SODANKYLÄN KUNTA Tarjouspyyntö Perusturvapalvelut 24.9.2009 Sodankylän kunta/perusturvapalvelut Jäämerentie 1 99600 SODANKYLÄ Puh 0400 618 870 TARJOUSPYYNTÖ, ATK-LAITTEET Sodankylän kunta pyytää tarjoustanne syksyn 2009 aikana tehtäviä työasemahankintoja varten. Atk-laitteita on tarkoitus uusia seuraavasti: Laite Työasema Näyttö Arvioidut kappalemäärät 28 kpl 28 kpl Laitteet tullaan hankkimaan Sodankylän kunnan omistukseen. Tavarantoimittajalle tilaus on osto, eli koko toimitus maksetaan laskun mukaan 30 päivän kuluessa toimituksen hyväksymisestä. Tilaaja valitsee jäljempänä kuvattujen arviointiperusteiden pohjalta soveltuvimman tarjouksen jättäneen toimittajan tuotteet. Mahdollisesti tarvittavien lisälaitteiden osalta ostaja varaa mahdollisuuden osto-option käyttämiseen vuoden 2011 aikana. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä ja tarjousten perustella valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Hankintailmoitus on julkaistu HILMA- tietokannassa (ww.hankintailmoitukset.fi) 23.9. 2009. sekä kunnan www sivuilla www.sodakylä.fi Hankintaan sovelletaan Suomen julkisten hankintojen lainsäädäntöä. Hankintapäätöksen tekee Perusturvajohtaja Harri Tiuraniemi Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu Ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien lakisääteiset, taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tarjousten vertailussa suljetaan pois jos. a. Se ei täytä tarjouksen muodolle asetettuja vaatimuksia b. Siinä ei ole vastattu kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin seikkoihin c. Tarjottu tuote ei täytä sille asetettuja ehdottomia vaatimuksia Tarjoukset jotka täyttävät tarjoajalle, tarjoukselle ja tuotteen laadulle asetetut vaatimukset vertaillaan esitettyjen valintaperusteiden mukaisesti.
Hinnat tulee ilmoittaa euroissa ilman arvonlisäveroa. Toimittaja ei saa tarjota kampanjalaitteita, joiden saatavuus on rajallinen. Toimittajan on ilmoitettava laitteiden osalta toimitusvalmiutensa, ts. kuinka suuria määriä ja missä ajassa, toimittaja kykenee tarvittaessa tilaajalle toimittamaan. Mahdollisista kurssimuutoksista, jotka vaikuttavat laitteiden hintoihin, on ilmoitettava kirjallisesti. Hintojen on kuitenkin oltava voimassa kurssimuutoksista huolimatta vähintään yhden kuukauden ajan tarjouksen tekemisestä. Tuotteet on toimitettava viimeistään 14 kalenteripäivän kuluessa tilauksesta myöhemmin sovittavaan toimitusosoitteeseen. Toimituksen viivästyessä ostajalla on oikeus viivästyssakkoon ilman viivästyksestä aiheutuneen vahingon osoittamisvelvollisuutta. Viivästyssakko on suuruudeltaan 0,5 % kokonaishankinnasta jokaiselta alkavalta 7 vuorokauden pituiselta ajanjaksolta, jolla myyjä ylittää sovitun toimitusajan.
Toimittajalle asetetut vaatimukset 1. Tarjoukseen on liitettävä vakuutus siitä, että toimittavan yhtiön lakisääteiset verot ja maksut on suoritettu. 2. Tarjouksesta tulee ilmeitä toimittajan y-tunnus. 3. Tarjouksessa tulee olla liitteenä voimassa suomenkielinen ennakkoperintärekisteriotteen jäljennös. 4. Toimittajan on kyettävä järjestämään tarjoamilleen laitteille huolto- ja varaosapalvelut Sodankylässä korkeintaan kahden vuorokauden kuluessa vikailmoituksesta. 5. Toimittajan on mainittava lähimpien huoltopisteiden yhteystiedot. 6. Toimittajan on esitettävä selvitys takuuajoista ja ehdoista. Mikäli näissä eroja eri laitekokoonpanojen suhteen, nämä erot tulee kuvata. 7. Toimittajan on esitettävä lyhyt kuvaus siitä, miten tuotteiden laatu on varmistettu ja miten sitä tarkkaillaan. 8. Toimittajan on selvitettävä tuotteiden ominaisuudet ympäristön kannalta sekä miten toimittaja on toiminnassaan ottanut ympäristöasiat huomioon. 9. Toimittajan on nimettävä tilaajalle asiakasvastuullinen myyjä. Tarjouksessa esitettyjen tuotteiden on täytettävä liitteessä 1 mainitut vähimmäisvaatimukset. Tarjottujen laitteiden on oltava ns. pitkän elinkaaren tuotteita. Tarjottavien laitteiden tulee edustaa tunnettuja valtamerkkejä ja olla samaa valmistusrevisiota. Komponenttien tuotantoelinikä tulee olla vähintään 12 kuukautta. Toimittajan tulee taata tarjoamilleen laitteille alkuperäistä osaa vastaavia varaosia ja tarvikkeita vähintään viisi vuotta hankintahetkestä eteenpäin.
