OPPIJAN VERKKOPALVELUT Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri (Kohvi) Kohvi-jalkautuspilotti Jukka Söderdahl Länsirannikon Koulutus Oy WinNova
Kohvi-pilotin tavoitteet Kehitetään opintohallinnon viitearkkitehtuurin käyttöönottoon tukipaketti, jota samanaikaisesti pilotoidaan ja täydennetään. Lopuksi laaditaan käyttöohje. Varmista yhteentoimivuus Sovella viitearkkitehtuuria toimintaa ja ratkaisuja kehitettäessä Laadi oma opintohallinnon kehittämispolkusi Tunnista kehittämis- ja yhteentoimivuustarpeesi Selvitä oma lähtötilanteesi Tutustu huolellisesti kansalliseen opintohallinnon viitearkkitehtuuriin
Koulutuksen järjestäjän haasteita Tietohallintolaki Kokonaisarkkitehtuuri Sähköinen asiointi ja demokratia (SADe) Oppijan palvelukokonaisuus Keskitetyt, julkiset ja koulutuksen järjestäjän palvelut Opintohallinnon viitearkkitehtuuri Keskitetyt palvelut paikallinen opintohallinto Koulutustarjonta eperusteet / eopsit Haku- ja valintapalvelut Todennetun osaamisen rekisteri (TOR) Tiedolla johtaminen Reaaliaikainen mittaustietojen keruu, analysointi ja reagointi Tosiasioihin perustuva johtaminen
Oppijan palvelukokonaisuus Palvelu tarjoaa kanavan lukiokoulutukseen, ammatilliseen koulutukseen ja peruskoulun jälkeiseen koulutukseen Palveluun on koottu kansalaisten tutkintotodistukset Opetussuunnitelmat ja tutkintojen perusteiden rakenteistaminen Todennetun osaamisen rekisteri UUSI Toisen asteen haku ja haku muihin peruskoulun jälkeisiin koulutuksiin Opintopolku Kaikille palveluille yhteinen palveluportaali Asiakaspalveluratkaisu UUSI Aikuiskoulutuksen haku UUSI Korkeakouluhaku OPH:n, CIMO:n ja UAF:n yhteispalvelu Palvelu tarjoaa kanavan aikuiskoulutukseen hakeutumiseen Palvelu tarjoaa kanavan korkeakouluopintoihin
Mitä kokonaisarkkitehtuuri (KA) on? Kokonaisarkkitehtuurimenetelmää soveltamalla voidaan kuvata, miten organisaation toimintaprosessit, palvelut, tiedot ja järjestelmät toimivat kokonaisuutena yhteen. Toiminta-arkkitehtuuri käsittää toimintaprosessit, joilla tuotetaan palvelut ja tuotteet. Tavoitteet, strategia, palvelut, organisaatio, prosessit Toiminta Tieto Tietoarkkitehtuuri kuvaa toiminnassa käytettävät avaintiedot. Käsitteet, koodistot, tietomallit, tietovirrat, tietovarannot Tietojärjestelmäarkkitehtuuri kuvaa järjestelmät ja sovellukset, joita tarvitaan tietojen käsittelyyn. Tietojärjestelmä Teknologia Teknologia-arkkitehtuuri käsittää teknologiat, joita tietojärjestelmät käyttävät. Järjestelmäpalvelut, järjestelmäsalkku, järjestelmäintegraatio Teknologiaratkaisut, valvonta ja hallinta, verkkokaavio, teknologiakomponentit (palvelimet, työasemat) Kokonaisarkkitehtuuri on toiminnan kehittämismalli, joka varmistaa eri näkökulmien ja erityisesti toiminnan tarpeiden yhdenmukaisen huomioimisen kaikessa toiminnan ja IT-ratkaisujen kehittämisessä
Opintohallinnon kehitysvaiheita LUKUJÄRJESTYS- JA OPISKELIJA- HALLINTO- OHJELMAT KANSALLISET OPPIJAN VERKKO- PALVELUT KOULUTUKSEN JÄRJESTÄJÄN OPINTO- HALLINTO RUUTUPAPERIT NASTATAULUT LEGOT 2000 2010 2015 Opintohallinnon viitearkkitehtuuri 1990 1980 1970
