Raportointikausi: Väli- ja loppuraportti

Transkriptio

1 TOI-hankkeiden taloushallinnosta ja raportoinnista Taloushallinto kuntoon Leonardo-kesäpäivät 2011 Raportointikausi: Väli- ja loppuraportti ESIM: Vuonna 2010 hyväksytyt hankkeet: Sopimuskausi: (24 kk) Väliraportoinnin jättäminen Raportointikausi: (12 kk) Loppuraportin jättäminen Raportointikausi (24 kk) TARKISTA sopimuksesta (+sopimusmuutoksista) oman hankkeesi raportointiaikataulu Raportoidaan vain sopimuskaudella syntyneitä todellisia ohjelmasääntöjen mukaisia kuluja (= löytyy kirjanpidosta). Raportoi kulu LdV-ohjelman sääntöjen mukaisessa kululuokassa.

2 Asiakirjat ja säännöt Hankesopimus (erityisesti: Part B Financial provisions) Guidelines for Administrative and Financial Management and Reporting (sopimuksen Annex III) Palkkakulujen ja ylläpitokustannusten enimmäisrajat Maximum eligible daily rates for Staff costs Maximum eligible daily rates for Subsistence costs >> Innovaation siirto >> Osallistujalle Yleistä Kaikki summat ilmoitetaan euroissa, ALV-käytäntö huomioiden Partnerimaksujen maksupäivän kurssi (jos käytetään jotakin muuta kurssia niin perustelu mukaan) Valuttakurssi tositteisiin näkyviin Onko partnereilta kysytty ALV-käytäntöä? ( esim. NA:n tekemä lomake) Yksittäisten kulujen kirjaamisessa taulukkoon kannattaa käyttää 2:n desimaalin tarkkuutta

3 Leonardo-hankkeen talousraportti Talousraporttipohja (Excel) >> Innovaation siirto >> Osallistujalle Hankkeen sisäiseen käyttöön tarkoitetut raporttipohjat (näitä ei lähetä CIMOon) Vain pakolliset liitteet mukaan: Maksutositteet partnereille suoritetuista maksuista (kopio pankin tiliotteesta, näkyviin tilinhaltijan nimi ja tilinro) Alihankinnoista kuittikopiot, tarjouspyynnöt ja alihankintasopimukset Kopiot partnerikohtaisista ALV-käytännöistä (Katso malli ja ohje verkkosivuilta) Tietojen kerääminen partnereilta Säännöllinen raportointitietojen kerääminen helpottaa väli- ja loppuraportin tekemistä ja kokonaisbudjetin seurantaa. Älä kopioi sokeasti partnereiden antamia tietoja: tarkista sisältö ja laskelmat Tarkista onko raportoitu partneirin ilmoittaman ALV-käytännön mukaisesti tarkista valitut kululuokat korjaa, jos raportoitu väärässä kululuokassa pyydä lisätietoja (esim. tarkennuksia kulujen seliteteksteihin) ja tarkentavia dokumentteja tee tarvittavat korjaukset (merkitse muistiin mitä korjattu ja miten) anna partnereille palautetta Tarkista väliraportin palaute ja tee tarvittavat korjaukset Sisäiseen raportointiin voi käyttää esimerkiksi CIMOn tekemää exceliä: >> Innovaation siirto >> Osallistujalle

4 Täyttöohjeita Hanke täyttää tietoja valkoisiin kenttiin, keltaiset kentät sisältävät kaavoja Täytä aina partnerinumero ja käytä aina samaa numeroa samalle partnerille koko hankkeen ajan. Selitekenttiin selkeät selitykset ( objective of the trip, name&specification, sub-contracting activies, item, purpose ) Tarvittaessa lisäkommentteja ja -selityksiä voi toimittaa talousraportin liitteenä (esim. kokousten osallistujalistat) Kaikkien päivämäärien tulee olla samaa muotoa korjaa partnereilta saadut pvm:t oikeaan muotoon hankkeen alku- ja loppupäivämäärä, matkakulujen päivämäärät, ostopäivämäärät Mahdolliset lisärivit pohjiin tehdään NA:ssa Selitekenttiin selkeät selitykset objective of the trip, name&specification, sub-contracting activies, purpose Epäselviä selityksiä: Travel: Panorama for everybody 124 korjattu selitys: Restaurant Panoramic evening meal for everybody Jos muita matkoja kuin partnerikokouksia (esim. levitykseen liittyviä matkoja) liitä raporttiin mukaan ohjelma tms. Subcontracting: Dissemination esim. esitteen painaminen Other: meeting costs korjattu selitys: Coffee, other food supplies Kenelle? Oikea kululuokka joko Subsistence tai Other?

