TULOSTAVOITTEIDEN TOTEUTUMINEN Viraston kytkeytyminen koko hallinnonalan vaikuttavuustavoitteisiin vuonna 2011 Kiekun pilottiasiakkaiden käyttöönotot sekä Kieku on otettu tuotantokäyttöön 01/2011 seitsemän hallinnonalan käynnistyvät Valtiokonttorissa ja 04/2011 Suomen Akatemiassa. käyttöönottoprojektit Palkeet on osallistunut SM:n, VM:n, PLM:n ja UM:n käyttöönottoprojektien valmisteluun Kiekun Aktiivinen sidosryhmäyhteistyö muiden valtion konsernipalveluja tuottavien yksiköiden kanssa, erityisesti VIP:n kanssa. Viraston toiminnalliset tulostavoitteet sekä tuottavuuden parantamistoimenpiteet vuonna 2011 1. Toiminnallinen tuloksellisuus käyttöönottoaikataulujen mukaisesti. Yhteistyötä VK:n ja VIP:n kanssa on tiivistetty. Keväällä pidettiin VK:n ja Palkeiden johdon kokous, VIP:n ja VK:n välinen suunnittelukokous yhteisistä yhteistyöfoorumeista. Kiekun kanssa yhteistyö on jatkunut aktiivisena johdon ja hanketyön tasolla. Kiekun yhteistyötä organisoidaan lomien jälkeen yhteistyöpariajattelun pohjalta. Lisäksi on pidetty VIP:n kanssa tuotantokokouksia säännöllisesti. Kieku-hankkeen vaiheen 1 tehtävät: Valtiokonttorin ja Suomen Akatemian käyttöönotto pilottikäyttöönottojen jatkaminen ja SM:n ovat tapahtuneet hyväksytyn aikataulun hallinnonalan käyttöönoton toteutus siten, että mukaisesti. SM:n käyttöönottoa on valmisteltu tuotantokäyttö voidaan aloittaa 1.1.2012. Tehtävät 01/2012 aikataulun mukaisesti yhteistyössä toteutetaan pysyen aikataulussa ja budjetissa. hankkeen ja asiakkaan kanssa. Kieku-tietojärjestelmän tuotannon pilotointivaihe on tuonut esiin tuotantoa haittaavia ja korjausta vaativia järjestelmän toimimattomuuksia, erityisesti henkilöstöhallinnossa. Pilotointivaiheessa tuotannon työmäärät ovat olleet huomattavasti suuremmat kuin ennen Kiekun käyttöönottoa. Palkeet on esittänyt tuotannon virheiden priorisointia Kiekun jatkoaikataulua suunniteltaessa.
Kieku-hankkeen vaiheen 2 tehtävien aloittaminen, VM:n hallinnonalan käyttöönotto 1.5.2012 Virastojen muutosjohtamisen koordinointi ja tuki käyttöönottojen onnistumiseksi. Palkeet on osallistunut VM:n, UM:n ja PLM:n käyttöönoton valmisteluun yhteistyössä hankkeen ja asiakkaiden kanssa. Palvelukeskuksen oma Kieku-projekti on käynnistynyt. Virastojen muutosjohtamisen viestintään on osallistuttu hankkeen kanssa. Muutosjohtaminen on liittynyt yhteisiin tilaisuuksiin ja työpajoihin. 1.1 Taloudellisuus ja tuottavuus Toiminnan taloudellisuus Taloudellisuustavoitteet on saavutettu - ostolaskut 6,80 /kpl myyntilaskuja lukuun ottamatta - myyntilaskut 9,00 /kpl - ostolaskut 5,61 /kpl - palkkalaskelmat 11,00 /kpl - myyntilaskut 10,16 /kpl Työn tuottavuus - ostolaskut 11.000 kpl/htv - myyntilaskut 9.500 kpl/htv - palkkalaskelmat 8.800 kpl/htv Hinnoittelussa siirrytään kohti yksihintajärjestelmää. Toiminnan taloudellisuutta ja työn tuottavuutta ryhdytään kuvaamaan vuosittaisella indeksillä. Viraston toiminnan kehitystä seurataan lisäksi seuraavilla mittareilla - henkilöstö 40 300 /htv - toimitilat 4 700 /htv - muut menot 8 000 /htv