Opintohallinto lyhyesti (Kohvi s.9) Opintohallinnon ydintehtävänä on hallita kaikkia niitä koulutuksen suunnittelun ja läpiviennin sekä tulosten arvioinnin kokonaisprosesseja, joilla koulutuksen järjestäjät toteuttavat koulutuspalvelujaan, joilla valitaan opiskelijat, tuetaan näiden oppimista ja dokumentoidaan näiden suorittamat opinnot ja tutkinnot. Opintohallinto kytkeytyy vahvasti myös koulutuksen johtamisen ratkaisuihin ja palveluihin. Opintohallinto on koulutuksen järjestäjän sähköinen tiedonhallintakokonaisuus, joka mahdollistaa koulutuksen järjestäjän sisäisen ja ulkoisen sähköisen asioinnin. Opintohallinnolla tarkoitetaan koulutuksen järjestämisen prosessipohjaista hallintakokonaisuutta. Se kattaa koko koulutuksen toteuttamisprosessin hallinnan hakeutumisesta tutkinnon suorittamiseen. Sillä hallitaan kattavasti kaikkien koulutusasteiden koulutusta: esiopetusta, perusopetusta, lukiokoulutusta, ammatillista perus-, lisä- ja täydennyskoulutusta mukaan lukien oppisopimuskoulutus, työvoimakoulutus sekä korkeakoulutusta ja aikuiskoulutusta. Opintohallinto on pedagogisen johtamisen työväline ja sen lähtökohtana ovat koulutus- ja tutkintorakenteen sekä opetussuunnitelmien ja tutkintojen perusteet. Se on koulutuksen suunnittelu- ja toteuttamiskokonaisuus, jonka avulla laaditaan opetussuunnitelmat, toteutus- ja arviointisuunnitelmat sekä työjärjestykset, varataan ja jaetaan resurssit, henkilökohtaistetaan, suoritetaan oppimisen ja osaamisen arviointi, tuotetaan todistukset ja muut asiakirjat sekä koulutuksen seuranta-, tilasto- ja raportointitiedot. Opintohallinto palvelee kokonaisvaltaisesti myös oppijan tarpeita opiskelun kaikissa vaiheissa. Sen kautta toteutetaan hakeutujan palvelut, opintojen aikaiset palvelut sekä siirtymä- ja liikkumisvaiheen palvelut. Opintohallinnon kautta tutkintosuoritukset siirretään todennetun osaamisen rekisteriin.
Opintohallinnon pääprosessi elinkaarinäkökulmasta Opintohallinnon pääprosessi Koulutuksen suunnittelu Koulutustarjonnan hallinta Opiskelijahaku ja valinta Opetuksen toteutuksen suunnittelu Opintojen suunnittelu Toteutusten hallinta Opetus ja opiskelu Arviointi ja suoritusten hyväksyminen Tilastointi ja raportointi Koulutuksen ja opetuksen strateginen suunnittelu Koulutuksen yleissuunnittelu Opetussuunnitelm ien hallinta Koulutustarjonnan määrittely Valintaperusteiden suunnittelu Koulutuspaikkojen tarjoaminen haettavaksi Suoritettavien tutkintojen suunnittelu Rahoitussuunnittelu Viestintä / markkinointi Opiskelijahaku Opiskelijavalinnat Hakeutumisvaiheen henkilökohtaistaminen Neuvontapalvelut Opintojaksototeutusten suunnittelu Resurssisuunnittelu: Tilojen, välineiden ja opetushenkilöstön hallinta Lukujärjestyssuunnittelu Toteutusten julkaisu haettavaksi Tutkintotilaisuuksien suunnittelu Henkilökohtaista minen Opintojaksototeutuksiin ilmoittautuminen Läsnäoloilmoittautuminen Opintojaksototeutuksiin sijoittelu Logistiikka, koulukuljetukset, muu tarkennettu resurssien hallinta Opiskelijan tietojen hallinta Tarkennettu toteutussuunnittelu Opinto-ohjaus Opetuksen toteuttaminen Pedagogisten välineiden hyödyntäminen Opiskelijan ja huoltajien vuorovaikutuksen hallinta TET ja työssäoppimisjaksojen & harjoittelun hallinta Poissaolojen hallinta Oppilashuolto Opinto-ohjaus