MUUTOS ON KUIN RAKETTI. SE VAATII VALTAISAN ENERGIAN LÄPÄISTÄKSEEN ILMAKEHÄN. LÄPÄISYN JÄLKEEN SITÄ EI PIDÄTTELE MIKÄÄN.
5% organisaatioiden muutoshankkeista onnistuu!
Muutos tulee Miten minun käy? Miksi tämä muutos on tehtävä? Mihin olemme organisaationa menossa? Avainkysymys: Miten hyvin organisaatio huomioi nämä työntekijän kysymykset Tiedottamisessa Muutoksen valmistelussa
Miten minun käy? Hyvin? Huonosti? Todellisesta lopputuloksesta riippumatta epävarmuus yleensä negatiivinen kokemus Avainkysymyksiä: Miten käsittelet epävarmuutta henkilökohtaisesti Miten sitä käsitellään organisaatiotasolla
Miksi tämä muutos on tehtävä? Ovatko perimmäiset syyt selvillä? Ovatko ne perusteltuja ja kaikkien tiedossa? Avainkysymyksiä: Perustuuko reaktioni olettamuksiin vai tarkistettuihin tosiasioihin? Miten tiedotus on hoidettu?
Mihin olemme organisaationa menossa? Avainkysymyksiä: Lähteekö muutos organisaation sisältä vai johtuuko ulkomaailman vaatimuksista tai siellä tapahtuvista muutoksista? Ymmärrämmekö käsilläolevan muutoksen luonteen syvällisesti? Olemmeko yhdessä pohtineet sitä?
Muutoskysymyksiä:
Mitä pinnan alla liikkuu? Miten saada työntekijät motivoitumaan muutosta kohti? Ihmiset erilaisia, toimivat ja kokevat muutoksen eri tahdissa Muutosjohtaminen = tunteiden ja ajatusten johtaminen
Harkitseva Ihmisten erilaisuus Asiakeskeinen Harkitseva / asiakeskeinen Harkitseva/ ihmiskeskeinen Intuitiivinen/ asiakeskeinen Intuitiivinen/ ihmiskeskeinen Intuitiivinen Ihmiskeskeinen
Sitoutuminen muutokseen Esimiehen tehtävät muutoksen eri vaiheissa 8. OMISTAUTUMINEN Johda esimerkillä ja auta löytämään selkeä rooli muuttuneessa tilanteessa 2. VASTUSTAMINEN Kuuntele, kestä kritiikkiä, hyödynnä sitä ja ihmisten aktiivisuutta Näkyvissä Piilossa 3. LUOPUMINEN Anna aikaa oppia, valmenna ja kouluta 5. HYVÄKSYMINEN 7. YHTEISTYÖ Seuraa, palkitse anna palautetta 6. TEKEMINEN Kannusta yksilötyöstä yhteistyöhön Anna aikaa oppia, valmenna ja kouluta 1. SABOTOINTI Jalkaudu, jaa faktaa, katkaise huhuilta siivet, keskustele 4 NEUTRAALIUS Tue ihmisiä, ota heidät mukaan ja anna tavoitteita Sallinen, Arikoski 2007
Harkitseva Erilaiset johtamistyylit erilaisille ihmisille Asiakeskeinen Delegoiva (Ohjaava) Ohjaava (Delegoiva) Intuitiivinen Osallistuva (Myyvä) Myyvä (Osallistuva) Ihmiskeskeinen
Muutosvastarinta Muutosvastarinta ei ole väistämätöntä. Pikemminkin ihmiset ovat haluttomia edistämään huonosti suunniteltuja ja johdettuja muutosprosesseja. Kyvyt käyttöön eväitä esimiestyöhön Kilian Bennebroek Gravenhurst
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty!
Suunnitelmallisen muutosjohtamisen edut Kun muutoksen rakenteet ja piirteet tunnistetaan, niitä on mahdollista hallita Mahdollista muutosvastarintaa voidaan arvioida (lähteet, tyyppi ja voimakkuus) ja hyödyntää tätä tietoa muutoksen suunnittelussa Tuloksena muutoksen nopeuttaminen, muutosvastarinnan vähentyminen ja muutosahdistuksen minimointi
Suunnittele, ennakoi - organisaation muutosvalmius - muutosresurssit - ohjausryhmän osaaminen, valmiudet ja yhteistyökyky - organisaation johdon tuki - muutosagenttien/sisäisten valmentajien toiminta - muutosviestintä - valmennus ja koulutus - muutoksen toteuttaminen, aikataulu, vastuut, seuranta - muutosvastarinnan aiheet, lähteet ja käsittely - muutoksen juurruttaminen
Muutoksen avainhenkilöt, muutosagentit, sisäiset valmentajat - Ketkä ovat muutoksen avaintoimijat? Onko heidät otettu mukaan muutoksen suunnitteluun alusta alkaen? - Ketkä ovat organisaatiosi epäviralliset vaikuttajat? Miten he suhtautuvat muutokseen? - Ymmärtävätkö muutosagentit roolinsa ja vastuunsa, ovatko he valmiita kommunikoimaan muutoksen keskeiset tavoitteet? - Onko muutosagentteja kaikista henkilöstöryhmistä, joita muutos koskee? - Oletko valmentanut muutosagentit kertomaan, mitä muutos tarkoittaa henkilöstölle?
