TARJOUSPYYNTÖ 1 (7) TARJOUSPYYNTÖ YTHS:N SANELUPALVELUSTA YTHS pyytää kirjallista tarjousta terveyspalvelujen digitaalisesta sanelupalvelusta. Tarjouksessa pyydetään palvelujen käyttökustannuksia tapahtumahinnoitteluna. YTHS:n sanelupalveluita käyttävät lääkärit ja muu terveydenhuollon henkilöstö. Saneluissa käsitellään potilastietoja. Sanelut on tehty sanelulaitteisiin, joiden nauhat on toimitettu omaan henkilökuntaan kuuluville palvelusihteereille. Palvelusihteerit ovat purkaneet sanelut ja siirtäneet syntyneet tekstit YTHS:n käytössä olevaan Medicus-potilastietojärjestelmään. Osassa YTHS:n toimipisteitä on kokeiltu sanelupalveluiden ostamista ulkopuoliselta toimittajalta. Kokeilun tavoitteena on vapauttaa omaa henkilöstöresurssia tukitoiminnasta hoitotyöhön. Kokeilusta saadut kokemukset ovat olleet rohkaisevia, minkä vuoksi YTHS vakiinnuttaa toimintatavan tekemällä julkisen hankinnan. I Hankinnan kuvaus Tilaajaorganisaatio Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö (YTHS) tarjoaa yleisterveyden, mielenterveyden ja suunterveyden palveluja yliopistojen sekä tiede- ja taidekorkeakoulujen opiskelijoille. YTHS on valtakunnallinen organisaatio, jolla on toimipisteet 16 kaupungissa. Toimipiiriin kuuluu 134 000 opiskelijaa. Vastaanottotoiminnan lisäksi YTHS tekee monipuolista työtä opiskelijoiden terveyden edistämiseksi. YTHS:n palveluksessa työskentelee yli 600 terveydenhuollon ammattilaista. Hankittavat sanelupalvelut Hankittavalla sanelupalvelulla tarkoitetaan lääkärin tai muun terveydenhuollon ammattihenkilön nauhoittaman äänitallenteen purkamista kirjoitettuun muotoon. Sanelut ovat suomen- tai ruotsinkielisiä ja ne sisältävät lääketieteen termistöä ja sanastoa sekä asiayhteyteen liittyviä vierasperäisiä sanoja ja termejä. Palveluun tulee sisältyä myös sanelujärjestelmä, jolla lääkäri tallentaa sanelun ja jonka avulla syntynyt tiedosto lähetetään purettavaksi ja jolla syntynyt tekstitiedosto lähetetään takaisin YTHS:n Medicus-potilastietojärjestelmään tallennettavaksi. Sanelijat ovat koulutuksiltaan yleislääkäreitä, erikoislääkäreitä, psykologeja ja psykiatrisia sairaanhoitajia. Sanelijoiden määrä on noin 100. Saneluiden määrä vuonna 2011 oli noin 11500 ja merkkien määrä karkean arvion mukaan 15.000.000. Saneluiden purkamisesta noin puolet on tehty omana työnä ja puolet
TARJOUSPYYNTÖ 2 (7) ostopalveluna. Jatkossa ostopalveluna tehtävä työ lisääntyy oman tekstinkäsittelyhenkilöstön vähentyessä. Palveluntuottaja vastaa sanelupalvelun ohjelmistoista. Ohjelmistojen on oltava yhteensopivia YTHS:n ohjelmistojen ja tietojärjestelmien kanssa (tarkemmin kohta IV Hankinnan ehdottamat vaatimukset). Mahdolliset yhteensovittamiskustannukset maksaa palvelutoimittaja. Palveluntuottaja järjestää palvelutuotantoon tarvittavat tilat, henkilökunnan, tietoliikenneyhteydet sekä muut palvelutuotantoon vaadittavat puitteet. II Hankintamenettely 1. Hankintamenettely, hankinnasta ilmoittaminen ja asiakirjasalaisuus Hankinnan ennakoitu arvo hankintakauden aikana on 100.000-150.000 euroa. Hankinnassa käytetään avointa kansallista menettelyä. Hankinnasta on ilmoitettu http://www.hankitailmoitukset.fi/ -sivustolla. Tarjouspyyntö on julkaistu myös tilaajan kotisivuilla www.yths.fi. Tarjoajan tulee merkitä tarjoukseen selkeästi merkinnällä ei julkinen ne kohdat, joita pitää liikesalaisuuksina. 2. Tarjouksen jättäminen Kirjalliset tarjoukset liitteineen ja selvityksineen tulee toimittaa 20.4.2012 klo 14:00 mennessä. Kuoreen merkintä "Sanelupalvelut YTHS". Toimitusosoite: Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö Talousjohtaja Olli-Pekka Luukko Töölönkatu 37 A 00260 Helsinki Tarjoukset avataan 23.4.2012. Avaustilaisuus ei ole julkinen. 3. Tarjousten käsittely, kelpoisuusarviointi ja vertailu Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn, vaan se palautetaan tarjouksen tekijälle. Tarjoajien ja tarjousten kelpoisuusarviointi sekä vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi
