MÄNTSÄLÄN KUNNAN TILAHANKKEIDEN TOTEUTUSOHJEET Luonnos 5 lausunnolle

1

SISÄLLYSLUETTELO 1. JOHDANTO 1 1.1 Ohjeiden tarkoitus 1 1.2 Toimitilan suunnittelun periaatteet 2 MÄNTSÄLÄN KUNNAN TILAHANKKEIDEN TOTEUTUSOHJEET Luonnos 5 lausunnolle 1.3 Liittyminen taloussuunnitt eluun ja hankkeen taloudelliset vaikutukset 3 2. SUUNNITELMAN LAADINTA JA KÄSITTELY 6 2.1 Tilahankkeen osapuolet 6 2.2 Tiloista luopuminen 7 2.3 Tarveselvitys 8 2.4 Hankesuunnitelman laadinta ja käsittely 9 2.5 Rakennussuunnittelu 10 2.5.1 Suunnittelun ohjaus 11 2.5.2 Suunnitteluvaiheet 12 2.5.3 Urakkatarjousten hyväksyminen 14 2.5.4 Suunnittelun aikainen kustannusseuranta 14 30.1.2015 Työryhmä: Hannu Seppälä Pekka Savolainen Soile Karhinen 3. RAKENTAMINEN JA KÄYTTÖÖNOTTO 17 3.1. Rakentamispäätös 17 3.2. Määrärahat ja niiden sitominen 17 3.3 Rakentaminen 17 3.4 Käyttöönotto ja takuuaika 18 LIITTEET 21 Liite 1: Keskeiset käsitteet 21 Liite 2: Hankesuunnitelman laadintaohjeet 24

Tilahankkeiden käsittelyohjeet 4/30 1. JOHDANTO Tilahankkeiden käsittelyohjeiden tarkoituksena on kuvata kunnan tilahankkeiden hankeohjausprosessi sekä jäntevöittää kunnan taloussuunnitelmaan sisältyvien investointien käsittelyä. Ohjeet koskevat kaikkia kunnan rakennusinvestointihankkeita (uudisrakennus-, laajennus-, muutos-, korjaus- ja perusparannushankkeet). Tarveselvitys on tehtävä kaikista yli 200 000 euron (alv=0) uudis-, lisärakennus- ja toiminnallisista muutoshankkeista. Hankesuunnitelma on tehtävä kaikista kustannusennusteeltaan yli 500 000 euron (alv=0) hankkeista. 1.1 Ohjeiden tarkoitus Kunta tarvitsee palvelujen järjestämistä varten toimitiloja. Tilatarpeet vaihtelevat toimintojen muuttuessa määrältään, sisällöltään sekä myös alueellisesti. Tästä syystä kunnan kiinteistöjä korjataan palvelemaan paremmin käyttäjien sen hetkistä tarvetta tai muutetaan tiloja kokonaan uusiin käyttötarkoituksiin. Lisäksi tarvitaan uusia tiloja. Kiinteistökannassa tulee tehdä myös jatkuvia kunnossapitokorjauksia kiinteistöjen arvon säilyttämiseksi. Ohjeiston tarkoituksena on kehittää ja yhtenäistää kunnan tilahankkeiden valmistelua, päätöksentekoa ja toteutusta. Päätöksentekijöille annetaan hankkeen eri vaiheiden aikana systemaattisesti mahdollisimman luotettavaa ja monipuolista tietoa hankkeen tarpeellisuudesta, vaihtoehtoisista ratkaisuista, kustannuksista ja rahoituksesta sekä käyttötalouteen vaikuttavista tekijöistä päätöksenteon pohjaksi. Kustannusten hallintaan kiinnitetään erityistä huomiota hankkeen kaikissa vaiheissa. Tilatarpeen tyydyttämiselle on vaihtoehtoisia ratkaisuja kuten peruskorjaus, vuokraus, tilojen hankkiminen ostamalla tai uudisrakentaminen. Edellä mainitut vaihtoehdot tulee selvittää ja vertailla, jotta saavutetaan kunnan kannalta kokonaistaloudellisin lopputulos. Kunnan talouden järkevä hoito edellyttää, että uusien toimitilojen hankinnassa käytetään tarkkaa harkintaa sekä tilaratkaisujen ja niiden koon ja laadun että kustannusten suhteen. Tilahankkeen suunnittelu ja toteuttaminen on pitkä ja monivaiheinen prosessi, joka alkaa yleensä jo vuosia ennen varsinaiseen rakentamiseen ryhtymistä ja päättyy vasta noin kahden vuoden kuluttua rakennuksen valmistumisesta. Prosessina rakennushanketta koskevan suunnittelun ja päätöksenteon tulee edetä lähes samoin vaihein riippumatta siitä, kumpi ratkaisu - peruskorjaus vai uudisrakentaminen - valitaan toteutettavaksi (Kuva 1).

Tilahankkeiden käsittelyohjeet 5/30 Prosessin osallisia ovat monien eri alojen asiantuntijat, tarkastavat viranomaiset sekä rakennuksen tulevat käyttäjät. Näissä ohjeissa määritellään toimintatapoja tilahankkeen suunnittelussa ja toteuttamisessa tarveselvityksestä aina käyttöönottoon ja takuuajan korjauksiin saakka. 1.2 Toimitilan suunnittelun periaatteet Tavoitteena on tuottaa toiminnallisesti, rakenteellisesti ja esteettisesti kestäviä toimitiloja, jotka ovat samalla myös kokonaistaloudellisesti edullisia. Tilojen suunnittelutavoitteisiin tulee aina sisällyttää ympäristöystävällisyyden, monikäyttöisyyden ja muunneltavuuden tavoitteet. Uudisrakennushankkeissa huomiota tulee kiinnittää rakennuksen pitkäikäisyyteen, esteettömyyteen, energiatehokkuuteen ja ratkaisujen muuhun ympäristöystävällisyyteen sekä huollettavuuteen ja korjaamisen taloudellisuuteen. Korjaushankkeissa otetaan huomioon näiden lisäksi myös rakennuksen rakenteelliset ja rakennusfysikaaliset ominaisuudet, rakennushistorialliset erityispiirteet ja paikalliset kulttuurihistorialliset arvot. Mäntsälän kunta on tehnyt sopimuksen työ- ja elinkeinoministeriön kanssa kuntien energiatehokkuussopimukseen liittyen (KETS). Toimitilojen osalta noudatetaan Mäntsälän kunnan toimintasuunnitelmaa energiankäytön tehostamiseksi. Näissä ohjeissa kuvataan: hankkeeseen sisältyvät tehtävät osapuolten vastuut hankkeissa hankkeeseen liittyvät viranomaismenettelyt ja päätösprosessit ja hankkeen eri vaiheiden ajoitus.

Tilahankkeiden käsittelyohjeet 6/30 Kuva 1: Rakennushankkeen vaiheet 1.3 Liittyminen taloussuunnitteluun ja hankkeen taloudelliset vaikutukset Eräänä lähtökohtana tilahankkeiden suunnittelulle on taloussuunnitelma, joka sisältää mm. käyttötalous- ja investointiosan. Taloussuunnitelma pohjautuu hallintokuntien tekemiin ehdotuksiin toimintansa järjestämisestä ja siinä yhteydessä myös tilojen tarpeesta. Kun toiminnalle on määritelty olemassa oleva tilatarve sekä odotettavissa olevat lisäys- ja vähentämistarpeet, saadaan tieto siitä, millaisiin investointi- ja käyttötalouskustannuksiin kunta on tulevina vuosina sitoutunut. Varsinaisen tarveselvityksen tekemistä voi edeltää muun ennakointityön yhteydessä käytävät tilapalvelun ja tilan käyttäjien väliset, nykytilannetta kartoittavat neuvottelut. Alkuvaiheessa rakennushankkeesta tarvitaan tietoa siitä mitä hankkeella sen toteutuessa saavutetaan ja mitä muita vaihtoehtoja investointirakentamiselle olisi löydettävissä. Tilahankkeiden suunnittelun tulee sopeutua taloussuunnitelmassa esitettyyn ajoitukseen. Tarveselvitys tilahankkeesta tulee olla käytettävissä jo silloin, kun sitä esitetään

Tilahankkeiden käsittelyohjeet 7/30 sisällytettäväksi taloussuunnitelman investointiosaan. Vasta sitten kun hanke on otettu mukaan taloussuunnitelmaan, voidaan varsinainen rakennussuunnittelu käynnistää, ellei kunnanhallitus erityisistä syistä toisin päätä. Toisaalta on myös oleellista että rakennuksen suunnittelu aloitetaan riittävän ajoissa: vaikka jotakin hanketta varten olisi varattu määräraha taloussuunnitelmassa tai talousarviossa, ei se vielä takaa hankkeen toteutumista ellei suunnittelua ole viety eteenpäin. Kaaviossa 2 on kuvattu prosessimaisesti tilahankinnan vaihtoehdot.

