Hankintalaki ja Tekes-rahoitus 9.9. ja 16.9.2014 1323929
Hankintalain soveltaminen Tekes-rahoitteisiin hankkeisiin Tekes on päivittänyt ohjettaan hankintalain noudattamisesta Tekesrahoituksen saajille elokuussa 2014, http://www.tekes.fi/global/rahoitus/hankintalaki_ja_tekesrahoitus.pdf Hankintalaki ja Tekes-rahoitus -ohjeen tarkoituksena on auttaa Tekes-rahoituksen saajia hankintalain noudattamisessa. Ohje ei kerro yksityiskohtaisesti sitä, miten itse kilpailutus tehdään.
Hankintalain soveltaminen jatkuu Tekesin rahoituksen osalta avustus on aina julkista tukea, mutta lainarahoituksen osalta tukea on vain rahoituspäätöksessä ilmoitettu korkotuki. Kun hankinnan tekijä saa hankintaansa Tekesin rahoitukseen sisältyvää tai muuta julkista tukea yli 50 prosenttia, on tämän nouda tettava hankinnan tekemisessä lakia julkisista hankinnoista (348/2007) eli hankintalakia http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2007/20070348 Hankintayksiköiden, joita ovat esim. kunnat, yliopistot, valtion viranomaiset ja julkisoikeudelliset laitokset, on aina noudatettava hankintalakia riippumatta siitä, mikä Tekesin tai muun julkisen rahoittajan rahoitusosuus on.
Hankintalaki Tekesin rahoittamissa projekteissa Julkisten hankintojen sääntelyn tavoitteena on julkisten varojen tehokas käyttö, markkinoilla olevan kilpailun hyödyntäminen, ehdokkaiden ja tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun toteutu minen ja avoimuus ja suhteellisuus. Hankinta tulee kilpailuttaa hankintalain mukaisesti, kun hankinnan arvonlisäveroton kokonaisarvo on 30 000 euroa tai enemmän. Lähtökohtaisesti kaikki yli 30 000 euron hankinnat tulee kilpailuttaa hankintalain mukaisesti.
Hankinnan arvon laskeminen Jotta ennen hankintaprosessin aloittamista voitaisiin valita oikea hankintakategoria (pienhankinta, kansallinen hankinta tai EUhankinta) ja toimia säädösten edellyttämällä tavalla, on laskettava hankinnan ennakoitu arvo. Arvo on laskettava parhaan sillä hetkellä saatavilla olevan tiedon mukaan. Yksittäisen hankinnan ennakoitu arvo on sopimuksen ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo tai kokonaiskorvaus optio- ja pidennysehdot mukaan lukien. Toistaiseksi voimassaolevan tai määräaikaisen, yli 48 kuukautta voimassa olevan, sopimuksen osalta ennakoitu arvo on sopimuksen ennakoitu arvonlisäveroton kuukausiarvo kerrottuna 48:lla.
Hankinnan arvon laskeminen jatkuu Hankintalain 20 :ssä on nimenomainen kielto jakaa hankinta eriin, osittaa, yhdistellä tai laskea poikkeuksellisin menetelmin tai muuten järjestellä hankintaa siten, että esim. kynnysarvon laskentasääntöjä voitaisiin kiertää. Hankkeeseen ostettavat palvelut ja/tai tavarat katsotaan lähtökohtaisesti yhdeksi hankinnaksi (luonteva hankintakokonaisuus). Jos kyse ei ole yhdestä ja samasta hankinta kokonaisuudesta, tulee rahoituksen saajan tämä erikseen perustella ennen hankinnan tekemistä hankintapäätöksessä tai sitä vastaavassa asiakirjassa, hankintakohtaisesti. Mikäli rahoituksen saajan on tarpeen tehdä hankintoja toistuvasti, pieninä erinä ja useita, tulee tämän kilpailuttaa puitejärjestely tai - sopimus.
Hankintamenettelyn valinta Hankinta voidaan tehdä tavanomaisinta avointa menettelyä tai kaksivaiheista rajoitettua menettelyä käyttäen. Vaadittujen edellytysten täyttyessä voidaan kilpailutus tehdä neuvottelumenettelyä, kilpailullista neuvottelumenettelyä, suunnittelukilpailua, dynaamista hankintajärjestelmää tai sähköistä huutokauppaa käyttäen. Suorahankinnat Pääsääntönä julkisissa hankinnoissa on, että kaikki hankinnat on kilpailutettava. Suorahankinnan käyttäminen on poikkeus tästä pääsäännöstä. Syy suorahankinnan käyttämiseen on aina todettava ennalta hankintapäätöksessä ja suorahankinaperusteen on oltava jokin hankintalaissa (hankintalain 27 ja 28 ) mainituista suorahankintaperusteista.
