11.06.2014 Sivu 1 / 1 357/00.01.03/2014 54 Selvitys tarkastuslautakunnan arviointikertomuksessa 2013 esitettyihin havaintoihin Valmistelijat / lisätiedot: Kirsi Remes, puh. 043 824 9071 Krister Portman, puh. 040 548 3733 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Liiketoimintajohtaja Mauri Suuperko Johtokunta 1 merkitsee tarkastuslautakunnan arviointikertomuksen tiedoksi 2 antaa kaupunginhallitukselle selostusosan selvityksenä arviointikertomuksessa esitettyihin havaintoihin 3 kehottaa Palveluliiketoimen liikelaitoksia huomioimaan seuraavassa talousarviovalmistelussa arviointikertomuksessa esitetyt havainnot. Päätös Liite Selostus Johtokunta: esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. 1 Tarkastuslautakunnan arviointikertomus 2013 Tarkastuslautakunnan tehtävänä on Kuntalain 71 :n mukaisesti arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet kunnassa ja kuntakonsernissa. Arviointikertomus on tarkastuslautakunnan käsitys siitä, kuinka kaupunginhallitus ja muut kaupungin viranomaiset ovat onnistuneet valtuuston tahdon toteuttamisessa. Valtuusto on kokouksessaan 19.5.2014 velvoittanut kaupunginhallituksen pyytämään johtokunnalta selvitykset ja kuvaukset toimenpiteistä, joihin on ryhdytty tai on ryhdyttävä arviointikertomuksessa esitettyjen epäkohtien korjaamiseksi. Kaupunginhallitus on pyytänyt a antamaan selvityksensä havainnoista 11.8.2014 mennessä.
11.06.2014 Sivu 2 / 2 Lisäksi valtuusto antoi tehtäväksi huomioida seuraavassa talousarviovalmistelussa ja tilinpäätöksen laadinnassa vuoden 2013 arviointikertomuksessa esitetyt havainnot. Palveluliiketoimelle oli vuodelle 2013 asetettu yhteensä 8 tulostavoitetta. Toimialan liikelaitoksilla on omat tuloskortit, joista tulokset on yhdistetty toimialan tuloskorttiin. Tarkastuslautakunnan arvion mukaan kahden palvelujen järjestämistä koskevan tulostavoitteen toteutumista ei voitu arvioida. Kuten arviointikertomuksessa todetaan, toimialalla ei ole suoranaisesti sähköiset palvelut 2013 -ohjelmassa tehtäviä tai toimenpiteitä esteettömyyssuunnitelmassa. Toimintojen sähköistämistä toteutetaan aktiivisesti ja mm. koko kaupunkia hyödyttävien sähköisten HRlomakkeiden projekti on käynnissä. Tarkastuslautakunnan havainnot ja suositukset on seuraavassa esitetty kursiivilla ja sen jälkeen vastaus vakiotekstinä. Palvelujen keskittäminen palveluliiketoimen toimialalle ja tuotteistaminen sekä tuotteiden hinnoittelu ovat edenneet ja tulleet läpinäkyvämmiksi vuonna 2013. Hintavertailua yksityisten palveluntuottajien tarjoamiin laadultaan vastaavantasoisiin palveluihin on edistettävä. (s. 44) Toimialan liikelaitokset ja tulosyksiköt seuraavat aktiivisesti yksityisten palvelutuottajien vastaavaa palvelutarjontaa ja hinnoittelua. Seuranta on luonteva osa toimintaa, sillä liikelaitokset ja tulosyksiköt ostavat palveluja suoraan yrityksiltä. Osassa palveluja ostopalvelut ovat taloudellisempi ratkaisu esim. koulujen siivouspalvelut ja osassa taas oma tuotanto on edullisempaa kuten auto- ja konepalvelujen kuorma-autot. Yksityisiltä yrityksiltä on joidenkin liikelaitosten alalta erittäin vaikea saada vertailukelpoisia hintatietoja. Näiden osalta vertailua tehdään lähinnä muiden kuntien, kuntayhtymien sekä valtiohallinnon toimijoiden kesken. Ongelmia ja
