EURA 2007 EU:N RAKENNERAHASTOJEN HALLINTAJÄRJESTELMÄ. Projektin toteuttajan yhteystietojen ylläpito ja salasanan vaihtaminen

Transkriptio

1 EURA 2007 EU:N RAKENNERAHASTOJEN HALLINTAJÄRJESTELMÄ Projektin toteuttajan yhteystietojen ylläpito ja salasanan vaihtaminen Käyttöohje projektien toteuttajille

2 SISÄLLYSLUETTELO 1 Yleistä järjestelmästä Järjestelmän käytön tekniset vaatimukset Tietoturvallisuus Hakijan yhteystietojen ylläpito Yleistä Kirjautuminen järjestelmään Yhteystietojen muuttaminen Hakemuksen salasanan vaihtaminen...7 2

3 1 Yleistä järjestelmästä EURA 2007 on Euroopan sosiaalirahaston (ESR) ja Euroopan aluekehitysrahaston (EAKR) ohjelmakaudella osarahoittamien projektien hallinnointiin tarkoitettu selainpohjainen tietojärjestelmä. Järjestelmällä hoidetaan mm. projektihakemusten, projektipäätösten, maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeiden, maksatuspäätösten, indikaattoriseurantalomakkeiden, väliraporttien ja loppuraporttien toimittaminen ja hallinnointi sekä rakennerahastotoiminnan toteutumista kuvaavien raportointitietojen tuottaminen sekä kansallisiin tarkoituksiin että Euroopan komissiolle. Kaikki EURA järjestelmän projektien hakijoille ja toteuttajille tarkoitetut palvelut löytyvät päävalikosta osoitteesta Järjestelmää käytettäessä tulee lähteä liikkeelle aina päävalikosta, ei esim. suosikkeihin lisätystä linkistä, joka vie suoraan johonkin järjestelmän osioon. Jokaisen järjestelmän osion käyttämistä varten on oma käyttöohje. Tässä käyttöohjeessa opastetaan projektin toteuttajan yhteystietojen ylläpitoon liittyvät toiminnot. Kuva 1 Hakijan ja toteuttajan palvelut 1.1 Järjestelmän käytön tekniset vaatimukset Järjestelmä toimii selainpohjaisesti internetissä, eikä se vaadi mitään ohjelmien asennusta tms. omalle työasemalle. Järjestelmä toimii kaikilla yleisimmillä selaimilla (Internet Explorer ja Mozilla Firefox), joissa on huomioitu seuraavat vaatimukset: - selaimessa sallitaan evästeiden (cookie) käyttö - selaimessa sallitaan Javascriptin käyttö - selaimessa sallitaan ponnahdusikkunoiden (pop-up) käyttö - työasemassa on Adobe Reader -ohjelma lomakkeiden tulostamista varten. 3

4 1.2 Tietoturvallisuus Järjestelmällä on virallinen sertifikaatti ja se käyttää 128 bittistä SSL-salausta. Projektien hakijat ja toteuttajat käyttävät järjestelmää hakemuskohtaisella hakemusnumerolla ja itse keksimällään salasanalla, joiden turvallisesta käytöstä ja säilytyksestä vastaa toteuttaja. Mikäli hakemus hyväksytään rahoitettavaksi projektiksi, käytetään samaa hakemusnumeroa ja salasanaa mm. maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeiden, indikaattoriseurantalomakkeiden, väliraporttien ja loppuraportin toimittamiseen sekä projekti- ja maksatuspäätösten katseluun järjestelmän välityksellä. Hakija ja toteuttaja voi vaihtaa projektikohtaista salasanaansa järjestelmän yhteystietojen ylläpitoosiossa. 2 Hakijan yhteystietojen ylläpito 2.1 Yleistä Hakijan yhteystiedot syötetään EURA järjestelmän projektihakemuslomakkeelle. Tätä ennen on syötetty hakemusvaiheen yhteyshenkilön yhteystiedot hakemusnumeroa tilattaessa. Hakemusvaiheessa näitä tietoja voidaan muokata suoraan projektihakemukseen. Mikäli hakemus on jätetty viranomaiskäsittelyyn, voi viranomainen palauttaa hakemuksen takaisin hakijalle tietojen korjaamista varten. Kun hakemus hyväksytään projektiksi, ei projektisuunnitelmassa olevien yhteystietojen muokkaaminen ole mahdollista. Tällöin tietoja voidaan muokata yhteystietojen ylläpito -toiminnan kautta. Projektin yhteystietoja ei voi ylläpitää yhteystietojen ylläpitonäytön kautta, jos hakemus on tilassa, jossa hakemuksen muutkin tiedot ovat muutettavissa normaalisti hakemus-/projektiosiossa, tai hakemus/projekti on tilassa, jossa yhteystiedot eivät saa muuttua. Mikäli hakemuksen yhteystietojen ylläpitonäyttö avataan näissä tiloissa, järjestelmä antaa asiasta ilmoituksen. Kuva 2 Ilmoitus, kun yhteystietojen ylläpitonäyttö ei ole käytettävissä Yhteystietoja ei voi muuttaa yhteystietojen ylläpitonäytön kautta, mikäli hakemus/projekti on: uusi keskeneräinen peruttu 4