Keskeyttämistilanteiden hall. Palautteen kokoaminen Oppimisen ja osaamisen arviointi ja hall. Opiskelija- ja huoltajapalautteen kokoaminen Tutkintojen myöntäminen Todistusten tuottaminen Yleisesti: tuloksellisuuden arviointi Tilastojen tuottaminen Mittarien arviointi Raportointi Kelalle, OKM:ään ja Tilastokeskukseen OPH:n arvioinnin käsittely Yhteistyö entisten opiskelijoiden kanssa Työelämäyhteistyö (työssäoppiminen, harjoittelu) Toiminnan suunnittelun, ohjauksen Ura- ja ja rekrytointipalvelut johtamisen sekä tietojärjestelmien tulee tukea tätä prosessia systemaattisesti. Johtaminen, seuranta Tukiprosessit: talous-, henkilöstö- ja tietohallinto tms. 8
Opetus- ja opiskeluprosessin tiedonhallinta ja ydinpalvelut Keskitetyt oppijan palvelut, opintopolku.fi Opintohallintojärjestelmä WinNovan koulutustarjonta ammatillinen peruskoulutus pt-, at- ja eat näyttötutkintona täydennys- ja muu koulutus opetussuunnitelmat toteutus ja arviointisuunnitelmat Hakijatietojen hallinta hakijatiedot Opintopolkupalvelusta tai muista lähteistä valintapäätös tiedot opiskelijarekisteriin Opetuksen, ohjauksen ja arvioinnin hallinta henkilökohtaistaminen, hops, hojks opintokortti ja verkko-hops resurssienvaraukset ja lukujärjestys seuranta ja ohjaava oppimisen arviointi osaamisen tunnistaminen ja arviointi todistukset ja muut asiakirjat reaaliaikaiset seuranta-, tilasto- ja raportointitiedot Toteutetun koulutuksen tiedot arkistoitavat dokumentit palautetiedot tilastotiedot taloustiedot Potentiaaliset asiakkaat Opiskelijaksi hakijat Opiskelijan opiskelu- ja oppimisprosessi Henkilökohtaistaminen Tutkinnon, tutkinnon osan tai muun koulutuksen suorittanut osaaja Hakeutumisvaiheen palvelut markkinointiviestintä neuvonta- ja ohjaus yhteistyö työ- ja elinkeinoelämän sekä viranomaisten kanssa Valintavaiheen palvelut yksilö ja yrityskohtainen neuvonta- ja ohjaus koulutussisältöjen ja toteutusmallien esittelyt kutsu koulutukseen Palvelut opiskelun aikana opettajan opetus- ja ohjauspalvelut ryhmänohjaajan palvelut koulutuspalvelusihteerin palvelut opinto-ohjaajan ja kuraattorin palvelut erityisopetuspalvelut terveydenhuoltopalvelut ruokailu- ja asumispalvelut ura- ja rekrytointipalvelut Opiskelun jälkeiset palvelut neuvonta- ja ohjaus markkinointiviestintä Opiskelijapalvelut = viestintä + neuvonta + ohjaus
Rakenteistetun ja tuotteistetun koulutus- ja opetustarjonnan kehittäminen OKM:n ja OPH:n eopsprojekti luo tutkintojen perusteille rakenteisen tietomallin ja rakenteistaa tutkintojen perusteet Mallinnustyössä luodaan Opetussuunnitelman rakenteinen tietomalli ja rakenteistetaan tutkinnon osien opetuksen toteutussuunnitelmat ja tutkinnon osien osaamisen arviointisuunnitelmat. Mallinnustyössä syntyneiden mallien perusteella kehitetään sähköinen opetus-, toteutusja arviointisuunnitelmien laadinta- ja hallintatyökalu Ammattikoulutuksen tutkintorakenne (OPH) Tutkintojen perusteet pt, at, eat (OPH) WinNovan ammattikoulutusstrategia ja opetussuunnitelman yhteinen osa WinNovan opetussuunnitelman tutkintokohtaiset osat (pt, at, eat) tutkinnon osien opetuksen toteutussuunnitelmat tutkinnon osien arviointisuunnitelmat Rakenteistettu ja tuotteistettu