RUOKAPROJEKTI JUURET-TAPAHTUMASSA

RUOKAPROJEKTI JUURET-TAPAHTUMASSA Terttu Ihanainen Pirkko Kaukometsä Toukokuu 2003 Matkailu-, ravitsemis- ja talousala

JYVÄSKYLÄN KUVAILULEHTI AMMATTIKORKEAKOULU Matkailu-, ravitsemis- ja talousala 07.05.2003 Tekijät IHANAINEN, Terttu ja KAUKOMETSÄ Pirkko Julkaisun laji Opinnäytetyö Sivumäärä Julkaisun kieli 56 suomi Luottamuksellisuus Salainen saakka Työn nimi RUOKAPROJEKTI JUURET-TAPAHTUMASSA Koulutusohjelma Palvelutuotannon ja -johtamisen koulutusohjelma Työn ohjaaja PARTANEN, Hilkka Toimeksiantaja Anna-Liisa Lehtinen, Viinitila Vanha-Penttilä Tiivistelmä Työn tavoitteena oli saada kokemusta moniammatillisesta yhteistyöprojektista. Tarkoituksena oli perehtyä projektitoiminnan perusperiaatteisiin sekä kehittää niiden myötä projektitoiminnan osaamista. Yhteistyöprojekti on nykyisin tyypillinen toimintamuoto yritystoiminnassa. Toimeksiannon pohjalta suunniteltiin ja toteutettiin kutsuvierasruokailu, joka tarjottiin Juuret-tapahtumassa Leivonmäen Haapasuolla 23.8.2002. Tapahtuma oli Maaseudun Sivistysliiton 50-vuotisjuhlavuoden pääjuhla. Yhteistyöprojektissa mukana olivat Maaseudun Sivistysliiton lisäksi Leivonmäen kunta, Vapo Oy sekä Viinitila Vanha-Penttilä. Kutsuvierasruokailun toteuttaminen onnistui asiakastyytyväisyyttä ajatellen olosuhteisiin ja esille tulleisiin ongelmiin nähden melko hyvin. Onnistuminen perustui ammattitaitoiseen, yksityiskohtia huomioonottavaan taustatyöhön, mikä on onnistuneen projektitoiminnan yksi tärkeä vaihe. Työn johtopäätöksenä todetaan, että projektien onnistumisen kannalta on oleellista, että kaikki siinä mukana olevat hallitsevat oman ammattiosaamisensa ohella myös projektitoiminnan perusperiaatteet. Tämä lisää sitoutumista ja varmistaa projektin kokonaislaadun. Lisäksi projektilla on oltava yksi päävastuuta kantava projektipäällikkö, jonka on hallittava projektitoiminnan johtaminen. Toteutettaessa toimitusprojekteja on oleellista, että jo ennen varsinaisen projektin suunnittelua projektipäällikkö on tiiviissä yhteistyössä asiakastahon kanssa ja varmistaa asiakaslähtöisen tuotoksen. Projektien toteuttamiseen tarvitaan monialaosaamista ja tiivistä yhteistyötä. Työtä voidaan hyödyntää toteutettaessa vastaavanlaisia ruokapalveluprojekteja. Työstä saadaan projektitoiminnan perusasioiden lisäksi yksityiskohtaisempaa tietoa ulkoilmatapahtumien yhteydessä järjestettävien ruokapalvelujen toteuttamiseen poikkeavissa olosuhteissa. Avainsanat (asiasanat) Juuret-tapahtuma, tapahtuma, juhla, menu, kutsuvierasruokailu, projekti Muut tiedot

JYVÄSKYLÄ POLYTECHNIC DESCRIPTION School of Tourism and Services Management 05.05.2003 Authors IHANAINEN, Terttu and KAUKOMETSÄ, Pirkko Type of Publication Dissertation Pages Language 56 Finnish Confidential Until Title FOOD PROJECT FOR THE EVENT JUURET Degree Programme Degree Programme in Service Management Tutor Ms. Hilkka Partanen Assigned by Anna-Liisa Lehtinen, Vineyard Vanha-Penttilä Abstract The aim of this dissertation was to get experience for a professional cooperation project. The purpose was to learn all about the basic principles of project management, and to develop project management know how. Nowadays cooperation projects are typical functions in business. According to the assignment, the authors planned and carried out a buffet for invited guests on a swamp called Haapasuo in Leivonmäki on 23 August 2002. The event was arranged in honour of the 50 the anniversary of a Finnish organization for the education of country people. The actors in the joint project were the said organisation, the county of Leivonmäki, Vapo Oy Ltd, and Vineyard Vanha-Penttilä. Under the circumstances the buffet was a quite successful due to professional management and thorough preparations. The authors came to the conclusions that every project has to have a project manager knowing the fundamentals of a good project. Also every single person employed by the project has to have good professional skills and also know the basics of project management. The results can be useful to anyone planning to serve food and drinks out of doors. Keywords Juuret-event, happening, celebration, menu, buffet, project Miscellaneous

1 SISÄLTÖ 1 PROJEKTINA JUHLAT SUOLLA...4 2 KUTSUVIERASRUOKAILU OSANA JUURET-TAPAHTUMAA...5 3 PROJEKTITOIMINNAN PERIAATTEET...5 3.1 Projektin määrittely...6 3.2 Projektin hyödyt ja haasteet...7 3.3 Projektityypit...8 3.4 Riskien hallinta...9 3.5 Tiedottaminen...10 3.6 Projektin johtaminen...11 4 HANKKEEN IDEOINTI JA VISIOINTI PROJEKTIKSI...11 5 LÄHTÖKOHDAT PROJEKTILLE...13 5.1 Juhlatapahtuman juuret...14 5.2 Toimintaympäristö...15 5.3 Tekniset järjestelyt ja lupa-asiat...16 5.3.1 Tekniset järjestelyt...16 5.3.2 Viranomaissäännökset ja luvat...17 5.3.3 Muut erilliset järjestelyt...18 5.4 Kokemus ja tietolähteet...19 5.5 Aikataulu...20 6 PROJEKTIN TAVOITTEET...20