5 Yhteenvetotaulukko: G.1.(a+b+c) Taulukkoon syötetään koko hankkeen tasolla budjettitiedot, Leonardo-tuen määrä, Leonardo-tuen %-osuus ja 1. maksuerä Muut luvut siirtyvät kululuokkakohtaisista taulukoista Yhteenvetotaulukko: G.2. (a+b) Taulukkoon G.2.a syötetään partnerikohtaiset tiedot (own funds, indirect costs) Taulukkoon G.2.b syötetään partnereittain raportoidut indirect costs G.1.(a+b+c) ja G.2. (a+b) on helpoin täyttää viimeisenä. HUOM: partnereiden numerointi Maksut partnereille (Details of Bank Transfers between Contractor and project partners G.2.c) kirjaa taulukkoon partnereille suoritetut maksut jokainen maksu omalle rivilleen pakollisena liitteenä maksutosite (pankin tiliote) jossa näkyy vastaanottajan nimi, tili, summa ja maksun päivämäärä Huom. Maksuista aiheutuneet pankkikulut kuuluvat other costs -kululuokkaan.

6 Henkilökulujen raportointi (Declaration of staff costs G.3.) raportoidaan per partneriorganisaatio henkilöittäin Kukin partneriorganisaatio seuraa hankkeelle tehtävää työtä ja raportoi koordinaattorille palkkakulut G3-taulukolla tai vastaavalla, jossa on partneriorganisaation allekirjoitukset työpäivien alku- ja loppupäivämäärät noudattaen esim. sisäisiä raportointikausia työpäivä = oman organisaation laskutavan mukaan palkka sivukuluineen Jos palkka vaihtelee: opettajilla esim. puolen vuoden palkan tai vuosipalkan keskiarvo yrittäjillä esim. edellisen vuoden verotuksen mukaan keskiarvona Kirjaa muistiin miten raportoitu palkka on laskettu ja miten se löytyy kirjanpidosta. Mitä lukee pienellä... (Declaration of staff costs G.3.) 1) Full-time equivalent refers to the number of working hours, per day, defined under national legislation 2) Please describe the method of calculation used for costs introduced to the project, this should be based upon existing documentation and be able to be evidenced. työajan seuranta <=> kirjanpito (maksetut palkat) <=> hankkeen raportti

7 Henkilöstökulua vai alihankintaa? Karl Lax kääntänyt projektissa tuotetun Handbookin suomeksi. Hän laskuttaa toiminimi Lax:ina työstä 100 sivua x 50 = Ritva Gips on tehnyt projektin www-sivut. Partneri tehnyt Gipsin kanssa ostopalvelusopimuksen, jossa on sovittu työstä jota sopimus koskee: Suoritettava työ: www-sivujen suunnittelu ja tekeminen Työstä suoritettava korvaus: 70 h à 35 Työn suorittaja ei Alv-rekisteröitynyt, toimittaa verokortin Partneriorganisaatio X testannut käsikirjan toimivuutta kohderyhmällä ja pyytänyt ammattiopiston (ei mukana hankkeessa) kahta opettajaa testaamaan käsikirjaa opetuksessa. Palkkioksi sovittiin molemmille 5 tuntia à 70 euroa = 350. Opiskelija Ellen Sjöbergille maksettiin projektin logon suunnittelusta stipendi 100. Henkilöstökulua vai alihankintaa? Karl Lax kääntänyt projektissa tuotetun Handbookin suomeksi. Hän laskuttaa toiminimi Laxina työstä 100 sivua x 50 = alihankintaa Ritva Gips on tehnyt projektin www-sivut. Partneri tehnyt Gipsin kanssa ostopalvelusopimuksen, jossa on sovittu työstä jota sopimus koskee palkkakulua Partneriorganisaatio X testannut käsikirjan toimivuutta kohderyhmällä ja pyytänyt xx ammattiopiston (ei mukana hankkeessa) kahta opettajaa testaamaan käsikirjaa opetuksessa. Palkkioksi sovittiin molemmille 5 tuntia à 70 euroa = 350. palkkakulua tai alihankintaa (jos oppilaitos laskuttaa) Opiskelija Ellen Sjöbergille maksettiin projektin logon suunnittelusta stipendi 100. Other-kulua Tarkista oikea kululuokka

