Taloushallinnon ammattilaisen rooli viraston johtamisen tukena kuinka hyödynnän Kiekusta saatavaa tietoa keskusteluissa johdon kanssa 6.5.2015 Kieku- käyttäjäfoorum Talouspäällikkö Tiina Lundgren
Sisältö Rajavartiolaitos Seurantakohteet Raportointi 6.5.2015 2
RAJATURVALLISUUS Rajatarkastukset Rajojen valvonta Rikostorjunta ja - tutkinta MERIPELASTUSTOIMI Etsintä- ja pelastustehtävät maa- ja merialueilla SOTILAALLINEN MAANPUOLUSTUS
Rajavartiolaitoksen organisaatio RVL toimintamenot 231,7 M esikunta Rajavartiolaitoksen päällikkö rajavartioasema merivartioasema rajatarkastusasema Rajavartiolaitoksen esikunta Rajavartiolaitoksen apulaispäällikkö Osastot (5) Taloushallintoryhmä Rajavartiostot (4) Merivartiostot (2) Vartiolentolaivue Raja- ja merivartiokoulu HENKILÖSTÖ (HTV) ~2 700 VARTIOASEMAT 37 Rajojen pituudet: Venäjä Norja Ruotsi Aluevesiraja 1 340 km 736 km 614 km 1 250 km 3 940 km
RVL:n keskitetty taloushallinto 1.1.2014 alkaen, Kieku 1.4.2014 alkaen Taha-ryhmä 23 henk. Kirjanpitosektori 1+5 154 Menojen käsittely sektori asiatarkastajaa 1+12 33 000 laskua 6.5.2015 Suunnittelu- ja raportointisektori 1+2
Taloushallintoryhmän suunnittelu- ja raportointisektori, mm. vastaa RVL:n taloushallinnon ja tuloksellisuuden raportoinnin keskitetystä toteutuksesta vastaa RVL:n määrärahaseurannasta ja raportoinnista sekä sen kehittämisestä (Kieku BI) vastaa RVL:n sisäisten budjettitietojen viemisestä taloushallinnon tietojärjestelmään toimii valtakunnallisena sisäisenä ja ulkoisena yhteyspisteenä taloushallinnon ja tuloksellisuuden tilastotietojen tuottamisessa ja toimittamisessa mm. VM ICT kysely, VK:n htv-kysely jne. osallistuu RVL:n talouden suunnitteluun (tukee RVLE osastoja TMS prosessissa) osallistuu RVL:n tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laadintaan
SEURANTAKOHTEET 6.5.2015 7
Seurantakohteet KIS Seurantakohteiden keskitetty suunnittelu ja hallinta Tee vuosittain, kyseenalaista tarve, johdon kanssa keskustellen Seurannan oleellisuus / tärkeys Pidä koodisto mahdollisimman yksinkertaisena ja selkeänä Muuta kirjausperiaatteet yksinkertaiseksi / oleellisuus => kaikkea ei tarvitse seurata kirjanpidon kautta Vaikutus menojen käsittelyn laatuun / oikeellisuuteen ja tehokkuuteen, työajan kirjaamiseen, kirjanpidon korjauksiin Vaikutus raportointiin, sen helppouteen ja ymmärtämiseen Raportoinnin "myyminen" / kartoitus tarpeesta määrärahavastuullisille = yhteiset keskustelut 8
Seurannan tarkkuus / määrärahat Mieti / suhteuta esim. miten tarkkaa kustannuspaikkaseurantaa/kirjauksia (ja budjetointia) tarvitaan: Toimintamenot TAE: 231,7 milj. euroa, josta 167,6 M palkkoja, jotka kirjataan tarkalle organisaatiolle ja kohdennetaan työajan avulla seurantakohteille RVL tuloksellisuuden laskenta (RATU) toteutetaan mm. siten että muut toimintamenot jyvitetään ydintoiminnoille ko. toiminnoille kirjatun työajan suhteessa 70 M muu toimintamenot (sis. siirtyvä määräraha) Tukitoimintoja: kiinteistökulut, ydin- tukitoimintojen tietojärjestelmät, koulutus 6.5.2015