11.06.2014 Sivu 3 / 3 haasteita vertailuun aiheuttavat mm. yksityisten yritysten ja kaupungin liikelaitosten hoitamien kohteitten ja tuottamien palvelujen erilaisuus sekä kaupungin ja yksityisten yritysten erilainen henkilöstöpolitiikka ja työehtosopimukset. Samoin kaupungin liikelaitos on sidottu käyttämään kaupungin toimitiloja sekä samoja tietojärjestelmiä ja muita sisäisiä palveluja kuin peruskaupunki, yksityisellä vapaammat kädet. Toimitilavuokrat ovat pääsääntöisesti kalliimpia kaupungin tiloissa. Ostopalvelujen käyttö ja kentän työn tehostamisvaateet edellyttävät myös tehostettua valvontaa, jolloin valvontakustannukset kasvavat. Toimialan palvelutuotteita ja hinnoittelua on avattu konserniesikunnan ja toimialojen edustajille vuosittain pidettävissä kehityskokouksissa. Lisäinfoja ja tapaamisia on pidetty tarpeen vaatiessa. Joiltakin osin yksiköiden laskutus on läpilaskutusta esim. Titania työvuorojen suunnittelu- ja seurantaratkaisu ja työterveyden ostopalveluissa mm. laboratoriopalvelut. Hintavertailua pyritään edelleen edistämään. Palveluliiketoimen liikelaitosten hinnoittelua tulee tarkentaa, jottei tuotannosta kerry peruskaupungille palautettavaa ylijäämää. (s. 44) Kunnalliset liikelaitokset toimivat liiketaloudellisten periaatteiden mukaisesti. Kirjanpitolautakunnan kuntajaoston yleisohjeen mukaan tehtävä katsotaan liiketaloudellisin periaattein hoidetuksi silloin, kun tehtävän tulojen on tarkoitus kattaa sen suorittamisesta aiheutuvat menot. Toiminnan tulisi olla kannattavaa siten, että asiakasmaksut ja mahdollisesti erikseen saatavat tuet kattaisivat tehtävän kustannukset. Liikelaitoksen on katettava tuloksellaan myös investoinnit ja toiminnan kehittäminen. Liikelaitosten tulee olla tavoitteellisia ja synnyttää ylijäämää, jolloin kaupungille vastaavasti syntyy säästöjä kulujen pienentyessä. Suunnitelmatalous ei toteuta liiketaloudellisia periaatteita. Hinnoittelua on vuosittain tarkennettu, mutta tavoitteena olevasta tuottavuuden noususta johtuen ylijäämää on syntynyt. Hinnoittelua tarkennetaan kustannuksia vastaavasti ja kustannuksia pyritään edelleen optimoimaan. Tilakeskus- liikelaitoksen ja Espoo Kiinteistöpalvelujen toimintoja tulee tarkistaa päällekkäisyyksien vuoksi. Päällekkäiset toiminnot ovat lähinnä korjaustöiden kilpailuttaminen, rakennuttaminen ja valittujen urakoitsijoiden töiden valvonta ja laadun seuranta. Näiden toimintojen ja niiden vastuiden selkeyttäminen liittyy kaupungin kokonaistaloudellisuuteen ja on tarkoitus tehdä 2014 vuoden aikana osana TATU - ohjelmaa. Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitoksen sekä kaupungin tarpeisiin soveltuvan tuotannonohjausjärjestelmän hankinta on valmisteltava pikaisesti. Tekninen ja ympäristötoimi hankki 4.11.2013 tekemällään päätöksellä Digia Oy:ltä toiminnanohjausjärjestelmän. Hankittavaa toiminnanohjausjärjestelmää tulee käyttämään Espoon kaupungin Tilakeskus, Katu- ja Viherpalvelut, Espoo Kiinteistöpalvelut ja Espoo Kaupunkitekniikka. Lisäksi ulkopuolisilla urakoitsijoilla