Hankintalain 27 :n suorahankintaperusteet Hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos: 1) avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä ei ole saatu lainkaan osallistumishakemuksia tai tarjouksia taikka sopivia tarjouksia ja alkuperäisiä tarjouspyynnön ehtoja ei olennaisesti muuteta; 2) teknisestä, taiteellisesta tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan; 3) sopimuksen tekeminen on ehdottoman välttämätöntä, eikä säädettyjä määräaikoja voida noudattaa hankintayksiköstä riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi; 4) hankittava tavara valmistetaan vain tutkimusta, kokeilua, tuotekehitystä tai tieteellistä tarkoitusta varten eikä kyseessä ole massatuotanto tavaran valmistamisen taloudellisen kannattavuuden varmistamiseksi tai tutkimus- ja kehityskustannusten kattamiseksi; 5) hankinta koskee raaka-ainemarkkinoilla noteerattuja ja sieltä hankittavia tavaroita; 6) tavarat hankitaan erityisen edullisesti liiketoimintansa lopettavalta toimittajalta, pesänhoitajalta tai selvittäjältä maksukyvyttömyysmenettelyn, akordin tai vastaavan menettelyn seurauksena; taikka 7) kyseessä on palveluhankinta, joka tehdään suunnittelukilpailun perusteella ja joka on suunnittelukilpailun sääntöjen mukaan tehtävä kilpailun voittajan kanssa, tai jos voittajia on useita, näistä jonkun kanssa; tällöin kaikki voittajat on kutsuttava osallistumaan neuvotteluihin; 8) tehdään tavara- tai palveluhankintoja sekä urakoita koskevat lisätilaukset ja työt rajoitetuin ehdoin.
Suorahankinnoista Suorahankinnassa ei voi vedota esim. Kilpailutuskustannuksiin, yksi mahdollinen toimittaja, jatkuvuuden turvaamiseen ja pitkäaikaiseen yhteistyöhön, alan tasoon nähden edullisiin hintoihin tai aiemman tarjoajan hyvään hinta-laatusuhteeseen, vaikka nämä tiedot olisivatkin paikkaansa pitäviä. Lisätilaustarpeeseen on syytä varautua ennakolta huomioimalla osto-optiot jo hankintailmoituksessa. Hankintalain 28 :ssä säädetään suorahankinnasta lisätilauksissa jotta 28 :n edellytykset voivat tulla kyseeseen, on alkuperäinen hankinta täytynyt kilpailuttaa.
Suorahankinnoista jatkuu Huom! Oikeuskäytäntö lainmukaisesta suorahankintaperusteesta on äärimmäisen tiukkaa. Tyypillisesti vedotaan siihen, että suorahankinta on tehty sillä perusteella, ettei ole olemassa kuin yksi toimittaja, joka voi toteuttaa ko. hankinnan. Tämä perustelu on mahdollista ainoastaan silloin, kun suorahankinta tehdään teknisestä, taiteellisesta tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä tietyltä toimittajalta. Se, milloin on kyseessä tällainen tekninen, taiteellinen tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvä syy, on määritelty hankintalain hallituksen esityksessä (50/2006) 27 1 momentin 2 kohdan perustelujen kohdalla (s. 76).
Kilpailuttamisen vaiheet Tuen hakijan on otettava mahdollinen kilpailuttamisvelvollisuus huomioon myös silloin, kun palvelun hankinta aloitetaan ennen kuin Tekes on tehnyt päätöksen tuen myöntämisestä. Julkisissa hankinnoissa ostaminen tapahtuu aina julkisten hankintojen hankintaprosessia noudattaen. Sen keskeisimmät vaiheet ovat: hankintatarpeen kartoitus ja hankinnan suunnittelu hankintamenettelyn valinta tarjouspyynnön laatiminen hankintailmoituksen tekeminen HILMAan mahdollisten tarjouspyyntöjen lähettäminen potentiaalisille tarjoajille/ehdokkaille
Kilpailuttamisen vaiheet jatkuu tarjousten vastaanottaminen tarjousten avaaminen tarjousten käsittely tarjoajien soveltuvuuden arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu hankintapäätöksen tekeminen hankintapäätöksen tiedoksi antaminen tarjoajille, ml. muutoksenhakuosoitus hankintasopimuksen tekeminen Hankintaprosessin kaikissa vaiheissa on otettava huomioon tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu
Hankinnasta ilmoittaminen Kaikista kansallisen kynnysarvon 30 000 euroa ylittävistä hankinnoista, lukuun ottamatta suorahankintoja, on ilmoitettava HILMA-ilmoituskanavalla osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. HILMA on maksuton sähköinen ilmoituskanava, jossa ostajat ilmoittavat julkisista hankinnoistaan. HILMA-ilmoituksen julkaisemisen jälkeen hankintayksiköt voivat lisäksi pyytää suoraan tarjouksia haluamiltaan yrityksiltä.