7 SUUNNITTELUTYÖ...21 2 7.1 Menun suunnittelusta menun sanomaan...22 7.1.1 Menusuunnittelun lähtökohdat...22 7.1.2 Menusuunnittelun kriteerit...24 7.1.3 Kustannuslaskenta...25 7.1.4 Menuvaihtoehdot...25 7.1.5 Menun myynti ja valinta...26 7.1.6 Menun sanoma...27 7.2 Henkilöstö- ja toimenkuvasuunnittelu...27 7.3 Toteutuksen ajallinen ja sisällöllinen suunnittelu...29 7.4 Riskianalyysi...31 8 KUTSUVIERASRUOKAILUN TOTEUTUS...33 8.1 Esivalmistelutyöt...33 8.2 Tapahtumapäivän toiminta...34 8.3 Jälkityöt...36 9 PROJEKTIN PÄÄTTÄMINEN JA PALAUTTEET...36 9.1 Asiakas- ja yhteistyöryhmien palaute...37 9.2 Toimeksiantajan palaute...38 9.3 Työntekijän palaute...39 9.4 Itsearviointi kutsuvierasruokailusta...40 10 POHDINTA...42 LÄHTEET...46 LIITTEET...47

3 Liite 1. Menu 1...47 Liite 2. Menu 2...48 Liite 3. Menu 3...49 Liite 4. Menun sanoma...50 Liite 5. Palautekysely...51 Liite 6. Kuvagalleria - valokuvia tapahtumasta...52

4 1 PROJEKTINA JUHLAT SUOLLA Projektit koostuvat useista asioista, joiden toteuttamiseen tarvitaan monialaosaamista ja yhteistyötä. Projektityöskentely on nykyisin hyvin tyypillinen ja yleistyvä toimintamuoto yrityksissä. Projektiosaaminen on nyt ja tulevaisuudessa yksi laaja-alaisen ammatillisen osaamisen edellytyksistä. Nykyisin myös juhlia ja tapahtumia järjestetään yhteistyöprojekteina, joissa hyödynnetään yhä enemmän alihankkijoita. Juhlatilaisuuksissa ja tapahtumissa korostuvat elämyshakuisuus, teeman ympärille sijoittuminen ja tavallisuudesta poikkeava tapahtumapaikka. Tilaisuudesta halutaan ideoida yksilöllinen, omaleimainen ja yhtenäinen kokonaisuus, johon sisältyvät kutsut, tarjoilut, somisteet, esitykset ja muu visuaalisuus kuten, ääni, valo ja väri. Juhlilla ja tapahtumilla on jokin tietty idea tai ajatus, niin sanottu punainen lanka. Opinnäytetyömme perustuu kutsuvierasruokailun toteuttamiseen toimeksiantona Maaseudun Sivistysliiton 50-vuotisjuhlatapahtumaan. Tapahtuman järjestämisessä olivat mukana myös Vapo Oy ja Leivonmäen kunta. Päävastuu tapahtuman ruoka- ja ravintolapalveluista oli Viinitila Vanha-Penttilän yrittäjällä, jonka alihankkijoina vastasimme kutsuvierasruokailusta. Kutsuvierasruokailun suunnittelussa ja toteuttamisessa saimme soveltaa oman ammatillisen osaamisen tärkeitä osa-alueita kuten luovuutta, organisointikykyä, kokonaisuuksien hallintaa ja yhteistoiminnallisuutta. Opinnäytetyömme yhtenä tavoitteenamme on projektiosaamisen kehittäminen kokemuksellisen oppimisen kautta. Toimiminen yhteistyöprojektissa antoi meille tilaisuuden saada käytännön kokemusta projektitoiminnan eri osa-alueilta. Lisäksi tavoitteenamme oli se, että oma toimintamme on luonteva osa yhteistyöprojektia. Näitä kokemusta tukevia ja jäsentäviä asioita tuomme esille tämän opinnäytetyömme tietoperustassa.