RVL seuranta, historia 2004-2016 v. 2004 maksupisteet lakkautettiin, talous keskitettiin, koodiston karsinta v. 2011 Kiekun seurantakohteet käyttöön vanhoissa järjestelmissä Lkp, Takp, Tulosyksikkö, Valtuus, Toiminto, Suorite, Projekti, Seuko1 v. 2014 taloushallinnon toiminnot ja budjetointi keskitettiin (4/2014 Kieku) v. 2015 koodiston (suorite, seuko1) karsinta ja kirjaustavan yksinkertaistaminen hallintoyksikkö-tasolle v. 2016 "ei volyymitoimintojen" karsinta ja kirjaaminen pääsäänt. vain RVL tasolle (oltava erityinen syy poikkeuksiin), raportointi muutoin, esim. vaatetus (toimittajalta saatava raportti), ( /henkilö) koiratoiminta ( /kirsu) kiinteistökulut (seuko1 erottelee), 24 milj. euroa / vuodessa työterveys ( /henkilö) polttoaineet (ka. kulutuksen ja ajokilometrien mukaan) 10
KIEKU BI RAPORTOINNIN HYÖDYNTÄMINEN 6.5.2015 11
Talouden seuranta Kieku BI Olet tässä Kirjanpidon raportit ammattikäyttäjille sis. ed. vuodet ja palkat / seukoittain (ei henkilötaso) 6.5.2015 Kom-asiantuntija
Kieku- BI Normaalit määräraharaportit Palkkakulut lkp, takp, tuy TALOUDEN SEURANTA Yleisimmin käytetään seuranta- ja vertailuraportti suppea: kk-tot, va-tot, budjetti, jäljellä, vuoden toteuma-%, määrä Seuranta- ja vertailuraportti laaja, sisältää ed. vuoden vastaavat tiedot ja paljon muuta (poistettavissa) Sisäinen laskenta analyysiraportti, sis. palkat seukoittain (ei henkilötasolle porautumista) sekä muut kulut Toiminto ja organisaatioraportti, vastaavat haut toimivat myös ym. suppealla ja laajalla raporteilla. HR-ASIANTUNTIJAN RAPORTIT Maksetut palkat, palkat seurantakohteittain, htv seurantakohteittain (ml. ennuste) Henkilötason tietoja, ikä-, ikä-, henkilöstöryhmä jaolla Rajatut oikeudet 6.5.2015 13
Jakopalkkaraportointi Ulkopuolinen rahoitus Työajan seuranta 6.5.2015 14
Jakopalkkaraportit Palkat seurantakohteittain Saa raportoitua työntekijäkohtaisesti kaikilla seukoilla 6.5.2015 15
Jakopalkkaraportit Jakopalkoissa käytettävät tuntikirjaukset 6.5.2015 Henkilötasolla, kaikki seurantakohteet
Jakopalkkaraportit Sisäisen laskennan analyysiraportti Samankaltainen raportti saatavissa talouden seuranta/sisäisen laskennan analyysiraportti mutta siinä ei ole henkilötasoa Sisältää sekä palkat kohdistetun työajan mukaan eri seurantakohteille sekä muut toimintamenot. Porautumismahdollisuus henkilötasolle 17
Talouden seuranta Sisäisen laskennan analyysiraportti Linkki, jota klikkaamalla raportti päivittyy ed. päivän tilanteeseen. Sisäisen laskennan analyysiraportti Toiminto https://sapbi.kieku.fi/irj/servlet/prt/portal/prtroot/pcd!3aportal_content!2fcom.sap.pct!2fplatform_add_ons!2fcom.sap.ip.bi!2fiviews!2fc Tilikausi 2014 2014 2014 2015 2015 2015 Arvotyyppi Toteuma Toteuma Toteuma Toteuma Toteuma Toteuma Debet/Kredit summa Tuntimäärä Muut määrät Debet/Kredit summa Tuntimäärä Muut määrät LKP -tili EUR H EUR H PV 9999621000 Tulojen käsittely 41000100 Virkasuhteisten varsinaiset palkat 38 756,30 1 887,560 16 215,73 761,837 9999621000 Tulojen käsittely 41000200 Virkasuhteisten työaika- ja suoriteperusteiset lis 72,67 0,000 336,38 16,000 0,000 9999621000 Tulojen käsittely 41000300 Virkasuhteisten ylityökorvaukset 88,98 0,000 0,00 0,000 0,000 9999621000 Tulojen käsittely 41100000 Työnantajan