YLE HR raportointi 2010 Marjut Mäkinen (YLE) ja Sarah Raissadati (Ciber)
Sisällys Ylen SAP tausta SAP HR osa-alueet Raportointiroolit Raportoinnin rakenne HR BW raportit YLE esimerkkejä Haasteet Tulevat kehityshankkeet
Ylen SAP tausta SAP HR 5.0 ja BW 3.5 käyttöönotto kesällä 2007 Ylen raportoinnin osa-alueet PA Henkilöstömäärä PY Palkanlaskenta PT Ajanhallinta PD Koulutus ja kehittäminen Käyttöönottoprojekti raskas Ylessä n. 3200 kk-palkkaisia, 480 määräaikaista sekä lukuisia tunti-ja freesopimuksia (esim. lokakuussa palkkansa saa n.1600 friikkua) Portaalikäyttäjiä 3680 (kk-palkkaiset) ja SAP ECC käyttäjiä 150 (HR ja työvuorosuunnittelijat) ja BW käyttäjiä 400 (esimiehet, HR, talous ja johto) BW ja ECC tietojen täsmääminen 2009 Versionkorotus SAP HR 6.0 ja BW 7.01 keväällä 2010 Konsultin asiantuntemus oleellista raportoinnin kehittämisessä
SAP HR osa-alueet HR MASTER DATA Organisaatiohallinta (OM) Hlöstöperustiedot (PA) Ajanhallinta (PT) Henkilöstön kehittäminen (PD) Palkanmaksu (PY) Raportointi Autorisoinnit
HR BW Raportointiroolit HR rooli (näkee kyseisen yksikön tiedot) HR-päälliköt + muu HR Controllerit -> käytössä myös SAP ECC Adhoc raportit Johto -> Johdolle lisäksi omat BI raportit powerpoint muodossa BW raporttien pohjalta Esimiesroolit (näkee omien alaisten tiedot) Esimies Tiimiesimies Työnjohtaja -> Esimiehillä eri tarpeet kuin HR:llä; raportit yksinkertaisempia ilman navigaatiota! Muut (näkee tarvittavat tiedot) Työsuojelu jne.
BW Raportoinnin rakenne Muuttujan syöttö -> Valitaan haluttu tarkastelujakso kk, kk-väli, vuosi Navigointilohko ->Valitaan halutut ominaisuudet Tiedot sarakkeisiin Tiedot riveille Tiimalasi rajaa tietoa
BW Raportoinnin rakenne Hierarkkinen raportti Raportti ilman hierarkiaa Tiedot riveille Tiedot sarakkeisiin
Henkilöstömäärä Esim. 1 Työntekijöiden lkm ja htv /Organisaatioyksikkö
Tekninen toteutus Esim. 1 Työntekijöiden lkm ja htv /Organisaatioyksikkö Toteutuksen stepit: 1. Määrittely Autorisointi (kenelle raportti tulee näkyviin ja minne) Raportin sisältö 2. Toteutus Yritetään löytää vastaava raportti BI sisällöstä (BI Content) http://help.sap.com/saphelp_nw70ehp1/helpdata/en/2a/77eb3cad744026e10000000a11405a/frameset.htm Aktivoidaan raportti BI sisällöstä. Samalla pitää aktivoida kaikki objektit jotka tarvitaan ko. raportin ajamiseen. Esim. Info objektit, Kuutiot/DSO:t/multiproviderit, tietolähteet Muokataan standardisisältö määrittelyn 1. Testaus mukaan (lisätään/poistetaan kenttiä jne.) 2. Dokumentointi Työntekijöiden lkm ja htv Raportti on rakennettu aktivoimalla henkilöstöhallinto objektit BI sisällöstä HTV lasketaan ECC puolella ja ladataan sitten tietolähteiden kautta BW:hen
Henkilöstömäärä Esim. 2 Keskimääräinen henkilöstövahvuus / Kustannuspaikka
Henkilöstömäärä Esim. 3 Eläke-ennuste (vuosi)
Henkilöstömäärä Esim. 4 Sisäinen liikkuvuus (vuosi)
Tekninen toteutus Esim. 4 Sisäinen liikkuvuus (vuosi) Raportti on rakennettu geneerisellä tietolähteellä. Tällä tarkoitetaan sitä, että tietolähde ei ole olemassa SAP:in standardissa ja se rakennetaan manuaalisesti Tietolähde on rakennettu ECC puolella ABAP ohjelmalla. ABAP ohjelma siirtää päivittäin BW:hen kaikki henkilöt joiden organisaatioyksikkö, positio, toimi, esimiestieto tai toimipaikka on muutettu. Tiedot ladataan DSO:on BW puolella ja sitten siirretään infokuutiolle. DSO:lla tarkoitetaan tietovarastoa. Raportti on rakennettu Infokuution päällä
Palkanlaskenta Esim.1 Resurssiennuste Huom! Luvut testidataa -> ei todellisia
Tekninen toteutus Esim.1 Resurssiennuste Geneeriset infolähteet Ennustetiedot tulevat IT7 (HTV), IT9016 (Sopimus), IT8 (palkka) IT27 (kp jako), IT15 (satunnaiset erät), IT41(päivämäärätiedot)
Ajanhallinta Esim. 1 Poissaolot aikalajeittain
Ajanhallinta Esim. 2 Ylityöt: tunnit ja eurot / Organisaatioyksikkö
Koulutus ja kehittäminen Esim.1 Kehityskeskustelun status
Haasteet Masterdatan ymmärtäminen ja oikeellisuus (ylläpitäjiä HR, esimiehet ja muut yht. n.500-600 henkilöä) Autorisoinnit (mm. esimiehet näkee raporteilla vain nykyisten alaisten kaikki tiedot; vertailu vaikeaa) Lyhyet sopimukset (maksuhetkellä KPNO ei voimassa enää -> korjattu) Lukumääräraportoinnissa menneet kuukaudet oikein, mutta kuluvaa kuukautta kesken tarkasteltaessa työsuhteen tila kuukauden lopun mukainen (kesken kk alkaneet ja päättyneet ei raportoidu oikein -> korjataan koodaamalla) Kustannuspaikkahierarkian ei-aikasidonnaisuus (Kustannuspaikkahierarkialla näyttää tiedot viimeisimmän kustannuspaikkahierarkian mukaan) Takautuvat kirjaukset Freelancerit ei kiinni organisaatiorakenteessa (puuttuu KPNO IT1)
Tulevat kehityshankkeet BW migraatio Rajoitettujen oikeuksien korjaaminen Lukumääräraportoinnin täsmääminen BW ECC Kustannuspaikkahierarkian aikasidonnaiseksi tekeminen Navigaatioiden yhdenmukaistaminen ja toiminnallisuuden parantaminen siten, että kaikilla ominaisuuksilla voi rajata tietoa Kk ja vuosi kansioiden poistaminen ajanhallinnasta (muuttujaan kk-väli) HTV laskennan tarkentaminen Lomasuunnitteluraportin rakentaminen Toimien ja nimikkeiden kovakoodaus Osa-aikaisuuden syy Poissaolokoodit poissaoloraporteille