Toimistotarvikkeet ja värikasetit Virtain kaupungille Tarjouspyyntö Tällä tarjouspyynnöllä pyydetään tarjouksia toimistotarvikkeista, värikaseteista ja niiden toimittamisesta Virtain kaupungille. Virtain kaupunki Kaupunginhallitus 24.4.2014
2 (10) Sisältö 1 Tarjouskilpailun järjestäjä... 3 2 Hankinnan kohde... 3 3 Hankintamenettely... 3 4 Sopimuskausi... 3 5 Osatarjoukset... 4 6 Vaihtoehtoiset tarjoukset... 4 7 Hankinnan arvo... 4 8 Toimitusehto... 4 9 Toimitukset... 4 10 tuotteiden hinnoittelu... 4 11 Maksuehto... 5 12 Laskutus... 5 13 Tarjottavat tuotteet... 5 14 Tarjoajalle asetetut vaatimukset... 5 15 Tarjouksen sisältö... 6 16 Hankintamenettelyn vaiheet, hankinnan valinta- ja vertailuperusteet... 6 17 Tarjousten voimassaoloaika... 8 18 Sopimusehdot... 8 19 Hankintapäätös... 8 20 Asiakirjojen julkisuus... 9 21 Tarjousten palautus... 9 22 Lisätiedot... 10 23 Allekirjoitus... 10 24 Liitteet... 10
3 (10) 1 TARJOUSKILPAILUN JÄRJESTÄJÄ Virtain kaupunki (Tilaaja) toimii tarjouskilpailun järjestäjänä. Hankinnasta päättää kaupunginhallitus. Hankintayksikkö Virtain kaupunki PL 85 34801 VIRRAT Yhteyshenkilö: vs.hallintojohtaja Kristiina Mäkelä 044-7151213, kristiina.makela@virrat.fi 2 HANKINNAN KOHDE Hankinnan kohteena ovat Tilaajan toimistotarvikkeet näiden tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti. Hankinta on jaettu kahteen hankintakokonaisuuteen seuraavasti: 1. toimistotarvikkeet 2. värikasetit Toimistopaperit ja kalenterit eivät kuulu kilpailutukseen. Kunkin hankintakokonaisuuden käytetyimmät tuotteet on koottu tuotekoriin, mikä tarjoajan tulee hinnoitella. Tuotekoreja käytetään hintavertailussa. Tuotekorin lisäksi sopimuksen puitteissa voidaan ostaa myös muita toimistotarvikkeita, joiden osalta käytetään alennusprosenttia. Tilaaja ei sitoudu mihinkään hankintakauden vähimmäistilausmäärään. Virtain kaupunki jättää oikeudekseen tehdä vähäisiä täydennyshankintoja muilta kuin kilpailun voittaneelta taholta. 3 HANKINTAMENETTELY Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä tarjouskilpailu avoimella hankintamenettelyllä, johon kaikki halukkaat tarjoajat voivat jättää tarjouksen. Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus HILMA -palvelussa (www.hankintailmoitukset.fi) 24.4.2014 4 SOPIMUSKAUSI Sopimuskausi on 3 vuotta alkaen sopimuksen allekirjoittamishetkestä. Lisäksi hankintayksikkö varaa oikeuden lunastaa 1 optiovuosi.
