Väliraporttiohjeistus: sisältö ja talous päivitetty 25.10.2010
Väliraporttilomakkeet Käytössä sähköinen väliraporttipohja (hankkeille toimitettu linkki raporttipohjaan) Varsinainen väliraporttilomake jätetään kahtena kappaleena: yksi alkuperäinen ja yksi kopio. Tuotteista ja muista liitteistä vain yhdet kopiot (mielellään sähköisesti) Talousraportti jätetään excel-muodossa, lomake löytyy osoitteesta: www.cimo.fi/leonardo Innovaation siirto -hankkeet Innovaation siirto - hankkeiden hallinto
Väliraporttilomakkeen sisältö B. Projektin tiedot ja raportointiaika C-D. Partneriryhmä E. Partnerimuutokset F. Työsuunnitelma ja tulokset G. Levitys ja tuotteiden hyödyntäminen H. Kohderyhmät I. Mahdolliset ongelmat J. Lista raportin liitteistä K. Talousraportin yhteenveto (lisäksi erillinen excel-lomake)
Väliraporttilomakkeen sisältö C. Sopijaorganisaation tiedot Selvitys jos eri allekirjoittaja kuin sopimuksessa Tietoja ei voi muuttaa raporttilomakkeeseen jos tiedot ovat virheelliset korjaa muutokset lomakkeeseen käsin niin NA vie muutokset LLP Linkiin, josta ne päivittyvät lomakkeeseen D. E. Partneriryhmä Kohtaan E muutokset partneriryhmässä sekä partnerien työnjaossa ja budjetissa
Väliraporttilomakkeen sisältö F. Toiminnan ja tulosten raportointi F.1. F.2. Yleiskuvaus tehdystä työstä, mahdollisista muutoksista ja niiden syistä sekä edessä olevista toiminnoista F.3.1. Työn eteneminen tuotteiden osalta Käytä tuotteista samaa nimeä kuin contracting form-lomakkeen kuvauksissa Tuotteiden osalta kuvaa myös arvioinnin ja testauksen tulokset Hakemuksessa ja sopimuksessa sitouduttu tiettyihin tuotteisiin (vrt. hakemus ja contracting form) myös kieliversioihin! Mikäli projektin tuotteisiin suunnitellaan muutoksia jätettävä ensin sopimusmuutosanomus Raportin liitteeksi myös keskeneräiset tuotteet (mielellään sähköisesti) jos saatavilla suljetussa ympäristössä liitä mukaan salasanat ja ohjeet mistä tuotteet löytyvät
Väliraporttilomakkeen sisältö F. Toiminnan ja tulosten raportointi F.3.2. Työn eteneminen työpakettien osalta Käytä työpaketeista samaa nimeä ja numerointia kuin hakulomakkeessa Kuvaa toimintoja ko. työpaketin osalta (mitä on tehty, mahdolliset muutokset)
Väliraporttilomakkeen sisältö G. Levitys ja tuotteiden hyödyntäminen Kuvaa raportissa keskeisimmät levitystoiminnot (esim. seminaarit, workshopit tms. loppukäyttäjille, www-sivut ym. levitysmateriaalin tuottaminen jne.) partnerien (esim. kansallisia) levitystoimintoja voi kuvata esimerkiksi CIMOn sivuilla olevan levitystyökalun avulla ja liittää ne raporttiin Liitteeksi levitysdokumentit (partnerien levitysraportit, esitteet, lehtileikkeet, www-sivujen osoitteet, seminaariohjelmat yms. levitykseen liittyvä dokumentaatio) myös partnereilta! H.1. H.2. Kohderyhmät H.1. Kuvaus miten kohderyhmät on otettu mukaan hankkeen toteutukseen H.2. Kohderyhmät, koulutusalat ja asteet, joihin hanke kohdistuu
Väliraporttilomakkeen sisältö I. Mahdolliset ongelmat Kuvaa mahdollisia hankkeessa esiin tulleita ongelmia työprosessissa, partneriyhteistyössä jne. Kuvaa myös millaisia ratkaisuja ongelmiin on löydetty
Liitteet Laadi raportin kohtaan J lista liitteistä Numeroi liitteet selkeästi Viittaa raportin teksteissä liitteisiin Toimita liitteet (esim. tuotteiden versiot, partnerikokousten muistiot yms.) mielellään sähköisenä - jos saatavilla hankkeen suljetussa ympäristössä liitä mukaan salasanat ja ohjeet mistä materiaalit löytyvät Pakolliset liitteet: alihankintakuitit ja sopimukset ja mahdolliset kilpailutusdokumentit (yhdet kopiot riittää) kopiot maksuista partnereille = pankin tiliotteet (yhdet kopiot riittää) partnerisopimukset (jos ei toimitettu aiemmin) tuotteet tai niiden luonnokset Älä liitä raporttiin: muita kuin yllämainittuja kuitteja! tulostuksia kirjanpidosta