5 2 KUTSUVIERASRUOKAILU OSANA JUURET- TAPAHTUMAA Suunnittelimme ja toteutimme toimeksiantona kutsuvierasruokailun Leivonmäen Haapasuolla 23.8.2002 olleeseen Juuret-tapahtumaan. Toimeksianto välittyi meille Viinitila Vanha-Penttilän yrittäjältä maaliskuussa 2002. Kyseisen yrittäjän hankkeena oli vastata Juuret-tapahtuman ruoka- ja ravintolapalvelukokonaisuudesta. Juuret-tapahtuma oli Maaseudun sivistysliiton 50-vuotisjuhlavuoden pääjuhla, jonka toteutuksessa olivat mukana myös Vapo Oy ja Leivonmäen kunta. Tapahtuman taustalla oli juhlavuoden teema Juuret huomiseen. Juuret-tapahtumaprojekti oli alustavasti käynnistynyt vuonna 2001 ulkoilmataideteoksessa tarvittavan ruokohelpin koeviljelyllä. Varsinaisen tapahtuman suunnittelu ja organisointi oli aloitettu vuoden 2002 alussa. Suunnittelutyöryhmän muodostivat asiakkainamme olevat Maaseudun Sivistysliitton, Vapo Oy:n sekä Leivonmäen kunnan edustajat. Suunnittelutyöryhmän kokouksiin oli osallistunut myös toimeksiantajamme. Päätilaajana toimi juhlan järjestäjä Maaseudun Sivistysliitto. Muut järjestäjätahot toimivat mukana suunnittelutyössä vastaten teknisistä, taiteellisista tai turvallisuustekijöistä sekä osasta juhlan kustannuksista. Tapahtuman suunnittelu- ja toteutustyössä olivat mukana myös maisemaarkkitehdit, sekä valo-, ääni- ja sähkötekniikkayrityksen, kunnan teknisen palvelukeskuksen, pelastuslaitoksen ja taide-elämän edustajia. 3 PROJEKTITOIMINNAN PERIAATTEET Yritysten ja organisaatioiden toiminta on muuttunut yhä enemmän projektimaiseen työn toteuttamiseen. Rissasen (2002) mukaan nyky-yhteiskunta edellyttää nopeutta, joustavuutta, tehokkuutta, organisaation mataluutta ja yhteistoimintakykyä sekä niiden hyödyntämistä verkostoitumisen kautta. Hänen mielestään projektimainen toimintatapa sopii tähän ympäristöön mainiosti, koska se on ainakin periaatteessa tehokas, tavoitteellinen ja määräaikainen. (Rissanen 2002, 14.) Projektimaiselle toiminnalle ovat tyypillisiä kannattavuus, sisällöllinen, laadullinen ja ajallinen tavoitteellisuus sekä kertaluontoiset ja vaihtelevat toimenkuvat.

6 Seuraavissa kohdissa käsittelemme projektitoimintaan liittyviä perusasioita, joita tuomme esille oman projektimme raportoinnissa. 3.1 Projektin määrittely Savolaisen sananparren mukaan projekti on semmonen, jossa älyttömät yrittää saaha haluttomia tekemään mahottomia (Hakala 1998, 24). Pelinin (2002) mukaan projekti on työ, joka tehdään määritellyn kertaluontoisen tuloksen aikaansaamiseksi. Näin erotetaan toisistaan itse projekti ja sen tulos. Projekti edellyttää myös selkeää organisaatiota, suunnitelmallisuutta ja määrämuotoista seurantaa. Projektin tulokseen liittyy yleensä tuloksen teknisiä ja laadullisia rajauksia sekä aikatauluja ja resursseja (raha, henkilöt, koneet) koskevia rajauksia. Näiden ulottuvuuksien yhtäaikainen hallinta on vaikeaa. (Pelin 2002, 38-39.) Projekti etenee systemaattisesti alusta loppuun. Rissanen (2002) esittää projektin etenevän seuraavien vaiheiden mukaisesti: Ideointi Visiointi Taustaselvitykset Tavoitteiden määrittely Perustaminen Suunnittelu Toteutus Tulosten siirto Päättäminen

7 Rissasen mukaan (2002) projekti on menestyksellistä toteuttaa, mikäli työskentely toteutuu systemaattisesti, projektityön muotoa ja menetelmää kurinalaisesti noudattaen. Hänen näkemyksensä on, että projekti käynnistyy hankkeen pohjalta. Hankkeena voi olla jokin ratkaistava ongelma, kehittämiskohde tai muu tarpeelliseksi havaittu toiminnan käynnistäminen. Hanke kehittyy projektiksi siirryttäessä ideoinnista visiointiin, joiden lisäksi pitää selvittää toimintaa mahdollistavat ja rajoittavat taustatiedot. Taustatiedoilla luodaan perustaa projektin luomiselle. (Rissanen 2002, 14-16.) Hanketta tulee kehittää tavoitteiden asettamiseen saakka. Tavoitteiden asettaminen onkin Rissasen (2002) mielestä tärkein vaihe, koska silloin luodaan näkemys laadullisesta ja määrällisestä suunnasta. Vasta hyväksyttyjen ja realististen tavoitteiden pohjalta on projekti mahdollista perustaa, suunnitella ja toteuttaa. Onnistuneen projektin edellytys on perusteellinen ideoihin ja taustaselvityksiin perustuva toiminnan suunnittelu. Tärkeää on myös tulosten siirto eli esimerkiksi palvelun luovutus tilaajalle. Projektin päätösvaiheessa käsitellään palautteet ja arvioidaan suunnitelmien ja tavoitteiden toteutumista. Projektin hallitulla päättämisellä nostetaan esille asioita, joilla on käyttöä lisäarvon lähteenä uusissa, vastaavissa projekteissa. (Rissanen 2002, 14-16.) 3.2 Projektin hyödyt ja haasteet Projektimaisessa toimintatavassa on omat hyötynsä ja haasteensa. Yhtenä projektitoiminnan hyötynä tässä kaoottisessa yhteiskunnassa toimittaessa on se, että projekti jäsentää toimintaa. Toiminta on systemaattista, koska etukäteen laaditaan toimintasuunnitelma alusta loppuun ja asetetaan selkeät, yhteiset tavoitteet. Projektitoiminnassa, jossa on mukana eri ammattialojen asiantuntijoita, voidaan hyödyntää monialaosaamista. Rissanen (2002) toteaa, että projektimuotoinen toiminta mahdollistaa myös tehokkaan taloudellisen ja sisällöllisen seurannan, mikä monissa työyhteisöissä ilman projektimuotoa olisi jopa täysin mahdotonta. Projektitoiminnassa keskitetään voimavarat eli kukin mukana oleva toteuttaa oman osansa. Hyvin delegoitu toiminta säästää resursseja ja aikaa sekä lisää tehokkuutta, koska eri toimintoja toteutetaan yhtäaikaisesti. Rissasen (2002) mielestä toimivalla delegoinnilla lisätään myös motivaatiota. Hän toteaa myös, että hyvin toteutetussa ja johdetussa projektissa tiiviin yhteistoiminnan, mm. tiimityön kautta on löydettävissä mittavia uusia voimavaroja.