Tilahankkeiden käsittelyohjeet 8/30

Tilahankkeiden käsittelyohjeet 9/30 Kuva 2: Tilahankinnan vaihtoehdot Budjettivastuu rakennushankkeesta on teknisellä toimialalla. Määrärahat tilahankkeisiin varataan teknisen lautakunnan vastuulle. Rakennushankkeelle on tyypillistä että hankkeen alussa käsiteltävät asiat ovat hyvin laajoja ja kustannusvaikutuksiltaan merkittäviä. Hankesuunnitteluvaiheessa lyödään lukkoon hankkeen luonne, laajuus, laatutaso, aikataulu ja toiminnalliset perusperiaatteet. Tästä johtuu, että jo hankesuunnitteluvaiheessa määräytyy myös suurin osa hankkeen kustannuksista. Sen sijaan tarveselvitys- ja hankesuunnitteluvaiheiden aikana syntyvät kustannukset hankkeelle ovat varsin vähäisiä. Toteutussuunnitteluvaiheessa suunnittelun painopiste on teknisessä suunnittelussa, jolloin ei enää voida vaikuttaa hankkeen kustannuksiin niin paljoa kuin perusratkaisuja tehtäessä. Rakentamisen aikana tehtävät ratkaisut vaikuttavat kokonaiskustannuksiin enää melko vähäisesti. Itse rakentamissuoritus sen sijaan syö hankkeen budjetista suurimman osan. Karkeasti yksinkertaistaen voidaan sanoa että jos rakennuksen ylläpito 50 vuoden aikana muodostaa rakennuksen ajatellun kokonaiskustannustason, niin rakennussuorituksen osuus kokonaiskustannuksista on kymmenen prosentin luokkaa, rakennussuunnittelun yhden prosentin luokkaa ja hankesuunnittelun osuus promillen luokkaa kokonaiskustannuksista. Kun lisäksi otetaan huomioon hankesuunnittelun suuri merkitys kokonaiskustannuksiin, onkin jatkossa syytä kohdistaa aiempaa enemmän huomiota laadukkaaseen hankesuunnitteluun (kuva 3 ja 4).

Tilahankkeiden käsittelyohjeet 10/30 Kuva 3: Kustannusten määräytyminen ja kertyminen talonrakennushankkeissa (kaavio viitteellinen)

Tilahankkeiden käsittelyohjeet 11/30 Kuva 4: Rakennuksen suhteelliset kustannukset rakennuksen elinkaaren aikana

Tilahankkeiden käsittelyohjeet 12/30 2. SUUNNITELMAN LAADINTA JA KÄSITTELY 2.1 Tilahankkeen osapuolet Mäntsälän kunnassa tilahankkeen osapuolia ovat tilaaja, käyttäjä, tilapalvelu, konsultit, urakoitsijat, valvovat viranomaiset, kunnan ylin johto sekä päättäjät. Käyttäjä on se toimiala, jonka toiminnan tilantarvetta varten hanke perustetaan. Tilatarve tulee tuoda käsittelyyn tilaajalautakunnan kautta. Toimialajohtajan tulee nimetä jokaiselle hankkeelle omistaja eli vastuuhenkilö, joka valvoo hankkeen etenemistä käyttäjän puolelta. Vastuuhenkilö esittelee hanketta koskevat asiat käyttäjäkunnalle ja hankkii käyttäjälautakunnalta tarvittavat lausunnot sekä huolehtii käyttäjäkunnan informoimisesta. Käyttäjän vastuuhenkilö huolehtii yhteydenpidosta käyttäjähallintokunnan muuhun henkilöstöön niin, että heidän ammattitaitonsa ja kokemuksensa tulee hyödynnettyä tehokkaasti. Tämän vastuuhenkilön merkitys on varsinkin hankkeen suunnitteluvaiheessa suuri. Vastuuhenkilön työaikaa pitäisi pystyä jo etukäteen varaamaan tilahankkeelle, jotta voitaisiin varmistua siitä että lopputulos noudattaisi parhaalla mahdollisella tavalla tilaajan asettamia tavoitteita ja käyttäjän tarpeita. Tekniset palvelut varmistavat, että hankkeelle on kussakin vaiheessa osoitettu tarvittava määräraha. Tilapalvelu on kunnan toimitilahallinnosta, ylläpidosta, kiinteistönhoidosta ja vuosikorjauksista vastaava tulosalue teknisellä toimialalla. Tilapalvelu kilpailuttaa ja ostaa korjauskohteiden suunnittelijat suunnittelu- ja rakennuttamispalveluiden tuella. Lisäksi tilapalvelu ohjaa ja valvoo korjaustöiden suunnittelutyötä yhdessä teknisen toimen suunnittelu- ja rakennuttamispalveluiden ja tilaajan kanssa. Tilapalvelut tekee korjaustyötä myös omana työnä. Tilapalvelussa määritellään rakennettavien tai valmiina hankittavien tilojen sisäiset vuokrat. Tilapalvelu myös tarjoaa tiloihin kiinteistö- ja kunnossapitopalvelut. Suunnittelu- ja rakennuttamispalvelut tulosyksikkö toimii tilaajana ja vastaa toimitilojen suunnitteluttamisesta ja rakennuttamisesta. Suunnittelu- ja rakennuttamispalvelut kilpailuttaa ja ostaa päättää uudisrakennusten ja korjauskohteiden suunnittelijat teknisen toimen hallinnon tuella sekä maankäyttöpalveluiden kanssa yhteistyössä. Lisäksi suunnittelu- ja rakennuttamispalvelut ohjaa ja valvoo suunnittelutyötä yhdessä teknisen toimen hallinnon, tilapalveluiden ja tilaajan kanssa.

Tilahankkeiden käsittelyohjeet 13/30 Suunnittelu- ja rakennuttamispalvelut toimii myös hankkeiden rakennuttamiskonsulttina ja vastaa kustannussuunnittelusta, urakkakilpailuttamisesta, urakoitsijoiden valinnasta, rakennusvaiheen rakennuttajatehtävistä ja työmaan valvonnasta. Tarvittaessa suunnittelu- ja rakennuttamispalvelut ostaa rakennuttamistehtävien hoitamiseen asiantuntija-apua organisaation ulkopuolelta. Suunnittelu - ja rakennuttamispalvelut tarjoaa myös palveluja vuokra-asuntojen ja Mäntsälän kuntayhtiön rakennuskohteisiin. Konsultit vastaavat suunnittelusta, kustannuslaskennasta ja tarvittaessa rakennuttamisesta suunnittelu - ja rakennuttamispalveluiden teknisen johtajan ohjauksessa. Urakoitsijat toteuttavat rakennustyön. Kohteesta riippuen rakentaminen voidaan toteuttaa tarkoituksenmukaista urakkamuotoa käyttäen. (POIS Maankäyttö ja kaavoitus toimii työryhmässä asiantuntijana ja vastaa sekä varmistaa, että asemakaavat ovat ajantasaisia ja täyttävät maankäyttö- ja rakennuslain säädökset. Viranomaiset valvovat suunnittelua ja rakentamista lakien, asetusten, eriasteisten kaavojen, yleisten ja paikallisten määräysten, ohjeiden ja normein pohjalta. Tilahankkeissa viranomaistoiminnan vastuu on rakennusvalvonnalla, paloviranomaisella ja terveysvalvonnalla.) "Maankäyttöpalvelut on mukana hankkeessa tarveselvitys- ja hankesuunnitteluvaiheessa selvittämässä eri sijoitusvaihtoehtojen kaavoitus- ja maankäytöllisiä vaihtoehtoja tai hankkimassa uusia tiloja tai kiinteistöjä, jos se katsotaan tarpeelliseksi. Maankäyttölautakunta vastaa ja päättää yhdyskuntarakenteen ja kaupunkikuvan suunnittelusta ja myös viranomaisena päättää rakennusluvasta ja sen valvonnasta toimintasääntönsä mukaan". Tekninen johtaja vastaa hankkeen esittelystä kunnanjohtajalle ja kunnanhallitukselle, joka puolestaan vie hankkeen edelleen valtuuston käsiteltäväksi ja hyväksyttäväksi. Päättäjät lautakunnissa, kunnanhallituksessa ja kunnanvaltuustossa käsittelevät hankkeen taloutta ja toiminnallisia sisältöjä hankkeen eri vaiheissa. 2.2 Tiloista luopuminen Mikäli hallintokunnan toiminta on muuttunut siten, että joistain tiloista on mahdollista luopua, on käyttäjähallintokunta velvollinen tuomaan asian tilapalvelun tietoon. Näin varmistetaan kunnan tilojen tehokas käyttö ja hallinnointi.

