ELINYMPÄRISTÖ JA KAUPUNKIRAKENNE YDINPROSESSIN VALMISTELU Toteuttamissuunnitelma PROJEKTIN OMISTAJA Hallintokeskus VALMISTELUVASTUULLINEN SELVITYSHENKILÖ (projektipäällikkö) Timo Koivisto p. 014 26 65000 Heli Leinonkoski (varahlö Erja Saarivaara) p. 014 26 65007 Versio Päiväys Laatija Tarkastanut 1.0 Heli Leinonkoski 1.1. 15.12.2010 Heli Leinonkoski Hyväksynyt 2.12.2010 Ohjausryhmä MUUTOSHISTORIA Versio Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus 1.1. 15.12.2010 HL Tarkennettu henkilöresursseihin liittyvää valmisteluosuutta
PALVELU- JA ORGANISAATIOUUDISTUS SUUNNITELMA 2/7 1. Elinympäristö ja kaupunkirakenne ydinprosessin valmistelun tausta Elinympäristö ja kaupunkirakenne ydinprosessin valmisteluprojekti on osa Jyväskylän kaupungin palvelu- ja organisaatiouudistushanketta. Uudistus tulee voimaan seuraavan valtuustokauden alusta lukien, 1.1.2013. Lähtökohtana palvelu- ja organisaatiouudistushankkeelle ovat olleet kuntien yhdistymissopimus sekä kaupungin toimintaympäristössä tapahtuneet muutokset. Toimintaympäristömuutoksia ovat mm. seuraavat seikat - kuntalaisten ja asiakkaiden odotukset kaupungin tarjoamille palveluille ovat kasvaneet - kaupungistuminen muuttaa palvelutarvetta ja yhdyskuntarakennetta - ilmasto- ja energia-asioiden huomioiminen kaikessa toiminnassa - kuntatalouden haasteet ovat maailman talouskehityksen vanavedessä mutkistuneet, vaateet tuottavuuden lisäämiselle - eläköityminen luo haasteita sekä henkilöresursoinnin määrälle että laadulle - kuntalaisten pahoinvoinnin on todettu lisääntyneen Palvelu- ja organisaatiouudistuksen tavoitteina ovat 1. Asiakaslähtöisyyden korostaminen - Kuntalaisten omatoimisuuden vahvistaminen ja ennaltaehkäisevyys 2. Organisaatiorakenteen yksinkertaistaminen - Periaatteena kaksiportaisuus (järjestämis- ja viranomaistehtävät palvelujen tuottaminen) 3. Poliittisen ohjauksen turvaaminen - Palvelujen järjestämisohjauksen ja palvelujen tuottamisen ohjauksen erottaminen luottamuselintasolla 4. Tehokas palvelutuotanto - Tehokkaat tuotanto-organisaatiot - Tuotteistaminen ja tuottavuuden parantaminen 5. Kuntalaisten vaikutusmahdollisuuksien vahvistaminen - Uusien osallistumismahdollisuuksien kehittäminen 6. Toiminnan hyväksyttävyyden ja oikeudenmukaisuuden turvaaminen - Lakien ja sääntöjen mukainen päätöksenteko - Toiminnan valvonnan ja kontrollin turvaaminen
PALVELU- JA ORGANISAATIOUUDISTUS SUUNNITELMA 3/7 2. Valmistelun toimeksianto, tavoitteet ja keskeiset tuotokset Valmistelun keskeisimpänä tavoitteena on kuvata Elinympäristö ja kaupunkirakenne ydinprosessin pääprosessit ja tarpeelliset alaprosessit sekä tehdä esitys niihin liittyvistä resursseista. Ydinprosessien valmistelun toimeksianto (Organisaatiotoimikunta 22.11.2010) Yhtenevällä tavalla tehty kuvaus palvelukokonaisuuden pääprosesseista sekä niiden sisältämistä palveluista ja toiminnoista nykytilanteen mukaan. Merkittävien muutostarpeiden tunnistaminen. Uuden palvelukokonaisuuden perustehtävä ja rakenne sekä tavoitteet ja lopputulokset. Uuden toimintatavan kuvaus asiakasryhmät ja asiakashyödyt palvelujen järjestämisen ja palvelutuotannon tehtävät, keskinäiset suhteet ja organisoitumisen periaatteet palvelujen kehittäminen kumppanuudet ja rajapinnat: palvelukokonaisuuksien sisäiset ja väliset, hallinto ja tukipalvelut sekä ulkoiset rajapinnat. Johtamisjärjestelmä Tarvittava osaaminen ja voimavarat Ehdotuksen toteutettavuus 2.1. Valmistelun vaiheet Valmistelun vaihe Kuvaus Mittari/tuotos Nykytilan kuvaus Kaupunkirakennepalveluiden toimintajärjestelmään kuvattujen nykyisten prosessien kattavuuden arviointi ja tarvittavien täydennysten tekeminen. Keskeiset prosessit on kuvattu toimintajärjestelmään ja kuvaukset vastaavat nykytilaa. Nykytila-analyysi, sisäinen näkökulma Nykytila-analyysi, ulkoinen näkökulma Palvelu- ja tukiprosessien, toimintatavan sekä asiakastuotoksen arviointi. Prosessien rajapintojen läpikäynti. Sisäisellä näkökulmalla tarkoitetaan kaupunkiorganisaation sisäistä arviota nykyisistä palveluprosesseista. Palveluprosessien, toimintatavan sekä asiakastuotoksen arviointi. Asiakasrajapintojen läpikäynti. Ulkoisella näkökulmalla tarkoitetaan kaupunkiorganisaation sisäistä arviota nykyisistä palvelu- Nykyisten prosessien ja toimintatavan sekä asiakastuotosten kehittämistarpeet sisäisestä näkökulmasta listattu. Nykyisten prosessien ja toimintatavan sekä asiakastuotosten kehittämistarpeet ulkoisesta näkökulmasta listattu.