sosiaaliturvamaksut 832,88 1 887,560 0,000 344,31 761,837 0,000 9999621000 Tulojen käsittely 41120000 Eläkemaksut 10 235,73 1 887,560 0,000 4 273,74 761,837 0,000 9999621000 Tulojen käsittely 41140000 Tapaturmamaksut 348,34 1 887,560 0,000 161,50 761,837 0,000 9999621000 Tulojen käsittely 43240000 Pankkipalvelut 0,00 0,000 9999621000 Tulojen käsittely Tulos 50 334,90 7 550,240 0,000 21 331,66 3 063,348 0,000 9999623000 Kirjanpito 41000100 Virkasuhteisten varsinaiset palkat 62 867,88 2 993,550 35 536,96 2 104,163 9999623000 Kirjanpito 41000200 Virkasuhteisten työaika- ja suoriteperusteiset lis 1 299,51 0,000 1 214,04 42,870 0,000 9999623000 Kirjanpito 41000300 Virkasuhteisten ylityökorvaukset 628,52 0,000 2 341,65 56,890 0,000 9999623000 Kirjanpito 41100000 Työnantajan sosiaaliturvamaksut 1 386,59 2 993,550 0,000 813,06 1 969,731 0,000 9999623000 Kirjanpito 41120000 Eläkemaksut 17 041,29 2 993,550 0,000 10 093,68 1 672,000 0,000 9999623000 Kirjanpito 41140000 Tapaturmamaksut 579,80 2 993,550 0,000 381,49 1 672,000 0,000 9999623000 Kirjanpito 45000100 Päivärahat kotimaa 156,00 0,000 9999623000 Kirjanpito 45020011 Taksikulut koti- ja ulkomailla 76,46 0,000 9999623000 Kirjanpito 45020012 Palvelumaksut matkoista 6,90 0,000 9999623000 Kirjanpito 45020100 Matkustuspalvelut kotimaa 327,03 0,000 9999623000 Kirjanpito 45020101 Kotimaan hotelli- ja majoituspalvelut 86,12 0,000 9999623000 Kirjanpito Tulos 84 456,10 11 974,200 0,000 50 380,88 7 517,654 0,000 6.5.2015 18
Kieku BI riviraportoinnin hyödyntäminen Rondolaskulle kirjatun tiliöintiselitteen hyödyntäminen voidaan suodattaa / hakea Rondossa ja Kieku BI:ssa raportoinnissa sekä hyödyntää kirjanpidon tarkastuksissa Kirjataan toimittaja/selkokielinen selite ostosta esim. edustusmenoseuranta (johto) lkp- vs. tapahtuma-analyysi (kirjanpitäjät) toimittaja-analyysi (kaupallinen/hankintayksikkö) 6.5.2015 19
Seuranta- ja vertailuraportti suppea Edustusmenot maaliskuu 2015 6.5.2015 20
Edustusmenot maaliskuu 2015 Johdon edustusmenojen raportointi saldotasoinen raportti liitetään rivitasoinen raportti, josta näkyy selite Siirrettävissä Exceliin, suodatettavissa/haettavissa seurantakohteilla, toimittajalla, tositelajilla/- numerolla jne. laskulla tulee olla lisäksi selvitykset isännästä ja osallistujien nimet ja organisaatio, jos enintään viisi henkilöä Tositela ji Tositenumero Rivi Toimittaja Kirjauspäiväm äärä Debetsumma kotival. LKP -tili Rahoitusrivi Tulosyksikkö Riviteksti EUR XA Rondo ostolaskut 1200000371 2 10000875 Nordea Rahoitus Suomi Oy 01.01.2015 TILI/40030000 ElintarvJuomatTupakk 262001 RVL 2010000000 FC Heinon Tukku Oy rvldno 2014/2967 44,66 XA Rondo ostolaskut 1200000371 4 10000875 Nordea Rahoitus Suomi Oy 01.01.2015 TILI/40030000 ElintarvJuomatTupakk 262001 RVL 2010000000 FC Alko oy / rvldno 2014/3049 149,86 XA Rondo ostolaskut 1200002058 2 10021335 K & T Lehtonen Oy 05.02.2015 TILI/40030000 ElintarvJuomatTupakk 414262001 RVL 2010000000 K-Superm./PV kom/vierailu 14.-15.1. 1,76 XA Rondo ostolaskut 1200002058 4 10021335 K & T Lehtonen Oy 05.02.2015 TILI/40030000 ElintarvJuomatTupakk 414262001 RVL 2010000000 K-Superm./PV kom/vierailu 14.