Tarjous Tarjouslomakkeella ilmoitetaan tuotteiden ominaisuudet ja hinnat. Näiden lisäksi tarjouksesta tulee ilmetä edellä toimittajalle sekä liitteessä 1 laitteille asetetut vaatimukset. Tarjouslomake tulee palauttaa täytettynä. Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat päätöksenteon jälkeen pääsääntöisesti julkisia. Siksi tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liikesalaisuuksia. Mahdolliset liikesalaisuudet tulee sijoittaa erilliseen liitteeseen, joka on merkittävä selkeästi. Hinta ei ole liike- ja ammattisalaisuus. Tarjouksessa esitettyjen hintojen tulee sisältää kaikki tuotteiden toimittamiseen liittyvät kustannukset. Laskutus-, toimitus- yms. lisiä ei hyväksytä. Osatarjouksia ei oteta huomioon. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Sopimusehdot Hankinnassa noudatetaan julkisen hallinnon IT -hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JIT 2007). Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksiannosta. Mahdolliset sopimusta koskevat erimielisyydet ratkaistaan Lapin käräjäoikeudessa, Sodankylässä. Maksuehdoksi edellytetään vähintään 30 päivää netto. Tarjouksen, liitteiden ja yhteydenpitojen kieli Tarjous ja siinä mukana olevat liitteet on oltava suomenkielisiä. Kaikessa yhteydenpidossa on voitava käyttää suomen kieltä. Tarjouspyynnön tarkoittamat tuotteet ja palvelut: - työasema - näytöt - tilauksen toimitusaika - logistiikkapalvelut - lisätakuut - esiasennuspalvelu Tarkempi erittely kokoonpanoista ja pyydetyistä palveluista on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 1. Tarjouksen arviointi ja valintakriteerit Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus sekä tarjotun laitteiston soveltuvuus käyttötarkoitukseen. Toimittajalle ja tuotteelle asetettujen vaatimusten on täytyttävä. Tarjousten vertailu tehdään seuraavien painokerrointen perusteilla: 1. Hinta 50 % 2. Tekniset ominaisuudet 30 % 3. Takuu/huolto 15 % 4. Toimitusvalmius ja -varmuus 5 % Sodankylän kunta pidättää itsellään oikeuden olla hyväksymättä yhtään tarjousta. Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla,
taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi tarjouskilpailun tuloksia hyödyntää, tilaaja voi vetäytyä tarjouskilpailusta osittain tai kokonaan. Tarjous on toimitettava tarjouslomakkeella viimeistään 7.10.2009 klo 16:00 mennessä osoitteella: Sodankylän kunta/ Tero Karinen PL 60 99601 Sodankylä Tarjous on jätettävä suljetussa kirjekuoressa, jonka päälle pyydetään merkitsemään ATK-laitetarjous 2009, lisäksi tarjouslomake liitteineen tulee lähettää sähköisenä sähköpostiosoitteeseen: raimo.toivola@sodankyla.fi. Sähköpostilla (pelkästään) tai faksilla lähetettyjä tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjouksen on oltava sitovana voimassa vähintään kolmen (3) kuukauden tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä. Lisätiedot on kysyttävä sähköpostilla osoitteesta 1.10.2009 mennessä raimo.toivola@sodankyla.fi. Kysyjille annetaan vastaus 2.10.2009 Liitteet 1. laitevaatimukset 2. tarjouslomake (.xls)
LIITE 1 Atk-laitteiden ominaisuudet Tarjottavien työasemien on täytettävä seuraavat tekniset ja muut vähimmäisvaatimukset: Työasema: - vähintään Intel Core 2 Duo 2.6 Ghz suoritin tai vastaava - vähintään 4 Gt, 667 DDR2 keskusmuisti - vähintään 160 Gt Serial- ATA kiintolevy, pyörimisnopeus 7200 rpm - tallentava 16 x Dual Layer DVD±RW±R - laadukas näppäimistö ja optinen rullahiiri ja hiirimatto - integroitu vähintään 1000 MBit Ethernet verkkoyhteys - integroitu äänikortti, sisäinen järjestelmän kaiutin - vähintään erillinen näytönohjain GeForce 6200 tai vastaava - USB2.0 paikat: vähintään 4 kpl, joista vähintään 2 etupaneelissa - käyttöjärjestelmänä Windows XP Pro FIN asennettuna - laitteiston tulee olla Windows 7 yhteensopiva - lisenssiksi riittää Windows Pro/Business lisenssi. Kunnalla on Microsoft EA lisenssi sopimus voimassa käyttöjärjestelmistä. - 3 vuoden OnSite takuu Näyttö: - vähintään 19 TFT-näyttö, 4:3 formaatti luetaan eduksi - liitynnät: VGA; DVI luetaan eduksi - kontrasti vähintään 1000:1 - vasteaika max. 6 ms - TCO 3-3 vuoden OnSite takuu - korkeussäädettävä jalusta sekä kallistussäätö