TARJOUSPYYNTÖ 3 (7) 2. Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu. 4. Tarjouksen sisältö Tarjouksen ja sen kaikkien liitteiden on oltava suomenkielisiä. Tarjouksen tulee sisältää järjestelmän/koneiden käyttöopastuksen. Lisäksi tarjouksesta tulee selvitä, miten huolto tai käyttötuki on järjestetty (mm. saatavuuden nopeus). 5. Hinnat ja niiden voimassaolo Hinnan tulee olla arvonlisäveroton kokonaishinta. Hinta tulee ilmoittaa muodossa euroa/merkki. Muita hinnoittelun osia, kuten lisenssimaksuja, käynnistyskuluja, asennuskuluja tai laskutuslisiä, ei hyväksytä. Hintojen tulee olla sitovasti voimassa 31.5.2014 saakka, minkä jälkeen hintoja tarkastetaan kuluttajahintaindeksin mukaisesti. Perusindeksinä käytetään hankintasopimuksen allekirjoituksen ajankohdan indeksiä ja vertailuindeksinä maaliskuun 2014 indeksiä. Näin tarkastetut hinnat ovat voimassa sopimuskauden loppuun. 6. Tarjouksen tekemisestä aiheutuvat kulut Tarjoajalle ei suoriteta korvausta tarjouksen tekemisestä. 7. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla sitovasti voimassa vähintään 30.9.2012 saakka. 8. Sopimuskausi Sopimuskausi on 48 kuukautta hankintasopimuksen hyväksymisestä. Kummallakin osapuolella on oikeus irtisanoa sopimus kahden (2) kuukauden irtisanomisajalla. 9. Toimitusehto Palveluiden tulee olla käytettävissä 30 päivän kuluessa hankintasopimuksen hyväksymisen jälkeen. Laitteiden ja ohjelmistojen osalta toimitukseen sisältyy niiden toimintakuntoon laittaminen. 10. Laskujen maksaminen, maksuehto, laskun viivästyskorko ja toimituksen viivästyminen
TARJOUSPYYNTÖ 4 (7) Maksu suoritetaan maksuehdon mukaisesti laskutuksen pohjalta kuukausittain. Laskua koskevat huomautukset tehdään 14 päivän kuluessa siitä, kun osapuoli sai tietoonsa laskun perusteet. Maksuehdon tulee olla vähintään 14 pv netto. Laskutuslisiä, toimitus- ja käsittelylisiä/-maksuja yms. ei hyväksytä. Viivästyskorko saa olla enintään korkolain mukainen. 11. Osatarjoukset ja hankinnan jakaminen Osatarjouksia ei oteta huomioon. Hankintaa ei jaeta eri toimittajien kesken. 12. Palvelun käyttöönotto Sanelupalvelun tulee olla käytettävissä 30 päivän kuluessa hankintasopimuksen allekirjoituksesta. III Tarjoajien kelpoisuus Tarjoajien kelpoisuuden arvioinnilla selvitetään tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Kelpoisuuden toteamiseksi tarjoajan on toimitettava tarjouksen liitteenä seuraavat selvitykset: - selvitys rekisteröitymisestä ennakkoperintärekisteriin - selvitys rekisteröitymisestä työnantaja-, arvonlisävero-, ja kaupparekisteriin, jos säännösten, määräysten ja päätösten nojalla tähän on velvollisuus - todistus maksetuista veroista, mahdollisista veroveloista ja/tai velkajärjestelyistä sekä sosiaaliturvamaksuista - vakuutusyhtiön/-yhtiöiden todistukset lakisääteisten vakuutusmaksujen (eläkevakuutukset, lakisääteiset työttömyys- ja ryhmähenkivakuutukset) suorittamisesta - todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna Vaadittujen selvitysten puuttuminen voi johtaa tarjoajan sulkemiseen pois seuraavista tarjouksen käsittelyvaiheista. Lisäksi tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta hankintalainsäädännössä mainituilla perusteilla.
