Hankkeen tarkastaminen, A1828/2006, art 13 paikan päällä 5A9 HANKE JA SEN HANKINNAT JULKISTEN HANKINTASÄÄNTÖJEN NOUDATTAMINEN TEM Alueiden kehittämisyksikkö Rakennerahastojen hallinnointi -ryhmä Ylitarkastaja Eliisa Hujala Koulutus välittäville toimielimille Oulu; Siilasvuon talo K2 5.-6.5.2009 Kuopio; Kuopion yliopisto 7.-8.5.2009 Tampere; Museokeskus Vapriikki 12.-13.5.2009 Helsinki; Paasitorni 18.-19.5.2009
Rakennerahastoista ja muista julkisista varoista tuetun toiminnan avoimuus Kaikilla potentiaalisilla tuensaajilla on tullut olla julkisen hankehaun kautta mahdollisuus hakea avustusta hankkeelleen Ts. yhteisö/välittävä toimielin hankkii ohjelman tavoitteita parhaiten toteuttavia projekteja Hankkeiden valintaprosessi Julkinen ilmoittaminen hankintayksiköiden tekemistä hankinnoista (kaikilla taloudellisilla toimijoilla on tullut olla mahdollisuus päästä osalliseksi julkisista tavara- ja palveluhankinnoista, urakoista) Hankkeen toteutus
Mikä on hanke? Rahoituspäätöksen ehtojen mukaan tuensaajan on toteutettava hanke omana työnä (todentavat kuitit ja vastaavan todistusvoiman omaavat asiakirjat) ellei rahoituksen myöntämistä koskevassa avustuspäätöksessä ole hyväksytty että osa hankitaan markkinoilta (ostopalvelut-kustannuslaji, koneet ja laitteet kustannuslaji tms.) Oman tuotannon hanke: kun välittävä toimielin itse toteuttaa hankkeen kokonaisuudessaan tai osin hankkii tuotteet ja palvelut markkinoilta, osin tekee omana työnä. Hanke voidaan myös toteuttaa kokonaisuudessaan hankintana, jolloin se koostuu yksinomaan kilpailutetusta julkisesta hankinnasta (hankintapäätös + hankintasopimus = hanke + toteutumisen seuranta) Vrt. Hankinta: Kirjallinen sopimus rakennusurakan toteuttamisesta, tavaran hankinnasta tai palvelun suorittamisesta taloudellista vastiketta vastaan (rahakorvaus tai rahan ja käyttöoikeuden yhdistelmä eli käyttöoikeusurakka) 3
Hanketyypit tuensaajan oma työ tuensaajan oma työ + ostopalveluja (hankintals noudattaen, jos tuensaaja on hankintayksikkö, muutoin mitä rrtukikelpoisuusasetuksessa ja rahoituspäätöksessä edellytetty) useamman kuin yhden tuensaajan oma työ useamman kuin yhden tuensaajan oma työ + hankinnat Jos vastikkeellisia suoritteita tuensaajien välillä, kyseessä on hankinta Muu kuin oma työ hankkeessa kilpailutettava ao. kustannuslaji löytyy projektisuunnitelman kohdasta ostopalvelut tms. (tarjoajien tasapuolinen kohtelu, kuka saa osallistua hankkeen tarjouskilpailuun?*)
Itse toteutetut ns. oman tuotannon hanketyypit: Välittävä toimielin tekee omana työnä (tuensaajarooli) Välittävä toimielin toteuttaa hankkeen hankintana (hanke = hankinta) Osittain oma työ + hankinta Viranomaisroolin ja tuensaajaroolin eriyttäminen välittävän toimielimen sisällä on absoluuttisen ehdoton vaatimus (YA art, tpa 13 art.) kohdeltava kuin ketä tahansa ulkopuolista hakijaa Yleiset hallinto-oikeudelliset periaatteet päätöksenteossa, esteellisyyssäännökset. Jos intressiristiriitaa esim. organisatoristen uudelleenjärjestelyjen kautta: tuensaajasta rahoittaja, rahoittajasta maksaja jne, tarvittaessa jäävättävä itsensä
Hanketyypit jäljitysketju Tuensaajan oma työ: todentavat asiakirjat tuensaajan kirjanpidosta kustannukset kuuluvat toteuttajan kirjanpitoon omalla kustannuspaikallaan. Avustus myönnetään tuensaajalle tosiasiallisesti syntyneisiin kustannuksiin harkittava tarkoin mitä hankkeeseen kuuluvia suoritteita on syytä hyväksyä ostopalveluina tehtäväksi (eliminoitava keinottelumahdollisuus kustannusten paisuttamiseksi), samoin kun harkitaan mikä on vähäinen, hyväksyttävissä oleva muutos kustannuslajikohtaisessa rahoituspäätöksenmukaisessa hankkeen toteuttamisessa) Mikä on hankintayksikön oma organisaatio? In-house omaan työhön rinnastetaan sidosyksiköltä suoritetut hankinnat tiettyjen edellytysten mukaisesti (hankintalaki 10 ). Tarkoittaa hankintayksilön määräysvallassa olevia erillisiä oikeushenkilöitä, jotka eivät toimi markkinoilla. Ei tarvitse kilpailuttaa koska rinnastetaan omaan työhön (vaikka eri Y-tunnus). Huom, Jos kilpailutetaan vaikka olisi oikeus hankkia suoraan, ja oma yksikkö osallistuu tarjouskilpailuun, on sitä kohdeltava samoin kuin muita tarjoajia Pyrittävä avoimuuteen ja julkisen elinkeinotoiminnan kilpailuneutraliteettiin. Tuensaajan hankinnat: todentavat asiakirjat = tarjousasiakirjat ja hankintapäätös, sopimus sekä tositteet hankintamenosta (+ muut tarvittavat asiakirjat hankintaan sovellettavan hankintamenettelyn mukaan)