Tilahankkeiden käsittelyohjeet 14/30 Tilapalvelussa suoritetaan tilojen käyttäjille valtuustokausittain perusteellinen kysely, jossa kartoitetaan tilankäytön nykytilanne ja tiedossa olevat muutokset. Tämän lisäksi ryhdytään noudattamaan käytäntöä, jossa vähintään merkittävimpien kiinteistöjen osalle rakennetaan palvelusopimukset ja käydään niiden pohjalta käyttäjien kanssa vuosittainen palauteneuvottelu. Myös sisäisillä vuokrilla on merkitystä tilankäytön tehokkuuden kannalta. Sisäisten vuokrien oikea taso takaa mahdollisuuden paitsi normaaliin ylläpitoon ja kunnossapitoon, myös investointeihin varautumiseen, mikä puolestaan on edellytys omaisuusmassan arvon säilymiselle. Realistisella tasolla olevat sisäiset vuokrat kannustavat tehokkaaseen tilankäyttöön ja käyttämättömästä tai vajaakäytössä olevasta tilasta luopumiseen. "Kaikki kunnan kiinteistöjä koskevat kiinteän omaisuuden kauppakirjat valmistellaan ja allekirjoitetaan maankäyttöpalveluissa. Jos joku rakennettu tai rakentamaton kiinteistö todetaan jollekin hallintokunnalle tarpeettomaksi on ennen kiinteistön myyntiä hankittava maankäyttöpalveluiden näkemys siitä, onko kiinteistö mahdollisesti "jalostettavissa" muuhun kunnan tai muun tahon käyttöön tulevaisuudessa esim. kaavoitusmenettelyllä tai vaihtokaupalla tms. kiinteistöteknisellä menettelyllä." Mahdollinen kiinteistön myynti tai rakennuksen purkaminen valmistellaan suunnittelu- ja rakennuttamispalveluissa. Rakennusten purkamisen päätöksen tekee tekninen lautakunta ja myyntipäätös käsitellään kunnanhallituksessa. 2.3 Tarveselvitys Vastuu: käynnistämisvastuu käyttäjähallintokunnalla, laatimisvastuu on teknisellä toimialalla Päätökset: tarveselvityksestä tehdään hankepäätös, jonka hyväksyy kunnanvaltuusto yli 3 000 000 euron (alv 0 %) hankkeissa, kunnanhallitus 1000 000-3000 000 euron (alv 0 %) hankkeissa ja 150 000-1000 000 euron (alv 0 %) hankkeissa tekninen lautakunta. Hankesuunnittelu sisällytetään investointisuunnitteluun Tarveselvitysvaiheessa käyttäjän on ensiksi selvitettävä, voidaanko muuttuvan toiminnan tilatarpeet toteuttaa esimerkiksi pelkästään organisaatiota, toimintatapoja tai palveluiden tuottamistapoja muuttamalla. Jos lisätilaa tämän selvityksen jälkeenkin vielä tarvitaan, selvittää tilapalvelu aluksi omien vanhojen tilojen hyväksikäyttö- tai vuokrausmahdollisuudet. Sen jälkeen selvitetään ulkopuolisessa omistuksessa olevien tilojen vuokraus- tai ostomahdollisuus.

Tilahankkeiden käsittelyohjeet 15/30 Vasta näiden toimenpiteiden osoittauduttua riittämättömiksi selvitetään investointirakentamisvaihtoehto. Tilahankkeen suunnittelun käynnistämisvastuu on käyttäjähallintokunnalla. Tarveselvitystyöryhmän kutsuu koolle käyttäjähallintokunnan toimialajohtaja. Tarveselvitys on asiakirja, jossa perustellaan hankkeen tarpeellisuus ja kuvataan alustavasti toiminnassa tarvittavat tilat sekä niiltä vaadittavat ominaisuudet. Tarveselvityksen koordinointivastuu on teknisten palvelujen suunnittelu- ja rakennuttamispalveluilla. Tarveselvityksen hyväksyy tekninen lautakunta. Pyydetään lausunto käyttäjälautakunnalta ja maankäyttölautakunnalta ennen hyväksymistä. Suunniteltavien tarveselvitysten tulee olla tiedossa talousarvion ja taloussuunnitelman laadinnan yhteydessä ja työhön tarvittava rahoitus varataan tilapalvelujen käyttötalouteen. Käyttäjähallintokunta on vastuussa tilojen ominaisuuksien määrittelystä ja suunnittelu- ja rakennuttamispalvelut ja tilapalvelut niiden teknisen toteutuksen määrittelystä. Tarveselvitys antaa perusteet hankkeen ottamiselle taloussuunnitelmaan. Tarveselvityksessä selvitetään alustavasti eri toteutusvaihtoehtojen kustannus- sekä muut vaikutukset ja arvioidaan vaihtoehtojen kokonaistaloudellisuus. Hankkeen omistaja eli käyttäjän asettama vastuuhenkilö vastaa tarveselvitysvaiheen aikana valtionapuun ja muuhun ulkoiseen rahoitukseen liittyvistä tehtävistä ja tarvittavien hakemusten laatimisesta. Suunnittelu- ja rakennuttamispalvelut tulosyksikkö ja tilapalvelu ja mahdollisesti käytössä olevat suunnittelijakonsultit auttavat tarvittaessa. Peruskorjauskohteiden tarveselvityksessä tulisi jo alustavasti arvioida, onnistuuko rakennuksen käytön ja korjaustöiden limittäminen vai tarvitaanko väliaikaistiloja. Mikäli käyttäjät eivät voi jäädä rakennukseen, tulee selvittää väliaikaistilojen määrä, laadulliset ja toiminnalliset ominaisuudet, tarvittava käyttöaika, saatavuus ja kustannukset. Selvitystyötä tekevät yhdessä tilapalvelu (kunnan kiinteistömassan kokonaisvastuu ja tuntemus) ja käyttäjä (tilalliset ja toiminnalliset tarpeet). Tarveselvityksen hankintapäätöksellä hallitus tai valtuusto valtuuttaa ja samalla velvoittaa teknisten toimialan käynnistämään hankesuunnitteluvaiheen, mikäli selvityksen tulos on osoittanut uusien tilojen tarpeen. Tarveselvityksen jälkeen suunnittelun eteneminen hankesuunnitteluvaiheeseen edellyttää, että hankesuunnitteluun osoitetaan määräraha. Tarveselvityksen otsikointi ja vaiheet: Tarve ja sen määrittely