-15.1. 14,36 XA Rondo ostolaskut 1200002264 8 10001180 Etelä-Karjalan Osuuskauppa 04.02.2015 TILI/40030000 ElintarvJuomatTupakk 414262001 RVL 2010000000 eekoo/14.1. Kenraalien vierailu/rvlpääll 204,96 XA Rondo ostolaskut 1200002264 12 10001180 Etelä-Karjalan Osuuskauppa 04.02.2015 TILI/40030000 ElintarvJuomatTupakk 414262001 RVL 2010000000 eekoo/151. Kenraalien vierailu/rvlpääll 4,40 XA Rondo ostolaskut 1200002264 14 10001180 Etelä-Karjalan Osuuskauppa 04.02.2015 TILI/40030000 ElintarvJuomatTupakk 414262001 RVL 2010000000 eekoo/151. Kenraalien vierailu/rvlpääll 79,84 XA Rondo ostolaskut 1200003950 2 10000875 Nordea Rahoitus Suomi Oy 06.02.2015 TILI/40030000 ElintarvJuomatTupakk 414262001 RVL 2010000000 FC/Prisma, RVLn ja SUPOn johdon yt-til 7.1.2015 26,98 XA Rondo ostolaskut 1200003950 4 10000875 Nordea Rahoitus Suomi Oy 06.02.2015 TILI/40030000 ElintarvJuomatTupakk 414262001 RVL 2010000000 FC/Alko, RVLn ja SUPOn johdon yt-til 7.1.2015 87,87 XA Rondo ostolaskut 1200003950 8 10000875 Nordea Rahoitus Suomi Oy 06.02.2015 TILI/40030000 ElintarvJuomatTupakk 414262001 RVL 2010000000 FC/Prisma, Ilmatieteen laitoks. tap. 19.1.2015 0,27 XA Rondo ostolaskut 1200003950 10 10000875 Nordea Rahoitus Suomi Oy 06.02.2015 TILI/40030000 ElintarvJuomatTupakk 414262001 RVL 2010000000 FC/Prisma, Ilmatieteen laitoks. tap. 19.1.2015 81,21 XA Rondo ostolaskut 1200003950 12 10000875 Nordea Rahoitus Suomi Oy 06.02.2015 TILI/40030000 ElintarvJuomatTupakk 414262001 RVL 2010000000 FC/Prisma, Ilmatieteen laitoks. tap. 19.1.2015 88,31 XA Rondo ostolaskut 1200003950 16 10000875 Nordea Rahoitus Suomi Oy 06.02.2015 TILI/40030000 ElintarvJuomatTupakk 414262001 RVL 2010000000 FC/HT, RVLn ja PVn johdon yt-tap. 14.1.2015 7,38 XA Rondo ostolaskut 1200003950 18 10000875 Nordea Rahoitus Suomi Oy 06.02.2015 TILI/40030000 ElintarvJuomatTupakk 414262001 RVL 2010000000 FC/HT, RVLn ja PVn johdon yt-tap. 14.1.2015 115,43 XA Rondo ostolaskut 1200003950 20 10000875 Nordea Rahoitus Suomi Oy 06.02.2015 TILI/40030000 ElintarvJuomatTupakk 414262001 RVL 2010000000 FC/HT, Arktisen neuvoston pj:n vier 21.01.2015 299,95 4.3.2015 NordeaFC/Heinon t/rvl_supo Yhteisttilaisuus 21 XA Rondo ostolaskut 1200003950 22 10000875 Nordea Rahoitus Suomi Oy 06.02.2015 TILI/40030000 ElintarvJuomatTupakk 414262001 RVL 2010000000 FC/HT, Arktisen neuvoston pj:n vier 21.01.2015 17,29 XA Rondo ostolaskut 1200003950 32 10000875 Nordea Rahoitus Suomi Oy 06.02.2015 TILI/40030000 ElintarvJuomatTupakk 414262001 RVL 2010000000 7.1.15 XA Rondo ostolaskut 1200004789 2 10000875 Nordea Rahoitus Suomi Oy 06.03.2015 TILI/40030000 ElintarvJuomatTupakk 414262001 RVL 2010000000 FC/Messi Kokous 11.2.2015 RVLE/teknos-VLLVE 4,12 173,74
Toimittaja-analyysi lkp-tilin/toiminnon tmv. perusteella 6.5.2015 22
Yhteenvetona Tarve vs seurantakohteet Oleellisuuden periaate Kirjaamissäännöt (ja ohjeet) Yksinkertaisuus/helppous Menojen käsittely / työajan kirjaaminen Yksinkertainen kirjaa oikein Raportointi ja sen ymmärtäminen Keskitä, hallitse seurantakohteet ja kirjaamistapa 6.5.2015 23
Kiitos, kysyttävää? tiina.lundgren@raja.fi 6.5.2015 24