11.06.2014 Sivu 4 / 4 tulee olla tarpeen mukainen liittymä järjestelmään. Ulkopuolisia urakoitsijoita käytetään sekä tilaaja- että tuottajatasolla. Järjestelmäarkkitehtuuri tukee Espoon kaupungin liikelaitosten vaihtoehtoisia tulevaisuuden näkymiä. Näin ollen yksiköiden ja niihin liittyvien järjestelmäosien järjestelmämoduulien on oltava helposti erotettavissa omiksi järjestelmikseen. Lisäksi hankittu järjestelmä tukee yksiköiden operatiivista kehittämistä, ja sen sisältämiä osia/moduuleita pystytään ottamaan käyttöön ilman järjestelmän uudelleen konfigurointia. Järjestelmän tuoman kokonaishyödyn on neljän vuoden ajalta laskettu olevan noin 7,2 milj. euroa ja tuovan taloudellista hyötyä jo ensimmäisenä käyttöönottovuotena. Järjestelmän käyttöönottoa valmistellaan parhaillaan ja on tarkoitus, että ohjelmisto testataan syksyllä ja otetaan tuotantokäyttöön 1.1.2015. Järjestelmällä vähennetään manuaalista kirjaamista, helpotetaan laskujen tiliöintiä, laskutusta ja tuotannon suunnittelua ja edistetään resurssien tehokasta käyttöä. Espoo Talouspalvelut -liikelaitoksen ja toimialojen välinen työnjako on selkiytynyt, mutta siinä on edelleen tunnistettu epäselvyyksiä ja päällekkäisyyksiä. Lähes kaikkien liikelaitoksen asiakkaiden kanssa on tehty vastuunjakotaulukot joissa työnjako on sovittu varsin yksityiskohtaisesti. Prosesseja kehitetään jatkuvasti ja vastuut saattavat hieman muuttua samalla. Päällekkäisyyksiä karsitaan sitä mukaa kun löydetään selkeämpiä toimintamalleja. Liikelaitoksen ja toimialojen välillä käydään jatkuvaa keskustelua toiminnan tehostamiseksi. Kaupungin ostolaskujen käsittelyjärjestelmää on kehitettävä ja tuotevalikoimaa lisättävä yhteistyössä järjestelmän käyttäjien kanssa. Ostolaskujen käsittelyjärjestelmän uusimisen tarve on tiedostettu. Uusiminen lykkääntyi TATU-säästöjen vuoksi vuodella eteenpäin. Nykyistä järjestelmää kehitetään mahdollisuuksien mukaan myös kuluvana vuonna. Espoon kaupungilla on menossa sähköisen tilaamisen lisäämisprojekti, jonka tavoitteena on nostaa sähköisten tilausten lukumäärä yli 75 % vuoden 2012 tasosta (3 %) valtuustokauden aikana. Sähköiseen tilaamiseen ollaan muun muassa ottamassa käyttöön uutta käyttöliittymää (pilottina Länsi-Uudenmaan pelastuslaitos). Uusi käyttöliittymä selkeyttää sähköistä tilaamista sekä monipuolistaa tilauskäytäntöjä (mm. usein toistuvat tilaukset, ostoskori, monipuolisemmat hakutoiminnot). Uuden käyttöliittymän käyttöä laajennetaan tiiviisti yhdessä sisäisten asiakkaiden kanssa. Laajentaminen tehdään asiakkaittain asiakkaan tarpeista lähtien. Tilaaja-tuottajamallin kattava arviointi ja yhtenäisesti esitetyt tavoitteet mallin kehittämiseksi puuttuvat. Tilaaja-tuottajamallin toimivuutta on arvioitava mallin soveltamisesta saatujen kokemusten pohjalta sekä arvioitava, onko mallilla saavutettu tavoiteltuja hyötyjä. (s.49) Espoon nykyisistä tilaaja-tuottaja mallin eri muodoista ja niiden toimivuudesta on käyty keskustelua Palveluliiketoimen ja tilaajatoimialojen kesken mm. kehityskokouksissa. Saatujen kokemusten pohjalta kokonaistaloudellisesti tehokkain ja toimivin malli näyttäisi olevan keskitetyn tuotannon toimintamalli, jota sovelletaan Espoo Catering -liikelaitoksessa, Espoo Logistiikka -liikelaitoksessa, Länsi-Uudenmaan pelastuslaitos -liikelaitoksessa ja Kaupunkitietopalveluissa.