Tilahankkeiden käsittelyohjeet 16/30 Vaihtoehtoiset toimintamallit ja niiden selvittäminen (tuotetaan itse, hankitaan ostopalveluina tms.) Vaihtoehtoiset tilaratkaisut ja mahdollinen alustava huonetilaohjelma (korjaaminen, vuokraus, rakentaminen, vapautuvat tilat jne.) Vaihtoehtoiset sijaintipaikat (toiminnalliset, tekniset, ekologiset ja kaupunkikuvalliset näkökulmat) Alustavat kustannus- ja rahoitusselvitykset, aikataulu (investoinnit, hankkeen vaikutukset käyttötalouteen, väliaikaisjärjestelyt, väistötilat jne.) Ulkopuolisen rahoituksen mahdollisuudet (EU, valtio, yksityiset jne.) Esitys toteutukseksi (vaihtoehtojen vertailu, perustelut) 2.4 Hankesuunnitelman laadinta ja käsittely Vastuu: käynnistämisvastuu teknisten palvelujen toimialalla keskitetyissä palveluissa, käytännön laatimistyö suoritetaan hyödyntäen omaa hankesuunnittelijaa yhdessä suunnitteluja rakennuttamispalveluiden, tilapalvelun, maankäyttöpalveluiden ja tilaajan ja käyttäjän kesken tarvittaessa ulkopuolista asiantuntijakonsulttia käyttäen. Päätökset: Hankesuunnitelman hyväksyy kunnanvaltuusto yli 3 000 000 euron (alv 0 %) hankkeissa, kunnanhallitus 1 000 000-3 000 000 euron (alv 0 %) hankkeissa ja 150 000-1 000 000 euron hankkeissa tekninen lautakunta. Jotta hanke voisi edetä, on hankesuunnitelmasta tehtävä investointipäätös, jonka hyväksyy kunnanvaltuusto. Investointi sisällytetään talousarvion investointisuunnitteluun. Suunnittelijoiden valinnan hyväksyy tekninen lautakunta yli 150 000 euron hankinnassa, muutoin päätöksen tekee tekninen johtaja tai rakennuttamispäällikkö. Hankesuunnitelman tarkoituksena on tarkentaa tarveselvityksen aikana laadittua toteutusajatusta. Toiminta suunnitellaan tarkemmin ja hankkeelle laaditaan tilaohjelma. Myös kustannukset ja aikataulu tarkentuvat. Lisäksi tarvittaessa laaditaan suunnitteluohje, jos hankkeesta ei ole olemassa riittäviä lähtötietoja suunnittelua varten. Hankesuunnitelmassa tutkitaan vaihtoehtoisia periaateratkaisuja ja sen perusteella päätetään hankkeen tarkemmista tavoitteista ja ominaisuuksista. Hankesuunnitelma on hankkeen tärkein asiakirja. Hankesuunnitelmasta on pyydettävä maankäyttölautakunnan lausunto. Hankesuunnitelman hyväksymisen jälkeen on heti seuraavasta talousarviokierroksesta alkaen taloussuunnitelmaan varattava aina myös hankkeen edellyttämät käyttötalousmenot. Käyttötalousmenojen suuruus on arvioitu ensimmäisen kerran tarveselvitysvaiheessa. Hankesuunnittelun aikana tilaajan tulee yhdessä tilapalvelun tulosalueen kanssa arvioida tilojen käyttöönoton ajankohta (urakan vastaanottaminen ja luovutus tilaajalle) ja

Tilahankkeiden käsittelyohjeet 17/30 kustannusvaikutusten ajoittuminen tähän nähden (sisäinen vuokra, henkilöstökulut, kalustaminen, muut kulut, mahdolliset kustannusvaikutukset muualla organisaatiossa). Tekninen johtaja nimeää hankkeelle ohjausryhmän ja tarvittaessa myös erillisen työryhmän. Hankesuunnitelman laadintaa ohjaa rakennuttamispäällikkö, joka vastaa suunnittelun etenemisestä tekniselle johtajalle. Tekninen johtaja esittelee valmistelutyötä edelleen kunnanjohtoryhmälle ja kunnanjohtajalle. Hankesuunnitelmaa laaditaan vuorovaikutteisesti, jotta suunnittelun aikana tilaajan ja käyttäjän tarpeet tulevat huomioon otetuiksi. Hankesuunnittelu on aloitettava siten, että taloussuunnitelman mukainen hankkeen rakentamisajankohta on mahdollinen. Suurissa hankkeissa tämä tarkoittaa hankesuunnittelun aloittamista noin kaksi vuotta ennen suunniteltua rakentamisen aloittamista. Hankesuunnitelman sisältömalli on liitteessä 2. Hankesuunnitelman pohjalta laaditaan tavoitehintakustannusarvio. 2.5 Rakennussuunnittelu Vastuu: käynnistämisvastuu teknisellä toimialalla, käytännön laatimistyö suoritetaan hyödyntäen omaa hankesuunnittelijaa ja ulkopuolista asiantuntijakonsulttia käyttäen, käyttäjää kuunnellen. Päätökset: Luonnospiirustukset ja kustannusarvion hyväksyy kaikissa hankkeissa tekninen lautakunta. Luonnospiirustusten hyväksymisen yhteydessä tehdään hankkeen rakentamispäätös. Hankkeen ohjausryhmä hyväksyy kohteen pääpiirustukset. Normaalin talonrakennushankkeen suunnittelijoita ovat arkkitehti-, rakenne-, kustannus-, geo-, LVI-, automaatio- ja sähkösuunnittelijat. Suuremmissa kohteissa tai erityistapauksissa voidaan lisäksi tarvita maanrakennus-, liikenne-, sisustus-, maisema- / piha- ym. suunnittelijoita. Tavallisesti arkkitehtisuunnittelija toimii maankäyttö- ja rakennuslain mukaisena pääsuunnittelijana ja vastaa näin myös erikoissuunnittelijoiden suunnitelmien yhteensovittamisesta ja muusta koordinoinnista. Suunnittelua ohjaavat hankesuunnitelma sekä hankepäätöksessä asetetut laajuus-, laatu- ja kustannustavoitteet, erilaiset suunnitteluohjeistot, lait, asetukset, määräykset, normit ja ohjeet. Kunnan organisaatiossa rakennussuunnittelun tilaamisesta vastaa teknisen toimialan suunnittelu- ja rakennuttamispalvelut. Suunnittelu kilpailutetaan hankintalain sekä Mäntsälän kunnan pienhankintaohjeiden mukaisesti.

Tilahankkeiden käsittelyohjeet 18/30 Suunnittelijoiden valinnassa on kiinnitettävä huomiota suunnittelijoiden ammattitaitoon, riittävään suunnittelukokemukseen vastaavista kohteista ja suunnittelun kokonaistaloudellisuuteen. Lisäksi suunnittelijan pätevyysvaatimukset on esitettävä kilpailutuksessa. Kilpailutuksessa laatukriteerien painotus hintakriteerin ohella määritellään yksilöllisesti tilahankkeen luonteesta riippuen. Rakennussuunnittelu jakaantuu luonnos- ja toteutussuunnitteluvaiheeseen. Toteutussuunnitelmia ovat mm. pääpiirustukset, työpiirustukset ja tekniset erikoissuunnitelmat työselityksineen. Huoltokirjan laatiminen käynnistetään jo tässä vaiheessa. 2.5.1 Suunnittelun ohjaus Suunnittelu- ja rakennuttamispalvelut vastaa suunnittelun ohjauksesta ja esittelee suunnittelun etenemistä tekniselle johtajalle. Suunnitelmien sisällön tulee olla sopimusten ja mahdollisten hankekohtaisten suunnitteluohjeiden mukainen. Suunnittelun ohjaus ei poista pääsuunnittelijalle kuuluvia velvollisuuksia. Suunnittelu- ja rakennuttamispalvelut nimeää suunnittelukokousten puheenjohtajan ja sihteerin. Suunnittelu- ja rakennuttamispalvelujen vastuulla on hankkeen eteneminen aikataulun mukaisesti takuuajan loppuun saakka. Hankkeen omistaja käyttäjän puolelta osallistuu suunnittelukokouksiin tai nimeää sinne edustajansa. Käyttäjän taholta tuleva suunnittelun ohjaus ja suunnitelmien kommentointi tapahtuu keskitetysti tämän edustajan kautta. Käyttäjähallintokunnan vastuulla on organisoida suunnittelutiimi, joka edustaa riittävän laajasti käyttäjää ja joka saattaa käyttäjän puolelta tulevat suunnitelmia koskevat kommentit oikea-aikaisesti suunnittelukokouksiin. Käyttäjän edustajien tulee itse huolehtia siitä että oleelliset kommentit ja suunnitelmien muutostarpeet tulee kirjattua joko suunnittelukokouksen pöytäkirjaan tai muuten saatettua kirjallisesti sekä rakennuttajan (suunnittelu- ja rakennuttamispalvelut) että suunnittelijoiden tietoon. 2.5.2 Suunnitteluvaiheet Suunnitelmista vastaavat yhdessä suunnittelu- ja rakennuttamispalvelut ja tehtävään valitut konsulttisuunnittelijat. Lisäksi suunnittelijat huolehtivat riittävistä yhteyksistä käyttäjään ja viranomaisiin. Kuvassa 3 on kuvattu eri osapuolien tietotarpeita muilta osapuolilta ja tulokset suunnittelun eri vaiheissa. Kaavio toimii samalla laadullisena tarkastusohjeena.