Tuensaajien yhteishanke ja muut kumppanit MYÖNTÖVAIHE: Tutkitaan projektinsuunnitelmassa esitetty hankkeen toteutustapa (kuka tekee, mitä tekee, miten tekee?) Aina kun hankehakemuksessa on esitetty muu kuin malli, jossa yksi tuensaaja tekee hankkeen omana työnä pitää kysyä: Onko esitetty järjestely tarpeellinen hankkeen tavoitteiden saavuttamiseksi? Ovatko kaikki tuensaajat mukana riittävällä omarahoitusosuudella? Voidaanko hankkeen tavoitteet saavuttaa jäljitysketjun kannalta yksinkertaisemmalla hallinnointimallilla? Onko syytä hyväksyä hankehakemusta, jossa hakija esittää projektisuunnitelman, jota ei itse pysty toteuttamaan ei omaa roolia muutoin kuin lähinnä rahan välittäjänä, todellinen toteuttaja on joku muu? Re: avoimuus ja julkisten varojen tehokas käyttö tarjouskilpailun kautta tuensaaja kilpailuttaa hankkeen tuotteet/palvelun avoimilla markkinoilla.
Rakennerahastojen tuki hankkeeseen ei vapauta soveltamasta hankintalainsäädäntöä täysimääräisesti Yhteishankkeissa varottava sitä, että ei sovita palvelun tuottamisesta julkisena hankintana. Se, että sopimuksen toinen osapuoli on toinen hankintayksikkö ei estä hankintalain soveltamista. Tarvittaessa ohjattava kumppani laittamaan oma hakemus vireille (jolloin tulee otettua huomioon tuen asianmukaisesti sisämarkkinoiden perusperiaatteet, ja niistä johdettavat säännöt kaikelle taloudelliselle toiminnalle EU:ssa: avoimuus julkisten varojen käytössä, kilpailuneutraliteetti yksityisten ja julkisten taloudellisten toimijoiden välillä, valtiontukisääntely, hankintalainsäädäntö). Aina jos epäily järjestelyn tarkoituksenmukaisuudesta - > rahoittaja edellyttää aiotun kumppanin työn kilpailuttamista tai jokaista hakijaa toimittamaan oman hakemuksensa. Riittävä omarahoitusosuus sitouttaa toimijat ja varmistaa hankkeen asianmukaisen ja kustannustehokkaan toteutuksen.
Tuensaajien yhteishanke ja muut kumppanit MAKSUVAIHE: muiden yhteistyökumppaneiden katteettomat kustannukset? Rahoituspäätöksessä yksilöity tuensaajat, muiden kumppaneiden kustannuksia ei voida hyväksyä omana työnä ( katteettomana ) yhteishankkeissa jokainen tuensaaja toteuttaa oman osan kirjanpitonsa osoittamana, ei vastikkeellista työtä muille tuensaajille Jos maksatushakemus sis. vastikkeellisia suoritteita tuensaajien välillä, tarkistettava, että hankintalainsäädäntöä on noudatettu Hankkeen art 13 tarkastus kohdistuu kussakin hankkeessa rahoituspäätöksen mukaisten tuensaajien kirjanpitoon (+muuhun hankkeessa tapahtuneen toiminnan todentavaan aineistoon eli ns. hankekirjanpitoon)
Julkisten hankintojen yhteismarkkinasääntelyn oikeusperusta Tulkintatausta ovat SEY artiklat ja EY-TI-ratkaisut: Syrjintäkielto Tavaroiden vapaa liikkuvuus ja yritysten vapaa sijoittumisoikeus/palvelujentarjoamisoikeus Valtiontukikielto EU on vapaat sisämarkkinat, josta SEY 158 art. on poikkeus -> RR-HANKKEITA KOSKEVAT SAMAT PERIAATTEET KUIN MITÄ TAHANSA MUUTA TOIMINTAA (LISÄKSI RR-TUKIKELPOISUUSASETUS 3, 5 ) PPT-listan kysymyksiin vastaaminen edellyttää tarkastuksen tavoitteiden kannalta riittävää osaamista julkisten hankintojen sääntelystä. Taloudelliselta arvolta merkittävien hankkeiden tarkastus ja ratkaisu havainnoille annettavasta merkityksestä edellyttää eritystä asiantuntemusta. Tukikelvottomuusharkintaa ei tarvitse suorittaa paikan päällä. Toistaiseksi Suomessa ei ole erityistä julkisten hankintojen valvontaviranomaista.