Kustannusrakenteen kehittyminen osuutena kokonaismenoista (ml. tuotannon it-kulujen osuus%) - palkkalaskelmat 8,29 /kpl Tuottavuustavoitteet on pääosin saavutettu - ostolaskut 12 299 kpl/htv - myyntilaskut 8 427 kpl/htv - palkkalaskelmat 9 364 kpl/htv Yksihintajärjestelmään on siirrytty vuoden 2011 alusta Indeksi saadaan valmiiksi syksyllä 2011 Tavoitteet on saavutettu henkilöstökuluja lukuun ottamatta - henkilöstö 42 984 /htv - toimitilat 4 610 /htv - muut menot 5 886 /htv Kaudelle kuuluvia tietojärjestelmäkuluja on kirjautumatta n. 5 % osuus kokonaismenoista, mikä vaikuttaa muidenkin menojen osuuksiin. Kokonaismenot 25,1 miljoonaa euroa. - palkkamenot 58,0 %, josta o taloushallinnon palvelut 50,5 % o henkilöstöhallinnon palvelut 41,6 % o yhteiset (hallinto, johto, kehitt.) 7,9% - toimitilamenot 6,8 % - muut menot 11,6 % - aineet, tarvikkeet ja tavarat 1,0 % - tuotannon it-kulut 22,6 % Kustannusvastaavuus 100 % Organisaatio uudistetaan prosessien mukaan ohjattavaksi. palkkamenot 63,4 % - taloushallinnon palkat 48,1 % - henkilöstöhallinnon palkat 38,0 % - yhteiset 13,9 % toimitilamenot 6,8 % muut menot 8,2 % aineet, tarvikkeet ja tavarat 0,5 % tuotannon it-kulut 18,3 % Organisaatio on uudistettu 1.3. alkaen prosessien mukaan ohjattavaksi. Prosessit on määritelty. Prosessilähtöisen organisoitumisen myötä Palkeiden yhden ja yhtenäisen toimintatavan muodostaminen on hyvällä alulla.
Yksihintajärjestelmään siirtymisen edellyttämä palvelukeskusten lähtötasojen erojen muutosvaikutukset selvitetään yhteistyössä VM:n kanssa. Kieku-pilottiasiakkaiden (Valtiokonttori, Suomen Akatemia, Rajavartiolaitos) käyttöönottojen valmistelu Palvelutuotannon tuottavuustavoitteet tarkennetaan ja keinot määritellään Asiakkaiden tarpeita vastaavien lisä- ja asiantuntijapalveluiden tuottamisen selvittely Selvittely on käynnissä yhteistyössä VM:n kanssa. Määrärahojen tasauslaskelma on tehty vuoden 2011 alustavaan hinnoitteluun ja vuoden 2012 suunnitelmaan. Laskelma toimitetaan VM:lle elokuussa. Valtiokonttorin ja Suomen Akatemian käyttöönotto ovat tapahtuneet hyväksytyn aikataulun mukaisesti. SM:n käyttöönottoa on valmisteltu 01/2012 aikataulun mukaisesti yhteistyössä hankkeen ja asiakkaan kanssa. Palkeissa valmistelutyöhön on osallistunut projektitoimisto ja palvelutuotanto sekä Kiekun tuki- ja ylläpitoorganisaatio. Palvelutuotannon tuottavuustavoitteiden määrittely on alkuvaiheessa. Tavoitteiden ja keinojen määrittelyä tehdään yhtenä projektina Palkeet parhaaksi -hankkeessa. Palvelujen kehittämiseksi tehdään vuonna 2011 yhteistyötä henkilöstön ja asiakkaiden kanssa. Palvelujen sisäisissä kehittämistyöpajoissa on kerätty henkilöstön näkemyksiä tuotannossa olevien ja uusien palvelujen kehittämiseksi. Keväällä on aloitettu myös asiakasfoorumien toimintamallin suunnittelu, joista ensimmäiset järjestetään syksyllä. Kehitystyön alla on neljä uutta palvelua: Kiekun käyttöönottoon liittyvät konversiopalvelut, Rondon R8-projektipalvelut, Kieku-raportointipalvelut ja matkalaskujen tekninen asiatarkastus.