Tilahankkeiden käsittelyohjeet 19/30 Kuva 5: Suunnittelun eri tietotarpeet ei vaiheissa Ehdotusvaiheen (L1) tarkoituksena on saada aikaan ohjelmaa ja tavoitteita vastaava arkkitehtoninen, toiminnallinen ja tekninen perusratkaisu, joka noudattaa hankesuunnitelmassa asetettuja taloudellisia reunaehtoja. Toimivan ja kokonaistaloudellisesti edullisen ratkaisun löytämiseksi laaditaan tarvittava määrä vaihtoehtoisia ratkaisumalleja. Ratkaisumallit tehdään riittävän tarkasti jotta niiden toimivuutta, soveltumista ympäristöön ja kustannuksia voidaan arvioida ja vertailla. Tutkituista

Tilahankkeiden käsittelyohjeet 20/30 vaihtoehdoista kehityskelpoisin valitaan jatkosuunnittelun pohjaksi. Valinnan tekevät yhdessä tilaaja ja tilapalvelu. "Suunnitteluvaiheessa L1 tulee esitellä pohja-, asema-, ja julkisivupiirustuksia rakennustarkastajille ja maankäyttölautakunnalle. Lähes valmiita rakennuslupakuvia on esiteltävä maankäyttölautakunnalle hyvissä ajoin ennen niiden tuomista päätettäväksi, jotta niihin voidaan vielä tehdä mahdollisia luvan edellyttämiä muutoksia." Lopulliset L1-suunnitelmat hyväksyy tilaaja. Suunnitelmien hyväksyminen kirjataan seuraavan suunnitteluvaiheen aloituskokouksessa. Luonnossuunnitelmat (L2) ovat hyväksyttyjen L1-suunnitelmien pohjalta laaditut yksityiskohtaisemmat luonnossuunnitelmat. Tässä vaiheessa määritetään myös rakenne-, LVIja sähkötekniset perusratkaisut sekä tekniset tilavaraukset. Suunnittelijoiden on huolehdittava riittävistä yhteyksistä tilaajaan, käyttäjään ja viranomaisiin suunnittelun edistyessä. Suunnittelijat hankkivat lausunnot terveys-, palo-, työsuojelu- ym. viranomaisilta sekä vammaisneuvostolta. Kun L2-suunnitelmat ovat kaikilta osiltaan valmiit, niiden valmius kirjataan suunnittelukokouksessa ja viedään suunnitelmat hyväksyttäviksi. Luonnospiirustukset ja kustannusarvion hyväksyy kaikissa hankkeissa tekninen lautakunta. Luonnospiirustusten hyväksymisen yhteydessä tehdään hankkeen rakentamispäätös. T1-suunnitteluvaiheen (pääpiirustukset ja alustavat tekniset suunnitelmat) tarkoituksena on rakennuslupa-asiakirjojen laatiminen ja kokoaminen sekä alustavien teknisten suunnitelmien laatiminen hyväksyttyjen luonnospiirustusten pohjalta siten että suunnittelu voi jatkua kaikilla suunnittelualoilla. Aluksi suunnittelijat laativat pääsuunnittelijan johdolla koko teknisen suunnittelun vaiheen (T1 ja T2) kattavan aikataulun, jonka lähtökohtana on yleisaikataulu. Siitä tulee käydä ilmi kunkin suunnitteluosa-alueen tärkeimmät vaiheet siten että erikoissuunnittelijoiden ja arkkitehtisuunnittelijan toisiltaan saamien lähtötietojen ajoittuminen voidaan hahmottaa. Lisäksi aikataulusta tulee käydä ilmi T1-vaiheen valmistuminen ja suunnitelmien tarkistamiseen varattu aika sekä rakennuslupamenettelyn ja pääpiirustusten tarvitsema aika. Aikataulu hyväksytään suunnittelukokouksessa ja niissä myös seurataan sen toteutumista. Suunnittelijat huolehtivat riittävistä yhteyksistä tilaajaan, käyttäjään ja viranomaisiin.

Tilahankkeiden käsittelyohjeet 21/30 Tilapalvelu vastaa urakkamuodon valinnasta ja urakkaohjelman laadinnasta riittävän aikaisessa vaiheessa siten että niiden vaikutus voidaan huomioida suunnitelmissa. Tilapalvelu valvoo että arkkitehtikonsultti toimittaa rakennuslupaan tarvittavat asiakirjat rakennusvalvontaan oikea-aikaisesti päätöksentekoprosessin kannalta. T2-vaiheen (työpiirustukset, lopulliset tekniset suunnitelmat) aikana laaditaan sellaiset piirustukset ja muut asiakirjat, että niiden ja erityissuunnitelmien avulla voidaan määritellä rakennuskohteen rakennusosien määrät, työtavat ja laatutaso sekä muut rakennustyön suorittamiseen vaikuttavat seikat yksiselitteisesti urakkatarjouksen antamista varten (määrälaskentatarkkuus). Suunnittelijat huolehtivat riittävistä yhteyksistä tilaajaan, käyttäjään ja viranomaisiin. Suunnitteluvaihe on valmis kun pääsuunnittelija on tarkistanut suunnitelmat, ja kaikki urakkatarjouspyyntöasiakirjat ovat valmiit. Suunnitelmien valmius todetaan viimeisessä suunnittelukokouksessa. Urakkatarjousasiakirjat valmistellaan suunnittelu- ja rakennuttamispalveluiden ja teknisen toimen hallinnon yhteistyönä ja samojen tahojen toimesta järjestetään varsinainen urakkakilpailu. Urakkakilpailu järjestetään hankintalain tai erityisalojen hankintalain vaatimusten mukaisesti. 2.5.3 Urakkatarjousten hyväksyminen Vastuu: tekniset palvelut/ suunnittelu- ja rakennuttamispalvelut Päätökset: Tekninen lautakunta hyväksyy urakkatarjoukset, jos hanke on investointisuunnitelman mukainen. 2.5.4 Suunnittelun aikainen kustannusseuranta Kustannukset lasketaan ensin tavoitehintalaskelmalla ja sen jälkeen luonnossuunnitelmien jälkeen rakennusosa-arviotarkkuudella. Laskenta voidaan tehdä uudestaan kun rakennuslupakuvat ovat valmiina. Kustannussuunnittelu jatkuu koko suunnittelun ajan. Seuraavaan taulukkoon 1 on koottu tilahankkeen suunnitteluvaiheet ja vastuut. Taulukko toimii samalla laadullisena tarkastuslistana. Taulukko 1: Tilahankkeen suunnitteluvaiheiden tiivistelmä

Tilahankkeiden käsittelyohjeet 22/30 Vaihe / Tehtävä Vastuu/ kuvaus 1. Tarveselvitys Käyttäjähallintokunta käynnistää tarveselvityksen Tarkoitus Osoittaa toimintojen ja palvelujen kehittämisestä johtuvat tilatarpeet sekä niiden vaatimukset ja ajoitus sekä vaihtoehdot ja vaikutukset. Ajoitus Tarveselvityksen tulee olla valmis viimeistään teknisen lautakunnan esittäessä hanketta taloussuunnitelmaan, siis yleensä 3-4 vuotta ennen hankkeen aloitusta. Aloitus Kunnanjohtaja asettaa tarveselvitystä varten tarveselvitystyöryhmän. Tilahankkeen suunnittelun käynnistämisvastuu on käyttäjähallintokunnalla. Hallintokunnan toimialajohtaja nimeää jokaiselle hankkeelle vastuuhenkilön. Valmisteluvastuu Tarveselvityksen laatimisvastuu on teknisten palvelujen suunnittelu- ja rakennuttamispalveluilla. Tilaajan asettama vastuuhenkilö vastaa tarveselvitysvaiheen aikana valtionapuun ja muuhun ulkoiseen rahoitukseen liittyvistä tehtävistä ja tarvittavien hakemusten laatimisesta Aloitusvaiheet Lausunnot/ ohjaus Tarkasteltavien tilojen ja toimintojen määrittelyt ja rajaukset sekä vastuuttaminen. Rakennuksen kuntoa koskevat selvitykset Tarveselvitystyöryhmän harkinnassa. Hankevastaava infrormoi ja kuulee säännöllisesti kunnan johtoryhmää Päätöksenteko Lopputulos 2. Hankesuunnittelu Tarkoitus Ajoitus Tarveselvitys on keskeinen perusteluasiakirja, kun hanketta esitetään taloussuunnitelmaan KV yli 3,0 M KH 1,0-3,0 M TEKLA 0,15-1,0 M Hyväksytty tarveselvitys ja hankkeen sisällyttäminen taloussuunnitelmaan >>> HANKEPÄÄTÖS Tarkennetaan tarveselvitystä, määritellään tavoitteet, päätetään hankkeen laajuudesta ja laadusta sekä tilanhankinta- ja sijoitusvaihtoehdoista. Laadittava yleensä 2-3 vuotta ennen toteutusta. Aloitus Tekninen johtaja nimeää hankkeelle ohjausryhmän ja tarvittaessa myös erillisen työryhmän/ rakennustoimikunnan.