koulutustarjonta ja koulutus Sähköinen henkilökohtaistamistyökalu opintohallintojärjestelmään / opiskelijaintraan Oppijan palvelukokonaisuus eperusteet TOR hakupalvelu Ammattikoulutusstrategia ja ops:n yhteinen osa Klusteri 1 Tekniikka ja liikenne A Klusteri 2 Liiketalous, Vaatetus Klusteri 3 Elintarvikeala, matkailu-, ravitsemis- ja talous Klusteri 4 Tekniikka ja liikenne B Klusteri 5 Sosiaali- ja terveys, Kauneus Klusteri 6 Atto Opetus-, toteutus- ja arviointisuunnitelmien päivitys sähköiseen rakenteistettuun muotoon Aikataulu Opsin yhteinen osa valmis 2013, Rakenteistaminen ja tuotteistaminen vuonna 2013 2014 Rakenteistettu ja tuotteistettu koulutus käynnistyy syksyllä 2014
Tutkinnon osien tarjonta, vaiheistettu tutkinnon osien valinta sekä opiskelijan yksilöllisen opintopolun muodostuminen Muut valinnaiset 1. jakso 2. jakso 3. jakso 4. jakso Yrittäjyys 4) Jatko-opintoihin valment. 4) Yrittäjyys 4) Yrittäjyys 4) Esimerkkinä Hotelli-, ravintola- ja catering-alan pt. 4. HOPS Siirtyminen työelämään / jatko-opintoihin 3. HOPS Valinnaisten tutkinnon osien valinnat 30 ov + vapaasti valittavat (ammatillinen profiloituminen, nivelvaihe työelämään) Kokin polut Hotellipolku Tarjoilijan polut Ála carteruoanvalmistus Suurkeittiön ruokatuotanto Majoitusliikkeen varaustoim. Ála cartetarjoilu Kahvilapalvelut Tilaus- ja juhlaruokien valm. Palvelu- ja jakelukeittiön toim. Matkailupalvelut 10 ov 1) Tilaus- ja juhlaruokien tarj. Pikaruokapalvelut Laivatalous Erik. tuotteiden valm. 3) Ylläpitosiivous 2) Kokouspalvelut Juomien myynti ja tarjoilu VapValtarjonta A VapValtarjonta B VapValtarjonta C 1) Tutkinnon osa Matkailualan pt:sta 2) Tutkinnon osa Kotityö- ja puhdistuspalvelujen pt:sta 3) Tutkinnon osa Elintarvikealan pt:sta 4) Tutkinnon osat WinNovan yhteisestä opetustarjonnasta Esimerkkiopiskelijan yksilöllisen opintopolun muodostuminen 2. HOPS Osaamisalan / koulutusohjelman valinta. (ammatillisen suuntautumisen vaihe) Vastaanottovirkailija Tarjoilija Kokki Asiakaspalvelu ja myynti 20 ov Asiakaspalvelu ja myynti 20 ov Lounasruokien valmistus 20 ov Vastaanoton asiakaspalvelu 20 ov Annosruokien ja juomien tarj. 20 ov Annosruokien valmistus 20 ov 3. vuosi 2. vuosi Ala carteruokien valmistus AON Lounasruokien valmistus B ATTO C Tilaus- ja juhlaruokien valmistus AON Lounasruokien valm. D AON Annosruokien valmistus Annosruokien valm. Yrittäjyys AON Vapaasti valittavat tutkinnon osat (AON) Annosruokien valmistus AON ATTO D 1. HOPS, Hakeutumisvaihe. (ammatillisen perusosaamisen hankkimisvaihe, kaikille pakolliset tutkinnon osat) Majoitus ja ravitsemispalv. toim. 20 ov Atto valinnaiset 4 ov Atto pakolliset 16 ov 1. vuosi Majoitus- ja ravitsemispalveluissa toimiminen Majoitus- ja ravitsemispalv. toimiminen ATTO A Majoitus- ja ravitsemispalv. toim. AON ATTO B Lounas ruokien valmistus A Lounas ruokien valmistus C