1.2 Tuottavuustoimenpiteet tukitoiminnoissa VY-verkkoratkaisun käyttöönotto ja AHTiasiakkuus VY-verkkoratkaisun toteutusta on aloitettu ja AHTi- 2011 aikana tietoliikenneliittymät tilattu Joensuun ja Tietoturvataso määritellään, tietoturvalliset toimintatavat koulutetaan henkilöstölle ja tietoturvallisuus kytketään ydinprosesseihin VIP-palvelujen käyttöönottoon valmistaudutaan Valdan ja Virtun osalta Kieku-käyttöönottoprojekti käynnistyy oman viraston osalta syyskuussa 2011 Tilojen tehokkuus on enintään 20 m 2 /hlö Mikkelin toimipistettä peruskorjataan. Porin toimipiste muuttaa uusiin tiloihin toukokuussa Hankinnoissa hyödynnetään Hansel-sopimuksia Sisäinen tarkastus järjestetään ostopalveluna. Tarkastuksen kohdentamiseksi tehdään suunnitelma. Hämeenlinnan Suomen kasarmin toimipisteisiin. Tietoturva-auditointi perustasolle on suoritettu 04/2011 ja Palkeet on hyväksytty VIP:n palveluiden käyttäjäksi. Web-pohjainen tietoturvakurssi on otettu käyttöön 06/2011 ja tavoitteena on, että koko henkilöstö suorittaa kurssin 31.10.2011 mennessä. Prosesseille on nimetty tietoturvavastaavat, jotka ovat aloittaneet oman prosessinsa riskikartoituksen. Prosessien tietoturvatyötä jatketaan työpajoilla syksyn aikana. Alustava aikataulu VIRTU käyttöönotolle oli 11/2011, mutta VIP ei ole vielä vahvistanut aikatauluja. Valda käyttöönotto siirtynee v. 2012 puolelle. Projekti on käynnistynyt maaliskuussa. Aikataulun vahvistumista odotetaan. Tilatehokkuus on 19,9 m2/hlö Mikkelin toimipisteen peruskorjaus etenee aikataulun mukaisesti (valmis 5/2012). Porin toimipisteen muutto toteutui toukokuussa. Oulun ja Kouvolan toimipisteet on lakkautettu 30.6.2011. Palkeiden hankintaohjeen mukaisesti Hanselhankinnat ovat ensisijaisia. Palkeet on liittynyt 27 puitesopimukseen. Omia kilpailutuksia ei ole tehty. Hansel-puitesopimukseen on liitytty. Suunnitelma tarkastuksista on tehty 8/2011. 2. Tuotokset ja laadunhallinta Määräaikaisia henkilöitä palkataan Kiekujärjestelmän käyttöönottovaiheen lisäresurssitarpeeseen 16 htv Arvio palvelutuotannon määrästä - ostolaskuja 1 629 700 kpl - myyntilaskuja 179 000 kpl - palkkalaskelmia 1 363 000 kpl - matkalaskuja 304 000 kpl Rekrytointi on käynnistynyt, ensimmäinen haku päättyi 15.8. Tuotannon tavoitteet on pääosin saavutettu alkuvuonna - ostolaskuja 801 527 kpl - myyntilaskuja 85 881 kpl - palkkalaskelmia 658 840 kpl - matkalaskuja 160 460 kpl