Avustuspäätös, oma työ vs. hankinta Tuensaajan oma työ hankkeessa ei ole hankintalain tai erityisalojen hankintalain tai direktiivien hankinta Jos hankkeen kustannusarvioon sisältyy hankintoja (muu kuin organisaation omaa työtä), varmistettava ennen rahoituksen myöntämistä että tuensaajaorganisaatiolla ao. hankintaosaamista (komission asetus 13 art.) Sidonnaisuus rahoituspäätöksessä hyväksyttyihin kustannuslajeihin ja käyttötarkoitukseen Jos useampi kuin yksi tuensaaja (yhteishanke), projektisuunnitelmassa yksilöity mitä kukin tekee omana työnä, jolloin kukaan ei hanki tavaroita tai palveluja toisiltaan vastiketta vastaan (muutoin kuin jos erikseen ostopalvelut hyväksytty kustannuslajina ja osatoteuttaja voittaa tarjouskilpailun). 11
Julkisten hankintojen periaatteita Hankintayksilöitä koskee laissa säädetty kilpailuttamisvelvoite, jonka mukaan julkiset hankinnat tulee tehdä hankintalainsäädännössä säädettyjä menettelytapoja noudattaen. Hankintapäätös on tehtävä ennalta ilmoitettujen valintaperusteiden mukaisesti, eivätkä ne saa suoraan tai välillisesti olla syrjiviä Tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu. Ts. seikkoja, jotka eivät liity hankinnan toteuttamiseen, ei saa ottaa huomioon tarjousmenettelyssä (kuten kansalaisuus tai sijoittuminen tiettyyn valtioon tai alueelle). Tarjoajia on kohdeltava yhdenvertaisesti. 12
Periaatteita Saaduista tarjouksista on valittava joko kokonaistaloudellisesti edullisin tai hinnaltaan halvin. Jos tarjouksen valintaperusteena käytetään kokonaistaloudellista edullisuutta, otetaan tarjousten vertailussa huomioon ennalta ilmoitetut vertailuperusteet (joista yksi on hinta) mutta yksikään ei ole tiettyä paikallista aluetta suosivana syrjivä. EU:n hankintasääntelyn tavoitteena on myös parantaa eurooppalaisten yritysten kilpailukykyä ja turvata tavaroiden, palveluiden, pääomien sekä työntekijöiden vapaa liikkuvuus. Vaikka rr-ohjelmien tavoitteena on mm. parantaa alueiden kilpailukykyä ja työllisyyttä, ei hankintoja saa rajata ohjelma-alueen yrityksille. Avoin ja tasapuolinen kilpailuttaminen avaa taloudellisille toimijoille (kuka tahansa, joka tarjoaa tuotteita tai palveluita markkinoilla) mahdollisuuksia osallistua julkisen sektorin tavara- ja palvelutuotantoon. (Suomessa 15 % BKT:stä) 13
Julkiset hankinnat ja EY sisämarkkinaperiaatteet HANKINTADIREKTIIVI Julkisia rakennusurakoita sekä julkisia tavara- ja palveluhankintoja koskevien sopimusten tekomenettelyjen yhteensovittamisesta annettu Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 2004/18/EY, ns. hankintadirektiivi ERITYISALOJEN HANKINTADIREKTIIVI Vesi- ja energiahuollon sekä liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankintamenettelyjen yhteensovittamisesta annettu Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 2004/17/EY, ns. erityisalojen hankintadirektiivi KOMISSION SELITTÄVÄ TIEDONANTO yhteisön lainsäädännöstä siltä osin kuin se koskee sopimuksia jotka eivät kuulu tai kuuluvat vain osittain julkisia hankintoja koskevien direktiivien soveltamisalaan, EYVL nro C 179, 1/8/2006 s. 0002-0007 (koulutusmateriaalin liite) KOMISSION SELITTÄVÄ TIEDONANTO julkisia hankintoja ja käyttöoikeutta koskevan yhteisön oikeuden soveltamisesta julkisen ja yksityisen sektorin rakenteellisiin kumppanuuksiin 05.02.2008 C(2007)6661 14 Hankintalainsäädäntö = koko yhteisön aquis (perustamisopimus, siitä johdettu oikeus, asetukset, direktiivit EY-TI tulkinnat + kansallinen implementointi (hankintalaki, erityis- ja asetus ym.).