8 Tämä lisäenergia mahdollistaa arkirutiineja parempia tuloksia, koska projektitoiminnassa hoidetaan usein arkirutiineja vaativampia tehtäviä. Hän painottaa kuitenkin, että näiden hyötyjen toteutuminen edellyttää projektissa mukana olevilta sitoutumista sekä systemaattista ja kurinalaista toimintaa projektisuunnitelman mukaisesti. (Rissanen 2002, 15-18.) Projektimuotoinen toimintatapa on tuottava tapa tehdä työtä. Rissasen (2002) mielestä se on vastuullisille toteuttajille, käytetyille asiantuntijoille sekä myös koko verkostolle palkitseva, kannustava ja oiva oppimisympäristö. Vaikka moni saattaa suhtautua projekteihin pessimistisesti, näkee Rissanen (2002) ne sallittuina piristeinä etenkin organisaatioille, joissa työntekijöiden väsymys, työuupumus ja huono johtaminen ovat laskeneet jaksamista ja estävät tuloshakuista kehittymistä. (Rissanen 2002, 19-24.) Tämän päivän yhteiskunnassa yritystoimintaan tuovat omat haasteensa kova kilpailu ja asiakaslähtöinen toiminta. Siksi yhteisten tavoitteiden asettaminen on yksi oleellinen projektisuunnitelman osa. Vasta hyvin määritellyn tavoitteen pohjalta projekti on mahdollista perustaa, suunnitella ja toteuttaa mielekkäästi (Rissanen 2002, 14-15.) Haastetta onkin siinä, että jokaisella projektiin osallistuvalla on yhtenäinen näkemys tavoitteista ja vaatimustasosta. Myös projektin ajoitus saattaa muodostua haasteelliseksi etenkin, jos se käynnistetään liian nopeasti tai toimintaan jää liian vähän aikaa. Haasteina ovat myös oikeiden, yhteistyökykyisten henkilöiden löytäminen, budjetti ja yhteinen aikataulutus sekä niissä pysyminen. Kuten kaikessa inhimillisessä toiminnassa, niin myös projekteissa on mukana omat riskinsä, joita pitää ennakoida. Haasteena ovat kuitenkin ennalta arvaamattomat, yllätykselliset riskit. (Rissanen 2002, 21-22.) 3.3 Projektityypit Pelinin (2002) mukaan projekteja voi olla yrityksen hallinnossa, tuotannossa, kehitystoiminnassa ja markkinoinnissa jne. Projekteja toteutetaan myös liike-elämän ulkopuolella. Näitä ovat mm. suurten kesätapahtumien toteuttaminen, juhlatilaisuuksien järjestäminen ja urheilukilpailut. (Pelin 2002, 38.)

9 Pelin (2002) on luokitellut eri projektityyppejä niiden luonteen mukaan. Tuotekehitysprojektin lopputulos on tuote, jonka valmistaminen ja myynti alkavat projektin päätyttyä. Tässä projektissa on ominaista se, että tavoite on vaikea määritellä ja se muuttuu projektin aikana. Projektien ohjattavuutta tukevat vaiheistettu kehitystyö ja vaiheittainen välikatselmus, joiden pohjalta tehdään uusia johtopäätöksiä. Tuotekehitysprojekteja ideoidaan markkinoiden tarpeiden pohjalta. Tutkimusprojekteja toteutetaan usein ennen tuotekehitysprojekteja, joita varten pyritään löytämään ratkaisuja ja edellytyksiä taloudelliselle tuotteelle tai toiminnalle. Tälle projektityypille on ominaista työskentely uusien ja odottamattomien asioiden ja tilanteiden kanssa. Projektin hyöty saattaa tähdätä jopa kymmenien vuosien päähän ja lähtökohtina ovat aina yritystoiminnan strategiset painopisteet. Toiminnan kehittämisprojektin tavoitteena on johtamisen ja toiminnan tehostuminen yrityksen tai yhteisön sisällä. Erilaisia kehittämisprojekteja ovat mm. organisaation tai ohjelmiston uudistaminen, koulutuksen valmistelu ja toteutus. (Pelin 2002, 39-40.) Toimitusprojekti toteutetaan toimeksiannosta tietylle asiakastaholle. Toimitusprojekti etenee sopimuksen synnystä luovutukseen kannattavasti ja aikataulusidonnaisesti. Investointiprojektille ovat ominaisia selväpiirteisyys ja tarkat arviot. Kahteen edellä mainittuun projektiin liittyy usein osaprojekteja ja aliurakoitsijoita. Toimitusprojekti toimii usein tilaajatahon investointiprojektina, jossa materiaali- ja laitetoimitusten osuus voi olla huomattava. (Emt. 40.) Kaikki projektityypit edellyttävät perusteellista suunnittelua ja selkeiden tavoitteiden asettamista ennen toteuttamista. (Pelin 2002, 39-40.) 3.4 Riskien hallinta Riskit ovat negatiivisia poikkeamia projektin tavoitteista (Pelin 2002, 217). Riskit muuttuvat projektin edetessä. Rissasen (2002) mukaan alkuvaiheelle tyypilliset laadulliset riskit ovat mahdolliset toteutua, mikäli ideointi, tavoitteiden asettaminen ja henkilöstövalinnat ovat epäonnistuneet. Loppupuolella riskeinä saattavat olla taloudellisuus- sekä turvallisuusriskit. Hän toteaa, että nykyisin avainhenkilöihin liittyy erikoishuomiota vaativia riskejä, kuten esim. sairastuminen ja työuupumus. Suurimmat riskit ovat varsinaiseen toteutukseen, päätöksiin ja taktiikkaan liittyviä. (Rissanen 2002, 18.)