Tilahankkeiden käsittelyohjeet 23/30 Vaihe / Tehtävä Vastuu/ kuvaus Valmisteluvastuu Lausunnot Käynnistämisvastuu teknisten palvelujen toimialalla keskitetyissä palveluissa, käytännön laatimistyö suoritetaan yhdessä suunnittelu- ja rakennuttamispalveluiden, tilapalvelun, tilaajan ja käyttäjän kesken ulkopuolista asiantuntijakonsulttia käyttäen. Hankesuunnitelman laadintaa ohjaa teknisen johtajan nimeämä hankevastaava, joka vastaa suunnittelun etenemisestä tekniselle johtajalle. Tekninen johtaja esittelee valmistelutyötä edelleen johtoryhmälle ja kunnanjohtajalle. Hankesuunnitteluryhmän harkinnan mukaan. Suunnittelijoiden valinta TEKLA Päätöksenteko Lopputulos Hyväksytty hankesuunnitelma. KV > 3,0 M KH 1,0-3,0 M TEKLA 0,15-1,0 M Hyväksytty hankesuunnitelma. Valmius rakennussuunnittelun aloittamiseen. KV tekee INVESTOINTIPÄÄTÖKSEN talousarvio >> investointisuunnitelma 3. Rakennussuunnittelu Päävastuu suunnittelu- ja rakennuttamispalveluilla Tarkoitus Ajoitus Laatia tekniset suunnitelmat hankkeen urakka- ja kustannuslaskentaa sekä toteutusta varten. Hankesuunnitelma tarkistetaan tarvittaessa ennen rakennussuunnittelua. Urakkalaskenta-asiakirjojen on oltava valmiit yleensä 4 kk:tta ennen suunniteltua rakennustyön aloittamisajankohtaa. Aloitus Suunnittelijoiden valinta ja sopimukset Valmisteluvastuu Lausunnot Tekninen johtaja päättää rakennussuunnittelun käynnistämisestä hankesuunnitelman tultua hyväksytyksi. Suunnittelu- ja rakennuttamispalvelut valmistelee tarjouspyynnöt ja sopimukset. Suunnittelijoiden valinnan hyväksyy tekninen lautakunta yli 150 000 euron suunnittelutarjouksissa. Käynnistämisvastuu teknisellä toimialalla suunnittelu- ja rakennuttamispalveluilla, käytännön laatimistyö suoritetaan ulkopuolista asiantuntijakonsulttia käyttäen, tilaajaa ja käyttäjää kuunnellen. Työryhmä pyytää tarvittaessa

Tilahankkeiden käsittelyohjeet 24/30 Vaihe / Tehtävä Vastuu/ kuvaus H a n k e s u u n n i t e l m a n tarkistaminen Luonnossuunnittelu Ratkaisuvaihtoehtojen valinta Tekninen hankevastaava huolehtii tarvittaessa hankesuunnitelman tarkistamisesta käyttäjähallintokunnan hankevastaavan ja hankesuunnitteluryhmän kanssa. Hankesuunnitteluryhmä päättää mahdollisten periaatteellisten muutosten luottamuselinkäsittelystä. Hankesuunnitteluryhmä jatkaa kunnes yksi vaihtoehto on valittu jatkosuunnittelun pohjaksi ja päättää luottamushenkilökäsittelyn tarpeellisuudesta. Ehdotus- ja luonnostulosteet Tilapalveluiden hankevastaava tarkistaa tilaajan vastuuhenkilön kanssa ehdotus- ja luonnostulosteet (mm. pääpiirustukset) Kustannusarvio Päätöksenteko Suunnittelu- ja rakennuttamispalvelut teettää tai laskee kustannusarvion rakennusosa-arviona ja vertaa hankesuunnitteluvaiheen tavoitearvioon. Tilaajan vastuuhenkilö tarkistaa irtaimiston kustannusarvion RAKENTAMISPÄÄTÖS luonnossuunnitelman hyväksymisen yhteydessä TEKLA kaikissa hankkeissa, jos investointisuunnitelman mukainen Toteutussuunnittelu Lopputulos Teknisen johtajan nimeämä hankevastaava tarkistaa ja hyväksyy toteutussuunnitelmat ja valvoo, ettei hyväksytystä hinta-arviosta poiketa. Poikkeamat viedään kunnanhallituksen ratkaistavaksi. Rakennuslupa, urakkalaskenta-asiakirjat ja suunnitelmat rakennustyön aloittamista varten. 3. RAKENTAMINEN JA KÄYTTÖÖNOTTO 3.1. Rakentamispäätös Rakentamisen aloittamisen edellytyksenä on, että hanke on hyväksytyn hankesuunnitelman tavoitteiden mukainen ja että hankkeelle on varattu riittävät määrärahat. 3.2. Määrärahat ja niiden sitominen Rakennuskustannusindeksin käyttö hankkeen kustannusohjauksessa saattaa merkitä sitä, että hankkeen rahoitustarve kasvaa taloussuunnitelmaan varatusta. Vuosittain talousarvion laadinnan yhteydessä tarkistetaan rakennuskustannusindeksin vaikutus investointeihin.

Tilahankkeiden käsittelyohjeet 25/30 Niiden hankkeiden kohdalla, joiden rahoitus ei ole kokonaisuudessaan talousarvioissa varmistettu, on ennen urakkasopimusten tekoa päätettävä rahoituksen sitomisesta talousarviovuotta seuraaville vuosille. Päätöksen tekee valtuusto teknisen lautakunnan esityksestä. Esitys on yksinkertaisinta tehdä hankesuunnitelmaesityksen yhteydessä. 3.3 Rakentaminen Rakentamisvaihe voidaan aloittaa vasta urakkatarjousten hyväksymisen jälkeen. Vaiheen vetovastuu on suunnittelu- ja rakennuttamispalveluilla joka tekee urakkasopimukset, huolehtii rakennuttajatehtävistä, työmaavalvonnan järjestämisestä ja vastaanotosta. Suunnittelu- ja rakennuttamispalveluilla huolehtii myös tilaajan tarpeiden toteuttamisesta sopimusten ja suunnitelmien puitteissa. Teknisen johtajan nimeämä rakennuttaja tai tekninen johtaja toimii työmaakokousten puheenjohtajana ja teknisen toimialan hankevastaava sihteerinä. Hankkeen omistaja tilaajan puolelta nimeää myös edustajansa työmaakokouksiin. Rakennuttaja valvoo että kaikki viranomaistarkastukset tehdään asianmukaisesti ja vastaa rakentamisvaiheen aikataulun toteutumisesta. Suunnittelu- ja rakennuttamispalvelut teettää suunnittelijoilla tarvittavat lisä- ja muutossuunnitelmat ja käsittelee lisä- ja muutostyötarjoukset. Lisä- ja muutostyöt hyväksyy kiinteistöpäällikkö tai hänen edustajansa. Suunnittelijat vastaavat tarvittavien lisä- ja muutossuunnitelmien aikataulunmukaisesta valmistumisesta. Urakoitsijoiden maksupostit hyväksyvät rakennuttamispäällikkö, tilapäällikkö yhdessä teknisen toimen hallinnon kanssa tehtäväjakonsa mukaisesti. Samat tahot tarkastavat vakuudet ja vakuutukset sekä järjestävät tarvittavat katselmukset työmaalla ja tehtaalla. Suunnittelu- ja rakennuttamispalvelut huolehtii siitä että käyttäjä saa tiedon kaikista toimintakokeista, koekäytöistä sekä vastaanotto- ja jälkitarkastuksista. 3.4 Käyttöönotto ja takuuaika Suunnittelu- ja rakennuttamispalvelut huolehtii valmiin rakennuksen vastaanottamisesta, järjestää taloudellisen loppuselvityksen ja luovuttaa vastaanoton jälkeen rakennuksen käyttäjälle vastaanottotilaisuudessa, josta pidetään pöytäkirjaa. Tilapalvelu järjestää myös rakennuksen ylläpitäjille teknisen käytön opastuksen. Rakennuksen huoltokirjan tulee olla valmiina ennen luovutusta.