Hankinta vs. projektihaku Välittävä toimielin ilmoittaa valtionapuviranomaisena mahdollisuuksista osallistua hakukierrokseen / avoin hakumenettely - kehotus hakea avustusta ja tiedottaminen mahdollisuuksista Toimiiko välittävän toimielimen erillinen yksikkö tuensaajanroolissa ja on toteuttamassa oman organisaation itse toteuttamaa oman tuotannon hanketta ja siihen liittyvää hankintaa (mahdollisuudet toteuttaa kokonaisuudessaan hankintana tai osin omana työnä) Roolit ehdottomasti erillään. 15
Hanketta toteuttavien tuensaajien hankinnat Julkisilla hankinnoilla tarkoitetaan sellaisia tavara-, palvelu- ja rakennusurakkahankintoja, joita valtio, kunnat ja kuntayhtymät, valtion liikelaitokset sekä muut hankintalainsäädännössä määritellyt hankintayksiköt tekevät oman organisaationsa ulkopuolelta. EU:n julkisia hankintoja koskevat säännöt tulevat noudatettavaksi kun tavaran tai palvelun tuottaminen hankitaan ostajasta erilliseltä oikeushenkilöltä, ellei osapuolten suhde ole niin läheinen, että se on rinnastettavissa talon sisäiseen toimijaan/yksikköön (in-house entity) ja siten kyse ei ole hankinnasta vaan omasta työstä. Ks esim. hankintalaki 10, HE 50/2006 Lain kiertämisen estämiseksi myös mm. julkisoikeudelliset laitokset ovat hankintayksikköjä. Julkisoikeudellinen laitos on yksikkö, joka on hoitaa yleisen edun mukaisia tehtäviä ja jota hankintayksikkö kontrolloi. 16 Kyse ei ole julkisesta hankinnasta, jos hankintaa ei ole tekemässä lain tarkoittama hankintayksikkö. Muut voivat toteuttaa hankintansa haluamallaan tavalla, edellyttäen että julkisen tuen 50% sääntö ei tee niistä hankintayksiköitä.
Jos hankintalaissa ja dir. tarkoitettu hankinta ja tuensaaja hankintayksikkö/-viranomainen: Tuensaajan menettelyjen on oltava asiaan sovellettavien sääntöjen mukaisia ja jälkikäteen on voitava osoittaa säädettyä menettelyä noudatetun TS ole ei vapautta valita subjektiivisten kriteerien mukaan parhaaksi katsomaansa toimittajaa kun tarvitaan tuote/palvelu x ja käytössä y-, ei vaikka olisi otettu huomioon kustannus-laatu suhde tai etsitty halvimman mahdollisen hinnan mukainen käyttötarkoitukseen sopiva tuote, tai alueella olisi vain yksi toimija, jonka tuotteista ja palveluista on hyvät kokemukset aiempaan yhteistyöhön liittyen tai vaikka markkinoilla ei olisi muita kyseistä palvelua tarjoavia toimijoita tastä saadaan varmuus vasta, kun hankinnasta ensin ilmoitetaan riittävän laajasti! 17
Hankinnat, joihin ei sovelleta dir. tai lakeja, ja tuensaaja hankintayksikkö/-viranomainen: Onko hankittavan kokonaisuuden kokonaishinta kynnysarvot ylittävä vai alittava? Tiedettävä hankintaan sovellettavat nimenomaiset määräykset soveltuvista menettelyistä (sidottu hankinnan kokoon ja tyyppiin). Kielto pilkkoa tai yhdistellä hankintoja tarkoituksessa kiertää ls. Vaikka alle kaikkien kynnysarvojen (I-III luoka PPT listassa, EY markkinaoikeudellisten perusperiaatteiden noudattaminen on tarkastettava riippumatta hankinnan koosta tai direktiivien soveltamisalamääräyksistä, jos voi olla vaikutusta muualle sijoittuneisiin tarjoajiin. Tukikelpoisuusasetus 5, muistio, hvo-ohje, rahoituspäätöksen ehdot Hankintayksikkö eli tuensaaja tekee arvion. 18
Virheiden vaikutus tukikelpoisuuteen Kaksi näkökulmaa hankintamenettelyvirheisiin: 1. onko hankinta toteutettu hankintalainsäädäntöä noudattaen? (hankintayksikön hakemusosoitus markkinaoikeuteen ym. oikeussuojakeinot) 2. onko hankinta toteutettu siten, että kustannus voi virheistä huolimatta olla rakennerahastohankkeen hyväksyttävä meno? 19 Hakemusmenettely markkinaoikeuteen ja tuomittavat rikkomukset turvaavat asianomistajan asemaa ja markkinoiden toimintaa. markkinaoikeuden lainvoimainen päätös huomioitava ratkaisussa, mutta päätöksessä ei oteta kantaa muuhun kuin hankintalainsäädännön noudattamiseen Menettelyrikkomus, kvalifiointi/kvantifiointi, miten suuri tukikelvottomuus mistäkin virheestä? Jos tuotteet ja palvelut on kuitenkin saatu, kohtuullisuus (eliminoidaan virheen taloudellinen vaikutus)