10 Pelin (2002) painottaa, että riskien hallintaan tulisi panostaa, mikäli projektit halutaan toteuttaa laadukkaasti ja tuloksekkaasti myös kustannusten osalta. Hänen mielestään uskotaan liikaa siihen, että kaikki sujuu hyvin eikä käytetä riittävästi aikaa ennakoitavissa olevien uhkien ja riskien tunnistamiseen ja torjuntaan. (Pelin 2002, 11.) Pelinin (2002) mukaan riskien hallinnassa on kysymys ajattelutavasta. Tulevia riskejä ennakoidaan parhaiten analysoimalla asioita, jotka ovat epäonnistuneet aiemmissa projekteissa. Hänen mielestä tähän ajattelutyöhön kannattaa panostaa, jottei projektin toteutuksen aikana jouduta käyttämään aikaa ongelmien eli toteutuneiden riskien ratkaisuun. Riskejä analysoitaessa ja tunnistettaessa on koko projektisuunnitelma käytävä jäsennellysti lävitse. Mahdolliset ongelmat ja niiden torjumiseksi tehtävät vaihtoehtoiset toimenpiteet kirjataan ylös. (Pelin 2002, 217.) Kaikkia ongelmia ei voida ennakoida, mutta miettimällä valmiiksi varasuunnitelmia ja ennakkotoimia riskien poistamiseksi säästetään usein aikaa ja rahaa. 3.5 Tiedottaminen Tiedottaminen on yksi projektitoiminnan tärkeä, mutta aikaa vievä osa. Tiedottamisen ja muun viestinnän on oltava hyvin suunniteltua ja systemaattista. Projektityypeittäin tulee laatia projektia tukeva ulkoisen ja sisäisen viestinnän suunnitelma. Rissasen (2002) mukaan projektin sisäinen perustoimintojen viestintä pitää projektin koossa ja tavoitteiden suuntaisena. Hän nostaa sisäisen viestinnän tärkeimmiksi osiksi epävirallisen höpöttämisen sekä viralliset kokouspöytäkirjat, muistiot, tiedotteet kuin myös tiedolliseen sisältöön liittyvät dokumentit kaikille jaettaviksi. (Rissanen 2002, 138.) Projekteissa tiedottamisesta vastaa ensisijaisesti projektipäällikkö. Pelin (2002) toteaa, että viestintä painottuu projektin elinkaaren aikana eri asioihin. Projektin alussa tiedotetaan projektisuunnitelman tavoitteista, vastuualueista ja käytännön asioista. Projektin toteutuksen aikana tiedotetaan projektitilanteesta, mahdollisista muutoksista, tärkeistä tapahtumista ja saavutuksista. Projektin lopussa tiedotetaan projektin tuloksesta ja jälkihoitoon liittyvistä seikoista. Projektista tulee laatia myös loppuraportti, josta käy ilmi projektin onnistuminen tavoitteiden mukaisesti eri osa-alueilla. (Pelin 2002, 279.)

11 3.6 Projektin johtaminen Projektilla tulee olla erikseen nimetty suunnittelua ja seurantaa tekevä linjaa johtava johtoryhmä, joka laatii tavoitteellisen projektisuunnitelman. Projektille tulee nimetä pienimuotoinen yhteisiin tavoitteisiin sitoutunut projektitiimi, joka vastaa projektisuunnitelman toteutuksesta tavoitteiden ja resurssien puitteissa. Projekteja johtamaan tarvitaan projektipäällikkö, joka ohjaa ja koordinoi sekä kantaa kokonaisvastuun projektin onnistumisesta. (Pelin 2002, 263.) Projektin johtamisessa on oleellista se, että johtavassa roolissa oleva henkilö omaa projektin ja sen teknisen sisällön hallitsemisen lisäksi myös inhimilliset henkilöjohtamisen taidot. Projektia johtavalta henkilöltä edellytetään kokonaisuuden hallintaa, aktiivista otetta, vuorovaikutustaitoja, joustavuutta ja kykyä ottaa vastuuta sekä tehdä päätöksiä. Pelin (2002) toteaa, että projektin alussa projektipäällikön on syytä selvittää omat valtuudet ja vastuunsa. Näin varmistetaan hyvät toimintaedellytykset ja lisätään projektiryhmän tehokkuutta.(pelin 2002, 262.) Projektiryhmän työn etenemisen kannalta onkin merkittävää se, että projektipäälliköllä on valtaa tehdä toimintaan liittyviä päätöksiä mahdollisimman pitkälle ilman johtoryhmän hyväksyntää. 4 HANKKEEN IDEOINTI JA VISIOINTI PROJEKTIKSI Seuraavissa kohdissa tarkastelemme hankkeemme toteutusta suhteessa Rissasen (2002) esittämiin projektin eri vaiheisiin. Ideointi on tärkeä osa projektin toimintakokonaisuutta ja luonnetta pohjustava esityö. Ilman osapuolten yhteisesti hyväksymää ideointia ei Rissasen (2002) mielestä projektia ole mielekästä eikä hyödyllistä toteuttaa. Ellei ideointi suju, ei todennäköisesti suju itse projektikaan. Ideointia tulee toteuttaa innovatiivisesti ja rohkeasti perinteisiä ajattelutapoja rikkoen. Hyvän ideoinnin tuloksena on suuri määrä ideoita, joiden pohjalta voidaan suorittaa valintaa ja poissuljentaa. Ideointivaiheessa tulee kuitenkin ottaa huomioon asiakkaan, rahoittajan, toimeksiantajan ja muun sidosryhmän näkökulmat ja painopisteet.(rissanen 2002, 25.)

