Yleisötapahtuman markkinointi ja viestintä Johdatus kulttuurituotannon suunnitteluun 2009 Petri Katajarinne 1
Tapahtuman markkinointi Kohderyhmä Tapahtuman imago ja sisältö Myyntikanava Pääsylipun hinta Kilpailevat asiat ajankohta 2
Tapahtuman markkinoinnin suunnittelu perustuu tuotteistamiseen asiakasnäkökulma lopputuloksena tapahtuman kokonaiskuvaus ja keskeiset viestit kohderyhmälle lähde Kansalaisfoorumi: Kulttuuritapahtuman tuottaminen http://www.kansalaisfoorumi.fi/index.php?lk_id=6 3
Tapahtuman tuotteistamisprosesssi 1. Kohderyhmän määritys tarpeet, odotukset, toiveet kohderyhmän kuvaaminen 2. Sisällöllinen rakentaminen ydintuote/ydintapah tuma lisäedut mielikuvatuote 3. Hintaperustojen määritys kokonaishinta/paketti hinta pilkottu hinta yhdistelmähinta 4. Keskeiset viestit kohderyhmälle mitä ja miten sisältö kohderyhmän motiiveista ja odotuksista lupaus, slogan, väite 4
ulkoinen ja sisäinen tiedottaminen ennen tapahtumaa, tapahtuman aikainen ja tapahtuman jälkeinen 5
sisäinen tiedotus organisaation oma henkilöstö artistit alihankkijat ulkoinen tiedotus yleisö myyntikanavat tiedotusvälineet 6
sisäinen viestintä takaa tapahtumaprojektin toimivuuden kaikilla toimijoilla tulee olla riittävät tiedot toiminnasta koko projektin ajan (myös ulkoisen viestinnän ja markkinoinnin edellytys) uusien työntekijöiden perehdytys 7
sisäisen viestinnän kanavat esimiesviestintä uuden henkilön perehdyttäminen palaverit ja kokoukset puskaradio henkilöstön tiedotustilaisuudet yhteystietoluettelot, tiedotteet, ilmoitustaulu henkilöstölehti, intranetti, sähköpostitiedotteet 8
tapahtumaprojektin sisäisen viestinnän edellytyksiä tiedon on liikuttava tuotantotiimien sisällä ja välillä säännöllinen kokousrytmi kokousten oltava informatiivisia ja jokaisen tulee valmistautua niihin sisäisen tiedotuksen tulisi olla mahdollisimman yksityiskohtaista ja varmistettava, että se saavuttaa kaikki varmistettava palautteenantokanavat kerro ensin omalle väelle ja vasta sitten ulkopuolisille 9
ulkoinen viestintä organisaation näkyvintä viestintää, jolla se tiedottaa tapahtumaprojektin asioista ja pitää yhteyttä erilaisiin ryhmiin yhteisön ulkopuolella imagonrakentamista, tapahtuman maine ja mielikuva 10
ulkoinen viestintä kohderyhmän kartoittaminen kenelle tieto on välttämätöntä? ketkä tarvitsevat tietoa, jota voimme tarjota? keille tarjoamastamme tiedosta saattaisi olla hyötyä? keiden olisi hyvä tietää tiedottamamme asiat? onko olemassa ryhmiä, joille tiedosta ei ole mitään hyötyä? kuka ei saa missään tapauksessa tietää asiaa joko ollenkaan tai ainakaan ennen muita 11
mitä pienemmät ovat käytettävissä olevat resurssit sitä tärkeämpää on, että tiedotus suunnataan oikealle kohderyhmälle viestit kohdistetaan oikea-aikaisesti oikeille vastaanottajille oikeansisältöisesti 12
Hyvä tiedote (STT) (lisää: googleta hyvä tiedote ) Hyvä tiedote perustuu tosiasioihin, on tiivis ja sillä on aidosti jotakin uutisarvoa. Hyvä tiedote myös julkaistaan mahdollisimman pian siitä, kun sen sisältämä asia on tapahtunut. Tiedotteessa tulee olla hyvä otsikko ja uutiskärki, jotta se herättää kiinnostusta. Tärkein asia kannattaa kirjoittaa tiedotteen alkuun ja jättää vähemmän tärkeät asiat loppuun. Tiedotteen ensimmäinen kappale kannattaa laatia uutismaisesti niin, että se sisältää vastaukset kysymyksiin: kuka, mitä, missä, milloin ja miksi. Tiedotteen lopussa tulee mainita henkilö, joka antaa lisätietoja asiasta sekä hänen yhteystietonsa. Tiedotteessa mainitun yhteyshenkilön tulee olla tavoitettavissa ilmoitettuna ajankohtana. Usein tiedotteen lopussa on myös lyhyt ja tiivis kuvaus organisaation toiminnasta. 13
tiedotteen lähettäminen julkaistavissa heti vai määrättynä aikana tiedotusvälinelistat ajan tasalla aihekenttään tiedotteen otsikko lähettäjäkenttään organisaation nimi sähköposti, fax, kirje varmista perillemeno 14
tiedotustilaisuuden järjestäminen onko tarpeen? miksi! mieti median näkökulmasta tarkista muut tiedotustilaisuudet esim. STT parhaat ajat ti, ke, to 10-15 kutsu viikkoa aikaisemmin ketkä kutsutaan 15
tiedotustilaisuuden järjestäminen tee käsikirjoitus, jaa roolit ja aikatauluta kesto alle tunnin, lyhyet valmistellut puheenvuorot tarkista tilat, laitteet ja tarjoilut hyvissä ajoin varmista materiaalit (kuvat, cd:t ) 16
tiedotustilaisuuden järjestäminen tilaisuus alkaa aikataulun mukaan, myöhästyneitä ei odotella paikallaolijoiden esittely materiaali jaetaan tilaisuuden alussa toimittajille varaa aikaa kysymyksille ja haastatteluille puhu selkeästi ja ymmärrettävästi (ja kuuluvasti) tarjoilu tapahtuman imagon mukainen (käytä mielikuvitusta) ei yliampuvaa lähde Soila Ojanen, Tiedota tehokkaasti. Edita 2003 17
Kirjallisuutta ja nettilähteitä Kulttuuritoimijan tiedotusopas 2001. Etelä-Pohjanmaan liitto. Parkkola, T. 2005. Kulttuurituottajan tiedotusopas. Humak. Kauhanen, J. & Juurakko, A. & Kauhanen, V. 2002. Yleisötapahtuman suunnittelu ja toteutus. Wsoy. Iiskola-Kesonen, H. 2004. Mitä, miksi, kuinka? Käsikirja tapahtumajärjestäjille. SLU Vallo, H. & Häyrinen, E. 2003. Tapahtuma on tilaisuus. Tietosanoma Ojanen. S. 2003. Tiedota tehokkaasti. Edita. Kansalaisfoorumi: Kulttuuritapahtuman tuottaminen: http://www.kansalaisfoorumi.fi/index.php?lk_id=6 http://www.yle.fi/opinportti/kortit/meillaonasiaa/jakso2/virikepaja.shtml http://www.partio.net/opas/markkinointi/ 18