Hankintamenettelyvirheiden korjaaminen tukikelvottoman osuuden määrittely? Muutos aiempiin varmennuslistoihin on nimenomaan julkisten hankintojen aiempaa yksityiskohtaisempi tarkastuslista Kysymysten jaottelu ppt-listassa noudattaa komission suositusta ohjeellisista rahoitusoikaisujen minimimäärästä hankintamenettelyvirheiden osalta: Luokittelu virheen vakavuusasteen mukaan (korjaussuositusten vaihteluväli 0 100 % hankinnan arvosta) Tarkastuslistan luokitukset hankintamenettelyn olennainen virhe ( rahoituskorjaus välttämätön) hankintamenettelyn virhe (ei - rahoituskorjausta) VRT. laiton valtiontuki seuraamus aina ollut selvä: tuen 100 % takaisinperintä korkoineen yritykseltä, myös de minimis katon ylittymisen seuraamus koko tuen 100% takaisinperintä
Markkinaoikeuden toimivalta Markkinaoikeus on erityisti, jonka toimivalta perustuu hankintalainsäädäntöön Pienhankintoja ei voi saattaa markkinaoikeuden käsiteltäväksi. MO:n toimivaltaan ei myöskään kuulu hankintamenettelyt joissa joudatetaan muuta erityisssääntelyä kuin hankintalainsäädäntöä Markkinaoikeus ei voi hankintalain nojalla päättää, miltä osin hankinnan kustannus on tukikelpoinen meno rakennerahastohankkeessa Hankintamenon tukikelpoisuusharkinnan suorittaa ja päätöksen asiassa tekee toimivaltainen viranomainen (rahoituksen myöntänyt välittävä toimielin, rakennerahastolaki 44 ) ottaen huomioon EY- ja kansallinen myönnettävän avustuksen tukikelpoisuutta koskeva lainsäädäntö. 21
Kestävien hankintojen edistäminen Hallituksen periaatepäätös 8.4.2009 kestävien hankintojen edistämisestä: tavoitteena on vähentää julkisen sektorin ympäristökuormitusta ja ilmastovaikutuksia viimeistään vuonna 2015 kaikissa valtion keskushallinnon hankinnoissa on otettava ympäristönäkökulma huomioon. kuntien ja valtion paikallishallinnon suositellaan ottavan ympäristön huomioon vuonna 2010 vähintään 25 prosentissa hankinnoista ja vuonna 2015 puolessa hankinnoista. Komission suuntaviivat (re: tarkastuslistan kysymys 5A13) 22
Mitä vaatimuksia paikan päällä tarkastuksille on asetettu julkisten hankintojen osalta? Komission suuntaviivat ohjeellisista rahoituskorjauksista julkisissa hankinnoissa (COCOF) Komission suuntaviivat omille tarkastajille yksittäisten hankkeiden rahoituskorjausten arvioinnista = apuväline arvioitaessa mitä merkitys virheelliselle menettelylle olisi annettava Ks. myös komission päätös rahoituskorjauksista K(2001) 476 Aiemmat tarkastushavainnot ja suositukset korjauksiksi (art. 4 varmennusten järjestelmävirhehavainto): tarkastuskohteita ei ole yksilöity ei riittävällä tarkkuudella, jotta voitaisiin vakuuttua järjestelmän asianmukaisuudesta, vaikka tarkastushavaintoja ei olisi) edellistä ohjelmakautta yksityiskohtaisempi tarkastuslistan sisältö eli tarkastuskohteet, jotka hankintalainsäädännön noudattamisen osalta varmennettava - Komissio korostaa tarvetta varmistaa tarkastuksia tekevän henkilöstön kokemus ja osaaminen 23
Management verifications COCOF 08/0020/04-EN - EY-hankintasääntöjen ja kansallisten sääntöjen noudattaminen ja sen varmistaminen että Ey perustamissopimuksesta johdettuja perustavanlaatuisia oikeussääntöjä (ks. 2006/C 179/02) on noudatettu yhdenvertaisen kohtelun, syrjimättömyyden, avoimuuden, sisämarkkinoiden toimivuuden ja kilpailunäkökohtien osalta - Että korjaaviin toimenpiteisiin ryhdytään niin aikaisessa vaiheessa kuin mahdollista (tarpeettomien oikeudenmenetysten estämiseksi) - Ennen rahoituspäätöstä tulee varmistaa, että tuensaajat tietävät hankintoihin liittyvät velvoitteensa (erityisesti ellei tuensaaja itsessään hankintayksikkö ja kokemusta sovellettavista säännöistä) - Tarkastuksen kohde ja menettelyt kussakin maksatusyksikössä suhteutettuna käytettävissä oleviin resursseihin, ei velvollisuutta hankintojen 100 % tarkastukseen, voi perustua otantaan kunkin viranomaisen noudattamat käytännöt tulee kirjata ja perustella 24