PALVELU- JA ORGANISAATIOUUDISTUS SUUNNITELMA 4/7 Tavoitetilaa vastaavien palvelu- ja tukiprosessien kuvaaminen Näkemyksen muodostaminen tuotannon järjestämisestä Näkemyksen muodostaminen hallinnon järjestämisestä Uuden toimintatavan kuvaus Talouden rakenteen kuvaus Uusia prosesseja tukevan johtamisjärjestelmän ja organisaatiorakenteen määrittely Tarvittavan osaamisen ja henkilöresurssien työvuosien määrittely Testitalousarvion laadinta prosesseista. Palvelu- ja tukiprosessit kuvataan IMS-järjestelmään Käydään palveluittain läpi palveluiden hankinnan optimaalinen toteutus tilaajan näkökulmasta Arvioidaan, onko nykyisistä palveluprosesseista erotettavissa tuotantoa erikseen. Käydään hallinnon osa-alueet läpi ja tehdään esitys Kuvataan: - asiakasryhmät ja asiakashyödyt (palveluprosessitaso) - palvelujen järjestämisen ja palvelutuotannon tehtävät, rajapinnat ja organisoitumisen periaatteet - palvelujen kehittämisen periaatteet - keskeiset kumppanit - palvelukokonaisuuksien sisäiset ja väliset rajapinnat, hallinto ja tukipalvelut sekä ulkoiset rajapinnat Luodaan prosesseja tukevat uudet määrärahat ja kustannuspaikat Kuvataan johtamisen prosessit ja periaatteet sekä organisaatiorakenne. Kuvataan tarvittavat ydinosaamiset keskeisten prosessien osalta sekä laaditaan arvio henkilötyövuosista henkilöresurssit prosesseille Laaditaan uusien prosessien mukainen talousarvioversio vuodelle 2011 Prosessikuvaukset tehty Ehdotus tuotannon järjestämiseksi Ehdotus hallinnon järjestämiseksi Talouden rakenne luotu Johtamisjärjestelmä ja organisaatiorakenne kuvattu Ydinosaamiset kuvattu ja prosesseilla henkilöresurssit henkilötyövuosiarviot Testitalousarvio tehty.
PALVELU- JA ORGANISAATIOUUDISTUS SUUNNITELMA 5/7 3. Valmistelun riippuvuudet Elinympäristö ja kaupunkirakenne ydinprosessin valmistelun keskeiset riippuvuudet ovat - muiden ydinprosessien valmistelu - kunnallistekniikan ylläpito ja rakentaminen tuotantoprosessien valmistelu ja organisointi - hallinnon organisointi - joukko- ja henkilöliikenteen seudullinen organisointi 4. Valmistelun rajaukset Elinympäristö ja kaupunkirakenne ydinprosessin valmistelu ei sisällä - sääntövalmistelua - toimielinvalmistelua - Kaupunkirakennepalvelut ja liiketoiminta palvelualueeseen kuuluvien liikelaitosten ts. tuotannon organisoinnin valmistelua, muutoin kuin näkemyksen esittämistä palveluiden hankinnan periaatteista 5. Valmistelun aikataulu Ks. Erillinen aikataulu http://aatami/uso/elinymparisto_ja_kaupunkirakenne/esitykset/materiaali/uso_elinymp_kaup rak_aikataulutus.xls 6. Viestintä Ks. Erillinen viestintäsuunnitelma (ei käyty läpi ohjausryhmässä 2.12.2010) 7. Valmistelun henkilöresurssit ja organisoituminen Selvityshenkilö ( projektipäällikkö ) Nimi Heli Leinonkoski Nimike hallinto- ja talousjohtaja Selvityshenkilö toimii tehtävässä oman toimensa ohella. Selvityshenkilö vastaa valmistelutyön etenemisestä, raportoinnista ohjausryhmälle ja päävalmistelijoille sekä toimii työryhmän puheenjohtajana.