12 Onnistuneen projektin edellytyksenä on myös se, että hyvien ja runsaiden ideoiden pohjalta luodaan yhteistä mielikuvaa eli visioita halutusta tuloksesta. Visiointi on eräänlaista projektin esisuunnittelua, jonka taustaksi ja lähtökohdaksi tulee hankkia projektin toimintaympäristöön liittyvää, monipuolista tietoa. Tätä hankittua tietoa voidaan hyödyntää varsinaisen projektin suunnittelussa ja toteuttamisessa. Hyvän projektin aikaansaamiseksi on Rissasen (2002) mielestä visiointiin panostettava määrällisesti sekä laadullisesti. Hyvä, ajattelutyössä mukanaolevien mieleen hahmottunut visio suuntaa toimintaa, motivoi ja sitouttaa. Vasta hyvin suoritetun ideoinnin ja visioinnin kautta voidaan käynnistää laadukas tavoitteellinen projekti. (Rissanen 2002, 33-37.) Juuret tapahtuman ideointi ja suunnittelu oli aloitettu Maaseudun Sivistysliiton toimesta jo vuonna 2001. Oman projektimme ideointi käynnistyi tavattuamme ensimmäinen kerran toimeksiantajamme maaliskuussa 2002. Ideointi perustui luvussa kaksi esitettyihin lähtötietoihin. Maaliskuun palaverissa hahmotimme toimeksiantajan kanssa tapahtuman sekä ruokapalvelukokonaisuuden tyyliä, toteuttamistapoja ja sisältöjä. Samalla hahmotimme mitä olemme tavoittelemassa eli visioimme mielikuvaa siitä, mihin meidän tulee pyrkiä suunnitelmissa ja niiden toteutuksessa. Runsaan ideamäärän käsittelyn jälkeen päätimme toteuttaa selkeän, laadukkaan ja elämyksellisen palvelun, minkä lähtökohtina ovat asiakaslähtöisyys, yksilöllisyys sekä kannattava liiketoiminta. Selvitettyämme vastuualueiden jaon, keskityimme omalla vastuullamme olevan varsinaisen toimeksiannon, kutsuvierasruokailun toteuttamisen ideointiin ja visiointiin. Kutsuvierasruokapalvelun suunnittelun ideapohjaksi pyrimme ottamaan huomion mahdollisimman paljon taustatekijöitä, jotka linkittyvät tilaajatahoihin ja heidän toimintaansa tai yhteisiin hankkeisiin. Erityisesti halusimme korostaa Maaseudun Sivistysliiton toimintaa, koska kyseessä oli heidän juhlansa. Ideoinnin punaiseksi langaksi muodostui luonto, koska tilaaja- sekä järjestäjätahojen toimintaympäristöinä ovat maaseutu sekä metsä- ja turvetalous ja kutsuvierasruokapalvelu toteutettiin suoympäristössä. Halusimme käyttää ruokien valmistuksessa maaseudulla yleisemmin tuotettavia raaka-aineita, metsänantimia sekä suopohjalla menestyksekkäästi viljeltyjä tuotteita. Menun suunnittelun ideoinnissa otimme huomioon myös sesonkituotteet sekä lähialueella tuotettavat tuotteet.

13 Halusimme myös, että menukokonaisuudessa on mukana elementtejä, joilla on jokin yhteys tilaajatahojen toimintaan ja etenkin 50-vuotista toimintaansa juhlivaan Maaseudun Sivistysliittoon. Näitä yhteyksiä luovia elementtejä oli tarkoitus tuoda esille ruokien raaka-aineissa, tarjoilussa sekä somisteissa. Vahva näkemyksemme oli, ettei ruoka ole pelkkää vatsan täytettä, vaan sillä voi olla myös jokin oma viestivä sanomansa. Suunnittelutyössä jouduimme ottamaan huomioon poikkeavat olosuhteet. Alue oli avonainen turvesuo, missä ei ollut valmiita rakennuksia eikä sähkön- tai vedenjakelua. Erikoisolosuhteissa toimiminen asetti meille hyvin paljon rajoitteita, mutta toisaalta suo ja sitä ympäröivä luonto antoivat myös vaikutteita ja mahdollisuuksia luoviin ratkaisuihin. Kaikki edellä mainitut tekijät antoivat suunnittelutyölle mahdollisuuksia ja ideoita. Niistä osa oli myös ideointia rajoittavia ja hankaloittavia tekijöitä. Näitä olivat mm. epätarkka budjetti, epävarmuus juhlaan saapuvien henkilöiden määrästä ja eityypillinen toimintaympäristö. Ennen projektimme tavoitteiden asettamista ja varsinaisen yksityiskohtiin perustuvan kokonaisuuden suunnittelun aloittamista, oli meidän selvitettävä erilaisia projektiin liittyviä taustatekijöitä. Seuraavaksi selvitämme tarkemmin lähtökohtia, jotka pohjustivat suunnitelmiamme ja päätöksiämme. 5 LÄHTÖKOHDAT PROJEKTILLE Ruokapalvelun suunnittelun lähtökohtana on aina asiakaslähtöisyys. Suunnittelutyössä tulee muistaa yhteistyö asiakkaan kanssa. Projektimme alussa tarkoituksemme oli tavata asiakkaanamme ollut päätilaaja. Halusimme saada yksityiskohtaisia tietoja asiakkaan odotuksista, toiveista ja ruokatarjoilun budjetista. Lisäksi halusimme luoda yhteistä mielikuvaa tapahtumasta, sen luonteesta ja tavoitteista. Päätilaajan toivomuksena oli, että ruokapalveluiden osalta yhteydenpito tapahtuisi yhden henkilön kautta. Yhteydenpidosta otti vastuun toimeksiantajamme, joka oli päätilaajaan yhteydessä myös muista järjestelyistä.