Viesti, tiedota, keskustele - Tiedottamisen oikea-aikaisuus, selkeys ja yksinkertaisuus on olennaista - Tiedottamisen tulee olla jatkuvaa ja kulkea samaan tahtiin muutoksen etenemisen kanssa - Aito dialogi välttämätöntä - Tiedottamisessa tulee kiinnittää huomiota tunteisiin ja muutosasenteisiin - Uuden toimintatavan juurruttaminen organisaation kulttuuriin vaatii jatkuvaa tiedottamiseen, kouluttamiseen ja tukemiseen panostamista
Ajanhallinta muutoksessa Onnistunut muutos vaatii aikaa. Aikaa tarvitaan sekä suunnitteluun, käytännön järjestelyihin ja tiedottamiseen, mutta myös uudistuksen mukanaan tuomiin muutoksiin sopeutumiseen. Kiirehtiminen muutoksen toteutusvaiheessa aiheuttaa ongelmia uusien toimintatapojen juurruttamisessa organisaation arkeen.
Hitain tie on usein nopein tie (Ikujiro Nonaka)
Muutoksen kahdeksan askelta Perusajatus John P. Kotter Leading Change 1. Osoita, että asia on tärkeä ja kiireinen - analysoi tilanne ja vaikuttavat tekijät hyvin - tavoite: keskustelu mahdollisuuksista, ongelmista ja muutostarpeesta = yhteinen ymmärrys 2. Perusta ohjausryhmä - luottamusta herättävä ja vaikutusvaltaa omaava ryhmä - tavoite: yhtenäinen viesti ja esimerkki
3. Luo visio ja strategia - visio on puoleensavetävä mielikuva, joka ohjaa toimintaa - strategia on suunnitelma vision saavuttamiseksi - osallista henkilöstö vision ja strategian luomiseen ja muutoksen toteuttamiseen - tavoite: yhteinen ymmärrys mihin olemme menossa 4. Muutoksen ja vision kommunikointi - käytä kaikkia kanavia ja kommunikoi paljon - tavoite: samansisältöinen muutosta vahvistava viesti 5. Motivoi ja tue ihmisiä toimimaan - selkeät tavoitteet, aikataulut, mittarit sekä rakenteet ja roolit - tavoite: kannustava esimiestyö, kuuntelu ja jatkuva palaute
6. Varmista nopeat tulokset / energisoivat välitulokset - varmista, että edistysaskeleet ja voitot näkyvät - huomaa saavutukset, palkitse niiden mahdollistajat - tavoite: luottamus ja energia 7. Vahvista saavutetut hyödyt ja painota muutosprosessin jatkumista älä anna periksi - vahvista muuttuneet tavat toimia (prosessit, systeemit, byrokratia ) - kiinnitä huomiota onnistumisiin epäonnistumisten sijaan - tavoite: vahvista ja kartoita uusia mahdollisuuksia
8. Ankkuroi uudet tavat kulttuuriin - osoita uuden tavan toimia ja parempien tulosten syy-seuraus-suhdetta - jatka johtamisen ja ihmisten kehittämistä - tavoite: jatkuva kehittyminen KAIKKI VAIHEET ON KÄYTÄVÄ LÄPI HUOLELLA JA JÄRJESTYKSESSÄ. OIKAISTA EI VOI. John P. Kotter
Miksi muutos ei onnistu yleisimmät virheet 1. Ei luoda riittävän vahvaa tunnetta muutoksen välttämättömyydestä ja kiireellisyydestä, ei ymmärretä muutosvastarinnan määrää eikä muutokset toteuttamisen vaatimaa aikaa 2. Yrityksen johtoa ei saada aktiivisesti ja näkyvästi tukemaan muutosta 3. Muutoshankkeen ohjausryhmä ei ole riittävän vahva tai ohjausryhmä ei pysty hyvään tiimityöskentelyyn 4. Aliarvioidaan vision merkitys vahva visio auttaa ohjaamaan, sitouttamaan ja inspiroimaan työntekijät 5. Jatkuvan ja selkeän viestinnän merkitystä ei ymmärretä. Teot ovat vahvin tapa kommunikoida.
6. Annetaan esteiden (henkilöstön asenteiden, muutosta estävien organisaation rakenteiden, muutosvastaisten esimiesten) tulla muutoksen tielle 7. Ei saada aikaan lyhyen aikavaälin tuloksia. Lyhyen aikavälin tulokset määritellään muutosohjelmaan ja niiden saavuttaminen huomioidaan ja niistä palkitaan 8. Julistetaan muutos toteutetuksi liian aikaisin. Ennen kuin muutos on juurtunut syvälle organisaatioon, uudet toimintatavat ovat herkkiä unohtumaan 9. Muutosta ei ankkuroida tiukasti organisaation toimintakulttuuriin. Kunnes uudet toimintatavat ovat juurtuneet sosiaalisiin normeihin ja yhteisiin arvoihin, ne ovat alttiita taantumiselle heti, kun muutoksen aikaansaamisen paine helpottaa