5 täydennettävänä hylätty muutettavana keskeytetty suljettu Projektisuunnitelman yhteystiedot tulee pitää ajan tasalla. Yhteystietoja tarvitaan esimerkiksi, kun hakemuksen kadonnut salasana tilataan järjestelmästä tai viranomainen ottaa yhteyttä projektin eri vastuuhenkilöihin. 2.2 Kirjautuminen järjestelmään EURA järjestelmään kirjaudutaan syöttämällä projektihakemuksen täyttöä varten sähköpostissa saatu hakemusnumero ja salasana päävalikon oikeassa yläreunassa sijaitseviin kenttiin ja klikkaamalla Kirjaudu-painiketta. Kuva 3 Kirjautuminen järjestelmään Mikäli alkuperäinen salasana on kadonnut, voidaan se hakemusnumeron perusteella tilata sähköpostitse järjestelmän kadonnut salasana -toiminnolla. Järjestelmä lähettää salasanan siihen sähköpostiosoitteeseen, joka on ilmoitettu projektihakemusta täytettäessä kohdassa hakemusvaiheen yhteyshenkilön sähköpostiosoite. Huom! Jos hakemusvaiheen yhteyshenkilön sähköpostiosoite ei ole enää käytettävissä, voi rahoittajaviranomainen korjata uudet yhteystiedot projektihakemukseen. Tämän jälkeen salasanan tilaaminen järjestelmästä on jälleen mahdollista. Kirjautumisen jälkeen avautuu järjestelmän aloitussivu. Hakemusnumero, jolla järjestelmään on kirjauduttu, näkyy oikeassa ylälaidassa. 5

6 Yhteystietojen ylläpitoon päästään klikkaamalla Yhteystietojen ylläpito -välilehteä. Valittu osio (välilehti) ilmaistaan violetilla värillä. 2.3 Yhteystietojen muuttaminen Kuva 4 Yhteystietojen ylläpidon avaaminen Yhteystietojen ylläpito -osiossa voidaan lisätä puuttuvat yhteystiedot ja korjata aikaisempia tietoja. Hakijaorganisaation nimeä, organisaatiotyyppiä ja Y-tunnusta ei voida muuttaa. Niiden muuttamista varten on tehtävä projektisuunnitelman muutoshakemus. Kuva 5 Yhteystietojen ylläpitonäyttö Muutetut tiedot tallennetaan Tallenna yhteystiedot -painikkeella. Mikäli muutoksia ei haluta tallentaa, voidaan hakemukseen palata Takaisin hakemukseen -painikkeella. 6

7 Kuva 6 Muutettujen tietojen tallentaminen Tallennuksen jälkeen selaimeen avautuu projektisuunnitelman hakija-osio, jossa näkyvät muuttuneet tiedot. 3 Hakemuksen salasanan vaihtaminen Kuva 7 Muuttuneet tiedot projektisuunnitelmassa Projektin hakija on antanut uudelle projektihakemukselle salasanan uutta hakemusnumeroa tilattaessa. Tämä salasana voidaan myöhemmin muuttaa. Muutos kannattaa tehdä esimerkiksi tapauksissa, joissa projektihakemusta aikaisemmin käsitellyt henkilö on siirtynyt uusiin tehtäviin. Salasanan vaihtaminen tapahtuu Projektihakemus/-suunnitelma -osiossa. 7

8 Kuva 8 Projektihakemus/-suunnitelma -osion avaaminen Uusi salasana päästään syöttämään painamalla projektisuunnitelman yläosassa näkyvää Vaihda salasanaa -painiketta. Kuva 9 Vaihda salasanaa painike Uusi salasana kirjoitetaan kahteen kertaan sille varattuihin kenttiin, jonka jälkeen salasana tallennetaan Tallenna uusi salasana -painikkeella. Mikäli salasanaa ei haluta vaihtaa, voidaan hakemukseen palata Palaa takaisin hakemuslomakkeelle -painikkeella. Kuva 10 Uuden salasanan tallentaminen Mikäli salasanan vahvistus epäonnistuu, saadaan virheilmoitus Salasana ja salasanan vahvistus ovat erilaiset!. 8

9 Kuva 11 Salasanan vahvistus epäonnistui Onnistuneesta tallennuksesta saadaan vahvistusilmoitus Uusi salasana tallennettu. Tämän jälkeen uusi salasana on käytettävissä seuraavasta kirjautumiskerrasta alkaen. Kuva 12 Uuden salasanan tallennus onnistui 9