Management verifications COCOF 08/0020/04-EN Hankinnan suunnittelu Ex-ante arviointi hankintasuunnitelmista jo ennen rahoituspäätöstä (Onko hankinnan arvo realistinen, soveltuuko aiottu hankintamenettely, onko osarahoitus ja kustannusarvio kunnossa) välittävän toimielimen tulee määritellä käytettävät menettelyt jotka tulee olla suhteutettu hankintasopimuksen arvoon ja tyyppiin rahoituspäätöksessä on määritelty, mitä tehdään omana työnä ja mitä voidaan hankkia Kaikki käytettäviin menettelyihin liittyvät valinnat on tehtävä ennen tarjouskilpailun aloittamista, ei kesken voida siirtyä toiseen menettelyyn Tarjouskilpailuvaihe: tarjouspyyntöjen etukäteistarkistus Tarjoajien ja tarjousten valintakriteerit ja niiden soveltaminen Hankintasopimusvaihe (tuotteiden ja palvelujen toimittaminen sopimuksenmukaisena) 25
Komission suositukset, rahoituskorjausohje Komissio on antanut ohjeet vähimmäisrahoituskorjauksen määrästä, jos kilpailuttamista koskevia normeja ei ole noudatettu. Ohje on kaksiosainen, joista A. osa koskee EU-kynnysarvot ylittäviä hankintoja ja B. osa muita hankintoja. (COCOF 07/0037/03-EN: 29.11.2007 Guidelines for determining financial corrections http://www.rakennerahastot.fi/rakennerahastot/tiedostot/ohjeet_taydent avia_normeja/05_guidelines_financial_corrections.pdf) Muissa hankinnoissa noudatettavia periaatteita ks. Komission selittävä tiedonanto 2006/C 179/02 (liiteaineistoa) Kansalliset kynnysarvot alittavien pienhankintojen osalta rrtukikelpoisuusasetuksen 1079/2007 3 ja 5, HVO ohje Kunkin yksittäisen hankkeen osalta mitä rahoituspäätöksen ehdoissa määrätty 26
Tarkastuslistan kysymykset 5.A.9.Hankintojen toteuttaminen julkisista hankinnoista annetun lainsäädännön ja rahoituspäätöksen ehtojen mukaisesti 27
5.A.9.1.EU:n kynnysarvot ylittävät hankinnat on tehty asianmukaisesti 9.1.1. Hankinnasta on ilmoitettu asianmukaisesti (kyllä / ei) Soveltamisehdellytykset: ei ole noudatettu EY-kynnysarvot ylittävistä hankinnoista annettuja määräyksiä menettelyn avoimuudesta ts. on karkeasti rikottu julkistamisvelvoitetta Kysymykseen tulisi vastata EI, silloin kun hankinnasta ei ole tehty lainkaan hankintailmoitusta, eikä kyse ole 9.1.2 tapauksesta Korjaavat toimenpiteet: hankinnan 100 % tukikelvottomuus 28
9.1.2 Hankinnasta ei ole ilmoitettu asianmukaisesti, mutta virhe ei ole olennaisesti vaikuttanut muihin jäsenvaltioihin sijoittuneiden toimijoiden mahdollisuuteen osallistua tarjouskilpailuun. Ilmoitusvelvollisuus on ehdoton muotovaatimus, eikä ilmoittamista voi paikata muilla menettelyillä, vaikka hankintayksikkö voisikin osoittaa, että tarjouspyyntö on lähetetty suoraan kaikille mahdollisille potentiaalisille tarjoajille. 9.1.2 tarkoittaa tilannetta, jossa ilmoitus on tehty, mutta sitä rasittaa säädetyn menettelyn noudattamatta jättäminen Komission suositus: 25% vähennys sopimuksen arvosta ts. voidaan hyväksyä hankintakustannuksesta maksimissaan 75% jos hankinnasta kuitenkin ilmoitettiin niin laajasti, että toisiin jäsenvaltioihin sijoittuneilla taloudellisilla toimijoilla oli tosiasiallinen mahdollisuus ilmoittaa kiinnostuksestaan (hankinta oli avoin kilpailulle) 29