Opintohallinto on koulutuksen järjestämisen prosessipohjainen hallintakokonaisuus Esimerkki 2. asteen ammatillisesta koulutuksesta Ammatilliset perustutkinnot - ammatillisena peruskoulutuksena Ammatilliset perustutkinnot - näyttötutkintona (peruskoulutuksen vos-rahoitus) Ammatti- ja erikoisammattitutkinnot - näyttötutkintona (lisäkoulutuksen vos-rahoitus) Perus- ammatti- ja erikoisammattitutkinnot - oppisopimuskoulutusrahoituksena Perus- ammatti- ja erikoisammattitutkinnot - työvoimakoulutusrahoituksena Henkilöstökoulutus Muu koulutus OPINTOHALLINTO Koulutuksen ja opetuksen suunnittelu-, ohjaus-, resurssienvaraus-, toteutus-, oppimisen ja osaamisen arviointisekä tilastointi- ja raportointi-järjestelmä Tiedot oman toiminnan kehittämiseen johto henkilöstö omistajat sidosryhmät Tiedot viranomaisille OPH Tilastokeskus Kela muut viranomaiset Tiedot benchmarkkausta varten muut oppilaitokset kehittämisorganisaatiot yhteistyökumppanit
Tietohallinnon lähtötilanne ja tavoitetila 2017 Integroitu tietohallinto Opintohallinto koulutuksen suunnittelu rakenteistettu koulutustarjonta opiskelijahaku ja -valinta opetuksen toteutuksen suunnittelu opetuksen toteutus opiskelun ja oppimisen ohjaus ja hallinta oppimisen ja osaamisen hallinta asiakirjojen hallinta (todistukset yms.) seuranta-, tilastointi- ja raportointitiedot Asiakkuuden hallinta yritys- ja yhteisöasiakkaat henkilöasiakkaat viranomaisasiakkaat työssäoppimispaikat Henkilöt (opiskelijat) Tilat Ajoneuvot Henkilöstö Talous Toimintajärjestelmä (IMS) Dokumenttien hallinta arkistointi asiointi hyväksyntä Oman toiminnan johtamiseen ja kehittämiseen tarvittava tiedonkeruu ennakointi tuloskortti / ohjausmittarit itsearviointi oppimistulokset Sisältää myös samoja tietoja, joita kerätään kansallisesti. Yhteentoimivat rajapinnat Keskitetyt oppijan verkkopalvelut tutkintojen perusteet (eops) opintopolku.fi - koulutustarjonta, haku- ja valintapalvelut todennetun osaamisen rekisteri (TOR) Kansallinen tiedonkeruu Opetushallitus Tilastokeskus Kansaneläkelaitos muut YHTEENTOIMIVUUS Yhteentoimivuus varmistetaan määrittelemällä käsitteet, tietomallit, koodistot, rajapinnat, siirtomuodot ym. tiedon käsittelyyn ja siirtoon liittyvät tekniset vaatimukset.
Tietojärjestelmäpalveluiden looginen jäsennys Opintohallinto (EduErp) Taloushallinto Henkilöstöhallinto WinNovan integroitu tietohallinto WinERP OKM/OPH: kansalliset palvelut Käyttöliittymäkerros Asiakkuudenhallinta - opiskelijat - yritykset - viranomaiset Resurssien hallinta - tilat - ajoneuvot - muut resurssit Dokumenttien ja asianhallinta WinNovan yhteiset toimintalogiikat Asioinnin peruspalvelut Palvelun ohjaus, integraatio Toimintajärjestelmä (IMS) Webin hallinta - Intra - www-sivut Palvelukerros Tietovarantokerros Palvelukerros Tietovarantokerros Käyttöliittymäkerros Käyttöliittymän toimintalogiikka
Opintohallinnon kansallisen viitearkkitehtuurin jalkautuspilotti Satakunnan jalkautuspilotin yhteyshenkilöt OKM:n konsultti Mika Karjalainen, SilverPlanet Oy Porin kasvatus- ja opetusvirasto Esa Kohtamäki, hallintopäällikkö Satakunnan ammattikorkeakoulu Osmo Santamäki, tietohallintopäällikkö Länsirannikon Koulutus Oy WinNova Jukka Söderdahl, laatuasiantuntija