Hankintapäätös Hankintalain 73 :n mukaan hankintayksikön on tehtävä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös. Päätös on tehtävä ennen hankinnan tekemistä. Hankintapäätös on annettava tiedoksi kirjallisesti kaikille tarjouskilpailuun osallistu neille ja samalla on annettava tiedoksi oikaisuohje ja valitusosoitus markkinaoikeuteen. Jos hankinta on tehty suorahankintana, on myös suorahankinnasta tehtävä perusteltu päätös.
Hankintasopimuksen tekeminen Hankinnasta on tehtävä kirjallinen sopimus (hankintalaki 76 ). Hankintasopimus syntyy kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Hankintasopimus on aina tehtävä tarjouskilpailussa hyväksytyn tarjouksen mukaisesti. Ostajan on hankittava sellainen tavara tai palvelu, kuin mitä tarjouspyynnössä on edellytetty. Tekesin rahoittamalle projektille kohdistettava meno, joka perustuu ennen projektijakson alkua tehtyyn tilaukseen, voidaan hyväksyä kuitenkin vain, jos tilaukseen liittyy projektin käynnistymiseen kytketty purkamismahdollisuus.
Poikkeukset hankintalain soveltamisesta Hankintalain 8 :ssä on tyhjentävä luettelo niistä palveluhankinnoista, joihin ei sovelleta hankintalakia. Tutkimus- ja kehittämispalvelun (8 1 mom. 6 -kohta) ostossa ei tarvitse noudattaa hankintalakia, jos kyseessä on yhteis työluontoinen tutkimus- tai kehitystoiminta, jossa molemmat osapuolet osallistuvat tutkimuksen sisäl lön määrittämiseen ja sen rahoittamiseen, jakavat riskin tutkimus- tai kehittämistoiminnan onnistumi sesta ja saavat tulokset käyttöönsä yhdenvertaisin oikeuksin. Tutkimus- ja kehittämispalveluja koskevan poikkeuksen soveltaminen tulee erittäin harvoin kyseeseen Tekesin rahoittamissa hankkeissa.
Poikkeukset hankintalain soveltamisesta jatkuu mikäli kyseessä on rutiininomainen tutkimukseen perustuva palvelu tai menetelmä (esim. teknolo gian siirto, laboratorio-, mittaus- ja testauspalvelut sekä tavanomaiset konsultointipalvelut), jolle löytyy muitakin tarjoajia markkinoita, hankinta on kilpailutettava normaalisti. HUOM! Perustelut hankintalain tutkimus- ja kehittämispalveluja koskevan poikkeuksen soveltumisesta hankintaan on käytävä ilmi joko ennen hankintaa tehtävästä hankintapäätöksestä tai - sopimuksesta.
Lisätietoja julkisista hankinnoista Työ- ja elinkeinoministeriön ja Kuntaliiton Julkisten hankintojen neuvontayksikkö palvelee hankintayksiköitä julkisiin hankintoihin liittyvissä kysymyksissä (puh. vaihde (09) 7711 ja sähköposti: hankinnat@kuntaliitto.fi). Julkisten hankintojen neuvontayksikkö (www.hankinnat.fi) ei palvele yrityksiä, mutta se neuvoo kuitenkin niitä yrityksiä, jotka saavat rahoitusta tai muuta julkista tukea hankintaansa yli 50 % ja ovat näin tässä tapauksessa hankintayksiköitä. Kun Tekesin rahoitusta saava yritys ottaa yhteyttä (puhelimitse tai sähköpostitse) Julkisten hankintojen neuvontayksikköön tulee yrityksen ensimmäiseksi mainita, että kyseessä Tekesin rahoitusta saava yritys. Näin varmistetaan palvelun saaminen.
Kiitos! Eriika Autio Hankintapäällikkö, varatuomari Yhteiset palvelut Innovaatiorahoituskeskus Tekes p. 029 50 55514, 050 5577 514 eriika.autio@tekes.fi, www.tekes.fi 1153566 09-2013