8 Matkakulut (G.4. travel & subsistence) Travel (matkustuskulut) = kotoa lentokentälle, lennot, saapuminen hotelliin kohdemaassa esim. lentokenttätaksi, juna ym. Subsistence (elinkustannuskulut) = kokousmaan paikallisliikenne (metro, bussi, taksi kokouksen aikana) + majoitus + ruokailu + päiväraha (tai korvaus ruokailukuluista) a) Kulut raportoidaan per matka per henkilö b) Matkakulut voi myös raportoida laskemalla yhteen organisaatioittain matkustajien kulut per matka tärkeää: matkustajien nimet näkyviin Huom: Matkakuluissa kuten muissakin kuluissa aina todellisten kulujen periaate! Esim. päivärahoista on oltava tosite, samoin kilometrikorvauksista (matkalasku tms.) G.4. Subsistence-kulujen raportointi Tarjotut?? Onko kyse tarjotusta lounaasta/illallisesta vai lounaan/illallisen käytännön järjestelystä? Kuka viimekädessä maksaa? Tarjoaako kokouksen isäntäorganisaatio, jolloin kulua ei synny projektille? Maksetaanko projektin rahoista partnerikohtaisesti periaatteella jokainen maksaa itse? Vai onko budjetoitu suoraan kokouksen järjestelykuluihin kyseiselle kokousta järjestävälle partnerille? Miten kokouksen järjestelyt on mahdollista käytännössä hoitaa? => Hankkeella on hyvä olla selkeät sisäiset pelisäännöt, miten kokousjärjestelyjen suhteen toimitaan.

9 G.4. Subsistence-kulujen raportointi CASE 1: Kukin maksaa itse kaikki kulunsa, esim. yhteiset ruokailut järjestetään ravintolassa/kanttiinissa/paikassa, jossa partneri pystyy saamaan kulusta kuitin. jokaisen huolehdittava omat kuittinsa, ja raportoitava subsistencekulut omien matkakulujen yhteydessä Ongelmia: Ongelmana kokouskahvitusten ja lounaiden käytännön järjestelyt. Ongelmana suuri määrä kuitteja, ja ryhmäalennusten menetys Jos jokainen maksaa itse käytäntö hankala järjestelyjen kannalta silloin suositellaan, että kokouksen järjestäjä raportoi nämä kulut CASE 2 -mallin mukaan. G.4. Subsistence-kulujen raportointi CASE 2: Kokouksen järjestäjä maksaa osallistujien hotellit, kokouskahvit, lounaat ja illallisen. Kokouspaketin könttäsummasta majoitus ja ruoat tulee raportoida kokouksen järjestäneelle ja maksaneelle organisaatiolle, ja kukin partneri raportoi ainoastaan omat, itse maksamansa matkakulut ja omat subsistence-kulut erikseen. Kokouspaketin majoituksen ja ruuan osuus vähennetään seuraavasta partnerille menevästä maksuerästä. NIMET+KOKOUKSEN AJANKOHTA NÄKYVIIN RAPORTTITAULUKKOON TAI LIITTEESEEN. etuna se että saadaan ryhmäalennuksia esim. yhteisiin ruokailuihin ongelmana että daily subsistence rate saattaa ylittyä, jos partnerit raportoivat myös täyden päivärahan tai muita korvauksia, mutta toisaalta ylitykset pystytään kohdentamaan per henkilö Huom. Kokouspakettihinnoista on pystyttävä erittelemään kokoustilojen vuokra, joka raportoidaan Other costs kululuokassa taulukko G.6. Ei subsistence-kulujen tuplaraportointia!