TARJOUSPYYNTÖ 5 (7) IV Tarjoukselle asetetut ehdottomat vaatimukset Purettujen saneluiden tulee vastata alkuperäisiä saneluja virheettömästi. Mikäli sanelun alkuperäisen merkityksen ymmärtäminen vaarantuu sanelunpurussa tapahtuneen virheen johdosta, ei kyseistä sanelunpurkua hyväksytä laskutusperusteeksi. Mikäli edellä kuvatun kaltaiset virheet ovat toistuvia, voidaan sopimus purkaa ilman irtisanomisaikaa. Palveluntuottajan tulee nimetä vastuuhenkilö, jolle tilaajan nimeämät yhteyshenkilöt raportoivat purettujen saneluiden laatupoikkeamista. Palveluntuottajan on hallittava laajasti terveydenhuollossa käytetty lääketieteellinen termistö ja sanasto molemmilla kotimaisilla kielillä sekä ja asiayhteyteen liittyvät vierasperäiset sanat. Palveluntuottajan henkilöstö on vaitiolovelvollista. Saneluiden purun ja tekstitiedoston toimittamisen tulee tapahtua neljän (4) vuorokauden sisällä sanelun toimittamisesta palvelutuottajalle. Palveluntuottajan tulee noudattaa potilastietojen käsittelyssä lakia huomioiden lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta, henkilötietolain, lain potilaan asemasta ja oikeuksista. Tietoja käsiteltäessä tulee noudattaa lakia sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä. Palvelutuotannon tulee tapahtua ilman keskeytyksiä. Mikäli palveluiden toimitus keskeytyy vähintään viikoksi, voidaan sopimus purkaa ilman irtisanomisaikaa ja velvoittaa palveluntuottaja hyvittämään korvaavan palvelutuotannon järjestämisestä aiheutuvat kulut siltä osin kuin ne ylittävät sopimushintojen kustannukset varsinaisella sopimuskaudella. Sanelu on voitava tehdä sekä erillisellä sanelulaitteella että puhelimen välityksellä. Puhelimella saneltaessa numero, johon soitetaan, on oltava ei-lisämaksullinen numero, esimerkiksi 09-alkuinen tai 040-alkuinen. Sanelulaite tulee olla yhteensopiva vähintään 32-bittisessä Windows 7 -käyttöjärjestelmässä. Sanelun purku on toteutettu tietoturvallisesti web-pohjaisella sovelluksella, jota ei tarvitse asentaa erikseen työasemille. Sanelujärjestelmän auditoinnista on oltava tietoturvaraportti sekä mahdollisesta auditoinnin verifioinnista, jotta voidaan varmentaa, että palvelu on tietoturvallinen ja sen hyväksikäyttö on estetty.
TARJOUSPYYNTÖ 6 (7) V Tarjousten vertailu Hankinnan ratkaisuperusteena on kokonaistaloudellisuus. Hinnan painoarvo on 75 % ja laadun 25 %. Hinta 75 % (= 75 pistettä) Hinnoittelun on oltava euroa/merkki. Merkkimäärään lasketaan myös välilyönnit. Pisteet määräytyvät kaavalla: halvimman tarjouksen hinta/tarjouksen hinta x 75. Laatu 25 % (= 25 pistettä) Laatupisteiden jakaminen voidaan tehdä pelkästään tarjouksessa ja sen liitteissä annettujen tietojen perusteella, minkä vuoksi tarjouksesta tulee ilmetä mahdollisimman kattavasti laadun pisteytykseen vaikuttavat seikat. YTHS voi pyytää lisäselvityksiä ja ohjelmistoesittelyjä. Pisteet määräytyvät: VI Hankintapäätös ja hankintasopimus Käytettävyys ja hallinnoitavuus, 0-10 pistettä. Sanelujärjestelmään on keskitetty ylläpidon näkymä, 0-10 pistettä. Näkymä tarjoaa o Aktiiviset käyttäjät o Poistetut käyttäjät o Saneluiden määrät toimipisteittäin o Merkkien määrät Raportointi. Toimittajalla on palvelun käyttäjiltä saadun jatkuvan palautteen ja/tai säännöllisen toistetun asiakastyytyväisyyskyselyn raportointijärjestelmä. Raportointi suoritetaan palvelun tilaajalle, 0-5 pistettä. Hankintapäätös perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille sähköpostitse. Tätä varten tarjoajan tulee ilmoittaa sähköpostiosoite, johon tieto toimitetaan. Sopimuksen tekemisessä noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta toisiaan täydentävää tulkintajärjestystä seuraavasti: 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot soveltuvin osin 4. Toimittajan tarjous liitteineen. Hankintasopimuksen tulkinnassa noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta edellä mainittua järjestystä toisiaan täydentäen muutoin paitsi, että ensimmäisenä on tehty hankintasopimus.
TARJOUSPYYNTÖ 7 (7) Kirjalliset hankintasopimukset allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös on tullut lainvoimaiseksi. Sopimuksen sitovuus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusasiakirjat. VII Lisätiedot Tarjoajien syrjimättömän ja tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tarjouspyyntöä koskeviin kysymyksiin vastataan ainoastaan kirjallisesti. Kysymykset tulee esittää viimeistään 10.4.2012 klo 12.00 mennessä sähköpostitse Olli-Pekka Luukolle (etunimi.sukunimi(at)yths.fi). Kysymykset ja vastaukset ovat luettavissa tilaajan kotisivuilta www.yths.fi/yths/julkiset_hankinnat viimeistään 13.4.2012. VII Tarjouspyynnön allekirjoitus Helsingissä 21.3.2012 Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö Jukka Männistö toimitusjohtaja Olli-Pekka Luukko talousjohtaja