Satakunnan pilotin vaiheistus Tehtävä Kesä Heinä Elo Syys Loka Marras Joulu Satakunnan projektin suunnittelu Nykytila-arviopohja / malli toimittaminen osallistujille Nykytilan täsmentäminen, kehittämiskohteiden tunnistaminen Työpaja 1: Viitearkkitehtuurikoulutus, kehittämisen priorisointi 1 Kansallisen yhteentoimivuuden arviointikriteeristön laatiminen Työpaja 2: Kansallisen yhteentoimivuuden valmiusarvio Kehittämispolkudokumenttipohjan laatiminen Työpaja 3: Satakunnan koulutuksen järj. alustava kehittämispolku Vaatimuslomakkeen luonnoksen laatiminen Työpaja 4: Satakunnan tarkennettu kehittämispolku, vaatimukset Opintohallintojärjestelmän vaatimusten laatiminen Työpaja 5: Pilottiprojektin päätöstyöpaja Pilottipaketin viimeistely 2 3 4 5
Kehittämispolun rakentamisen mallintaminen ja pilotointi Kehittämisen lähtökohdat Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri Lähtötilanne pähkinänkuoressa Yhteentoimivuuden arviointi Keskeiset kehittämistarpeet Strategiset tavoitteet Tavoitetila määrittely Organisaation visio, strategia ja tavoitteet Tieto- ja opintohallinnon visio, strategia ja tavoitteet Toimeenpanosuunnitelma laadinta Kehittämisen organisointi, vastuutus, resursointi ja kustannusarvio Kehittämisen mittarit
Yhteensopivuusarvio 0: Ei tiedossa, ei pystytä arvioimaan 9 0 18 1: Ei yhteensopiva, ei aktiivista kehittämistä 2: Ei yhteensopiva, kehittäminen käynnissä 3: Osittain yhteensopiva, ei aktiivista kehittämistä 23 0 4: Osittain yhteensopiva, kehittäminen käynnissä 5: Yhteensopiva
WinNovan opintohallinnon kehittämispolku pähkinänkuoressa 3. päävaihe: Tulosten käyttöönotto Kokonaisarkkitehtuuri ja opintohallinnon viitearkkitehtuuri toiminnan perustana Välineistä ja verkkoympäristöstä vapaat tietotekniset opetus- ja opiskeluratkaisut Siirrytty sähköiseen asiointiin Raportointitiedot saadaan yhdestä rajapinnasta 2016 2017 2. päävaihe: Toimeenpano Rakenteistettu ja tuotteistettu koulutus- ja opetustarjonta luo perustan koulutuksen suunnitteluun, markkinointiin ja toteuttamiseen sekä mahdollistaa yksilölliset opintopolut Valmius rajapintoihin OPH:n Opintopolku-järjestelmään Aikuisten ja nuorten master-tieto samassa tietokannassa Opetuksen rakenteistamis- ja tuotteistamistyökalu valmiina Opintohallinnon ja muiden tietojärjestelmien integrointi Opetuksen vuosisuunnitelma tuottaa budjetoinnin ja kirjanpidon tiedot 1. päävaihe: Opinto- ja tietohallinnon uudistussuunnitelma Tietorakenteen uudistaminen ja yhteentoimivien rajapintojen muodostaminen Koko ammattikoulutuksen kattava ja rakenteistettu koulutustarjontaa tukeva opintohallintojärjestelmä WinNovan strategian 2014 17 laatiminen Asiakkuus Osaaminen - Ammattikoulutus - Tietohallinto 2013 2014-2015 Organisointi Kehityspäällikkö / kehityspalvelut, ICT-palvelut, opiskelijapalvelut Pitkäjänteinen ja tavoitteellinen kehittäminen
Esille nousseita yhteisiä kehittämiskohteita Kasvatus- ja opetusvirasto Satakunnan ammattikorkeakoulu Koulutustarjonnan rakenteistamisen ja tuotteistamisen yhteinen kehittäminen Koulutusasteiden nivelvaiheiden määrittäminen ja oppijoiden identiteetin hallinta Verkko-opetuksen ja sen välineiden kehittäminen Tieto- ja opintohallinnon yhdenmukaistaminen palvelukerroksen kehittäminen Tieto- ja opintohallinnon teknologiaratkaisujen yhdenmukaistaminen Yhteisten toimitilojen hallinta- ja varausjärjestelmän kehittäminen Kansallisen palveluväylän hyödyntämisen selvitys ja kehittäminen
Yhteistyössä kohti sähköistä asiointia KIITOS!