Talousraportti Talousraportti koostuu kahdesta osasta Sähköisen raportointilomakkeen osio K Varsinainen talousraportti excel-muodossa Osio K. sähköisessä raportointilomakkeessa Syntyneet kustannukset per partneri per kululuokka Tarkista, että luvut ovat samat kuin excel-raportissa
Talousraportti Yleistä: Yksityiskohtainen kulujen raportointi excel-lomakkeella: www.cimo.fi/leonardo Innovaation siirto -hankkeet Innovaation siirto hankkeiden hallinto Kaikki summat ilmoitetaan euroissa, ALV-käytäntö huomioiden Talousraportin kaikki osat tulee täyttää Väliraportissa tarkastellaan kokonaiskulujen käyttöastetta ja tarkastetaan, että vähintään 70% ensimmäisestä maksuerästä on käytetty, jotta toinen maksuerä voidaan maksaa Kulujen hyväksyntä tehdään vasta loppuraportissa Hankkeelle annetaan palautetta ja mahdollisia korjauspyyntöjä loppuraporttia varten (esim. jos kuluja on raportoitu väärässä luokassa)
Yhteenvetotaulukot Identification: hankkeen numero ja sopimuskausi G.1. hankkeen kokonaisbudjetti ja tuki (sopimuksen summat) sekä budjetin kulutus G.2.a+b tuki ja omarahoitus sekä budjetin kulutus partnereittain G.2.c tilisiirrot partnereille Summat siirtyvät automaattisesti taulukoihin G.1. ja G.2. välilehdiltä G.2.c J.7.
G.3. Palkkakulut Palkkakulujen raportointi henkilöittäin Partneriorganisaatiossa työskentelevän kulua. Henkilöt, joilla on työsopimus/työsuhde (vakituinen, tilapäinen) partneriorganisaation kanssa Henkilökulua = kaikki verokirjalla tehtävä työ projektille Raportoidaan todellisen palkkakulun mukaan sis. pakolliset, lakisääteiset työnantajan maksamat maksut
G.4. Matkakulut Kulut raportoidaan per matka per henkilö Vain partneriorganisaatioissa työskentelevien matkakulut (ei esim. alihankkijoiden matkakuluja, ks. taulukko G.7.) Subsistence = majoitus +ruokailu+ mahdolliset päivärahat Kokouspaketin hinnan ruokailun ja majoituksen osalta voi raportoida kulun maksaneen organisaation kuluna, ei siis tarvitse jakaa per osallistuja. Tällöin kuitenkin ilmoitettava selkeästi osallistujat, joiden kuluja ko. summa sisältää. Huom! Kokoustilojen vuokra raportoidaan taulukossa G.6. (other costs) Matkakuluista pitää olla saatavilla kuitit pyydettäessä, lennoista myös boarding pass tai muu todistus matkan toteutumisesta
G.5. Laitekulut Ostetut laitteet raportoidaan poistomenettelyn kautta Tärkeää on ostopäivämäärä, käyttöaika ja aste projektille Raportoidun käyttöasteen oltava linjassa ao. partnerin kokonaistyömäärään Poistoaika Suomessa 36 kk alle 10.000 hankinnoissa. (Poistoaika saattaa vaihdella maittain toimittava maan verotuskäytännön mukaan) Hankkeen hallintoa varten hankitut laitteet raportoidaan yleiskuluissa (ks. taulukko G.2.b.)
G.6. Alihankintakulut Alihankkijan oltava partneriryhmän ulkopuolinen yritys/organisaatio Raportoiduista kuluista liitteeksi lasku ja alihankintasopimus tai toimeksianto sekä tarvittaessa kilpailutusdokumentit Tässä raportoidaan myös alihankkijan (esim. arvioijan) mahdolliset matkakulut
G.7. Muut kulut Esim. kokoustilojen vuokrat, seminaarien osallistumismaksut, kirjallisuus, lehti-ilmoitukset ym. projektiin liittyvät kulut, jotka eivät sovi muihin kululuokkiin Muiden kuin partnereiden matkakulut, esim. seminaareihin/kokouksiin kutsutut asiantuntijat Kansallisten kokousten/palaverien kahvi- ja ruokailukulut (erotuksena kv-partneriryhmän kvkokousten subsistence-kuluihin, jotka raportoidaan taulukossa G.4.)
Vain kriteerit täyttävä raportti tarkastetaan: Virallinen allekirjoitus (sama kuin sopimuksessa) Kaikki sisältö- ja talousraportin osiot täytetty Alihankintasopimukset ja kuitit liitteenä Kopiot maksutositteista partnereille liitteenä Tuoteversiot liitteenä