2.2 Palvelukyky ja laatu Asiakastyytyväisyystavoite 3,9 (asteikolla 1-5) Asiakastyytyväisyyskysely toteutetaan elosyyskuun vaihteessa. Palkeiden palvelutuotanto organisoidaan Palkeissa on käynnistetty projekti palveluprosesseittain. Kullekin prosessille prosessiorganisaation ja -johtamisen käynnistyy projekti, jossa määritetään yhtenäiset kehittämiseksi. prosessikuvaukset ja toimintamallit, mittarit ja Alkuvuoden aikana on määritelty Palkeiden mittariarvot, laadun valvonnan toimenpiteet sekä prosessikartta ja prosesseille on nimetty omistajat. työroolit ja niihin liittyvä osaaminen. Prosesseille on laadittu yleiskuvaukset ja määritetty prosessien suorituskyvyn mittaamisessa tarvittavat mittarit. Prosessien kuvaaminen on aloitettu; kuvaamisessa käytetään työvälineenä QPR ProcessGuidea. Prosessien kehittäminen on käynnistetty projektissa kolmen pilottiprosessin osalta. Kehittämistä tullaan tekemään Lean Six Tavoitteena on asiakastyömallin uudistaminen, uudelleen organisointi sekä yhteistyön lisääminen asiakkaiden kanssa. Asiakasneuvottelukunnan toiminta. Sigma-metodologian mukaisesti. Palkeiden asiakastyömalli on päivitetty vastaamaan uutta organisaatiota ja uuden mallin mukainen toiminta on käynnistetty. Asiakasneuvottelukunta on kokoontunut kerran keväällä 2011. Loppuvuodelle 2011 sekä 2012 on tehty suunnitelma käsiteltävistä asioista ja kokousajankohdista. Palkeiden Asiakastuen käyttöönottoa laajennetaan. Asiakastuen tavoitteena on, että asiakkaan käytössä on yksi keskitetty ja läpinäkyvä sähköinen yhteydenottopiste Palkeisiin. Vuoden 2010 lopussa AT oli käytössä 12 virastolla. Kesäkuun lopussa tänä vuonna käyttäjinä oli 17 virastoa. Palkeet seuraa viivästyskorkojen ja reklamaatioiden määrää sekä sen työn määrää, joka aiheutuu palvelukeskuksessa tehtyjen virheiden oikaisemisesta. Palkeet osallistuu ulkoiseen benchmarking-tutkimukseen. - viivästyskorkoja maksettu < 10.000 - reklamaatioiden määrä < 3 kpl - kirjallisten selvityspyyntöjen määrä <12 kpl 3. Henkilöstövoimavarojen hallinta ja kehittäminen Palkeet osallistuu syksyllä 2011 toteutettavaan benchmarking-tutkimukseen. Tutkimustulokset valmistuvat loka-marraskuussa. Viivästyskorkoja on maksettu 30.845 (pääosa näistä verottajalle) - 6 reklamaatiota tullut - 6 kirjallista selvityspyyntöä tullut Palkeet panostaa osaamisen johtamiseen, Palkeet parhaaksi hankkeessa on suunniteltu johtamisen vahvistamiseen, hyvän esimiestyön toimenpiteitä, kokouskäytännöistä sovittu, varmistamiseen sekä työn tekemisen uusien koulutuksia, foorumeita ja infoja pidetty, muotojen ja toimintatapojen käyttöönottoon. kehityskeskusteluja ohjeistettu ja käyty, Palkkauksen epätasa-arvoa vähennetään uuden palkkausjärjestelmä otettu käyttöön, YT-toimintaa palkkausjärjestelmän avulla. Kehityskeskustelut suunniteltu ja kokouksia pidetty säännöllisesti. käydään vuosittain. Yhtenäiset kokouskäytännöt ja yhteistoiminnan säännöllisyys ja aktiivisuus.
