OHJE HENKILÖSTÖ- JA HENKILÖSTÖMENOTAULUKON KÄYTTÖÖN

Transkriptio

1 OHJE HENKILÖSTÖ- JA HENKILÖSTÖMENOTAULUKON KÄYTTÖÖN LASKELMAN TÄYTTÄMISESSÄ TARVITTAVAT TAUSTATIEDOT, JOTKA KANNATTAA VARATA ENNEN TAULUKON TÄYTTÄMISTÄ - v joulukuun henkilöstömäärät voi ottaa myös Helmestä Talpan henkilöstö ja palkkasumma raportista - vakituisen henkilöstön määrä otetaan ehevystä, tarkastelu kaupunkiin nähden - määräaikaisen henkilöstön määrä otetaan ehevystä, tarkastelu kaupunkiin nähden - eläkeikä täyttynyt ja suunnittelukaudella eläkeiän täyttävien lukumäärä raportit otetaan ehevystä - viraston eläköitymiseen varautumissuunnitelma - viraston / liikelaitoksen ennakointiin perustuva henkilöstötarve ja ennakoidut uudet tehtävät tai toiminnalliset muutokset - henkilöstön vaihtuvuuden seurantatiedot - muut henkilöstön tilaa, ammatti- tai tehtävärakennetta kuvaavat tilastolliset tiedot ja raportit - henkilöstöpalvelujen ostoihin liittyvät tiedot - ennakoituun toiminnan muutokseen tai toimintojen uudelleenorganisointiin liittyvät tiedot - mahdolliset päätöstiedot vakanssien siirroista - Palkka- ja henkillöstösivumeno tilien tiedot 2013 tilinpäätöksestä sekä 2014 tulosbudjetista TAULUKON TÄYTTÄMINEN - taulukon oikeassa sarakkeessa on raportointi ja täyttöohjeita - henkilöstö- ja henkilöstömenosuunnitelmassa on valmiina laskukaavoja, joita ei saa muuttaa - henkilöstömäärätiedot tilanteesta, kohdat on merkitty punaisella tekstillä - taulukon välilehdille on varattu tilaa suunnitelman sanallisille perusteluille - kaksoisnäpäytä tekstikenttää hiiren vasemmalla näppäimellä, kun aloitat tekstin kirjoittamisen - tekstikenttä on rivitetty, tarvittaessa rivinvaihdon voi tehdä ALT + ENTER

2 Henkilöstö- ja henkilöstömenosuunnitelma Talousarvio ja - suunnitelmaehdotus Raportointiohjeita Virasto: Laatija: TOTEUTU TULOS- M A- BUDJETTI TIEDOT TAE TS TS Henkilöstö- ja henkilöstömenosuunnitelma : toteutuma 2013, käyttösuunnitelman pohjalta sekä ennustetiedot taloussuunnitelmakaudelle 1. Henkilöstömenot ja -määrät a) Henkilöstön palkat ja palkkiot ( ) Tilit: kuukausipalkat, tilapäinen työvoima, erilliskorvaukset, palkkiot b) Henkilösivukulut ( ) Tilit: Kuel-maksut, sosiaaliturvamaksut, työttömyysvakuutusmaksut ja tapaturmavakuutusmaksut c) Palkkamenot yhteensä sivukuluineen (oltava sama luku kuin euromääräisessä talousarvioehdotuksessa) d) Henkilöstöpalveluostot ( ) (Toimisto-, pankki- ja asiantuntijapalvelut yhteensä??? Perustelut muutoksille työkirjan erilliselle sivulle kohta f) e) Palkkamenot sivukuluineen sekä henkilöstöpalveluostot yhteensä f) Vakituisen henkilöstön lukumäärä ( )* *ehevystä:vakinaisuuden tarkastelu otetaan g) Määräaikaisen henkilöstön lukumäärä ( )* (Palkkatuki+määräaikaine *ehevystä: tarkastelu otetaan kaupunkiin nähden. Tässä huomioidaan projektihenkilöstö sekä kaikki muu mahdollinen tilapäinen työvoima h) Henkilöstön määrä yhteensä (summa=b+c) Henkilöstömuutokset, joilla on vaikutusta henkilöstömenosuunnitelmaan i) Eläkeikä täyttyy tai on täyttynyt (vakinaiset, henkilömäärä )* *ehevystä: eläkeikä täyttynyt lukumäärä raportti ja eläkeikä täyttyy j) Muu vakinaisen henkiöstön lähtövaihtuvuus (henkilömäärän arvio ) Perustelut työkirjan erilliselle sivulle koh k) Henkilöstöpoistuma yhteensä (kohdat i + j) l) Eläköitymistä tai muuta poistumaa korvaavat henkilörekrytoinnit, joissa tehtävä pysyy samana ja uusi henkilö rekrytoidaan täysin samanalaisella tehtävänkuvalla Perustelut työkirjan erilliselle sivulle kohta l) (arvio poistumaa korvaavien henkilöiden lukumäärä ) m) Eläköitymistä tai muuta poistumaa korvaavat henkilörekrytoinnit uusiin tehtäviin, tehtävät muuttuvat ja henkilö rekrytoidaan uuteen tehtävänkuvaan tai 2 Perustelut työkirjan erilliselle sivulle kohta m) kokonaan uuteen tehtävään (arvio poistumaa korvaavien uusiin tehtäviin rekrytoitavien henkilöiden lukumäärästä ) n) Korvaavat rekrytoinnit yhteensä (l+m) o) Arvioitu vakinaisen henkilöstön määrä poistuman ja korvaavien rekrytointien jälkeen (b-k+m) p) Hallintokuntien väliset vakanssisiirrot, joiden perusteena on organisaatiomuutos, toimintojen keskittäminen, uudelleenorganisointi tai muu resurssien uudelleen kohdentaminen kj päätös vakanssien siirrosta Perustelut työkirjan erilliselle sivulle kohta p) kaupungin sisällä ja josta on tehty kaupunginjohtajan päätös. (siirrettävien vakanssien määrä , tiedot huomioitava myös ao vuosina kohdassa a) palkkamenot ja b) vakituisen henkilöstön määrä) q) Uusien perustettavien vakinaisten vakanssien lukumäärä, joka kasvattaa henkilöstömäärää (lisätään myös vakituisen henkilöstön määrään kohtaan b) ao Perustelut työkirjan erilliselle sivulle kohta q) vuosille) (r) Arvioitu vakinaisen henkilöstön määrällinen muutos vuoden 2013 alkaen (kohta o) + / - vakanssisiirrot ja uudet perustettavat vakanssit) (s) Vakinaisen henkilöstömäärän arvioitu muutos (+/ -) edelliseen vuoteen verrattuna