11.06.2014 Sivu 5 / 5 Valtuuston 19.5.2014 hyväksymä Talouden tasapainotus- ja tuottavuusohjelman ohjelmasuunnitelma sisältää omistaja-tilaaja-tuottaja -roolien ja nykyisen toimintamallin arvioinnin ja sopimisen jatko-kehittämisen kohteista ja aikataulusta. Arviointi tehdään vuonna 2014. Espoo Kaupunkitekniikka- ja Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitoksissa käytössä olevassa monituottajamallissa tilaajan on arvioitava palvelun hankintatapa koko kaupungin kannalta kokonaistaloudellisesti ja huomioitava mallin riskit kaupungin omalle tuotannolle. Vaikutukset on ennakoitava hyvissä ajoin, jotta tuottaja voi varautua omassa toiminnassaan muutoksiin. Liikelaitokset pyrkivät tehostamaan tilaaja-tuottajamallia. Se on tehtävä yhdessä muiden toimialojen ja konserniesikunnan kanssa. Tilaaja- tuottajamalli on erityisesti tuottajan kannalta selventänyt palvelujen kokonaiskustannuksien läpinäkyvyyttä. Ongelmana on ollut se, että tarjottaviin palveluihin ei ole järjestelmien ontumisen vuoksi saatu mukaan kaikkia yleiskustannuksia ja siksi yleiskustannukset on jouduttu joissain palveluissa laskuttamaan erikseen. Usein tilaaja on arvostellut näitä yleiskustannuksia, jotka suurimmaksi osaksi ovat henkilöstö- ja tilakustannuksia, jotka ovat täysin riippumattomia tilaaja- tuottajamallista. Henkilöstökulut ja tilakustannukset eivät katoaisi, vaikka mallia ei olisikaan käytössä, ne on jonkun aina maksettava. Espoo Kiinteistöpalvelujen yleiskustannuksista on karsittu kaikki ylimääräinen ja yleiskustannusprosentti onkin laskenut huomattavasti vuoden 2010 liikelaitostamisen jälkeen. Liikelaitoksen keskimääräinen yleiskuluprosentti on tällä hetkellä noin 8,3 %. Tuottajalla on kaksi mahdollisuutta tuottaa tilaajan ostamia palveluja. Tuottaja voi toteuttaa palvelut omilla työntekijöillään tai ostaa palveluja yksityisiltä palvelujen tuottajilta. Ostopalvelujen hankinta on tuottajalle mahdollisuus tasata resurssipulaa tai suuria tilausmääriä ja tasoittaa näin oman tuotannon määrää. Lisäksi tuottajalla tulee olla mahdollisuus valita mitä töitä teetetään omilla ja mitä ostetaan tehokkuuden ja osaamisen maksimoimiseksi. Tuottaja on organisoitunut niin, että riippumatta palvelutuotannon mallista hankinta, valvonta ja laaduntarkkailu toteutuvat hyvin. Tilaajan ulkoistaessa toimintaa, ongelmaksi tulee kaksinkertainen resursointi. Kaksinkertaista resursointia on havaittu olevan kilpailutuksessa, tuotannon ja laadun valvonnassa. Ongelmaa myös aiheuttaa se, että tilaaja ei voi tuntea tuottajan henkilöstöresurssia ja sen tulevia muutoksia ja huomioida niitä kilpailuttaessaan. Ulkoistaminen saattaa vaikuttaa radikaalistikin palvelujen kustannuksiin tuottajan henkilöstön jäädessä alityöllistetyiksi. Muita ongelmia on työnjaon epäselvyydet, vakanssien täytöt, omien työntekijöiden työllisyys. Moniomatuotantomallissa operatiivinen toteutus on jaettu konserniesikuntaan, toimi-alojen esikuntiin ja liikelaitoksiin. Moniomatuotantomallia soveltavien yksiköiden tehtävissä havaittavat päällekkäisyydet tulee poistaa. (s. 49) Toimialalla on havaittu sama ongelma ja palveluliiketoimen liikelaitokset tukevat asian saattamista tarkastuslautakunnan esittämään suuntaan. Tiedoksi
11.06.2014 Sivu 6 / 6 2574/02.02.00/2014 55 Johtokunnan alaisten liikelaitosten investointiesitykset vuosille 2015-2019 Valmistelijat / lisätiedot: Krister Portman, puh. 040 548 3733 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Liiketoimintajohtaja Mauri Suuperko Johtokunta ehdottaa, että kaupunginhallitus saattaa valtuuston päätettäväksi liitteen mukaiset liikelaitosten investointisuunnitelmat suunnitelmakaudelle 2015-2019. Päätös Liite Selostus Johtokunta: esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. 2 Investointisuunnitelmat Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 :n mukaan johtokunnan tehtävänä on tehdä esitys liikelaitoksen investoinneista ja pitkävaikutteisista menoista, joita ei voida kattaa liikelaitoksen omalla tulorahoituksella. Investoinneista päättää valtuusto kaupungin taloussuunnitelman yhteydessä. Investointien suunnitelmakauden 2015-2019 investointeja koskevat esitykset on toimitettava kaupunginhallitukselle 12.8.2014 mennessä. Investointiesityksiin budjetoidaan aineettomat investoinnit, kiinteät laitteet, yli 10 000 euroa maksavat pitkävaikutteiset koneet ja laitteet sekä uusien toimitilojen ensikertainen kalustaminen. Liikelaitosten investoinnit perustuvat sisäisten asiakkaiden tilaamista palveluista aiheutuviin vaatimuksiin. Tiedoksi
11.06.2014 Sivu 7 / 7