10 ESIMERKKI MATKA- JA YLLÄPITOKUSTANNUSTEN RAPORTOINNISTA Moritz Melodi Ruotsista osallistui kv-kokoukseen Istanbulissa. Hän lensi sinne ja palasi takaisin Ruotsiin Kokous alkoi aamulla ja päättyi puolen päivän aikaan. Hän raportoi kulut seuraavasti: Matkakulut 627,50 Subsistence costs Hän toimitti raportin liitteenä seuraavat kuitit: Hotelli 620, breakfast 80, Minibar 45, internet cost 23, tot Lentoliput (veroineen) matkatoimiston palvelumaksu, yht. 507 Parking at airpark 40 From home to airport and back by own car 100 km, tot. 46 Taxis in Istanbul: airport - hotel 10, meeting place - airport 10, hotel - meeting place 2 x 7,25 = 14,50, tot. 34,50 Invoices: lunch/dinner 8x15 = 120, beer: 4 x 5 = 20, espresso: 8 x 5 = 40, tot. 180 Tax free: wine 50 Maximum daily subsistance per day: Turkey=208 Kulujen tarkastelua Onko kokous ollut projektin sopimuskauden aikana? Mikä hankkeeseen liittyvä kokous Turkissa oli?...directly connected to specific and clearly identifiable project related activites... Työskenteleekö Moritz Melodi projektin partneriorganisaatiossa? Ainoastaan partneriorganisaatiossa työskentelevien matkat raportoidaan matkataulukossa, muiden kokousosallistujien esim. ulkopuolinen kutsutun asiantuntijan kulut raportoidaan other kululuokassa. Montako päivää kokous kesti? Yleisperiaate: kokouspäivät + matkustuspäivät max 2 pv Mitkä kulut ovat ylipäätään kelpoja LdV-hankkeelle? Mitkä kulut raportoidaan travel and subsistence kuluissa? Siirrot muihin kululuokkiin?

11 KULULUOKAT: lentoliput matkatoimiston palvelumaksu, yht. 507 (507 => TRAVEL) Hotel : room+breakfast 700, Minibar 45, Phone cost 23, tot (room+breakfast 700 => SUBSISTENCE, Minibar EPÄKELPO, Phone costs => indirect cost) Parking at airport 40 (=> TRAVEL) Taxis in Istanbul: airport-hotel 10, meeting place-airport 10, hotel-meeting place 2 x 7,25 = 14,50, tot. 34,50 (20 => TRAVEL ja 14,50 => SUBSISTENCE) Home to airport and back by own car 100 km, tot. 22 (max. 0,22 /km TRAVEL) Kuitteja: lunch/dinner 8x15 = 120, beer: 4 x 5 = 25, espresso: 8 x 5 = 40, tot. 185 (SUBSISTENCE) Tax free: wine 50 (EPÄKELPO) Maximum daily subsistence per day: Turkey=208 (EI SUORAAN TAULUKOSTA, VAAN RAPORTOINTI TOD.KULUJEN MUKAAN = PÄIVÄRAHAKÄYTÄNTÖ TAI KORVAUS KUITTEJA VASTAAN) Matkakulujen säilytys, arkistointi, kuittipyyntö niputa kuitit per matka Tee yhteenveto/erittely/kansilehti per matka. Yhteenvetona voi käyttää esim. matkalaskua. helpottaa huomattavasti tarkastajan työtä, vähentää lisäkysymysten tarvetta ja nopeuttaa maksatuksia. Kuitteihin muutaman sanan selitys, mitä kulu koskee, jos kuitti on muulla kuin kuin EN, DE, FR, SE, NO, ES Valuuttakurssit näkyviin! Kuitit lähetetään CIMOon ainoastaan silloin, jos niitä pyydetään erikseen.

