössä kaikissa tulosyksiköissä ja suunnitelma tukee palvelujen järjestämistä. - Jatkuvan parantamisen toimintamalli on käytössä - Henkilöstön työhyvinvointi on hyvä ja sairauspoissaolot ovat vähentyneet - Maahanmuuttajataustaisten henkilöiden osuus henkilöstöstä lähenee maahanmuuttajaväestön osuutta espoolaisista - Kaupungilla on korkeakoulu- ja toisen asteen tasoisia harjoittelu- ja työmahdollisuuksia Palvelujen järjestäminen, päämäärä: Palvelujen järjestämistä ja palveluverkkoa on kehitetty tavoitetila 2020 -konseptin mukaisesti