14 Toimeksiantajaltamme saimme tietoomme karkeat arviot asiakasmäärästä ja budjetoidusta annoshinnasta. Asiakasmäärän arvioitiin olevan noin 600 700 henkilöä, joista kutsuvieraita olisi noin 200 300. Saimme myös tiedot tapahtuma-ajasta ja -paikasta, tapahtuman luonteesta sekä ruokien valmistus- ja tarjoilupaikasta. Lisätietoja saimme lukemalla jo aiemmin järjestettyjen kokousten pöytäkirjoja. Tietojen pohjalta hahmotimme kokonaiskuvaa varsinaisesta tapahtumasta sekä saimme tietoja tapahtuman suunnitteluryhmän suunnitelmista ja päätöksistä. Tutustuaksemme tarkemmin asiakkainamme oleviin tilaajatahoihin, vierailimme mm. internetissä heidän kotisivuillaan. Tarkoituksenamme oli saada tarkempaa tietoa tilaajien toimintaympäristöstä sekä muodostaa sitä kautta näkemystä mm. heidän ajatusmaailmasta. 5.1 Juhlatapahtuman juuret Juuret-tapahtuman taustalla oli Maaseudun Sivistysliiton 50-vuotisjuhlavuoden teema Juuret huomiseen. Teema oli valtakunnallinen ja hyvin kulttuuripainotteinen. Maaseudun sivistysliitto on tuottanut aikuisopintoryhmille visakoivua käsittelevää Juuret huomiseen -aineistoa. Aineistoon kuuluu mm. visakoivun siemeniä, joita kylvämällä opintoryhmät voivat yhtyä juhlavuoden teemaan kautta Suomen maaseudulla ja kaupungeissa. Taimia koulien ja puita istuttaen ihmiset voivat luoda juuria huomiseen. (Maaseudun Sivistysliitto 2002.) Juuret-tapahtuman teemaan linkittyy myös Suosta voimaa -hanke, jonka tarkoituksena on soiden uusien mahdollisuuksien, erityisesti matkailun ja sen oheistuotteiden kartoittaminen ja kehittäminen. Hankkeessa ovat mukana Vapo Oy ja Leivonmäen kunta. Hankkeella selvitetään soiden tulevaisuuden hyötykäyttöä. (Nikkilä 2002.) Hankkeeseen kuuluvilla soilla on koeviljelty menestyksekkäästi yrttejä, kesäsipulia, pensasmustikkaa sekä mansikkaa. Nämä koeviljelyt luovat pohjaa sille ajatukselle, että turvetuotannosta vapautuvia soita hyödynnettäisiin tulevaisuudessa enemmän maanviljelyyn tai puutarhatalouteen. (Nikkilä 2002.) Juhlapaikkana ollut Haapasuo on Vapo Oy:n turvetuotannosta muuhun hyötykäyttöön vapautuva suoalue.

15 Tapahtuman nimi Juuret juontuu siitä, että Maaseudun Sivistysliitto ja sen merkitys ovat juurtuneet suomalaiseen yhteiskuntaan hyvin merkittävästi 50 vuoden aikana. Maaseudun Sivistysliiton aluesihteerin Hannu Salon (2002) mukaan vahvoja juuria tarvitaan myös tulevaisuutta varten. Ilman juurtumista tulevaisuutta ei voida rakentaa. Hän toteaakin, ettei pääjuhlan paikaksi olisi voinut löytää parempaa paikkaa kuin tuhansia vuosia vanha Haapasuo (Salo 2002, 15). Juhlapaikan valinta yhdistää järjestäjätahot Maaseudun Sivistysliiton, Vapo Oy:n ja Leivonmäen kunnan toisiinsa. 5.2 Toimintaympäristö Toimintaympäristö loi omat haasteensa ideoille ja toiminnan suunnittelulle. Alkuperäisen suunnitelman mukaan ruokien tarjoilupaikaksi suolle päätettiin siirtää läpiajettava lato. Ladon kokoa ja soveltuvuutta kävimme katsomassa suunnittelun alkuvaiheessa maaliskuussa 2002. Toukokuun alkupuolella tilaajatahon hyväksyttyä menuehdotelman, saimme tiedon, että kyseinen lato oli tuhopoltettu. Tämä aiheutti melko pitkään epävarmuutta siitä, että toimiiko hyväksytyn menuehdotelman toteutus myös korvaavassa, muussa rakennuksessa. Tilaajien päätöksellä suolle rakennettiin uusi, alkuperäistä vastaava lato, jossa ei ollut varsinaista keittiötilaa ja -laitteita. Ruokien valmistuspaikkana oli Selänpohjan kurssikeskus, joka sijaitsee 20 kilometrin päässä Haapasuolta. Kurssikeskuksessa toimi samanaikaisesti täysihoitoruokapalvelut kurssiasiakkaille. Keittiön kapasiteetti oli hyvin rajallinen ja vaati eri toimintojen yhteensovittamista. Raaka-ainevalinnoissa ja työn organisoinnissa huomioimme kurssikeskuksen minimaaliset kylmäsäilytystilat sekä keittiön laite- ja välinekapasiteetit. Laskettuamme tarvittavan laite- ja välinekapasiteetin, totesimme tarvitsevamme runsaasti lisäkapasiteettia. Sen hankkimiseksi hyödynsimme omia työelämäkontaktejamme.