9.1.3 Suorahankintaa on käytetty ilman perusteita (alkuperäinen tai lisähankinta) Direktiivin 2004/18/EY 31 artikla ( suorahankinta eli tapaukset, joissa neuvottelumenettelyä voidaan noudattaa julkiasematta hankintailmoitusta) ja 61 artikla (lisäurakka käyttöoikeusurakan saajille) sekä direktiivin 2004/17/EY 40 artiklan 3 kohdan f ja g alakohta. Tulkinta suppea, poikkeussääntö Ehdottomasti hankintapäätökseen perustelut, jos sovellettu. Jos suorahankinnalle asetettuja edellytyksiä ei tosiasiallisesti ollut: - ennakoimattomien tapahtumien aikaansaamasta äärimmäisestä kiireestä taikka - ennakoimattoman seikan aiheuttamasta lisäurakasta tai lisäpalvelusta tai lisätavarahankinnasta mutta sopimus tehtiin tästä huolimatta ilman hankintailmoitusta (itse valittujen tarjoajien joukosta). Komission suositus: Rahoituskorjauksen määrä 100 % hankinnan arvosta Korjauksen määrää voidaan vähentää 25:een prosenttiin mikäli -sääntöjenvastaisten lisäsopimusten yhteenlaskettu kokonaisarvo ei ylitä EUkynnysarvoja; ja - lisäsopimusten yhteenlaskettu arvo ei myöskään ylitä 50 %:ia alkuperäisen sopimuksen arvosta. 30
Lisäurakat ja palvelut Direktiivien soveltamisalaan kokonaisuudessaan kuuluvien julkisten hankintojen ja käyttöoikeusurakoiden osalta johdetussa oikeudessa täsmennetään erityistilanteet, joissa alkuperäiseen hankkeeseen kuulumattomista lisäurakoista tai -palveluista voidaan tehdä sopimus suoraan ilman tarjouskilpailua. Komission suositus huomautus nro 2: Sovellettaessa ohjeellisia rahoituskorjaussääntöjä, voidaan hyväksyä sopimuksen jälkeen rajoitetusti ei-olennaisia muutoksia sopimuksen sisältöön edellyttäen että: 1. Ei muuteta peruselementtejä*, ja 2. tehdyllä muutoksella, jos se olisi sisällytetty alkuperäiseen tarjouspyyntöön tai sopimuksen toteutusehtoihin, ei olisi ollut olennaista vaikutusta saatuihin tarjouksiin. *Peruselementit = sopimuksen arvo, kohde, sopimuskausi, maksuehdot, käytettävät materiaalit. 31
9.1.4 Lisähankinnan arvo on ylittänyt sallitut rajat Soveltamisedellytys: ainoastaan kattosääntöä rikottu Ts. lisähankinnat eivät muodosta erillistä työtä (sellaisena kuin se on määritelty direktiiveissä (EY/18/2004 1 artiklan 2 a-kohdassa ja 2 d-kohdassa, vastaavat erityisalojen määritelmät)) 31 art: lisäurakoista tai -palveluista tehtyjen hankintojen yhteenlaskettu arvo saa olla enintään 50% alkuperäisen sopimuksen arvosta Komission suositus korjauksesta: 100 %:ia alkuperäisen sopimuksen arvon yli 50 % ylittävästä määrästä 32
9.1.5 Hankintailmoitus on puutteellinen (ei sisällä kaikkia käytettyjä valintaperusteita) Soveltamisedellytykset: hankinnasta on ilmoitettu asiaan sovellettavien direktiivien mukaisesti, mutta tarjousasiakirjat tai hankintailmoitus eivät sisällä kaikkia tarjousten valinnassa ja /tai valintaperusteiden soveltamisessa noudatettavia kriteereja tai ne on ilmaistu puutteellisesti Korjauksen määrä: 25 % sopimuksen arvosta. Voidaan alentaa 10 % tai 5 %:een virheen vakavuuden perusteella. 33
9.1.6 Valintakriteerien soveltaminen ei ole ollut asianmukaista Soveltamisedellytykset: hankinnasta on ilmoitettu asiaan sovellettavien direktiivien mukaisesti, mutta tarjousten valinnassa ei noudatettu laillisia perusteita Esim: kelpoisuutta koskevia valintaperusteita sovellettiin tarjousten valintaan, tarjouspyynnössä tai hankintailmoituksessa ilmoitettuja valintaperusteita ei noudatettu tai tarjousten valinnassa käytettiin virheellisiä ja/tai syrjiviä perusteita Korjauksen määrä: 25 % sopimuksen arvosta. Voidaan alentaa 10 % tai 5 %:een virheen vakavuuden perusteella. 34
9.1.5 9.1.6 Valintaperusteet ja niiden soveltaminen Toimittajien kelpoisuutta koskevat valintaperusteet ja tarjousten vertailuperusteet on oltava riittävästi erotettu toisistaan. Molemmissa voidaan käyttää laadullisia kriteerejä. Kriteerit eivät kuitenkaan saisi olla samoja. Menettelyn kaksivaiheisuutta olisi noudatettava: ensin tutkitaan tarjoajien kelpoisuus jonka jälkeen suoritetaan jäljelle jääneiden tarjousten vertailu. Tarjoajien kelpoisuuteen liittyvien valintaperusteiden oikeasuhtaisuus: Euroopan yhteisöjen tuomioistuimen vakiintunut oikeuskäytäntö, jonka mukaan taloudellisia ja rahoitusta koskevia voimavaroja ja teknistä pätevyyttä koskevien perusteiden on liityttävä suoraan hankintasopimuksen kohteeseen ja oltava oikeassa suhteessa siihen nähden, vahvistetaan nimenomaisesti EU:n julkisia hankintoja koskevissa direktiiveissä. Myös pk-yritysten mahdollisuuksien kannalta. 35 Direktiivin 2004/18/EY 44 artiklan 2 kohdan kolmas alakohta
