Valtion Hankintapäivä 9.2.2016 Sopimus- ja toimittajahallinnan kehittäminen Valtorissa Mikko Vuorikoski
Siirtyneitä sopimuksia Tänään Tavoite 2018 Toimittajien lukumäärä n. 400 Toimittajasopimuksia n. 2000 Lisenssisopimuksia n. 3 000 < 100 < 300 Keskitetyt sopimukset keskeisten lisenssitoimittajien kanssa Sovittu toimintamalli Yhteistyön luonne 30 toimittajaa Tarvepohjainen, ei tarkoin suunniteltu 100 toimittajaa Sovittu, aikataulutettu, kumppanimalli 2
Mitä oikeasti siirtyi Merkittävä määrä sopimuksia, joiden allekirjoitettuja versioita ei löydy Yhdeltä toimittajalta pahimmillaan yli 200 sopimusta epäyhtenäisin ehdoin (divide et impera) Vanhoja sopimuksia, jotka olisi pitänyt kilpailuttaa jo vuosia sitten (esim. vuodelta 2002 eräs erittäin merkittävä sopimus, joka tehty osin markkahinnoilla) Paljon sopimuksia, joita on jatkettu, mutta jatkosopimuksia ei löydy Ei tietoja sopimuksen aikaisista hinnankorotuksista Laskuja tulee merkittävä määrä ilman tiedossa olevaa sopimusta Samalta toimittajalta siirtyneissä sopimuksissa esim. työhinnat voivat poiketa jopa 60-80% (esim. 130 /h senioripm--à 230 /senioripm) Palveluraportointi osin erittäin puutteellista Yhteistyömallit usein toimittajavetoisia eli sopimuksen valvonta olllut olematonta 3
Hankinnat-yksikön Visio ja Missio Valtori on palvelukeskus, joka tuottaa asiakkailleen palvelut joko itse tai hankkimalla ne ulkopuolisilta toimittajilta. Visio: Valtorilla on sen kilpailukykyä ja asiakastyytyväisyyttä tukeva kumppani- ja toimittajaverkosto, jonka kautta se hankkii tarvitsemansa hyödykkeet ja palvelut kansainvälisesti kilpailukyisin hinnoin ja ehdoin Missio: Edesauttaa Valtorin kilpailukykyä ja asiakastyytyväisyyttä tehokkailla ja kilpailukykyisillä hankintaprosesseilla ja laadukkaalla kumppaniverkostolla, joka tukee Valtorin strategisten tavoitteiden toteutumista ja koko valtion kannalta kustannustehokasta ICTpalveluiden tuotantoa 4
Miten sopimukset hallintaan Sopimusten rekisteröinti Sopimusten konsolidointi Ehtojen yhtenäistäminen, mikäli mahdollista, hintojen alentaminen on aina mahdollista Samankaltaisten sopimusten palveluseuranta yksissä kokouksissa Isommat sopimukset kilpailutuksilla Sopimushallintajärjestelmä, sopimusten elinkaaren hallinta Laite, lisenssi yms. Sopimukset CMDB:hen ja DAM-järjestelmään Kilpailutusten sopimukset sähköisessä kilpailutusjärjestelmässä Sopimusdokumenttien ja elinkaaren hallintajärjestelmä hankinnassa hälytykset, arkistointi, versiot, muutokset, yms. 5
Eri osapuolten tavoitteista Tilaaja Alhaiset kustannukset, kustannusten ennakoitavuus Hyvä laatu, kehittyvät tuotteet ja palvelut Nopea reagointikyky Helppo irrottautua Tiukat SLA, riittävä sanktiot Toimittaja Liikevaihdon kehitys ja voitto, lisämyynti Vakiotuotteet ja palvelut Vakioprosessit, korkea käyttöaste Pitkä sitoutuminen, asiakkaan riippuvuus Minimiriskit 6
Toimittajayhteistyön tavoitteita Taloudelliset Toiminnalliset Muut Kilpailukykyiset hinnat, dynaaminen hintaprosessi Kilpailukykyiset ehdot Riittävät sanktiot Valtorin toimintaa tukeva toimittajaverkosto Joustava toimintamalli, nopea reagointikyky Sähköistetyt, integroidut prosessit hankinnoista maksuun Innovaatioita tukeva toimittajaverkosto Luottamuksellinen, toisia arvostava suhde Joustavat, tarpeiden mukaan helposti muutettavat sopimukset Ennakoitavat budjetit Sähköinen sopimushallinta ja toimittajahallintaratkaisu Toimittajan vaihto ei näy asiakkaalle Sopimusten elinkaari Valtorin hallinnassa Tyytyväisyys kaikilla tahoilla (Asiakas, Toimittaja, Valtori) Tavoitteena myös, että Valtori on hyvä asiakas toimittajille 7
Toimittajakategoriat Merkittävä Strateginen Taloudellinen merkitys (volyymi) Taktinen suunnittelu Operatiivinen yhteistyö Operatiivinen yhteistyö Strateginen ohjaus Taktinen suunnittelu Taktinen suunnittelu Operatiivinen yhteistyö Operatiivinen yhteistyö Arvostettu Tärkeä Toiminnallinen riippuvuus (palvelun luonne) 8
Toimittajayhteistyön 3-tasoinen hallintamalli Toimittaja Johto Asiakasvastaava Muut tarvittavat henkilöt Strateginen taso Johtoryhmä Valtori Johto Hankintavastaava Tuotantojohto Asiakasvastaava Tuotantovastaava Muut tarvittavat henkilöt Taktinen taso Palvelunhallinta Kehitys ja projektit Raportointi Hankintavastaava Tuotantovastaava Muut tarvittavat henkilöt Asiakkaiden edustus tarvittaessa Tuotantovastaava Asiantuntijat ja arkkitehdit Muut tarvittavat henkilöt Operatiivinen taso Palvelutuotannon johtaminen Palveluprosessien seuranta Muutoshallinta Tuotantovastaava Asiantuntijat ja arkkitehdit 9