16 5.3 Tekniset järjestelyt ja lupa-asiat Ruokapalveluiden järjestäminen yleisötapahtuman yhteydessä edellyttää erilaisten teknisten- ja luvanvaraisten asioiden huomioimista, suunnittelua ja varmistamista. Tapahtuma ja sen kesto, sisältö, laajuus ja yleisömäärä vaikuttavat siihen, mitä erillislupia on hankittava ja mitä erillissäännöksiä on noudatettava. Tapahtumapaikka ja -aika saattavat osaltaan edellyttää erillisiä järjestelyjä, hankintoja tai rakennelmia. Seuraavaksi tuomme esille kuinka Juuret-tapahtumassa toteutettiin teknisiä ja luvanvaraisia asioita. 5.3.1 Tekniset järjestelyt Luonnonolosuhteissa toteutuva tapahtuma, joka pitää sisällään ruokapalvelut, vaatii paljon erillisiä teknisiä järjestelyjä. Ruokapalveluiden toteutus ja toimintaolosuhteet määrittävät sen, missä määrin tarvitaan erillisiä rakennelmia, sähköistystä, valaistusta tai vesipisteitä. Koneiden ja laitteiden käyttötarve tulee suunnitella etukäteen ja laskea niiden sähköntarve sekä veden kulutus. Myös sähkön ja veden saatavuus ja riittävyys tulee ajoissa varmistaa. Juuret-tapahtumaa varten rakennetun ladon lisäksi suolle toimitettiin tarvittava sähkö ja vesi. Elintarvikeviranomaisen ohjeiden pohjalta jouduttiin ravintolatilan maaperä suojaamaan kostutettavalla purulla. Oma mittava järjestelynsä oli myös juhlavieraille tarkoitettujen ruokapöytien ja istumapaikkojen järjestäminen. Veden toimittamisesta vastasi toimeksiantajamme, mutta muista järjestelyistä päävastuussa oli Maaseudun Sivistysliitto. Vastuullamme oli laskea ja ilmoittaa sähköistyksestä vastaavalle yrittäjälle tarvitsemamme sähkön määrä ja suunnitelma sähköä tarvitsevien koneiden ja laitteiden sijoittumisesta ravintolatilaan. Ruokapalveluiden siirtäminen tapahtumapaikalle edellytti myös logistisia järjestelyitä. Erittäin tärkeää oli huolehtia omavalvontaan kuuluvasta ruokien lämpötilojen tarkkailusta niin valmistuksen, säilytyksen, kuljetuksen kuin tarjoilun aikana. Omavalvontaan kuuluvien lämpötilojen mittaukset ja pakastimeen säilöttävien ruokanäytteiden ottamiset delegoitiin yhden henkilön vastuulle.

17 Tarjottavien tuotteiden oikean tarjoilulämpötilan varmistimme käyttämällä tarjoiluastioiden alle helposti ja nopeasti vaihdettavia jäälevyjä. Ruokien kuljetuskaluston on oltava elintarvikeviranomaisen suositusten mukainen. Käytössämme oli omalla kylmäkoneella toimiva kylmäauto, joka oli vuokrattu ammattikäytöstä. Kyseisen kylmäkontin sähköntarve oli niin suuri, ettei suolle voitu järjestää sen tarvitsemaa sähkönmäärää. Tässä tapauksessa oli oleellista, että kylmäauton kylmäkoneen jäähdytysjärjestelmä toimi auton moottorin voimalla. 5.3.2 Viranomaissäännökset ja luvat Yleisötapahtuman järjestäjältä vaaditaan eri viranomaistahojen sääntöjen noudattamista ja lupien hankkimista. Tarvittavia lupia ovat mm. huviluvat tai tapahtumailmoitukset poliisille, turvallisuuteen liittyvät luvat ja ilmoitukset palo- ja pelastustoimelle sekä mahdolliset meluilmoitukset ympäristöviranomaiselle. Ulkona tapahtuvaan yleisötapahtumaan tulee ensisijaisesti hankkia maankäyttölupa. Käytettäessä äänentoistolaitteita, tarvitaan lupa alueen maaomistajalta ja poliisilta. Musiikinesityslupa on haettava Teostolta tai Gramexilta. (Jyväskylän kaupunki 2002.) Juuret-tapahtumassa tarvittavista luvista vastasi pääjärjestäjä Maaseudun Sivistysliitto. Jätehuollon järjestäminen ja jätelajittelu koskevat myös ulkotapahtumia. Alueella tulee olla kuivajäteastioiden lisäksi jäteastiat hyötyjätteille: bio-, lasi-, metalli-, paperija pahvijätteille, jos niitä arvioidaan syntyvän. Tapahtuman järjestäjän vastuulla on huolehtia, että kaikki tapahtuma-alueella työskentelevät saavat ohjeet jätteiden lajittelusta. Jätehuollon järjestelyistä tehdään ympäristöviranomaiselle jätehuoltosuunnitelma, joka pitää sisällään myös tarvittavat käymälät. Tapahtuma-alue on luovutettava siinä kunnossa kuin se oli käyttöönotettaessa. (Emt. 2002) Juuret-tapahtuman ympäristöhuollon päävastuu oli Maaseudun Sivistysliitolla. Varsinaisesta toteutuksesta vastasi Leivonmäen kunnan tekninen palvelukeskus. Tapahtumassa, jossa on tilapäisesti tarjolla tai myytävänä elintarvikkeita (myös makeiset) noudatetaan suositusta elintarvikkeiden torilla ja muualla ulkona tapahtuvasta myynnistä ja valmistuksesta. Suosituksen mukaan yrittäjän täytyy tehdä tilapäinen myynti-ilmoitus kunnalliselle elintarvikeviranomaiselle. (Elintarvikevirasto 2002.)