9.1.7 Tarjouspyyntöä laadittaessa on käytetty virheellisiä poissulkemiskriteerejä Soveltamisala: hankintailmoituksen tai tarjouspyynnön virheellisten tarjoajien valinta (ts. poissulkemiskriteerien) vuoksi tietyt tarjoajat eivät saaneet mahdollisuutta osallistua tarjouskilpailuun esim. edellytettiin ennalta sijoittautumista / edustajaa ao. jäsenvaltiossa /alueella, tai asetettiin liian valikoivia ja rajoittavia teknisiä eritelmiä, jotka suosivat tiettyä toimittajaa tai edellytettiin kokemusta ao. maantieteellisellä alueella toiminnasta Suositus korjauksesta: 25 % sopimuksen arvosta (ellei tarkoituksena ollut nimenomaisesti tiettyjen tarjoajien poissulkeminen, missä vakavissa tapauksissa rahoituskorjaus 100%). 36
9.1.8 Hankinnan kohde on ilmoitettu hankintailmoituksessa syrjivästi tai puutteellisesti Soveltamisedellytykset: Hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä esitetty sopimuksen kohteen määrittely on syrjivä tai siten puutteellinen, ettei se yksilöi riittävästi hankinnan kohdetta: 1. Jotta Tarjoajalla olisi tosiasiallisesti mahdollisuus arvioida, haluaako se esittää tarjouksen kilpailullisen neuvottelumenettelyn soveltamisedellytysten täyttyminen (ei voida yksilöidä mitä ollaan hankkimassa koska hanke niin monimutkainen, että on objektiivisesti mahdotonta määritellä keinoja, jotka vastaavat tarvetta tai arvioida teknisiä ja/tai rahoituksellisia/oikeudellisia ratkaisuvaihtoehtoja, joita markkinoilla on tarjolla) 2. Jotta Hankintayksikkö pysyisi tekemään tarjousten perusteella hankintapäätöksen Komission suositus vaikutuksesta tukikelpoisiin kustannuksiin: 25 %:n vähennys sopimuksen arvosta. Korjausta voidaan alentaa 5 % tai 10 %:iin virheen vakavuuden mukaan. 37
Arviointi lain ration perusteella, 5A1-9 Tavoitteena tosiasiallisesti avoin kilpailutilanne: 1. hankintailmoitukset julkistetaan koko yhteisössä; ja 2. Yhteisön taloudellisten toimijoiden on voitava näissä ilmoituksissa olevien tietojen perusteella päättää, ovatko ehdotetut sopimukset niitä kiinnostavia. Tätä varten niille on annettava riittävät tiedot sopimuksen kohteesta ja sopimukseen liittyvistä ehdoista. PS erityisesti sopimuksen ehdoista: direktiivin mukaiset, jos ne eivät ole suoraan tai välillisesti syrjiviä ja jos ne on mainittu tarjouskilpailua koskevassa ilmoituksessa tai tarjouspyyntöasiakirjassa: erityisesti voidaan pyrkiä tukemaan vaikeasti työllistettäviä ja edistämään ympäristönsuojelua ja vammaisten asemaa 38
9.1.9 Hankintamenettelyn kuluessa neuvoteltiin kesken prosessin muutoin kuin tarkoituksessa täsmentää ja täydentää tarjousta tai tarkentaa hankintayksikön velvoitteita Soveltamisedellytykset: Menettelynä on käytetty avointa tai rajoitettua menettelyä mutta hankintayksikkö on suorittanut kiellettyjä tinkimiskierroksia tms. hintaa alentavia tai vastaavia neuvotteluja, joilla on ollut muu kuin se yksinomainen tarkoitus, että tarjousten sisältöä on täsmennetty tai täydennetty tai hankintayksikön velvoitteita tarkennettu Vrt. neuvottelut sallittuja ennen tarjousmenettelyn käynnistämistä tapahtuva markkinakartoitus tai kilpailullinen neuvottelumenettely, jos sovellettavissa Komission suositus vaikutuksesta tukikelpoisiin kustannuksiin: 25 %:n vähennys sopimuksen arvosta. 5 % tai 10 %:n oikaisu voi riittää riippuen virheen vakavuudesta. 39