Antti Kirmanen
Hankinnan problematiikka Toimittajan näkökulma Asiakkaan näkökulma www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 2
1. Ristiriita www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 3
Asiakas haluaa Onnistuneen projektin Ratkaisun ongelmaansa Tarpeensa täytettyä halvalla tai vähintään kiinteällä hinnalla vähällä omalla vaivalla www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 4
Toimittaja haluaa Onnistuneen projektin Liikevaihtoa = mahdollisimman paljon hyväkatteista työtä Lisätöitä Asiakassuhteen www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 5
2. Tarpeet www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 6
Asiakas Ei viitsi miettiä etukäteen mitä oikeasti haluaa Organisaation sisällä on usein erilaisia näkemyksiä Ei tiedä mitä haluaa Odottaa toimittajan ratkaisevan kaikki ongelmat (karrikoituna) Näitäkin konsultteja on, mutta eivät suoranaisesti ole IT konsultteja www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 7
Toimittaja Ei tiedä mitä tarjota. Käyttää aikaa selvitystyöhön Laskee tarjoukseen riskikertoimen www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 8
Hyvä tarjouspyyntö Sisältö Mitä ostetaan Keneltä ostetaan www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 9
Tarvitaanko tarjouspyyntöä? vai valita yhteistyökumppani Kustannusten arviointi tulee voida tehdä Yksi luotettava yhteistyökumppani alusta lähtien voi usein olla paras ratkaisu Varsinkin jos tarve ei ole selkeä Usein käytännön syyt johtavat tarjouspyyntöprosessiin www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 10
Tulkki eli neuvonantaja Projektiin otettava kolmannen osapuolen konsultti Asiakkaan edustaja ja neuvonantaja Tuntee rakennettavan järjestelmän tarpeet ja käytettävän teknologian Valvoo toimittajan ratkaisuja Laadunvalvoja Auttaa myös toimittajaa löytämään parhaat ratkaisut www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 11
Hyvä tarjouspyyntö Riittävästi ja avoimesti informaatiota, jotta tarjous voidaan jättää Tarjoajalle jätettävä vapausasteita Tämän perusteella voidaan arvioida toteutuskykyä Kuvaus kohteesta ja tarvittavista toiminnoista Nyky-ympäristön kuvaus Kohdeympäristö, vastuiden määrittely Mitä informaatiota on saatavana valmiina www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 12
Asiakkaan ja toimittajan rooli Asiakas kuvaa liiketoiminnan tarpeet Toimittaja etsii parhaan toteutustavan ja ehdottaa kuinka tarpeet täytetään Asiakkaan tarpeiden ymmärtäminen ja toimialaosaaminen Asiakkaan ei tarvitse (ei saa) kuvata käyttötapauksia hiirenpainalluksen tarkkuudella Liiketoiminnan edustajille ei tarvitse avata teknisen toteutuksen yksityiskohtia Riittää että se toimii ja on ylläpidettävissä Teknisesti taitivimmilla henkilöillä joskus vaikea pysyä erossa tekniikasta www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 13
Tekninen toteutusympäristö Jos tiedossa mitä halutaan, kerro se niin tarkasti kuin voit kohtuudella Toimittajilla on omat osaamisalueensa ja teknologiansa jota preferoivat Olemassa oleva ympäristö määrittää paljon toteutuksesta www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 14
Tarjouspyynnön ei tarvitse sisältää Yksityiskohtaista määrittelyn arvausta ellei sitä ole tehty erittäin huolella Tällöin toteuttaja käytännössä jo valittu Ei esim. näyttökuvia Toteuttajan tulee useimmiten tehdä nämä uudestaan jotta heidän oma asiantuntemus saadaan käyttöön www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 15
Kenelle tarjouspyyntö Koko tai liikevaihto Projektiin kiinnitettyjen henkilöiden kokemus Mistä versioista ja millaisia asioita tehnyt Yritystason sertifioinnit Referenssit www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 16
Tarjouspyyntöprosessi Tee itsestäsi kiinnostava Vältä vastakkainasettelua Pelkkä paperilla lähetetty tarjouspyyntö kertoo vain osan Tapaa, keskustele, sparraa, anna lisätietoja Musta aukko, josta ei kuule mitään kysymälläkään ei lisää kiinnostavuutta www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 17
Projektiryhmä vai organisaatio Hankitaan Henkilöiden osaamista Henkilöiden sertifikaatit Henkilöiden referenssit Suuret organisaatiot voivat antaa laajan joukon referenssejä, mutta että saa osaajia omaan käyttöönne Henkilöittäkää tarjouspyyntö ja sitokaa henkilöt sanktioiden kautta itsellenne www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 18
Julkishallinnon tarjouspyyntöprosessi Perustuu hankintalakiin Soveltuvuus ohjelmistohankkeisiin vähintäänkin heikko 10 tarjoajaa, 10% mahdollisuus voittaa? -> kiinnostavuus Tarjouspyyntöihin vastaaminen erittäin työlästä Muotoseikat Hankintalaki tappanut 30 000 100 000 julkishallinnon IT hankkeet www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 19
Hinnoittelumallit Toteumapohjainen Usein paras lopputulos Vaatii ehdottoman luottamuksen Kiinteähintainen Johtaa monimutkaiseen muutoksenhallintaan projektin aikana Toimittaja ei välttämättä halua toteuttaa parasta ratkaisua Tavoitehinta Jaettu riski Mahdollistaa joustavuuden tiettyyn rajaan asti Laatu vs. hinta tasapainoilu www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 20
Pilvipalveluiden hankinta www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 21
Pilvipalveluiden periaatteita Ennalta määritetty palvelukokonaisuus Palveluntarjoajan SLA Tietty teknologia Määritellyt ominaisuudet Määritelty toimitustapa Konfiguroitavissa, ei räätälöitävissä Bulkkipalvelua bulkkipalvelun hinnalla Reunaehdot hyväksyttävä, jotta pilvipalveluita voidaan ottaa käyttöön www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 22
Pilvipalveluiden hankinta 1. Alustavalinta 1. Asiakkaan yleensä tehtävä ensin valinta mitä palvelua haluaa hankkia, esim. Office 365 tai Google Docs 2. Palvelun periaatteet ja rajoitukset hyväksytään alustavalinnan yhteydessä 3. Luottamuskysymys 2. Toimittajavalinta 1. Kuka toimittaa käyttöönottoprojektin. 2. Kuka toimittaa jatkuvat palvelut 3. Onko nykyisillä palveluntarjoajilla intressejä siirtää palveluita asiakkaan haluamaan pilviratkaisuun www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 23
Yhteenveto Hankinta on yhteistyötä toimittajaehdokkaiden kanssa Älä kahlitse toimittajia vaan anna tilaa heidän asiantuntemukselle Arvioi asiantuntemuksen perusteella ei pelkästään tekninen asiantuntemus Hanki asiantuntemusta niille alueille mitä et itse osaa Halvin on harvoin halvin www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 24
Antti.Kirmanen@sulava.com p. 050 525 0613