Tilahankkeiden käsittelyohjeet 26/30 Suunnittelu- ja rakennuttamispalvelut vastaa takuuajan töiden teettämisestä, valvonnasta ja takuutarkastuksista sekä myös takuuajan vakuuksista yhdessä teknisen toimen hallinnon kanssa. Vastaanoton jälkeen tehdään selvitys hankkeen kokonaiskustannuksista toteutuneiden kustannusten mukaisesti. Kustannussuunnittelun tulos on kustannusselvitys. Jälkiarvioinnin suorittaa suunnittelu- ja rakennuttamispalvelut erikseen sovittavalla tavalla, esimerkiksi käyttäjäkyselyn avulla. Taulukko 2: Tilahankkeen rakentamisvaiheen ja takuuajan tiivistelmä Vaihe / Tehtävä 4. Rakentamisen valmistelu Tarkoitus Ajoitus Vastuu/ kuvaus Rakennuslupa, urakkatarjousprosessi, kokonaiskustannusarvio, työn toteutuksen ja valvonnan organisointi Varataan aikaa vähintään neljä kuukautta ennen aiottua aloitusta Aloitus Valmisteluvastuu Urakkakilpailu Tekninen johtaja päättää käynnistämisestä Rakennuttamispäällikkö tai tilapäällikkö Urakkamuoto Tarjousten pyytäminen Avaaminen ja vertaaminen Tekninen johtaja päättää Rakennuttamispäällikkö/tilapäällikkö/ tekninen johtaja Rakennuttamispäällikön/tilapäällikön/ teknisen johtajan nimeämä ryhmä Urakkaneuvottelut Rakennuttamispäällikkö/tilapäällikkö/ tekninen johtaja päättää Kustannusarvio, urakoitsijan valinta, valmisteluvaiheen talousasiat ja sopimus Lopullinen kustannusarvio Urakoitsijan valinta Teknisen johtajan nimeämä hankevastaava laatii ja vastaa: rakennuttajan kulut, urakat, omat hankinnat, lisätyö- ja indeksivaraukset. Tarve- ja hankesuunnittelun hankevastaava vastaa irtaimistokustannusarviosta Tekninen lautakunta hyväksyy urakkatarjoukset jos hanke on investointiohjelman mukainen. Urakkasopimus Tekninen johtaja 5. Rakentaminen

Tilahankkeiden käsittelyohjeet 27/30 Vaihe / Tehtävä Tarkoitus Ajoitus Aloitus Valmisteluvastuu Valvonta Työmaakokoukset Kustannusseuranta Ennen vastaanottotarkastusta Vastaanottotarkastus Jälkityövaihe Valvonta ja jälkitarkastus Taloudellinen loppuselvitys Vastuu/ kuvaus Rakennustyön suorittaminen, valvonta ja katselmukset, vastaanotto- ja jälkitarkastukset, taloudellinen loppuselvitys ja kustannusselvitys Päätösten ja urakkasopimusten mukaan Rakennuttamispäällikkö/ tekninen johtaja. Urakkasopimus tulee olla allekirjoitettu Suunnittelu- ja rakennuttamispalveluiden hankevastaava Suunnittelu- ja rakennuttamispalveluiden hankevastaava Suunnittelu- ja rakennuttamispalveluiden hankevastaava kutsuu koolle Suunnittelu- ja rakennuttamispalveluiden hankevastaava Pääurakoitsija huolehtii viranomaistarkastuksista. Suunnitteluja rakennuttamispalveluiden hankevastaava huolehtii muista toimenpiteistä ja tarkastuksista Sovitaan työmaakokouksessa Suunnittelu- ja rakennuttamispalveluiden hankevastaava Suunnittelu- ja rakennuttamispalvelut järjestää Kustannusselvitys Asiakirjojen arkistointi Huoltokirja Palautekeskustelu 1 Suunnittelu- ja rakennuttamispalvelu laatii selvityksen kustannuksia ja selvittävät mahdollisten poikkeamien syyt. Selvitys annettaan teknisen lautakunnan tietoon Suunnittelu- ja rakennuttamispalveluiden hankevastaava Tilapalveluiden hankevastaava huolehtii, että huoltokirja on valmiina ennen vastaanottoa Suunnittelu- ja rakennuttamispalveluiden hankevastaava järjestää 6. Takuuaika Virheet ja puutteet Suunnittelu- ja rakennuttamispalveluiden hankevastaava pitää takuuajan kirjaa virheistä ja puutteista. Kiinteistön käyttövastaava ja vastaava kiinteistönhoitaja ilmoittaa havaitut virheet ja puutteet Takuuajan aikaiset toimitukset Takuu ja välitarkastukset Takuuajan vakuudet Palautekeskustelu 2 YSE 1998 mukaisesti Suunnittelu- ja rakennuttamispalveluiden hankevastaava vastaa tarkastuksen pitämisestä, töiden valvonnasta ja vastaanottamisesta Suunnittelu- ja rakennuttamispalveluiden hankevastaava huolehtii asianmukaisesta palauttamisesta Suunnittelu- ja rakennuttamispalveluiden hankevastaava järjestää

Tilahankkeiden käsittelyohjeet 28/30 LIITTEET Liite 1: Keskeiset käsitteet bruttoala (brm2) Bruttoala kuvaa koko rakennuksen laajuutta neliömetreinä. Bruttoala lasketaan rakennuksen kaikkien kerrostasojen kerrostasoalojen summana (tarkemmin RT-10277) elinkaarikustannukset (rakennuksen) Elinkaarikustannuksilla tarkoitetaan rakennuksen koko elinkaaren aikaisia kustannuksia sisältäen rakentamis-, kunnossapito-, korjaus-, ja uusimiskustannukset sekä jäännösarvon ja purkamiskustannukset. Elinkaarikustannukset ilmoitetaan nykyarvoon diskontattuna. hankesuunnittelu Tilahankkeen tarveselvitystä seuraava työvaihe, jossa tutkitaan vaihtoehtoisia tontinkäyttö- ja periaateratkaisuja ja jonka perusteella päätetään hankkeen tavoitteista ja ominaisuuksista. Lopputuloksena on hankesuunnitelma, jossa rakennushankkeelle on asetettu täsmälliset laajuutta, toimivuutta, laatua, kustannuksia, ajoitusta ja ylläpitoa koskevat tavoitteet. Siinä määritellään rakennuspaikka ja hankkeen toteutustapa. Hankesuunnitelma sisältää toimeksiantajan investointipäätökseen tarvitsemat rakennushanketta koskevat tiedot. Hankesuunnitelman pohjalta tehdään investointipäätös (hankepäätös). Hankesuunnitelman sisältömalli on liitteessä 2. huoneistoala (htm2) Huoneistoalaa rajaavat toisaalta huoneistoa ympäröivien seinien, toisaalta huoneiston sisällä olevien kantavien ja muiden koko rakennukselle välttämättömien rakennusosien huoneiston puoleiset pinnat. (RT 12-10277) hyötyala (hym2) Hyötyala kuvaa tilaohjelmaan kuuluvien tilojen laajuutta neliömetreinä. Hyötyalaan eivät kuulu rakennuksen sisäistä liikennettä palvelevat tilat kuten käytävät, portaat, porrashuoneet, tuulikaapit ja aulat eikä teknisiä järjestelmiä palvelevat tilat kuten lämpökeskus ja ilmanvaihtokonehuone. (RT-12-10277) kokonaiskustannukset Jälkilaskentaan perustuva laskelma rakennushankkeen kustannuksista. käyttäjä