Työtyytyväisyystavoite 3,5 Uusi kysely tehdään lokakuussa. Palkeet on myös mukana Työterveyslaitoksen Innostuksen Spiraali hankkeessa, jossa keskitytään työn ja työyhteisöjen aidosti myönteisiin voimavaroihin, joiden avulla voidaan edistää työyhteisöjen menestystä, parantaa henkilöstön uudistushakuisuutta ja työssä suoriutumista sekä lisätä työn mielekkyyttä ja pidentää työuria. 3.1 Osaamisen johtaminen Organisaatiomuutoksen onnistunut toteuttaminen Organisaatiomuutoksia on toteutettu, viimeisin turvataan hallitulla tehtävienvaihdolla ja tulossa elokuun alussa. Koulutustarvekartoitus perehdytyksellä. Henkilöstölle järjestetään käynnissä. Tehtävienvaihto ohjeistettiin. Uusien koulutusta. tehtävien haltuunotto on osittain vielä käynnissä. 3.2 Johtajuus Johtamisen ja esimiestyön tukemisen ja laadun Toteutetaan mm. osana Palkeet parhaaksi parantamisen kehittämisohjelman toteutus hanketta. Esimieskoulutuksia, - foorumeita ja - infoja on pidetty ja tulossa. Kehittämistyö jatkuu. 3.3 Uudistuminen Palkeet yhtenäistää palvelutuotannon prosessit Palvelutuotannon prosessit on määritelty ja Kieku-prosessien mukaiseen organisaatioon. organisoituminen toteutettu. Prosessien mukainen yhtenäinen toimintatapa on vielä osin kesken, vaikka monelta osin toimintatapoja on jo yhtenäistetty. 4. Sukupuolinäkökulman valtavirtaistaminen viraston toiminnassa ja toimialalla Päätösten vaikutukset arvioidaan sekä miesten Lähinnä on tarkoitus seurata että naisten osalta. Vuonna 2010 valmistunutta tilastoyhteistyösopimuksen mukaisesti tasa-arvo-ohjelmaa ryhdytään toteuttamaan. palkkamuutoksia. Seurantatietoja saadaan syksyllä. 5. Kestävän kehityksen edistäminen Videoneuvottelulaitteistojen hyödyntäminen ja Palkeiden toimipaikoissa on käytössä yhteensä 13 matkustuksen vähentäminen. videoneuvottelulaitetta, jotka ovat aktiivisessa käytössä sisäisissä sekä asiakaspalavereissa. Matkustusmenot ovat vähentyneet 28 % vuoden 2010 ensimmäiseltä vuosipuoliskolta
Resurssit Tulot 53,1 milj. euroa Menot 54,3 milj. euroa Määräraha 1,2 milj. euroa Tulojen kertymä palvelusopimuslaskutus 52,1 milj. euroa, josta - Palkeiden osuus 41,8 milj. euroa - Tuotannon tietojärjestelmät 10,3 milj. euroa - Valtiokonttorilta laskutettavat Kieku-työt 0,75 milj. euroa - muu erillislaskutus 0,25 milj. euroa - määräraha 1,2 milj. euroa Siirtyvä määräraha arviolta 300.000 euroa EU-matkamenojen korvauksiin siirretty 2 800 000 euron suuruinen määräraha Henkilötyövuosiarvio 780 htv Tulot 25,8 milj. euroa Menot 25,1 milj. euroa Määrärahan käyttö 0,3 milj. euroa Palvelusopimuslaskutus 25,7 milj. euroa, josta - Palkeiden osuus 20,7 milj. euroa - Tuotannon tietojärjestelmät 4,9 milj. euroa - Valtiokonttorilta laskutettavat Kieku-työt 0,1 milj. euroa - muu erillislaskutus 0,02 milj. euroa - määräraha 1,2 milj. euroa saatu, käyttö 30.6. oli 83.113 (määrärahan käyttöön tullaan lisäämään 6 henkilön palkkakustannukset vuoden 2011 alusta alkaen) Määrärahaa siirtyi 556 245 euroa (2010 käyttämätön määräraha 426 322 + poistot - investoinnit 119 098 + hinnoitteluylijäämä 10.815) Käytetty vuoden 2010 määrärahaa 239 554 euroa. Toteuma 1-6 kk 370 htv, toteuma-arvio 1-12 kk 759 (vahvistettu hesu 2011)