3 Mitä henkilöstöpalveluja ostetaan ja perustelu palvelujen ostolle Ulkoa ostetaan palvelut, joita ei ole mielekästä tehdä omalla työvoimalla.

4 Erittely, mikäli vaihtuvuutta on vain joissain tehtävissä. Ammattiryhmät tai tehtävät, joissa vaihtuvuus on suur Arviiodut lähtiät ovat päosin eläkkeelle siirtyviä, mutta ovat jatkavat pääsääntöisest työssä varsinaisen eläkeian täyttymisen jälkeen. Tältä osin taulokon ohjeistus on hyvinkin tulkinnanvarainen.

5 Perustelu poistumaa korvaaville rekrytoinneille. Tässä vaiheessa ei oel ennakoitavissa, että lähivuosien poistumia voitaisiin hyödyntää toiminnan uudelleenorganisoinnissa, sillä ennakoitu poistuma tapahtuu suorittavan työn tekijöiden joukossa.

6 Perustelu tehtävämuutoksille tai uusille tehtäville / tehtäväkuville (esim. tehtäväjärjestelyt, prosessien tehostaminen, tuottavuus tai uusiin palvelutarpeisiin vastaaminen) Vahtimestari-autonkuljettajan vakansii on muutettu verkkosuunnittelijan vakanssiksi ja työnjohtajan vakanssia esitetään muutettavaksi kuraattoriksi

7

8 Vakanssien siirrot ja kaupunginjohtajan päätöstiedot Selvitetään luovuttava ja vastaanottava hallintokunta, joiden kesken vakanssit, henkilöt ja palkkamäärärahat siirretään. Lisäksi viite päätökseen, josta tarkemmat tiedot löytyvät tai päätöksen mukainen luettelo siirrettävien tehtävien nimikkeistä, vakanssinumerot sekä henkilö- ja palkkatiedot.

9

10 Perustelu uusien vakanssien tarpeelle.

11

12 VAKITUISEN HALLINTOHENKILÖSTÖN MÄÄRÄ: Alla olevaan taulukkoon eritellään talous-, henkilöstö-, hallinto- ja muut toimistotehtävät sekä avustavat tehtävät. Toimisto- ja avustaviin tehtäviin luetaan esim. sihteeri-, arkistointi-, virastomestari- ja KVTES.n toimistoalan tai virasto- ja laitospalvelualan hinnoittelun piiriin kuuluvat yleiset tukipalvelutehtävät. HALLINTOHENKIÖSTÖN MÄÄRÄ Hallintotehtäviin sisältyvät vakanssie henkilömäärmäärmäärmäärmäärä henkilö- henkilö- henkilö- henkilö- n tehtävänimikkeet (tarvittaessa määrä lisää taulukkoon rivejä tehtäväryhmän taloushallinnon alle) tehtävät henkilöstöhallinnon tehtävät muut hallintotehtävät muut toimisto- tai avustavat tehtävät