Miten käytännössä Jokaiselle sopimukselle omistaja Nimetyt henkilöt eri tasojen yhteistyöryhmille Vuosikello yhteistyöryhmien kokouksista Raportointi- ja yhteityökäytännöt yhtenäisiksi Palvelutasot (trendit ja vertailut) poikkamien juurisyyt Keskeiset palvelutapahtmat (muutokset) Laskutus palveluittain, kokonaisuutena, trendit, vertailut Kehityshankkeet ja pidemmän ajan näkymät 10
Kokouskalenteri 2015 2015 Q1 Q2 Q3 Q4 Strateginen Toimittajajohtoryhmä Taktinen Palvelun kehityskokous Tekninen foorumi, Operatiivinen Kuukausittainen palveluseuranta Päivittäisviestintiä Statuspalaveri
Toimittajayhteistyön työkaluja Eri tyyppiset ja eri tasoiset toimittajahallintamallin mukaiset tapaamiset Muut johdon ja asiantuntijoiden tapaamiset ja foorumit (esim. Valtionhallinnon VaikuttajaForum) Toimittajainfot, toimittajawebinaarit Expot (Valtio Expo, Hansel/Valtori ict-päivä, ym.) Valtorin kotisivut ja uutiskirjeet Yhteiset työtilat/extranet ym. Sähköinen tilaustenhallintajärjestelmä (Tilha) Sähköinen kilpailutusjärjestelmä Toimittajamarkkinoiden seuranta (seminaarit, messut ym.) Toimittajatietoiskut 12
Toimittajariskit ja niiden vaikutukset Sopimusriski asioista ei ole sovittu Toimitusriski Aikataulun pettäminen Kasvavat kustannukset Reklamaatiot ja sopimussakot Asiakkaiden tyytymättömyys Laaturiski Uudelleen tekemisen kustannus Asiakastyytymättömyys Asiakkaiden toiminnnan häiriöt Oman toiminnan hankaloituminen Asiakastyytymättömyys Kustannusriski Huonot sopimukset/yllättävät kustannukset Toimituksen pettäminen/korvaavan palvelun kustannus Laatuvirheiden kustannukset Sitoo omia resursseja Asiakastyytymättömyys Tekniset riskit: palveluiden kypsyys Ennakoimattomat kustannusnousut Sitoo omia resursseja Projektien ja toimitusten myöhästymiset Asiakastyytymättömyys Yritysriski toimittajan talous, yrityskaupat yms. Palveluiden alasajot, tuotteiden korvaaminen uusille, osaavan henkilöstön pako Yllättävät toimitus-, kustannus- ja laaturiskit 13
Toimittajariskin hallinta Toimittajan toimituskyvyn seuranta Operatiiviset kokoukset, palvelutason laatu Toimittajan palveluiden laadun arviointi (asiakastyytyväisyys) Toimittajariippuvuuden hallinta Oman osaamisen varmistaminen, avoimet standardit, toimittajastrategiset valinnat (toimittajaportfolio) Laskutuksen seuranta Toimittajan taloudellisen tilan seuranta Pienemmät yhtiöt koko yrityksen kannattavuus ja kasvu Suuremmat yhtiöt kyseisen palvelualueen kannattavuus Toimittajan johdon kyvykkyyden arviointi Toimittajayhteistyön tehokkuuden bencmarking 14
Toimittajahallinta Valtorin toimittajahallintaa ohjaavat mm. seuraavat: Sisäiset Valtorin strategia, työjärjestys, taloussääntö ja muu ohjeistus ISO/IEC 20000 standardin mukainen palvelunhallintajärjestelmä, jonka mukaan myös Toimittajahallinnan prosessi kuvataan Valtorin taloudelliset tavoitteet Ulkoiset Valtoria ja turvallisuusverkkotoimintaa koskeva lainsäädäntö Hankintalainsäädäntö Valtion hankintakäsikirja ja hankintastrategia Sopimukset Julkishallinnon JHS-suositukset (JUHTA eli Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta julkaisee) 15
Hyvä sopimusrakenne yhteistyön perusteena Puitesopimus Pääsopimus + sopimus yhteistyömenettelystä Palvelukohtaiset sopimukset Projektisopimukset Turvallisuussopimus Tietoturvakäytännöt Luokitellun aineiston käsittelyvaatimukset Salassapitositoumukset Turvallisuusselvitykset 16
Toimittajayhteistyön työkaluja Eri tyyppiset ja eri tasoiset toimittajahallintamallin mukaiset tapaamiset Muut johdon ja asiantuntijoiden tapaamiset ja foorumit (esim. Valtionhallinnon VaikuttajaForum) Toimittajainfot, toimittajawebinaarit Expot (Valtio Expo, Hansel/Valtori ict-päivä, ym.) Valtorin kotisivut ja uutiskirjeet Reklamaatiot Yhteiset työtilat/extranet ym. TILHA, sähköinen tilaustenhallintajärjestelmä Sähköinen kilpailutusjärjestelmä Ennen kilpailutuksia markkinakartoitukset, tekniset vuoropuhelut, tietopyynnöt sekä aiemmin tuntemattomien toimittajien tapaamiset Toimittajamarkkinoiden seuranta (seminaarit, messut ym.) 17
Kysymyksiä? 18