Tilahankkeiden käsittelyohjeet 29/30 Käyttäjä ryhtyy valmistuneissa tiloissa harjoittamaan palvelutoimintaa. Koulu, lasten päiväkoti, terveysasema ja kirjasto ovat tyypillisiä käyttäjäyksiköitä. käyttäjähallintokunta Käyttäjähallintokunnat ovat lautakuntien alaisuudessa toimivia tulosalueita tai palvelutasoja. luonnossuunnittelu Luonnossuunnitteluvaiheessa määritellään kohteelle ohjelmaa ja tavoitteita vastaava arkkitehtoninen, toiminnallinen ja tekninen suunnitteluratkaisu. Luonnosvaihe päättyy rakennuslupa-asiakirjojen valmistumiseen. rakennuskustannusindeksi (RI) Valtion tilastokeskuksen ylläpitämä, teoriassa rakennuskustannusten, käytännössä panoskustannusten (mm. työ- ja tarvikekustannusten) muutosta mittaava indeksi. rakennussuunnittelu (kts. toteutussuunnittelu) Yhteisnimitys yleissuunnittelun jälkeisille suunnitteluvaiheille, joiden tuloksena syntyvät rakentamiseen tarvittavat suunnitelma-asiakirjat. rakennuttaminen Rakennuttaminen on suunnittelu- ja rakennuspalveluiden tilaamista sekä rakennushankkeen ohjaamista ja johtamista, jossa organisoidaan rakennuttamistehtävien suoritus, huolehditaan tilaajan, käyttäjän ja ylläpitäjän tarpeista sekä koordinoidaan, ohjataan ja valvotaan eri osapuolien työtä. rakennuttaja Rakennuttaja on organisaatio tai henkilö, jonka tehtäväksi rakennuttaminen on annettu. Rakennuttaja johtaa toimeksiannossa määritellyin valtuuksin rakennushanketta. Hän edustaa toimeksiantajaa suunnittelijoihin, urakoitsijoihin ja muihin rakentamisen osapuoliin päin. Rakennuttaminen voidaan tehdä kokonaan tai osittain toimeksiantajan omilla rakennuttajaresursseilla tai teettää ulkopuolisia rakennuttajapalveluita (rakennuttajakonsultti) käyttäen. tarveselvitys Tarveselvitys on hankeprosessin ensimmäinen vaihe. Tarveselvityksessä perustellaan tilanhankinnan tarpeellisuus, kuvataan alustavasti tarvittavat tilat ja niille asetetut vaatimukset sekä tutkitaan tilantarpeen tyydyttämisen vaihtoehdot (vuokraus, osto, laajennus, korjaus- tai uudisrakentaminen ). Peruskorjauksissa tehdään kiinteistön alustava kuntoselvitys. Vaihtoehdoista tulee tehdä kannattavuuslaskelma tai vastaava kustannusselvitys, jossa

Tilahankkeiden käsittelyohjeet 30/30 investointikustannusten lisäksi on otettu huomioon investoinnilla saatavat käyttökustannussäästöt ja muut hyödyt ja toisaalta investoinnista toiminnalle aiheutuvat kustannukset kuten tilojen ja mahdollisten tilapäistilojen vuokrat. Tarveselvityksen perusteella päätetään hankesuunnittelun aloittamisesta. toteutussuunnittelu Toteutussuunnittelussa laaditaan tarpeelliset suunnitelmat ja asiakirjat jotta kohteen määrät, työtavat ja laatutaso voidaan määritellä toteutuskustannusten laskemisen edellyttämällä tarkkuudella. Hankkeen rakentaminen tapahtuu toteutussuunnitelmien mukaan. yleissuunnittelu Yhteisnimitys tarveselvitykselle ja hankesuunnittelulle. ylläpitopalvelut Tilojen ylläpidossa tarvittava palvelukokonaisuus.

Tilahankkeiden käsittelyohjeet 31/30 Liite 2: Hankesuunnitelman laadintaohjeet Hankesuunnitelman laadinnasta ja sen tarkistamisesta vastaa suunnittelu- ja rakennuttamispalvelut. Hankkeen tulee sisältyä voimassaolevaan taloussuunnitelmaan tai siitä tulee olla laadittuna hyväksytty tarveselvitys. Hankesuunnitelma on tehtävä sellaisella aikataululla, että hankkeen toteuttaminen on mahdollista taloussuunnitelman ajoituksen mukaisesti. Hankesuunnitelman laatimiseksi on yleensä tarkoituksenmukaista perustaa työryhmä, jossa ovat rakennuttamis- ja suunnitteluasiantuntemuksen (suunnittelu- ja rakennuttamispalvelut ja teknisen toimen hallinto) lisäksi edustettuina käyttäjäosapuolet ja tarvittaessa myös kaavoittajan maankäyttöpalveluiden ja tilapalvelujen edustus. Hankesuunnitelman hyväksymispäätöksessä (hankepäätös) sidotaan hankkeen laajuus ja kustannukset. Uudisrakennushankkeen hankesuunnitelman ohjeellinen sisältö: 1. Tiivistelmä Kerrotaan hankkeen virallinen nimi, rakennuspaikan perustiedot (kunta, taajama, kortteli, tontti, rakennuspaikka, käyntiosoite), asemakaavan tiedot, tontin omistusoikeus ja kuvataan kohteen tulevaa toimintaa, laajuutta sekä kustannusarviota. 2. Suunnittelun lähtökohdat ja hankkeen perustelut Taustaa siitä, miten hankkeeseen on päädytty (tarveselvitys) ja miksi juuri tähän toteutus-muotoon (uudisrakennus/ peruskorjaus). 2.1 Suunnittelun tavoitteet Linjataan suppeasti ko. hankkeen toiminnallisia ja laadullisia tavoitteita sekä tavoitteita kustannustason suhteen. 3. Toteutussuunnitelma 3.1 Suunnitteluvaiheen toteutus Kerrotaan yleisellä tasolla suunnitteluvaiheen käytännön toteutuksesta; mm. kuka toimii pääsuunnittelijana ja kuinka suunnittelua rakennuttajan ja käyttäjän taholta ohjataan ja valvotaan.

Tilahankkeiden käsittelyohjeet 32/30 3.2 Rakentamisvaiheen toteutus Kerrotaan rakentamisvaiheen toteutusmuoto jos tiedossa (jaettu / kokonais- / kvr- jne. urak-ka). Kerrotaan kuinka suunnitteluvaiheesta edetään rakentamisvaiheeseen ja urakoiden kilpailuttamiseen. Kerrotaan kuka laatii urakka-asiakirjat, missä vaiheessa on lautakuntakäsittelyt ja ketkä valvovat urakoitsijoiden työn laatua ja aikataulujen toteutumista. 4. Yhdyshenkilöt sekä toiminta- ja työskentelytavat 4.1 Yhdyshenkilöt Luetellaan tilaajan / rakennuttajan yhdyshenkilöt sopimusasioissa sekä rakennuttajatehtäviin liittyen. 4.2 Toiminta- ja työskentelytavat 4.2.1 Suunnittelukokoukset Kerrotaan kuinka usein suunnittelukokouksia tullaan pitämään ja ketkä niihin osallistuvat. 4.2.2 Kustannusselvitykset Kerrotaan mitä kustannusselvityksiä teetetään ja missä vaiheessa. 4.2.3 Suunnittelukatselmukset Kerrotaan milloin pidetään suunnittelukatselmuksia ja ketkä niihin osallistuvat. 4.2.4 Työmaakokoukset Kerrotaan kuinka usein työmaakokouksia tullaan pitämään. 4.2.5 Raportointi Kuka raportoi hankkeen etenemisestä ja kenelle, kuka seuraa kustannuksia. 4.2.6 Kustannusseuranta Millä tavalla kustannuksia seurataan. 4.2.7 Lisä- ja muutostyöt ja pienhankinnat

Tilahankkeiden käsittelyohjeet 33/30 Kuka päättää rakennuttajan puolella lisä- ja muutostöiden hankinnasta ja missä kustannus-rajoissa. 4.2.8 Rahaliikenne Miten ja kenen kautta laskut kiertävät. 4.2.9 Tiedonkulku Kokousmuistioiden, piirustusten yms. jakelu. 4.2.10 Työturvallisuus Tilaajan/ suunnittelijoiden/ urakoitsijoiden velvollisuudet koskien työturvallisuutta. 4.2.11 Tiedottaminen Kuka vastaa projektin ulkoisesta tiedottamisesta. 5. Tilat 5.1 Tilaratkaisut Mitä on otettu huomioon tilaratkaisuissa, tilalliset tavoitteet. 5.2 Tilojen mitoitus Alustava tilaohjelma (luettelo tarvittavista tiloista pinta-aloineen ja yhteystarpeineen. 5.3 Tilojen kuvaus Käydään tila kerrallaan läpi toimintojen aiheuttamia vaatimuksia. 6. Selvitys rakennuspaikasta 6.1 Rakennuspaikka Tarkennetaan tonttitietoja, kaavamääräyksiä, rakennuspaikan kokoa. Selvitetään syitä miksi ko. rakennuspaikka on valikoitunut.