12 Laitekulut G.5. Equipment Costs (only depreciation) Laitehankintojen tarkoituksenmukaisuus hankkeen lopputuotteiden näkökulmasta käyttöaste hankkeelle tulee pystyä perustelemaan esim. suhteessa käytettyyn työaikaan HUOM: atk-laitteet, joita tarvitaan projektin hallintoa varten kuuluvat indirect luokkaan Osto, vuokraus, liisaus sisältäen asennukset, ylläpito ja vakuutukset Raporttipohja laskee automaattisesti poistolaskelman, kun käyttöaste, poistolaskelma-aika ja käyttöaika on syötetty Alihankintakulut G.6. Sub-contracting costs Pakollisia liitteitä: jokaisesta raportoidusta kulusta mukaan laskun kopio, tarjouspyyntö ja allekirjoitettu sopimus/toimeksianto Vuoden hankkeilla: Alle kuittikopio yksi tarjouspyyntö hintatiedustelu kolme tarjouspyyntöä viisi tarjouspyyntöä Alihankkijan on oltava yritys/organisaatio, joka laskuttaa hanketta. (Alihankkija ei voi olla partneriorganisaatioon kuuluva yksityinen henkilö.) Ei sisällä palkkaa tai henkilösivukuluja

13 Muut kulut G.7. Other costs Kulut, jotka eivät sovellu muihin kululuokkiin Huom. kulujen tulee olla kuitenkin LdV-ohjelman sääntöjen mukaisia (eligible) Tyypillisiä muita kuluja: seminaarien osallistumismaksut, lehti-ilmoitukset, kirjallisuus, kvkokoushuoneen vuokra, hankkeen ulkopuolisten henkilöiden matkakulut, kansallisten palaverien tarjoilukulut, näyttelytiskien vuokra, lopputuotteen valmistukseen tarvittavien tarvikkeiden hankinta (esim. tyhjät dvd:t, paperi lopputuotteen tulostusta varten) Myös pienet laitteet kuten web camera, USB-tikut jne. Myös esim. painatus yms., joka tehty oman organisaation sisällä toisella osastolla, joka laskuttaa työn tilaajaa. Usein raportoidaan yleisiä kopiointi- ja puhelinkuluja sekä toimistotarvikkeita, jotka kuitenkin kuuluvat yleiskuluihin (indirect cost) Laita talousraportissa selkeät tekstit selitekenttiin. Väliraportin tarkastus tarkastetaan kertyneiden kulujen määrä verrattuna 1. maksuerään jos 70% ensimmäistä maksuerästä on käytetty, niin 2. maksuerä voidaan suorittaa palautteessa eritellään mahdolliset ei-hyväksyttävät kulut, mutta ne vähennetään vasta viimeisen maksuerän yhteydessä. Kulujen kelpoisuutta ei hyväksytä vielä väliraportin tarkastuksen yhteydessä. Loppuraportin tarkastus Syntyneet kustannukset verrattuna kokonaisbudjettiin tarkastellaan kululuokittain kokonaisbudjettitasolla, ei partnerikohtaisesti kokonaisbudjetin alitus, kululuokittain 10 % yli menevä osuus, ja/tai muut epäkelvot kulut vaikuttavat omarahoituksen määrään ja vähentävät LdV-tukea

14 Budjettimuutokset Loppuraportin tarkastuksen yhteydessä kululuokkien ylitykset 10 % ylittävältä osalta katsotaan epäkelvoksi kuluksi. Jos muutos on yli 10 %, hankkeen sopijaorganisaation tulee anoa budjettimuutosta, joka tulee voimaan vasta CIMOn tekemän selvityksen ja kirjallisen vastauksen/päätöksen jälkeen. 10 %:n sääntöä tulkitaan hankkeessa kululuokittain kokonaisbudjettitasolla (ei yksittäisen partnerin budjettitasolla). Anomus on tehtävä viimeistään 1 kk ennen hankkeen päättymistä. Katso tarkemmat ohjeet sopimusmuutosohjeistuksesta Tärkeää saada partnereilta tietoa heidän kuluistaan, jotta hankkeen kokonaiskulutus saadaan selville! Glaiduu kesää!