4 (10) Mahdollisen option käytöstä sovitaan erikseen Tilaajan ja tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan (jäljempänä Toimittaja) kesken 6 kk ennen sopimuksen päättymistä. Mikäli optiovuosi otetaan käyttöön, on sopimus voimassa entisin ehdoin. 5 OSATARJOUKSET Osatarjoukset otetaan huomioon siten, että tarjota voi yhtä tai useampaa hankintakokonaisuutta. 6 VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. 7 HANKINNAN ARVO Hankinnan ennakoitu arvo on noin 55.000-75 000 euroa/vuosi (alv 0 %). 8 TOIMITUSEHTO TOP Virtain kaupunki, silloin kun tilauksen arvo on vähintään 100 euroa (alv. 0 %) Tuotteet toimitetaan Tilaajan ilmoittamaan toimituspaikkaan perille sisätiloihin. Tuotteet voi toimittaa arkisin klo 9-15. 9 TOIMITUKSET Lähetyksissä on oltava asianmukaiset lähetyslistat. Laskujen on oltava identtiset lähetyslistojen kanssa. Tuotteet toimitetaan maksimissaan viiden (5) arkipäivän kuluessa sitovasta tilauksesta. 10 TUOTTEIDEN HINNOITTELU Tarjottavien tuotteiden hinnat tulee ilmoittaa euroina ilman arvonlisäveroa (alv 0 %). Hinnat on ilmoitettava kahden (2) desimaalin tarkkuudella. Hinnat tulee ilmoittaa tarjouspyynnön liitteillä 2-3. Tuotekorin kaikkia tuotteita on tarjottava. Mikäli kaikkia tuotteita ei ole tarjottu, tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta. Hintojen tulee olla kiinteinä voimassa 30.6.2015 saakka. Hintoja voidaan tarkistaa aikaisintaan 1.7.2015 alkaen 8 kk välein. Näitä koskevat perustellut hinnanmuutokset on esitettävä vähintään 3 kk ennen uusien hinto-
5 (10) jen voimaanastumista. Tilaajan on hyväksyttävä ne ennen kuin uudet hinnat voivat astua voimaan. Hinnankorotus ei voi ylittää 3 %:ia vuodessa. Muiden tuotteiden hinnoittelu Liitteessä 2-3 on ilmoitettu vain pieni osa Tilaajan tarvitsemista tuotteista. Liitteen 2-3 ulkopuolisille tuotteille tulee antaa alennusprosentti. Sopimustuotteiden hinnat eivät missään tilanteessa saa olla korkeammat kuin samanaikaisesti voimassa oleva Toimittajan virallinen hinnasto tai virallinen kampanjahinta. Kampanjahinnat on ilmoitettava tilaajalle, mikäli ne alittavat sopimushinnat ja oltava voimassa kampanja-ajan. 11 MAKSUEHTO 21 päivää netto tavaran hyväksytystä vastaanotosta ja laskun saapumisesta lukien. Viivästyskorko enintään kulloinkin voimassa olevan korkolain mukaisena. 12 LASKUTUS Virtain kaupunki ottaa vastaan sähköisiä laskuja. Sähköisen laskutuksen välittäjätunnus ja verkkolaskuosoite annetaan valitulle Tarjoajalle. Tarjoajan tulee tarjouksessaan ilmaista mahdollisuutensa sähköiseen laskutukseen. Laskutus, pakkaus-, ja toimistokuluja ei hyväksytä. Laskussa on oltava tuotteet eriteltynä lähetyslistan mukaisessa järjestyksessä. 13 TARJOTTAVAT TUOTTEET 14 TARJOAJALLE ASETETUT VAATIMUKSET Tarjoajan on tarjottava vain ja ainoastaan tuotteita, joita se pystyy varmuudella ja tämän tarjouspyynnön ja tarjouksensa mukaisesti toimittamaan sovittujen ehtojen mukaisesti. Mikäli valitun Toimittajan tuotevalikoima muuttuu sopimuskauden aikana, tulee uusien tuotteiden olla ominaisuuksiltaan vähintään vastaavia kuin tarjouksen tuotteet. Tuotevalikoiman muutoksella kesken sopimuskauden ei voi olla vaikutusta sopimushintaan. Tarjoajan tulee antaa tilaajavastuulain mukaiset tiedot ja selvitykset liitteellä 1. Tarjoajalla tulee olla tarjottavissa laaja valikoima toimistotarvikkeita - yli 300 tuotetta. Tarjoukseen on liitettävä tuoteluettelo.