PALVELU- JA ORGANISAATIOUUDISTUS SUUNNITELMA 6/7 Työryhmä ( projektiryhmä ) Työryhmässä on jäsen jokaiselta vastuualueelta. Työryhmän jäsen ei ole kuitenkaan varsinaisesti vastuualueensa edustaja, vaan tavoitteena on, että valmistelutyötä työtä tehdään kokonaisvaltaisesti. Työryhmän jäsenen tehtävänä on kuitenkin informoida henkilöstöä valmistelutyön etenemisestä omalla vastuualueellaan. Valmistelutyö tehdään oman toimen ohella. Nimi Juha Kantanen Vesa Kantokoski Olli Koivistoinen Päivi Pietarinen Leena Rossi Jari Salomaa Anne Sandelin Kari Ström Nimike kiinteistöinsinööri kaupunkikuva-arkkitehti kehittämispäällikkö, työryhmän sihteeri ympäristöjohtaja yleiskaavapäällikkö viestintäpäällikkö, työryhmätyön viestintä hankejohtaja apulaiskaupungininsinööri Työryhmän tehtävät Työryhmä - valmistelee asioita ohjausryhmän käsiteltäviksi projektisuunnitelman mukaisesti - vastaa valmistelun etenemisestä vastuualueilla - informoi vastuualueiden henkilöstöä palvelu- ja organisaatiouudistuksen etenemisestä - kyseenalaistaa, ehdottaa ja sitoutuu 7. Valmistelun ohjaus ja seuranta Valmistelun ohjausryhmä Nimi Timo Koivisto Kimmo Ahonen Pekka Kupari Heli Leinonkoski Sakari Möttönen Erja Saarivaara Jari Salomaa Nimike, rooli apulaiskaupunginjohtaja, hankeryhmän puheenjohtaja pääluottamusmies, henkilöstön edustaja pääluottamusmies, henkilöstön edustaja selvityshenkilö, hankeryhmän sihteeri strategiajohtaja, USO-päävalmistelija kaupungingeodeetti viestintäpäällikkö, hanketyöryhmätyön viestintä Valmistelun ohjausryhmän tehtävät 1. Toteutussuunnitelman
PALVELU- JA ORGANISAATIOUUDISTUS SUUNNITELMA 7/7 2. Työryhmän nimittäminen 3. Valmistelun aikataulun määrittäminen 4. Valmistelun kustannusten 5. Valmistelun etenemisen seuranta ja ohjaaminen 6. Muutoksista päättäminen 7. Valmistelun päättäminen Valmistelun ohjauspisteet Valmistelun ohjauspiste Käsiteltävät asiat Ajankohta Valmistelun organisoituminen Toteuttamissuunnitelman Valmistelun aikataulutus 2.12.2010 Nykytilanne kuvattu Nykytila-analyysi, sisäinen arviointi tehty Nykytila-analyysi, ulkoinen arviointi tehty Uudet palvelu- ja tukiprosessit kuvattu Uusi toimintatapa, johtamisjärjestelmä ja organisaatiorakenne kuvattu Talouden rakenne kuvattu Ydinosaamiset määritelty ja henkilöresurssit sijoitettu prosesseille Palveluiden järjestämisen edellyttämät ydinosaamiset määritelty ja alustava arvio palveluiden henkilötyövuosista tehty Nykytilanteen mukaisten prosessikuvausten Sisäisen arvioinnin raportin Ulkoisen arvioinnin raportin Prosessikuvausten Uuden toimintatavan Johtamisjärjestelmän Organisaatiorakennekuvauksen Talouden rakenteen Palveluiden ydinosaamisten Arvio palveluiden järjestämiseksi tarvittavista henkilötyövuosista 4.1.2011 27.1.2011 16.2.2011 Hyväksytään osissa alkaen 10.3. jatkuen kesään 2011 saakka Hyväksytään osissa alkaen kesäkuu 2011 ja jatkuen lokakuuhun 2011 Syyskuu 2011