6 (10) Tarjoajan on pystyttävä toimittamaan Tilaajalle vähintään 2 kertaa vuodessa paperinen ja sähköinen valikoimaluettelo/hinnasto. Sähköisen valikoimaluettelon/hinnaston tulee olla tulostettavissa paperiversioksi. Tilaajan tulee saada palvelua arkisin (ma - pe) klo 8.00 16.00 välisenä aikana. Kaiken tarjoajan palvelun tulee tapahtua sujuvalla suomen kielellä. Tarjoajalla tulee olla mahdollisuus raportoida tarvittaessa veloituksetta kirjallisesti Tilaajan tekemät hankinnat. 15 TARJOUKSEN SISÄLTÖ Tarjouksen tulee sisältää vähintään tässä tarjouspyynnössä vaaditut tiedot. Tarjouksessa on ilmoitettava tarjoajan Y-tunnus. Tarjouksen ja sen liitteiden laatimiskielen tulee olla suomi. Tarjoukseen on liitettävä: Tarjouspyynnön liitteet 1-3 täydennettynä tarjoajan antamilla tiedoilla. Tarjoajan tuoteluettelo, sisältäen virallisen hinnaston CD-ROM/ muistitikku johon koko tarjousaineisto on tallennettu tarjoajan sähköpostiosoite hankintapäätöksen lähettämistä varten 16 HANKINTAMENETTELYN VAIHEET, HANKINNAN VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa (3) vaiheessa: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi 3. Tarjousten hintavertailu Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Ensimmäisessä vaiheessa tarkistetaan tarjoajan lakisääteiset, taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Hankintayksikkö sulkee päätöksellään tarjoajan tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos tarjoaja ei täytä tarjoajalle tarjouspyynnössä asetettuja kelpoisuusvaatimuksia. Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joita koskee hankintalain 53 :n tai 54 :n mukainen poissulkemisperuste. Mikäli tarjoaja käyttää tai aikoo käyttää palvelussaan alihankkijoita, on siitä ilmoitettava tarjouksessa ja mainittava käytetyt/ehdotetut alihankkijat. Tarjoaja vastaa
7 (10) alihankkijan osuudesta kuin omastaan. Alihankkijaa koskevat samat vaatimukset kuin tarjoajaa. Tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjouksia tarkastellaan suhteessa niihin vaatimuksiin, joita hankittavilta palveluilta edellytetään. Tuotteille asetetut vähimmäisvaatimukset on täytettävä. Tarjous tulee tehdä tarjouspyyntöä vastaavassa muodossa. Tarjouspyynnön mukana olevia tarjouslomakkeita on käytettävä Tarjoajan tulee sitoutua noudattamaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 TAVARAT, mikäli tarjouspyynnössä tai sopimuksessa ei muuta edellytetä. Tarjousten hintavertailu Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Tarjousten vertailusta voi saada enintään 100 pistettä. Tarjousten kokonaistaloudellinen edullisuus arvioidaan seuraavilla arviointiperusteilla ja painoarvoilla: Hinta painoarvo 70 % Palvelu painoarvo 30 % Hinta - Tarjouspyynnön liitteellä 2-3 ilmoitettavat tarjoushinnat kerrotaan arvioidulla hankintamäärällä ja lasketaan yhteen. Halvin tarjottu kokonaishinta saa 70 pistettä. - Muut tarjoukset: halvin hinta / tarjouksen hinta x 70 pistettä. Palvelu - Tarjoajan palvelua vertaillaan seuraavien kriteerien mukaisesti. Tarjoajan on annettava riittävät selvitykset kriteerien täyttymisestä. Mahdollisuus saada yhteensä 30 pistettä. Alennusprosentti tuotekorin ulkopuolisista tuotteista. Mahdollisuus pikatoimitukseen. Tilaus klo 14 mennessä, toimitus seuraavana arkipäivänä klo 14 mennessä. Sähköinen tilausmahdollisuus (selainpohjainen) Verkkolasku 10 pistettä 10 pistettä 5 pistettä 5 pistettä
8 (10) Alennusprosentin osalta tarjoaja voi saada enintään 10 pistettä. Tarjoaja jonka alennusprosentti on korkein, saa vertailuun 10 pistettä. Muut tarjoajat saavat vertailupisteitä suhteessa tähän kaavalla vertailtava alennusprosentti/korkein alennusprosentti x 10 pistettä. Muilta osin tarjoaja voi saada kustakin palvelusta taulukon mukaisen pistemäärän, mikäli palveluvaatimus täyttyy. Mikäli vaatimus ei täyty, tarjoaja saa vertailuun 0 pistettä ko. kohdasta. Hinta- ja palveluvertailusta eniten pisteitä saanut tarjoaja valitaan tarjouskilpailun voittajaksi. 17 TARJOUSTEN VOIMASSAOLOAIKA Tarjousten tulee olla sitovina voimassa viisi kuukautta sisäänjättöpäivästä lukien. 18 SOPIMUSEHDOT Valitun tarjoajan kanssa tullaan tekemään kirjallinen sopimus. Julkisista hankinnoista annetun lain (HankL 348/2007) 77 :n mukaan hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja hakemusosoituksen tiedoksi (odotusaika). Hankinnassa noudatetaan Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JY- SE 2009 Tavarat), niiltä osin kuin tarjouspyyntöasiakirjoissa ei ole erikseen muuta sovittu. Ehdot löytyvät osoitteesta: http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/08_muut julkaisut/20100217julkis/jyse_2009_tavarat.pdf 19 HANKINTAPÄÄTÖS Hankintapäätöksen tulee tekemään Virtain kaupunginhallitus. Hankintapäätös oheisasiakirjoineen annetaan tiedoksi käyttäen ehdokkaan ja tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa. Ehdokkaan ja tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon sinä päivänä, jolloin mainitut asiakirjat sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää.
9 (10) 20 ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Tarjousasiakirjat siltä osin, kuin ne eivät lain mukaan ole salassa pidettäviä, tulevat julkisiksi sopimuksen tekemisen jälkeen. Mikäli tarjouksen tekijä katsoo, että joku osa tarjouksesta on liike- tai ammattisalaisuuden luonteisena salassa pidettävä, tulee tästä erikseen mainita tarjouksessa ja esittää tiedot erillisessä liitteessä. Tarjousten vertailussa käytettävät hintatiedot ovat kuitenkin julkisia. Hakijalla, valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen) on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. JulkL 11 kohdan 6 mukaan asianosaisella, hänen edustajallaan ja avustajallaan ei ole oikeutta julkisessa hankinnassa toisen ehdokkaan tai tarjoajan liike- tai ammattisalaisuutta koskeviin tietoihin; tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä on kuitenkin annettava. Mikäli tarjouksista tai niiden liitteistä pyydetään tietoja, hankintayksikkö lähettää pyytäjälle tarjoajan tarjouksessaan antamat julkiset tiedot. 21 TARJOUSTEN PALAUTUS Tarjoukset on palautettava viimeistään 5.6.2014 klo 13.00 mennessä kirjallisesti suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Virtain kaupunki PL 85, 34801 VIRRAT Kirjekuoreen tulee laittaa merkintä: Toimistotarvikkeet Virtain kaupungille. Lisäksi tulee kirjallisesti lähetettävään tarjoukseen liittää CD-ROM (tai muistitikku), johon tarjousaineisto on tallennettu yleisesti käytetyillä MS Officen sovelluksilla tai PDF -tiedostoina. Mikäli kirjallinen tarjous ja sähköinen tarjous eroavat sisällön osalta toisistaan, kirjallisen tarjouksen sisältö on ratkaiseva. Myöhässä saapuneita tarjouksia ei voida ottaa huomioon. Tilaajalla on myös oikeus olla ottamatta huomioon tarjouksia, jotka eivät täytä tämän tarjouspyynnön ehdottomia vaatimuksia tai joissa esitetään varauksia koskien tämän tarjouspyynnön ehtoja.
10 (10) 22 LISÄTIEDOT Mahdolliset tarjousten laadintaa koskevat kysymykset sekä tarjouspyyntöä koskevat lisätietokysymykset tulee esittää kirjallisesti sähköpostilla 2.5.2014 klo 12.00 mennessä osoitteeseen kristiina.makela@virrat.fi sähköpostin otsikoksi tulee laittaa Lisätietopyyntö / toimistotarvikkeet Virtain kaupungille. Kaikki vastaukset kysymyksineen julkaistaan Kilpailuttajan verkkosivuilla osoitteessa: www.virrat.fi /viimeistään 8.5.2014 ja ne ovat näkyvillä aina tarjousten viimeiseen jättöaikaan asti. Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin ei voida tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi vastata. Tarjoajan tulee esittää mahdolliset kysymykset sähköpostitse edellä mainittuun määräaikaan mennessä. 23 ALLEKIRJOITUS Virtain kaupunki Kristiina Mäkelä Vs.hallintojohtaja 24 LIITTEET Liite 1: Liite 2: Liite 3: Tilaajavastuulain mukaiset vaatimukset Tarjouslomake toimistotarvikkeista / kori Tarjouslomake värikasetit / kori